Checkliste für Veranstaltungen

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1 Checkliste für Veranstaltungen Informationen zur Veranstaltung Veranstaltungsname Datum Veranstaltungsort/ Location Ansprechpartner vor Ort (Kontaktdaten) Vortragsraum bestuhlt auf XX Personen Größe Foyer Catering für XX Personen bestellt Budget Allgemeines Veranstaltungsbudget Saalmiete (inklusive technischer Hilfsmittel und Saaldekoration) Reisekosten Druckkosten Materialkosten (Presse, Dokumentationsmappen, Geschenke, etc.) Werbekosten (Anzeige, Banner, etc.) Website-Erstellung Kosten Spesen Catering für XX Personen bestellt KommunikationsmaSSnahmen der Veranstaltung an Dritte Einladungen (Direkt Mailing) Website Banner Pressebericht/ Pressemitteilung PR-Maßnahmen (Pressebericht, Pressemitteilung) Checkliste für Veranstaltungen 1

2 Besichtigung der Location Abschließen einer Versicherung notwendig? Parkplätze vorhanden bzw. Parkhäuser in der Nähe Gut mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen Ladezone Breite der Türen Fahrstühle vorhanden Genügend WCs vorhanden Behindertengerecht? Lagerraum vorhanden? Garderobe vorhanden? Erste Hilfe Maßnahmen Bühne im Vortragsraum vorhanden? Bühne vergrößerbar/ verkleinbar? Kann man den Raum verdunkeln? Säulen im Raum vorhanden? Höhe des Raumes Technik von der Location oder frei wählbar Größe der Leinwand Tonanschluß für Notebook vorhanden Tonanlage vorhanden? Beschallung des Saals Stromanschlüsse Catering von der Location oder frei wählbar Checkliste für Veranstaltungen 2

3 Vor der Veranstaltung Verpflegungs- und Übernachtungsmöglichkeiten abklären und reservieren Auf- und Abbauzeiten klären Bestuhlung des Saales (parlamentarisch, Theater, etc.) Tisch für Registrierung vor dem Raum bestellen Tischdecken anfragen und Farbe absprechen Wasser für Referenten am Rednerpult bereit haben Getränke auf den Tischen eindecken Rednerpult bestellen und dessen Maßen abklären Starke Internetverbindung: LAN oder WLAN Mobiliar für die Bühne Stifte und Blöcke für Teilnehmer notwendig? Wegbeschreibung zu evtl. Break out Räumen Garderobe notwendig? Reservationen der technischen Hilfsmittel Hellraumprojektor Flipchart Drahtlose Mikrofone (Hand- oder Clipmikrofone) Beamer Video Leinwand Tontechniker Videotechniker Box mit Büromaterial Mehrfachstecker Verlängerungskabel Klebeband Isolierband Batterien für Mikros Pressemappen Werbegeschenke Checkliste für Veranstaltungen 3

4 Vor der Veranstaltung Feedbackbögen für die Teilnehmer notwendig? Wenn ja, produzieren und liefern lassen Assistenten notwendig? Produktion, Lieferung und Verpackung Infomaterialien Produktion und Lieferung: Rollups Produktion und Lieferung: Info Counter Produktion und Lieferung: Referenten und Teilnehmer Namenschilder Lieferung Technik: Beamer, Leinwand, Soundsystem Bestätigung der Lieferung von der Location Video-Loops und Demo-Inhalt Zusammenstellung Teilnehmerliste (ausreichende Kopien mitnehmen) Telefonliste mit den wichtigsten Nummern (Lieferanten, Standpersonal, Ansprechpartner Veranstaltung) Briefing mit wichtigen Informationen an Team geschickt Ausreichend Kopien der Agenda produzieren Catering* Zusatzkosten enthalten (Geschirr, Personal, etc.)? Getränkepauschale: Was ist dabei enthalten? Stehtische vorhanden und im Angebot enthalten Dem Caterer im Voraus eine Agenda zur Verfügung stellen Dem Caterer das Menü und die geschätzte Teilnehmerzahl ca. 7 Tage vor der Veranstaltung bestätigen Begrüßungskaffee bei Registrierung Kaffeepausen mit Snacks Mittagessen Cateringstationen so verteilen lassen, dass die Teilnehmer nicht lange in Schlange stehen müssen * Wenn die Veranstaltung kostenlos ist für die Teilnehmer ca. 30 % No show einplanen Checkliste für Veranstaltungen 4

5 Referentenbetreuung Referenten kontaktieren und Details abklären Abklärung technischer Bedürfnisse Vor der Veranstaltung (vor Ort) Gemeinsam mit dem Ansprechpartner der Location und dem Caterer vor Ort Zeitablauf durchgehen Technikcheck (Beamer, Ton, Mikros, Beleuchtung) Sind alle gelieferten Materialien angekommen? Gute und sichtbare Positionierung des Standes? Partner und deren Positionierung Ausreichend Logos (eyecatcher) Feedbackbögen auf den Stühlen auslegen Kopien der Agenda am Registrierungstisch Während der Veranstaltung (vor Ort) Catering ca. 10 Minuten vor den Pausen bereit haben Ansprechpartner an der Registrierung? Wird die Agenda angehalten? formular speichern formular drucken Checkliste für Veranstaltungen 5