Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement)

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement)

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zusammenfassung Revisionsergebnisse Rolle der BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH (GBI) vor Einleitung öffentlicher Ausschreibungen Beteiligung des Beauftragten für den Haushalt (BfdH)... 2 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und -methode Abkürzungsverzeichnis Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement) Februar 2015

3 1. Zusammenfassung Im Rahmen des Mietvertragsmanagements der Bundesagentur für Arbeit (BA) wird unter anderem geprüft, inwieweit Neuanmietungen, z. B. aufgrund personeller Veränderungen, erforderlich sind. Eine Neu- oder Erweiterungsanmietung kommt in Betracht, wenn der Raumbedarf für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht durch im Eigentum der BA stehende Liegenschaften oder bereits angemietete Objekte, die als wirtschaftlich angesehen werden können, abgedeckt werden kann. Die Interne Revision hat in 9 Fällen geprüft, inwieweit dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz im Rahmen des Anmietprozesses systemisch Rechnung getragen worden ist. Die Revision hat zu den folgenden wesentlichen Erkenntnissen geführt: Bei den im Verantwortungsbereich der BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH (GBI) geprüften acht Anmietungen lag kein Nachweis für die Plausibilisierung der Wirtschaftlichkeit (Flächenbewertung) vor der Durchführung des Anmietauftrages vor. Die Grundlagen dieser von der GBI wahrzunehmenden Aufgabe sollten näher ausgestaltet und die Verantwortlichkeiten auch in Abgrenzung zum Internen Service (IS) transparent gemacht werden, um die Wirtschaftlichkeit von Anmietungen abzusichern (Ziffer 2.1). Wesentliche Erkenntnisse Aufgrund fehlender beziehungsweise unzureichender Einbindung des Beauftragten für den Haushalt (BfdH) fand mehrheitlich keine Kontrolle hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit und Notwendigkeit der jeweiligen Anmietung durch den BfdH statt. Insbesondere vor dem Hintergrund des finanziellen Gesamtvolumens hat die Interne Revision für die Fälle, in denen die Beteiligung des BfdH nicht vorlag, den Hinweis erteilt, die Einhaltung des Haushaltsrechts unter Beteiligung des BfdH zu prüfen und die weitere Entscheidung zu dokumentieren (Ziffer 2.2). 2. Revisionsergebnisse 2.1 Rolle der GBI vor Einleitung öffentlicher Ausschreibungen Gemäß Weisungslage soll die GBI mit Eingang des Anmietauftrags eine Flächenbewertung auf der Grundlage des vom IS übermittelten Anmietbedarfs durchführen. Nähere Angaben zur Flächenbewertung, z. B. im Handbuch zum Mietvertragsmanagement, sind derzeit nicht vorhanden. Bei den im Verantwortungsbereich der GBI geprüften acht Anmietungen lag kein Nachweis zur durchgeführten Flächenbewertung vor. Als Dienstleisterin und Auftragnehmerin ging die GBI aussagegemäß davon aus, dass die Angaben des IS korrekt waren. Die Interne Revision hat daraufhin die bestehende Weisungslage im Hinblick auf den Nutzen der Flächenbewertung für die Wirtschaftlichkeit von Anmietungen im Gespräch mit dem Bereich ITP5 hinterfragt: Die GBI sollte insoweit die Funktion eines unabhängigen Dritten wahrnehmen, der den von der BA mitgeteilten Bedarf auf Plausibilität prüft, ggf. (wirtschaft- Flächenbewertung nicht vorgenommen Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement) Februar

4 lichere) Alternativen abwägt und dem IS das Ergebnis zur abschließenden Entscheidung vorlegt. Zur Zeit wird im Fachbereich überlegt, den IS den Flächenbedarf endgültig festlegen zu lassen. Sollte die Flächenbewertung bei der GBI verbleiben, wird ITP5 die Rolle der GBI an der Schnittstelle zum IS prüfen. 2.2 Beteiligung des BfdH Bei Maßnahmen von finanzieller Bedeutung ist vor Erteilung des Anmietauftrages der BfdH zu beteiligen. Er hat dafür Sorge zu tragen, dass die Vorschriften der Bundeshaushaltsordnung eingehalten werden. Hierzu zählt vor allem die Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit. Entsprechend den Regelungen ist der BfdH vom IS bei Anmietverfahren einzubeziehen, sobald ein Anmietbedarf abschließend ermittelt ist. Die Beteiligung sowie das Ergebnis der Beteiligung des BfdH sind zu dokumentieren. Bei 4 der 9 geprüften Anmietungen war eine Einbindung des BfdH erkennbar. In den fünf Fällen, bei denen die Beteiligung des BfdH nicht nach den Vorgaben erfolgte, gab es folgende Konstellationen: Teilweise keine Einbindung des BfdH In 2 der 5 Fälle wurde der BfdH über die geplante Anmietung unterrichtet, ohne dass eine konkrete Zustimmung vorlag. Bei 3 der 5 Anmietungen wurde der BfdH nicht beteiligt. In einem Fall der Nichtbeteiligung wurde die Anmietung allein auf geschäftspolitische Gründe gestützt. Ursachen für die Nichtbeteiligung ließen sich, unter anderem aufgrund von Personal- und Zuständigkeitswechsel, nicht mehr feststellen. Der BfdH nimmt in der BA gemäß Weisungslage eine Kontrollfunktion wahr. Sofern er nicht bzw. nicht entsprechend den Vorgaben eingeschaltet wird, besteht ein Risiko für die Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen. Hinsichtlich der neun geprüften Anmietungen hat sich die BA regelmäßig für einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren vertraglich gebunden. Dies entspricht einem finanziellen Volumen von insgesamt ca. 2,1 Mio. 1. Auf die drei Verträge, bei denen der BfdH nicht beteiligt worden ist, entfallen davon ca Insbesondere vor dem Hintergrund des finanziellen Gesamtvolumens hat die Interne Revision für die Fälle, in denen die Beteiligung des BfdH nicht vorlag, den Hinweis erteilt, die Einhaltung des Haushaltsrechts unter Beteiligung des BfdH zu prüfen und die weitere Entscheidung zu dokumentieren. Soweit Anmietungen darüber hinaus allein auf geschäftspolitischen Erwägungen beruhen, kann eine begleitende Erfolgskontrolle insbesondere darüber Aufschluss geben, inwieweit die mit der Maßnahme verfolgten geschäftspolitischen Ziele erreicht wurden. Risiko für die Wirtschaftlichkeit von Maßnahmen Hinweise der Internen Revision Diese Revision wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. 1 Der Ermittlung des finanziellen Risikos lag das Barwertverfahren zugrunde. Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement) Februar

5 Anlage 1 Revisionsumfang und methode Die Revision wurde im Bereich Infrastruktur der Regionaldirektionen (RD) und der IS in den Agenturen für Arbeit sowie bei den Dienstleistern GBI und Bilfinger HSG FM Nordost GmbH durchgeführt. Der Bereich Infrastruktur der Zentrale und der Geschäftsbereich 3 des BA-SH, SB 31 wurden im Rahmen von Sondierungsgesprächen in die Revision einbezogen. Prüfungshandlungen: Es wurde die Einhaltung der durch das Benutzerhandbuch Mietvertragsmanagement vorgegebenen Regelungen geprüft. Weiter wurden Interviews mit verantwortlichen Fach- und Führungskräften zur Durchführung des Anmietverfahrens geführt. Aus jedem der zehn RD-Bezirke wurde zufallsorientiert ein Anmietvorgang ermittelt. Nicht im Prüfungsumfang enthalten waren: Vermietungen, laufende Mietverträge, welche vor dem abgeschlossen wurden, die Beendigung von Mietverhältnissen, Kleinstanmietungen < 150 m² und Anmietungen für den vorübergehenden Bedarf. Eine Überprüfung der im Zusammenhang mit den Anmietungen verwendeten IT- Verfahren wurde nicht vorgenommen. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Regelungen war nicht Gegenstand der Revision. Beim Barwertverfahren wurde der zuletzt vom Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom mitgeteilte Kapitalzinssatz von 1,7 Prozent berücksichtigt. Zeitraum der Revision: Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement) Februar 2015

6 Anlage 2 Abkürzungsverzeichnis BA BA-SH BfdH GBI GmbH HEGA IS ITP5 RD SB 31 Bundesagentur für Arbeit BA-Service-Haus Beauftragter für den Haushalt BA-Gebäude-, Bau- und Immobilienmanagement GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung Interner Service Bereich Infrastruktur der Zentrale Regionaldirektion Strategisches Immobilienmanagement (Organisationseinheit des BA-SH) Raummanagement (Flächen- und Mietvertragsmanagement) Februar 2015

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