Ausschreibung für die Austragung der MEXCON 2016»

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1 Ausschreibung für die Austragung der MEXCON 2016»

2 Ausschreibung für die Austragung der 3. Meeting Experts Conference MEXCON 2016»

3 Standort für MEXCON 2016 gesucht Die Meeting Experts Conference (MEXCON) hat in den Jahren 2012 und 2014 bereits zweimal stattgefunden und sich als gemeinsamer Kongress der Veranstaltungsbranche in Deutschland etabliert. Die Konferenz stellt eine renommierte Plattform dar, um den Dialog in der Tagungs- und Kongressbranche als auch mit der Politik unter der Beteiligung verschiedener Verbände weiter zu intensivieren. Nachdem Berlin 2012 und 2014 die Rolle des Gastgebers übernommen hat, möchten die Initiatoren der Konferenz das GCB German Convention Bureau e.v. und der EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.v. für 2016 auch andere Städte dazu einladen, die MEXCON auszutragen. Die deutschlandweite Ausschreibung soll der föderalen Struktur Deutschlands gerecht werden, die gerade auch für die Veranstaltungsbranche einen Erfolgsfaktor darstellt: So tragen mehr als 30 Städte, darunter Zentren in allen Regionen sowie der ländliche Raum, Jahr für Jahr zum sehr guten Gesamtergebnis Deutschlands im Ranking der International Congress & Convention Association (ICCA) bei. Die Möglichkeit, die MEXCON auch in anderen Städten stattfinden zu lassen, eröffnet der Gastgeberstadt und ihrer Umgebung zudem die Gelegenheit, den Fokus auf wichtige Themen vor Ort zu richten: etwa Neueröffnungen und Renovierungen von Locations oder Hotels sowie Investitionen in die Infrastruktur für Tagungen, Kongresse und Events. Gemeinsamer Kongress der Veranstaltungsbranche Im Jahr 2012 fand die Meeting Experts Conference (MEXCON) erstmals in Berlin statt. Basis war die Idee des GCB German Convention Bureau e.v. und des EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.v., ihre jeweiligen Mitgliederversammlungen zu bündeln. Darauf aufbauend entwickelten die beiden Verbände ein umfassendes Branchentreffen mit den weiteren wichtigen Verbänden der deutschen Veranstaltungswirtschaft. Als Standort für diesen gemeinsamen Kongress wählten die Organisatoren die Hauptstadt Berlin: Ziel war es, der Politik gegenüber die Stärke und Bedeutung der Veranstaltungsbranche sowie ihre Geschlossenheit und gemeinsamen Belange deutlich zu machen. Als öffentlichkeitswirksamer Fachkongress bietet die MEXCON die Möglichkeit, den Dialog der deutschen Veranstaltungsbranche mit Vertretern der Politik zu vertiefen. Ein Resultat daraus ist die Bereitschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, bei der MEXCON 2014 erstmals die Schirmherrschaft zu übernehmen. eine Plattform für den Austausch branchenrelevanter Themen. Die bisherigen MEXCON-Locations das ICC Internationales Congress Centrum im Jahr 2012 und das Maritim Hotel Berlin 2014 überzeugten die Teilnehmer des Kongresses mit ihrer Professionalität und dem Portfolio an unterschiedlich großen Tagungsräumen. Gute Gelegenheiten zum Networking boten auch die Abendveranstaltungen: 2012 und 2014 kamen die MEXCON-Teilnehmer dabei jeweils im Olympiastadion in Berlin zusammen. Bei der MEXCON-Premiere fand zudem eine Abendveranstaltung im Flughafen Tempelhof statt, während die Gäste der zweiten Konferenz im Jahr 2014 bei der Verleihung des Meeting Experts Awards den neuen CityCube kennen lernen konnten. Unter der Schirmherrschaft des Im Rahmen der MEXCON finden die jährlichen Mitgliederveranstaltungen, Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen der Verbände im Vorfeld des Fachkongresses statt. Dieser besteht aus Diskussionsrunden und Vorträgen, an denen bewusst auch über den Tellerrand geblickt wird: So werden Experten anderer Branchen wie etwa der Wissenschaft, Architektur und Technologie eingebunden. Auf diese Weise schafft die MEXCON Synergien und bietet 3

4 Initiativverbände Das GCB German Convention Bureau e.v. repräsentiert Deutschland als eine weltweit führende und nachhaltige Kongress- und Tagungsdestination. Das GCB unterstützt seine Mitglieder und Partner bei der internationalen und nationalen Vermarktung ihres Angebotes und fungiert als Impulsgeber der Branche. Die rund 200 Mitglieder repräsentieren über 450 Betriebe und zählen zu den führenden Hotels, Kongresszentren, Locations, städtischen Marketingorganisationen, Veranstaltungsagenturen sowie Dienstleistern aus der deutschen Tagungs- und Kongressbranche. Preferred Partner des GCB sind das Hamburg Convention Bureau und die KONGRESS- HALLE am Zoo Leipzig. Als Strategische Partner unterstützen die Deutsche Lufthansa, Deutsche Bahn und die DZT Deutsche Zentrale für Tourismus die Arbeit des GCB. Online-Suche nach Tagungskapazitäten, Newsletter, Deutschland-Guide, Informationen zu Green Meetings, einen CO 2 -Rechner für Veranstaltungen und vieles mehr unter Der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. (EVVC) repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Special Event Locations jeder Größenordnung in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien und weiteren angrenzenden europäischen Ländern. Neben diesen, durch derzeit mehr als 350 Mitgliedsbetriebe vertretenen Häuser, ergänzen persönliche Mitglieder aus der Veranstaltungswirtschaft, Ehrenmitglieder sowie rund 70 Partnerunternehmen das breite Spektrum des Verbandes und machen den EVVC so zum vielseitigsten Kommunikationsnetzwerk der Branche. Wichtige Themen des Verbandes sind z. B. die Entwicklung der Aus- und Weiterbildung in der Branche, die Erstellung branchenrelevanter Kennzahlen sowie die Kommunikation mit der Bundespolitik zur Vertretung der Interessen der Veranstaltungsindustrie. Informationen zur Durchführungsgesellschaft Zur Erhöhung der Wahrnehmung der Tagungs- und Kongressbranche im medialen und politischen Umfeld vollziehen das GCB und der EVVC den Schulterschluss bei bestimmten Schnittmengen ihrer Aufgaben und entscheiden sich durch die Gründung der Meeting Industry Service- und Event GmbH für ein projektbezogenes Vorgehen von GCB und EVVC. Die Meeting Industry Service- und Event GmbH dient der Entwicklung eines neuen Betätigungsfeldes und nutzt die operativen, wirtschaftlichen, finanziellen und professionellen Fähigkeiten beider Verbände zur optimalen und ressourcenschonenden Entwicklung dieses Bereichs. Neben der MEXCON - Meetings Experts Conference betreut die Meeting Industry Service- und Event GmbH die greenmeetings und events Konferenz und den Branchenaward Meeting Experts Green Award. 4

5 Anforderungsprofil Der Austragungsort der MEXCON 2016 sollte nicht nur konkreten räumlichen oder technischen Anforderungen entsprechen, sondern auch zum Konzept des Kongresses passen. Der Veranstaltungsort sollte deshalb selbst für das Kernthema der MEXCON Innovation und Zukunft stehen beispielsweise mit zukunftsweisender Architektur, der Möglichkeit, neue Formate der Wissensvermittlung umzusetzen oder der Einbindung in ein innovatives Mobilitätskonzept. Wir bitten die Bewerber aus diesem Grund, ein ganzheitliches Konzept unter Einbeziehung der lokalen und regionalen Veranstaltungsbranche vorzulegen. Zentrale Kriterien sind zudem die Kapazitäten, um eine Veranstaltung mit rund 400 Teilnehmern inklusive des Rahmenprogramms durchführen zu können, sowie ein direkter ICE-Anschluss. Die Planung und Durchführung der Konferenz erfolgen absolut umweltgerecht: Catering, Werbemittel, Logistik und Energieversorgung werden umweltfreundlich organisiert und sollen Beispielcharakter für andere Veranstaltungen haben. Folglich wird vorausgesetzt, dass der Veranstaltungsort sich nachweislich im Bereich Nachhaltigkeit engagiert und dies durch eine Zertifizierung wie z.b. Green Globe, fairpflichtet, ISO 14001, Ökoprofit, das EMAS- oder Viabono-Siegel belegen kann. Mit der Bewerbung um die Ausrichtung der MEX- CON 2016 verpflichten Sie sich, folgende Aufgaben und Kosten zu übernehmen: kostenfreie Bereitstellung der erforderlichen Tagungsräumlichkeiten und Ausstellungsfläche (detaillierte Anforderung siehe S. 7) Ausstellung: Basis-Ausstattung für Aussteller (detaillierte Anforderung siehe S. 7) Mobiliar für Lounge- und Medienbereich kostenfreie bzw. komplett gesponserte Technik (detaillierte Anforderung siehe S. 7) kostenfreies bzw. komplett gesponsertes Catering, inklusive Abendveranstaltung am ersten Tag und zweiten Tag (kann auch in einer externen Location stattfinden) Organisation der Abendveranstaltung am ersten und zweiten Veranstaltungstag (Catering, Getränke, Rahmenprogramm) Organisation von Site-Inspections, die für die Attraktivität der Kongress- und Tagungsdestination stehen kostenfreies bzw. gesponsertes Garderobenpersonal und falls nötig Ordnungs- und Sicherheitspersonal Zusammenarbeit und Organisation der Veranstaltung mit den ausschreibenden Verbänden Abstimmung mit der lokalen Hotellerie zur Bereitstellung von ausreichenden Zimmerkontingenten zu Sonderkonditionen Bewerbung in Anlehnung an den Leitfaden des Umwelt Bundesamts für die umweltgerechte Organisation von Veranstaltungen (wird bei Anfrage versendet) 5

6 Termin Es gibt bereits drei mögliche Daten für die 3. Meeting Experts Conference MEXCON 2016: 1.) ) ) Wir freuen uns über weitere Terminvorschläge für den Juni 2016 an zwei zusammenhängenden Werktagen von Montag bis Donnerstag. Sponsoring/Finanzierung Akquisition von Sponsoren zur Abdeckung der Kosten für z. B. Technik, Catering ist in Abstimmung mit den ausschreibenden Verbänden möglich. Die formale und inhaltliche Organisation (Einladungen, Rücklaufkontrolle, Tagesordnungen, Namensschilder etc.) verbleibt bei den ausführenden Verbänden. Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen auf den Erfahrungen der 2. Meeting Experts Conference MEXCON 2014 basieren und Änderungen möglich sind. Zur Abstimmung von Details (Ablauf, Zeitplanung, technische Anforderungen etc.) werden die durchführenden Verbände Sie rechtzeitig vorab besuchen. 6

7 Anforderungen im Einzelnen Raumprofil Auditorium für ca. 400 Teilnehmer (für beide Tage) Organisationsbüro Garderoben 1. Veranstaltungstag 8 Sessionräume für ca. 50 Personen (flexible Bestuhlung) 2 Räume für Vorstandssitzungen (jeweils 20 Personen) Kleinere Breakout Räume Freifläche für Catering Location für Abendveranstaltung 2. Veranstaltungstag 2 Räume für ca Personen (flexible Bestuhlung) 1 Raum für ca. 150 Personen (parlamentarische Bestuhlung) 1 Raum für ca Personen (parlamentarische Bestuhlung) Freifläche für Catering Location für Abendveranstaltung Technikanforderungen Raum Begrüßung, Abschluss und Keynotes Videotechnik: Leinwand, inkl. Softedge Projektion und Regie, 2x Kameras mit Personal, Live- Regie und Mischplatz Audiotechnik: Beschallung, Monitoring, Mikrofonierung: Headsets 5x (Moderation plus Interviewpartner), + Backup Handmikrofon Einspielung Präsentationen Lichttechnik: Lichtpaket Bartresen für Interviewsituationen Monitore Zeitanzeige und Vorschaubild Internetanschluss Technikanforderungen Sessionräume und übrige Räume Leinwände Laptop und Beamer Mikrofone, Clipmikrofone Beschallung Rednerpult mit Handmikrofon Internetanschluss Dolmetschertechnik (nur bei Bedarf) Dolmetscheranlage mit Kabine Simultantechnik Führungsanlagen sowie Mikrofon- und Beschallungstechnik zur Übertragung der Sprache im Saal und zu den Dolmetschern (inkl. entsprechende Anzahl an Kopfhörern) Abendveranstaltungen 1. Abend Festabend 2. Abend Kollegenabend Inhouse oder externe Location Ggf. Shuttles zu den Locations Getränke und Essen Programm Transfer Bustransfers je nach Lage der Hotels zum Mitgliedshaus und den Locations für die beiden Abendveranstaltungen Catering Kaffeepausen Mittagessen Tagungsgetränke im Cateringbereich Getränke in den Tagungsräumen (nur Wasser) Ausstellungsanforderungen Ca. 300 qm Ausstellungsfläche (netto, vor dem Auditorium kombiniert mit dem Cateringangebot) Fläche für eine Medienlounge Basis-Ausstattung für Aussteller (1 Stehtisch, 2 Barhocker, Stromanschluss) Aufmaß der Ausstellungsflächen laut Vorgaben des Veranstalters Anforderungen Registrierung Registrierungscounter Stromanschlüsse für bis zu 4 Plätze 7

8 Mobiliar Flexible Bestuhlung in den Räumen Gemischte Bestuhlung für die Abendveranstaltung Vorstandstische für die Mitgliederversammlung bzw. Jahreshauptversammlung Rednerpulte Stehtische für den Cateringbereich Loungemöbel für Speakers Corner und Medienlounge Prospektständer für Medienlounge Generell Technische Betreuung in den Räumen Bestuhlung in den Räumen laut Vorgaben des Veranstalters Bühnenelemente Flipcharts, Metaplanwände und Moderatorenkoffer nach Bedarf Wifi Site-Inspections Hotelkontingente Für die Teilnehmer an der Meeting Experts Conference MEXCON 2016 werden etwa 400 Zimmer für zwei Nächte benötigt. Das Selbstabruferkontingent in ca. 3 Hotels (Häuser sollten möglichst Mitglieder des GCB oder Partner des EVVC sein) kann nach Ausstattung und Komfort preislich gestaffelt sein, jedoch sollte ein reduzierter Preis angeboten werden (z.b. Expedientenrate). Die Rückgabe des Zimmerkontingents sollte gestaffelt bis kurz vor Veranstaltungsbeginn möglich sein. Für die Referenten sollte außerdem ein Kontingent von 10 kostenfreien Zimmern zur Verfügung gestellt werden. Finanzierung Die Durchführungsgesellschaft beteiligt sich mit 100 zzgl. MwSt. pro Person (garantiert für 400 Personen) zur Planungssicherheit an der Veranstaltung. Organisation von Site-Inspections, die für die Attraktivität der Kongress- und Tagungsdestination stehen (inklusive Shuttles zu den Locations) Muliplikatoreneffekt Beziehungsmarketing Ihre Vorteile als gastgebende Location Imagegewinn Networking direkter Kontakt zu einer interessanten Zielgruppe Medienpräsenz Presseresonanz der Konferenz 2014: 440 Artikel Erreichte Leser: Printveröffentlichungen (verbreitete Auflage): , Internetveröffentlichungen (Visits):

9 Programmentwurf Zeit 1. Tag - Programm GCB Verwaltungsratssitzung EVVC Vorstandssitzung Weitere Verbändemeetings Gemeinsames Mittagessen Begrüßung und offizielle Eröffnung, anschließend Keynote (Raum für ca Personen, Reihen- oder parlamentarische Bestuhlung) Mehrere Räume für interaktiven Dialog zwischen den Verbänden (8 Räume für 50 Personen) Kaffeepause / Besuch der Partnerausstellung / Networking Mehrere Räume für interaktiven Dialog zwischen den Verbänden (8 Räume für 50 Personen) Ab Abendveranstaltung Ab Bustransfer der Gäste zu den Partnerhotels Zeit 2. Tag - Programm Keynote oder Podiumsdiskussion (Raum für ca. 400 Personen, Reihen- oder parlamentarische Bestuhlung) Kaffeepause / Besuch der Partnerausstellung / Networking GCB Mitgliederversammlung (100 Personen, Reihen- oder parlamentarische Bestuhlung) Keynote I, interaktives Format (Raum für ca Personen) Mittagessen / Besuch der Partnerausstellung / Networking EVVC Jahreshauptversammlung ( Personen, Reihen- oder parlamentarische Bestuhlung) Keynote I, interaktives Format (Raum für ca Personen) Kaffeepause / Besuch der Partnerausstellung / Networking Abschlusskeynote und Verabschiedung in die Abendveranstaltung (Raum für ca. 400 Personen, Reihen- oder parlamentarische Bestuhlung) Ab Abendveranstaltung Ab Bustransfer der Gäste zu den Partnerhotels Keynote II, interaktives Format (Raum für ca Personen) Keynote II, interaktives Format (Raum für ca Personen) Zeit Ab Tag - Programm Site-Inspections, die für die Attraktivität der Kongress- und Tagungsdestination stehen 9

10 Bewerbung um die Ausrichtung der Meeting Experts Conference MEXCON 2016 Eine vollständige Bewerbung beinhaltet: 1. eine schlüssige Begründung für die Bewerbung zur Ausrichtung der Konferenz. (max Zeichen) 2. die Beschreibung eines Gesamtkonzepts, welches dem Kontext, in dem die Veranstaltung eingebettet ist, Rechnung trägt. (max Zeichen) 10

11 3. ein Raumkonzept. Auditorium: max. Plätze: Cateringfläche: Ausstellungsfläche: Breakoutrooms inkl. Anzahl Plätze: 4. die Beschreibung der Ausstellungsfläche (z.b. wo befindet sich diese, wie ist der Zugang von den Tagungsräumen, u.s.w.). (max. 600 Zeichen) 5. die Darstellung der Cateringsituation (z.b. wo findet das Catering statt in Bezug auf die Ausstellung und die Tagungsräume, woher wird das Catering (inkl. Getränke) bezogen, u.s.w.). (max. 600 Zeichen) 11

12 6. das Aufzeigen der Möglichkeiten für die Abendveranstaltungen (Fest- und Kollegenabend). (max Zeichen) 7. die Beschreibung der Hotelsituation (wie viele Hotels in welcher Kategorie befinden sich in welcher Entfernung zum Veranstaltungsort). (max. 600 Zeichen) 8. Terminvorschläge: 12

13 Bitte richten Sie Ihre vollständige Bewerbung bis spätestens 05. Juni 2015 an: Tamara Bebion Meeting Industry Service- und Event GmbH Kaiserstraße Frankfurt Telefon: Fax: Web: Absender: Firma Name, Vorname Straße PLZ, Ort Telefon Fax Alle genannten Kriterien der Ausschreibung für die Durchführung der Meeting Experts Conference MEXCON 2016 können von uns erfüllt werden. Wir bewerben uns hiermit offiziell um die Ausrichtung der Meeting Experts Conference MEXCON 2016 und übernehmen alle o. g. Kosten. Datum Unterschrift 13

14 Meeting Experts Conference» Kontakt: Tamara Bebion Meeting Industry Service- und Event GmbH, Kaiserstraße 53, D Frankfurt am Main Telefon : , Telefax : , info@mexcon.de Geschäftsführer: Matthias Schultze, RA Volker Löhr, Sitz: Frankfurt am Main, HRB: Amtsgericht Frankfurt