Leistungsbeschreibung

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1 Az.: /23 Leistungsbeschreibung Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg (nachfolgend Auftraggeber genannt) sucht für die inhaltliche und organisatorische Konzeption, Durchführung und Dokumentation sowie die Nachbereitung eines landesweiten Jugendaktionstags 2017 einen Dienstleister (nachfolgend Auftragnehmer genannt). Die Leistungsbeschreibung ist hinsichtlich der Veranstaltung in sieben Arbeitspakete (AP) mit entsprechenden Unteraufgaben gegliedert: Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg Kernerplatz Stuttgart Stand: Seite 1 von 6

2 Arbeitspakete 1 Inhaltliche Konzeption 3 2 Rekrutierung und Management von Teilnehmern 3 3 Rekrutierung und Management Referenten/ Workshopleitungen und Kongressmoderation 4 4 Organisatorische Konzeption 4 5 Durchführung 5 6 Dokumentation der Veranstaltung 5 7 Nachbereitung 6 Seite 2 von 6

3 1 Inhaltliche Konzeption Erstellung eines inhaltlichen und zeitlichen Gesamtkonzepts für den Jugendaktionstag unter Berücksichtigung der in der Ausschreibung genannten Rahmenbedingungen und inhaltlichen Kriterien: a. Erstellung eines in sich stimmigen inhaltlichen Aktionstagskonzeptes o Zielgruppenorientierte Themenvorschläge hinsichtlich der Workshops, des Programms im Plenum mit allen Teilnehmern sowie des Rahmenprogramms (z.b. sinnliche Erlebbarkeit von Nachhaltigkeit) für das Event. Organisatorisches Gesamtkonzept inklusive Ablauf eines Vorbereitungstreffens am Vortag sowie des Events am Veranstaltungstag. o Kalkulation der erwarteten Materialkosten (bspw. für Druckmaterialien wie Flyer, Postkarten, Plakate; graphische Gestaltung von Homepageelementen (vor + nach Kongress)/ Druckmaterialien (vor + während + nach Kongress); Catering, Raummiete, Veranstaltungstechnik, Give-Aways, etc.); der erwarteten Personalkosten (Konzeption, Organisation, Durchführung, Dokumentation, Nachbereitung). Alle internen und externen Kosten müssen im Angebot enthalten sein. b. Zeit- und Ablaufpläne o Erstellung von Zeit- und Arbeitsplanung für Konzeption, Organisation, Durchführung, Dokumentation und Nachbereitung des Jugendkongresses sowie deren Überwachung. Dies umfasst auch Terminvorschläge für etwaige Kennenlernund Vorbereitungstreffen sowie den Jugendaktionstag selbst. Anmerkung: Das detaillierte inhaltliche Gesamtkonzept sowie die Zeit- und Ablaufpläne müssen dem Auftraggeber spätestens bis 15. Juli 2017 vorliegen. 2 Rekrutierung und Management von Teilnehmern Ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung liegt es in der Verantwortung des Auftragnehmers, die entsprechende Anzahl an Jugendlichen, welche der Zielgruppe angehören, zu rekrutieren (s.o.). Die gesamte telefonische sowie schriftliche Betreuung (postalisch, per Mail) obliegt dem Auftragnehmer. Seite 3 von 6

4 o Bewerbung der Veranstaltung mittels zielgruppenadäquater on- und offline Maßnahmen (bspw. CityCards, Online-Teaser, etc.); o Konzeption und Umsetzung eines Internetauftritts inkl. Online- Anmeldemöglichkeit; o Einrichtung einer Telefonhotline sowie eines eigenen Postfachs für Mailanfragen sowie Gewährleistung schneller Bearbeitung der Anfragen; o Unterstützung der Teilnehmer bei An/Abreise (ggf. Organisation von (Bus)Transfers, Versand von Anfahrtsskizzen, etc.); o Abwicklung Reisekostenerstattung, (Schul-)Entschuldigungen, Teilnahmebestätigungen; o Erstellung von Namensschildern/ Badges/ o.ä.; o Herstellung von Kontakten zur Presse und Hinwirkung auf öffentlichkeitswirksamer Berichterstattung im Vorfeld und am Kongress in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. 3 Rekrutierung und Management Referenten/ Workshopleitungen und Kongressmoderation o Auswahl und Ansprache pädagogisch und fachlich geeigneter Workshopreferenten und Koordinierung der Konzeptionierung der Workshops; o Auswahl, Ansprache und Buchung geeigneter Moderatoren (eine Moderatorin und einen Moderator als Team) für das Bühnenprogramm. Die Moderatoren müssen insbesondere Erfahrung in der Moderation für junges Publikum aufweisen können; o Koordinierung der inhaltlichen Konzeption und Durchführung der Workshops sowie des Einsatzes von Material und Technik im Workshop; o Unterstützung bei der An/Abreise; o ggf. Vertragsgestaltung sowie Abrechnung Honorare und Reisekosten; o Erstellung von Namensschildern, Dankschreiben etc.; o Einplanung der Referenten/ Workshopleiter für die Verpflegung und Unterkunft für den Vorbereitungstag, Veranstaltungstag und ggf. bei weiten Anfahrtswegen für den Folgetag. 4 Organisatorische Konzeption Der Auftragnehmer ist ab dem Moment der Auftragsvergabe bis zum Abschluss der Nachbereitungen des Kongresses, Ansprechpartner für sämtliche externe Anfragen hinsichtlich der Veranstaltung. Seite 4 von 6

5 o Suche einer passenden Location inkl. Vertragsverhandlung mit Veranstaltungsort sowie Buchung und Abwicklung; o ggf. Auswahl einer adäquaten Übernachtungsmöglichkeit und Versorgung (ein Abendessen und ein Frühstück) für Teilnehmer des Vorbereitungstreffens am Vortag des Jugendaktionstags in unmittelbarer Nähe zum Veranstaltungsort inkl. Preisverhandlung, Buchung und Abwicklung; o Auswahl, Preisverhandlung, Buchung und Organisation sämtlicher Sublieferanten wie Technik, Catering, etc.; o Prüfung der Erforderlichkeit behördlicher Genehmigungen zur Durchführung des Events, Antragstellung und Beitreibung dieser in Abstimmung mit dem Auftraggeber; o Ermittlung und ggf. Abschluss erforderlicher Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht, Garderobenversicherung, etc.); o Ansprache und Betreuung möglicher Aussteller (Markt der Möglichkeiten, Sinneswelt etc.) für das Rahmenprogramm des Events. 5 Durchführung o Personaleinsatzplanung (Servicecounter, Garderobe, Buffet, etc.); o Zusammenstellung und Konfektionierung der Tagungsunterlagen/ Give-Aways; o Registrierung der Teilnehmer am Empfangsschalter, Ausgabe Namensschilder, Zuteilung zu den Workshops etc.; o ganzheitliche Koordination des Programmablaufs (inkl. Erstellung Detailablaufplan für Orga-Team, Ausschilderung innen/außen, Koordinierung der Workshopleiter, der Moderatoren und der Helfer vor Ort sowie ggf. vorhandener Pressevertreter); o Durchführung eines Rahmenprogramms; o Verantwortung adäquaten Tagesabschluss. 6 Dokumentation der Veranstaltung o Koordination einer professionellen Foto- und/oder Videodokumentation des Kongresses; o schriftliche Dokumentation der auf dem Kongress erarbeiteten Handlungsempfehlungen/ Aktionsideen der Teilnehmer sowie ggf. erhobener Stimmungsbilder. Seite 5 von 6

6 7 Nachbereitung o Direkte Abrechnung mit sämtlichen Sublieferanten; o Rechnungsstellung bis 10. Dezember 2017 an den Auftraggeber; o Begleitung/Dokumentation der Umsetzung der Ergebnisse durch die teilnehmenden Akteure im Nachgang zum Kongresstag; o adäquate Aufbereitung des (Film-/Foto-) Materials sowie der erarbeiteten Handlungsempfehlungen und ggf. erhobenen Stimmungsbilder und ansprechende Darstellung auf der Homepage sowie. für den Auftraggeber. Seite 6 von 6