Dienstplanung (WS1) Ablaufbeschreibung Workshop

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1 Arbeitspaket 5.2 _ Teil 1_Modularisierung Gefördert vom Dienstplanung (WS1) Fachlich begleitet durch Begleitet durch Ablaufbeschreibung Workshop 2010 AP 5.2_Teil 1_Modul 2_Dienstplanung Dokument_1.8

2 1. Ziele Im Rahmen des Projektes soll(en) die Einrichtung(en) lernen, Leistungen zu planen und Störungen im arbeitsorganisatorischen Ablauf zu vermeiden. Die Leistungsplanung richtet sich an den Bedürfnissen der Bewohner aus. Hierauf aufbauend nehmen die Einrichtungen eine Personal- und Einsatzplanung vor. Für die Aufnahme der konkreten Bedürfnisse der Bewohner und der Leistungsplanung wurden Instrumente entwickelt, deren Einsatz in diesem Workshop geübt werden soll. Ziele der Instrumente Möglichkeiten und Grenzen der Instrumente Handling der verschiedenen Instrumente Organisation des Einsatzes Umsetzung der Instrumente in der/den Einrichtung(en) Neben diesen unmittelbaren Zielen sollen die Teilnehmer lernen, dass eine gute Datenbasis für die weiteren Projektschritte notwendig ist. Die Ermittlung der Leistungsmengen des notwendigen Zeitbedarfes und der entsprechenden Zeiteinteilungen bilden die Planungsgrundlagen. Durch diesen Workshop werden die Grundlagen gelegt, wie die Einrichtungen Daten für die Leistungsplanung erheben und eine IST- Analyse der bestehenden Arbeitstätigkeiten vornehmen, um ihre zukünftige Planung und entsprechende Umstrukturierung auf einer gesicherten Datenbasis machen zu können. 2. Vorbemerkungen Die Einrichtungen sollen zum Workshop folgende Unterlagen mitbringen: Aufzeichnungen über typische Arbeitsabläufe in den Bereichen (Dok_1.13_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_Anforderungsliste Tätigkeiten Tätigkeiten) 3 Bewohnerakten mit Leistungsnachweisen und allen dazugehörigen Dokumentationen 3. Rahmenbedingungen 3.1 Räumlichkeiten Seminarraum mit Tageslicht und verdunkelbar Bestuhlung in U-Form Möglichkeit, PC`s aufzubauen und zu nutzen sräume 3.2 Ausstattung Flipcharts (mit ausreichend Papier) Pinnwände (mit ausreichend Papier) Tageslichtprojektor Beamer Leinwand Moderationskoffer Namensschilder Genügend Steckdosen Verlängerungskabel

3 4. Referenten 4.1 Projektleiter Dienstplanung Verantwortlich für die Durchführung des Workshops ist der Projektleiter (). 5. Teilnehmer aus der/n Einrichtung(en) Es sollten folgende Personen teilnehmen: Pflegedienstleitung Leitung des Pilotwohnbereiches Projektleitung und Stellvertretung Hauswirtschaftsleitung 6. Zeitlicher und Inhaltlicher Verlauf 6.1 Erster Workshop-Tag Zeit Inhalt Methode Verantw Begrüßung, Organisatorisches, Ablauf Organisatorisches: Festlegung der Protokollführung Der Projektleiter begrüßt die Teilnehmer und erläutert den Ablauf des Workshops. Abfrage der aktuellen Situation in den Einrichtungen Der Projektleiter fragt die aktuelle Situation in der/den Einrichtung(en) ab. Hierzu gibt er folgende Stichworte als Hilfe vor: Allgemeine Situation in der/den Einrichtungen - Stimmung Informationsstand der Mitarbeiter Die wesentlichen Punkte werden vom Projektleiter auf Flipchart oder Metaplan für alle sichtbar dokumentiert Kaffeepause Methodischer Ansatz des Projektes Der Projektleiter stellt den Ansatz der präventions- und qualitätsorientierten Ablauforganisation vor. Hierbei wird insbesondere die Verknüpfung von Leistungs-, Personal- und Dienstplanung hervorgehoben. Vortrag Präsentation Die Grundlage jeder Leistungsplanung ist der Bewohner Für die Leistungsplanung ist eine gute Datenbasis Voraussetzung Auf der Basis der Leistungsplanung erfolgt die Personalplanung Störungen in den Arbeitsabläufen sollen vermieden und nicht planbare Leistungen zu planbaren gemacht werden Die Instrumente des Projektes werden noch einmal hinsichtlich Ihres Zusammenwirkens erläutert (RAP, LPS)

4 : Aktuelle Probleme der Planung Die Teilnehmer erarbeiten die Vorgehensweisen und wesentlichen aktuellen Probleme bei ihrer täglichen Planung und stellen diese im Plenum vor. Morgendliche Arbeitsverteilung, Grundlagen der Planung Arbeitszeiten, Dienstplanung Planbare und nicht planbare Tätigkeiten Schnittstellenproblematiken - Essenszeiten Pflegeplanung und Leistungsplanung Information und Kommunikation Aufgabenblatt: Dok_1.10_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_Gruppenaufgabe Planung Mittagspause Theorie des Schlafens Ruhe und Aktivitätsphasen der Bewohner (RAP) Der Projektleiter stellt in einem Kurzreferat die Theorie des Schlafens unter der besonderen Berücksichtigung der Bedürfnisse im Alter, vor. Dok_1.14_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_ Präsentation Schlafverhalten Anschließend stellt der Projektleiter das Erhebungsinstrument RAP vor: Dok_1.15_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_ Präsentation RAP Dok_1.3_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_RAP_ Erfassungsdatei_ Beispiel Der Projektleiter stellt die praktische Umsetzung vor, erläutert die Instrumente einschließlich der Fragebögen für Angehörige und Bewohner: Modularisierung_ Dienstplanung_ RAP-Fragebogen_ Angehörige Modularisierung_ Dienstplanung_ RAP-Fragebogen_ Bewohner Gemeinsam wird die Umsetzung in der/den Einrichtung(en) (Organisation, praktische Beispiele, Befragung von Bewohnern und Angehörigen) erarbeitet. Hausaufgabe: In der Zeit bis zum nächsten Workshop werden durch RAP in jeder Einrichtung eine Woche lang die Ruhe- und Aktivitätsphasen jedes Bewohners erfasst. Diese werden in der zur Verfügung gestellten Excel-Tabelle erfasst. Diese wird eine Woche vor dem Workshop Vortrag Präsentation Moderierte Diskussion

5 dem Projektleiter zur Auswertung gesandt (Mail, externer Datenträger). Die Teilnehmer sollen im nächsten Monatsprotokoll ihre Umsetzungsplanung von RAP kurz erläutern. Die Ergebnisse werden im nächsten Workshop vorgestellt Kaffeepause Umsetzung am PC Die Teilnehmer lernen die Erfassung von RAP am eigenen PC. Hierzu muss eine EDV-Nutzung möglich sein. Entweder müssen die Teilnehmer eigene Rechner mitbringen oder es muss ein entsprechender Schulungsraum gebucht werden. Die Teilnehmer erfassen 3 Bewohner anhand der mitgebrachten Akten. Grundlage ist sind folgende Dokumente: Dok_1.0_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_RAP- Anleitung zur Erfassung Dok_1.1_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_RAP- Erfassung_Bewohner Dok_1.2_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_RAP_ Erfassungsdatei_ Vorlage Ende des ersten Workshop-Tages 6.2 Zweiter Workshop-Tag Zeit Inhalt Methode Verantw Leistungsplanungssystem Der Projektleiter stellt die Notwendigkeit von Leistungsplanung vor. Wesentliche Bestandteile einer Planung sind definierte Leistungskomplexe. Der Projektleiter erläutert die Notwendigkeit und Probleme bei der Definition Leistungskomplexe: Vortrag Nur auf einer verbindlichen Definition von Leistungskomplexen ist eine Planung möglich Anzahl und Komplexität von Leistungskomplexen Dokumentation von Leistungen Der Projektleiter stellt die verschiedenen Leistungskomplexe und deren Inhalte vor. Der Projektleiter stellt den Einsatz von LPS und des dahinter liegenden Excel-basierten Planungsinstrumentes vor: Dok_1.16_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_Präsentati on LPS 9 30 : Festlegung der Leistungszeiten Auf Basis der in LPS festgelegten Kategorien erfolgt durch die Teilnehmer eine Festlegung der dafür notwendigen Zeiten.

6 Anschließend präsentieren und diskutieren die Teilnehmer ihre Ergebnisse. Dok_1.11_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_Gruppenau fgabe Leistungszeiten Aufgabenblatt: Dok_1.12_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_ Gruppenaufgabe Leistungszeiten_ Vorlage Kaffeepause : Festlegung der Leistungszeiten Die Teilnehmer präsentieren und diskutieren die Ergebnisse der Leistungszeiten Umsetzung am PC Die Teilnehmer lernen die Erfassung von LPS am eigenen PC. Hierzu muss eine EDV-Nutzung möglich sein. Entweder müssen die Teilnehmer eigene Rechner mitbringen oder es muss ein entsprechender Schulungsraum gebucht werden. Die Teilnehmer erfassen 3 Bewohner anhand der mitgebrachten Akten. Grundlage sind folgende Dokumente: Dok_1.5_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_LPS- Anleitung zur Erfassung für Durchführende Dok_1.6_Modularisierung_Dienstplanung_WS1_LPS_ Erfassungsdatei_Vorlage Mittagspause Umsetzung am PC II Die Teilnehmer erfassen 3 Bewohner anhand der mitgebrachten Akten. Hausaufgabe: Die Teilnehmer setzen die Leistungsplanung in der/den Einrichtung(en) um. Im Rahmen der Umsetzung sollen die Teilnehmer evaluieren, in wieweit sie die selbst vorgegebenen Zeiten umsetzen können Kaffeepause Sicherstellung des Datenschutzes, Mitarbeiterschutz Auswertungsmöglichkeiten Organisation der Erfassung Die Tätigkeitslisten (Dok_1.13_Modularisierung_Dienstplanung_ WS1_Anforderungsliste Tätigkeiten) werden für die Einrichtung(en) ausgeteilt, um sich im Vorfeld mit der Systematik zu beschäftigen Weitere Schritte - Organisation Der Projektleiter erläutert die notwendigen organisatorischen Schritte für die Durchführung von RAP und LPS. Plenum Praktische Übung Vortrag Moderierte Diskussion

7 Der Projektleiter legt gemeinsam mit den Einrichtungen die weiteren Schritte fest Ende des zweiten Workshop-Tages 7. Hausaufgaben Umsetzung von RAP und LPS 8. Mitgeltende Unterlagen Modularisierung_ Dienstplanung_ WS1_RAP-Fragebogen_Angehörige Modularisierung_ Dienstplanung_ WS1_RAP-Fragebogen_Bewohner Dok_1.0_ Modularisierung_ Dienstplanung_ WS1_RAP-Anleitung zur Erfassung Dok_1.1_ Modularisierung_ Dienstplanung_ WS1_RAP-Erfassung_ Bewohner (excel) Dok_1.2_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_RAP_ Erfassungsdatei_ Vorlage (excel) Dok_1.3_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_ RAP_ Erfassungsdatei_ Beispiel (excel) Dok_1.4_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_LPS-Anleitung zur Erfassung für Dok_1.5_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_LPS-Anleitung zur Erfassung für Durchführende Dok_1.6_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_LPS_ Erfassungsdatei_ Vorlage (excel) Dok_1.7_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_LPS_ Erfassungsdatei_ Beispiel (excel) Dok_1.8_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Ablaufbeschreibung Workshop Dok_1.9_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Gruppenaufgabe RAP Dok_1.10_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Gruppenaufgabe Planung Dok_1.11_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Gruppenaufgabe Leistungszeiten Dok_1.12_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Gruppenaufgabe Leistungszeiten_ Vorlage Dok_1.13_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Anforderungsliste Tätigkeiten Dok_1.14_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Präsentation Schlafverhalten Dok_1.15_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Präsentation RAP Dok_1.16_ Modularisierung_ Dienstplanung _ WS1_Präsentation LPS

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