Bischöfliches Ordinariat Würzburg

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Marcus Keller
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1 Bischöfliches Ordinariat Würzburg Bischöfliche Finanzkammer Organisation Lothar Scheder Tel Hauptabteilung I Bistumsdatenbank und Dokumentenmanagement Dr. Martin Faatz Tel An die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter des Bischöflichen Ordinariates mit Außenstellen sowie des Offizialats Rahmenvertrag für Kopiersysteme Würzburg, 1. Oktober 2008 Liebe Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter des Bischöflichen Ordinariates und der Außenstellen sowie des Offizialats, zu den im Ordinariat und den Außenstellen sowie im Offizialat eingesetzten und über die Finanzkammer geleasten Kopierern und Multifunktionsgeräten gibt es ab Ende Oktober / Anfang November einige Neuerungen. Darüber möchten wir Sie kurz informieren. Rahmenvertrag Die Bischöfliche Finanzkammer hatte für das Leasing von Kopiergeräten bisher bereits einen Rahmenvertrag geschlossen. Dieser Rahmenvertrag mit der Firma OCE läuft nun Ende Oktober 2008 aus. An seine Stelle tritt ein Rahmenvertrag mit der Firma Office- und Kopiermanagement 2000 Schramm und Städtler. Mit dieser Firma sind folgende Konditionen vereinbart: Die Geräte werden gestellt. Ein Austausch von Geräten erfolgt nicht turnusmäßig, sondern in gegenseitiger Absprache. Wartung und Reparatur von Geräten sind im Preis inbegriffen. Die Dienststellen zahlen eine Pauschale pro Monat. Sie umfasst das Leasing der derzeit aufgestellten sowie künftig in Absprache getauschten Geräte und eine festgelegte Gesamtzahl von Kopien pro Monat. Im Rahmen der Pauschale kostet die Kopie DIN A 4 ca. 2,4 ct Kopien DIN A 3 werden wie zwei Kopien DIN A 4 gerechnet. Jede weitere Kopie / jeder weitere Ausdruck wird separat in Rechnung gestellt (mit 0,7 Ct pro schwarz-weiß DIN A 4 Kopie oder Ausdruck). Die Firma Firma Office- und Kopiermanagement 2000 Schramm und Städtler stellt wie bisher den Abteilungen oder Hauptabteilungen die Kopierkosten direkt in Rechnung.

2 Für jeden Monat wird jeweils ein Abschlag erhoben. Im Juni und im Dezember wird anhand der Ablesestände der tatsächliche Verbrauch ermittelt. Überschreitet er die im Rahmen der Pauschale abgedeckte Anzahl von Kopien, werden die weiteren Kopien zusätzlich berechnet. Für die einzelnen Geräte ist derzeit aufgrund der bisherigen Erfahrungen die Zahl der Kopien festgelegt, die im Rahmen der Pauschale abgedeckt ist. Falls diese Zahl von der Zahl der tatsächlich gemachten Kopien deutlich abweicht, sollte sie neu festgelegt werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die Bischöfliche Finanzkammer, Herrn Lothar Scheder. Grundsätzlich hat jede Abteilung des Bischöflichen Ordinariats und der Außenstellen die Möglichkeit, im Rahmen dieses Vertrages Geräte aufstellen zu lassen. Zur Klärung des Bedarfs wenden Sie sich bitte an die Hauptabteilung I, Herrn Dr. Martin Faatz. Werden Geräte getauscht oder mit zusätzlicher Ausstattung versehen oder zusätzliche Geräte aufgestellt, muss ggf. die Pauschale nachverhandelt werden. Dafür zuständig ist die Bischöfliche Finanzkammer, Herr Lothar Scheder. Geräte Der Firma Office- und Kopiermanagement 2000 gehören bereits eine Reihe kleinerer Kopiergeräte (Kyocera KM 2030, 1530, 1500). Sie sind für bis zu 1000 Kopien pro Monat gedacht. Diese Geräte sind nicht netzwerkfähig und haben keine Scanfunktion. Daran gedacht ist, sie stehen zu lassen, solange sie funktionstüchtig sind und den Bedarf der Abteilung decken. Ansonsten können sie ausgetauscht werden. Zur Klärung des Bedarfs können Sie sich gerne an die Hauptabteilung I, Herrn Dr. Martin Faatz wenden. Eine Liste der Stellplätze dieser Geräte finden Sie anbei (Anlage 1). Die größeren bisher von der Firma OCE geleasten Geräte werden bis Ende Oktober ausgetauscht. Neu aufgestellt werden je nach Leistungsfähigkeit und Anzahl der Kopien des bisherigen Geräts die Canon-Geräte ir 5065 oder ir 3225 sowie das Kyocera-Gerät KM Diese Geräte sind netzwerkfähig, sie können also auch als Drucker eingesetzt werden, sobald sie angeschlossen sind. Außerdem haben sie eine Scanfunktion. Eine Liste der Stellplätze dieser Geräte finden sie anbei (Anlage 2). Genaue Angaben zu diesen Geräten sowie zu Möglichkeiten der Erweiterung um zusätzliche Funktionalitäten finden sie auf den Internetseiten der beiden Hersteller: Canon ir 5065 Canon ir 3225 Kycera KM 3060 Wenn sich die jetzt neu aufgestellten Geräte auf Dauer in den Abteilungen nicht bewähren, können sie um zusätzliche Funktionen ergänzt oder erneut ausgetauscht werden. Zur Klärung des Bedarfs können Sie sich gerne an die Hauptabteilung I, Herrn Dr. Martin Faatz wenden. Ggf. muss dann die Pauschale nachverhandelt werden. Grundsätzlich ist es möglich, im Rahmen des Rahmenvertrages auf weitere Geräte von Canon, Kyocera oder Samsung zurückzugreifen. Geräte anderer Hersteller sind auf dieser Basis jedoch nicht zu beziehen.

3 Hausdruckerei In der Hausdruckerei werden Ende Oktober ein schwarz-weiß Massenkopierer (Canon ir 7086) sowie ein Farbkopierer (Canon ir C3580i) aufgestellt. Auch diese Geräte werden an das Hausnetz angeschlossen. Kopieraufträge können also künftig als Datei an die Hausdruckerei geschickt werden. Die Möglichkeit zum Falzen, Schneiden, Lochen, Klammern und Erstellen einfacher Broschüren besteht in der Hausdruckerei selbstverständlich weiterhin. Die Hausdruckerei stellt den Abteilungen die Kopierkosten ab 1. November 2008 wie folgt in Rechnung: Kopie schwarz weiß DIN A 4 Kopie schwarz weiß DIN A 3 Kopie farbig DIN A 4 Kopie farbig DIN A 3 3 ct 6 ct 7 ct 14 ct Über die Verlegung der Hausdruckerei in bisherige Räume der EDV-Stelle in der Nähe des Eingangs vom Main-Post-Hof her werden wir noch einmal gesondert informieren. Netzanschluss Die EDV-Stelle wird sich in den kommenden Wochen an die Stellen wenden, die künftig über einen netzwerkfähigen Kopierer verfügen. Die Geräte sollen zügig angeschlossen werden. Die Abteilungen müssen dann entscheiden, wer auf die Kopierer über das Netz zugreifen und wer wohin Scannen soll. Weitere Hinweise dazu werden auf der Abteilungsleiterkonferenz noch gegeben. Kontakt Abteilungen, die gerne ihr bisheriges Gerät austauschen oder ein neues aufstellen und dazu auf den Rahmenvertrag des Bistums zugreifen möchten, sind herzlich gebeten, sich zur Klärung des Bedarfs zunächst an die Hauptabteilung I, Herrn Dr. Martin Faatz zu wenden. Eventuelle Nachverhandlungen zum Vertrag übernimmt die Finanzkammer, Herr Lothar Scheder. Kleinere Kombi-Geräte (Kopierer, Drucker, Scanner, Fax) können über die EDV-Stelle angeschafft werden. Für Nachfragen stehen Ihnen die Unterzeichner gerne zur Verfügung. Außerdem wird auf der Abteilungsleiterkonferenz Gelegenheit für weitere Fragen und ggf. zur Diskussion sein. Mit herzlichen Grüßen gez. Lothar Scheder, Finanzkammer gez. Dr. Martin Faatz, Hauptabteilung I

4 Anlage 1: Über den Rahmenvertrag geleaste Geräte, die ab Oktober 2008 noch bis auf weiteres stehen bleiben: Abteilung Gerät Caritas Einrichtungen GmbH Kyocera KM 2030 Kirchensteueramt Kyocera KM 2030 Pressestelle Kyocera KM 2030 Kath. Akademie/Domschule Kyocera KM 1500 Polnische Mission Kyocera KM 1500 Caritasverband Kyocera KM 2030 Psychosoz. Beratungsstelle Kyocera KM 2030 Diözesanarchiv Kyocera KM 2030 Vorzimmer des Generalvikars Kyocera KM 1500 Hauptabteilung Seelsorge Kyocera KM 1500

5 Anlage 2: Über den Rahmenvertrag geleaste Geräte, die im Oktober 2008 anstelle älterer Geräte aufgestellt werden: Abteilung Gerät Hausdruckerei Canon IR 7086 Hausdruckerei Canon IRC3580i Kanzlei Canon IR 5065 Finanzkammer Canon IR 3025 Finanzkammer Canon IR 3025 Dommusik Canon IR 3025 Hauptabteilung Seelsorge Canon IR 5065 Bauamt Canon IR 3025 Kirchliche Jugendarbeit Canon IR 5065 Priesterseminar Kyocera KM 3060 Matthias Ehrenfried Haus Kyocera KM 3060 Orts- und Kreiscaritasverband Würzburg Kyocera KM 3060 Diözesanbüro Bad Neustadt Kyocera KM 3060 Regionalstelle für kirchliche Jugendarbeit Aschaffenburg Kyocera KM 3060 Realschule Amorbach Canon IR 5065

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