Beta UX DistributionMaster

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1 Beta UX DistributionMaster Hochperformantes Output Management System für Unix-Plattformen Zentrale unternehmensweite Verwaltung und Verteilung von Dokumenten unabhängig von der Herkunftsplattform sowie gesetzeskonforme Archivierung Reduktion der Produktionsprozesse und Fehlerrate durch Konsolidierung der Informationen Erhöhte Transparenz und Auditierbarkeit der unternehmensweiten Verarbeitungsprozesse

2 Management Summary Seit der Verbreitung von Fax, und Internet läuft die Weitergabe von Informationen an Menschen innerhalb und außerhalb des Unternehmens nicht nur ausschließlich über den Drucker. Es bedarf daher leistungsfähiger Infrastrukturlösungen, um dokumentenproduzierende Geschäftsprozesse so effektiv wie möglich umzusetzen. Darüber hinaus sind flexible IT-Lösungen gefragt, welche die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vor gaben gewährleisten. Beta UX DistributionMaster ist eine Standardlösung der Beta UX MasterSuite. Das leistungsstarke Output Management System stellt die zentrale Verwaltung des gesamten Outputs sicher und garantiert unter Unix-Betriebssystemen die effiziente Verteilung von Dokumenten in beliebige Kanäle. Informationen verteilen Der Beta UX DistributionMaster schafft die Basis für eine individuelle Verarbeitung von Informationen, die von beliebigen Dokumenten-produzierenden Unternehmensanwendungen geliefert werden. Beta UX DistributionMaster übernimmt die Daten sofort nach ihrer Entstehung, wandelt die einlaufenden Datenströme bei Bedarf in geeignete Druckdatenströme um und stößt auf grund vorkonfigurierter Parameter die Ausgabe an ohne manuellen Eingriff. Druckprozesse werden automatisch gesteuert und überwacht. Am Ende eines Geschäftsprozesses liefert es also das richtige Dokument zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Format an den richtigen Empfänger aus automatisch und kostengünstig. Wenn ein Ausdruck nicht zwingend erforderlich ist, kann die Informationsweitergabe auch per , Fax oder als Webseite erfolgen. Parallel zur Verteilung werden die Daten archiviert, dass sie auch für zukünftige Arbeitsschritte zur Verfügung stehen. Mit Beta UX DistributionMaster ist eine erhöhte Transparenz im Verarbeitungsprozess der Dokumente garantiert. Aufgrund seiner dreistufigen Architektur und dem modularen Aufbau fügt sich Beta UX Distribution- Master problemlos in die vorhandene IT-Umgebung ein. In den oben beschriebenen Produktionsprozess können problemlos Formatierungsprogramme integriert werden, welche die eintreffenden Daten in ein individuelles Unternehmenslayout überführen. 2

3 Hochperformantes Output Management System für Unix-Plattformen Druck vermeiden Erhebliches Einsparpotential steckt darin, nur das zu drucken, was absolut notwendig ist. Prinzipiell kann jede digital vorliegende Information auch auf anderen Wegen als per Post zum Leser (Mitarbeiter, Kunde, Interessent) gebracht werden. Bei der Ablösung bzw. Modernisierung alter Druck- und Versandlösungen fungiert Beta UX DistributionMaster als Dreh- und Angelpunkt. Kundenindividueller Output der verschiedensten eingesetzten Programme wird den Lesern per Fax oder ins Haus geschickt. Soll es dem Empfänger überlassen bleiben, ob er sich die Information abholt oder nicht, werden Rechnungen, Kontoauszüge und andere kundenbezogene Dokumente z.b. auf einem Zustellserver abgelegt, auf den der Empfänger mit ID und Passwort zugreifen kann. Output zur Information großer Zielgruppen könnten z.b. Produktinformationen, Handbücher, Testversionen, Updates und Presseinformationen sein. Beta UX DistributionMaster veranlasst bei Bedarf, dass solche Daten in ein für die Zielplattform geeignetes Format konvertiert werden, bevor sie zur Kenntnisnahme oder zum Download etwa auf der Unternehmens-Website oder in Sozialen Netzwerken publiziert werden. Wichtige Unternehmens-Applikationen, beispielsweise in Banken, Versicherungen und Behörden, produzieren Listen, die im Rechenzentrum anfallen, ausgedruckt und per Kurier in die entsprechende Zweigstelle oder Dienststelle gebracht wird. Dort wird sie zur Weiterbearbeitung oft noch aufwendig manuell geteilt, bevor die einzelnen Bestandteile den zuständigen Sachbearbeitern gebracht werden. Beta UX DistributionMaster separiert solche Listen automatisch, und stellt sie den Sachbearbeitern gebündelt nach Empfänger, Ort oder anderen Merkmalen online zur Verfügung. 3

4 Beta UX DistributionMaster im Überblick Unterstützung beim Optimieren des Dokumentflusses Unternehmensweite zentrale Verwaltung und Verteilung von Dokumenten Integration von Dokumenten in die Unix-basierte Dokumentverteilung und -archivierung unabhängig von der Herkunftsplattform Konsolidierung von Informationen gesetzeskonforme Archivierung 4

5 Hochperformantes Output Management System für Unix-Plattformen Beta UX DistributionMaster Benefits Elektronische Verwaltung des Outputs (Dokumente, Listen, Formulare,...) Bedienung verschiedener Kanäle für die Datenverteilung Reduzierung der Druckkosten Lagerhaltungskosten Betriebskosten (Material) Hard- und Softwarekosten Optimierung der Portokosten Systemauslastung Personalressourcen Druck optimieren Ein Großteil des Outputs wird allerdings immer noch gedruckt und dem Empfänger per Post oder Bote zugestellt. Beta UX DistributionMaster verteilt dann die Dokumente auf die vorhandenen Druckerstraßen und Hochleistungsdrucker, und sorgt für eine optimale Auslastung des Druckernetzwerks. Der Nachdruck von Dokumenten ist jederzeit auch am Arbeitsplatzdrucker möglich bei AFP auch mit dazugehörigem Formular. 5

6 Beta UX MasterSuite Die Beta UX Familie stellt mit ihren Produkten mehrere Standardlösungen zur Verfügung, mit denen die Automatisierung von Produktions- und Geschäftsprozessen in Abhängigkeit von den zu verarbeitenden Dokumenten und Log-Files möglich ist. Beta UX DistributionMaster Das Output-Management-System unterstützt beim Optimieren des Dokumentenflusses und stellt die zentrale Verwaltung sicher. Es garantiert die effiziente unternehmensweite Verteilung sowie die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung unternehmenskritischer Dokumente unter Unix-Betriebssystemen. Der Beta UX DistributionMaster schafft die Basis für eine standardisierte Verarbeitung von Dokumenten, die von unterschiedlichen Applikationen oder Betriebssystemen geliefert werden. Produkte der Beta UX Familie [Beta UX] DistributionMaster [Beta UX] ContentMaster [Beta UX] LogMaster Beta UX ContentMaster Mit dem Dokumentenmanagement-System Beta UX ContentMaster steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die Ihnen die zielgerichtete Steuerung und Kontrolle beliebiger dokumentbasierter Geschäftsprozesse ermöglicht. Somit ist die effiziente und komfortable Dokumentbearbeitung durch Ihre Mitarbeiter sowie die gesetzeskonforme Langzeitarchivierung der Dokumente einschließlich aller Bearbeitungsvermerke unter Unix-Betriebssys temen gesichert. Beta UX LogMaster Das hochperformante Log History Management System Beta UX LogMaster ist eine Standardlösung der Beta UX MasterSuite und stellt durch die zentrale Zusammenführung und Bearbeitung aller Protokolldateien Ihres Unternehmens die Langzeitarchivierung dieser Prozessinformationen auf Unix-Betriebssystemen sicher. Er schafft die Basis für eine unternehmensweite Dokumentation der ausgeführten IT-Prozesse und bietet somit eine auditfähige IT-Landschaft, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen Rechnung trägt. 6

7 Hochperformantes Output Management System für Unix-Plattformen Beta UX LogMaster Beta UX DistributionMaster Beta UX ContentMaster Anzeigen Recherche, Notizen per RichClient Extrahieren, Bündeln Archivieren optional optional optional 7

8 Warum profitieren Sie von Beta Systems Software? Integrierte Plattform für eine Vielzahl von Data-Center-Produkten und Werkzeugen Ermöglicht Administratoren die zentrale Verwaltung von Output- und Job-Management Standardisierte Produkte für unternehmensweite Data-Center-Aktivitäten als ein umfassender»one-stop-service«hochskalierbar Perfekt für die automatische Verarbeitung und Verteilung von großen Dokumentenmengen Beta Systems ist ein führender Software- Anbieter für IT-Benutzer-Management, Data-Center Management, Compliance- Lösungen und Dokumentenmanagement. 50% der größten europäischen Banken sichern ihre Geschäftsprozesse mit Lösungen von Beta Systems ab. 7 der 10 größten europäischen Versicherungsgruppen setzen Lösungen von Beta Systems ein. Wir entwickeln hochwertige Softwareprodukte und -lösungen für die automatisierte Verarbeitung großer Daten- und Dokumentenmengen. Die Produkte und Lösungen dienen der Prozessoptimierung, führen zu einer verbesserten Sicherheit und sorgen für mehr Agilität in der IT. Unsere Lösungen gewährleisten die Erfüllung von geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) und erhöhen die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität. Immer wieder wird Beta Systems von großen Versicherungsgruppen als bevorzugter Lösungsanbieter für ihre IT-Infrastruktur ausgewählt. Unternehmensweite Installationen sind vielfach seit vielen Jahren aktiv im Einsatz. Beta Systems verfügt über mehr als 25 Jahre praktische Erfahrung mit über Kunden weltweit. Alt-Moabit 90d Berlin Tel (0) Fax (0) Beta Systems Software AG, Alle Rechte vorbehalten. Alle im Text erwähnten Produktnamen der Beta Systems Software AG sowie die entsprechenden Logos sind Marken des Unternehmens in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Namen von Produkten und Dienstleistungen anderer Unternehmen sind Marken dieser Unternehmen. Dies gilt auch für die jeweilige Firmenbezeichnung. Die Angaben im Text sind unverbindlich und dienen lediglich zu Informationszwecken. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. In dieser Publikation enthaltene Aussagen stellen keine Zusicherungen, Gewährleistungen oder in sonstiger Weise bindende Aussagen dar. Die Beta Systems Software AG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. BetaUX_DistributionMaster_DS_DE

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