Ausschreibung für die Austragung der greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021 und 2023

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1 Ausschreibung für die Austragung der greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021 und 2023 Internationale Fachkonferenz für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

2 Zwei Initiatoren, ein gemeinsames Ziel Kompetenz Nachhaltigkeit Nachhaltigkeit wirkt. Beim jährlichen Ranking der International Congress & Convention Association (ICCA) belegt Deutschland im Jahr 2017 zum 13. Mal in Folge europaweit den ersten Platz. Mit aktuell über drei Millionen Veranstaltungen und 394 Millionen Teilnehmern, liegt Deutschland im weltweiten Vergleich erneut auf Rang zwei hinter den USA. Neben Kompetenzen in Wissenschaft und Wirtschaft sowie Innovationsgeist überzeugt Deutschland als Gastgeber besonders mit nachhaltigen Veranstaltungsangeboten. Die Würdigung als führende europäische Tagungs- und Kongressdestination birgt dabei eine gewisse Verantwortung für die deutsche Veranstaltungsbranche, nimmt sie doch in punkto Nachhaltigkeit eine Vorreiterrolle ein. So attestieren Organisatoren und Anbieter gleichermaßen, dass Veranstaltungen inzwischen nur unter Berücksichtigung nachhaltiger Komponenten realisierbar sind, nicht zuletzt um die erforderliche Transparenz im Nachhaltigkeits-Report der Unternehmen zu gewährleisten. Nachhaltigkeit auf breiter Ebene Veranstaltungen wirken sich auf vielen verschiedenen Ebenen auf Umwelt, Wirtschaft und das soziale Klima aus. In die Planung und Organisation von Veranstaltungen sollten daher frühzeitig ökologische, ökonomische als auch soziale Aspekte einbezogen werden. Dazu zählt die nachhaltige Auswahl von geeigneten Veranstaltungsorten, ökologisches Gebäudemanagement, grüne Unterbringungsmöglichkeiten und Mobilitätsangebote, die Umsetzung von innovativen Energie- und Klimakonzepten, moderne Veranstaltungstechnik, die umweltgerechte Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, ein gutes Abfallmanagement, Übernahme von Sozialverantwortung bis hin zu nachhaltigen Gastgeschenken. Auch die Kommunikation spielt eine wichtige Rolle. Um Transparenz in diese Themenvielfalt nachhaltiger Veranstaltungen zu bringen, haben das GCB German Convention Bureau e. V. und der EVVC Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. gemeinsam die greenmeetings und events Konferenz ins Leben gerufen. Bewusstsein schaffen Die Nachhaltigkeitskonferenz der Veranstaltungswirtschaft sensibilisiert Akteure der Branche für Nachhaltigkeitsaspekte und schafft ein breites Bewusstsein für umweltund sozialverträgliche Konzepte. Neben einem intensiven Erfahrungs- und Meinungsaustausch bietet die greenmeetings und events Konferenz ein großes Spektrum an Informationen rund um die neuesten Trends und Impulse in Sachen nachhaltiger Veranstaltungsplanung. Handfeste Inhalte und Botschaften, die zum Handeln anregen sowie namhafte Persönlichkeiten und Influencer, die sich der Nachhaltigkeit verschrieben haben, wie bspw. Dr. Dirk Gläser, UNWTO- Nachhaltigkeitsexperte (2017), Hannes Jaennicke, Schauspieler und Umweltaktivist (2015), Prof. Dr. Klaus Töpfer, Bundesumweltminister a.d. (2013) und Prof. Dr. Ernst Ulrich v. Weizsäcker (2011) sorgen dabei für positive Resonanz und Öffentlichkeitswirkung. 2 Konferenz

3 Meeting Experts Green Award Im Rahmen der greenmeetings und events Konferenz wird der Meeting Experts Green Award verliehen. Mit dieser Auszeichnung prämieren GCB und EVVC nachhaltige Projekte aus der Tagungs- und Kongressbranche in den Kategorien Energiemanagement / Ressourcenschonung, Nachhaltige Veranstaltung, Nachhaltige(s) VA-Centrum / Location / Hotel, Nachhaltiges Personalmanagement und Nachhaltiges/r Unternehmen / Verband / Zusammenschluss. Für die Konferenz in den Jahren 2013, 2015 und 2017 hat das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) die Schirmherrschaft übernommen. 3 Award-Verleihung

4 Initiatoren Das GCB German Convention Bureau e. V. repräsen tiert Deutschland als eine weltweit führende und nachhaltige Kongress- und Tagungsdestination. Das GCB unterstützt seine Mitglieder und Partner bei der internationalen und nationalen Vermarktung ihres Angebotes und fungiert als Impulsgeber der Branche. Die rund 200 Mitglieder repräsentieren über 450 Betriebe und zählen zu den führenden Hotels, Kongresszentren, Locations, städtischen Marketin gorganisationen, Veranstaltungsagenturen sowie Dienstleistern aus der deutschen Tagungs- und Kongressbranche. Preferred Partner des GCB sind das Hamburg Convention Bureau und die KONGRESS HALLE am Zoo Leipzig. Als Strategische Partner unterstützen die Deutsche Lufthansa, Deutsche Bahn und die DZT Deutsche Zentrale für Tourismus die Arbeit des GCB. Online-Suche nach Tagungskapazitäten, Newsletter, Deutschland-Guide, Informationen zu Green Meetings, einen CO2-Rechner für Veranstaltungen und vieles mehr unter Der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Special Event Locations jeder Größenordnung in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien und weiteren angrenzenden europäischen Ländern. Neben diesen, durch derzeit mehr als 350 Mitgliedsbetriebe vertretenen Häusern, ergänzen persönliche Mitglieder aus der Veranstaltungswirtschaft, Ehrenmitglieder sowie rund 70 Partnerunternehmen das breite Spektrum des Verbandes und machen den EVVC so zum vielseitigsten Kommunikationsnetzwerk der Branche. Wichtige Themen des Verbandes sind z. B. die Entwicklung der Aus- und Weiterbildung in der Branche, die Erstellung branchenrelevanter Kennzahlen sowie die Kommunikation mit der Bundespolitik zur Vertretung der Interessen der Veranstaltungsindustrie. r 4 Initiatoren r Die Durchführungsgesellschaft Zur Erhöhung der Wahrnehmung der Tagungs- und Kongressbranche im medialen und politischen Umfeld vollziehen das GCB und der EVVC den Schulterschluss bei bestimmten Schnittmengen ihrer Aufgaben und entscheiden sich durch die Gründung der Meeting Industry Service- und Event GmbH für ein projektbezogenes Vorgehen von GCB und EVVC. Die Meeting Industry Service- und Event GmbH dient der Entwicklung eines neuen Betätigungsfeldes und nutzt die operativen, wirtschaftlichen, finanziellen und professionellen Fähigkeiten beider Verbände zur optimalen und ressourcenschonenden Entwicklung dieses Bereichs. Neben der greenmeetings und events Konferenz betreut die Meeting Industry Service- und Event GmbH die MEXCON - Meeting Experts Conference.

5 Anforderungsprofil greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021, 2023 Für die nächsten drei Termine der greenmeetings und events Konferenz sind wir auf der Suche nach einem renommierten und nachhaltigen Veranstaltungsort, der in unser Veranstaltungsprofil passt und Interesse daran hat, Teil einer thematisch hochaktuellen Konferenz zu werden. Die Planung und Durchführung der Konferenz erfolgt absolut umweltgerecht: Catering, Werbemittel, Logistik und Energieversorgung werden umweltfreundlich organisiert und sollten dem GCB Leitfaden für nachhaltige Veranstaltungen entsprechen. Des Weiteren wird vorausgesetzt, dass der Veranstaltungsort sich nachweislich im Bereich Nachhaltigkeit engagiert und dies durch eine Zertifizierung wie z. B. Green Globe, ISO 14001, Ökoprofit, das EMAS- oder Viabono-Siegel belegen kann. Mit der Bewerbung um die Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz der kommenden Jahre verpflichten Sie sich folgende Aufgaben und Kosten zu übernehmen: RRkostenfreie Bereitstellung der erforderlichen Tagungsräumlichkeiten und öffentlichen Flächen (Details S. 6) RRMobiliar für Lounge- und Medienbereich RRkostenfreie bzw. komplett gesponserte Technik (detaillierte Anforderung siehe S. 6-8) RRkostenfreies bzw. komplett gesponsertes, nachhaltiges Catering, inklusive Abendveranstaltung RROrganisation der Abendveranstaltung am ersten Veranstaltungstag (inkl. Rahmenprogramm) RRkostenfreies bzw. gesponsertes Garderobenpersonal und falls nötig Ordnungs- und Sicherheitspersonal RRZusammenarbeit und Organisation der Veranstaltung mit den ausschreibenden Verbänden RRAbstimmung mit der lokalen Hotellerie zur Bereitstellung von ausreichenden Zimmerkontingenten zu Sonderkonditionen RRUmsetzung der Veranstaltung in Anlehnung an den Leitfaden des Umweltbundesamts für die umweltgerechte Organisation von Veranstaltungen (wird bei Anfrage versendet) 5 Anforderunsprofil

6 Sponsoring/Finanzierung Akquisition von Sponsoren zur Abdeckung der Kosten für z. B. Technik, Catering ist in Abstimmung mit den ausschreibenden Verbänden möglich. Bitte beachten Sie, dass eine Akquisition von Ausstellern als zusätzliche Einnahmequelle nicht möglich ist. Da die Konferenz nachhaltig organisiert und durchgeführt werden soll, müssen die Sponsoren entsprechend aufgestellt sein. Die formale und inhaltliche Organisation (Einladungen, Rücklaufkontrolle, Tagesordnungen, Namensschilder etc.) verbleibt bei den ausführenden Verbänden basieren und Änderungen möglich sind. Zur Abstimmung von Details (Ablauf, Zeitplanung, technische Anforderungen etc.) wird der Veranstalter Sie rechtzeitig vorab besuchen. Termin Der Termin für die greenmeetings und events Konferenz 2019, 2021 und 2023 steht noch nicht fest. Wir freuen uns über Ihre Terminvorschläge für einen Zeitraum im ersten Quartal dieser Jahre an zwei zusammenhängenden Werktagen von Montag bis Donnerstag. Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen auf den Erfahrungen der greenmeetings und events Konferenz Anforderungen im Einzelnen Raumprofil RRAuditorium für ca Teilnehmer RR5-8 Sessionräume für ca Personen RROrganisationsbüro RRRegistrierungscounter mit Stromanschluss und Lan-Anschluss (für bis zu 4 Plätze) RRFreifläche für Logistik und Catering im Zentrum der Sessionräume und dem Auditorium Technik Auditorium RRVideotechnik: Leinwand, inkl. Softedge Projektion (oder ähnlich) und Regie, 2x Kameras mit Personal, Live-Regie und Mischplatz RRAudiotechnik: Beschallung, Monitoring, Mikrofonierung: Headsets 5x (Moderation plus Interviewpartner), + Backup Handmikrofon RRLichttechnik: Lichtpaket RREinspielung von Präsentationen und Videos RRMonitore Zeitanzeige und Vorschaubild Technik Sessionräume RRLeinwände RRLaptop und Beamer RRMikrofone, Clipmikrofone RRBeschallung RRRednerpult mit Handmikrofon Dolmetschertechnik (nur bei Bedarf) RRDolmetscheranlage mit Kabine RRSimultantechnik RRFührungsanlagen sowie Mikrofon- und Beschallungstechnik zur Übertragung der Sprache im Saal und zu den Dolmetschern (inkl. entsprechende Anzahl an Kopfhörern) 6 Anforderungsprofil

7 Abendveranstaltung mit Awardverleihung RRVideotechnik: Leinwand, inkl. Softedge Projektion und Regie, 2x Kameras mit Personal, Live-Regie und Mischplatz RRAudiotechnik: Beschallung, Monitoring, Mikrofonierung: Headsets 2x (2x Moderation, Handmikros für Preisträger) RRLichttechnik: Lichtpaket, LED Spots für den Bühnenbereich und die Bühnenseiten, Verfolgerspots, Moving Heads RRBartresen für Interviewsituationen RRBackstagebereich (Get Together der Nominierten inkl. Sitzgelegenheiten, Ablage für Awards, Getränke usw.), RRBackstage Monitore für Live-Bild und PPT RRMonitore Zeitanzeige und Vorschaubild, Monitorboxen Bühne Freifläche Mobiliar RRBartresen für Interviewsituationen im Auditorium RRflexible Bestuhlung in den Sessionräumen (für interaktive Formate) RRStehtische und Sitzecken für den Cateringbereich RRLoungemöbel für Speakers Corner und Medienlounge RRgemischte Bestuhlung für die Abendveranstaltung Catering RRKaffeepausen RRMittagessen RRTagungsgetränke im Cateringbereich RRGetränke in den Tagungsräumen (nur Wasser) RREssen und Getränke für die Abendveranstaltung RRca. 300 m 2 netto Freifläche für Catering, Aussteller und Speakers Corners/ Break-Out-Bereiche RRFläche für eine Medienlounge RRBasis-Ausstattung für Aussteller auf Anfrage (Stehtisch, 2 Barhocker, Stromanschluss) 7 Anforderunsprofil

8 Generell RRtechnische Betreuung in den Räumen RRBestuhlung in den Räumen laut Vorgaben des Veranstalters RRBühnenelemente RRFlipcharts, Metaplanwände und Moderatorenkoffer nach Bedarf RRWifi im ganzen Gebäudekomplex verfügbar Hotelkontingente RRfür die Teilnehmer an der greenmeetings und events Konferenz werden etwa Zimmer vom ersten auf den zweiten Veranstaltungstag benötigt. Das Selbstabruferkontingent in maximal 3 Hotels (Häuser müssen gewisse Nachhaltigkeitskriterien erfüllen, möglichst Mitglieder des GCB oder Partner des EVVC) kann nach Ausstattung und Komfort preislich gestaffelt sein, jedoch sollte ein reduzierter Preis angeboten werden (z. B. Expedientenrate). Die Rückgabe des Zimmerkontingents sollte gestaffelt bis kurz vor Veranstaltungsbeginn möglich sein RRfür die Referenten sollte außerdem ein Kontingent von 10 kostenfreien Zimmern zur Verfügung gestellt werden Nachhaltige Organisation Catering: RRregionales, saisonales und fleischreduziertes Catering RRbei Zusammenarbeit mit einem externen Caterer, Einbindung eines regionalen Unternehmens, welches vorne aufgeführte Anforderungen erfüllen kann RRvor Ort: Beschriftung des Caterings zur, für den Gast sichtbaren, Dokumentation, welchen Ursprungs die Speisen sind RRfair gehandelten Kaffee und Tee RRkeine kleinen Portionseinheiten für Milch und Zucker RRSoftdrinks in großen Gebinden Transfer: RReine Zusammenarbeit mit dem ÖPNV in Form eines Kombitickets (Eintritt und ÖP- NV-Nutzung) ist wünschenswert RRShuttles vom Hotel zu den verschiedenen Veranstaltungsstätten, vorzugsweise Elektrobusse bzw. Busse, die mit Bio Treibstoff betrieben werden Ressourcen: RRmöglichst papierarme Organisation und Durchführung der Veranstaltung, bei Verwendung von Papier ist darauf zu achten, dass es sich um Papier mit dem Label Der Blaue Engel handelt RRbei der Verwendung von Werbemitteln ist ein reduzierter Gebrauch wünschenswert RRkeine Verwendung von Schnittblumen bzw. Pflanzen zur Einmalverwendung 8 Anforderungsprofil

9 Programm-Entwurf 1. Kongresstag 2. Kongresstag Bis 12:00 Anreise 12:00 13:00 Registrierung und Lunch 13:00 13:30 Kongresseröffnung: Begrüßung durch Vertreter der austragenden Stadt bzw. der gastgebenden Location sowie durch die Initiatoren 13:30 14:15 Keynote 14:30 16:00 parallele Fachforen, Site-Inspections 16:00 17:00 Pause 17:00 18:30 Wiederholung parallele Fachforen, Site-Inspections ab 19:00 Verleihung des Meeting Experts Green Award und im Anschluss Abendveranstaltung, Ausklang bei einem Get-together 09:00 09:30 Rückblick auf den ersten Kongresstag 09:45 11:15 parallele Fachforen, Site-Inspections 11:15 11:45 Pause 11:45 13:15 Wiederholung parallele Fachforen, Site-Inspections 13:15 14:15 Mittagessen 14:15 15:00 Keynote 15:00 15:30 Konferenzabschluss und Ausblick Ab 15:30 Abreise Die Details zu den einzelnen Veranstaltungstagen werden nach einer erfolgreichen Bewerbung zugesendet. Ihre Vorteile als gastgebende Location Multiplikationseffekt Beziehungsmarketing Networking - direkter Kontakt zu einer interessanten Zielgruppe Hohe Medienpräsenz (online & offline) Große öffentliche Aufmerksamkeit durch Teilnahme renommierter Redner Imagegewinn 9 Programm & Vorteile

10 Bewerbung um die Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz Die Bewerbung kann über das folgende Formular oder in Form einer Bewerbungsmappe in Ihrem Layout erfolgen. Eine vollständige Bewerbung beinhaltet: 1 eine schlüssige Begründung für die Bewerbung zur Ausrichtung einer Konferenz in einem nachhaltigen Kontext (max Zeichen) 2 die Beschreibung eines Gesamtkonzepts, welches dem Kontext, in dem die Veranstaltung eingebettet ist, Rechnung trägt (max Zeichen) 10 Bewerbungsformular

11 3 Verfolgen Sie bestimmte CSR-Leitlinien in Ihrem Unternehmen? Falls ja, beschreiben Sie uns diese bitte (max Zeichen) 4 Raumkonzept Auditorium, max. Plätze: Reihe Parlament Freifläche (inkl. Cateringbereich in m 2 ) Break-Out-Rooms/Sessionräume, Plätze: Raum 1 Raum 2 Raum 3 Raum 5 Raum 7 Raum 4 Raum 6 Raum 8 5 die Beschreibung der Freifläche (z. B. wo befindet sich diese, wie ist der Zugang von den Tagungsräumen, usw.) (max. 600 Zeichen) 11 Bewerbungsformular

12 6 die Darstellung der Cateringsituation (z. B. wo findet das Catering statt in Bezug auf die Freifläche und die Tagungsräume, woher wird das Catering (inkl. Getränke) bezogen, usw.) (max. 600 Zeichen) 7 das Aufzeigen der Möglichkeiten für eine Abendveranstaltung (max Zeichen) 8 die Beschreibung der Hotelsituation (wie viele Hotels in welcher Kategorie befinden sich in welcher Entfernung zum Veranstaltungsort) (max. 600 Zeichen) 12 Bewerbungsformular

13 9 Terminvorschläge Datum 1 Datum 2 Datum 3 Bitte richten Sie Ihre vollständige Bewerbung bis spätestens 15. September 2017 an: RRRaphaela Herbst Meeting Industry Service- und Event GmbH Kaiserstraße Frankfurt RRTelefon: RRFax: RR info@greenmeetings-events.de RRWeb: Absender: Firma Name, Vorname Straße PLZ, Ort Telefon Fax Alle genannten Kriterien der Ausschreibung für die Durchführung der greenmeetings und events Konferenz können von uns erfüllt werden. Wir bewerben uns hiermit offiziell um die Ausrichtung der greenmeetings und events Konferenz und übernehmen alle o. g. Kosten. Datum Unterschrift 13 Bewerbungsformular

14 Kontakt Raphaela Herbst Meeting Industry Service- und Event GmbH Kaiserstraße Frankfurt Telefon: Fax: Web: Eine Initiative von: