1stbp Message Dokumentation Installation, Konfiguration und Verwendung. Vers.: Autor: First Businesspost GmbH

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1 1stbp Message Dokumentation Installation, Konfiguration und Verwendung Vers.: Autor: First Businesspost GmbH 1

2 1. INSTALLATION 1STBP MESSAGE (WINDOWS AB VERSION ): DOWNLOAD DER SOFTWARE AUF IHREN COMPUTER INSTALLATION DES PROGRAMMS PORT KONFIGURIEREN INSTALLATION DES PROGRAMMS ALS DIENST (NUR WINDOWS 2000, 2003, 2008 UND XP) OPTIONAL: INSTALLATION WEITERER 1STBP DRUCKER GENERIEREN EINES SCHLÜSSELPAARES FÜR DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR UND VERSCHLÜSSELUNG KONFIGURATION 1STBP MESSAGE: ARCHIV SERVER EINRICHTUNG (OPTIONAL) VERARBEITUNGSZENTRUM KONFIGURIEREN OPTIONAL: ÜBERGABE VON ASCII DRUCKDATEIEN OPTIONAL: ÜBERGABE VON STRUKTURIERTEN ASCII DATEIEN OPTIONAL: ÜBERGABE VON PCL DRUCKDATEIEN OPTIONAL: ÜBERGABE VON PDF DATEIEN OPTIONAL: ÜBERGABE VON HTML DATEIEN OPTIONAL: PS AUFSPLITTUNG OPTIONAL: DATEINAMEN AUTOMATISCHER AUSDRUCK DER BILDDATEIEN WEITERE OPTIONEN OPTIONAL: ANLAGEN ÜBERMITTELN MÖGLICHKEIT 1: INTERAKTIV MÖGLICHKEIT 2: AUTOMATISCHE ZUORDNUNG START DES PROGRAMMS ARCHIV FUNKTION ARCHIVANSICHT STATUSMELDUNGEN STATUSTABELLE: BESONDERHEIT BEI DER ÜBERGABE STRUKTURIERTER DATEIEN DETAILANZEIGE MENÜPUNKT DATEI MENÜPUNKT ANSICHT : MENÜPUNKT TOOLS : SUCHENFENSTER IMPORT UND EXPORT VON DOKUMENTENDATEN MEHRFACHNUTZUNG DES HAUPTPROGRAMMS (Z.B. 2 FIRMEN NUTZEN EINEN SERVER GEMEINSAM) ARCHIV VIEWER (CLIENT) ÜBERPRÜFUNG DER PROGRAMMPAKETE AUFNAHME DES JAVA PFADES IN DIE UMGEBUNGSVARIABLEN ANPASSUNG DES DIENSTES (JAVA HEAP SPACE) STBP MESSAGE HAUPTPROGRAMM AUF EINEN ANDEREN RECHNER VERSCHIEBEN TIPPS UND FEHLERBEHANDLUNG

3 1. Installation 1stbp Message (Windows ab Version ): 1.1. Download der Software auf Ihren Computer Um Rechnungen mit der First Businesspost versenden zu können, müssen Sie sich in einem ersten Schritt die Software auf Ihren Computer laden. Diese können Sie bei uns kostenfrei downloaden unter: unter dem Menüpunkt Service. Um die Unversehrtheit der downgeloadeten Datei bzw. der installieren Softwarekomponente zu überprüfen siehe Seite Installation des Programms Führen Sie die heruntergeladene Datei mit einem Doppelklick aus. Die Installation erfolgt nun wie gewohnt automatisch. Die Setup-Datei enthält den 1stbp Druckertreiber und das 1stbp Message Programm zur Übertragung der Druckdateien an das 1stbp-Verarbeitungszentrum. Zunächst wählen Sie bitte die Sprache aus und klicken anschließend auf Installieren. Es öffnet sich nun der 1stbp Message Setup Wizard, der Sie durch die Installation führt: 3

4 Wählen Sie bitte das Land, in dem die Software eingesetzt wird und betätigen Sie mit Weiter. Bitte lesen Sie nun den Lizenzvertrag. Bevor Sie mit der Installation der Software fortfahren können müssen Sie dem Lizenzvertrag zustimmen. 4

5 Bei der Installation können Sie zwischen der klassischen Serverinstallation für die Verarbeitung von Druckdatenströmen und der Data Option wählen. Bei Data werden nur die für den Versand strukturierter Ascii Dateien benötigten Komponenten installiert. Die Archiv Client Option installiert nur die, für die Statusabfrage benötigten Komponenten, auf einem Client Rechner. Mit dem Archiv Client können Sie von mehreren Arbeitsplätzen den Verarbeitungsstatus der verarbeiteten Dokumente abrufen. Es muss im Netzwerk mindestens ein Server Hauptprogramm installiert sein. Die Option Printer ist für Win95, Win98, WinMe oder zur direkten Installation des Druckers auf einem Client gedacht. 5

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7 Nach dieser Auswahl haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Installationsarten zu wählen. Wählen Sie die Standard Installationsoption (alles außer Dienst), wenn nicht wichtige Gründe dagegen sprechen. Sollten Sie eine ältere Version von Message installiert haben werden Sie darauf hingewiesen, dass der Standard-Installationspfad geändert wurde. Dateien in das neue Verzeichnis verschieben ändert diesen Pfad automatisch. Jetzt kann die Installation gestartet werden. Bitte achten Sie darauf, dass das Häkchen Installation für alle Benutzer aktiviert ist, wenn mehrere Benutzer auf diesem PC arbeiten. 7

8 1.3. Port Konfigurieren Das Fenster der Konfiguration des Drucker Ports funktioniert in einer Remote Installation nur in einer Konsolensitzung, ansonsten wird die Installation rückgängig gemacht. Der 1stbp Druckertreiber ist ein Treiber, wie Sie ihn bereits von Ihrem normalen Drucker her kennen. Er wird nach der Installation, wie ein gewöhnlicher Drucker im Menü Start Einstellungen - Drucker zu finden sein. Ein spezieller Druckerport lenkt jedoch die Ausdrucke in ein zentrales Verzeichnis und steuert die Namensgebung. Port Name: Mit dieser Option können Sie dem Druckertreiber einen Namen zuweisen (Win9X: nicht mehr als 10 Zeichen!) Gateway number: ist vom Empfänger abhängig. Bitte unbedingt angeben! Output folder: In dieses Verzeichnis werden alle Druckdateien gespeichert. Bei Netzwerkinstallationen geben Sie den Pfad aus Sicht des Druckers an. Es werden die entsprechenden Rechte benötigt. Am besten wählen Sie das Verzeichnis über den Button aus, falls der Ordner nicht vorhanden ist sollten Sie diesen vorher erstellen. Nach der Konfiguration des Druckerports bestätigen Sie bitte mit OK. Es werden nun einige Sicherungsdateien wieder von Ihrem PC entfernt und die Installation wird fertiggestellt. 8

9 Beenden Sie bitte die Installation mit Fertigstellen 9

10 1.4. Installation des Programms als Dienst (nur Windows 2000, 2003, 2008 und XP)--- Wählen Sie die Installationsoption Benutzerdefiniert Klicken Sie auf das X bei 1stbpMessage Dienst und wählen Sie Vom Arbeitsplatz starten. Das X wird nun durch das gleiche Symbol ersetzt, wie bei den anderen Komponenten (Festplatte). Klicken Sie auf Weiter. 10

11 Unter Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Verwaltung/Dienste ist der Eintrag 1stbp Message hinzugefügt worden. Sie können den Dienst hier konfigurieren. Damit der Dienst starten kann, sollten Sie in der Konfiguration der Software unter dem Reiter Optionen das Passwort automatisch laden lassen. Mit der Standardeinstellung wird der Dienst automatisch bei jedem Start gestartet. Die Option Datenaustausch zwischen Dienst und Desktop zulassen startet 1stbpMessage mit grafischer Benutzeroberfläche, z.b. um die Einstellungen zu konfigurieren, oder wenn der Server in eine Benutzeroberfläche startet. Wenn Sie eine Domäne einsetzen, geben Sie bitte unter dem Punkt Dieses Konto ein Benutzerkonto an, das die Rechte zum Start von Programmen besitzt. 11

12 1.5. Optional: Installation weiterer 1stbp Drucker --- Für jedes Verarbeitungszentrum, an das Sie Rechnungen verschicken, wird ein Drucker benötigt. Wenn Sie von einem Empfänger darüber informiert werden, dass ein weiterer Drucker benötigt wird, starten Sie die Anwendung Drucker hinzufügen unter Start/Programme/First Businesspost/1stbpMessage. Wählen Sie den für Ihr Betriebssystem installierten Generischen Postscript Drucker. Nach dem Hinzufügen des Druckers startet die Port Konfiguration. Bitte definieren Sie für alle Druckertreiber das vorgesehene Druckverzeichnis! Es muss dringend darauf geachtet werden, dass der Message Druckertreiber die Option Portabilität optimieren eingestellt hat. Bei den Betriebssystemen Windows 2000 / XP erreichen Sie dieses Fenster über das anklicken des Buttons Start Einstellungen Drucker, dort klicken Sie den GenericPostScriptPrinter bzw. MessagePrinter mit der rechten Maustaste an und klicken auf den Eintrag Eigenschaften. In dem Fenster das sich öffnet klicken Sie im Reiter Allgemein, auf den Button Druckeinstellungen. Es öffnet sich wiederum ein Fenster in dem Sie auf den Button Erweitert klicken, und schon sind Sie in den Erweiterten Optionen. 12

13 1.6. Generieren eines Schlüsselpaares für die elektronische Signatur und Verschlüsselung Die Rechnungen werden elektronisch signiert und verschlüsselt. Dazu ist es notwendig ein Schlüsselpaar zu generieren. Nach der Installation und Konfiguration des Druckertreibers werden Sie dazu aufgefordert: Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. Anschließend vergeben Sie bitte zum Schutz Ihres Schlüsselpaares ein Passwort. Bei jedem Start von 1stbp Message müssen Sie dieses Passwort eingeben. Nun tragen Sie die Informationen für das Zertifikat ein: Vor- und Zuname des Zertifikat-Hauptnutzers Abteilung des Hauptnutzers Firmenbezeichnung Länderkürzel (z.b. DE, AT, CH, CZ) 13

14 Erzeugen des Schlüsselpaares: Durch Bewegung des Mauszeigers auf der Fläche des folgenden Fensters wird das Schlüsselpaar erstellt. Bewegen Sie den Mauszeiger bitte solange, bis Sie den Button Erzeuge Zertifikat anklicken können. Die Installationsroutine hat neben den 1stbp Message Programmdateien folgende Hilfsprogramme installiert: Java runtime environment Ghostscript zum Erzeugen der TIFF Dateien aus den Druckdateien Nach dem Erzeugen des Schlüsselpaares öffnet sich das Konfigurationsfenster automatisch. 14

15 2. Konfiguration 1stbp Message: 1stbp Message überträgt die in output folder bzw. Lokaler Pfad gespeicherten Dateien an das entsprechende 1stbp Verarbeitungszentrum. Bitte lassen Sie sich bei Ihrer Netzwerkadministration die Berechtigung geben, auf die Ihnen mitgeteilte IP Adresse mit dem entsprechenden Port, HTTP Übertragungen zu starten. Im Reiter Lokale Konfiguration werden die LAN Einstellungen konfiguriert Um die SenderID einzutragen klicken Sie bitte auf den Button und es öffnet ein Dialogfenster in dem Sie die Ihnen mitgeteilte Sender ID eintragen und mit dem OK Button bestätigen. 15

16 Lokaler Pfad: Pfad, in dem die gedruckten Dateien für die jeweilige Sender ID liegen. Entspricht output folder des Druckertreibers. Siehe Seite 6. Briefpapier: Geben Sie hier den Pfad zu einem TIFF Bild ein, das ein unbedrucktes Briefpapier oder Rechnungsformular Ihres Unternehmens enthält. Dieses Briefpapier wird bei jedem Rechnungsdruck als Hintergrund verwendet. Wenn Sie für die Folgeseiten ein abweichendes Briefpapier benutzen, können sie dies als Zweitseite hinterlegen. Falls das Briefpapier von Ihrem Warenwirtschaftssystem übergeben wird, achten Sie bitte auf eine kleine Auflösung des Farbigen Firmenlogos, da sonst das zu versendende Postscript zu groß wird und der Upload entsprechend lange dauert und Ihr System belastet. WICHTIG: das TIFF muss schwarz/weiß mit 300 DPI Auflösung und CCITT Gruppe 4 Fax komprimiert sein und dem Format des Ausdrucks entsprechen! Wasserzeichen: Als Wasserzeichen wird den erzeugten Rechnungen ein Eindruck hinzugefügt, welches festlegt, dass die erzeugten Bilddateien keine Rechnung im Sinne des UStG sind. Sie dienen lediglich der leichten Lesbarkeit. Benutze Archiv: hier können Sie festlegen, von welcher SenderID die gesendeten Belege Archiviert werden. Damit Sie den Status der gesendeten Belege prüfen können empfehlen wir diesen Punkt zu aktivieren. Starte alle: Hier kann das Zeitintervall eingestellt werden, in dem das System den lokalen Pfad nach neuen Druckdateien durchsucht und ggf. die Datenverarbeitung startet. Starte täglich um: Hier kann eine Uhrzeit eingestellt werden, zu der die Datenverarbeitung täglich einmalig beginnen soll. Archiv: Hier kann eingestellt werden, ob die Druckdateien nach der Übertragung gelöscht oder zur Archivierung in ein anderes Verzeichnis verschoben werden. Ggf. hierzu bei Archiv einen Pfad eingeben. Für die archivierten Dateien kann vom Verarbeitungszentrum ein Verarbeitungsstatus angefragt werden (siehe <Archiv>). Sender ID und Receiver ID werden Ihnen mitgeteilt und können nur einmalig verwendet werden, bei einer erneuten Installation verlangen Sie bitte eine neue Sender ID. Protokolldatei: Pfad, in den pro Start/Tag eine Logdatei geschrieben wird Automatischer Archivexport:Hier können Sie Archivbelege die den Staus Empfänger OK besitzen Automatisch in ein vorbestimmtes Verzeichnis Exportieren lassen, und festlegen wann die 1stbp Message Software dies durchführt. 16

17 2.1. Archiv Server Einrichtung (optional) Archiv Port: Definieren Sie hier den Port über den die Kommunikation mit den Archiv Clients laufen soll Um die Archivabfrage über den Rechnernamen/IP-Adresse zu definieren klicken Sie bitte auf Erlaubte Rechner Wählen Sie Hinzufügen um neue Rechner zu definieren die auf das Archiv zugreifen dürfen. Es können Rechnernamen oder IP Adressen definiert werden. Die Benutzung von Netmasks ist Optional. Im Feld Sender (Optional) werden die Zugriffe auf das Archivverzeichnis anhand der Sender ID geregelt wenn auf Ihrem Server Zwei Sender IDs genutzt werden. Im Feld Bemerkung können Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen. 17

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19 Um die Archivabfrage über Benutzername Passwort zu definieren setzen Sie bitte hier ein Häkchen und klicken im Anschluss auf den Button Erlaubte Benutzer. Es öffnet folgendes Fenster: Wenn Sie auf klicken, können Sie einen weiteren Benutzer hinzufügen. Wenn Sie auf klicken, wird der vorhandene Benutzer gelöscht. Bitte beachten Sie, dass auch bei Benutzername die Groß Kleinschreibung zu beachten ist. Im Feld Sender(Optional) können die Zugriffe auf das Archiv anhand der Sender ID eingeschränkt werden, wenn mehrere Sender ID`s genutzt werden. Im Feld Bemerkung können Sie zusätzliche Eintragungen vornehmen. 19

20 2.2. Verarbeitungszentrum konfigurieren Im Reiter Verarbeitungszentrum werden die Verbindungsdaten der Empfänger konfiguriert. Für jedes Verarbeitungszentrum mit dem Sie zusammenarbeiten müssen die Verbindungsdaten hinterlegt werden ( Hinzufügen ). Die Datenübertragung erfolgt über HTTP. ID Verarbeitungszentrum: wird Ihnen in der Regel per mitgeteilt. Diese ID entspricht der Gateway Nummer des Drucker Ports. Verbindungsprotokoll URL: Pfad zum HTTP Server des Verarbeitungszentrums. Dieser wird Ihnen i.d.r per E- Mail mitgeteilt. Backup URL: Pfad zum Backup HTTP Server des Verarbeitungszentrums. Dieser wird Ihnen bei Bedarf per mitgeteilt. 20

21 Das Schlüssel-Symbol zeigt an, ob der Austausch der öffentlichen Schlüssel mit dem Verarbeitungszentrum erfolgt ist. Drücken Sie gegebenenfalls Austausch öffentl. Schlüssel um dies anzustoßen. Verwenden Sie in Ihrem Netzwerk einen Proxy-Server, so geben Sie hier bitte die IP Adresse und den entsprechenden Port (zweites Eingabefeld) an. Wenn Ihr Proxy-Server eine separate Anmeldung erfordert können sie hier Benutzername und Passwort eingeben. Einige Firewalls erlauben nur eine bestimmte maximale Uploadgröße. Sollte es notwendig sein, können Sie die Uploaddateien in 100 kb Stücke aufteilen lassen um diese Problematik zu umgehen. Die Dateistücke werden im Verarbeitungszentrum dann wieder zusammengeführt. Netzwerkeinstellungen: Wenn Sie eine Fehlermeldung der Zeitüberschreitung bei Verbindungen oder beim Lesen erhalten können Sie die Anfragedauer hier Konfigurieren. 21

22 2.3. Optional: Übergabe von ASCII Druckdateien Im Reiter Text Invoice erfolgt die Aufbereitung einer textbasierten Rechnung, wie sie von vielen Warenwirtschaftssystemen für die Ausgabe auf Zeilendruckern ausgegeben werden. Die Druckdatei muss durch Leerzeichen formatiert sein und darf außer Seitentrenner und Rechnungstrenner keine druckerspezifischen Formatierungszeichen beinhalten. Diese Textdateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.txt z.b. 4900_12345.txt Aktiviere Text Invoice : Nur Vorschau: Schaltet diese Option ein oder aus Hilft bei der Erstdefinition des Seitenlayouts. Die Datei im Lokalen Pfad wird verarbeitet und das Ergebnis wird am Bildschirm angezeigt. Es findet keine Übertragung an das Verarbeitungszentrum statt. Dieser Vorgang dauert je nach Computer bis zu einer Minute. Die Vorschau-Option muss bei jedem Start von 1stbpMessage erneut gesetzt werden! Tipp: Deaktivieren Sie in der Definitionsphase beide Optionen der automatischen Datenübertragung!!!! 22

23 Unix -> ANSI konv.: EBCIDIC -> ANSI konv.: Page delimiter: Invoice delimiter: Convert LF to CR+LF: Schriftart: Schriftgröße: Papiergröße: Ausrichtung: Maßeinheit: Linker/rechter Rand: Oberer/unterer Rand: Zeilenabstand: Button Speichern: Button Laden: Konvertiert den Zeichensatz der ASCII Datei zur richtigen Darstellung vom Unix Zeichensatz nach ANSI Konvertiert den Zeichensatz der ASCII Datei zur richtigen Darstellung vom EBCIDIC Zeichensatz nach ANSI Eindeutiges Seiten-Trennzeichen (Hex Zeichen in Klammern z.b. <0c>) Eindeutiges Rechnungs-Trennzeichen (Hex Zeichen in Klammern z.b. <0c>) Sollten mehrzeilige Trennungszeilen über Kopieren-/Einfügen definiert werden, bitte hier durch einen Haken konvertieren Schriftart des Rechnungsdrucks definieren (bei textbasierten Rechnungen häufig Courier ) Schriftgröße des Rechnungsdrucks definieren Papiergröße des Rechnungsdrucks Definiert die Orientierung der zu druckenden Seite Maßeinheit der folgenden Angaben. Durch Rundungsfehler entstehen bei Millimeterangaben krumme Werte. Dies hat keinen Einfluss auf die Funktionalität. Linker/rechter Rand des Druckbeginns (kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden) Oberer/unterer Rand des Druckbeginns (kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden) Hiermit werden die einzelnen Zeilen weiter auseinander gezogen. In Point angegebener Wert, der dem üblichen Zeilenabstand zugeschlagen werden soll. Die Text - Settings können gespeichert werden. Gespeicherte Text Settings können geladen werden. 23

24 Wenn Sie das Feld Indiv.Zeichensatz anklicken. können Sie über den Button Individuellen Zeichensatz aufrufen. das Fenster Dort können Sie z.b. Sonderzeichen herauslöschen oder ein Zeichen bzw. Zeichenkette durch ein anderes Zeichen ersetzen lassen. Ein Zeilenvorschub bei mehrzeiligen Eingaben muss mit \r\n definiert werden. Mit dieser Funktion lassen sich z.b. auch Leerzeilen einfügen. Klammern und andere Sonderzeichen (()[]{}+*.?) müssen mit dem Backslash \ Maskiert werden(siehe Beispiel). 24

25 Beispiel: Schritt 1: Analyse der Spooldatei: ##- ist das Trennzeichen der Rechnung <0c><0a> ist das Trennzeichen der Seite (mit Hex Editor anschauen) 25

26 Schritt 2: Scannen und Hinterlegen des Rechnungsformulars Schritt 3: Definition der Parameter in der Text Invoice Ansicht (siehe oben) Schritt 4: Nur Vorschau wählen Schritt 5: ASCII Datei mit einer oder zwei Rechnungen in das Verzeichnis Lokaler Pfad kopieren Schritt 6: Starte jede auf 12 Stunden einstellen Schritt 7: Starte jetzt drücken Nach einiger Rechenzeit erscheint das Vorschaufenster mit dem Ergebnis. Für Änderungen einfach das Vorschaufenster schließen und in die Text Invoice Ansicht wechseln. Nach erfolgter Änderung erneut auf Starte jetzt drücken. 26

27 2.4. Optional: Übergabe von strukturierten ASCII Dateien 1stbp Message kann auch zum Versand von strukturierten Datensätzen verwendet werden. Hierbei werden strukturierte Dateien im Senderformat übergeben und vom Verarbeitungszentrum in das Empfängerformat importiert. Die Verarbeitungsschritte von 1stbp Message sind hierbei: - Pollen des Verzeichnisses Lokaler Pfad - Verschlüsseln und Signieren der ASCII Dateien - Übertragung der verschlüsselten Daten per HTTP an das Verarbeitungszentrum Sollte die ASCII Datei des Senders in einem Format vorliegen, das nicht standardmäßig unterstützt wird, ist eine einmalige, kostenpflichtige Formatdefinition im Verarbeitungszentrum notwenig. Für ein konkretes Angebot und zur Klärung der erforderlichen Informationen melden Sie sich bitte beim Support des Verarbeitungszentrums. Die Kontaktdaten finden Sie unter: unter dem Menüpunkt Kontakt. Preise finden Sie unter dem Menüpunkt Konditionen. Die strukturierten ASCII Daten müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.asc z.b. 4900_12345.asc 27

28 2.5. Optional: Übergabe von PCL Druckdateien 1stbp Message kann auch PCL Dateien verarbeiten. Es stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Nur Vorschau: Zeigt die konvertierte Datei an, ohne die Übertragung zu starten. Konvertiere zu Text: Mit dieser Option werden die PCL Steuerzeichen eliminiert und die Daten als reine Textdatei an die Text Invoice Option weitergegeben. Hier erfolgt die endgültige Aufbereitung und Konvertierung in das Postscript Format. Konvertiere zu PDF: Die PCL Datei wird mit allen grafischen Attributen direkt in das Zielformat konvertiert. Im PCL enthaltene Schriftarten müssen als TrueType Schriftart hinterlegt werden. Durch die Vielzahl von unterschiedlichen PCL Attributen funktioniert diese Option nicht immer. Die PCL Druckdateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.pcl z.b. 4900_12345.pcl Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie dazu aufgefordert werden! 28

29 2.6. Optional: Übergabe von PDF Dateien 1stbp Message kann mit Hilfe eines externen Programms PDF Dateien direkt in Postscript Dateien für die weitere Verarbeitung konvertieren. Wählen Sie hierfür die Installationsart Benutzerdefiniert Klicken Sie auf das X bei XPdf 3.0 und wählen Sie Vom Arbeitsplatz starten. Das X wird nun durch das gleiche Symbol ersetzt, wie bei den anderen Komponenten (Festplatte). Klicken Sie auf Weiter. 29

30 PDF Verarbeitung deaktivieren: Schaltet diese Option aus. PDF unkonvertiert senden: Mit dieser Einstellung wird das PDF unkonvertiert an das Verarbeitungszentrum geschickt und erst dort verarbeitet. Nutzen Sie diese Option nur, wenn Sie dazu aufgefordert werden! PDF vor Versand in PS konvertieren: Schaltet diese Option an. PDF zu PS für Vertiffung konvertieren: Mit dieser Option wird eine PDF Datei nicht direkt konvertiert sondern zuerst in ein PS umgewandelt. Bei manchen PDF Dateien ist die Vertiffung sonst nicht möglich. Benutzen Sie diese Option nur, wenn Sie hierzu aufgefordert werden, und für Anlagen im PDF Format. Pfad zum PDF zu PS Konverter: Das Programm XPdf wird bei der Installation in den Installationspfad kopiert. Der Pfad muss das ausführbare Programm mit beinhalten (pdftops.exe). XPdf existiert auch für andere Betriebssysteme. Der Download kann hier erfolgen: Falls durch dieses Tool eine Fehlermeldung auftritt, verwenden Sie bitte das Tool von dieser Seite: Die PDF Dateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.pdf z.b. 2222_12345.pdf 30

31 2.7. Optional: Übergabe von HTML Dateien 1stbp Message kann einige HTML Dateiformate direkt in das Postscript Format konvertieren. Hierbei können Randeinstellungen und eine Standard Schriftart definiert werden. Aktiviere HTML: Nur Vorschau: Standard Schriftart: Papiergröße: Ausrichtung: Maßeinheit: Schaltet diese Option an oder aus. Hilft bei der Erstdefinition des Seitenlayouts. Die Datei im Lokalen Pfad wird verarbeitet und das Ergebnis wird am Bildschirm angezeigt. Es findet keine Übertragung an das Verarbeitungszentrum statt. Dieser Vorgang dauert je nach Computer bis zu einer Minute. Die Vorschau-Option muss bei jedem Start von 1stbpMessage erneut gesetzt werden! Tipp: Deaktivieren Sie in der Definitionsphase beide Optionen der automatischen Datenübertragung im Reiter Lokale Konfiguration!!!! Definiert die verwendete Standard Schriftart. Diese Schriftart hat keine Auswirkung auf Textelemente in <pre> tags. Papiergröße des Ausdrucks Definiert die Orientierung der zu druckenden Seite Maßeinheit der folgenden Angaben. Durch Rundungsfehler entstehen bei Millimeterangaben krumme Werte. Dies hat keinen Einfluss auf die Funktionalität. 31

32 Linker/rechter Rand: Oberer/unterer Rand: Linker/rechter Rand des Druckbeginns (kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden) Oberer/unterer Rand des Druckbeginns (kann auch mit negativem Vorzeichen verwendet werden) Bei mehrseitigen HTML Dateien muss darauf geachtet werden, dass nach erfolgreicher Formatierung eine Rechnungsseite jeweils einer Druckseite entspricht. Mit der Option PS Aufsplittung kann diese Datei dann in Einzeldateien aufgeteilt werden. Die HTML Dateien müssen nach folgender Nomenklatur im Verzeichnis Lokaler Pfad stehen (sofern keine Einstellungen im Reiter Dateinamen vorgenommen wurden): ID Verarbeitungszentrum_laufende Nummer.html z.b. 4900_12345.html 32

33 2.8. Optional: PS Aufsplittung Im Reiter PS Aufsplittung können Sie Kriterien festlegen, nach denen eine Postscriptdatei, die mehrere Dokumente beinhaltet, in Einzeldokumente aufgeteilt werden soll. Dieser Programmteil kann auch mit den Optionen PDF, HTML, PCL und Text Invoice kombiniert werden. Wählen Sie als Schlüsselwort einen Begriff, der ausschließlich entweder auf der Erstseite oder der letzten Seite eines Dokuments zu finden ist. Die Position des Schlüsselworts auf der Seite ist egal. Beachten Sie die Groß-/Kleinschreibung. Schritt 1: Schritt 2: Erzeugen Sie eine mehrseitige Rechnung und kopieren Sie diese in das Verzeichnis lokaler Pfad Mit Drücken des Test Buttons öffnet sich ein Fester in dem die reine Textinformation angezeigt wird. Nur Worte, die hier angezeigt werden, können als Schlüsselworte definiert werden 33

34 Schritt 3: Mit Drücken des Test Buttons wird das definierte Schlüsselwort auf die Postscriptdatei im Verzeichnis lokaler Pfad angewendet. Die aufgesplitteten Dateien liegen zur Kontrolle dann auch in diesem Verzeichnis. Ein Postscript Anzeigeprogramm kann gegebenenfalls downgeloaded werden unter: 34

35 Bei der Verwendung der PS Aufsplittungsoption muss dringend darauf geachtet werden, dass der Postscript Druckertreiber die Option Portabilität optimieren eingestellt hat. Bei den Betriebssystemen Windows 2000 / XP erreichen Sie dieses Fenster über das anklicken des Buttons Start Einstellungen Drucker, dort klicken Sie den GenericPostScriptPrinter bzw. MessagePrinter mit der rechten Maustaste an und klicken auf den Eintrag Eigenschaften. In dem Fenster das sich öffnet klicken Sie im Reiter Allgemein, auf den Button Druckeinstellungen. Es öffnet sich wiederum ein Fenster in dem Sie auf den Button Erweitert klicken, und schon sind Sie in den Erweiterten Optionen. 35

36 2.9. Optional: Dateinamen Im Reiter Dateinamen kann die Nomenklatur der zu verarbeitenden Dateien definiert werden. Pro definiertem Verarbeitungszentrum wird pro verarbeitbarem Dateityp ein Eintrag in die Tabelle vorgenommen. Als Standardeinträge werden die ID des Verarbeitungszentrums mit einem _ und eine ID für den Dateityp vorgenommen. Wenn nur EIN Dateityp an EIN Verarbeitungszentrum geschickt wird, kann der Eintrag in ID Verarbeitungszentrum und ID Dateityp gelöscht werden und die nicht benutzten Dateitypen deaktiviert werden. Es wird dann JEDE Datei im lokalen Pfad verarbeitet, egal wie sie benannt ist. Weitere Beispiele: Aktivierter ID Verarbeitungszentrum ID Dateityp Resultat Dateityp Textinvoice 80.lst Alle Dateien, die mit 80 beginnen und mit.lst enden werden mit der Textinvoice Option verarbeitet und an das in dieser Zeile stehende Verarbeitungszentrum geschickt Ascii.dat Alle Dateien mit der Endung.dat werden als strukturierte Ascii- Dateien verarbeitet und an das in dieser Zeile stehende Verarbeitungszentrum geschickt 36

37 Aktivierter ID Verarbeitungszentrum ID Dateityp Resultat Dateityp PostScript germany Alle Dateien, die mit germany beginnen werden mit als PostScript Dateien verarbeitet und an das in dieser Zeile stehende Verarbeitungszentrum geschickt 37

38 2.10. Automatischer Ausdruck der Bilddateien Im Reiter Drucken kann definiert werden, ob die in den Übertragungsdaten enthaltenen Tiff- Dateien sofort nach der Übertragung gedruckt werden sollen. Der gewünschte Drucker kann definiert werden. Der Ausdruck hat Konzeptqualität da sonst unter Java sehr hohe Speicheranforderungen benötigt werden. Unter der Auswahl Exemplare können sie die Druckhäufigkeit einstellen. 38

39 3. Weitere Optionen Im Reiter Optionen können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Sprache: Passwort automatisch laden: Ghostscript Fehler bei der Tiff Erzeugung ignorieren: Unterverzeichnisse mit berücksichtigen: Anlagen Aktivieren: Pfad für Anlagen: Hier kann die Sprache gewählt werden, in der das Programm angezeigt werden soll. Der Sprachwechsel wird erst nach einem erneuten Start des Programms sichtbar. Das Passwort wird in die Konfigurationsdatei von 1stbp Message geschrieben und beim Start automatisch geladen. Dies ist z.b. notwendig, wenn 1stbp Message als Dienst automatisch gestartet werden soll. Vorsicht: Dies kann ein Sicherheitsrisiko darstellen! Es kann vorkommen, dass Ghostscript eine Fehlermeldung bei der Tiff- Generierung ausgibt, das Ergebnis jedoch ok ist. Mit dieser Option wird der Fehler ignoriert und die Verarbeitung wird nicht unterbrochen. Wenn diese Option gewählt ist, werden die zu verarbeitenden Daten auch in Unterverzeichnissen, welche im lokalen Pfad liegen, gesucht. Diese Funktion ermöglicht es, eingescannte Dateien als Anhang mit zu versenden. Diese Option ist für Druckdatenströme und strukturierte Daten verfügbar. Näheres siehe Anlagen hinzufügen ab Seite 39 Pfad, in dem Anlagen abgelegt werden, die mit der Option Anlagen automatisch hinzufügen verarbeitet werden. Der Pfad wird aktiviert durch den entsprechenden Eintrag im Reiter Optionen. Wenn die Option Unterverzeichnisse mit berücksichtigen gewählt ist, kann der Pfad für Anlagen nicht ausgewählt werden. an Administrator: Wenn dieser Punkt aktiviert ist, bekommt der Administrator bei Fehlermeldungen eine Benachrichtigung. 39

40 4. Optional: Anlagen übermitteln Grundsätzlich stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, rechnungsbegründende Anlagen zu übermittlen. Ob und inwieweit diese Anlagen vom Empfänger verlangt werden, muss mit diesem geklärt werden. Die Software Message stellt lediglich ein Framework zur Verfügung, welches die Verknüpfung von Rechnungsabbild und korrespondierender Anlage techisch herstellt. Die logische Zuordnung kann wie folgt vorgenommen werden: Die nutzbaren Bildformate sind Tiff bzw. PDF. Um PDF zu verwenden beachten Sie bitte Seite 29. Das Tiff muss folgende Einstellungen haben: Farbe: Schwarzweiß (1bit) Komprimierung: CCITT Gruppe 4 (2d)-Fax Auflösung: x=300, y=300 Größe: A4 (210x297mm) 4.1. Möglichkeit 1: Interaktiv Wie bei der manuellen Kuvertierung von Rechnung und Anlage in einen Briefumschlag, wird bei der Option interaktiv im linken Teil des Fensters der zu versendende Rechnungsbeleg oder hier der Datensatz angezeigt. Über den Button Hinzufügen kann dann entweder Datei aus dem Filesystem (z.b. Excel-Liste.pdf oder vorab gescannter Stundenzettel) mit der Rechnung verknüpft werden. Während das Programm den Beleg versendet, und wenn bei Anlagen hinzufügen Option gewählt wurde öffnet sich ein Anlagenfenster. Durch den Button Hinzufügen können dem aktuellen Dokument Tiff bzw. PDF Dateien hinzugefügt werden. Wählen Sie den Dateityp und die entsprechende Datei per Doppelklick oder Öffnen aus. 40

41 Wenn Sie alle Anlagen eingefügt haben bestätigen Sie das Anlagenfenster mit ok. Das im Ordner lokaler Pfad gefundene Dokument wird durch aktivieren der Starte jetzt Option oder bei erreichen der automatischen Datenübertragungszeit zuerst komplett verarbeitet (z.b. PCL/PDF/html zu PS Konvertierung, Text invoice Option, Seiten- und Dokumententrennung etc.). Das Briefpapier wird ggf. hinterlegt und die fertige Rechnung wird dann in der linken Seite des Anlagen hinzufügen Fensters angezeigt. Achtung: bei strukturierten Daten wird keine Dokumententrennung durchgeführt. Es muss hier also pro Dokument eine Datendatei im Ordner lokaler Pfad liegen! Über den Button Abrechen können Sie die Übertragung des Beleges Stoppen. Über den Button Löschen können Sie den Angezeigten Beleg löschen lassen und dieser Beleg wird nicht mehr übertragen. 41

42 4.2. Möglichkeit 2: Automatische Zuordnung Bei einer automatischen Zuordnung müssen entweder Rechnungs- und Anlagendatei jeweils in einem Unterverzeichnis (1) liegen oder es muss eine Namensgleicheit von Rechnung und Anlage gegeben sein (2). (1) Pro Unterverzeichnis ein Dokument und Anlage(n): Wenn im Reiter Optionen die Option Unterverzeichnisse mit berücksichtigen aktiviert ist, wird diese Option automatisch mit ausgewählt. Hier bei muss das zu verarbeitende Dokument (z.b. die Rechnung) den Konventionen entsprechen, wie sie im Reiter Dateinamen definiert wurden. Die darüber hinaus im Ordner enthaltenen PDF und/oder Tiff Dateien werden als Anlage automatisch hinzugefügt. (2) Anlagen suchen im Anlagen Pfad : Der im Reiter lokale Konfiguration definierte Anlagen Pfad wird nach TIFF und/oder PDF Dateien durchsucht und mit dem Dateinamen des zu verarbeitenden Dokuments (z.b. Rechnung) verglichen. Es kann festgelegt werden, ob hierbei der komplette Dateiname bis auf die Endung identisch ist oder nur eine bestimmte Anzahl Zeichen gleich lautet. Gleicher Name: Rechnung im lokalen Pfad heißt: 4711.ps, die Anlage im Anlagen Pfad heißt: 4711.tif, oder bei mehreren Anlagen: Rechnung im lokalen Pfad heißt: 4711.pdf die Anlagen im Anlagen Pfad heißen: pdf und pdf Erste 4 Zeichen müssen identisch sein: Rechnung im lokalen Pfad heißt: 4711.ps, 42

43 5. Start des Programms Mit der Installation des 1stbp Message Programms wird ein Programmsymbol auf den Schreibtisch/Desktop mit einem Schlangensymbol und einem Briefumschlag erzeugt. Weiterhin wird eine Programmgruppe First Businesspost hinzugefügt. Mit beiden Varianten haben Sie die Möglichkeit, 1stbp Message zu starten. Geben Sie nun das Passwort für das Schlüsselpaar ein und bestätigen mit Ja Danach startet 1stbp Message: 43

44 6. Archiv Funktion 6.1. Archivansicht Wenn im Reiter lokale Konfiguration die Archivfunktion aktiviert ist, wird jede verarbeitete Datei in dieses Verzeichnis kopiert. Mit dem Archiv kann der Verarbeitungstand der Dokumente abgefragt werden. Darüber hinaus werden erfasste Eckdaten der Dokumente vom Verarbeitungszentrum zurück übertragen, um die Nachverfolgung zu vereinfachen Statusmeldungen Folgende Statusmeldungen sind möglich: Unbekannt (das Dokument wurde übermittelt, es wurde noch kein Status erfragt!) Gateway erhalten (das Dokument befindet sich im Gateway) Empfänger: Versandt (das Dokument wurde an den Empfänger weitergeleitet.) Manuell exportiert (das Dokument wurde trotz fehlender Informationen oder manueller Kontrolle an den Empfänger weitergeleitet) Fehlerhaft zurück (das Dokument wurde aufgrund von fehlenden Informationen an den Sender zurückgeschickt) Aufgeteilt 44

45 6.3. Statustabelle: ID: Status: Dok. Nummer: Übertragen: Dokumentendatum: Empfänger: Gateway empfangen: Gateway fertig: Empfänger ok: Aktualisiert: Laufende Verarbeitungsnummer der Dokumente Aktueller Verarbeitungsstatus Die auf dem Dokument enthaltene Rechnungsnummer Zeitpunkt der Datenübertragung Das auf dem Dokument enthaltene Datum Die vom Verarbeitungszentrum vergebene ID des ermittelten Rechnungsempfängers Datum, an dem das Dokument im Verarbeitungszentrum eingetroffen ist Datum, an dem das Dokument im Verarbeitungszentrum exportiert wurde Datum, an dem das Dokument beim Empfänger eingetroffen ist Zeitpunkt der letzten Statusabfrage Die Spaltenbreite kann den individuellen Bedürfnissen angepasst werden und wird beim Verlassen gespeichert. 45

46 6.4. Besonderheit bei der Übergabe strukturierter Dateien Sofern die zur übergebenden ASCII-Dateien mehrere Dokumente beinhalten, dann werden diese Dokumente werden erst im Verarbeitungszentrum in Einzeldokumente aufgeteilt. Das gesendete Dokument wird unter der laufenden Nummer angezeigt und erhält bei der Statusabfrage den Wert Aufgeteilt. Die darin enthaltenen Einzeldokumente werden mit einer Unternummer versehen unter der auch der Verarbeitungsstatus übermittelt wird. In der Dokumentanzeige wird immer das gesendete Dokument angezeigt. 46

47 6.5. Detailanzeige Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht. Hier werden die Eckdaten des Dokuments und die bildhafte Darstellung bzw. der übergebene Datensatz angezeigt. Das Bild kann gezoomt werden und es kann bei mehrseitigen Dokumenten innerhalb der Datei geblättert werden. 47

48 6.6. Menüpunkt Datei Eintrag löschen: Export: Import: Löscht den aktivierten Datensatz Startet die Exportfunktion Startet die Importfunktion 6.7. Menüpunkt Ansicht : Im Details Fenster werden die erfassten Eckdaten des Dokuments angezeigt. Im Filter Fenster können Sie eine Filterfunktion einstellen, welche Dokumente aufgelistet werden sollen. Sie können dabei auf drei Auswahlmöglichkeiten zurückgreifen. Sie wählen anhand der IDs, es werden alle Dokumente innerhalb der angegebenen IDs angezeigt Sie wählen anhand des Datums, wobei Sie zusätzlich das Datumsfeld auswählen können, und anhand eines Kalenders den Auswahltag festlegen, indem Sie auf den Button neben dem Datumsfeld klicken. Außerdem können Sie auch den Empfänger auswählen. 48

49 6.8. Menüpunkt Tools : Status anfordern: Status abholen: Eine Statusanfrage wird an das Verarbeitungszentrum geschickt. Wenn schon eine Anfrage gestellt wurde, aber noch nicht abgeholt wurde, ist dieser Menüpunkt deaktiviert. Wird aktiv, wenn eine Statusanfrage versendet wurde. Bitte warten Sie mit der Abholung des Status ca. 1 Minute. Sollte noch kein Ergebnis der Statusabfrage verfügbar sein, erscheint ein entsprechender Hinweis. Erneut senden: Aktualisieren: Wenn ein Dokument nach einer Statusabfrage immer noch den Status Unbekannt hat, kann es mit dieser Option erneut übertragen werden. Diese Option ist auch durch drücken der rechten Maustaste direkt in der Archivansicht verfügbar. Die Statustabelle wird mit den übertragenen Daten neu aufgebaut Suchenfenster Dok. Nummer: Im diesem Feld können Sie direkt nach einer Dokumenten Nummer suchen, indem Sie diese eintragen und dann die Enter Taste auf der Tastatur betätigen. Diese Funktion funktioniert nur bei Belegen bei denen die Spalte Dokumentennummer schon gefüllt ist. 49

50 6.10. Import und Export von Dokumentendaten Der Menüpunkt Datei ermöglicht die Aktivierung der Import und Export Funktion. Mit diesen Funktionen können Sie Dokumente aus der Archivansicht sichern (z.b. für ein externes Archivsystem) Dokumente mit dem sichern gleichzeitig entfernen (Monats-, Jahresabschluss etc) Exportierte Dokumente wieder Importieren Die erzeugte Datei wird im Zip-Format abgelegt. 50

51 Eine Zip-Datei enthält: Export.manifest: Informationen zum Exportformat Beispiel: SenderID=0_0 ExportDate= :36 ExportVersion=Message 1.0 DateRange= Ein oder mehrere Unterverzeichnisse mit jeweils einem Dokument Ein Dokumentenverzeichnis enthält ein Multipage Tiff und eine Ergebnisdatei. Wenn das Dokument zum Zeitpunkt des Exports noch nicht im Verarbeitungszentrum angekommen war, enthält es zusätzlich eine Postscriptdatei. Achtung: Sie sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Ausgangsrechnungen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzubewahren. In der Zusammenarbeit mit der Dienstleistung der First Businesspost bedeutet dies, dass Sie die im Verarbeitungszentrum erzeugten elektronischen Rechnungen und ggf. elektronischen Signaturen aufbewahren müssen. Seit wird für jeden "Sender" im Verarbeitungszentrum pro Jahr eine CD gebrannt und mit der Jahresabrechnung des Packages verschickt. Sollte ein abweichender Archivierungszyklus notwendig sein, kontaktieren Sie bitte den technischen Support. Die CD enthält alle aufbewahrungspflichtigen Daten sowie eine Anwendung zur Anzeige der Daten. 51

52 Aufbau der Ergebnisdatei: - <1stbp> - <Document> <DocumentID>256</DocumentID> - <Status> <StatusID>101011</StatusID> <LastUpdate> :02:40</LastUpdate> <GatewayReceived> </GatewayReceived> <GatewayFinished> :24:31</GatewayFinished> <DownloadDate /> <SentDate> </SentDate> </Status> - <Summary> <DocumentNumber> </DocumentNumber> <DocumentDate> </DocumentDate> <Total> </Total> <SubTotal> </SubTotal> - <Taxes> - <Tax> <TaxAmount>165.24</TaxAmount> <TaxPercent> </TaxPercent> <TaxableAmount> </TaxableAmount> </Tax> </Taxes> </Summary> - <Receiver> <ID>1111_1032</ID> <Name>Name Ansprechpartner</Name> <Company>Firmenname</Company> <Address>Strasse</Address> <City>Stadt</City> <Phone>Telefonnummer</Phone> <Zip>Postleitzahl</Zip> </Receiver> </Document> </1stbp> 52

53 Stati: "Not received" status = -1 "Processing" status = 2; "Sent back" status = 24; "Test sent to receiver" status = 25; final "Sent to Test Gateway" status = 26; "Sent Back Duplicate Document" status = 27; final "Sent Back Webedi Document" status = 29; final "Blocked Sender" status=32 "Disaggregated document" status = 99 "Sent" status = 1XX010; XX= SENT_BY_MAIL final SENT_BY_DM final SENT_BY_X400 final SENT_BY_FAX final SENT_BY_SAP final SENT_BY_WEB (webedi) final SENT_BY_OFTP final SENT_BY_AS2 final SENT_BY_BARCODE_MAIL final SENT_BY_ROAMING final SENT_BY_BARCODE_DM final SENT_BY_ROAMING_AS2 final SENT_BY_SPDF_ final SENT_BY_PROTOCOL_DM final SENT_BY_ROAMING_ final "Sent Incomplete" status = 1XX011; XX= SENT_INCOMPLETE_BY_MAIL final SENT_INCOMPLETE_BY_DM final SENT_INCOMPLETE_BY_X400 final SENT_INCOMPLETE_BY_FAX final SENT_INCOMPLETE_BY_SAP final SENT_INCOMPLETE_BY_WEB (webedi) final SENT_INCOMPLETE_BY_OFTP final SENT_INCOMPLETE_BY_AS2 final SENT_INCOMPLETE_BY_BARCODE_MAIL final SENT_INCOMPLETE_BY_ROAMING final SENT_INCOMPLETE_BY_BARCODE_DM final SENT_INCOMPLETE_BY_ROAMING_AS2 final SENT_INCOMPLETE_BY_SPDF_ final SENT_INCOMPLETE_BY_PROTOCOL_DM final SENT_INCOMPLETE_BY_ROAMING_ final "Converting" //status = 12; "Converting Incomplete" //status = 13; "FTP received" //status = 14; "Waiting Reprocess" //status = 15; "Waiting Receiver" //status = 16; "Waiting Supervising" //status = 17; "Incomplete" //status = 18; "Processed" //status = 19; "Error" status = 20; "Finding receiver" //status = 21; "Waiting process" //status = 22; "Too many receivers" //status = 23; "Sent back" status = 24; "Test sent to receiver" status = 25; "Sent to Test Gateway" status = 26; "Sent Back Duplicate Document" status = 27; "Receiver Incorrect Found"status = 28; "Sent Back Webedi Document" status = 29; "Sending To Help Gateway"status = 30; "Waiting For Help Gateway"status = 31; 53

54 7. Mehrfachnutzung des Hauptprogramms (z.b. 2 Firmen nutzen einen Server gemeinsam) 1. Um die SenderID einzutragen klicken Sie bitte auf den Button Hinzufügen und es öffnet ein Dialogfenster in dem Sie die übermittelte SenderID eintragen und mit dem OK Button bestätigen. 2. Es ist sehr wichtig, dass Sie für jeden Sender eine separate Sender-ID benutzen. Sie können diese jederzeit anfordern unter Tel.: 089 / Jetzt können Sie für die zweite Sender ID den Lokalen Pfad und die benötigten Pfade für das Briefpapier mit aufnehmen. 54

55 4. Drucker hinzufügen Starten Sie das Programm addmidsizesenderprinter.exe. Dieses finden Sie im Installationsverzeichnis der Message - Software. C:\Programme\First Businesspost\1stbp Message\ addmidsizesenderprinter.exe Bestätigen Sie die Erzeugung eines neuen Druckers (AdobePSGenericPostPrinter). Konfigurieren Sie den Drucker: Port name: Gateway number: Output folder: bezeichnet den Drucker, der Name kann beliebig vergeben werden. die Bezeichnung der Gateways (Deutschland 4900; Österreich 4300; Schweiz 4100 etc.) Verzeichnis in das die von Drucker erzeugten Postscript-Dateien gespeichert werden sollen. Geben Sie hier das Verzeichnis der zweiten Installation ein! Bitte auch für diesen Drucker die Einstellungen von Seite 32 beachten! Wählen Sie die Option Austausch öffentl. Schlüssel unter Konfiguration/Verarbeitungszentren. Nun können Sie die zweite Sender ID nutzen. 55

56 8. Archiv Viewer (Client) Mit der Installation des 1stbp Message Archiv Client wird ein Programmsymbol auf den Schreibtisch/Desktop mit einem Schlangensymbol und einem Briefumschlag erzeugt. Weiterhin wird eine Programmgruppe First Businesspost hinzugefügt. Mit beiden Varianten haben Sie die Möglichkeit, den 1stbp Message Archiv Client zu starten. Nach dem Start müssen Sie den Rechnernamen oder die IP Adresse des 1stbp Message Servers und den Port über den die Kommunikation laufen soll eingeben. Die Werte werden gespeichert und stehen beim nächsten Programmstart wieder zur Verfügung. Wenn unter der angegebenen Adresse/Port kein 1stbp Message Server installiert ist oder der Server nicht läuft erscheint eine Fehlermeldung. Kommt eine Verbindung zustande, werden die Programmkomponenten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Sollte der Server mit einer neuen Version aktualisiert worden sein, werden beim nächsten Programmstart die Clients auch aktualisiert. 56

57 Nach der Überprüfung der Programmkomponenten öffnet sich das Archivfenster. Es können mehrere Rechner gleichzeitig auf das Archiv zugreifen. 57

58 9. Überprüfung der Programmpakete Um die Unversehrtheit des Downloads bzw. der installieren Softwarekomponente zu überprüfen, sollten Sie folgendermaßen vorgehen: Öffnen Sie unsere Homepage: Unter dem Punkt Service finden Sie unter dem Programmdownload ein Verzeichnis der Hash- Werte (Link: Hash-Values). Um diese Hashwerte mit den lokalen Dateien zu vergleichen, benötigen Sie ein Programm zur Hashwertberechnung. Sie können z.b. dieses Programm verwenden: Nach Installation und Start dieses Programms erhalten Sie folgendes Fenster Dort klicken Sie bitte auf den Öffnen Button (...), in dem nächsten Fenster verweisen Sie bitte auf die downloadete Datei (z.b. 1stbp_message_v2.3.1.exe) oder auf die Datei message.jar im Installationspfad und aktivieren SHA1. Nun können Sie den Hashwert durch einen Klick auf den Button Calculate berechnen lassen und mit dem Wert auf der Homepage vergleichen. Falls dieser Wert nicht übereinstimmt setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. 58

59 10. Aufnahme des Java Pfades in die Umgebungsvariablen Bitte klicken Sie in der Systemsteuerung auf das Icon System. Wählen Sie den Reiter Erweitert. 59

60 Hier klicken Sie auf den Button Umgebungsvariablen. 60

61 dort wählen Sie bitte die Variable Path und klicken auf den Button Bearbeiten, am Ende der Variablen fügen Sie bitte ein Semikolon und den Pfad zum Javaverzeichnis ein z.b.: C:\Programme\Java\jre1.6.0\bin 61

62 11. Anpassung des Dienstes (Java Heap Space) Start /Ausführen -> im öffnenden Fenster Regedit eintragen und mit Enter bestätigen. Es öffnet der Registrierungs-Editor. Bitte öffnen Sie in der Baumstruktur den Ordner HKEY_LOCAL_MACHINE, dort den Ordner SYSTEM, hier den Ordner CurrentControlSet, hier den Ordner Services, und hier den Ordner 1stbp Message und markieren dort den Ordner Parameters (siehe Screenshot nächste Seite). Den Wert in JVM Option Number 3 können Sie anpassen in dem Sie den Parameter mit einem Doppelklick öffnen und den neuen Wert eintragen. 62

63 12. 1stbp Message Hauptprogramm auf einen anderen Rechner verschieben es gibt eine einfache Methode Message auf einen anderen Rechner zu verschieben. Man kann die Konfiguration und den Schlüssel aus der ursprünglichen Installation mitnehmen. Hierbei spart man sich die erneute Konfiguration und den Schlüsseltausch. Bitte sichern Sie folgenden Dateien aus dem ursprünglichen Installationsverzeichnis (z.b.: C:\Program Files\First Businesspost\1stbp Message): ftp.properties (=Konfiguration) und keystore.jks (=Schlüssel) Laden Sie neueste Version von 1stbp Message hier runter: im Menüpunkt Service Hier finden Sie die Installationsanleitung: Den Installationstyp: "Server - 1stbp Message Hauptprogramm" wählen. Danach die Installationsvariante "Vollständig" auf dem Server oder "Benutzerdefiniert" auf dem Client. Im Menu der benutzerdefiniert Installation "XPdf 3.0" auswählen. Hierzu auf das rote X bei "XPdf 3.0" klicken und "vom Arbeitsplatz aus starten" wählen. Installation für alle Benutzer aktivieren und den "Fertigstellen" Button klicken. Jetzt die beiden gesicherten Dateien in das neue Installationsverzeichnis einfügen! Vorsicht auf WinVista, Win7 und Win2008Server, je nach Konfiguration des Client bzw. Servers kann es möglich sein, dass unter C:\Users\Public\First Businesspost\1stbp Message die beiden Dateien abgelegt werden müssen! Gegebenenfalls die Pfade zu den Verzeichnissen Print (lokaler Pfad), Archiv, Protokoll, (ggf. auch Anlagen) in der lokalen Konfiguration anpassen. Hierzu auf Ihre Sender ID 4900_**** klicken, erst dann erscheinen die Pfade. 63

64 13. Tipps und Fehlerbehandlung Beschreibung Die Installation bricht ab (Fehler im Programmpaket...) Das Programm hängt bei der Erzeugung des Schlüsselpaares Ich kann nach der Installation den Druckertreiber nicht benutzen Ich möchte, dass der 1stbp Message Server bei jedem Rechnerstart automatisch gestartet wird Nach dem Hinzufügen eines Briefpapiers erscheint die Fehlermeldung, dass das Briefpapier: nicht die Größe des Ausdrucks hat nicht die benötigte Auflösung von 300x300 dpi hat das falsche Farbmodell hat Lösung Überprüfen Sie die Größe des Installationspakets. Es sollte der auf der Downloadseite angegebenen Größe entsprechen. Sollte das Problem weiter bestehen, laden Sie sich bitte die aktuelle Version des Microsoft Installers herunter: Windows NT: amilyid=889482fc-5f56-4a38-b838-de776fd4138c Windows 9x/Me: d8-c b702-de3bb768148f&displaylang=en Überprüfen sie Möglichkeiten der Verschlüsselungsstärke Ihres Betriebssystems (z.b. Internet Explorer öffnen,? wählen, Info drücken). Die Verschlüsselungsstärke muss 128-Bit betragen. Sollte dies nicht der Fall sein, installieren Sie bitte das Microsoft High Encryption Pack für Ihr Betriebssystem und Ihre Version des Internet Explorers: oductid=&freetext=high+encryption+pack&displaylang =en Rebooten Sie den Rechner (Win 9x/Me) Kopieren Sie die bei der Installation erzeugte Verknüpfung in die Autostartgruppe. Damit die 1stbp Message Software starten kann,sollten Sie in der Konfiguration der Software unter dem Reiter Optionen das Passwort automatisch laden lassen. Oder Sie Installieren Sie den Dienst. Öffnen Sie das Briefpapier mit einem Bildbearbeitungsprogramm (z.b. Imaging/Seite/Eigenschaften) und wählen Sie folgende Einstellungen: Farbe: Schwarzweiß (1bit) Komprimierung: CCITT Gruppe 4 (2d)-Fax Auflösung: x=300, y=300 Größe: A4 (210x297mm) 64