Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Neuorganisation der BA (NEO) Review III. Revision SGB III

Transkript

1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Neuorganisation der BA (NEO) Review III

2 Inhaltsverzeichnis 1 Revisionsauftrag Zusammenfassung Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus dem Review II Review III Revisionsergebnisse Projektorganisation Integrationsmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Berichtswesen/Controlling Kostenmanagement Risikomanagement Einkaufsmanagement Qualitätsmanagement/Pilot Einführung... 7 Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3 Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus Review II Revisionsumfang und -methode Abkürzungsverzeichnis Neuorganisation der BA (NEO) Mai 2013

3 1 Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision mit dem Prüfungsplan beauftragt, zum Thema Neuorganisation der BA eine Revision durchzuführen. Die BA hat für die Weiterentwicklung ihrer Organisations- und Führungsstrukturen ein Projekt unter der Bezeichnung Neuorganisation der BA (NEO) eingerichtet. Die Durchführung dieses Projektes soll von der Internen Revision mit Projektreviews begleitend geprüft werden. 2 Zusammenfassung 2.1 Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus dem Review II Zu den Handlungsempfehlungen des Reviews II sind von der Projektleitung Maßnahmen zugesagt worden. Die Interne Revision hat im Rahmen des Reviews III den Stand der Umsetzung dieser Maßnahmen geprüft. Alle Maßnahmen wurden umgesetzt bzw. werden in Kürze abgeschlossen. Die Einzelergebnisse werden in der Anlage 1 erläutert. 2.2 Review III In der nachfolgenden Tabelle wird dargestellt, inwieweit derzeit aus Sicht der Internen Revision Handlungsbedarfe im Projekt NEO bestehen 2. Die Einzelergebnisse werden unter Ziffer 3 erläutert. Projektorganisation Integrationsmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Berichtswesen/Controlling Kostenmanagement Risikomanagement Einkaufsmanagement Qualitätsmanagement/Pilot Einführung 1 Prüfungsplan Interne Revision SGB III 2 = starker Handlungsbedarf/hohes Projektrisiko, = Handlungsbedarf/Risiko für Projekt, = kein Handlungsbedarf/kein Risiko Neuorganisation der BA (NEO) Mai

4 3 Revisionsergebnisse 3.1 Projektorganisation In den Teilprojekten (TP) Agentur für Arbeit und Finanzen erfolgte ein Wechsel der Teilprojektleitungen (TPL). Die Arbeitsfähigkeit der betroffenen TP ist durch die Personalauswahl im Rahmen der Neubesetzungen weiterhin gegeben. Der Neuansatz der TPL ist in Abstimmung mit dem Projektlenkungsausschuss (LA NEO) erfolgt. Das Projekthandbuch (PHB) wird weiterhin in den wesentlichen Aspekten fortgeschrieben. 3.2 Integrationsmanagement Die Gesamtprojektleitung (GPL) nutzt weiterhin die bereits implementierten Mechanismen/Verfahren, um Koordinations-/Steuerungsprobleme festzustellen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Die neu angesetzten TPL sind aufgrund ihrer Führungs-, Fach- und Methodenkompetenz sowie Projekterfahrung ausgewählt worden und aus Sicht der Internen Revision für die jeweiligen Aufgabenbereiche geeignet. Eine Einweisung der TPL ist im ausreichenden Umfang erfolgt. Die im vorhandenen Gesamtprojektplan abgebildete Projektstruktur stellt die Koordination und die Integration der unterschiedlichen Aktivitäten des Projektes sicher. Die Abhängigkeiten im Rahmen des kritischen Pfades werden für die Umsetzungsphase im Umsetzungsprojektplan (Stand: ) dargestellt und sind plausibel. Änderungen, die sich aus den 14-tägigen Rückmeldungen der TP ergeben (Statusberichte), werden bei der Aktualisierung berücksichtigt. Die im Projektbüro (PB) im Rahmen des Offene-Punkte-Managements geführten Offene-Punkte-Listen werden regelmäßig aktualisiert. Dabei werden alle Teilaspekte des Gesamtprojekts betrachtet. Das TP Umsetzung, das PB sowie die GPL stellen sicher, dass anfallende Arbeiten aus ruhend gestellten TP erfasst und erledigt werden. 3.3 Inhalts- und Umfangsmanagement Beim Projekt NEO handelt es sich nicht um ein IT-Projekt, sodass der übliche Change-Request-Prozess keine Anwendung findet. Der festgelegte Prozess bei Planänderungen findet weiterhin Anwendung und wird durch die GPL und das PB fortlaufend überwacht. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

5 Wenn Änderungen (z. B. Planung) notwendig sind, werden diese in den Statusberichten und den entsprechenden Projektplänen begründet und dokumentiert. Durch die Aktualisierung der Projektpläne sind die Auswirkungen von Änderungen auf die Projektlaufzeit und/oder auf die Projektressourcen ersichtlich. 3.4 Personalmanagement Alle erforderlichen Stellen konnten bis Ende Oktober 2012 besetzt werden. Darüber hinaus stehen für den Projektverlauf weitere Abordnungskontingente zur Verfügung. Das Personal wird in einer Gesamtliste entsprechend der Struktur des Projektes geführt. Die Belastungssituation des Personals wird regelmäßig beobachtet. Das neu hinzugezogene externe Personal im Projekt NEO (Pilotuntersuchung Fa. [ ]) ist rechtzeitig abgerufen bzw. angesetzt worden. Es ist im vorgesehenen Aufgabengebiet tätig. Eine vorherige Genehmigung durch den LA NEO ist eingeholt worden. 3.5 Kommunikationsmanagement Im TP Umsetzung finden Jours fixes (JF) entsprechend den Festlegungen statt. Auch die JF der GPL mit den TPL erfolgen regelmäßig. Für die restlichen TP ist es in der Umsetzungsphase ausreichend, wenn anlassbezogene (z. B. bei Themenmeldungen) Teambesprechungen stattfinden. Die Information der Fläche über den Stand des Projektes erfolgt weiterhin regelmäßig. Für die Kommunikation mit den von der Umsetzung betroffenen Organisationseinheiten (OrgE) hat das Projekt Regelungen getroffen. Die Regelungen werden beachtet. Diese OrgE werden durch das Projekt begleitet und die GPL verschafft sich laufend einen Überblick über das Stimmungsbild in den betroffenen Bereichen. Die internen und externen Schnittstellen sind im Schnittstellenmanagement des Projektes definiert und werden dementsprechend einbezogen. Es besteht derzeit kein Handlungsbedarf 3.6 Berichtswesen/Controlling Die Projektziele, die Personal- und Sachkosten sowie deren Entwicklung werden fortlaufend im Rahmen des Projektcontrollings überwacht. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

6 Ein Berichtswesen ist eingeführt, die Berichtsformate sind festgelegt und die Berichte werden termingerecht erstellt. Das Zentrale Projektmanagement (ZPM) wird regelmäßig über die Entwicklung der Projektkosten unterrichtet. Hierzu finden Statusgespräche in kurzen Abständen statt. Außerdem werden die monatlichen Eintragungen der Projektkosten (Ist-Werte) im IT-Verfahren Enterprise Project Management (EPM) in Abstimmung mit dem ZPM vorgenommen. Änderungen der Projektunterlagen werden von ZPM freigegeben. Die hierzu erforderliche Prüfung von Inhalt und Umfang der Unterlagen kann wegen einer fehlenden Dokumentation nicht nachvollzogen werden. Es besteht das Risiko mangelnder Transparenz der Prüfung der Projektunterlagen und fehlender Nachvollziehbarkeit von vorzunehmenden oder genehmigten Änderungen. Das Strategische Projektcontrolling (CF 14) prüft die Projektunterlagen. Hierzu existiert seit September 2012 eine Checkliste, mit der neben einer Vollständigkeitsprüfung auch eine rechnerische Überprüfung aller Unterlagen erfolgen soll. Die Projektunterlagen (NEO) wurden in Vorbereitung auf die Sitzung des Strategischen Change Advisory Boards am erstmalig anhand dieser Checkliste geprüft. Zur Steuerung und Nachhaltung der Flächenumsetzung wird das Verfahren Universelles Umsetzungsmonitoring (UniMog) genutzt. Durch den Einsatz von UniMog ist ausreichend Transparenz zur Steuerung der Umsetzung gegeben. Risiken für die Umsetzung und für das Projekt können mit Hilfe von UniMog rechtzeitig erkannt werden. Es besteht folgender Handlungsbedarf: Zur Steigerung der Transparenz im Freigabeprozess von Projektunterlagen sollte ZPM sicherstellen, dass der Prüfungsumfang und die Prüfungstiefe nachvollziehbar dokumentiert werden. Dokumentation im Freigabeprozess von ZPM 3.7 Kostenmanagement Für das Projekt NEO ist nach den Vorgaben des ZPM eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) entsprechend dem aktuellen Projektfortschritt erstellt und am auf dieser Grundlage eine Genehmigung zur Weiterführung der Planungen durch das Strategische Change Advisory Board erteilt worden. Die WiBe enthält alle relevanten Positionen entsprechend der Durchführungsempfehlung 3 der KBSt 4. Die in der WiBe erfassten Plan-Werte werden anlassbezogen (z. B. bei wesentlichen Änderungen oder zu Meilensteinen) durch Ist-Werte ersetzt, für die Softwarekosten ist eine Übernahme der Ist-Werte zum Jahresende vorgesehen. 3 Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz der IT 4 Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung - Version WiBe 4.1 Neuorganisation der BA (NEO) Mai

7 Der Bericht zur WiBe, der den Kapitalwert ausweist, wird direkt aus EPM generiert, das die entsprechenden Funktionalitäten der WiBe Software der KBSt enthält. Zur Ermittlung der Personalkosten werden die korrekten Personal- und Sachkostenpauschalen verwendet. Bei der Erstellung der WiBe 3.0 ist der zu diesem Zeitpunkt korrekte Zinssatz von 3,3% zugrunde gelegt worden. In der vorliegenden Fassung der WiBe 3.0 wird auf die Einrichtung eines Risikopuffers gänzlich verzichtet. Als Grund gibt das Projekt an, dass es im Haushaltsjahr 2012 über keine eigenen Projektmittel verfügt und die Bedarfe durch Repriorisierungen (z. B. aus anderen Projekten) gedeckt werden. Für das Jahr 2013 werden aktuell keine Mehrbedarfe gesehen. Das Vorgehen ist aus Sicht der Internen Revision plausibel. Durch die Interne Revision sind stichprobenhaft die Positionen interne und externe Personalkosten, Softwarekosten und Personaleinsparungen überprüft worden. Die dargestellten Positionen sind durchgehend plausibel und valide. Eine Ausnahme bildet die zeitliche Verteilung der Kosten für externe Berater und die der Softwarekosten auf die einzelnen Haushaltsjahre, welche nicht vollends nachvollzogen werden können. Insbesondere bei den für das Haushaltsjahr 2012 ausgewiesenen Softwarekosten weicht der in der WiBe angegebene Betrag von den ursprünglichen Schätzungen des TP IT ab. Dies lässt den Kapitalwert leicht positiver erscheinen, hat insgesamt aber nur eine geringe Auswirkung. Generell birgt dies aber das Risiko von Intransparenz der Wi- Be. In der WiBe werden zur Kalkulation sämtliche durch das Projekt ausgelösten Softwarekosten erfasst, auch solche die aus Release-Containern von Fachverfahren abgedeckt sind. Dies ist einer durchgehenden Kostentransparenz förderlich. Veränderungen hinsichtlich der letzten WiBe-Version sind nachvollziehbar und entsprechend begründet. Insgesamt hat sich der Kapitalwert seit der letzten WiBe Version um ca. 6 Mio. verbessert und ist mit ca. 58 Mio. weiterhin positiv. Derzeit sind im Projekt 10 externe Berater von [ ] und der [ ] im Rahmen des Risikomanagements zur Unterstützung des Projektbüros und zur Pilotuntersuchung tätig. Für die im Rahmen der Pilotuntersuchung neu eingesetzten Berater ist eine rechtzeitige Bedarfsanforderung und eine Formulierung der Aufgaben im Vorfeld ihres Einsatzes im Projekt erfolgt. Alle in die Prüfung einbezogenen Rechnungen der externen Berater können eindeutig zugeordnet werden, die Begleichung der Rechnungen erfolgt erst nach erfolgreich erbrachter Leistung und Überprüfung durch den Auftraggeber. Die für die externe Beratung anfallenden Kosten bzw. die für die Zukunft geschätzten Kosten werden in der WiBe erfasst. Die geprüften Rechnungen enthalten alle für die Zahlung erforderlichen Angaben, vereinbarte Zahlungsmodalitäten werden eingehalten. Sämtliche Kosten sind durchgehend einheitlich Brutto ausgewiesen. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

8 Es besteht folgender Handlungsbedarf: Die zeitliche Verteilung der Kosten für externe Beratung und Software sollte überprüft und mit der nächsten WiBe Version korrigiert werden. Zeitliche Verteilung der Kosten in der WiBe 3.8 Risikomanagement Eine regelmäßige Risikobewertung durch das interne und externe Risikomanagement findet in Zusammenarbeit mit den Teilprojekten statt und wird in einer intern geführten Risikoliste und in R2C 5 (Risiken von geschäftspolitischer Bedeutung) dokumentiert. Die Risiken sind grundsätzlich in allen Handlungsfeldern nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet. Das interne Risikomanagement berichtet neben der GPL auch dem Lagezentrum der BA. Alle Berichte werden vor der Veröffentlichung von der GPL freigegeben. Den Risikoberichten liegen unterschiedliche Bewertungsmaßstäbe (4-stufige Risikomatrix in R2C bzw. 10-stufige Risikomatrix für den Bereich Projektcontrolling in der Zentrale CF 14) zu Grunde. Die Bereiche der Zentrale IT 1 (ZPM) und CF 1 wurden hierzu unterrichtet und um Vereinheitlichung gebeten. Alle Risiken sind nachvollziehbar beschrieben und werden mit Maßnahmen, Erfassungs-/Erledigungsterminen und Verantwortlichkeiten versehen. Zur rechtzeitigen Identifizierung von Projektrisiken werden die Erkenntnisse aus UniMog herangezogen und bewertet. Das externe Risikomanagement bewertet unabhängig und hat ein eigenes Berichtsformat. Es berichtet direkt dem LA NEO. Die GPL wird nachrichtlich informiert. Aufgrund der Kombination aus BA-spezifischem Wissen, dem externen Blick und der Erfahrung des externen Risikomanagements sowie der Ausgestaltung des aufgesetzten Prozesses, ist eine umfassende Risikobetrachtung sichergestellt. Das duale Risikomanagement ist daher als angemessen anzusehen. 3.9 Einkaufsmanagement Im aktuellen Review ist kein Vergabeverfahren durchgeführt worden Qualitätsmanagement/Pilot Ein Verfahren zur Qualitätssicherung ist im Projekt NEO eingerichtet und in einem Qualitätssicherungshandbuch (QS-HB) beschrieben. Eine Qualitätsverantwortliche ist benannt. Die Qualitätskriterien und die entsprechenden Zielwerte sind im QS-HB und im Qualitätssicherungsplan festgelegt. 5 Risk to Chance - Software zur Erfassung von Projektrisiken Neuorganisation der BA (NEO) Mai

9 Die Pilotierung im Bezirk der Regionaldirektion (RD) Sachsen- Anhalt/Thüringen (SAT) erfolgt unter unmittelbarer fachlicher Begleitung des Projektes NEO u. a. in Form des Umstellungsstabes der RD SAT und der lokalen Koordinierungsgruppen. Zur systematischen Analyse des Piloten ist das TP Pilot-Untersuchung geschaffen worden. Die Vorgaben und Verantwortlichkeiten hierzu sind in der Konzeption der Pilot-Untersuchung in der RD SAT festgeschrieben. Die Untersuchungsergebnisse wurden am in einem Pilot- Untersuchungsbericht dargestellt. Die Erkenntnisse aus der Pilotuntersuchung wurden bereits vor ihrer Veröffentlichung zu Anpassungen innerhalb des Projektes genutzt. Die personellen und zeitlichen Ressourcen sind aus Sicht der Internen Revision für die Durchführung der Pilotierung derzeit ausreichend Einführung Die erstellten Schulungskonzepte sind aufgrund der Erkenntnisse aus den Qualifizierungen im Pilotbezirk SAT angepasst und mit -Info POE vom kommuniziert worden. Ersten Erkenntnissen aus dem Piloten zufolge erfolgt im Rahmen der dezentralen Verantwortung bei der Qualifizierung eine Fokussierung auf die Herstellung der Arbeitsfähigkeit. Die individuelle Qualifizierung ist zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen. Daher ergeben sich bisher geringere Qualifizierungsaufwände als geplant. Ein Risiko wird hier seitens der Internen Revision derzeit nicht gesehen. Eine Anpassung des Drehbuchs um Erkenntnisse aus der Pilotierung ist im Rahmen des Pilotuntersuchungskonzeptes vorgesehen. Der Rolloutprozess wird weiterhin in die Risikobetrachtungen des Projektes einbezogen. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

10 Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Internationale Standards Neuorganisation der BA (NEO) Mai

11 Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus Review II Anlage 1 Risikoeinschätzung Bereich Personalmanagement Kommunikationsmanagement Handlungsbedarfe und Maßnahmen (Umsetzung) Aus Sicht der Internen Revision sollten neben den aktuellen Akquirierungsmaßnahmen weitere koordinierte Aktionen mit Flächenansprache erfolgen. Außerdem sollten aufgrund der besonderen Bedeutung des Projektes NEO weitere Anreize zur Personalgewinnung geschaffen werden. Die im ersten Halbjahr 2012 eingeleitete Stellenakquise konnte aufgrund eines erweiterten Maßnahmenspektrums bis Ende Oktober 2012 erfolgreich abgeschlossen werden. Alle erforderlichen Stellen sind besetzt. Der Sachstand wurde im LA NEO am kommuniziert. Die GPL sollte nochmals auf die Einhaltung der - bezogen auf das Gesamtprojekt - festgelegten Kommunikationswege und -regelungen hinwirken. Auf die im PHB 3.0 (Stand 5/2012) festgelegten Kommunikationswege/-regelungen wurde im Rahmen eines TPL JF ( ) hingewiesen. Im Rahmen der Überarbeitung des PHB (Version 4.0c) wurde festgelegt, dass interne und externe Kommunikation in der Regel durch die Gesamtprojektleitung (unterstützt durch das Projektbüro), das Teilprojekt Kommunikation sowie das Teilprojekt Umsetzung erfolgen sollen. Kostenmanagement Aufgaben sollten vor Einsatz externer Berater klar definiert und vereinbart sein, ein entsprechender Bedarf muss durch den Bedarfsträger rechtzeitig angezeigt werden. Im Rahmen des aktuellen Reviews kam es zu einem neuen Abruf von externen Mitarbeitern für die Pilotuntersuchung ([ ]). Hier erfolgte der Abruf korrekt vor dem erstmaligen Einsatz der Mitarbeiter. Die Aufgaben wurden im Vorfeld klar definiert und vereinbart. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

12 Revisionsumfang und -methode Zeitraum der Revision: bis Anlage 2 Im Review III war wiederum die Durchführung des Projektes Gegenstand der Revision. Neben den aufgrund des sich weiterentwickelnden Projektes weiterhin einzubeziehenden wesentlichen Fragestellungen zum Aufbau und zur Organisation und der Umsetzung der Vorgaben durch die jeweiligen Teilprojekte, wurden hier schwerpunktmäßig der Projektplan, die Kommunikation in die Fläche im Rahmen der Umsetzung, die Steuerung der Umsetzung, das Risikomanagement und die Wirtschaftlichkeitsberechnung (WiBe) geprüft. Der maßgebliche Meilenstein für die Erledigung der grundlegenden Aufgaben innerhalb der Teilprojekte ist der Welche Zielfragen über den gesamten Projektverlauf hinweg prüfungsrelevant waren, ergab sich aus einer Risikoeinschätzung zu der jeweiligen Projektphase. In erster Linie waren die Risiken mit einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit, die das Gesamtprojekt gefährden und hohe wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen können, maßgeblich für die Auswahl der Zielfragen. Die nicht zu betrachtenden Teilaspekte der jeweiligen Zielfragen fließen nicht in die Bewertung mit ein. Außerdem werden Aspekte, zu denen sich keine wesentlichen oder keine neuen Erkenntnisse ergeben haben, nicht im Bericht dargestellt. Anhand einer Checkliste fand eine Überprüfung zu folgenden Zielfragen statt: Ist sichergestellt, dass alle Ziele und Inhalte des Gesamtprojektes mit dem Auftraggeber abgestimmt sind? Sind die Projektziele eindeutig beschrieben und operationalisiert? Berücksichtigt die Projektplanung die Vorgaben des Zentralen Projektmanagements (ZPM) und ist die Planung in sich stimmig? Werden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten - fortlaufend - eindeutig definiert, kommuniziert, nachvollziehbar dokumentiert und entsprechend der Festlegungen wahrgenommen? Sind sowohl durch Projektstruktur- als auch durch Ablaufplan die Koordination und die Integration der unterschiedlichen Aktivitäten des Projektes sichergestellt? Werden Abhängigkeiten im Rahmen des Kritischen Pfades dargestellt und sind diese plausibel? Wird ein Offene-Punkte-Management für alle Teilaspekte des Gesamtprojektes durchgeführt? Sind Regelungen zum Umgang mit Änderungen, die das Projekt betreffen, festgelegt worden? Ist das Personalmanagement so angelegt, dass die vorgesehenen und eingesetzten Personalressourcen die Durchführung des Projektes gewährleisten (Ressourcen, Qualifikation, Schulungskonzepte, Multiplikatorengewinnung)? Ist eine fortlaufende und lückenlose Dokumentation und Kommunikation des Projektverlaufs (sowohl im Innenverhältnis als auch an den Schnittstellen des Projektes; insbesondere für die im Rahmen der Umsetzung betroffenen Organisationseinheiten) sichergestellt? Sind interne und externe Schnittstellen definiert und werden diese entsprechend einbezogen? Ist über die implementierten Projektsteuerungs- und Controllingprozesse (inkl. Berichtswesen) eine konsequente und für alle Entscheidungsträger nachvollziehbare Nachhaltung der Projektziele (insbesondere im Rahmen der Umsetzung) gewährleistet und werden diese durch entsprechende Instrumente (z. B. UniMog) unterstützt? Neuorganisation der BA (NEO) Mai

13 Werden das Zentrale Projektmanagement und das Projektcontrolling der Zentrale in die implementierten Controllingprozesse einbezogen? Ist im Projekt durchgehend sichergestellt, dass die Bestimmungen zum Kassen- und Rechnungswesen in der Bundesagentur für Arbeit eingehalten werden? Bestehen Regelungen, die eine durchgehende Kostentransparenz ermöglichen? Sind Verfahren (z. B. WiBe) vorhanden, die einen wirtschaftlichen Mitteleinsatz ermöglichen? Beinhalten diese Verfahren Regelungen zur Aufstellung, zum Abgleich und Ergänzung der Projektkosten unter Einbeziehung weiterer zu beteiligender Organisationseinheiten (ZPM, CF 14) und werden diese eingehalten? Ist ein System zur Erkennung und Minimierung möglicher Projektrisiken implementiert und ist dies angemessen (Nutzen des dualen Risikomanagements)? Werden im Rahmen der Vergabeverfahren hinsichtlich externer Beratungsdienstleistungen alle wesentlichen Aspekte hinreichend berücksichtigt? Enthalten die vertraglichen Vereinbarungen im Rahmen des Projektes eindeutige Festlegungen zu Umfang und Kosten und werden diese eingehalten? Ist im Projekt sichergestellt, dass die Vorgaben zur Beauftragung von externen Mitarbeitern eingehalten werden? Existiert ein umfassendes Qualitätsmanagement (Erstellung Qualitätsplan, Qualitätsprüfungsberichte, Freigaben)? Sind notwendige Schulungs-/Qualifizierungskonzepte zur Umsetzung der Weiterentwicklung der Organisations- und Führungsstrukturen der BA vorhanden? Sind technische und organisatorische Prozessbeschreibungen für die Sicherstellung einer termingerechten und flächendeckenden Einführung der neuen Organisations- und Führungsstrukturen vorhanden? Ist die Umsetzung des Rollout-Prozesses sichergestellt? Das projektbegleitende Review wurde in Form von Einsichtnahmen in Projektunterlagen (Projekthandbuch, Projektakte, Vertrag etc. - überwiegend in elektronischer Form) und ergänzenden Interviews mit Projektmitgliedern (Projektleiter, Teilprojektleiter, Projektmitarbeiter) vorgenommen. Neuorganisation der BA (NEO) Mai

14 Abkürzungsverzeichnis Anlage 3 BA EPM GPL IT JF KBSt LA NEO NEO OrgE PB PHB QS-HB R2C RD SAT TP TPL UniMog WiBe ZPM Bundesagentur für Arbeit Enterprise Project Management Gesamtprojektleitung Informationstechnik Jours fixes Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung Lenkungsausschuss Neuorganisation der BA Neuorganisation der BA Organisationseinheiten Projektbüro Projekthandbuch Qualitätssicherungshandbuch Risk to Chance (Software zur Erfassung von Projektrisiken) Regionaldirektion Sachsen-Anhalt/Thüringen Teilprojekt Teilprojektleitung Universelles Umsetzungsmonitoring Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zentrales Projektmanagement Neuorganisation der BA (NEO) Mai