ANTRAGO education. Software für das Management von Bildungsmaßnahmen und Lehrgängen

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1 ANTRAGO education Software für das Management von Bildungsmaßnahmen und Lehrgängen

2 Inhalt Eine Software - viele Vorteile ANTRAGO education ANTRAGO education im praktischen Einsatz Die Funktionen Ergänzende Module Das Unternehmen Services Die Systemanforderungen Unsere Argumente und Ihre Entscheidung Check: Ist ANTRAGO education das Richtige für Sie? Anschrift + Kontakt RR Software GmbH Am Bahnhof Hasselfelde Telefon / Telefax / info@antrago.de Internet Impressum Geschäftsführer Ralf Rössler Steuer-Ident-Nr. 109/107/00885 Zugehörigkeit IHK Magdeburg Handelsregister Nr , AG Stendal

3 Schaffen Sie Freiraum! 1

4 Bildungsmaßnahmen durchführen, Teilnehmer verwalten, Termine einhalten... Das Management in der beruflichen Aus- und Weiterbildung stellt hohe Anforderungen an Sie und Ihre Mitarbeiter. Gleichzeitig erschweren steigende Ansprüche an die Bildungsqualität und eine Vielzahl an Mitbewerbern Ihren Arbeitsalltag. Effiziente Organisationsprozesse sind gefragt, die von täglichen Routinearbeiten befreien und eine professionelle Verwaltung Ihrer Bildungseinrichtung ermöglichen. Ohne Stress und Fehler. Für mehr Erfolg. Starre Softwarelösungen erfüllen dabei längst nicht die geforderte Schnelligkeit und Handlungseffizienz, um im Wettbewerb auf Dauer bestehen zu können. Der Einsatz unterschiedlicher Datenbanken, Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsprogramme lässt alltägliche Verwaltungsvorgänge aufgrund eines immensen Pflege- und Bedienungsaufwandes zu regelrechten Zeiträubern werden, die nicht nur fehleranfällig sondern auch teuer sind. Modernes Bildungsmanagement sieht anders aus 2

5 ANTRAGO Damit aufwendige Arbeitsabläufe, Stress und Fehler Ihren Zielen nicht im Weg stehen ANTRAGO als erfolgreiche und professionelle Softwarelösung für Bildungseinrichtungen, ermöglicht ein einfaches, zeitsparendes und flexibles Management der individuellen Verwaltungsprozesse. Eine zentrale Datenbank als Herzstück der Software sorgt dafür, dass sämtliche Verwaltungsvorgänge strukturiert und innerhalb eines Systems abgebildet werden können. Einmal hinterlegte Informationen zu Firmen, Personen oder Veranstaltungen stehen gleichzeitig, einheitlich und vollständig allen berechtigten Unternehmensbereichen und Mitarbeitern für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Eine mehrfache Datenhaltung in den verschiedenen Unternehmensbereichen ist nicht erforderlich. Mit ANTRAGO education, ANTRAGO seminar und ANTRAGO academy haben wir für unsere Kunden verschiedene Produktpakete geschnürt, welche die jeweils speziellen Anforderungen ihres Einsatzbereiches integrieren. Individuell kombinierbare Ergänzungsmodule komplettieren den Funktionsumfang der Software. Egal für welche Produktvariante Sie sich entscheiden: ANTRAGO verbessert Ihre Verwaltungsabläufe durch die Optimierung der Organisation, minimiert Ihre Kosten durch den ökonomischen Einsatz finanzieller Mittel und ermöglicht ein optimales CRM aufgrund eines transparenten Kontaktmanagements. Für Bildungsmanagement auf hohem Niveau. Durch die außergewöhnliche Flexibilität können alle Funktionalitäten von ANTRAGO individuell auf die Bedürfnisse des Anwenders ausgerichtet werden. Die Erfassung beliebiger Zusatzinformationen und die einfache Einbindung persönlicher Layout- und Dokumentvorlagen stehen nur für einige Funktionen, die das System hier zu bieten hat. 3

6 ANTRAGO education ANTRAGO education ist Ihr Werkzeug für das erfolgreiche Management in der Aus- und Weiterbildung. Zusätzlich zu den klassischen Funktionen von ANTRAGO verfügt das Produkt über Funktionalitäten, die eine optimale Verwaltung Ihrer Bildungsmaßnahmen und Lehrgänge ermöglichen. Denn ANTRAGO education bildet die verschiedenen Strukturen Ihres gesamten Bildungsangebotes übersichtlich ab. Für eine effiziente Planung und Organisation jedes Maßnahmeabschnittes. verschafft Ihnen im Rahmen der Planung einen schnellen Überblick über freie Kapazitäten. Alle verfügbaren Ressourcen können optimal verteilt und ausgelastet werden. verwaltet Ihre Teilnehmer und Bewerber umfassend in allen Statusebenen und Maßnahmeabschnitten (z.b. Praktikum). ermöglicht eine flexible Anwesenheitsführung zur Erstellung von Zielvereinbarungen mit dem Teilnehmer, eine umfangreiche Anwesenheitsdokumentation oder die Durchführung von Verlaufs- und Erfolgsbeobachtungen. integriert ein leistungsfähiges Reporting. Auf Basis der im System vorhandenen Daten erstellen Sie Dokumente, Auswertungen, Listen etc. nach den Anforderungen des Maßnahmeträgers oder in Ihrem ganz persönlichen Layout. bietet - sofern erforderlich - die Möglichkeit zur Kommunikation mit der Agentur für Arbeit über die em@w-schnittstelle. Für eine schnelle und auf Wunsch automatische Übertragung bearbeiteter Vorgänge sowie Übernahme von eingehenden Informationen in das System. Damit leistet die Software Unterstützung bei allen wichtigen Verwaltungsabläufen in Ihrer Bildungseinrichtung. Erfahren Sie auf den nächsten Seiten mehr über die Möglichkeiten und Funktionen von ANTRAGO education. 4

7 ANTRAGO education im praktischen Einsatz Das neue Maßnahmejahr steht bevor und im Rahmen der Vorbereitung müssen die verschiedenen Abschnitte Ihrer Bildungsmaßnahmen angelegt und geplant werden. Eine mühsame und ungeliebte Aufgabe, denn die Hinterlegung komplexer Stoffpläne und die Grobplanung Ihrer Räume und Dozenten hat Ihnen schon oft wertvolle Zeit und Nerven geraubt Die Stundenpläne müssen erstellt werden. Gar nicht so einfach, schließlich müssen die Termine unter Berücksichtigung freier Kapazitäten sowie der einzusetzenden Dozenten so geplant werden, dass der Stoffplan mit entsprechender Stundenzahl auch innerhalb der Ausbildungszeit umgesetzt werden kann. Für lästiges Probieren, mühsame Recherchen und eine aufwendige Suche nach freien Ressourcen bleibt keine Zeit - Fehlplanungen sind vorprogrammiert. Das war früher! Denn in ANTRAGO education erstellen Sie Ihre Maßnahmen in wenigen Arbeitschritten aus einmal hinterlegten Profilen oder vorherigen Bildungsmaßnahmen. Durch einfaches Kopieren können z.b. die Maßnahmestruktur, die Anzahl der Maßnahmeabschnitte, Stoffpläne etc. aus bereits im System vorhandenen Daten übernommen werden. In einem grafischen Veranstaltungsplan, der sowohl die Schulferien und Feiertage in den verschiedenen Bundesländern, als auch sämtliche bereits zugeordneten Zeitabschnitte anderer Maßnahmen anzeigt, ist anschließend eine effiziente Planung der einzelnen Maßnahmeabschnitte möglich. Umplanungen können bequem per Drag & Drop vorgenommen werden. Nicht mit ANTRAGO education! Im Rahmen der Stundenplanung nutzt das System beispielsweise die im Stoffplan hinterlegten Dozenten- und Rauminformationen, um anschließend per Mausklick mögliche Zeitfenster durch farbige Hervorhebungen in einem übersichtlichen grafischen Stundenplan vorzuschlagen. Durch Drag & Drop kann ein Thema inklusive der zugehörigen Ressourcen anschließend schnell einem geeigneten Termin zugeordnet werden. Im gleichen Zug können auf Knopfdruck auch geeignete bzw. freie Ressourcen für ein Thema und einen bestimmten Termin identifiziert werden, was z.b. Umplanungen zukünftig zu einem Leichten macht. Terminüberschneidungen oder eine mangelnde Eignung von Räumen und Dozenten sind mit ANTRAGO education kein Thema mehr. 5

8 ANTRAGO education im praktischen Einsatz Ein Interessent ruft an, weil er Fragen zum Bewerberprofil eines Ausbildungsberufes hat. Fast zeitgleich wünscht ein Bewerber Informationen zum derzeitigen Stand des Bewerbungsverfahrens, ein anderer fragt nach dem Eingang seiner Unterlagen Jetzt wird es stressig: Wurden bisher eingegangene Bewerbungen schon geprüft und Bestätigungen versandt? Welches Profil ist Voraussetzung für die Ausbildung? Gibt es schon eine Vorauswahl? Viele Fragen, die beantwortet sein wollen! Aber ausgerechnet heute ist der zuständige Kollege nicht im Haus. Was jetzt? Kein Problem für ANTRAGO education! Denn alle erforderlichen Daten zu Ihren Bewerbern, Teilnehmern, Geschäftspartnern und Bildungsangebot werden vom System an einer zentralen Stelle verwaltet. Neben den reinen Adressdaten hinterlegen Sie hier auch alle anderen Informationen wie z.b. die Bewerbungsunterlagen, den Bearbeitungsstatus, das Qualifikationsprofil etc. und das ganz einfach und unkompliziert. Bei Rückfragen rufen Sie die gewünschte Person innerhalb von Sekunden auf und haben alle benötigten Informationen sofort im Blick. Die kompetente Beantwortung der Fragen ist jetzt nur noch Formsache Aufgrund von Personalengpässen, sprechen Sie mit einer neuen Honorarkraft einen langfristigen Einsatz ab. Da Sie im Moment jedoch keine Zeit für die Ausstellung des entsprechenden Honorarvertrages haben, verschieben Sie das auf später. Sie versprechen dem Dozenten aber, es noch am selben Tag zu erledigen - und vergessen es schließlich, da der Stress am Nachmittag nicht weniger wird. Erst einige Tage später erinnern Sie sich. Leider zu spät, denn der Dozent hat in der Zwischenzeit bereits einen anderen Vertrag unterschrieben. Mit ANTRAGO education wäre das nicht passiert! Da zu jedem Vertrag der entsprechende Bearbeitungsstatus hinterlegt werden kann, haben Sie stets einen umfassenden Überblick über noch offene Vorgänge und daraus resultierende Aufgaben. Innerhalb weniger Arbeitsschritte generieren Sie die Vertragsdokumente direkt aus dem System und ein aufwendiger Erstellungsprozess ist nicht mehr erforderlich. Und das Vergessen? Ein Problem der Vergangenheit, da Ihre im System angelegten Checklisten und Wiedervorlagen automatisch an die Erledigung aller wichtigen Aufgaben erinnern. 6

9 ANTRAGO education im praktischen Einsatz Für den laufenden Monat möchten Sie wissen, welche Finanzmittel für Ihre Maßnahmen von den Kostenträgern bereits geflossen sind und welche zugesicherten Sätze noch offen sind. Innerhalb kürzester Zeit benötigen Sie hierfür einen Überblick zu allen Maßnahmen und Kostenzusagen, sowie den daraus resultierenden offenen Posten. Stress? ANTRAGO education schafft Abhilfe. Denn unter Beachtung der individuell vom Kostenträger zugesagten Teilnehmersätze können für sämtliche Maßnahmen die zu erwartenden Zahlungseingänge mühelos berechnet und anschließend vom System überwacht werden. Mit der Schnittstelle ANTRAGO fibu haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Sollstellungen direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Es ist Monatsende und Ihr Kostenträger erwartet Anwesenheitslisten, die in Inhalt und Design spezielle Vorgaben erfüllen müssen. Ein händisches Zusammensuchen und manuelle Datenübertragungen stehen an, welche die Erledigung der wirklich wichtigen Tätigkeiten bremsen. Starten Sie durch! Auf Basis der erfassten Anwesenheiten, generiert ANTRAGO education Ihre Anwesenheitslisten per Knopfdruck aus dem System. Sämtliche Kürzel, Bezeichnungen und individuellen Anwesenheitskriterien müssen hierfür nur einmal mit wenigen Mausklicks hinterlegt werden. Über die integrierte Reportingfunktion erstellen Sie anschließend Ihre Listen und sonstigen Dokumente innerhalb kürzester Zeit und unter Berücksichtigung der vorgegebenen Richtlinien. Besteht die Notwendigkeit zum elektronischen Datenaustausch können diese über das Ergänzungsmodul ANTRAGO an die Agentur für Arbeit übermittelt werden. 7

10 Adressen und Kontakte verwalten Die Funktionen ANTRAGO education fügt sämtliche Informationen zu Bewerbern, Teilnehmern, Dozenten und Kostenträgern zentral zusammen. Das ermöglicht den Aufbau eines umfangreichen Informationssystems, in dem neben den Kontaktdaten zu einer Person bzw. Firma auch weitere Informationen (z.b. bisherige Geschäftsbeziehungen, beliebige Merkmale oder Dokumente) abgelegt werden. Per Mausklick haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf eine einheitliche und vollständige Datenbasis, wodurch bisher zeitraubende Verwaltungsaufgaben aufgrund mehrfacher Datenhaltung innerhalb kürzester Zeit erledigt werden können. Aufwendige Datenübertragungen und fehleranfällige Doppelerfassungen sind nicht mehr erforderlich. u Zentrale Adressdatenbank u Verwaltung von Bewerbern, Teilnehmern u Verwaltung von Dozenten u Verwaltung von Auftragebern / Arbeitgebern u Mehrere Anschriften und Telekommunikationsverbindungen u Individueller Anschriftenaufbau u Titelverwaltung u Integriertes Postleitzahlenverzeichnis u Automatische und manuelle Dublettenkontrolle u Kontakthistorie mit Dokumentenablage u Zuordnung individueller Informationen (Merkmale, Eigenschaften, Verteiler etc.) u Darstellung von Adressverknüpfungen u Freie Datenfelder 8

11 Bildungsmaßnahmen managen Die Funktionen Mit ANTRAGO education können Bildungsmaßnahmen unterschiedlichster Art verwaltet werden. Unabhängig von der Komplexität einer Maßnahme bildet das System die einzelnen Maßnahmeabschnitte in einer übersichtlichen Baumstruktur bis auf die kleinste Planungsebene ab - und das ganz individuell unter Einbezug Ihrer persönlichen Darstellungswünsche. In wenigen Arbeitsschritten erfassen Sie Berufsschule, Betriebspraktika, Ferien und alle weiteren Phasen Ihrer Maßnahmen inklusive der zugehörigen Bildungsinhalte, Stoffpläne sowie Stundenzahlen. Ein maßnahmeübergreifender, grafischer Plan ermöglicht eine einfache Grobplanung aller Maßnahmeabschnitte unter Berücksichtigung einer gleichmäßigen Hausauslastung und unter Beachtung von Feiertagen, Schulferien etc... Auf Basis dieser Grobplanung können die Stundenbelegungen der einzelnen Maßnahmeabschnitte anschließend automatisch vom Programm errechnet werden. u Erfassung beliebiger Maßnahmestrukturen u Übersichtliche Darstellung des Maßnahmeaufbaus u Anlage von Veranstaltungsprofilen als Vorlage für neue Veranstaltungen u Kopieren vorhandener Veranstaltungsstrukturen u Automatische Berechnung der Stundenbelegung u Hinterlegung von Bildungsinhalten und Stoffplänen inkl. der Stundenzahl u Veranstaltungschecklisten u Praktikumsverwaltung 9

12 Teilnehmer verwalten Die Funktionen Von A wie Anmeldung bis Z wie Zertifikat, unterstützt ANTRAGO education den gesamten Prozess der Teilnehmerverwaltung. Über ein zentrales Eingabefenster sind An-, Ab- und Ummeldungen zu Veranstaltungen problemlos möglich. Bereits absolvierte Lehrgänge und Praktika sowie Noten und Verknüpfungen eines Teilnehmers (z.b. zu Arbeitgebern und Praktikumsbetrieben) werden dokumentiert, wodurch Sie sich bei Bedarf einen schnellen und ganzheitlichen Überblick zum Bildungsweg jedes Teilnehmers verschaffen können. Auf Grundlage der hinterlegten Informationen erstellen Sie mit ANTRAGO education alle benötigten Dokumente wie Anmelde- und Teilnahmebestätigungen, Verträge, Zeugnisse oder Zertifikate natürlich ohne großen Aufwand und innerhalb weniger Minuten. u An- und Abmeldung von Teilnehmern u Wartelisten u Auskunft über den Teilnehmerstatus u Möglichkeit manueller Ummeldungen und Blockzuordnung u Anwesenheitsführung u Einfache Erstellung von Einladungen, Bescheinigungen, Verträgen etc. u Teilnehmerhistorie u Dokumentation aller Teilnehmeraktivitäten u Datenaustausch über die em@w-schnittstelle Die Einbindung der em@w-schnittstelle zur elektronischen Maßnahmeverwaltung ermöglicht einen unkomplizierten Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit. Schnell und sicher erfolgen die elektronische Übermittlung und der Austausch aller notwendigen Informationen wie z.b. Maßnahme-, Träger- und Teilnehmerdaten unter ständiger Berücksichtigung der geforderten Standards. 10

13 Veranstaltungen planen Die Funktionen Mit ANTRAGO education lassen sich die Unterrichtsstunden Ihrer Lehrgänge und Veranstaltungen effizient planen. Die einmal im Curriculum hinterlegten Themen, Dozenten und Ressourcen werden hierfür in einem grafischen Stundenplan angezeigt und können bequem per Drag & Drop zugeordnet werden. Unter Berücksichtigung der jeweiligen Kombination von Thema, Dozent und Raum werden dabei automatisch alle geeigneten Termine im Stundenplan durch farbige Hervorhebungen angezeigt. Weiterhin können für ein Thema und einen Termin geeignete Dozenten bzw. Räume vorgeschlagen werden. Dies bildet eine optimale Grundlage für die Planung, da häufige Fehler wie Terminüberschneidungen, Doppelbelegungen oder Fehleinsätze schon im Ansatz vermieden werden. u Grafische Planung per Drag & Drop für unterschiedliche Planungssituationen u Stundenplanung nach individuellen Zeitrastern u Raum-, Dozenten- und Ressourcenplanung u Anzeige von freien / geeigneten Kapazitäten u Automatische Überprüfung der Planung u Erstellung von Stundenplänen Gleichzeitig werden Sie vom System stets über die Anzahl der zu planenden bzw. geplanten Stunden informiert und haben so einen schnellen Überblick zum aktuellen Planungsstatus. 11

14 Veranstaltungen abrechnen Die Funktionen In ANTRAGO education können sämtliche Leistungen, die den Teilnehmern in Rechnung gestellt werden sollen, hinterlegt und teilnehmerindividuell per Mausklick zugeordnet werden. Spezifische Rahmenbedingungen und Wünsche Ihrer Teilnehmer werden dabei ganz einfach durch das Abwählen nicht benötigter Leistungen berücksichtigt. Eine unkomplizierte und gleichzeitig flexible Rechnungslegung ist damit sicher. Durch die Generierung von Sollstellungen bietet ANTRAGO education auch die Möglichkeit einer beleglosen Finanzüberwachung. Innerhalb weniger Arbeitsschritte kann für jeden Kostenträger einer Maßnahme der zugesicherte Teilnehmersatz inklusive Zahlungsart, Zahlungsterminen etc. erfasst werden, bevor die Sollstellungen anschließend automatisch pro Teilnehmer oder Veranstaltung vom System erstellt werden. Das Ergänzungsmodul ANTRAGO fibu ermöglicht eine bequeme Übergabe der Ausgangsrechnungen und Sollstellungen an die Finanzbuchhaltung. u Zuordnung teilnehmerindividueller Abrechnungsleistungen (Lehrgangsgebühren, Verpflegungsleistungen, Übernachtungskosten etc.) u Erstellung und Druck von Rechnungen (Selbstzahler, Firmen) u Generierung von Sammelrechnungen u Gutschriften / Stornorechnungen u Generierung von offenen Posten für Kostenträger u Berücksichtigung von Rabatten, Zahlungskonditionen, Preiskategorien und Zahlungsarten u Freie Stornobedingungen u Gutscheinverwaltung u Buchungsmanagement u Export von Ausgangsrechnungen und Sollstellungen an die Finanzbuchhaltung (ANTRAGO fibu) u Kostenstellen-, Kostenträgerund Kontenzuordnung 12

15 Auswertungen und Berichte erstellen Die Funktionen Auf Grundlage der im System erfassten Daten sind Sie mit ANTRAGO education jederzeit in der Lage, statistische Auswertungen und Berichte zu erstellen. Ob Teilnehmerübersichten, Dozentenauswertungen etc. in ANTRAGO education generieren Sie genau die Statistiken, die Sie zu einem beliebigen Zeitpunkt benötigen. Durch integrierte Schnittstellen zu MS Word und MS Excel ist die Anfertigung übersichtlicher Auswertungen eine Sache von Minuten. Denn die entsprechenden Dokumentvorlagen können nach den Vorgaben des Kostenträgers oder Ihren persönlichen Layoutwünschen unkompliziert in das System eingebunden werden. Ohne zeitaufwendige Bearbeitungsprozesse erhalten Sie einen Überblick zum aktuellen Status oder der Entwicklung bestimmter Größen. Vom Kostenträger gewünschte Informationen und Dokumente können schnell zur Verfügung gestellt werden. u Erstellung individueller Statistiken u tabellarische und grafische Auswertungen u Anbindung an MS Word und MS Excel u Finanzauswertungen u Anwesenheitslisten u Auslastungsübersichten u Teilnehmerzahlen u Teilnehmertage u Teilnehmerübersichten u Dozentenauswertungen 13

16 Perfekt ergänzt zusätzliche Module für zusätzlichen Nutzen ANTRAGO ANTRAGO ilias 14 Über die Schnittstelle ANTRAGO ist die elektronische Maßnahmeabwicklung mit der Bundesagentur für Arbeit möglich. ANTRAGO outlook Verwalten Sie Ihre Kontakte, Aufgaben und Termine im Handumdrehen! Egal, ob ein schneller Zugriff auf ANTRAGO - Adressdaten in MS Outlook, die Übernahme eingehender s eines Kunden in dessen Kontakthistorie, Erinnerungen an Wiedervorlagen durch die automatische Definition konkreter Aufgaben - unsere Schnittstelle zu MS Outlook macht s möglich! ANTRAGO web Über die Web-Schnittstelle präsentieren Sie Ihre Veranstaltungen und Termine innerhalb weniger Sekunden im World Wide Web. Gleichzeitig können Anmeldungen von Besuchern Ihrer Homepage ohne aufwendige Datenerfassung in ANTRAGO übernommen werden. ANTRAGO grafic ANTRAGO grafic ermöglicht eine veranstaltungsübergreifende grafische Planung von Veranstaltungen. Per Drag & Drop können die zur Verfügung stehenden Dozenten, Räume und sonstigen Ressourcen unter Berücksichtigung ihrer Eignung bequem den Veranstaltungen zugeordnet werden. Über eine Schnittstelle zum Learning Management System ILIAS können Personen mit ihren Adress- und Telekommunikationsdaten aus ANTRAGO übergeben und in ILIAS angelegt werden. Die Entscheidung, ob Sie diese Daten für eine Person oder alle Teilnehmer einer Veranstaltung nach ILIAS exportieren mö chten, lieg t dab ei ganz in Ihrer Hand. Eine Synchronisation zwischen den beiden Systemen ermöglicht anschließend einen schnellen Datenabgleich und macht eine doppelte Datenpflege überflüssig. ANTRAGO bildungsbausteine Ist Ihre tägliche Arbeit geprägt durch die zeitraubende Verwaltung von Teilnehmern mit unterschiedlichen Bildungsinhalten? Dann ist dieses Modul genau die richtige Lösung für Sie, denn mit ANTRAGO bildungsbausteine bieten Sie jedem Teilnehmer ohne aufwendige Organisationsprozesse genau die Kombination von Modulen, Seminaren, Umschulungen etc. an, welche er entsprechend seiner individuellen Ausbildung und Qualifikation benötigt, um das persönliche Bildungsziel zu erreichen. ANTRAGO hotel Mit ANTRAGO hotel ergänzen Sie die Leistungsfähigkeit Ihres ANTRAGO Produktes um Funktionalitäten, welche die speziellen Anforderungen des Hotelmanagements optimal berücksichtigen. Neben einer unkomplizierten Verwaltung Ihrer Übernachtungskapazitäten können dabei auch sämtliche Verpflegungsleistungen vorgeplant bzw. die benötigte Menge auf Basis der tatsächlichen Teilnehmeranzahl ermittelt werden. Anhand eines grafischen Übersichtsplans sind Sie jeden Tag bestens über Ihre Verpflegungs- und Übernachtungszahlen informiert und können Ihre Ressourcen optimal auslasten.

17 ANTRAGO hotelkontingente ANTRAGO budgetverwaltung Mit ANTRAGO hotelkontingente ist es möglich, Kontingente in externen Hotels zu verwalten und diese auf verschiedene Veranstaltungen zu verteilen. Danach können Ihre Teilnehmer bei Bedarf unkompliziert einem Kontingent zugeordnet werden. Neben der reinen Planung der Hotelkontingente unterstützt das Modul auch die Überwachung der Hotelkontingentauslastung sowie den Druck von Teilnehmerlisten für jedes Hotel. ANTRAGO fibu ANTRAGO fibu ist unsere flexible Schnittstelle zu externen Buchhaltungsprogrammen. Sie gewährleistet nicht nur einen schnellen, sondern auch fehlerfreien Datenaustausch zwischen ANTRAGO und Ihrer Finanzbuchhaltung, und wird von uns ohne Aufpreis an die von Ihnen verwendete Buchhaltungssoftware angepasst. ANTRAGO budgetverwaltung ermöglicht es, im Vorfeld einer Veranstaltung verschiedene Kosten zu kalkulieren. Die Gesamtkosten einer Veranstaltung können vorab definierten Budgets zugeordnet werden, deren Auslastung problemlos per Mausklick überwacht werden kann. Dadurch erhalten Sie stets eine aktuelle und umfassende Übersicht zum Finanzstatus Ihrer Veranstaltungen. ANTRAGO abo Schaffen Sie beste Voraussetzungen für eine effiziente Abonnementverwaltung mit ANTRAGO abo! Auf einfachste Art und Weise generieren Sie Ihre kundenspezifischen Abonnements. Versand und Abrechnung sind unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte anschließend praktisch per Knopfdruck möglich. ANTRAGO verein ANTRAGO noten Die Verwaltung von Noten für Ihre Teilnehmer ist mit ANTRAGO problemlos möglich: Mit unserem Modul ANTRAGO noten erfassen Sie schnell und unkompliziert schriftliche, mündliche und sonstige Noten. Anschließend können die Ergebnisse der verschiedenen Bewertungsfächer, unter Berücksichtigung individueller Wichtungskriterien, mit wenigen Mausklicks zu einer Gesamtnote zusammengefasst werden. ANTRAGO voting Mit ANTRAGO voting entscheiden Sie sich für ein Werkzeug zur einfachen Durchführung und Auswertung von Teilnehmerbefragungen. Über die Teilnehmerfeedbacks erhalten Sie schnell einen aktuellen Überblick über die wahrgenommene Qualität Ihrer Veranstaltungen und das in allen Bereichen! Sind Sie als Verein tätig, verspricht dieses Modul umfassende Unterstützung bei der Vereinsverwaltung: Erfassen Sie Ihre Mitglieder in wenigen Arbeitsschritten und rechnen Sie Beiträge und unregelmäßige Spenden schnell und fehlerlos ab. Der einfache Druck von Spendenbescheinigungen und Quittungen komplettiert den Leistungsumfang von ANTRAGO verein. ANTRAGO wird ständig erweitert. Informationen zu neuen Modulen und Details zum bestehenden Angebot erhalten Sie gern auf Anfrage. 15

18 Das Unternehmen Mit langjähriger Erfahrung und Kompetenz in der Bildungsbranche, ist die RR Software GmbH etablierter Anbieter von Managementsoftware für Bildungseinrichtungen. Den Hauptschwerpunkt der Unternehmenstätigkeit bildet die ständige Weiterentwicklung und Vermarktung des Softwaresystems ANTRAGO. Durch den Einsatz modernster Technologien können viele Prozesse direkt vom Firmenstandort aus beim Kunden begleitet und durchgeführt werden (z.b. Remote Support, Online Meeting, Fernwartung). Somit ist Ihnen in allen Phasen der Kooperation die zügige und kompetente Unterstützung aus unserem Team gewährleistet. Die kundenorientierte Anwendung und den problemlosen Einsatz des Programms gewährleisten unsere engagierten Mitarbeiter, die ihre Qualifikationen in den Bereichen Programmierung, Support sowie Marketing und Vertrieb stets auf s Neue einbringen und bei der Realisierung Ihres Projektes umsetzen. ANTRAGO wird von Bildungsanbietern im gesamten Bundesgebiet und darüber hinaus eingesetzt. Der zentral in Deutschland gelegene Firmensitz bildet den Ausgangspunkt für ein bestmögliches Kontaktmanagement, das eine individuelle und umfassende Betreuung jedes Kunden gewährleistet. 16

19 Kompetente Betreuung von Anfang an Unser Serviceangebot besteht aus einer Vielzahl von Einzelleistungen, welche im Zusammenspiel die erfolgreiche Integration von ANTRAGO gewährleisten. Analyse und Beratung Genauso individuell wie ANTRAGO sind auch die Geschäftsprozesse unserer Kunden. Wenn Sie sich für ANTRAGO entscheiden, analysieren wir daher zunächst vor Ort Ihre individuelle Ablauforganisation. Dadurch wird es möglich, Ihre spezifischen Anforderungen zu identifizieren und schon von Beginn an zu berücksichtigen. Mit Ihnen zusammen suchen wir anschließend nach Potentialen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und klären dabei alle wichtigen Fragen, damit ANTRAGO ab dem ersten Tag erfolgreich eingesetzt werden kann. Customizing und Installation Umfassende Unterstützung können Sie außerdem bei der Einrichtung der Basisdaten erwarten: Im Rahmen des Customizing helfen wir Ihnen bei der Startkonfiguration einer persönlichen Datenbank, die Ihre individuellen Anforderungen berücksichtigt und die Einarbeitung in ANTRAGO leicht macht. Auch bei der anschließenden Installation stehen wir Ihnen selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite. Und auch nach der Installation lassen wir Sie nicht alleine Die Einführung einer neuen Software ist eine Herausforderung für alle Unternehmensbereiche und Mitarbeiter. Darum unterstützen wir Sie an dieser Stelle durch folgende Leistungen: Datenübernahme Bei der Einführung von ANTRAGO analysieren wir gemeinsam den vorhandenen Datenbestand und stimmen die Übernahme der benötigten Daten entsprechend der Möglichkeiten ab. Anschließend lesen wir diese in das System ein. Programmierung Decken die bestehenden Funktionalitäten unserer ANTRAGO Produkte und der verschiedenen Ergänzungsmodule Ihre Anforderungen nicht ab, ist eine Erweiterungsprogrammierung entsprechend Ihrer individuellen Ziele problemlos möglich. Updates und Hotline Durch den Abschluss eines Softwarepflegevertrags ziehen Sie durch regelmäßige Updates Vorteile aus der ständigen Weiterentwicklung von ANTRAGO und erhalten bei allen Fragen und Problemen schnelle Unterstützung über unsere Support-Hotline. Zudem sichern Sie sich die Vorteile der Fernwartung. Schulung Unsere individuellen Schulungen vor Ort ermöglichen den schnellen und sicheren Einstieg in ANTRAGO. So profitieren Sie innerhalb kürzester Zeit von den vielen Vorteilen unserer Software. Projektbetreuung Im Rahmen eines gemeinsamen Einführungsprojektes begleiten wir Sie bei der weiteren Einrichtung Ihrer Datenbank. In regelmäßigen Projektbesprechungen definieren wir gemeinsam die vorzunehmenden Konfigurationen und legen die verschiedenen Aufgaben fest. Weiterhin stehen wir Ihnen hier auch als kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen und Wünsche zur Verfügung. Im Ergebnis erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung zum Preis einer Standardsoftware, mit der Sie für sämtliche Verwaltungsaufgaben in Ihrer Bildungseinrichtung bestens gerüstet sind. 17

20 Die Systemanforderungen Die Systemvoraussetzungen orientieren sich an der Anzahl der Lizenzen, Standorte sowie der Modulauswahl. Detaillierte Informationen für Ihre speziellen Anforderungen erhalten Sie gern auf Anfrage sowie selbstverständlich im Rahmen einer individuellen und umfassenden Hardwareberatung bei der Softwareeinführung. Datenbankserver Terminalserver Arbeitsplatz u MS SQL Server 2005, 2008 (empfohlen 2008) u Oracle 10g, 11g, jeweils aktueller Update- Stand u Bitte die Betriebssystem- Vorausetzungen des Herstellers beachten u MS Windows Server 2003, 2008 oder 2008 R2, jeweils aktueller Update-Stand u MS Windows XP oder höher, jeweils aktueller Update- Stand u MS Office 2003 oder höher, jeweils aktueller Update- Stand u Dualcoreprozessor mit ca. 2 GHz (z.b. Intel Xeon oder AMD Opteron) u 4 GByte Arbeitsspeicher u 40 GByte effektiver Festplattenspeicher (empfohlen RAID System) u Datensicherungssysteme (Beispielkonfiguration für ca. 25 User) u Quadcoreprozessor mit ca. 2 GHz (z.b. Intel Xeon oder AMD Opteron) u 8 GByte Arbeitsspeicher u 20 GByte Festplattenspeicher (je Terminalserver können ca. 25 User eingebunden werden) u Singlecoreprozessor mit ca. 1 GHz u 512 MByte Arbeitsspeicher u 1 GByte freier Festplattenspeicher 18

21 Unsere Argumente und Ihre Entscheidung Die Einführung einer Managementsoftware ist ein umfassender Veränderungsprozess für das gesamte Unternehmen, der neben Erwartungen natürlich auch von Fragen und Zweifeln geprägt wird: Ist die Software das Richtige für uns? Verfügt das System über die benötigten Funktionen? Lohnt sich die Anschaffung von ANTRAGO education? Darum sollen Ihnen folgende Argumente als kleine Entscheidungshilfe dienen: ANTRAGO education ist eine Softwarelösung für das Management Ihrer gesamten Bildungseinrichtung. Trotz ihres großen Funktionsumfangs wird Sie Ihnen dennoch nicht das Gefühl geben unübersichtlich zu sein. Denn durch die logische Untergliederung in einzelne Arbeitsbereiche arbeiten Sie immer nur in dem Bereich, der für die Erledigung einer Aufgabe gerade von Bedeutung ist. Die Bedienung wird dabei durch visuelle Effekte erleichtert. Gleichzeitig ist ANTRAGO education flexibel genug, die individuellen Anforderungen im Bereich der Aus- und Weiterbildung zu erfüllen. Durch die hohe Konfigurierbarkeit kann das System dabei ganz auf Ihre spezifischen Abläufe ausgerichtet werden. Der modulare Aufbau sorgt außerdem dafür, dass die bestehenden Funktionen ständig erweitert werden können. Der Aufwand zur Datenpflege und verwaltung ist nach einmaliger Erfassung aller Informationen gering, weil Doppeleingaben aufgrund der zentralen Datenbank nicht mehr erforderlich sind. Aktualisierungen an einer Stelle wirken sich sofort auf alle Funktionsbereiche aus, wodurch jedem Mitarbeiter und Unternehmensbereich stets einheitliche Informationen zur Verfügung stehen. Natürlich ist die Anschaffung einer integrierten Softwarelösung eine Investition. Aber das faire Preis- Leistungsverhältnis und ein Blick auf den erzielbaren Nutzen sollten überzeugen, dass sich der Einsatz von ANTRAGO education langfristig in hohem Maße rentiert. Für eine sichere Einarbeitung in ANTRAGO education sorgen unsere professionellen Schulungen. Weitere Services wie eine Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer Basisdaten sowie die Möglichkeit der Datenübernahme sorgen dafür, dass Bedenken bezüglich des Integrationsprozesses Ihrer Entscheidung für ANTRAGO education nicht im Wege stehen sollten. Und falls trotz allem einmal etwas nicht so läuft, wie Sie es sich wünschen auf uns können Sie zählen! 19

22 ANTRAGO education ist die richtige Lösung, wenn... Sie ein Softwaresystem suchen, mit dem Sie alle täglichen Verwaltungsvorgänge effizient managen können. Sie sich von täglichen Routinearbeiten befreien und dadurch kostbare Zeit für wichtigere Aufgaben gewinnen wollen. die optimale Auslastung Ihrer Ressourcen für Sie das Spiegelbild wirtschaftlicher Arbeit darstellt. Sie eine flexible und individuelle Softwarelösung zum Preis einer Standardsoftware wünschen. Bearbeitungsfehler und Versäumnisse in Ihrer Verwaltung zukünftig Fremdwörter sein sollen. Kurz: wenn Sie eine Software suchen, mit der Sie Ihre Teilnehmer, Maßnahmen und Dokumente umfassend, wirtschaftlich und flexibel managen können! 20

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