Ausgabe 8/2015. Markttrends: Lufthansa Ticketgebühr. Büromaterial: Benchmarks. Optimierungsansätze. Projekt. Beispiel aus der Praxis

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1 Ausgabe 8/2015 Markttrends: Lufthansa Ticketgebühr Büromaterial: Benchmarks Optimierungsansätze Projekt Beispiel aus der Praxis

2 Der Benchmark Zur Grundaussta+ung eines Einkäufers gehört ein gutes Repertoire an geeigneten Benchmarks. Für den Erfolg der täglichen Arbeit ist es deshalb unabdingbar, dass diese Vergleichswerte nicht nur aktuell sondern für den eigenen Bedarf auch anwendbar sind. InsEtute, Verbände und Unternehmen haben diesen Markt erkannt und bieten für die verschiedensten Themen entsprechende Benchmarks an. Die Kosten dafür sind sehr unterschiedlich, einige Anbieter verlangen zum Teil mehrere Hundert Euro für Durchschni+spreise verschiedener Produkte in einer Warengruppe. Die Krux ist jedoch, dass ein durchschni+licher Preis dem einzelnen Unternehmen nicht weiterhilr. Wissen doch alle Einkäufer, dass der Preis von vielen verschiedenen Einflussfaktoren abhängt. Risiken und Fehler am Markt angebotener Benchmarks: Hans Becker Geschäftsführer 1. Durchschni+swerte stammen or aus einer Befragung einer zu kleinen Zielgruppe, deren KondiEonen nicht zwingend gut sein müssen. 2. Durchschni+swerte sind eben Durchschni+. Die wirklich besten KondiEonen sind damit nicht abgebildet. 3. Vergleiche unter Gleichen bringen selten wirklich neue Erkenntnisse hervor. Branchenfremde Ansätze und Lösungen können in adapeerter Form einen viel größeren Mehrwert liefern. 4. Häufig werden alle preisrelevanten Faktoren außer Acht gelassen. Damit wird der Nutzer der Möglichkeit der eigenen Einordnung beraubt. 5. Stammen Benchmarks von Anbietern, die nicht selbst am Markt akev sind, so sind sie in der Regel zu theoreesch und für die Praxis nicht nutzbar. Denn KondiEonen sind nur unter besemmten Umständen am Markt umsetzbar und keinesfalls allgemeingüleg. Prüfen Sie sehr genau, ob angebotene Benchmarks Ihnen tatsächlich einen Nutzen bieten. Nehmen Sie Durchschni+swerte als das was sie sind: eine OrienEerung. Wirklich erfolgreich werden Sie, wenn Sie mehr wollen als der Durchschni+. Mehr zum Thema Benchmarks erfahren Sie ab Mi+e September in der ersten Ausgabe unseres neuen Magazins DENKRAUM - eine interessante und kurzweilige Lektüre nicht nur fürs Büro. Lufthansa Ticketgebühren für Buchungen über Reisebüros Ab September 2015 berechnet die Lufthansa für alle über GDS gebuchte Tickets (LH, Austrain Airlines, Swiss, Bruessels Airlines und Germanwings) eine Gebühr von 16 Euro. Auf Seite 3 zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Preiserhöhung vermeiden können und mit welchen Maßnahmen Sie sogar noch Kostenreduzierungen erreichen können. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 1

3 Benchmarks So viele Faktoren beeinflussen einen differenzierten aussagekräftigen Benchmark für Büromaterial: Qualität (Original / Alternative) Gesamtvolumen Büromaterial Menge und Verpackungseinheit Anzahl der Belieferungsstellen Unter finden Sie eine Vielzahl differenzierter Benchmarks, die wir für Sie aus unseren Projekten zusammengetragen haben. Weitere Fragen zum Thema beantwortet gerne Andrea Marchel, strategische Einkäuferin Büromaterial, unter oder a.marchel@hansbeckergmbh.de Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 2

4 Markttrends Flugreisen mit der Lufthansa Group: Verteuert Ticketgebühr Flugreisen? Ab September 2015 berechnet die Lufthansa für alle über ein GDS (Global Distribution System) gebuchten Tickets eine Gebühr von 16 Euro. Insbesondere Reisebüros buchen die Flugscheine für Ihre Kunden über ein GDS. Global Distribution Systems sind unabhängige Buchungssysteme, die Produkte von Fluggesellschaften, Bahnen, Hotels und Mietwagen abbilden und weltweit zur Buchung anbieten. Diese Dienste lassen sich die GDS von den Leistungssträgern bezahlen. Vor allem für Fluggesellschaften sind das erhebliche Kostenfaktoren. Die Lufthansa Group beschreitet nun als erste Fluggesellschaft den Weg, diese Kosten an den Endverbraucher weiter zu berechnen. Letztlich verlangt die Lufthansa jetzt eine doppelte Gebühr, denn auch bisher waren die Gebühren für die Buchungssysteme in den Tickets eingepreist. Für den Endkunden, auch Großkunden wie Reisebüros, bedeutet dies eine Verteuerung jedes Tickets, welches über ein GDS abgewickelt wird. Neben der reinen Erlösoptimierung verfolgt die LH-Group noch ein anderes Ziel. Sie will sich von den GDS unabhängiger machen und den Direktvertrieb fördern. Die Ticketgebühr entfällt bei einer Buchung über den Direktvertrieb der Lufthansa, wie Lufthansa.com, LH-Agent.com oder das Lufthansa Call Center. Außerdem ist geplant, dass Unternehmen über eine Online-Buchungssoftware mit direkter Schnittstelle zur Airline die neue Gebühr sparen können. Der Aufschrei in der Branche war groß. Allerdings ist davon auszugehen, dass dem Lufthansa-Beispiel auch andere Fluggesellschaften folgen werden. In welcher Form, ist bislang noch offen. Die Verärgerung bei den Marktteilnehmern ist nachvollziehbar, können doch bei entsprechender Anzahl von gekauften Tickets schnell mehrere zehntausend Euro je Unternehmen an Mehrkosten entstehen. Buchungen über ein GDS Ticketgebühr Lufthansa-Group Ticketgebühr für Flugtickets LH G Airline_2 Kunde Reise büro D Mietwagen_1 S Mietwagen_n Hotel_1 Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 3

5 Markttrends Buchungen über LH-Group direkt Direkte Verbindung Lufthansa-Group Airline_2 Kunde Reise büro G D Mietwagen_1 Mietwagen_n S Hotel_1 So vermeiden Sie dennoch Kostensteigerungen: Es gibt verschiedene Möglichkeiten diese Zusatzgebühren zu vermeiden. Nehmen Sie die aktuelle Situation zum Anlass, Ihren gesamten Flugreiseetat professionell unter die Lupe zu nehmen! Dadurch können Ihre Gesamtkosten unter Umständen trotz neuer Ticketgebühr sinken: Sprechen Sie umgehend mit ihrem Reisebüro, wie es mit dieser neuen Ticket-Gebühr verfahren will. Einige Reisebüroorganisationen haben Ihre Technologie bereits aufgerüstet, sodass sie unter Umgehung der GDS Flüge direkt bei Lufthansa buchen können. Sollte Ihr Reisebüro diese Möglichkeit nicht anbieten, könnte sich eine komplette Neuausschreibung Ihres Reiseetats lohnen. Eventuell ergeben sich bei einer solchen Ausschreibung noch andere Effekte, wie z.b. niedrigere Reisebürogebühren. Durch die Wahl alternativer Fluggesellschaften können Sie diese neue Ticket-Gebühr vermeiden, denn aktuell ist die Lufthansa-Group die einzige Gesellschaft, die diese Gebühr fordert. Weitere Fragen zum Thema beantwortet gerne Winfried Barczaitis, strategischer Einkäufer Geschäftsreisen, unter oder info@hansbeckergmbh.de Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 4

6 Optimierungen Büromaterial: Optimierungen Bei der Beschaffung von Büromaterial gibt es in vielen Unternehmen deutliche Einsparpotentiale. Dieser Kostenblock ist, bezogen auf das Gesamtkostenvolumen eines Unternehmens, ein geringes Volumen. Daher sollte die Optimierung auch mit möglichst geringem Aufwand durchgeführt werden. Nicht zu unterschätzen sind die Prozesskosten, sie lassen sich durch Optimierung des Bestell-, Liefer- und Bezahlprozesses minimieren. Unternehmensweite Beschaffung bei einem Lieferanten Durch die unternehmensweite Beschaffung des gesamten Büromaterials ggf. auch des EDV- Verbrauchsmaterials und der Tinte und Toner bei einem Lieferanten kann das Gesamtvolumen maximiert werden. Vorteile: bessere Konditionen weniger Kreditoren / einfachere Buchaltung gebündelte Lieferungen (Minimierung der Versandkosten) Ein Riskio des Ausfalls eines Lieferanten, wie z.t. bei produktionsnaher Beschaffung, ist im Bereich Büromaterial nicht zu erwarten. Festlegung auf ein Standardsortiment Durch Straffung des Sortiments und unternehmensweiter Festlegung eines Standardsortiments können gleichwertige Produkte zu einer einheitlichen Produktspezifikation mit sinnvoller, einheitlicher Verpackungseinheit gebündelt werden. Als Basis für die Festlegung des Standardsortiments sollten Bestellungen des vergangenen Jahres herangezogen werden. Regelmäßig wiederkehrende Artikel sollten ausschließlich über das neu definierte Standardsortiment abgedeckt sein. Einsatz von Alternativprodukten Die Verwendung von qualitativ hochwertige Alternativprodukten sollte bei der Festlegung des Standardsortiments mit berücksichtigt werden. Im Bereich Tonerkartuschen können Testdrucke zur Sicherstellung der Qualität von Alternativprodukten durchgeführt werden. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 5

7 Optimierungen Optimierung von Verpackungseinheiten / Sammelbestellungen Vermeiden Sie Einzel- oder Kleinstbestellungen. Durch die Einrichtung eines kleinen Handlagers für die gängigen Büromaterialien kann eine optimale Versorgung der Büromaterialien gewährleistet werden. ( z.b. bei Anlieferung ab 48 h!) Klare Festlegung aller Prozesse Ein unternehmensweiter Standard im Freigabe-, Bestell- Belieferungs- und Abrechnungsprozess führt insgesamt zu geringeren Prozesskosten und erhöhter Transparenz. Idealerweise werden diese Prozesse durch ein Online-Shop - System oder eine Intergration in das ERP-System unterstützt. Feste Konditionen / Preisgleitklauseln Vereinbaren Sie für Büromaterial feste Konditionen für ein Jahr. Für Papier, Tintenpatronen und Toner empfiehlt sich die Vereinbarung einer Preisgleitklausel. Online Shop Lösungen oder Marktplätze Zahlreiche Lieferanten bieten eigene Online-Shop-Lösungen an. Achten Sie darauf, dass innerhalb des Shops Ihre individuell vereinbarten Konditionen hinterlegt werden können. Vereinbaren Sie eine feste Zeitspanne für welche diese Konditionen unverändert gültig sind. Ein voreingestellter Katalog mit Standardartikeln ermöglicht Ihren Mitarbeitern Bestellungen zu fest definierten Konditionen des gebündelten Sortiments vorzunehmen. Bestellungen außerhalb des Standardsortiments lassen sich durch einen Benutzer mit erweiterten Rechten tätigen. Es sollten nur wenige Mitabeiter eine derartige Berechtigung haben. Bestellungen können gesammelt und gebündelt geliefert werden. Durch monatliche Sammelrechnungen vermeiden sie umständliche Buchungsprozesse. Einige Shopsysteme bieten direkte Anbindungen an ERP - Systeme an. Viele Lieferanten sind mit Ihren Katalogen auch auf Online Marktplätzen vertreten. In solchen Systemen können Kunden Artikel in Katalogen verschiedener Lieferanten suchen und bestellen. Die Bündelung auf einen Dienstleister fällt in dieser Lösung weg - kann allerdings bei sehr speziellen Artikeln sinnvoll sein. Auch andere Beschaffungsbereiche wie C-Teile können bei einem Marktplatz beschafft werden. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mit unterschiedlichen Systemen arbeiten. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 6

8 Projekt Büromaterial: Mit diesem Projektplan gelingt Ihr Optimierungsprojekt! Um im indirekten Einkauf erfolgreiche Optimierungsprojekte durchführen zu können, sollten Sie strukturiert und strategisch vorgehen. Hierzu dient am besten ein Projektplan, damit Sie auch nichts vergessen. In dieser Ausgabe indirect SPEND zeigen wir Ihnen mit Hilfe des Projektplans Büromaterial, wie Sie ein optimales Ergebnis erzielen können. In der Rubrik Projektbeispiel können Sie nachlesen, welche Erfolge Sie mit einem strukturierten Optimierungsprojekt erzielen können. Alle für die Durchführung eines Optimierungs-Projektes benötigten Vorlagen können sie bei Hans Becker anfordern. Projektplan Büromaterial Datenerfassung Analyse Konzepte Realisierung Kreditorenumsätze Artikelübersicht mit Mengen und Preisen Prozesse Bestellung Belieferung Abrechnung Sortimentsprüfung Qualität Wirtschaftlichkeit Erstellung eines Standardsortiments Sortimentsstraffung Festlegung der Produktqualitäten Lieferanten bündeln Festlegung der Prozesse Nachverhandlung Ausschreibung Auswertung der Angebote Vergabe Unter können Sie den vollständigen Projektplan mit ausführlichen Beispielen, Optimierungen und Vorlagen einsehen. Weitere Fragen zum Thema beantwortet gerne Andrea Marchel, strategische Einkäuferin Büromaterial, unter oder a.marchel@hansbeckergmbh.de Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 7

9 Projektbeispiel Büromaterial: Projektbeispiel - aus der Praxis Wir stellen Ihnen beispielhaft ein Projekt aus dem Bereich Büromaterial vor. Welche Ausgangslage fanden wir zu Projektbeginn vor, welche Optimierungsideen verhalfen dem Kunden zu Einsparungen und besseren Konditionen? Lassen Sie sich von unserer Erfahrung inspirieren, auch in Ihrem Unternehmen Optimierungen umzusetzen. Die hier dargestellten Ergebnisse zeigen, wie schnell sich der einmalige Projektaufwand für Sie auszahlt. Benötigen Sie mehr Hilfsmittel und Ideen? Gerne stehen unsere strategischen Einkäufer auch Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Projektbeispiel Büromaterial Datenerfassung Kreditorenumsätze: p.a. Rechnungen und Statistiken 25 Standorte mit unterschiedlichen Prozessen 18 verschiedene Lieferanten für Büromaterial Analyse keine Bündelung der Artikel kein einheitliches Standardsortiment sehr viele Markenprodukte ermitteltes Einsparpotenial: 25%-30% Konzepte Bedarf und Anforderungen berücksichtigen Bündelung gleichwertiger Produkte Einsatz qualitativ gleichwertiger Alternativprodukte Bündelung auf einen Lieferanten mit unternehmensweit einheitlichen Prozessen Realisierung Ausschreibung an 4 Lieferanten Prüfung und Auswertung der Angebote Vergabe an einen Lieferanten Einsparung: 25% einheitliche Liefer- und Zahlungsbedingungen Weitere Fragen zum Thema beantwortet gerne Andrea Marchel, strategische Einkäuferin Büromaterial, unter oder a.marchel@hansbeckergmbh.de Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 8

10 Firmenprofil Die Hans Becker GmbH im Kurzportrait Als inhabergeführtes Unternehmen hat sich Hans Becker seit über 20 Jahren auf die Optimierung des strategischen indirekten Einkaufs sowie aller damit verbundenen Prozesse spezialisiert. Seit 1992 beobachtet Hans Becker die relevanten Märkte und verfügt über fundierte Erfahrungen in Industrie, Handel, Banken, Versicherungen und vielen anderen Branchen. Über 400 Klienten konnten von dem Spezialwissen der Hans Becker - Experten profitieren und dadurch ihre Kosteneffizienz steigern. Methodenund Umsetzungskompetenz sind bis heute ein Markenzeichen von Hans Becker. Neben der Durchführung von reinen Kostensenkungsprojekten bzw. strategischen Optimierungsprojekten in einem klar definierten Zeitrahmen übernimmt Hans Becker für die Auftraggeber den kompletten oder auch nur teilweisen strategischen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Hierzu gehören auch das Coachen von Einkaufs-Mitarbeitern sowie die nachhaltige und langfristige Qualitätskontrolle in den untersuchten Bereichen. Verschiedene Online-Angebote runden das Portfolio ab und unterstützen die Klienten punktuell. Hans Becker GmbH Impressum vom Newsletter abmelden 9