Benutzerhandbuch SecureDataSpace

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1 BT Secure Benutzerhandbuch SecureDataSpace Data Space Benutzerhandbuchtand August 2015 Seite 1 von 47 Seiten

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung Schnelleinstieg Begriffsdefinitionen Benutzerrollen Ordnerstrukturen Verschlüsselung Web Client Systemvoraussetzungen (Web Client) Software Hardware Login (Web Client) Login EULA akzeptieren / Initial Passwort vergeben Passwort vergessen Dashboard (Web Client) Topleiste Toolbox Data Room Übersicht Benutzerprofil bearbeiten & Passwort ändern (Web Client) Mein Profil Benutzerdaten Passwort ändern Benutzer anlegen & verwalten (Web Client) Data Rooms anlegen & verwalten (Web Client) Data Room Verwaltung aufrufen Data Room anlegen Eigenschaften Data Room Admins Subroom anlegen Eigenschaften Data Room Admins Data Room/Subroom bearbeiten Seite 2 von 47 Seiten

3 Eigenschaften Benutzer Benutzergruppen Vererbung von Berechtigungen Data Room/Subroom löschen Mit Dateien & Ordnern arbeiten (Web Client) Dateien hochladen Dateien herunterladen Ordner erstellen Dateien und Ordner verschieben Dateien und Ordner kopieren Dateien und Ordner löschen Dateien und Ordner als ZIP herunterladen Mit verschlüsselten Dateien arbeiten (Web Client) Konzept der Triple Crypt Technologie Triple Crypt Technologie für den Customer aktivieren Triple Crypt Technologie für einen Data Room aktivieren Verschlüsselungskennwort festlegen Dateien in einen verschlüsselten Data Room hochladen Dateien aus einem verschlüsselten Data Room herunterladen Generierung von File Keys Download Links erstellen & verwalten (Web Client) Download Link erstellen (Datei freigeben) Download Links einsehen Download Links löschen Download Links per Mail versenden Upload Konten erstellen & verwalten (Web Client) Upload Konto erstellen Upload Konten einsehen Upload Konten löschen Upload Konten per Mail versenden Abmelden...47 Seite 3 von 47 Seiten

4 Benutzerhandbuch 1 Vorbemerkung Schnelleinstieg Der Emde & Partner Secure Data Space (SDS) dient dem sicheren und einfachen Datenaustausch. Die Umgebung befindet sich auf Servern in Frankfurt a.m. Die Plattform dient nicht dem dauerhaften Speichern von Daten. Die Benutzerrechte werden von Emde & Partner vergeben und verwaltet. Jeder Nutzer kann entsprechend seiner Rechte Daten hochladen, ansehen oder neue Ordner und Strukturen anlegen. Nach Vergabe der Benutzerrechte durch Emde & Partner erfolgt eine Einladung per an den Benutzer. In dieser Mail befindet sich der Zugangsname sowie das Initialpasswort. Die Anmeldeseite wird durch einen Link in der oder direkt von der Emde & Partner Homepage über den Link SDS erreicht. Nach der erstmaligen Anmeldung müssen Sie ein individuelles Passwort vergeben. Sie gelangen dann zu der Startseite des Datenraums, auf der Sie die für Sie freigeschalteten Datenräume (Data Room Übersicht) und Funktionen (Toolbox) sehen können. Seite 4 von 47 Seiten

5 Die Datenräume funktionieren ähnlich den Verzeichnisse eines Dateiexplorers. Die darin abgelegten Dateien können angeklickt, geöffnet und heruntergeladen werden. Neue Dateien können durch klick auf den Button + Datei hinzugefügt werden. Durch Anklicken des entsprechenden Datenraums öffnet sich das entsprechende Fenster mit dem Datenrauminhalt und den anwendbaren Funktionen: Seite 5 von 47 Seiten

6 2 Begriffsdefinitionen 2.1 Benutzerrollen Bei Secure Data Space ist ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept integriert, auf dem die gesamte Verwaltung basiert. Durch diese Rollenbasierung ist es möglich, die Verwaltung von Abteilungs Daten direkt in die entsprechenden Abteilungen zu verlagern, die sich anschließend selbst verwalten können. Data Space Admin Beim Data Space Admin handelt es sich um einen normalen Data Space User, der zusätzlich die Rolle eines Infrastruktur Administrators, der eine vergleichbare Rolle hat wie ein Domänen Administrator im Active Directory, erhalten hat. Diese Rolle beinhaltet folgende Berechtigungen: Data Room Admin 1 Festlegung der Systemeinstellungen (Aktivierung der Triple Crypt Technologie, Einstellungen zu Mailserver, AD Anbindung, etc.) 2 Anlegen von Data Rooms und intiale Benennung von sogenannten Data Room Admins 3 Umbenennen und Löschen von Data Rooms 4 Vergabe der Berechtigung zum Verschlüsseln von Data Rooms an Data Room Admins 5 Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Usern und Gruppen 6 Einsicht und Löschen von Freigabelinks und Uploadkonten 7 Einsicht in das Systemprotokoll Beim Data Room Admin handelt es sich um einen normalen Data Space User, der zusätzlich in einem oder mehreren Data Rooms die Rolle eines Administrators für diese(n) Data Room(s) erhalten hat. Diese Rolle beinhaltet folgende Berechtigungen: Anlegen von Subrooms innerhalb des jeweiligen Data Rooms Umbenennen und Löschen von Subrooms innerhalb des jeweiligen Data Rooms Hinzufügen und Entfernen von Usern in den bzw. aus dem jeweiligen Data Room Vergabe von Berechtigungen innerhalb des jeweiligen Data Rooms Ernennung weiterer Data Room Admins innerhalb des jeweiligen Data Rooms Überblick über die Benutzer in seinen Data Rooms Seite 6 von 47 Seiten

7 Data Space User Beim Data Space User handelt es sich um die normale Benutzerrolle im Secure Data Space. Diese Rolle beinhaltet folgende Funktionen: Hochladen, Löschen und Freigeben von Dateien (je nach zugeteilten Berechtigungen) Data Room oder Subroom als WebDav Laufwerk einbinden Mit verschiedensten Clients auf den Secure Data Space zugreifen (z.b. Drive Letter, ios App, etc.) Download Link Empfänger Um externen Personen eine oder mehrere Dateien bereitzustellen, muss kein gesonderter User Account angelegt werden; es kann auch ein sogenannter Download Link erstellt und versendet werden, über den eine externe Person Zugriff auf die jeweiligen Dateien erhalten kann, ohne dass hierfür eine Benutzerlizenz benötigt wird. Diese Rolle beinhaltet folgende Funktionen: Nutzung von Downloadlinks Upload Konto Um von externen Personen eine oder mehrere Dateien erhalten zu können, muss kein gesonderter User Account angelegt werden; es kann auch ein sogenanntes Upload Konto erstellt und versendet werden, über den eine externe Person anschließend Dateien hochladen kann, ohne dass hierfür eine Benutzerlizenz benötigt wird. Diese Rolle beinhaltet folgende Funktionen: Nutzung von Uploadlinks 2.2 Ordnerstrukturen Dateien werden im Secure Data Space in hierarchischen Ordnerstrukturen abgelegt, die frei konfigurierbar sind. Einige dieser Hierarchiestufen haben besondere Funktionen und daher auch spezielle Bezeichnungen. Seite 7 von 47 Seiten

8 Data Room In der obersten Ebene der Ordnerstruktur werden die Ordner als Data Rooms bezeichnet; auf Data Room Ebene werden Berechtigungen vergeben. Data Rooms bieten folgende Funktionen: User können Zugriffe auf Data Rooms und deren Inhalte erlaubt oder verboten werden Pro User und Data Room können verschiedene Berechtigungsstufen vergeben werden (z.b. "nur lesen", "lesen und hochladen", etc.) Data Rooms können als WebDav Laufwerk ins Client Betriebssystem eingebunden werden in Data Rooms können Subrooms, Ordner und Dateien beinhaltet sein. Beispiele für eine sinnvolle Einteilung von Data Rooms sind zum Beispiel: ein Data Room pro Mandant, also z.b. "Muttergesellschaft", "Tochter 1", "Tochter 2" ein Data Room pro Projekt, also z.b. "Gesellschaftsdaten", "Kundendaten", "Finanzkennzahlen" etc. Subroom Innerhalb von Data Rooms kann die wiederum erste Ebene an Ordnern mit speziellen Berechtigungen belegt werden. Diese Ordner werden als Subrooms bezeichnet. Subrooms bieten folgende Funktionen: User können Zugriffe aufsubrooms und deren Inhalte erlaubt oder verboten werden Pro User und Subroom können verschiedene Berechtigungsstufen vergeben werden (z.b. "nur lesen", "lesen und hochladen", etc.) Subrooms können als WebDav Laufwerk ins Client Betriebssystem eingebunden werden in Subrooms können Ordner und Dateien beinhaltet sein Beispiele für eine sinnvolle Hierarchie von Data Rooms und Subrooms sind zum Beispiel: ein Data Room pro Abteilung, also z.b. "Vertrieb", und darunter ein Subroom pro Produkt, also z.b. "Bleistifte", "Kugelschreiber", etc. ein Data Room pro Region, also z.b. "Deutschland", und darunter ein Subroom pro Standort, also z.b. "München", "Berlin", etc. Seite 8 von 47 Seiten

9 Ordner Innerhalb von Data Rooms und Subrooms können zur besseren Organisation Unterordner erstellt werden, welche generell als Ordner bezeichnet werden. Ordner bieten folgende Funktionen: in Ordners können weitere Ordner und Dateien beinhaltet sein 2.3 Verschlüsselung Im Secure Data Space werden verschiedene Verschlüsselungstechnologien eingesetzt, deren Kombination als Triple Crypt Technologie bezeichnet wird und die im Folgenden kurz erklärt werden. Server Side Encryption Die Ablage sämtlicher Informationen in verschlüsselten Dateisystemen stellt sicher, dass im extrem unwahrscheinlichen Fall eines Einbruchs in ein Rechenzentrum keine nützlichen Daten erbeutet werden können. Diese sind mit AES 256 verschlüsselt und können daher auch sehr kostenintensiven und leistungsstarken Angriffen auf die Kryptographie eine sehr lange Zeit standhalten. Die zur Authentifizierung der Benutzer im Secure Data Space hinterlegten Log in Passwörter werden selbstverständlich nicht im Klartext gespeichert, sondern unter Einbeziehung von Gegenmaßnahmen gegen Angriffsversuche (Salting, Peppering, Iterations) mit der modernen und starken bcrypt Funktion gehashed. Channel Encryption Als Channel Encryption wird die Verschlüsselung des Übertragungswegs bezeichnet. Die Transportverschlüsselung mittels SSL/TLS stellt heute einen Mindeststandard dar, der eigentlich bei jedem im Internet genutzten Dienst aktiv sein sollte. Mit dieser Technik werden die Übertragung der Log in Informationen (Benutzername und Passwort), die Meta Informationen über vorhandene Dateien und Ordner (Namen, Datentypen, etc.) und natürlich die Dateien selbst noch einmal mit einer zusätzlichen Verschlüsselungsschicht geschützt. Die Konfiguration wurde dabei genau überprüft und auf eine größtmögliche Sicherheit hin ausgelegt auch wenn damit Gefahr besteht, veraltete Browser und Betriebssysteme auszuschließen. Doch die Sicherheit der Kundendaten ist wesentlich wichtiger als eine umfassende Kompatibilität. Client Side Encryption Das eigentliche Kernstück des Secure Data Space ist jedoch die clientseitige Verschlüsselung, die das Zero Knowledge Prinzip umsetzt und auch den Mitarbeitern der Rechenzentren und der Serviceprovider sowie Administratoren jeglichen Zugriff auf die von bereitgestellten Daten und Informationen effektiv verweigert. Seite 9 von 47 Seiten

10 3 Web Client Beim Web Client handelt es sich um den umfangreichsten Client der Secure Data Space Suite; viele administrative Aufgaben können mangels entsprechender Displaygröße nicht auf mobilen Clients abgebildet werden und stehen ausschließlich im Web Client zur Verfügung. Der Web Client erfordert keine besondere Installation am Client, da die meisten aktuellen Browser verwendet werden können. Systemvoraussetzungen (Web Client) Login (Web Client) Dashboard (Web Client) News & Downloads (Web Client) Benutzerprofil bearbeiten & Passwort ändern (Web Client) Benutzer anlegen & verwalten (Web Client) Gruppen anlegen & verwalten (Web Client) Data Rooms anlegen & verwalten (Web Client) mit Dateien & Ordnern arbeiten (Web Client) mit verschlüsselten Dateien arbeiten (Web Client) Download Links erstellen & verwalten (Web Client) Upload Konten erstellen & verwalten (Web Client) Systemeinstellungen (Web Client) Einstellungen (Web Client) Systemprotokoll auswerten (Web Client) Logout (Web Client) Seite 10 von 47 Seiten

11 3.1 Systemvoraussetzungen (Web Client) Software Folgende Voraussetzungen müssen softwareseitig erfüllt sein: moderner Webbrowser: o o o o Internet Explorer 10 oder höher Firefox oder höher Chrome 41 oder höher Safari 8 oder höher zum verschlüsselten Up und Download ist zudem ein installiertes Java Runtime Environment notwendig Hardware Es werden keine besonderen Anforderungen an die eingesetzte Hardware gestellt. Die Komponente kann auf jedem handelsüblichen x86 Rechner betrieben werden. Seite 11 von 47 Seiten

12 3.2 Login (Web Client) Auf dieser Seite werden die Funktionen rund um den Login näher beschrieben Login Der Login via SQL ist die Standard Authentifizierung. Die Zugangsdaten werden nach Freigabe des Nutzers automatisch per an die hinterlegte Adresse zugesandt. In dieser Einladungsmail ist auch das Initialpasswort enthalten, welches bei der ersten Anmeldung geändert werden muss. Seite 12 von 47 Seiten

13 Benutzername: E Mail Adresse des jeweiligen Benutzers. Passwort: Das zugehörige Passwort des Benutzers EULA akzeptieren / Initial Passwort vergeben Bei der Erstanmeldung an einem Secure Data Space müssen die Nutzungsbestimmungen gelesen und akzeptiert werden. Des Weiteren ist das aktuelle Passwort zu ändern. Dieses muss mindestens 8 Zeichen lang sein sowie aus Groß und Kleinnuchstaben, Ziffern und Zeichen bestehen. Sobald ein passendes Passwort festgelegt wurde, kann sich mit diesem eingeloggt werden. Nach der erfolgreichen Eingabe der Logindaten wird das Dashboard angezeigt Passwort vergessen Die Funktion "Passwort zurücksetzen" kann über die Schaltfläche "Passwort vergessen?" auf der Loginseite aufgerufen werden. Nach einem Klick auf diese Schaltfläche, wird eine Abfrage des Benutzernamens angezeigt. Durch Eingabe des entsprechenden Benutzernames und Klick auf den Button "Passwort zurücksetzen" wird eine E Mail an die hinterlegte E Mail Adresse versendet. Diese E Mail beinhaltet alle Informationen, für das weitere Vorgehen, um ein neues Passwort festlegen zu können. 3.3 Dashboard (Web Client) Topleiste Über die Topleiste kann jederzeit die Hilfe sowie das eigene Benutzerprofil aufgerufen oder ein Logout durchgeführt werden. Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich wird eine Übersicht über den aktuellen Zustand des Secure Data Space angezeigt. Seite 13 von 47 Seiten

14 3.3.2 Toolbox Über die Toolbox können die administrativen Aufgaben aufgerufen und durchgeführt werden. Abhängig von der Benutzerrolle des eingeloggten Users werden verschiedene Funktionen in der Toolbox angezeigt: Seite 14 von 47 Seiten

15 3.3.3 Data Room Übersicht Über die "Data Room Übersicht" kann auf die Data Rooms zugegriffen werden, auf die der eingeloggte Benutzer zugriffsberechtigt ist. Sind in einem Data Room entsprechende Subrooms vorhanden, werden diese durch die Angabe der Anzahl der untergeordneten Subrooms in Klammern dargestellt; im oben stehenden Screenshot durch "(2)". Ist für einen Data Room die Triple Crypt Technologie aktiviert, wird dies durch ein Schloss Icon symbolisiert; im oben stehenden Screenshot beim "Crypto Room" zu sehen Benutzerprofil bearbeiten & Passwort ändern (Web Client) Innerhalb des Profils können die Benutzerdaten angepasst werden. Auf dieser Seite wird die Konfiguration des eigenen Profils beschrieben. Seite 15 von 47 Seiten

16 3.3.5 Mein Profil Das Profil eines Benutzers, kann von diesem selbst eingesehen und editiert werden. Durch einen Klick auf die "E Mail Adresse" des Benutzers in der Topleiste, wird die Seite "Mein Profil" aufgerufen. Innerhalb des Profils können die Benutzerdaten angepasst sowie das Passwort neu vergeben werden. Seite 16 von 47 Seiten

17 Benutzerdaten In den "Benutzerdaten" können die persönlichen Daten des Profils angepasst werden. Benutzername (E Mail Adresse): Hier ist die E Mail Adresse des Accounts hinterlegt, diese kann nicht geändert werden. Anrede & Titel: Hier kann die Anrede Herr/Frau eingestellt und ein Titel hinzugefügt werden. Vorname: Hier kann der Vorname angepasst werden. Nachname: Hier kann der Nachname angepasst werden. Letzter erfolgreicher Login: Dieses Feld zeigt an, wann der Benutzer sich das letzte Mal erfolgreich am System angemeldet hat. Seite 17 von 47 Seiten

18 Passwort ändern Unter den Benutzerdaten befindet sich der "Passwort ändern" Bereich. Hier kann jeder Benutzer sein eigenes Passwort anpassen. Altes Passwort: Angabe des alten, vorher verwendeten Passworts Neues Passwort: Das neue Passwort muss 8 Zeichen lang sein, sowie jeweils mindestens einen Groß und Kleinbuchstaben, ein Sonderzeichen sowie eine Ziffer enthalten. Neues Passwort (wiederholen): Wiederholen des neuen Passworts Wird eine der Vorgaben nicht erfüllt oder stimmen die eingegebenen Passwörter nicht überein, wird dies mit einem Infokästchen hinter dem Eingabefeld angezeigt. z.b.: Nach erfolgreicher Eingabe des alten, sowie eines passenden neuen Passworts kann über den "Passwort ändern" Button die Änderung durchgeführt werden. Seite 18 von 47 Seiten

19 Nach erfolgreichem Ändern des Passworts, wird bei der Topleiste folgende Bestätigung angezeigt. 3.4 Benutzer anlegen & verwalten (Web Client) Die Anlage und Verwaltung von Nutzerrechten erfolgt ausschließlich durch Emde & Partner. 3.5 Data Rooms anlegen & verwalten (Web Client) Auf dieser Seite werden die administrativen Arbeiten der Anlage und Administration von Data Rooms und Subrooms näher beschrieben Data Room Verwaltung aufrufen Durch einen Klick auf "Data Rooms verwalten" wird folgendes Fenster angezeigt Data Room anlegen Durch einen Klick auf "Data Rooms hinzufügen" ist es möglich neue Data Rooms anzulegen. Die Anlage von Data Rooms erfolgt in zwei Schritten, die über entsprechende Registerkarten abgebildet werden. Seite 19 von 47 Seiten

20 Eigenschaften Unter "Eigenschaften" kann ein Name (maximal 150 Zeichen) für den Data Room vergeben werden Data Room Admins Unter "Data Room Admins" ist es möglich verschiedene Data Room Admins festzulegen Subroom anlegen Durch Klick auf das "+" kann ein neuer Subroom hinzugefügt werden. Die Anlage von Subrooms erfolgt in zwei Schritten, die über entsprechende Registerkarten abgebildet werden. Seite 20 von 47 Seiten

21 Eigenschaften Unter "Eigenschaften" kann ein Name mit maximal 150 Zeichen vergeben werden Data Room Admins Unter "Data Room Admins" ist es möglich verschiedene Data Room Admins festzulegen Data Room/Subroom bearbeiten Durch einen Klick auf "Bearbeiten" ist es möglich Datarooms und Subrooms zu bearbeiten. Seite 21 von 47 Seiten

22 Eigenschaften Unter Eigenschaften ist es möglich den Data Room/Subroom Namen zu ändern Benutzer Unter "Benutzer" ist es möglich die Data Room Admins neu zu bestimmen. Seite 22 von 47 Seiten

23 Benutzergruppen Unter "Benutzergruppen" ist es möglich die Rechte für diverse Benutzergruppen neu zu definieren Vererbung von Berechtigungen Berechtigungen von Data Room auf Subrooms werden aus Sicherheitsgründen nicht automatisch vererbt. Hierdurch wird sichergestellt, dass jeder Benutzer nur auf diejenigen Daten Zugriff erhält, auf die er explizit berechtigt wurde Data Room/Subroom löschen Seite 23 von 47 Seiten

24 Nach einem Klick auf "Löschen" wird folgendes Bild angezeigt. Mit einem Klick auf "Data Room löschen" kann der ausgewählte Data Room/Subroom gelöscht werden. 3.6 Mit Dateien & Ordnern arbeiten (Web Client) Auf dieser Seite werden die alltäglichen Arbeiten mit Dateien und Ordnern beschrieben: Dateien hochladen Durch einen Klick auf "Dateien" ist es möglich Dateien hochzuladen. Seite 24 von 47 Seiten

25 Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt. Falls später ein Download Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig. Hochzuladende Dateien können entweder manuell, im Punkt "Dateien auswählen", oder per Drag & Drop ausgewählt werden. Außerdem ist es möglich, eine Anmerkung hinzuzufügen, ein Ablaufdatum einzustellen und die Klassifikation zu bestimmen. Secure Data Space unterstützt Dateinamen mit bis zu 150 Zeichen Dateien herunterladen Durch einen Klick auf eine bestimmte Datei startet deren Download automatisch. Seite 25 von 47 Seiten

26 3.6.3 Ordner erstellen Durch einen Klick auf "Verzeichnis" kann ein neuer Ordner erstellt werden. Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt, in dem ein Name (maximal 150 Zeichen) für den Ordner anzugeben ist. Seite 26 von 47 Seiten

27 3.6.4 Dateien und Ordner verschieben Nach dem Setzen von einem oder mehreren Haken bei den zu verschiebenden Dateien und einem anschließendem Klick auf "Verschieben" wird folgendes Fenster angezeigt. Nun ist ein anderer Data Room, Subroom oder Ordner auszuwählen, in den die Dateien verschoben werden sollen. Seite 27 von 47 Seiten

28 3.6.5 Dateien und Ordner kopieren Nach dem Setzen von einem oder mehreren Haken bei den zu kopierenden Dateien und anschließendem Klick auf "Kopieren" wird folgendes Fenster angezeigt. Nun ist ein anderer Data Room, Subroom oder Ordner auszuwählen, in den die Dateien kopiert werden sollen. Seite 28 von 47 Seiten

29 3.6.6 Dateien und Ordner löschen Nach dem Setzen von einem oder mehreren Haken bei den zu löschenden Dateien und anschließendem Klick auf "Löschen" wird folgendes Fenster angezeigt. Durch einen Klick auf "Dateien löschen" wird der Löschvorgang bestätigt und die Dateien werden endgültig und nicht wiederherstellbar gelöscht. Seite 29 von 47 Seiten

30 3.6.7 Dateien und Ordner als ZIP herunterladen Nach dem Setzen von Haken bei mehreren Dateien und anschließendem Klick auf "Zip Download" ist es möglich mehrere Dateien als Zip gepackt herunter zu laden. 3.7 Mit verschlüsselten Dateien arbeiten (Web Client) Seit der Produktversion 2.1 von Secure Data Space ist die sogenannte Triple Crypt Technologie fest im Produkt verankert, die die bisherige zweifache Verschlüsselung der Daten um die clientseitige Verschlüsselung (Local Encryption) erweitert. Damit können Dateien bereits vor dem Upload zu den Secure Data Space Servern lokal auf dem Endgerät verschlüsselt werden, so dass nur noch berechtigte User, die im Besitz eines entsprechenden Verschlüsselungskennworts sind, diese Dateien wieder entschlüsseln und somit auf diese zugreifen können. Um diese Funktionen nutzen zu können, muss zuerst von einem Data Space Admin die Triple Crypt Technologie global aktiviert werden. Anschließend kann ein Data Room Admin die Triple Crypt Technologie für seine Data Rooms aktivieren. Die einzelnen Schritte sind in diesem Kapitel ausführlich erklärt. Seite 30 von 47 Seiten

31 3.7.1 Konzept der Triple Crypt Technologie Wie der Name schon verrät, werden sämtliche Daten, die im Secure Data Space abgelegt werden, an drei Stellen verschlüsselt: auf dem Transportweg mittels SSL/TLS (Channel Encryption) zusätzlich bei der Speicherung in verschlüsselten Dateisystemen (Server Side Encryption) sowie optional clientseitig, um eine echte Ende zu Ende Verschlüsselung zu realisieren (Local Encryption) Eine ausführliche Beschreibung der eingesetzten Technologien, Verfahren und Konzepte ist unter folgendem Link abrufbar: Begriffsdefinitionen#Verschlüsselung Triple Crypt Technologie für den Customer aktivieren Die Triple Crypt Technologie kann in den "Einstellungen" aktiviert werden. Sollte dieser Punkt nicht wählbar sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder Hoster, damit dieser das Feature global aktivieren kann. Seite 31 von 47 Seiten

32 3.7.3 Triple Crypt Technologie für einen Data Room aktivieren Nachdem man einen Data Room erstellt hat, besteht die Möglichkeit diesen mit "Tryple Crypt" zu verschlüsseln. Allerdings muss dies geschehen, bevor Dateien hochgeladen oder Subrooms erstellt werden. Nach einem Klick auf "Data Room jetzt mit Triple Crypt Technologie absichern" wird folgendes Fenster angezeigt. In diesem Fenster besteht die Möglichkeit eine zusätzliche Entschlüsselungsmethode per "Data Space Rescue Key" oder "Data Room Rescue Key" einzustellen, falls ein User das Verschlüsselungskennwort vergessen sollte. Sollte die Entscheidung auf "Keinen Rescue Key verwenden" fallen, können unter Umständen wichtige Dateien nicht mehr entschlüsselt werden und somit verloren gehen Verschlüsselungskennwort festlegen Sobald die Triple Crypt Technologie im Secure Data Space aktiviert wurde, muss jeder Benutzer ein eigenes Verschlüsselungskennwort festlegen. Jeder Benutzer wird mit einem Hinweis bei der Topleiste darauf hingewiesen. Ebenso wird auf dem Dashboard ein Hinweis angezeigt, der so lange bestehen bleibt bis der Benutzer sein Verschlüsselungskennwort festgelegt hat. Seite 32 von 47 Seiten

33 Mit einem Klick auf den Button "Verschlüsselungskennwort jetzt festlegen" wird folgendes Fenster angezeigt. Hier muss das Verschlüsselungskennwort eingegeben und nochmals bestätigt werden. Das Kennwort muss 8 Zeichen lang sein, sowie jeweils mindestens einen Groß und Kleinbuchstaben, ein Sonderzeichen sowie eine Ziffer enthalten. Sobald ein passendes Verschlüsselungskennwort eingetragen und mit "Weiter" bestätigt wurde, wird das Schlüsselpaar erstellt. Das Erstellen des Schlüsselpaars kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. Das Fenster wird automatisch geschlossen, sobald die Erstellung beendet ist Dateien in einen verschlüsselten Data Room hochladen Nach einem Klick auf "Dateien" wird folgendes Fenster angezeigt. Seite 33 von 47 Seiten

34 Hochzuladende Dateien können entweder manuell oder per Drag & Drop ausgewählt werden. Außerdem ist es möglich, eine Anmerkung hinzuzufügen, ein Ablaufdatum einzustellen und die Klassifikation zu bestimmen Dateien aus einem verschlüsselten Data Room herunterladen Seite 34 von 47 Seiten

35 Nach dem Klick auf eine Datei wird folgendes Fenster angezeigt. In diesem Fenster ist das persönliche Verschlüsselungskennwort einzugeben. Falls dieses abhandengekommen sein sollte, besteht alternativ die Möglichkeit die Datei per Data Room Rescue Key bzw. Data Space Rescue Key zu entschlüsseln, falls eines dieser beiden Verfahren aktiviert wurde Generierung von File Keys Sollte ein Benutzer auf bereits vorhandene Dateien in einem verschlüsselten Data Room zugreifen wollen, aber erst im Nachhinein das Verschlüsselungskennwort festgelegt hat, erhält dieser erst Zugriff auf die verschlüsselten Dateien, nachdem ein bereits autorisierter Benutzer neue File Keys generiert. Wenn der nicht autorisierte Benutzer auf eine solche Datei zugreifen will, erhalten alle bereits autorisierten Benutzer die im obigen Bild angezeigte Meldung. Mit dem Button "Make encrypted files available for all granted users now!" werden neue File Keys generiert und so werden alle ausstehenden Berechtigungen verteilt. 3.8 Download Links erstellen & verwalten (Web Client) Auf dieser Seite werden die alltäglichen Arbeiten mit Download Links näher beschrieben. Seite 35 von 47 Seiten

36 3.8.1 Download Link erstellen (Datei freigeben) Über den Datei Browser können Download Links für einzelne Dateien erstellt werden: Nach einem Klick auf das Icon wird folgendes Fenster angezeigt: Ablaufdatum: Nach Ablauf des Datums wird der Download Link dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen. Ohne Ablaufdatum: Den Haken setzen, sofern der Download Link kein Ablaufdatum haben soll. Zeige Vorname + Name des Erstellers: Dem Empfänger des Download Links werden der Vorname und Nachname des Download Link Erstellers angezeigt. Seite 36 von 47 Seiten

37 Zeige Username/E Mail des Erstellers: Dem Empfänger des Download Links wird der Benutzername bzw. die E Mail Adresse des Download Link Erstellers angezeigt. Ersteller nicht anzeigen: Den Haken setzen, sofern der Download Link Ersteller nicht angezeigt werden soll. Kommentar: Dieser Kommentar wird dem Download Link Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen). Maximal erlaubte Downloads: Die Anzahl der maximalen Downloads eintragen. Bleibt dieses Feld leer, so ist die Anzahl der Downloads nicht begrenzt. Benachrichtigung bei Download: Sobald die Datei über den Download Link heruntergeladen wurde, wird der Download Link Ersteller per E Mail darüber informiert. Passwort: Das Passwort muss der Empfänger beim Aufruf des Download Links eingeben. Ohne das korrekte Passwort kann die Datei nicht heruntergeladen werden. Das Passwort wird nicht per E Mail versendet und sollte daher dem Empfänger auf anderem Wege mitgeteilt werden. Das Passwort muss folgende Kriterien erfüllen: mindestens 8 Zeichen Buchstaben und Ziffern Sollten über die Systemeinstellungen keine schwachen Passwörter erlaubt sein, muss das Passwort noch zusätzliche Kriterien erfüllen: mindestens ein Sonderzeichen Groß und Kleinschreibung Sofern ein Download Link für eine Datei mit der Klassifizierung "Vertraulich" oder "Streng vertraulich" erstellt wird, ist die Vergabe eines Passworts notwendig. Seite 37 von 47 Seiten

38 Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Download Link direkt per E Mail zu versenden: Freigabe via E Mail senden an: Die E Mail Adressen der Empfänger eintragen. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden. Betreff: Betreff für die E Mail eintragen. Kommentar: Kommentar für die E Mail eintragen. Seite 38 von 47 Seiten

39 Sobald der Download Link über den Button "Freigabe erstellen" erstellt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt: Download Link: Neben der Anzeige des Download Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in die Zwischenablage kopiert werden, so dass er sehr komforatbel in anderen Programmen wieder verwendet werden kann. Informationen: Neben dem Dateinamen werden die vorher eingestellten Informationen, wie z.b. Ablaufdatum und die Optionen für Benachrichtigung bei Download sowie Passwort für Download Links angezeigt Download Links einsehen Im Dateibrowser wird die Anzahl der erstellten Download Links je Datei direkt hinter dem Icon angezeigt: Seite 39 von 47 Seiten

40 Über "Download Links & Upload Konten" "Meine Download Links" können die selbst erstellten Download Links eingesehen werden: Neben den Dateinamen wird noch folgendes angezeigt: Erstellt am: Datum, wann der Download Link erstellt wurde. Ablauf am: Ablaufdatum des Download Links. Nach Ablauf des Datums wird der Download Link inklusive aller Download Link Einstellungen automatisiert und dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen. Klassifizierung: Klassifizierung der Datei. Folgende Klassifikationen sind möglich: Öffentlich, nur für interne Nutzung, Vertraulich und Streng vertraulich. Downloads: Anzahl, wie oft die Datei heruntergeladen wurde. Sofern ein Limit eingestellt wurde, wird dies zusätzlich mit angezeigt. Einstellungen: Sofern die Einstellungen aktiviert wurden, werden diese dunkelgrau angezeigt. Der Download Link wurde per E Mail gesendet Eine Benachrichtigung bei Download der Datei ist aktiviert Der Download Link ist per Passwort geschützt Seite 40 von 47 Seiten

41 Aktionen: Der Download Link kann hier gelöscht, der Link in die Zwischenablage kopiert oder per E Mail über ein E Mail Programm des PCs gesendet werden. Analog zu den eigenen Download Links kann ein Data Space Admin über "Download Links & Upload Konten" "Alle Download Links" die Download Links aller Benutzer einsehen. Hier wird zusätzlich angezeigt, durch welchen Benutzer der Download Link erstellt wurde Download Links löschen Die Download Links können über "Download Links & Upload Konten" "Meine Download Links" eingesehen und gelöscht werden: Der Download Link inklusive aller Download Link Einstellungen wird dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die Datei selbst bleibt weiterhin bestehen Download Links per Mail versenden Die Download Links können über "Download Links & Upload Konten" "Meine Download Links" eingesehen und nachträglich per E Mail über das E Mail Programm des PCs gesendet werden: Seite 41 von 47 Seiten

42 Nach einem Klick auf das Icon gesendet werden: öffnet sich das E Mail Programm des PCs und die kann über dieses 3.9 Upload Konten erstellen & verwalten (Web Client) Auf dieser Seite werden die alltäglichen Arbeiten mit Upload Konten näher beschrieben Upload Konto erstellen Über den Datei Browser können Upload Konten für Data Rooms, Subrooms oder Verzeichnisse erstellt werden: Seite 42 von 47 Seiten

43 Nach einem Klick auf wird folgendes Fenster angezeigt: Alias Name: Der Alias Name ist frei wählbar und dient neben der Übersicht auch der Zuordnung des Upload Kontos zu seinem Nutzen. Der Alias Name muss systemweit eindeutig sein. Ist er dies nicht, wird dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt. Maximal erlaubte Dateianzahl: Maximale Anzahl der Dateien, welche hochgeladen werden dürfen, eintragen. Dateien mit Gesamtgröße: Größe aller Dateien, die über das Upload Konto hochgeladen werden, eintragen. Ablaufdatum: Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload Konten gesetzt. Diese Dauer (z.b. 4 Wochen) kann in den Systemeinstellungen angepasst werden. Nach Ablauf des Datums wird das Upload Konto dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen. Kommentar: Dieser Kommentar wird dem Upload Konto Empfänger zusätzlich angezeigt (max. 250 Zeichen). Benachrichtigung bei Upload: Sobald eine Datei über das Upload Konto hochgeladen wurde, wird der Upload Konto Ersteller per E Mail darüber informiert. Seite 43 von 47 Seiten

44 Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, den Link für das Upload Konto direkt per E Mail zu versenden: Freigabe via E Mail senden an: Die E Mail Adressen der Empfänger eintragen. Mehrere Empfänger müssen durch ein Semikolon ';' getrennt werden. Betreff: Betreff für die E Mail eintragen. Kommentar: Kommentar für die E Mail eintragen. Sobald das Upload Konto über den Button "Freigabe erstellen" erstellt wurde, wird folgendes Fenster angezeigt: Seite 44 von 47 Seiten

45 Download Link: Neben der Anzeige des Upload Konto Links kann dieser durch einen Klick auf "Link kopieren" direkt in die Zwischenablage kopiert und so sehr komfortabel in anderen Programmen wieder verwendet werden. Informationen: Neben dem Alias Namen werden die vorher eingestellten Informationen, wie z.b. Maximal erlaubte Dateianzahl, Dateien mit Gesamtgröße, Ablaufdatum und die Option für die Benachrichtigung beim Upload angezeigt Upload Konten einsehen Im Dateibrowser wird die Anzahl der erstellen Upload Konten für einen Data, Subroom oder Verzeichnis direkt hinter dem Icon angezeigt: Über "Download Links & Upload Konten" "Meine Upload Konten" können die selbst erstellen Upload Konten eingesehen werden: Neben den Alias Namen wird noch folgendes angezeigt: Erstellt am: Datum, wann das Upload Konto erstellt wurde. Ablauf am: Ablaufdatum des Upload Kontos. Nach Ablauf des Datums wird das Upload Konto inklusive aller Upload Konto Einstellungen automatisiert und dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen. Seite 45 von 47 Seiten

46 Einstellungen: Sofern die Einstellungen aktiviert wurden, werden diese dunkelgrau angezeigt. Aktionen: Das Upload Konto kann hier gelöscht, der zugehörige Link in die Zwischenablage kopiert oder per E Mail über ein E Mail Programm des PCs gesendet werden. Analog zu den eigenen Download Links kann ein Data Space Admin über "Download Links & Upload Konten" "Alle Upload Konten" die Upload Konten aller Benutzer einsehen. Hier wird zusätzlich angezeigt, durch welchen Benutzer das Upload Konto erstellt wurde Upload Konten löschen Die Upload Konten können über "Download Links & Upload Konten" "Meine Upload Konten" eingesehen und gelöscht werden: Das Upload Konto inklusive aller Upload Konto Einstellungen wird dauerhaft aus dem System gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Die hochgeladenen Dateien selbst bleiben weiterhin bestehen Upload Konten per Mail versenden Die Upload Konten können über "Download Links & Upload Konten" "Meine Upload Konten" eingesehen und der Link dafür nachträglich per E Mail über das E Mail Programm des PCs gesendet werden: Seite 46 von 47 Seiten

47 Nach einem Klick auf das Icon werden: öffnet sich das E Mail Programm des PCs und die E Mail kann über dieses gesendet 3.10 Abmelden Die Sitzung mit dem Secure Data Space kann jederzeit durch einen Klick auf den "Abmelden" Button in der Topleiste beendet werden. Nach einem Klick auf den Button und erfolgreichem Abmelden vom Secure Data Space, wird folgende Info angezeigt. Seite 47 von 47 Seiten