Dieses Programm ermöglicht es Ihnen, handschriftlich erfasste Daten im CT-PEN PenNotes System auf Ihrem Computer zu verwalten:

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1 PenPro Dokumentation Was ist PenPro? Dieses Programm ermöglicht es Ihnen, handschriftlich erfasste Daten im CT-PEN PenNotes System auf Ihrem Computer zu verwalten: Automatischer Empfang der Formulare im Hintergrund oder durch manuelles Abrufen Flexible Mailweiterleitung an andere Empfänger als XML und PDF Weiterleitung als SMS oder FAX Bearbeiten der Formulare am Computer und manuelles Weiterleiten der Daten Bearbeiten und versenden der Formulare als frei definierbare Worddokumente (Templates) Erstellen eines Wörterbuches zur Verbesserung der Schrifterkennungsqualität Volltextsuche in allen Formularen nach beliebigen Begriffen Reportgenerator zur Erstellung individueller Formulare Exportieren und Versenden der Formulare in HTML, CSV, XLS, DOC, RTF, TIFF, GIF und JPG Format Sie können PenPro um folgende Funktionen erweitern: Automatische und manuelle Weiterleitung von Formularinhalten als SMS, Worddokument und Skype-Message Webinterface zur Bearbeitung über Internetbrowser WAP Interface zur Kontrolle und Bearbeitung über Browser auf Mobiltelefon Importieren der Kontaktdaten von Formularen in MS-Outlook Importieren von Terminen von Formularen in MS-Outlook Fahrtenbuch Spesen- und Diätenerfassung Personal- und Auftragszeiterfassung Steuerung elektrischer Geräte wie Heizung oder Licht über Formulare Auftragsverwaltung, Angebotserstellung, Fakturierung, Dienstleistungsbrechnung, Personalverwaltung Inventurerfassung Personalzeiterfassung Service und Reparatur Notizblock - Systeme PenPro Classic PenPro FreeStyle In Vorbereitung PenPro Advocat PenPro car & travel PenPro Business Standardversion mit Adressfeld Mit kariertem Notizfeld ohne Adressfeld Version für Anwälte und Notare Version mit Fahrtenbuch und Reisekostenabrechnung Version mit Outlookintegration

2 PenPro Dokumentation Seite 2 Installation PenPusher (Programm für Mobiltelefon) Diese Programme dienen zur Kommunikation zwischen dem Stift und dem CT-PEN Server mittels Bluetooth und GPRS (Internet). Es gibt 2 verschiedene Versionen des Penpushers, wobei vorzugsweise die Version Penpusher Pro verwendet werden soll. Nur für ältere Telefone, bei denen diese Version nicht verfügbar ist, kann auch die Standardversion installiert werden. Die Unterschiede sind im beigefügten Infoblatt ersichtlich. Installationsbedingungen: 1. Das Telefon sollte in der Liste der geeigneten Telefone sein (siehe unten oder auf unserer Homepage). Andernfalls kontaktieren sie uns bitte, es gibt noch andere, inoffizielle Versionen für solche Fälle. 2. Prüfen Sie ob Ihr Telefon das Verisign Zertifikat enthält. Ohne diesem Zertifikat ist die Installation und der Betrieb nicht möglich! Es ist in seltenen Fällen möglich, dass dieses Zertifikat gelöscht wurden, Nachinstallation ist derzeit unseres Wissens nach am Telefon nicht möglich. 3. Bei Telefonen welche noch keinen Internetzugang installiert haben, müssen Sie die diesen konfigurieren. Dazu finden Sie auf unserer Homepage unter SUPPORT die Links zu den wichtigsten Telefonprovidern und deren Konfigurationsprogrammen. Damit können Sie sich selbst die Einstellungen per SMS zuschicken lassen. Sie können uns auch unter der Hotline anrufen, wir suchen für Sie die richtigen Einstellungen und senden Ihnen diese per SMS. 4. Halten Sie bei telefonischen Fragen an unseren Support immer Ihren genauen Telefontyp und Ihre Zugangsdaten bereit. Die Installation kann entweder durch das Senden des Penpushers von CT-PEN als SMS erfolgen oder durch herunterladen von einer bestimmten Webseite über den Webbrowser Ihres Telefons. Installation durch ein SMS vom CT-PEN Support Rufen Sie den Support an oder senden Sie uns ein und geben Sie Handytyp Telefonnummer adresse an. Danach erhalten Sie ein SMS mit den Zugangsdaten zum entsprechenden Penpusher. Öffnen Sie das SMS und wählen Sie unter Optionen -> verwenden als -> Website (unterschiedlich je nach Telefon). Danach können Sie das Programm herunterladen und sofort starten. Sie müssen dann nur noch Telefonnummer (mit führendem Länderkennzeichen z.b. +43) und Ihre adresse eingeben.

3 PenPro Dokumentation Seite 3 Manuelle Installation 1. Suchen Sie auf unserer Homepage unter SUPPORT Ihren Telefontyp und den zugehörigen Penpusher aus. 2. Öffnen Sie am Telefon eine Internetverbindung und geben Sie im Browser in der Adresszeile folgende Seite ein: Für die neuen Betaversionen der Blackberry Penpusher können Sie diesen Link verwenden: Diese Seite können Sie auch über den Browser am PC öffnen um die entsprechende Version direkt auf den PC herunterzuladen. Sie können dann über ein Kommunikationsprogramm welches mit den meisten Telefonen ausgeliefert wird, das Programm über den PC auf das Telefon kopieren. Im Folgenden wird der Vorgang zur Installation über den Browser am Telefon beschreiben. Wählen Sie den entsprechenden Link an und speichern Sie das Programm auf dem Telefon und merken Sie sich den Ort an dem das Programm abgelegt wird. Danach können Sie die Internetverbindung beenden. Wählen Sie die empfangene Programmdatei am Telefon aus und installieren Sie diese. Bei der Installation werden Sie nach einer adresse und Ihrer Telefonnummer gefragt, geben Sie diese laut Ihren Angeben bei CT-PEN ein (bitte nur die von Ihnen an uns bekannt gegebenen Daten verwenden!). Danach ist das Programm einsatzbereit. Sie sollten den Programmstart auf eine Kurztaste am Telefon legen, damit Sie dieses bei Bedarf einfach starten können.

4 PenPro Dokumentation Seite 4 Registrieren Nach erfolgreicher Installation müssen Sie sich auf unserem Server registrieren. Der Dialog am Telefon erscheint automatisch. Sie können auch unter Optionen -> User Info den Vorgang jederzeit wiederholen. Geben Sie dazu Ihre Telefonnummer mit führendem Länderkennzeichen (+43) sowie die Adresse ein. Vergessen Sie bitte nicht, dass Sie die führende O bei der Telefonnummer nicht eingeben dürfen! Verbinden von Stift mit Telefon über Bluetooth (Pairing) Jedes Bluetoothgerät muss über eine spezielle Prozedur mit dem Zielgerät verbunden werden. Das Prinzip ist überall gleich (z.b. bei Headsets etc.) und benötigt eine spezielle Nummer um die Geräte eindeutig zu identifizieren. Diese Nummer wurde Ihnen in Verbindung mit dem Stift in den Vertriebsrichtlinien bekanntgegeben (letzte Seite). Außerdem benötigen Sie dazu ein sog. Pairing Pidget. Das ist Formular mit einem speziellen Raster welches im Stift das Kommando für diesen Vorgang startet. Dieses Raster finden Sie entweder als eigenes Formular, auf der mitgelieferten Karte mit den Pairing Boxen oder im Speziellen Notizblock auf der letzten Seite. Verwenden Sie jedoch immer die Box mit der Option Pairing with phone. Dabei sendet der Stift solange über Bluetooth an seine Umgebung die Anfrage zum Verbinden bis ein Gerät antwortet. Wundern Sie sich also nicht wenn andere Telefone in der Umgebung auf diese Anfrage ebenfalls reagieren. Beim Pairingvorgang muss unbedingt das Penpusherprogramm aktiviert sein! Bestätigen Sie die Anfrage auf Ihrem Telefon und geben Sie jetzt die 4stellige Geheimnummer Ihres Stiftes ein. Bis das Telefon den Stift erkennt, kann es ein wenig dauern. Bitte warten Sie bis der Stift durch ein Signal den Pairingsversuch beendet oder abbricht. Damit kann der Stift nur mit Ihrem Telefon kommunizieren, anderer Geräte können diese Daten nicht empfangen. Damit sind die beiden Geräte verbunden und voll funktionsfähig. Das Penpusherprogramm startet sich bei neueren Telefonmodellen automatisch wenn der Stift Daten sendet. Diese Funktion können Sie einfach ausprobieren indem Sie das Programm schließen und dann versuchen Daten ans Telefon zu senden.

5 PenPro Dokumentation Seite 5 Verwendung des PenPushers Grundsätzliches: Start Screen Das Programm startet automatisch beim Einschalten des Gerätes (außer Versionen für J2ME und Blackberry) PenPusher offline Die schwarzen Ecken im Logo oben links kennzeichnen den Offline Status des Programmes vom Hub (Kommunikationsknoten) PenPusher oline Die grünen Ecken im Logo oben links kennzeichnen den Online Status des Programmes vom Hub Im About Fenster sehen Sie die Programmversion und den Hub Namen Individuelle Einstellungen: Sie müssen Ihre Telefonnummer und Ihre adresse eingeben. Bei der Telefonnummer muss unbedingt das + und die Länderkennung angegeben werden. Die Telefonnummer und die adresse sind die eindeutige Kennung für unser System. Dieses Fenster erscheint automatisch beim ersten Start des PenPushers. Wenn Sie danach die Einstellungen ändern, müssen Sie diese erneut registrieren. Voreinstellungen: Remove sent messages: Wann Meldungen wieder gelöscht werden sollen Sound when delivered: Es wird ein Ton abgespielt, wenn ein Formular versendet wurde Reminder sound: Erinnerungston für noch nicht versendete Formulare New message sound: Disconnect beteween: Ton bei neuer Meldung In dieser Zeitspanne wird die Verbindung unterbrochen, spart Batteriekapazität und GPRS/Verbindungszeit

6 PenPro Dokumentation Seite 6 Reset connection: Schliesst die aktuelle Verbindung und baut diese nach 30 Sekunden neu auf Reset delegation: Die Verbindung wird wieder zurückgestellt auf den original definierten Hub Bitte nur nach Aufforderung vom Support durchführen! Remove all: Sie könne einzelne oder alle Meldungen aus der Liste löschen Select access Point: Wenn Sie den Penpusher registrieren, müssen Sie einen Access Point wählen. Diese werden von den Providern unterschiedlich verwaltet. Senden von Formularen Füllen Sie das Formular aus und tippen Sie kurz auf das Symbol. Der Stift vibriert kurz zur Bestätigung und sendet die Daten zum Mobiltelefon. Währenddessen Sehen Sie am Display einen gelben Punkt. Sie können den Stift sofort nach dem Senden mit der Kappe wieder schließen und müssen nicht auf einen Antwort vom Telefon warten. Symbole am Telefon und deren Bedeutung Message via Bluetooth empfangen Dokument empfangen, wird vorbereitet zum Senden Sende Message Message erfolgreich versendet Fehler in der Verbindung

7 PenPro Dokumentation Seite 7 View Message und View History Nach dem Senden einer Meldung können Sie unter View Message den Sendestatus sehen. Diese Meldung wird von unserem System ans Telefon zurückgeschickt und hilft bei Problemen die Ursache zu finden. Diese Meldungen sind je nach Anwendung unterschiedlich. Unter view history sehen Sie detaillierte Informationen über den Versand. Fragen und Antworten F: Nach dem Senden habe ich nur einen roten Punkt und bekomme kein Formular zugesandt. A: Sie haben keine Verbindung mit dem Telefon zum Internet, versuchen Sie es später noch mal, das Formular kann jederzeit wieder versendet werden F: Ich habe versehentlich reset delegation gewählt, jetzt habe ich keine Verbindung mehr und bekomme die Meldung failed fetch data A: Sie müssen sich noch mal registrieren, der Vorgang wird in einem vorhergehenden Punkt genau beschrieben F: Nach dem Senden des Formulars bekomme ich nur eine Meldung, dass ein PGC File am Telefon empfangen wurde, aber es erscheint keine Meldung im Penpusher A: Sie haben beim Pairen von Stift und Telefon das Penpusher Programm nicht aktiviert

8 PenPro Dokumentation Seite 8 Zugang zum Webportal aforms Nachdem Sie ein Formular über den Stift und Telefon versendet haben, können Sie über und Ihrem persönlichen Usernamen und Passwort dieses im Browser ansehen und bearbeiten. Einstellungen Die Grundeinstellungen sollten dem folgenden Beispiel entsprechen. Ändern Sie bitte auf keinen Fall Ihr von uns zugeteiltes Passwort!

9 PenPro Dokumentation Seite 9 Installation PenPro Das Programm PenPro dient zum Empfangen der handschriftlich erfassten Daten, Speichern in verschiedenen Formaten und der Weiterverarbeitung als Mail (in allen Versionen), Fax oder SMS (nur in Professional Version). Laden Sie dazu bitte über Ihren Internetbrowser das Installationsprogramm von und installieren Sie das Programm. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. Alle Teile des Progamms werden im entsprechenden Installationsverzeichnis gespeichert. Um die Dokumenten im PDF Format anzuzeigen, muss der Adobe Acrobat Reader auf Ihrem System installiert sein. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie den Reader auf der Webseite von Acrobat herunterladen, das Programm ist kostenlos. Das Programm wird nach der Installation automatisch gestartet. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Optionen: Normal starten Das Programm startet und Sie können Ihre Dokumente empfangen und bearbeiten Im Hintergrund starten Das Programm wird im Hintergrund ausgeführt. Ein Icon unten rechts zeigt Ihnen den Status und Sie können mit der rechten Maustaste ein Menü aufrufen. Im Hintergrund mit Timer starten Das Programm wird im Hintergrund ausgeführt und liest in regelmäßigen Abständen die s mit Ihren Dokumenten ein. Ein Icon unten rechts zeigt Ihnen den Status und Sie können mit der rechten Maustaste ein Menü aufrufen. PenPro Konfiguration Zum Beginn der Nutzung des System müssen Sie die Grundeinstellungen für weiterleitung und die Stiftlizenzen definieren. Timer Zeitintervall für das automatische Einlesen der Daten [Sek]

10 PenPro Dokumentation Seite 10 Sofortige Mailweiterleitung Sofortdruck bei Eingang Sound Alarm Drucker Text 1 5 adresse 1 5 Weiterleitungskürzel werden sofort berücksichtigt Das Dokument wird sofort auf dem gewählten Drucker ausgedruckt Ein- oder Ausschalten der Töne bei Empfang etc. Ton bei Empfang eines Dokumentes Drucker für Sofortdruck Text für die fixen weiterleitungen unten im Formular Adressen für die fixen weiterleitungen Mailkonten Sie müssen wie z.b. im Microsoft Outlook die Daten Ihres Mailkontos angeben. Dazu benötigen Sie folgende Daten: Bezeichnung SMTP Server POP Server User Passwort Passwort best. Absender Name Absender Bezeichnung des Mailkontos (z.b. Standard) Server für Mailausgang Server für Maileingang Benutzername Ihres Mailkontos Passwort Ihres Mailkontos Bestätigen Sie bitte hier Ihr Passwort Name des Absenders des Absenders Die Checkboxen für Aktiv, default und Authentifizierung sollten Sie anwählen, nur in Ausnahmefällen werden diese Einstellungen anders definiert. Sie können mit dem Button unten die Passwörter löschen, falls Sie Probleme bei der Eingabe haben. Stifte Der Tab Stifte zeigt Ihnen alle lizenzierten Stifte Ihres Systems. Diese Daten werden Ihnen von uns zugesandt.

11 PenPro Dokumentation Seite 11 Lizenz Sie erhalten von uns eine Lizenznummer, über welche Sie die Daten für die von Ihnen verwendeten Stifte von uns zugesandt bekommen. Geben Sie dazu die 10stellige Lizenznummer ein, die Daten werden von unserem Server per FTP geladen und in Ihrem System registriert. In Ausnahmefällen können Sie die Lizenzdatei auch direkt übernehmen. Sie erhalten diese XML Datei per , speichern Sie diese im Programmverzeichnis von PenPro. Geben Sie beim registrieren vor der Lizenznummer das * Zeichen ein. Damit wird das Lizenzfile nicht vom FPT Server geladen, sondern lokal eingelesen.

12 PenPro Dokumentation Seite 12 Konfiguration / Protokolle Dieser Programmteil ermöglicht es Ihnen, die Mailweiterleitungs Kürzel zu definieren und die Protokolle und Ereignisse zu prüfen. Weiterleitungen werden im Formular unten in Form von Kürzeln eingegeben. Sie können z.b. ein Kürzel SH definieren, welches mit einer entsprechenden adresse verknüpft ist. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Kürzel definieren. Es besteht auch die Möglichkeit, die adresse direkt einzugeben. Eine Kombination aus Kürzel und direkter Eingabe ist derzeit leider noch nicht Möglich, jedoch in einer der nächsten Versionen. Definition einer Weiterleitung Geben Sie folgende Daten für die Weiterleitung ein: Kürzel Name1 Name2 Anrede Fax und Telefon Kurzcode für die Weiterleitung Namen des Empfängers Anrede des Empfängers adresse des Empfängers Werden nur zur Information hinterlegt Als Kürzel dürfen Sie auf keinen Fall SMS oder FAX verwenden, diese sind für andere Funktionen reserviert. Mailprotokoll Sie sehen in dieser Tabelle ein Protokoll sämtlicher Mailweiterleitungen der Formulare.

13 PenPro Dokumentation Seite 13 Sie können diese Datei jederzeit wieder löschen, die gespeicherten Formulare sind davon nicht betroffen. Ereignisse Sie sehen in dieser Tabelle ein Protokoll sämtlicher Systemereignisse. Sie können diese Datei jederzeit wieder löschen, die gespeicherten Formulare sind davon nicht betroffen.

14 PenPro Dokumentation Seite 14 Empfangene Formulare Dieser Programmteil ermöglicht es Ihnen, die empfangenen Formulare zu bearbeiten und weiterzuleiten. Bei jedem Vorgang wird ein PDF und eine XML Datei empfangen. Die PDF Datei enthält das Bild des Dokumentes, die XML Datei die Daten in einem speziellen Dateiformat. Die Dateien werden im Unterordner mail_in\orders\attach\ abgelegt und können von dort aus beliebig weiterverarbeitet werden. Für Bestimmt Bearbeitungsarten wie drucken und Mailversand können einzlne Datensätze oder ganze Gruppen markiert werden. Verwenden Sie dazu wie in allen Windowsprogrammen die STRG Taste für einzelne Datensätze und die SHIFT Taste für Gruppen von Datensätzen. Sie haben folgende Möglichkeiten der Bearbeitung : Button einlesen Es werden die verfügbaren Mails mit den PDF und XML Dateien eingelesen und zur weiteren Verarbeitung im o.a. Ordner abgelegt. Sollten Mailweiterleitungen definiert worden sein, so werden die PDF Dateien an die entsprechenden Adressen weitergeleitet. Mailweiterleitung Sie haben folgende Möglichkeiten: 1. Mailweiterleitung über fixe adressen Die Mails werden anhand der Checkboxen im unteren Bereich des Formulares und den Einstellungen im Konfigurationsdialog weitergeleitet. 2. Mailweiterleitung über Kürzel Die Mails werden anhand der Kürzel weitergeleitet, welche Sie unter Konfiguration / Protokolle angelegt haben. 3. Mailweiterleitung über direkte Eingabe einer adresse Das Dokument erfolgt anhand der Eingabe einer adresse im entsprechenden Feld unten im Formular. Jede Weiterleitung wird im System protokolliert. Diese Protokolle können Sie jederzeit löschen.

15 PenPro Dokumentation Seite 15 Button bearbeiten Im Bearbeitungsdialog sehen Sie die Daten im PDF Format und als Ergebnis der Schrifterkennung. Die empfangenen Formulare können bearbeitet und die Änderungen in der XML Datei gespeichert werden. Bei der Bearbeitung ist es auch möglich, das Formular manuell weiterzuleiten, wenn die automatische Weiterleitung in der Konfiguration ausgeschalten ist (Buttons rechts neben den adressen für die Weiterleitungskürzel). Sie können Dokumente beliebig oft und an beliebige Empfänger weiterleiten. Die Zeichen rechts neben der Weiterleitung kennzeichnen die Art: F fixe Weiterleitung anhand einer Checkbox unten im Formular = Weiterleitung anhand eines Kürzels im feld unten im Formular Button PDF öffnen Das PDF Dokument wird mit dem Acrobat Reader geöffnet Button Formular drucken Das PDF Dokument wird ausgedruckt Button markierte drucken Alle markierten Dokumente werden ausgedruckt Button markierte löschen Alle markierten Dokumente werden gelöscht Button alle löschen Alle Dokumente werden gelöscht Button Mail weiterleiten Das aktuell gewählte Dokument wird per Mail an eine beliebige Adresse weitergeleitet Button markierte weiterleiten Alle markierten Dokumente werden per Mail weitergeleitet

16 PenPro Dokumentation Seite 16 Tab XML Dieser Tab zeigt Ihnen den Inhalt des Formulars als XML Dokument Tab Webinterface Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente zusätzlich in einem sog. Webinterface zu verwalten. Die Zugangsdaten erhalten Sie von uns über bei der Registrierung Ihrer Stifte. Der Link dazu ist Das Webinterface wird im Anhang detailliert beschrieben. Sie müssen die verwendete Sprache und bestimmte Grundeinstellungen über dieses Webportal definieren. Sie können die Daten über einen Browser korrigieren und weiterleiten. Über diesen Tab gelangen Sie auch direkt auf unsere Support- und Hilfeseiten. Tab Mailprotokoll Im Mailprotokol sehen Sie sämtliche Weiterleitungen mit dem entsprechenden Status. Tab Protokoll Das Protokoll zeigt alle Details der letzten Übernahme. Sollten Sie Probleme mit Mail etc. habe, so können wir über das Protokoll die Ursache feststellen. Diese Daten sind in der Datei stdmailin.log gespeichert. Mit dem Button unten im Fenster können Sie die Datei direkt an unseren Support senden.