Abgrenzug indirekter Einkaufkauf

Transkript

1 Ausgabe 10/2015 EINKAUF IN UNTERNEHMEN: Abgrenzug indirekter Einkaufkauf Ressourcen Organisation

2 Organisation im Wandel Den Begriff indirekter Einkauf gab es früher nicht. Vor 25 Jahren hatte sich zwar der Einkauf für Produktionsmaterial etabliert, aber alles, was sonst noch beschafft werden musste und nicht der direkten Wertschöpfung diente, war nicht strukturiert. Man sprach von sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Der Einkauf dieser Güter und Dienstleistungen wurde dezentral durchgeführt. Seit einigen Jahren hat sich dies grundlegend geändert. Die unterschiedlichsten Begrifflichkeiten entwickelten sich: Technischer Einkauf, Einkauf von Nichtproduktionsmaterial & Dienstleistungen, Nicht-Traditionelle Beschaffungsfelder, Allgemeine Verwaltungskosten u.v.m. Der indirekte Einkauf etabliert sich zunehmend, auch wenn dies noch nicht in allen Unternehmen gleichermaßen der Fall ist. Erst kürzlich diskutierte ich im Rahmen eines Gespräches mit einem Einkaufsleiter und dessen Vorstand die Optimierungsmöglichkeiten der Nicht-Produktionsmaterialien & Dienstleistungen. Wir verwendeten ganz selbstverständlich den Begriff indirekter Einkauf. Nach einiger Zeit jedoch fragte der Vorstand: Herr Becker, erklären Sie mir doch mal was indirekter Einkauf ist. Dies ist ein Hinweis dafür, weshalb dem indirekten Einkauf auf Geschäftsleitungsebene noch immer nicht der Stellenwert eingeräumt wird, der ihm schon allein wegen des Kostenvolumens gebührt. 17 bis 25 % der Gesamtkosten entfallen auf diesen Bereich. Darüber hinaus gibt es Unsicherheiten in der Abgrenzung: Was gehört zum indireketen Einkauf? Hans Becker Geschäftsführer Sind der strategische Einkauf und der operative Einkauf zu trennen oder nicht? Die Trends für eine zukunftsweisende Organisation nehmen wir in der aktuellen indirect SPEND unter die Lupe. Allerdings gibt es auch in diesem Bereich nicht DIE optimale Organisationsform. Wie so oft gilt auch hier die Aussage: Es kommt darauf an! Vorschau indirect SPEND 11: Internationaler Beschaffungsmarkt In der nächsten Ausgabe indirect SPEND werden wir für Sie den Beschaffungsmarkt näher unter die Lupe nehmen. In welchen Kostenarten gibt es Synergien, für die eine Bündelung des Einkaufs von Nichtproduktionsmaterial & Dienstleistungen deutschlandweit, europaweit oder gar weltweit sinnvoll sein könnte? Welche Rahmenbedingungen sollten Sie bei einer Bündelung berücksichtigen? Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 1

3 Abgrenzung Was gehört zum indirekten Einkauf? Schon heute gibt es Unternehmen, in denen der indirekte Einkauf unserer Meinung nach in einer optimalen Ausprägung existiert. Häufig gibt die Geschäftsleitung eine klare Handlungsweise vor: Nichts kommt in das Unternehmen ohne Einflussnahme des Einkaufs. Unter dieser Prämisse gehören nachfolgend dargestellte Beschaffungsbereiche zum indirekten Einkauf. Facility Management: Gebäudereinigung Energie Gastronomie Logistik: Landfrachten Paket-und Expressdienste Flurföderzeuge Marketing: Agenturleistungen Druck Online Marketing C-Teile: Hilfs- und Betriebsstoffe Verpackungen Büromaterial IT/ Kommunikation: Bürogeräte Telekommunikation Software Allgemeine Dienstleistungen: Zeitarbeit Fuhrpark Versicherungen Hans Becker hat während der fast 25-jährigen Arbeit im indirekten Einkauf festgestellt, dass diese optimale Organisation jedoch nur selten besteht. Es gibt auch noch heute einige Beschaffungsfelder, in denen sich die Fachabteilung oft mit großer Anstrengung dagegen wehrt, dass der Einkauf die Beschaffung durchführt. Dazu gehören traditionell folgende Bereiche: Versicherungen, Marketing, Logistik, Zeitarbeit, Gastronomie und auch sehr oft die IT. Die Erfahrung jedoch zeigt, dass mit Unterstützung der Einkaufsabteilung auch in diesen Bereichen signifikante Einsparungen erzielt werden können. Das Ziel kann somit nur sein, den indirekten Einkauf in wirklich alle Beschaffungsmaßnahmen einzuschalten. Möglich ist ein solcher Veränderungsprozess jedoch nur, wenn die Geschäftsleitung diese Organisationsform auch 100 % unterstützt und die Einkaufsabteilung die dafür notwendigen Befugnisse erhält. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 2

4 Ressourcen Ressourcen im indirekten Einkauf Je mehr indirekte Beschaffungsbereiche vom Einkauf unterstützt werden, desto umfangreichere Personalressourcen sind notwendig. Hans Becker unterscheidet zwei Phasen in der Integration des indirekten Einkaufs: 1. Initiale Integration 2. Fortlaufende Bearbeitung In der initialen Integration werden die B e s c h a ff u n g s p r o z e s s e s o w i e d i e Leistungsinhalte der Lieferanten bzw. Dienstleister erstmals durch den indirekten Einkauf analysiert, neu bewertet und optimierte Konzepte erstellt. Diese Konzepte werden gemeinsam mit den Fachabteilungen validiert und realisiert. In der fortlaufenden Bearbeitung überprüft der indirekte Einkauf die Einhaltung der realisierten Konzepte (Prozesse, Rahmenbedingungen, Konditionen). In regelmäßigen Abständen überprüft der Einkäufer das Konzept auf Optimierungsmöglichkeiten wie z.b. Veränderungen der Anforderungen, Marktkonditionen und Volumenänderungen. Je nach Umfang der Integration des indirekten Einkaufs und Komplexität der Beschaffungsbereiche sind unterschiedliche Personalressourcen erforderlich. Beim initialen Aufwand werden insbesondere folgende Anforderungen an den strategischen Einkäufer gestellt: - Erfahrung in Management von Veränderungsprozessen - Methodik, neue Themenfelder zu erschließen - Fachspezifisches Know-How (Kennzahlen, Leistungsinhalte, Fachjargon) - Marktkenntnisse im jeweiligen Beschaffungsbereich Diese Anforderungen sind Voraussetzung, dass für den betrachteten Beschaffungsbereich alle Potenziale identifiziert und umgesetzt werden können und somit der Mehrwert durch die Einbindung des indirekten Einkaufs messbar wird. Häufig reichen in den Unternehmen die eigenen Kapazitäten in der Phase der erstmaligen Etablierung des indirekten Einkaufs nicht aus. Durch die Einschaltung externer Experten kann dieser Engpass mit folgenden Nutzen für das Unternehmen überbrückt werden: - optimale Ausschöpfung der vorhandenen Potenziale - kostenneutraler Know-How-Transfer an die Einkäufer zur fortlaufenden Bearbeitung - Kein zusätzliches Personal bzw. kein zusätzliches Budget erforderlich Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 3

5 Organisation Strategisch und operativ - getrennt oder gemeinsam Hier lautet das klare Hans Becker Statement: Es kommt darauf an! Nach Abschluss der Rahmenvereinbarungen durch den strategischen Einkäufer, stellt sich die Frage, wer führt die operativen Aufgaben, wie z.b. Bestellungen und Reklamationen durch? Im Idealfall sollte der strategische Einkäufer weitestgehend von den operativen Bestellvorgängen befreit sein, sonst besteht die Gefahr, dass er zu 80% mit operativem Tagesgeschäft beschäftigt ist. Deshalb gilt Folgendes: Für alle wiederkehrenden Bedarfe empfiehlt es sich entsprechende Systeme, Bestellplattformen, Katalogsysteme und Marktplätze zu nutzen. Dies können unternehmenseigene Systeme, online Systeme von Providern oder Systeme von Lieferanten selbst sein. Hier gibt es kein einheitliches Konzept. Es kommt sehr stark auf die individuellen Bedarfe der Unternehmen und der Beschaffungsbereiche an. Eine Analyse des zu beschaffenden Portfolios und der relevanten Prozessanforderungen unterstützt den Auswahlprozess. Strategischer und operativer Einkäufer sind immer dann eine Einheit, wenn es um nicht regelmäßig wiederkehrende Bestellvorgänge geht. Beispiele hierfür sind Investitionen, unregelmäßig benötigte Reparaturen (i.d.r. Großreparaturen), Sonderbestellungen außerhalb eines festgelegten Produktsortiments (z.b. einmalige Möbelbestellungen für einen Neubau) oder auch Dienstleistungen außerhalb eines festgelegten Vertrages (z.b. Sonderreinigungen nach Umbau oder Betriebsferien). Solche Bestellungen sollten auch individuell durch den strategischen Einkäufer durchgeführt werden. Bei guter Organisation handelt es sich dabei um maximal 20 % der Arbeitszeit eines strategischen Einkäufers. strategisch + operativ: ZUSAMMEN Beispiele: Investitionen Maschinen Marketing/ Kreativleistungen Investitionen FM,IT Der Bedarf ist: sehr individuell, nur selten wiederkehrend, kann nicht sinnvoll über Rahmenverträge abgebildet werden Strategischer Einkauf: Beschaffungsmarketing Marktbeobachtung Analyse des Beschaffungsvolumens Verhandlungen Ausschreibungen Vereinbarung von Rahmenverträgen Operativer Einkauf: Disposition Bestellabwicklung (BANF-Bearbeitung) Reklarmationen (falsche Rechnung, falsche Ware, ) Der Bedarf ist: regelmäßig wiederkehrend standardisierbar, abbildbar über Plattformen oder Katalogsysteme strategisch - operativ: GETRENNT Beispiele: Büromaterial Werkzeuge, Verbindungselemente Fuhrpark, Reisekosten Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 4

6 Organisation Nachfolgend eine Übersicht, in welchen Bereichen sich i.d.r. die operativen Bestellungen in die Fachabteilungen bzw. zum Bedarfsträger verlagern lassen und welche Hilfsmittel dazu notwendig sind: ERP-Systeme Lieferantensysteme e-procurement Plattformen (SAP, ABAS, MS Dynamics, ) (Lufthansa Buchungsportal, Lyreco, HRS, ) (simple systems, mercateo, ) Abrufaufträge: Aufzugswartung Heizungswartung Gebäudereinigung Logistik. Online Bestellung: Reisebüro Airlines Online Büromaterial Fuhrpark. Online Bestellung: Werkzeuge DIN & Normteile Arbeitsschutzartikel Büromaterial. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 5

7 by Hans Becker Firmenprofil Die Hans Becker GmbH im Kurzportrait Als inhabergeführtes Unternehmen hat sich Hans Becker seit über 20 Jahren auf die Optimierung des strategischen indirekten Einkaufs sowie aller damit verbundenen Prozesse spezialisiert. Seit 1992 beobachtet Hans Becker die relevanten Märkte und verfügt über fundierte Erfahrungen in Industrie, Handel, Banken, Versicherungen und vielen anderen Branchen. Über 400 Klienten konnten von dem Spezialwissen der Hans Becker - Experten profitieren und dadurch ihre Kosteneffizienz steigern. Methodenund Umsetzungskompetenz sind bis heute ein Markenzeichen von Hans Becker. Neben der Durchführung von reinen Kostensenkungsprojekten bzw. strategischen Optimierungsprojekten in einem klar definierten Zeitrahmen übernimmt Hans Becker für die Auftraggeber den kompletten oder auch nur teilweisen strategischen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Hierzu gehören auch das Coachen von Einkaufs-Mitarbeitern sowie die nachhaltige und langfristige Qualitätskontrolle in den untersuchten Bereichen. Verschiedene Online-Angebote runden das Portfolio ab und unterstützen die Klienten punktuell. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 6