Corporate Governance Bericht 2013

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1 Corporate Governance Bericht 2013 der Gesellschaften d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft Public Konsortium d-nrw GbR Einleitung Der Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen PCGK NRW oder Kodex enthält wesentliche Bestimmungen zur Leitung und Überwachung von Beteiligungsunternehmen des Landes Nordrhein-Westfalen sowie anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Ziel ist es, die Unternehmensführung und -überwachung transparenter und nachvollziehbarer zu machen und die Rolle des Landes Nordrhein-Westfalen als Anteilseigner klarer zu fassen. Das Unternehmen d-nrw besteht aus den drei Gesellschaften d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG, d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft und Public Konsortium d-nrw GbR. Gegenstand der d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft ist die Beteiligung als persönlich haftende, geschäftsführende Gesellschafterin (Komplementärin) an der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG. Die Gesellschafterversammlung der d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft beschließt u. a. über alle Maßnahmen, die den Gesellschaftsvertrag der d-nrw Besitz-GmbH Co. KG berühren. Zur Geschäftsführung und Vertretung der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG ist nur die Komplementärin berechtigt und verpflichtet. Die Komplementärin darf keine anderen Geschäfte tätigen, als sie zur Geschäftsführung bei der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG erforderlich sind. Der alleinige Gesellschaftszweck der Public Konsortium d-nrw GbR ist die Beteiligung als alleinige Kommanditistin an der d-nrw Besitz- GmbH & Co KG. Das Public Konsortium nimmt abgesehen von seiner Kommanditistenstellung nicht am Rechtsverkehr teil. Vor dem Hintergrund dieser Gesellschaftsbeziehungen ist es sachgerecht, einen gemeinsamen Corporate Governance Bericht für die in Rede stehenden Gesellschaften vorzulegen. Der Corporate Governance Bericht wird auf der Internetseite von d-nrw öffentlich zugänglich gemacht (

2 - 2 - Allgemeines Die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG hat sich gemäß 2a ihres Gesellschaftsvertrages in der Fassung des Beschlusses der Gesellschafterversammlung vom dem Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen unterworfen. Entsprechendes gilt für die d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft, deren alleiniger unmittelbarer Gesellschafter das Land NRW ist, die durch Beschluss der Gesellschafterversammlung vom in 2a ihres Gesellschaftsvertrages die Beachtung des PCGK NRW normiert hat. Die Public Konsortium d-nrw GbR hat sich mit Zustimmung der Konsorten zum Umlaufbeschlussverfahren vom per Satzungsänderung in 2a zur Beachtung des PCGK NRW bekannt. Der Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen (Stand: ) empfiehlt, dass Geschäftsleitung und Überwachungsorgan jährlich über die Corporate Governance des Unternehmens berichten sollen (Corporate Governance Bericht). Bestandteil des Berichts habe insbesondere die Erklärung zu sein, es wurde und werde den Empfehlungen des Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen entsprochen. Der Bericht habe auch eine Darstellung zu den jeweiligen Anteilen beider Geschlechter an der Gesamtzahl der Mitglieder des Überwachungsorgans und der Geschäftsleitung sowie der Personen mit Führungsfunktionen zu enthalten. Wenn von den Empfehlungen abgewichen werde, habe dies nachvollziehbar begründet zu werden. Dabei könne auch zu Kodexanregungen Stellung genommen werden. Geschäftsführung d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Nach dem Gesellschaftsvertrag der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG ist zu deren Geschäftsführung und Vertretung nur die Komplementärin d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft berechtigt und verpflichtet. d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft (Komplementärin) Als Geschäftsführer ist Herr Dr. Roger Lienenkamp bestellt. Er vertritt die Gesellschaft gemeinsam mit Herrn Markus Both, der als Prokurist der Gesellschaft bestellt ist. Die Geschäftsführung führt die Geschäfte der Gesellschaft in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Regelungen, den gesellschaftsvertraglichen bzw. satzungsrechtlichen Bestimmungen und den sonstigen rechtlichen Vorgaben (z.b. Geschäftsordnung, Arbeitsvertrag). Public Konsortium d-nrw GbR (Kommanditistin) Geschäftsführer des Public Konsortiums d-nrw GbR ist Herr Markus Both

3 - 3 - Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG überwacht nach dem Gesellschaftsvertrag die Geschäftsführung, unterstützt sie durch Rat und fördert die Ziele der Gesellschaft. Dem Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG gehören folgende neun, von der Konsortialversammlung entsandten Personen an: Herr Dr. Andreas Coenen Kreis Viersen, Frau Dagmar Friedrich Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport NRW, Frau Diane Jägers Stadt Dortmund, Herr Dr. Marco Kuhn Landkreistag NRW, Herr Dr. Heinz Oberheim Finanzministerium NRW, Herr Klaus Rastetter Ministerium für Inneres und Kommunales NRW, Herr Martin M. Richter Kreis Mettmann, Herr Wolfgang Scherer Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe, Herr Johannes Winkel Ministerium für Inneres und Kommunales NRW. Vorsitzender des Aufsichtsrates ist Herr Martin M. Richter, stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrates ist Herr Johannes Winkel. Transparenz Im Sinne des Gesetzes zur Schaffung von mehr Transparenz in öffentlichen Unternehmen im Lande Nordrhein-Westfalen (Transparenzgesetz), das mit Wirkung vom in Kraft getreten ist, wurden die Gesellschaftsverträge der d-nrw Besitz-GmbH Co. KG und der d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft sowie die Satzung der Public Konsortium d-nrw GbR entsprechend den rechtlichen Vorgaben ergänzt. Im Anhang zum Jahresabschluss weisen die Gesellschaften seitdem die erforderlichen individualisierten Angaben und Informationen aus. Alle Mitglieder des Aufsichtsrates der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG waren im Jahr 2013 unentgeltlich tätig. Abschlussprüfung Die Gesellschaftsversammlung der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG hat am vorbehaltlich der Zustimmung des Landesrechnungshofes NRW auf Empfehlung des Auf

4 - 4 - sichtsrates vom die Naust Hunecke und Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Iserlohn / Hagen als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2013 ausgewählt. Der Aufsichtsrat vertritt die Besitzgesellschaft gemäß 8 Abs. 3 ihres Gesellschaftsvertrages bei der Beauftragung des Abschlussprüfers; Erklärungen des Aufsichtsrates gibt der Vorsitzende gemäß 8 Abs. 7 des Gesellschaftsvertrages ab. Die Gesellschafterversammlung der d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft hat die Geschäftsführung am gebeten, für das Geschäftsjahr 2013 den Abschlussprüfer der d-nrw Besitz-GmbH & Co.KG mit der Prüfung der Gesellschaft zu beauftragen. Der Abschlussprüfer der Public Konsortium d-nrw GbR ist gemäß 10 der Satzung des Public Konsortiums der Abschlussprüfer der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG. Der Landesrechnungshof NRW hat mit Schreiben vom sein Einverständnis zur Wahl des Abschlussprüfers Naust Hunecke und Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Iserlohn / Hagen für die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG, die d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft und die Public Konsortium d-nrw GbR erklärt

5 - 5 - Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Bericht 2013 der Gesellschaften d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft Public Konsortium d-nrw GbR Die Geschäftsführung und der Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH Co. KG, die Geschäftsführung der d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft (Komplementärin) und die Geschäftsführung der Public Konsortium d-nrw GbR (Kommanditistin) erklären, dass den Empfehlungen des Public Corporate Governance Kodex des Landes Nordrhein-Westfalen im Wesentlichen entsprochen wurde und wird. Im Folgenden wird auf die Empfehlungen des PCGK NRW eingegangen, von denen die Gesellschaften im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeiten gegenwärtig noch bzw. auch weiterhin begründet abweichen: zu PCGK NRW: betrifft die Public Konsortium d-nrw GbR Der Abschlussprüfer der Public Konsortium d-nrw GbR ist gemäß 10 Abs. 2 der Satzung der Abschlussprüfer der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG. Der Abschlussprüfer der Public Konsortium d-nrw GbR wird daher nicht von der Anteilseignerversammlung gewählt. zu PCGK NRW: betrifft die Public Konsortium d-nrw GbR Der Kodex spricht die Empfehlung aus, dass die Geschäftsleitung aus mindestens zwei Personen besteht. Die Public Konsortium d-nrw GbR wird durch ihren Geschäftsführer vertreten, was vor dem Hintergrund des einzigen Gesellschaftszwecks als Beteiligungsgesellschaft angemessen erscheint. Überdies nimmt das Public Konsortium abgesehen von der Kommanditistenstellung und den in der Satzung vorgesehenen Maßnahmen nicht am Rechtsverkehr teil. Wesentliche Handlungen der Geschäftsführung bedürfen der vorherigen Zustimmung der Konsortialversammlung des Public Konsortiums. zu PCGK NRW: betrifft die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Der Kodex empfiehlt, bei der Zusammensetzung der Geschäftsleitung auf Vielfalt (Diversity) zu achten und dabei insbesondere eine angemessene Berücksichtigung Angehöriger beider Geschlechter anzustreben. Der Zusammensetzung der Geschäftsleitung lagen zum Zeit

6 - 6 - punkt der Stellenbesetzung keine Vorgaben hinsichtlich der Geschlechterverteilung zugrunde. Die Geschäftsleitung besteht aktuell aus zwei männlichen Personen; zwei weibliche Angestellte wurden vom Aufsichtsrat zu Handlungsbevollmächtigten für den gesamten Geschäftsbetrieb ernannt. zu PCGK NRW: betrifft die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Nach Ziffer PCGK NRW wird empfohlen, eine Vermögenshaftpflichtversicherung für die Mitglieder der Geschäftsleitung (D&O-Versicherung) nur von Unternehmen abzuschließen, die erhöhten unternehmerischen und / oder betrieblichen Risiken ausgesetzt sind. Der Kodex empfiehlt weiterhin die Entscheidung und ihre Begründung insbesondere zur Zweckmäßigkeit einer D&O-Versicherung zu dokumentieren, diese nur mit Zustimmung des Überwachungsorgans oder der Anteilseignerversammlung abzuschließen und einen Selbstbehalt für die Mitglieder der Geschäftsleitung bei einer GmbH zu vereinbaren. Mit Zustimmung des Aufsichtsrates erfolgte in 2011 der Abschluss einer D&O-Versicherung. Die D&O-Versicherung gilt nach den Versicherungsbedingungen auch für die Mitglieder des Aufsichtsrates (vgl PCGK NRW) und die Komplementär-GmbH. Ein Selbstbehalt ist laut Versicherungsschein nicht vorgesehen. Der Versicherer hat dazu auf Nachfrage erklärt, dass es sich bei einer D&O-Versicherung um die Absicherung von Worst-Case-Risiken handelt, bei welchen eine Prämienreduzierung durch Selbstbehalte regelmäßig erst in Bereichen spürbar wird, in denen sie für die versicherten Personen wenig zumutbar sein dürften. Aus Prämiensicht ergebe die Vereinbarung einer Selbstbeteiligung keinen Sinn. Dementsprechend wurde davon abgesehen, einen Selbstbehalt bei unveränderter Versicherungsprämie aufzunehmen. zu PCGK NRW: betrifft die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Der PCGK NRW spricht die Empfehlung aus, dass das Überwachungsorgan regelmäßig die Qualität und die Effizienz seiner Tätigkeiten überprüft. Weiterhin wird empfohlen, die Umsetzung der hierzu beschlossenen Maßnahmen zu überwachen. Eine Festlegung derartiger Maßnahmen durch den Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG ist im Geschäftsjahr 2013 nicht erfolgt, weil die Mitglieder des Aufsichtsrates erst im Oktober 2013 neu entsandt wurden damit und ein ausreichend langer Zeitraum für eine aussagekräftige Prüfung nicht vorliegt. Im Oktober 2013 erfolgte zudem die Unterwerfung unter den Kodex, so dass für die Tätigkeit des vormaligen Aufsichtsrates kein entsprechendes Erfordernis bestand. Mit der Festlegung etwaiger Prüfungs- und Überwachungsmaßnahmen wird sich der Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG nach Ablauf einer angemessenen Einarbeitungszeit befassen. zu PCGK NRW: betrifft die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Der Kodex empfiehlt unter Ziffer 4.5.1, dass Angehörige beider Geschlechter zu jeweils mindestens 30 % im Überwachungsorgan vertreten sind. Darüber hinaus wird angeregt, dass - 6 -

7 - 7 - vorbehaltlich weitergehender Regelungen des Landesgleichstellungsgesetzes, Angehörige beider Geschlechter zu jeweils mindestens 40 % dem Überwachungsorgan angehören. Der Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG besteht aus neun natürlichen Personen, davon zwei Frauen. Der Frauenanteil im Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG beträgt somit 22 %. Es fällt in die Zuständigkeit der Konsortialversammlung der Public Konsortium d-nrw GbR, über die Besetzung des Aufsichtsrates zu entscheiden. Der Besetzung lagen bis zur o. a. Satzungsänderung keine Vorgaben hinsichtlich der Geschlechterverteilung zugrunde. Überdies wurde mit Blick auf die Qualifikation und Eignung der Aufsichtsratsmitglieder eine möglichst vielfältige Zusammensetzung (Diversity) des Überwachungsorgans angestrebt. zu und PCGK NRW: betrifft die d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG Jedes Mitglied des Überwachungsorgans ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet, Ziffer des Kodex. Der PCGK NRW spricht dazu in Ziffer die Empfehlung aus, dass jedes Mitglied des Überwachungsorgans Interessenkonflikte gegenüber dem Überwachungsorgan offen legen soll. Der Aufsichtsrat der d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG hat sich Ende 2013 mit der Frage befasst, ob Aufsichtsratsmitglieder, die Konsorten vertreten, bei einer Projektbeteiligung ihrer Einrichtung an der Stimmabgabe im Aufsichtsrat gehindert sein könnten. Gemäß rechtsgutachtlicher Stellungnahme bestand 2013 für die Mitglieder des Aufsichtsrates in keinem Fall ein formales Hindernis der Beteiligung an den Beschlussfassungen. Der Aufsichtsrat befindet sich gegenwärtig in einem Verständigungsprozess, um den Umgang mit möglichen künftigen Interessenkonflikten zu regeln. Dabei ist gegebenenfalls eine entsprechende Ergänzung der Geschäftsordnung des Aufsichtsrates zu berücksichtigen. Dortmund, gez. Lienenkamp, ppa.both d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG (Geschäftsführung) gez. Richter d-nrw Besitz-GmbH & Co. KG (Aufsichtsratsvorsitzender) gez. Lienenkamp, ppa.both d-nrw Besitz-GmbH Verwaltungsgesellschaft (Geschäftsführung) gez. Both Public Konsortium d-nrw GbR (Geschäftsführung) - 7 -