Prüfung der Aussonderung von beweglichen Sachen bei der Bundesagentur für Arbeit Prüfungsankündigung vom 27. Februar 2012 (VI )

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1 Bundesrechnungshof Postfach Bonn Vorstand der Bundesagentur für Arbeit Postfach Nürnberg Postadresse Postfach Bonn Hausadresse Adenauerallee Bonn Telefon Telefax Internet Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Unser Zeichen, unsere Nachricht vom Durchwahl Bonn, den VI / Prüfung der Aussonderung von beweglichen Sachen bei der Bundesagentur für Arbeit Prüfungsankündigung vom 27. Februar 2012 (VI ) Der Bundesrechnungshof hat die Aussonderung von beweglichen Sachen bei der Bundesagentur für Arbeit (Bundesagentur) geprüft. Hierzu haben wir örtliche Erhebungen in der Zentrale der Bundesagentur, dem BA-Service-Haus und den Internen Services München, Münster und Stuttgart durchgeführt. Wir prüften insbesondere die fachlichen Anforderungen und Regelungen für die Aussonderung von beweglichen Sachen und deren Umsetzung in den Dienststellen. Die Bearbeitung und Dokumentation der Aussonderungsvorgänge haben wir in den Internen Services anhand von 120 Aussonderungsvorgängen der Jahre 2009 bis 2011 geprüft. Auf Grundlage unserer Feststellungen geben wir nachstehende Hinweise. Den beigefügten Abdruck bitten wir Ihrer Internen Revision zuzuleiten. Wir bitten, innerhalb von drei Monaten Stellung zu nehmen: 1 Vorbemerkung 63 Absatz 2 und 3 BHO regelt die Aussonderung von Vermögensgegenständen. Unter dem Begriff Vermögensgegenstände werden alle Gegenstände verstanden, die einen wirtschaftlichen Wert haben. Aussonderung ist die tatsächliche Herausnahme aus dem Bestand des Verwaltungsvermögens des Bundes.

2 2 Die Bundesagentur hat mit der Geschäftsanweisung vom 24. März 2003 Richtlinien für das Inventarmanagement 1 zur Aussonderung von Geräten, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen (Richtlinien) festgelegt. Unbrauchbare oder entbehrliche Geräte, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände sind danach in der Regel an den Meistbietenden umgehend auszusondern und zu verwerten. Diese Gegenstände dürfen nur zu ihrem vollen Wert veräußert werden. Der volle Wert ist der Wert, der am Markt zu erzielen ist. 2 Am 25. August 2010 hat die Zentrale der Bundesagentur Ausführungshinweise zu den Richtlinien für das Inventarmanagement gegeben. Diese Hinweise sollen eine einheitliche Verfahrensweise in den Dienststellen der Bundesagentur gewährleisten und beschreiben. 2 Verfahren in der Bundesagentur Die Bereiche CF 5 (Steuerung Infrastruktur) sowie IT 1 (IT-Strategie) in der Zentrale und der Servicebereich 32 des BA Service Hauses (Zentrales Inventarmanagement)legen Regelungen und Geschäftsprozesse zur Aussonderung beweglicher Sachen fest und geben Empfehlungen für die Aussonderung beweglicher Sachen in den Dienststellen der Bundesagentur. Zuständig für die konkrete Aussonderung von Geräten, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen (ohne Informationstechnik) vor Ort sind die Internen Services. Geräte und Ausstattungsgegenstände der Informationstechnik (IT) sondert die Bundesagentur zentral aus, ebenso nicht mehr benötigte Server. Defekte IT-Hardware ist nach den Beschaffungsverträgen vom Auftragnehmer umweltverträglich zu entsorgen. 1 2 Bundesagentur, Intranet Ausstattungsservice/A-2042-Beschaffung-Betrieb-Instandhaltung-und-Verwaltung-von-Geschaeftsbedarf-Geraeten-und- Mobilar/Dokument/Rundbrief-Inventarmgt-Geraete.html (14. Juni 2012). Bundesagentur, Zentrale CF , Zu Ziffer 10 der Richtlinien für das Inventarmanagement Aussonderung von Geräten, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen vom 25. August 2010; i. V. m. 63 Absatz 2 und 3 BHO sowie VV-BHO zu 63.

3 3 Abbildung 1 zeigt den vereinfachten Prozessablauf für die Aussonderung von Geräten, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen. Abbildung 1 schematischer Aussonderungsablauf Quelle: Bundesagentur, Zentrale CF , Zu Ziffer 10 der Richtlinien für das Inventarmanagement ; eigene Darstellung Bundesrechnungshof. Die Bundesagentur nutzt für die Verwaltung ihrer Geräte, Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände das elektronische Fachverfahren cobra.im. Für das IT-Inventarmanagement nutzt sie das elektronische Fachverfahren cobra.it. Die Datenbank enthält zu den einzelnen Gegenständen u. a. folgende Informationen: Gerätegruppe (z. B. Schränke/Regale) Geräteart (z. B. Grundseitenrollschrank) Beschaffungsdatum Reparaturkosten Objekt-Status (aktiv, ausgesondert, verkauft). Nach Angaben der Bundesagentur soll cobra.im künftig durch ein ERP-Modul abgelöst werden. Zum Zeitpunkt unserer Erhebungen in der Zentrale führte die Bundesagentur ein Ausschreibungsverfahren zur Beschaffung einer neuen Software für den Bereich IT- Inventarmanagement durch.

4 4 Die Bundesagentur sonderte in den Jahren 2009 bis 2011 insgesamt über Möbel, Geräte und IT-Hardware aus (vgl. Tabelle 1). Tabelle 1 - Aussonderung beweglicher Sachen in den Rechtskreisen SGB II und III Objekte Anzahl Mobiliar Geräte IT-Hardware Insgesamt Quelle: Bundesagentur, Objekte in den Fachverfahren cobra.im und cobra.it mit dem Status ausgesondert, s vom 29. Mai 2012 (CF 2) sowie 11. Juni 2012 (IT 1); eigene Darstellung Bundesrechnungshof. Die Ausgaben für die Anschaffung sind bei Kapitel 5 Titel (Bewirtschaftung der Grundstücke, Gebäude und Räume) des Haushaltsplans der Bundesagentur mit veranschlagt, eine betragsmäßige Größe ist ihnen nicht zugewiesen. Die Bundesagentur konnte nicht mitteilen, welche Kosten für die Aussonderung und Entsorgung entstanden sind. Wir regen an, zu prüfen, ob in die (elektronischen) Inventarisierungsund Aussonderungsübersichten künftig auch die Ausgaben für die Anschaffung und die mit der Aussonderung anfallenden unmittelbaren Kosten aufgenommen werden. Dabei könnte auch erwogen werden, die Ausgaben für Ersatzbeschaffungen aufzunehmen. Mit Hilfe dieser Angaben könnte ggf. der künftige Reinvestitionsbedarf ermittelt und geplant werden. 3 Entscheidungsbefugnis Nach Nummer 6 zu Ziffer 10 der Richtlinien für das Inventarmanagement trifft der Leiter/die Leiterin des Bereiches Infrastruktur die Entscheidung über eine Aussonderung. Bei einem Restwert bis zu Euro entscheidet die erste Fachkraft zugleich Teamleiter/Teamleiterin Inventarmanagement. Wir haben festgestellt, dass im Internen Service München die Entscheidungsbefugten über die Aussonderung entschieden. Der Interne Service Stuttgart konnte uns keine Einzelaussonderungsvorgänge (z. B. defekter Stuhl oder defekter Schreibtisch) vorlegen. Wir konnten daher nicht feststellen, ob und inwieweit Entscheidungsbefugte an den Vorgängen beteiligt waren.

5 5 In 30 von 40 geprüften Vorgängen (75 %) des Internen Service Münster fanden sich Aussonderungen ohne Beteiligung des Entscheidungsbefugten. Fall 1: In zahlreichen Aussonderungsvorgängen entschied der Hausmeister über die Aussonderung und Verschrottung von Gegenständen. Hierzu benachrichtigte er den Bereich Infrastruktur mit mit Angabe der Identifikations-Nummer aus cobra.im und der Aufforderung, diese Objekte auszusondern. Der Interne Service (Fachassistent/ Fachkraft) setzte daraufhin den Status der Objekte im Fachverfahren cobra.im von aktiv auf ausgesondert und bestätigte dies auf den ausgedruckten s des Hausmeisters mit Handzeichen und Datum. Die Verfahren in den Internen Services Münster und Stuttgart gewährleisteten nicht, dass die festgelegten Entscheidungsbefugten in die Entscheidungsprozesse einbezogen wurden. Ferner war für uns nicht nachvollziehbar, aus welchem Grund die Gegenstände ausgesondert wurden und wo sie verblieben. Wir bitten sicherzustellen, dass die festgelegten Entscheidungsbefugten über die Aussonderung von Gegenständen entscheiden. Dies bedeutet auch, dass sie die auszusondernden Gegenstände persönlich in Augenschein nehmen. 4 Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Vorgänge Teilweise fanden wir keine (vollständigen) Aussonderungsvorgänge vor. In anderen Fällen war für uns nicht prüfbar, ob die Voraussetzungen für die Aussonderung vorlagen. Fall 2: Im Internen Service Münster wurden Aussonderungsvorgänge teilweise in Form von ausgedruckten s und Möbeltransportvordrucke abgelegt. Die s und Vordrucke enthielten oft keine Angaben zum tatsächlichen Verbleib der ausgesonderten Gegenstände. Teilweise gab der Hausmeister den Hinweis Schrott. Fall 3: Der Interne Service Stuttgart konnte uns im Erhebungszeitraum Einzelaussonderungsvorgänge (z. B. defekter Stuhl oder Schreibtisch) nicht vorlegen. Nach Angaben des Internen Service werde vor der Aussonderung von Gegenständen geprüft, ob Garantieansprüche bestehen oder eine Reparatur wirtschaftlich ist. Dieser Aussonderungsprozess wurde vom Internen Service nicht schriftlich dokumentiert.

6 6 Fall 4: Die gemeinsame Einrichtung Stuttgart ging zum 1. Januar 2012 auf den zugelassenen kommunalen Träger, das Jobcenter Stuttgart, über. Während der örtlichen Erhebungen teilte uns der Interne Service Stuttgart mit, dass das notwendige Protokoll für den Übergang des Inventars noch nicht erstellt sei. Auf Grund unserer schriftlichen Nachfrage im Mai 2012 erklärte der Interne Service, es lägen keine Informationen zum Verbleib des Protokolls vor. Das Übergabeprotokoll für den Übergang der gemeinsamen Einrichtung Ludwigsburg zum zugelassenen kommunalen Träger Landkreis Ludwigsburg lag zum Zeitpunkt der örtlichen Erhebungen im März und April 2012 nicht vor. Auf Nachfrage zum Verbleib des Protokolls teilte uns der Interne Service Stuttgart am 1. Juni 2012 mit, er habe am 4. Mai 2012 das Übergabeprotokoll an den kommunalen Träger zur Unterzeichnung gesendet. Wir bitten auf eine vollständige und inhaltliche Dokumentation der Aussonderungsvorgänge hinzuwirken. Dies könnte beispielsweise durch einen Laufzettel erleichtert werden, der die Anforderungen der Aussonderung dokumentiert (u. a. Grund der Aussonderung, wirtschaftliche Aussonderungsart, Entscheidungsbefugnis). 5 Kostenpflichtige Entsorgung Nach 77a Absatz 1 Satz 1 SGB IV gelten die Vorschriften der Bundeshaushaltsordnung (BHO) für die Haushaltswirtschaft der Bundesagentur sinngemäß. Die Bundesagentur hat die allgemeinen Grundsätze der Haushaltswirtschaft des Bundes entsprechend zu beachten ( 77a Absatz 4 SGB IV). Ausgaben dürfen nur insoweit geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind ( 34 BHO). Die Bundesagentur hat bei allen finanzwirksamen Maßnahmen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Bei den Internen Services München und Münster fanden wir für den Zeitraum 2009 bis 2010 keine Vorgänge, in denen ausgesonderte Gegenstände kostenpflichtig entsorgt wurden. Beim Internen Service Stuttgart lagen keine Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zu den Fällen vor, in denen Gegenstände kostenpflichtig entsorgt wurden. So wurden Büromöbel kostenpflichtig entsorgt, ohne nachzuweisen, dass alternative Aussonderungsarten geprüft wurden. Fall 5: a) Der Interne Service Stuttgart zahlte in den Jahren 2009 bis 2011 für die Aussonderung nicht mehr benötigter Möbel in 13 Fällen rund Euro: Für diese Aussonderungen beauftragte der Interne Service Stuttgart Speditionsunternehmen. Ob die kostenpflichtige Entsorgung die wirtschaftlichste Alternative war, konnten wir anhand der vorliegenden Unterlagen nicht nachvollziehen. b) In einem weiteren Fall hatte der Interne Service Stuttgart bereits den Auftrag für die Räumung und Entsorgung von 15 Arbeitsplätzen vorbereitet. Dadurch wären Kosten in Höhe von rund Euro entstanden. Die Ausgaben konnten vermieden werden, weil die Möbel kostenfrei an einen Kindergarten und einen gemeinnützi-

7 gen Verein abgegeben wurden. 7 Der Interne Service Stuttgart hätte alternative Aussonderungsarten wie z. B. Verkauf und die Abgabe des Mobiliars an andere Interne Services prüfen müssen. Sofern die Entsorgung ausgesonderter Gegenstände erforderlich ist, sollte die teure Beauftragung eines Speditionsunternehmens nur im Ausnahmefall genutzt werden. Stattdessen sollten kostenfreie bzw. kostengünstige Entsorgungsmöglichkeiten durch Kommunen (z. B. Sperrmüll) genutzt werden. 3 Alternativ sollte auch die Entsorgung durch eigenes Personal und Anmietung entsprechender Transportmöglichkeiten geprüft werden. Kammer Ehmann 3 Die Nutzung des Sperrmülls in der Stadt Stuttgart ist zweimal jährlich auch für öffentliche Einrichtungen kostenfrei möglich (maximal 3 m³ pro Abholung). Für jede weitere Abholung bis maximal 3 m³ beträgt die Gebühr 60 Euro. Bei eigener Anlieferung fallen pro m³ 5 Euro an Gebühren an. (Quelle: - Stand: 19. Juni , telefonische Auskunft des Eigenbetriebes für Abfallwirtschaft der Stadt Stuttgart).