DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh 32

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1 Gesellschaftsvertrag 1 Firma und Sitz der Gesellschaft 1. Die Firma der Gesellschaft lautet DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh. 2. Der Sitz der Gesellschaft ist Duisburg. 2 Gegenstand des Unternehmens Gegenstand des Unternehmens ist die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Beschaffungen für die Stadt Duisburg und ihre Sondervermögen und ihre Anstalten des öffentlichen Rechts sowie für die jeweiligen Mehrheitsbeteiligungen (im Nachfolgenden unter dem Begriff Kunden subsumiert), insbesondere a) Entwickelt die Gesellschaft die Strategien zur Optimierung der Beschaffungsprozesse der Kunden. b) entwickelt die Gesellschaft einheitliche Vorgaben im Bereich der Beschaffungen für die Kunden und berät die Kunden zu allen Aspekten der Beschaffung und Vergabe. c) stellt die Gesellschaft die notwendige Software für die Beschaffung der Kunden zur Verfügung. d) führt die Gesellschaft das Einkaufscontrolling für die Kunden durch. e) kann die Gesellschaft für die Kunden in deren Namen und auf deren Rechnung Aufträge bündeln und die Beschaffung durchführen. f) schafft die Gesellschaft die notwendige Transparenz der Beschaffungsleistungen der Kunden und stellt die Ergebnisse den Kunden zur Verfügung. g) analysiert die Gesellschaft für die Kunden den Markt. Die Gesellschaft ist zu allen Geschäften und Maßnahmen berechtigt, die den Gesellschaftszweck fördern. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. 3 Geschäftsjahr Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/

2 4 Veröffentlichungen Die Bekanntmachungen der Gesellschaft erfolgen soweit es gesetzlich nicht anders vorgeschrieben ist im amtlichen Bekanntmachungsblatt der Stadt Duisburg sowie im elektronischen Bundesanzeiger. 5 Stammkapital und Geschäftsanteile 1. Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt EUR (i. W.: siebenundzwanzigtausend Euro) und besteht aus drei Geschäftsanteilen. 2. Gesellschafter sind die Stadt Duisburg, die Wirtschaftsbetriebe Duisburg - Anstalt des öffentlichen Rechts und die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbh. Sie sind an der Gesellschaft zu je einem Drittel beteiligt und erbringen das Stammkapital zu je EUR. 3. Die Geschäftsanteile sind in voller Höhe sofort nach notarieller Beurkundung in bar zu leisten. 4. Eine Nachschusspflicht der Gesellschafter besteht nicht. Organe der Gesellschaft sind - die Gesellschafterversammlung - die Geschäftsführung. 6 Organe der Gesellschaft 7 Geschäftsführung und Vertretung 1. Die Gesellschaft hat einen oder mehrere Geschäftsführer, die von der Gesellschafterversammlung bestellt und abberufen werden. Jeder Gesellschafter kann einen Geschäftsführer stellen. 2. Die Geschäftsführer führen die Gesellschaft nach Maßgabe der Gesetze, dieses Gesellschaftsvertrages, der von der Gesellschafterversammlung beschlossenen Geschäftsordnung für die Geschäftsführung und der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung. 3. Die Gesellschaft wird durch zwei Geschäftsführer vertreten. Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, vertritt dieser die Gesellschaft alleine. 4. Durch Beschluss der Gesellschafterversammlung kann einem Geschäftsführer die Befugnis zur alleinigen Vertretung erteilt werden. Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/

3 5. Die Geschäftsführer sind für Rechtsgeschäfte zwischen der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern von den Beschränkungen des 181 BGB befreit. 8 Gesellschafterversammlung / Gesellschafterbeschlüsse 1. Die Geschäftsführung beruft die Gesellschafterversammlung mindestens einmal jährlich ein. Die ordentliche Gesellschafterversammlung findet in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres statt. Die Geschäftsführung hat die Gesellschafterversammlung außerdem einzuberufen, wenn das Wohl der Gesellschaft es erfordert oder ein Gesellschafter dies verlangt. Kommt die Geschäftsführung diesem Verlangen nicht binnen einer Frist von 21 Tagen nach, ist derjenige Gesellschafter, der die Einberufung verlangt hat, selbst berechtigt, die Gesellschafterversammlung unter Beachtung der Form- und Fristvorschriften einzuberufen. 2. Die Einberufung der Gesellschafterversammlung erfolgt durch Übergabe Einschreiben, per Telefax, oder per an jeden Gesellschafter unter Angabe von Tagungsort, Tag, Zeit und Tagesordnung mit einer Frist von mindestens zwei Wochen. Bei der Berechnung der First werden der Tag der Absendung des Briefs und der Tag der Versammlung nicht mitgerechnet, bei Einberufung per Telefax oder wird der Tag der Absendung und der Versammlung nicht mitgerechnet. Gesellschafterversammlungen finden am Sitz der Gesellschaft statt. Gesellschafterversammlungen werden vom Versammlungsleiter geleitet. Der Versammlungsleiter wird von den Gesellschaftern durch einstimmigen Beschluss bestimmt. 3. Sofern die Gesellschafter im Einzelfall nicht etwas anderes beschließen, nehmen die Geschäftsführer an der Gesellschafterversammlung beratend teil. 4. Beschlüsse der Gesellschafterversammlung sind mit einer Mehrheit von zwei Dritteln des Stammkapitals zu fassen, sofern nicht das Gesetz oder dieser Vertrag eine größere Mehrheit oder Einstimmigkeit vorschreibt. Die Gesellschafter können sich durch einen anderen Gesellschafter oder durch einen Dritten vertreten lassen. Die Vollmacht ist schriftlich zu erteilen. Den Gesellschaftern steht es frei, zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Personen der rechts- oder steuerberatenden Berufe zu den Gesellschafterversammlungen hinzuzuziehen. 5. Beschlüsse können mit Zustimmung aller Gesellschafter auch auf schriftlichem oder fernschriftlichem Weg, per Telefax, oder telefonisch gefasst werden (Umlaufverfahren). Das Schweigen eines Gesellschafters gilt in diesem Fall als Ablehnung. Gesellschafterbeschlüsse, die im Umlaufverfahren gefasst werden, müssen von der Geschäftsführung gegenüber sämtlichen Gesellschaftern schriftlich niedergelegt und übermittelt werden. 6. Die Gesellschafterversammlung ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen ist und 100 % des Gesellschaftskapitals vertreten ist. Erweist sich eine Gesellschafterversammlung als nicht beschlussfähig, ist durch die Geschäftsführung in der in Abs. 2 vorgegebenen Form und Frist eine neue Gesellschafterversammlung mit gleicher Tagesordnung einzuberufen. Diese Gesellschafterversammlung ist ohne Rücksicht auf das vertretene Kapital beschlussfähig. Hierauf ist bereits in der Einladung hinzuweisen. 7. Die Geschäftsführung hat über die Gesellschafterversammlung und das Ergebnis eines Umlaufbeschlusses eine Niederschrift anzufertigen. Jeder Ge- Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/

4 sellschafter erhält jeweils eine Abschrift der Einladungen, der Beratungsunterlagen sowie der Niederschriften der Sitzungen der Gesellschafterversammlungen. 8. Beschlüsse der Gesellschafterversammlung können nur mittels Klage innerhalb einer Frist von einem Monat angefochten werden. Die Frist beginnt an dem Tag, der dem Zugang der nach Abs. 7 dieses Paragrafen anzufertigenden Niederschrift folgt. 9 Zuständigkeiten der Gesellschafterversammlung 1. Die Gesellschafterversammlung kann der Geschäftsführung Weisung erteilen. 2. Die Gesellschafterversammlung ist ungeachtet der ihr durch Gesetz zugewiesenen Beschlussgegenstände zuständig für: a) die Feststellung des Jahresabschlusses einschließlich des Lageberichtes und die Verwendung des Ergebnisses, b) die Bestellung des Abschlussprüfers, c) die Bestellung und Abberufung sowie die Anstellung und Kündigung der Geschäftsführer/innen, d) die Entlastung der Geschäftsführung, e) die Änderung des Gesellschaftsvertrages, einschließlich Kapitalerhöhung und herabsetzung, f) Feststellung und Änderung der Wirtschaftsplanung nach 10, g) die Genehmigung der Geschäftsordnung der Geschäftsführung, h) Angelegenheiten von besonderer Bedeutung, die der Gesellschafterversammlung von der Geschäftsführung vorgelegt werden, i) die Auflösung, Verschmelzung oder Umwandlung der Gesellschaft, j) den Abschluss und die Änderung von Unternehmensverträgen im Sinne der 291 und 292 Abs. 1 des Aktiengesetzes, k) die Teilung, Zusammenlegung, Einziehung sowie sonstige Verfügungen über Geschäftsanteile oder Teilen von Geschäftsanteilen, l) die Änderung der Beteiligungsverhältnisse an der Gesellschaft sowie die Aufnahme Dritter in die Gesellschaft, m) die Aufnahme neuer oder die Aufgabe bestehender Geschäftsfelder sowie die wesentliche Änderung der Organisationsstruktur der Gesellschaft, n) Ansprüche aus dem Gesellschaftsverhältnis, insbesondere Gewinn- und Abfindungsansprüche, o) die Geltendmachung von Ersatzansprüchen gegenüber der Geschäftsführung, einzelnen Geschäftsführern oder einzelnen Gesellschaftern, Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/

5 p) die Auslegung der Satzung im Einzelfall. 3. Die Geschäftsführung bedarf außer in den im Gesetz oder sonst in diesem Vertrag vorgesehenen Fällen der Zustimmung der Gesellschafterversammlung in folgenden Angelegenheiten: a) Verpflichtungsgeschäfte, Aufnahme von Krediten, Übernahme von Bürgschaften und Garantien und ähnliche Geschäfte, mit Ausnahme von Kassenkrediten und Aufnahme von Darlehen von verbundenen Unternehmen. b) Alle sonstigen Rechtsgeschäfte, die geeignet sind, die Einhaltung der Wirtschaftsplanung zu gefährden. 4. Die Gesellschafterversammlung kann weitere Gegenstände von ihrer Beschlussfassung abhängig machen. 10 Wirtschaftsplanung 1. Die Wirtschaftsplanung umfasst den Erfolgsplan, den Vermögensplan, die Stellenübersicht sowie eine fünfjährige Finanz- und Ergebnisplanung. 2. Die Geschäftsführung stellt so rechtzeitig einen Wirtschaftsplan auf, dass die Gesellschafterversammlung vor Beginn des Geschäftsjahres ihre Zustimmung erteilen kann. 3. Die Geschäftsführung hat die Gesellschafter mindestens einmal vierteljährlich über die Abwicklung der Wirtschaftsplanung zu informieren, bei wesentlichen Abweichungen ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan aufzustellen und der Gesellschafterversammlung zur Genehmigung vorzulegen. 11 Jahresabschluss und Prüfungsrechte 1. Die Geschäftsführung hat innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres den Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) einschließlich Anhang sowie den Lagebericht aufzustellen und einen Vorschlag für die Verwendung des Ergebnisses zu machen. Im Zusammenhang mit der Erstellung des Lageberichtes ist auch zur Einhaltung der öffentlichen Zwecksetzung und zur Zweckerreichung Stellung zu nehmen. 2. Der Jahresabschluss und der Lagebericht sind in entsprechender Anwendung der Vorschriften des 3. Buches des HGB für große Kapitalgesellschaften aufzustellen und unverzüglich dem Abschlussprüfer vorzulegen. Die Prüfung ist entsprechend den für große Kapitalgesellschaften geltenden handelsrechtlichen Vorschriften sowie den Grundsätzen des 53 Abs. 1 Nr. 1. und 2. HGrG durchzuführen. 3. Die Geschäftsführung hat den Jahresabschluss zusammen mit dem Lagebericht sowie dem Prüfbericht des Abschlussprüfers unverzüglich nach Eingang des Prüfberichts den Gesellschaftern zu Feststellung des Jahresabschlusses vorzulegen. Die Gesellschafter haben spätestens bis zum Ablauf der ersten acht Monate des Geschäftsjahres über die Feststellung des Jahresabschlus- Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/

6 ses und über die Ergebnisverwendung zu beschließen. Auf den Jahresabschluss sind bei seiner Feststellung die für seine Aufstellung geltenden Vorschriften anzuwenden. Für die Ergebnisverwendung gilt 29 GmbHG. 4. Die Gesellschafter sind befugt, durch Beauftragte Einsicht in den Betrieb sowie in die Bücher und Schriften der Gesellschaft zu nehmen. Außerdem hat das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Duisburg die Befugnisse aus 54 HGrG, 103 Go NRW und der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Duisburg. Die Gesellschaft ist verpflichtet, den Gesellschaftern auf Verlangen Auskünfte über alle Angelegenheiten der Gesellschaft zu erteilen. 5. Der Jahresabschluss ist gemäß 325 ff. HGB offenzulegen. Entsprechend den Vorschriften der FO NRW ist zusätzlich die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses ortsüblich bekannt zu machen. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass der Jahresabschluss und der Lagebericht ausgelegt sind. Die Bekanntmachung ist der Stadt Duisburg unaufgefordert zur Kenntnis zu bringen. 6. Die Gesellschaft ist verpflichtet, der Stadt Duisburg auf Anforderung sämtliche Informationen und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Aufstellung des kommunalen Gesamtabschlusses notwendig sind. 12 Offenlegung der Bezüge der Organmitglieder 1. Die im Geschäftsjahr den Mitgliedern der Geschäftsführung für ihre Tätigkeit gewährten Gesamtbezüge im Sinne des 285 Nr. 9 HGB sind im Anhang zum Jahresabschluss anzugeben. Die Offenlegung der Bezüge erfolgt separat für jede Personengruppe sowie zusätzlich unter Namensnennung jedes einzelnen Mitglieds dieser Personengruppen unter Aufgliederung nach den Komponenten erfolgsabhängige Vergütungen, erfolgsunabhängige Vergütungen sowie Vergütungen mit langfristiger Anreizwirkung. 2. Die individualisierte Ausweisungspflicht gilt auch für: a) Leistungen, die den genannten Mitgliedern für den Fall einer vorzeitigen Beendigung ihrer Tätigkeit zugesagt worden sind, b) Leistungen, die den genannten Mitgliedern für den Fall der regulären Beendigung ihrer Tätigkeit zugesagt worden sind, mit ihrem Barwert sowie dem von der Gesellschaft während des Geschäftsjahres hierfür aufgewandten oder zurückgestellten Betrag, c) während des Geschäftsjahres vereinbarte Änderungen dieser Zusagen und d) Leistungen, die einem früheren Mitglied, das seine Tätigkeit im Laufe des Geschäftsjahres beendet hat, in diesem Zusammenhang zugesagt und im Laufe des Geschäftsjahres gewährt worden sind. 13 Gründungsaufwand Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/

7 Die Gesellschaft trägt die mit der Gründung verbundenen Kosten bis zur geschätzten Höhe von 2.500,00 EUR. 14 Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen Das Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein- Westfalen (LGG) ist anzuwenden, die Grundprinzipien des Frauenförderplans der Stadt Duisburg sowie des Frauenförderplans der WBD-AöR sind zu berücksichtigen sowie das Prinzip des Gender Mainstreaming ist systematisch umzusetzen. 15 Kodex Der Public Corporate Governance Kodex der Stadt Duisburg ist anzuwenden. 16 Salvatorische Klausel 1. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein oder später unwirksam werden oder aus Rechtsgründen nicht durchführbar sein oder werden, ohne dass damit die Erreichung von Ziel und Zweck des gesamten Vertrages unmöglich wird, so wird die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung ist dann durch eine Bestimmung zu ersetzen, die dem am nächsten kommt, was die Gesellschafter mit der unwirksamen Bestimmung bezweckt haben und die wirtschaftliche Zielsetzung des Vertrages erfüllt. 2. Entsprechendes gilt, wenn sich in diesem Vertrag eine Lücke herausstellen sollte. Stand: 1. Ergänzungslieferung zum Neudruck 05/