Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Neuorganisation der BA (NEO) Review I. Revision SGB III

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Neuorganisation der BA (NEO) Review I

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag Zusammenfassung Revisionsergebnisse Projektorganisation Integrationsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Kostenmanagement Risikomanagement Einkaufsmanagement... 4 Anlage 1 Anlage 2 Revisionsumfang und methode Abkürzungsverzeichnis Neuorganisation der BA (NEO) Mai 2012

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision mit Beschluss vom beauftragt, zum Thema Neuorganisation der BA eine Revision durchzuführen. Die BA hat für die Weiterentwicklung ihrer Organisations und Führungsstrukturen ein Projekt unter der Bezeichnung Neuorganisation der BA (NEO) eingerichtet. Die Durchführung dieses Projektes soll von der Internen Revision mit Projektreviews begleitend geprüft werden. 2. Zusammenfassung In der nachfolgenden Tabelle wird dargestellt, inwieweit derzeit aus Sicht der Internen Revision Handlungsbedarf im Projekt NEO besteht 1. Die Einzelergebnisse werden unter Ziffer 3 erläutert. Projektorganisation Integrationsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Kostenmanagement Risikomanagement Einkaufsmanagement 3. Revisionsergebnisse Projektorganisation Auf der Basis festgelegter Rahmenbedingungen aus dem Vorprojekt Weiterentwicklung der Organisations und Führungsstruktur wurden durch das Projekt NEO bei der Meilensteinerarbeitung Gesamt und Teilziele definiert und mit dem Auftraggeber abgestimmt. Eine Operationalisierung der Projektziele ist erfolgt und ermöglicht somit eine adäquate Steuerung des Projektes. Als Entscheidungsgremium für das Projekt wurde der Lenkungsausschuss NEO (LA NEO) eingerichtet. Der LA NEO hat sich keine formale Geschäftsordnung gegeben oder entsprechende Regelungen festgeschrieben. Es wird nicht deutlich, unter welchen Voraussetzungen Beschlüsse gefasst werden können. Damit besteht zumin 1 = starker Handlungsbedarf/hohes Projektrisiko, = Handlungsbedarf/Risiko für Projekt, = kein Handlungsbedarf/kein Risiko 2 Für einen schnellen Überblick sind die Feststellungen am Rande mit (positiv), (negativ) bzw. / (sowohl positive als auch negative Aspekte) markiert. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

4 dest das Risiko, dass bei Stimmengleichheit Entscheidungen nicht getroffen werden können, Handlungsdefizite entstehen und dadurch die Laufzeit des Projektes und somit die Zielerreichung gefährdet werden kann. Im Projekthandbuch fehlen Beschreibungen hinsichtlich des Schnittstellenund des Eskalationsmanagements. Es besteht das Risiko, dass durch mangelnde Transparenz erforderliche Schritte nicht oder nur mit zeitlicher Verzögerung eingeleitet werden. Es besteht folgender Handlungsbedarf: Es sollten Regelungen zur Beschlussfähigkeit des LA NEO eindeutig festgelegt werden. Die noch zu ergänzenden Beschreibungen zum Schnittstellen und zum Eskalationsmanagement sollten in das Projekthandbuch aufgenommen werden. In einem Teilprojekt wurden die Projektdokumente nicht auf der Projektablage NEO geführt. Damit war die Transparenz der Aufgabenerledigung nicht durchgehend gewährleistet. Zwischenzeitlich ist auf Hinweis der Internen Revision die Einstellung der Dokumente in die vorgesehene Ablagestruktur erfolgt. Beschlussfähigkeit des LA NEO Projekthandbuch 3.2 Integrationsmanagement Die Aufgaben der Gesamt und der Teilprojektleitung wurden eindeutig definiert, kommuniziert, nachvollziehbar dokumentiert und sind klar voneinander abgegrenzt. Vertretungsregelungen wurden für alle Bereiche festgelegt. Regelungen zu Verantwortlichkeiten (Befugnissen) liegen nur für die Gesamtprojektleitung vor, für die Teilprojektleitungen wurden diese nicht festgeschrieben. Deshalb besteht das Risiko, dass Befugnisse unterschiedlich wahrgenommen werden. Die Aufgaben und Befugnisse des LA NEO sind klar beschrieben. Die festgelegten Kommunikationsstrukturen wurden im gesamten Projekt eingehalten. Die wesentlichen Ergebnisse werden allen Projektmitarbeiterinnen und mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Der vorhandene Projektstruktur bzw. Ablaufplan stellt die Koordination und die Integration der unterschiedlichen Aktivitäten des Projektes sicher und enthält die wesentlichen Phasen, Meilensteine, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus werden wesentliche Aussagen (z.b. Zielsetzung, Projektauftrag und umfang, Ressourcenplan, Hauptmeilensteine, Hauptrisiken) im Dokument Projektauftrag für jedes Teilprojekt spezifisch zusammengefasst. Dies erhöht die Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit für die Aufgabenerledigung. / Die Beachtung kritischer Pfade 3 bei der Terminierung der Arbeitspakete ist nicht erkennbar. Damit kann die gesamte Projektplanung gefährdet sein. 3 Der kritische Pfad bezeichnet eine Folge der verbundenen Aufgaben in einem Projekt und dient insbesondere der Identifizierung von Aufgabenpaketen, bei denen die Verschiebung eines Endtermins auch eine Verschiebung des Projektendes zur Folge hat. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

5 Es besteht folgender Handlungsbedarf: Für die Teilprojektleitungen sollte eine Beschreibung der Verantwortlichkeiten (Befugnisse) in das Projekthandbuch aufgenommen werden. Bei der Projektplanung (Projektstruktur bzw. Ablaufplan) sollte die Terminierung der Arbeitspakete unter Berücksichtigung kritischer Pfade erfolgen. Befugnisse Teilprojektleitungen Kritischer Pfad 3.3 Personalmanagement Der Personalbedarf ist durch Berufungen aus der Linie und durch den flexiblen Einsatz von festgelegten Abordnungskontingenten abgesichert. Im Rahmen bewilligter Abordnungskontingente geltend gemachte Personalbedarfe können nachvollzogen werden. Es besteht derzeit kein Handlungsbedarf. 3.4 Kommunikationsmanagement Die eingeführten Kommunikationsstrukturen schaffen den Rahmen, um sowohl die interne als auch die externe Kommunikation sicherzustellen. Es besteht derzeit kein Handlungsbedarf. 3.5 Kostenmanagement (formaler Aspekt) Für das Projekt NEO wurde nach den Vorgaben des Zentralen Projektmanagements (ZPM) eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) entsprechend dem aktuellen Projektfortschritt erstellt. Die Notwendigkeit des Organisationsprojektes ist begründet, eine Abwägung von Alternativen ist erfolgt. Die erstellte WiBe enthält alle wesentlichen Positionen. Es besteht derzeit kein Handlungsbedarf. 3.6 Risikomanagement Im Projekt NEO wurde ein internes Risikomanagement eingerichtet, dessen Aufgaben konkret beschrieben sind. Seit ist parallel dazu ein abgegrenztes externes Risikomanagement eingerichtet. Eine regelmäßige und umfassende Risikobewertung findet statt und wird sowohl in einer intern geführten Risikoliste als auch bei Risiken von geschäftspolitischer Bedeutung in R2C 4 dokumentiert. Um den Risiken entgegenzuwirken wurden jeweils Maßnahmen festgelegt. Die benannten Maßnahmen sind in der intern geführten Risikoliste nicht durchgehend mit Verantwortlichkeiten und Erledigungsterminen versehen. Als Verantwortliche ist bei den restlichen Maßnahmen durchgehend die Gesamt 4 Risk to Chance Software zur Erfassung von Projektrisiken Neuorganisation der BA (NEO) Mai

6 projektleitung genannt. Eine direkte Zuordnung zu den mit den Maßnahmen betrauten Mitarbeitern ist hier nicht möglich. Somit ist eine gezielte Nachhaltung nicht sichergestellt. Für die dokumentierten Risiken wird nicht festgehalten, wann diese erstmalig erfasst wurden. Somit lässt sich nur schwer nachvollziehen, wie lange die Risiken bereits bekannt sind und ob die vorgesehene Bearbeitungsdauer für die einzelne Maßnahme plausibel ist. Bei den in R2C aufgeführten Maßnahmen wurden teilweise die gesetzten Erledigungstermine überschritten. Damit ist die Nachhaltung nicht sichergestellt. Der LA NEO wird über Risiken im Projekt informiert. Es besteht folgender Handlungsbedarf: In der intern geführten Risikoliste sollten durchgehend Erfassungstermine, konkrete Verantwortlichkeiten und Erledigungstermine für die einzelnen Risiken benannt werden. Die für die einzelnen Maßnahmen in R2C festgelegten Erledigungstermine sollten eingehalten bzw. Abweichungen plausibel dokumentiert werden. Risikoliste Erledigungstermine in R2C 3.7 Einkaufsmanagement Die beanspruchte Beratungsdienstleistung Externes Risikomanagement als Unterstützung für das Projekt NEO wurde entsprechend den Vergabevorschriften beauftragt. Die auf das Vergabeverfahren hin getroffenen Entscheidungen waren nachvollziehbar dokumentiert. Der abgeschlossene Vertrag zur Einrichtung eines externen Risikomanagements enthält eindeutige Festlegungen und entspricht den Anforderungen des Projekts. Es besteht derzeit kein Handlungsbedarf. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

7 Revisionsumfang und methode Zeitraum der Revision: bis Anlage 1 Gegenstand des Review I waren die Projektphasen Findung (Initialisierung) und Planung. Die in die Untersuchung einbezogenen Zielfragen ergaben sich aus einer Risikoeinschätzung zu jeder Projektphase. Es wurden nur die Zielfragen mit den höchsten Projektrisiken (Eintrittswahrscheinlichkeit, finanzieller Schaden und Gefährdung des Gesamtprojekts) in die Untersuchung einbezogen. Die derzeit nicht zu betrachtenden Teilaspekte der jeweiligen Zielfragen sind nicht in die Bewertung mit eingeflossen. Anhand einer Checkliste fand eine Überprüfung zu folgenden Zielfragen statt: Ist sichergestellt, dass alle Ziele und Inhalte des Gesamtprojektes mit dem Auftraggeber abgestimmt sind? Sind die Projektziele eindeutig beschrieben und operationalisiert? Berücksichtigt die Projektplanung die Vorgaben des Zentralen Projektmanagements (ZPM) und ist die Planung in sich stimmig? Werden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten fortlaufend eindeutig definiert, kommuniziert, nachvollziehbar dokumentiert und entsprechend der Festlegungen wahrgenommen? Sind durch den Projektstruktur als auch durch den Ablaufplan die Koordination und die Integration der unterschiedlichen Aktivitäten des Projektes sichergestellt? Ist das Personalmanagement so angelegt, dass die vorgesehenen und eingesetzten Personalressourcen die Durchführung des Projektes gewährleisten (Ressourcen, Qualifikation, Schulungskonzepte, Multiplikatorengewinnung)? Ist eine fortlaufende und lückenlose Dokumentation und Kommunikation des Projektverlaufs (sowohl im Innenverhältnis als auch an den Schnittstellen des Projektes) sichergestellt? Sind interne und externe Schnittstellen definiert und werden diese entsprechend berücksichtigt? Sind Maßnahmen vorhanden, die einen wirtschaftlichen Mitteleinsatz gewährleisten? Ist ein System zur Erkennung und Minimierung möglicher Projektrisiken implementiert? Werden im Rahmen der Vergabeverfahren hinsichtlich externer Beratungsdienstleistungen alle wesentlichen Aspekte hinreichend berücksichtigt? Enthalten die vertraglichen Vereinbarungen im Rahmen des Projektes eindeutige Festlegungen zu Umfang und Kosten und werden diese eingehalten? Ist im Projekt sichergestellt, dass die Vorgaben zur Beauftragung von externen Mitarbeitern eingehalten werden? Die Prüfung wurde in Form von Einsichtnahme in Projektunterlagen (Projekthandbuch, Projektakte, Vertragsdokumente, Rechnungen etc.) sowie ergänzender Befragungen von Projektmitgliedern (Projektleitung und Projektmitarbeiter) durchgeführt. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

8 Abkürzungsverzeichnis Anlage 2 BA LA NEO Projekt NEO R2C WiBe ZPM Bundesagentur für Arbeit Lenkungsausschuss Neuorganisation der BA Projekt Neuorganisation der BA Risk to Chance (Software zur Erfassung von Projektrisiken) Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zentrales Projektmanagement Neuorganisation der BA (NEO) Mai