Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Projekt eakte SGB III. Revision SGB III

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1 Interne Revision Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Projekt eakte SGB III

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag Zusammenfassung Revisionsergebnisse Projektkostenrahmen Kostentransparenz Rollout Umgang mit Change Requests (CR) Offene Punkte Projektabschluss Datenschutz... 3 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und - methode Abkürzungsverzeichnis Projekt eakte SGB III November 2013

3 1. Revisionsauftrag Die BA hat die bisherige papiergebundene Aktenführung durch eine elektronische Aktenführung für den Bereich SGB III ersetzt. Zur Realisierung wurde ein Projekt eakte 1, bestehend aus den Komponenten eakte Dokumentenmanagement (eakte DMS) und eakte Digitalisierung BA-Schriftgut (eakte DiBAS), eingerichtet, das am endete. Im Jahr 2013 erfolgten noch Abschlussarbeiten zum Projekt eakte SGB III und die Überleitung in die Projekte eakte FamKa 2 und eakte SGB II 3. Die Durchführung des Projektes eakte SGB III wird seit dem Jahr 2009 von der Internen Revision (IntRev) mit Projektreviews begleitend geprüft. 2. Zusammenfassung Die Projektabwicklung - insbesondere zu den Themen Projektkosten, Projektabschluss und Datenschutz - war bis zum (Ende der Prüfung) zum Teil noch nicht in dem zu erwartenden Stadium angelangt. Offenen Fragestellungen muss deshalb im Rahmen einer Nachschau nachgegangen werden. Aus der Aufgabenerledigung in den übrigen geprüften Themenfeldern ergab sich nur noch vereinzelt aktueller Handlungsbedarf. Die Einzelergebnisse werden unter Ziffer 3 erläutert. 3. Revisionsergebnisse 3.1 Projektkostenrahmen Im Projekt eakte SGB III befindet sich die Erstellung der abschließenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) Version 5.0 noch in der Vorbereitung und konnte dem strategischen Change Advisory Board (CAB) noch nicht zur Freigabe vorgelegt werden. Eine aktuelle Aussage zur Wirtschaftlichkeit des Projektes eakte SGB III kann deshalb derzeit nicht getroffen werden. Dies wird im Rahmen einer Nachschau erfolgen. Die im Rahmen des vorangegangenen Reviews festgestellte wesentliche Ausweitung des Projektkostenrahmens beruhte überwiegend auf einer Steigerung der Betriebskosten. Dies ist nach Einschätzung der IntRev plausibel. Vorbereitung WiBe Ausweitung Projektkostenrahmen Die Projektleitung hatte den Projektkostenrahmen im Blick und war bestrebt, bei nicht vom Projektauftrag abgedeckten Kosten entsprechend gegenzusteuern, um weitere Kostensteigerungen zu vermeiden. Gleichwohl ist geplant, durch den Geschäftsbereich IT-Steuerung im Folgeprojekt eakte SGB II ein Frühwarnsystem zur Vermeidung der Ausweitung des Projektkostenrahmens zu installieren. 1 elektronische Akte 2 elektronische Akte für den Bereich der Familienkasse 3 elektronische Akte für den Bereich SGB II Projekt eakte SGB III November

4 3.2 Kostentransparenz Durch den Einsatz des zentralen Budget-Überwachungstools (FinMan 5 -Tool) war sichergestellt, dass für die Projektleitung durchgehend ein Überblick über geplante und tatsächlich erfolgte Ausgaben bestand. 3.3 Rollout Während des Flächen-Rollouts des Projektes eakte DMS SGB III erkannte Optimierungspotentiale wurden systematisch erfasst sowie sukzessive umgesetzt und für die Folgeprojekte eakte FamKa und eakte SGB II dokumentiert. Eine Kommunikation der gewonnenen Erkenntnisse an das Zentrale Projektmanagement (ZPM) ist nicht erfolgt. Es besteht folgender Handlungsbedarf: Relevante Erkenntnisse aus dem Flächen-Rollout sollten an ZPM kommuniziert werden, damit dort gegebenenfalls entsprechende Erfahrungen für andere Projekte nutzbar gemacht werden können. 3.4 Umgang mit Change Requests (CR) Das Verfahren der Abwicklung offener CR nach Projektende ist geregelt. Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten wurden nachvollziehbar festgelegt. CR, die im Linienbetrieb umzusetzen sind, werden im Anforderungsmanagement- Tool (AFM-Tool) geführt. Alle Anforderungen werden laufend nachgehalten und umgesetzt. Umsetzung im Linienbetrieb 3.5 Offene Punkte Abweichend von der im Projekthandbuch getroffenen Festlegung werden noch ausstehende, nicht technische Arbeiten 6 nicht mehr über eine Offene-Punkte- Liste nachgehalten. Die Erledigung dieser Aufgaben für das Projekt eakte SGB III wurde im Jahr 2012 über das Einführungsdrehbuch nachgehalten. Die festgelegten Verantwortlichkeiten wurden bei Überleitung des Projektes in die Linie beibehalten. Erledigung Offener Punkte Es besteht folgender Handlungsbedarf: Das Projekthandbuch sollte mit Blick auf die Fortführung des Projektes eakte für die FamKa und den Rechtskreis SGB II hinsichtlich der Nachhaltung offener Punkte entsprechend aktualisiert werden. 3.6 Projektabschluss Bezüglich einer Abschlussdokumentation des Projektes eakte SGB III lag zum Zeitpunkt der Prüfung durch die IntRev der Entwurf eines Teilabschlussberichtes vor. Die endgültige Erstellung und die Kommunikation der Abschlussdokumentation werden im Rahmen einer Nachschau durch die IntRev geprüft. 5 Finanzmanagementsystem der IT der BA 6 z. B. Vorbereitung von Schulungsmaßnahmen, Vorbereitung der Rollout-Stufen, die Erstellung einer Abschlussdokumentation Budgetierungsüberwachung Optimierungspotentiale Abschlussdokumentation Projekt eakte SGB III November

5 3.7 Datenschutz Bezüglich des Rollouts des Systems eakte wurde mit Datum vom fristgerecht eine Änderungsmeldung für das nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu führende Verfahrensverzeichnis abgegeben. Die durch den Datenschutzbeauftragten der BA durchzuführende Vorabkontrolle nach 4d Abs. 5 und 6 Satz 1 BDSG für die bundesweite Einführung des Systems eakte war zum Zeitpunkt der Prüfung durch die IntRev nicht abgeschlossen, da noch Abstimmungsbedarf 7 mit dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) bestand. Der Vorstand der BA war in diesen Abstimmungsprozess eingebunden. Verfahrensverzeichnis Vorabkontrolle Nach Aussage des Stabes Justiziariat/Datenschutz der Zentrale besteht für den laufenden Betrieb der eakte kein Risiko. Die IntRev wird den Abschluss der Kontrollaktivitäten im Rahmen einer Nachschau prüfen. Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. 7 u.a. bzgl. Signaturprüfung (zur Frage der Verwertbarkeit von Akteninhalten, d.h., wie gerichtssicher sind die elektronisch geführten Akten) und Rückgabe aller Unterlagen an die Kunden Projekt eakte SGB III November

6 Revisionsumfang und -methode Zeitraum der Revision: Anlage 1 Gegenstand des vorliegenden Reviews war die Abschlussphase des Projektes. Das projektbegleitende Review wurde in Form von Einsichtnahmen in Projektunterlagen (Projekthandbuch, Vertragsdokumente, Protokolle, Berichte etc. überwiegend aus der Projektablage eakte) und ergänzenden Befragungen von Projektmitgliedern (Projektleiter, Teilprojektleiter, Projektmitarbeiter) vorgenommen. Im Bericht werden nur Aspekte dargestellt, zu denen sich wesentliche Erkenntnisse ergeben haben. Projekt eakte SGB III November

7 Interne Revision Abkürzungsverzeichnis Anlage 2 AFM-Tool BA BDSG BfDI CAB CR DiBAS DMS eakte FamKa IntRev Anforderungsmanagement-Tool Bundesagentur für Arbeit Bundesdatenschutzgesetz Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Change Advisory Board Change Request Digitalisierung BA-Schriftgut Dokumentenmanagementsystem elektronische Akte Familienkasse Interne Revision SGB II Sozialgesetzbuch Zweites Buch Grundsicherung für Arbeitsuchende SGB III Sozialgesetzbuch Drittes Buch Arbeitsförderung Leistungsgewährung WiBe ZPM Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zentrales Projektmanagement Projekt eakte SGB III November