Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Überregionale Revision.

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Überregionale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 1 3. Revisionsergebnisse Internes Kontrollsystem Einhaltung der Regelungen zum Gastwissenschaftlerkonzept 3 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und - methode Abkürzungsverzeichnis Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli 2012

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision (IntRev) mit dem Jahresprüfplan 2011 beauftragt, eine Revision zum Thema Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) durchzuführen. Es sollte geprüft werden, inwieweit ein Internes Kontrollsystem (IKS) im IAB die ordnungsgemäße Wahrnehmung des gesetzlichen Auftrags ( 280 und 282 SGB III sowie 55 SGB II) unterstützt. Die Revision sollte Aufschluss darüber geben, ob die wesentlichen Risikofaktoren in den Geschäftsprozessen des IAB identifiziert und ein IKS zur Reduzierung dieser Risiken installiert wurde. Es sollte festgestellt werden, ob die Arbeitsabläufe und Schnittstellen definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt sowie Maßnahmen zu deren Einhaltung getroffen wurden. Im Detail wurden das IKS zum sogenannten Gastwissenschaftlerkonzept anhand einer Einzelfallbetrachtung sowie die Einbindung der Regionalen Forschungszentren in den Zielerreichungsprozess des IAB überprüft. 2. Zusammenfassung Das zur Unterstützung der Wahrnehmung des gesetzlichen Auftrags im IAB implementierte IKS weist insgesamt Verbesserungspotenzial auf. Bei der Abwicklung des Gastwissenschaftlerkonzeptes ist insbesondere die Einhaltung der Haushaltsgrundsätze nicht durchgängig sichergestellt. 3. Revisionsergebnisse 3.1 Internes Kontrollsystem Ein internes Kontrollsystem unterstützt die Zielerreichung des IAB, indem Risiken beschränkt und Fehler verhindert werden. Eine wesentliche Strategie besteht dabei in der Implementierung geeigneter Schlüsselkontrollen. Das interne Kontrollsystem sollte als dynamischer Prozess in die Organisationsstruktur des IAB unter Beteiligung der Führungskräfte und aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (MA) eingebettet sein. Als Rahmenvorgaben für die Erreichung der Ziele des IAB wurden neben der Geschäftsordnung des IAB (GO-IAB) und der Rahmengeschäftsordnung des IAB (RGO-IAB) weitere Regelungen, wie z. B. die Leitlinien guter wissenschaftlicher Praxis oder das Qualitätsmanagementhandbuch des Bereichs ITund Informationsmanagement (ITM) eingeführt. Die Geschäftsprozesse des IAB sind mit Ausnahme des Bereichs ITM nicht durchgängig definiert. Der Gesamtüberblick über die konkreten Abläufe ist damit nicht vorhanden. Dadurch fehlt die Basis für systematische fachaufsichtliche Kontrollen. Durch unzureichende Rahmenvorgaben und fehlende Transparenz besteht das Risiko, dass nicht ordnungsgemäß gehandelt wird. Exemplarisch wurde die Einbeziehung der dezentralen Forschungseinheiten in das Zielsystem des IAB betrachtet. Der Zielvereinbarungsprozess im IAB basiert auf einzelnen eigenständigen Festlegungen, ist aber nicht in seiner Gesamtheit beschrieben. Damit lässt sich die Einbindung der Regionalen Forschungszentren zwar nachvollziehen, aber durch die fehlende Beschreibung des Geschäftsprozesses besteht das Risiko, dass vorhandenes Verbesse- Rahmenregelungen und Geschäftsprozesse Regionales Forschungsnetz Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli

4 rungspotential nicht erkannt wird und somit die Weiterentwicklung des Zielvereinbarungsprozesses erschwert ist. Die Geschäftsprozesse des IAB sollten durchgängig definiert, dokumentiert und an die verantwortlichen Führungskräfte und MA kommuniziert werden. Empfehlung 1 Eine Risikobeurteilung sollte sowohl für das IAB in seiner Gesamtheit als auch für wichtige Einzelbereiche, zum Beispiel den Finanzbereich, vorgenommen werden, um Schwachstellen rechtzeitig erkennen und beseitigen zu können. Die wesentlichen Risiken innerhalb der Geschäftsprozesse des IAB sowie an den dort befindlichen Schnittstellen werden nicht systematisch identifiziert, analysiert und bewertet. Es besteht damit das Risiko, dass vorhandene Schwachstellen nicht rechtzeitig erkannt und beseitigt werden können. Das IAB sollte im Rahmen eines permanenten und systematischen Prozesses die Risiken identifizieren und analysieren, welche die Zielerreichung gefährden könnten. Umgang mit Risiken Empfehlung 2 Um den analysierten Risiken möglichst wirkungsvoll zu begegnen, sollten an den entscheidenden Stellen in den Geschäftsprozessen standardisierte Kontrollen (Schlüsselkontrollen) erfolgen. Die Kontrollaktivitäten sollten in ein Fachaufsichtskonzept eingebettet sein und als Führungsinstrument bei der Planung, Durchführung und regelmäßigen Überwachung der Arbeitsabläufe dienen. Eine nachvollziehbare Dokumentation der Kontrollergebnisse und Veranlassungen unterstützt dabei die Kommunikation qualitativer Erwartungen und Verantwortlichkeiten, was letztlich die aktive Beteiligung der MA am Verbesserungsprozess fördert. Das IAB hat einzelne Prozesse mit detailliert dargestellten Qualitätssicherungsmaßnahmen hinterlegt. Ein umfassendes Fachaufsichtskonzept, aus dem die Kontrollaktivitäten einschließlich der Maßnahmen der Qualitätssicherung insgesamt ersichtlich sind, gibt es im IAB nicht. Stichproben im Haushaltsbereich des IAB ergaben, dass Ergebnisse durchgeführter Kontrollen nicht durchgängig belegt wurden. In der Folge sind dort, wo keine leistungsfähige Dokumentation durchgeführter Kontrollaktivitäten vorhanden ist, Ursachenanalysen sowie ein systematischer Verbesserungsprozess nur bedingt möglich. Das IAB sollte abhängig von den analysierten Risiken fachaufsichtliche Aktivitäten entwickeln, durchführen und in einer für die MA transparenten Weise dokumentieren. Im Haushaltsbereich des IAB sollten entsprechend der erhöhten Risikolage Ergebnisse durchgeführter Kontrollen durchgehend dokumentiert und systematisch ausgewertet werden. Konzeption und Dokumentation von Kontrollaktivitäten Empfehlung 3 Empfehlung 4 Für funktionierende Arbeits- und Betriebsabläufe müssen allen Entscheidungsträgern und MA des IAB die für sie jeweils relevanten Informationen zeitgerecht zur Verfügung stehen. Hierfür ist es erforderlich, dass transparente und klare Strukturen geschaffen und schriftlich abgesichert werden. Im IAB werden wichtige Regelungen und steuerungsrelevante Hinweise neben der elektronischen Bekanntgabe (Intranet, Infoboard, ) persönlich kommuniziert. Die Kommunikation ist teilweise in Einzeldokumenten geregelt, teilweise basiert sie auf festen Routinen. Ein umfassendes Kommunikationskonzept Kommunikation Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli

5 für das gesamte IAB, das Transparenz und Klarheit über die Kommunikationsstrukturen schaffen würde, gibt es nicht. Diesbezüglich besteht Optimierungsbedarf. Auf der Basis eines schriftlichen Kommunikationskonzeptes für das gesamte IAB sollte durchgängige Transparenz bezüglich der Kommunikationsstrukturen hergestellt werden. Empfehlung 5 Um sicherzustellen, dass die Kontrollaktivitäten ihre beabsichtigte Funktion erfüllen und geänderten Bedingungen in angemessener Form Rechnung getragen wird, bedarf das IKS der regelmäßigen Überprüfung. Abgesehen vom Bereich ITM werden Funktionalität und Wirkung der IKS-Elemente im IAB nicht regelmäßig hinterfragt. Die Optimierung bestehender Geschäftsprozesse erfolgt anlassbezogen. Insoweit besteht das Risiko, dass Optimierungspotenziale bezüglich des vorhandenen IKS nicht entdeckt und damit nicht genutzt werden. Das IAB sollte systematisch und regelmäßig sowie nachvollziehbar Aktualität und Angemessenheit aller Kontrollmaßnahmen prüfen. Überprüfung des IKS Empfehlung Einhaltung der Regelungen zum Gastwissenschaftlerkonzept Den Ausbau von nationalen und internationalen Kooperationsbeziehungen im Rahmen von Gast- und Forschungsaufenthalten hat das IAB in einem Gastwissenschaftlerkonzept geregelt. Geprüft wurde durch die IntRev das IKS im Hinblick auf die finanzielle Abwicklung von Aufenthalten externer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler am IAB als Visiting Researcher (sechs Fälle). Desweiteren wurde die Umsetzung des Gastwissenschaftlerkonzepts im Hinblick auf die Beachtung von Weisungslage und Verantwortlichkeiten beurteilt. Hierzu wurden die Aufenthalte von vier 1 MA des IAB an externen Instituten (IAB-Expats) geprüft, die als sogenannte Quali-Expats zu ihrer eigenen Qualifizierung (z.b. im Rahmen der Arbeit an der Dissertation) an ausländischen Hochschulen bzw. als Project-Expats mit der Durchführung originärer Forschungsaufgaben betraut waren. Für die Ausführung des Haushalts der BA und somit auch bei der finanziellen Abwicklung des Gastwissenschaftlerkonzeptes sind die Haushaltsgrundsätze der Wahrheit und Klarheit ( 11 BHO, 13 BHO, 17 Abs. 4 BHO), der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ( 7 und 34 BHO) sowie der Notwendigkeit ( 6 BHO) stets zu beachten. Die finanzielle Abwicklung von Reisekosten und Leistungsvergütung für den Personenkreis Visiting Researcher weist Defizite auf. In zwei Fällen wurde die Mittelanweisung für Flug-, Kinderbetreuungsund Unterkunftskosten durch das IAB auf der Grundlage einer Kostenaufstellung vorgenommen, ohne dass Belege für die tatsächlich entstandenen Kosten vorhanden waren. Daneben wurden für bestimmte Leistungen (zum Beispiel Vorträge, Zusammenarbeit) mit den Wissenschaftlern individuelle Pauschalen vereinbart und zusammen mit den vorgenannten Leistungen ausbezahlt. Eine offizielle, allgemeingültige Pauschalen-Regelung zur finanziellen Abwicklung des Gastwissenschaftlerkonzeptes hat das IAB nicht entwickelt. Durch den Verzicht auf den Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten besteht das Risiko, dass ungerechtfertigte Zahlungen geleistet werden. Die finanzielle Abwicklung des Gastwissenschaftlerkonzeptes durch individuell Vorbemerkung Visiting Researcher 1 Drei Quali-Expats und ein Project-Expat Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli

6 vereinbarte Pauschalen in der vorgefundenen Art und Weise verstößt gegen die Haushaltsgrundsätze Wahrheit und Klarheit sowie Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die Abwicklung erfolgt somit weder transparent noch ordnungsgemäß. Die den Kostenanweisungen zugrunde liegenden Aufwendungen sind durchgängig zu belegen. Die Höhe der Vergütung für Leistungen wie Vorträge und Zusammenarbeit ist sachgerecht und nachvollziehbar unter Orientierung an einheitlichen Maßstäben festzusetzen. Empfehlung 7 Empfehlung 8 Bei der Umsetzung des Gastwissenschaftlerkonzeptes sind rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten, insbesondere für die Freistellung der IAB- Expats zur Durchführung ihrer Aufträge. Freistellungen unter Fortzahlung der Bezüge sind für Beamte unmittelbar in der Sonderurlaubsverordnung geregelt, für Angestellte in sinngemäßer Anwendung. Solche Beurlaubungen bedürfen für Angestellte, unabhängig von der Dauer, der Entscheidung im Einzelfall durch die Zentrale. Die Dauer der Aufenthalte für Project-Expats soll entsprechend dem Gastwissenschaftlerkonzept maximal ein Jahr betragen. Bei allen drei in die Prüfung einbezogenen Quali-Expats im Angestelltenverhältnis hat die Institutsleitung des IAB fälschlicherweise in eigener Zuständigkeit über den Antrag auf Sonderurlaub unter Fortzahlung der Bezüge in sinngemäßer Anwendung des 13 Abs. 2 Sonderurlaubsverordnung entschieden. Bei dem in die Prüfung einbezogenen Project-Expat wurde der Aufenthalt abweichend zur o.g. Festlegung auf insgesamt ein Jahr und drei Monate verlängert. Eine stichhaltige Begründung für die Überschreitung der Jahresgrenze war nicht dokumentiert. Eindeutige Regelungen und deren klare Kommunikation innerhalb des IAB wie unter 3.1 empfohlen, hätten zum rechtzeitigen Erkennen und damit zur Reduzierung solcher fehlerhafter Bearbeitungen beitragen können. IAB-Expats Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli

7 Anlage 1 Revisionsumfang und -methode Die Revision wurde vom Revisionsstützpunkt SGB III bei der Regionaldirektion Niedersachsen-Bremen durchgeführt. Die Feststellungen wurden insbesondere mit Hilfe der nachfolgenden Zielfragen getroffen: Sind neben der Geschäftsordnung des IAB und der Rahmengeschäftsordnung des IAB Regelungen zum IKS eingeführt und wie wurde den Fach- und Führungskräften die Bedeutung dieser Regelungen vermittelt? Werden die wesentlichen Risiken innerhalb der Geschäftsprozesse des IAB sowie an den Schnittstellen identifiziert, analysiert und bewertet? Sind Risiken zur Haushaltsmittelbewirtschaftung identifiziert und analysiert? Sind die aktuellen Verantwortlichkeiten für die Arbeitsabläufe, die Befugnisse und Berechtigungen eindeutig zugewiesen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt? Wie und von wem wird die Einhaltung der Regelungen kontrolliert? Werden alle für die Erreichung der geschäftspolitischen Ziele relevanten Informationen/Weisungen an die Führungskräfte/MA kommuniziert? Wird die Wirkung eines IKS im IAB mindestens einmal jährlich auf Funktionalität hin untersucht? Die Erkenntnisse zu den einzelnen Zielfragen wurden durch: die Betrachtung der einschlägigen Geschäftsprozesse, die Auswertung der angeforderten Unterlagen, die Auswertung von zehn zufallsorientiert ausgewählten Vorgängen anhand derer die Umsetzung des Gastwissenschaftlerkonzepts nachvollzogen werden kann sowie ergänzende Interviews gewonnen. Interviews wurden mit: der Leitung des WiM, der Leitung des regionalen Forschungsnetzes, der Leitung des Geschäftsbereichs IT- und Informationsmanagement, der Leitung des Geschäftsbereiches Personal, Infrastruktur und Finanzen der Leitung des Teams Infrastruktur/Finanzen (Fragen zur Haushalts- und Finanzplanung sowie Haushaltsführung) und der Leitung des Justiziariats im IAB zu Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit geführt. Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli

8 Zeitraum der Revision: Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli

9 Abkürzungsverzeichnis Anlage 2 BA BHO GO IAB IKS IntRev ITM MA RGO-IAB SGB WiM Bundesagentur für Arbeit Bundeshaushaltsordnung Geschäftsordnung Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung Internes Kontrollsystem Interne Revision IT- und Informationsmanagement Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rahmengeschäftsordnung des IAB Sozialgesetzbuch Wissenschaftsmanagement Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) Juli