Interne Revision. Bericht gemäß 386 SGB III. Neuorganisation der BA (NEO) Review II. Revision SGB III

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Neuorganisation der BA (NEO) Review II

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag Zusammenfassung Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus dem Review I Review II Revisionsergebnisse Projektorganisation Integrationsmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Berichtswesen/Controlling Kostenmanagement Risikomanagement Einkaufsmanagement Qualitätsmanagement/Pilot Einführung... 6 Anlage 1 Anlage 2 Anlage 3 Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus Review I Revisionsumfang und -methode Abkürzungsverzeichnis Neuorganisation der BA (NEO) Januar 2013

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der Bundesagentur für Arbeit (BA) hat die Interne Revision mit dem Prüfungsplan beauftragt, zum Thema Neuorganisation der BA eine Revision durchzuführen. Die BA hat für die Weiterentwicklung ihrer Organisations- und Führungsstrukturen ein Projekt unter der Bezeichnung Neuorganisation der BA (NEO) eingerichtet. Die Durchführung dieses Projektes soll von der Internen Revision mit Projektreviews begleitend geprüft werden. 2. Zusammenfassung 2.1 Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus dem Review I Zu den Handlungsempfehlungen des Reviews I sind von der Projektleitung Maßnahmen zugesagt worden. Die Interne Revision hat im Rahmen des Reviews II den Stand der Umsetzung dieser Maßnahmen geprüft. Alle Maßnahmen wurden umgesetzt. Die Einzelergebnisse werden in der Anlage 1 erläutert. 2.2 Review II In der nachfolgenden Tabelle wird dargestellt, inwieweit derzeit aus Sicht der Internen Revision Handlungsbedarf im Projekt NEO besteht 2. Die Einzelergebnisse werden unter Ziffer 3 erläutert. Projektorganisation Integrationsmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Berichtswesen/Controlling Kostenmanagement Risikomanagement Einkaufsmanagement Qualitätsmanagement/Pilot Einführung 1 Prüfungsplan interne Revision SGB III 2 = starker Handlungsbedarf/hohes Projektrisiko, = Handlungsbedarf/Risiko für Projekt, = kein Handlungsbedarf/kein Risiko Neuorganisation der BA (NEO) Januar

4 3. Revisionsergebnisse 3.1 Projektorganisation Kontinuität in der Besetzung der Gesamt- (GPL) und Teilprojektleitungen (TPL) ist gewährleistet. Der Neuansatz der TPL im Teilprojekt (TP) AA stellt aufgrund der Personalauswahl, der erfolgten Übergabe und Einarbeitung kein Risiko dar. Veränderungen der Projektorganisation werden im Projekthandbuch (Projekt- HB) aufgenommen bzw. fortgeschrieben. 3.2 Integrationsmanagement Die GPL hat sich Mechanismen bzw. Verfahren geschaffen um Koordinations-/Steuerungsprobleme festzustellen. GPL und Projektbüro (PB) überwachen laufend die Einhaltung der Meilensteine. Kritische Punkte, wie Verzögerungen, werden in den Jours Fixes (JF) der TPL diskutiert und dem Risikomanagement gemeldet. Als Arbeitsmittel werden MS Project (Projektstrukturplan) und projekteigene Vorlagen eingesetzt. Im Projekt NEO sind im Rahmen des Offene-Punkte-Managements Listen zur Nachhaltung eingerichtet worden. Diese werden durch das PB geführt und regelmäßig aktualisiert. Offene Punkte werden in den JF der GPL, TPL und des PB kommuniziert. Eine klar beschriebene Rollenverteilung zwischen objektbezogenen und Querschnitts-Teilprojekten liegt in Form von Projektaufträgen vor. Die Einhaltung der Rollenverteilung wird fortlaufend durch das PB überwacht. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten unterhalb der Teilprojektleiterebene wurden eindeutig definiert, nachvollziehbar dokumentiert und kommuniziert. Die Zuständigkeiten für die Überwachung der Aufgabenerledigung innerhalb der Teilprojekte sind geregelt. Bei gleichgelagerten Aufgabenstellungen erfolgen Abstimmungen zwischen den verschiedenen Bereichen innerhalb der Teilprojekte (z. B. Cluster) bzw. zwischen den Teilprojekten. 3.3 Inhalts- und Umfangsmanagement Beim Projekt NEO handelt es sich nicht um ein IT-Projekt, so dass der übliche Change-Request-Prozess keine Anwendung findet. Es besteht im Projekt jedoch ein systematischer Prozess für Planänderungen. Dieser wird durch die GPL und das PB fortlaufend überwacht. Die Projektziele werden hinsichtlich Inhalt, Zeit, Personal und Kosten durch das PB kontinuierlich nachgehalten und der Grad der Zielerreichung dokumentiert. Neuorganisation der BA (NEO) Januar

5 Bei Abweichungen von Planungsdaten werden entsprechend der festgestellten Ursachen zeitnah Maßnahmen zur Gegensteuerung eingeleitet und im Rahmen des Controllings nachgehalten. Wenn Änderungen (z.b. Planung) notwendig sind, so werden diese entsprechend begründet und dokumentiert. Wesentliche Änderungen erfolgen nur nach Genehmigung durch den Projektlenkungsausschuss (LA NEO). Für jede angestrebte Änderung erfolgt eine Risikoeinschätzung, der Kostenund Zeitaufwand werden berechnet bzw. geschätzt. Durch die Fortschreibung der Projektpläne sind die Auswirkungen von Änderungen auf die Projektlaufzeit und/oder auf die Projektressourcen ersichtlich. Wenn es erforderlich ist, werden betroffene Organisationseinheiten außerhalb des Projekts in den Änderungsprozess einbezogen. Das vorgeschriebene Verfahren bei Eskalationen wird eingehalten. 3.4 Personalmanagement Seit Beginn dieses Jahres konnten nicht alle freien Abordnungskontingente (AO-Kontingente) besetzt werden. Zur Absicherung einer erfolgreichen Durchführung des Projektes, insbesondere des TP Umsetzung, wurden in der Sitzung des LA NEO vom weitere AO-Kontingente bewilligt. Die durch die GPL ergriffenen Maßnahmen zur Besetzung der Stellen zeigten bislang nicht den gewünschten Erfolg. Aufgrund der Erkenntnisse aus den Rückmeldungen zur Stellenakquise ist auch zukünftig davon auszugehen, dass die vakanten AO-Kontingente nicht zeitnah besetzt werden können. Hierdurch ist die Zielerreichung des Projektes gefährdet. Der Vorsitzende des LA NEO wurde mit Schreiben vom durch die Interne Revision auf das besondere Risiko hingewiesen. Es besteht folgender Handlungsbedarf: Aus Sicht der Internen Revision sollten neben den aktuellen Akquirierungsmaßnahmen weitere koordinierte Aktionen mit Flächenansprache erfolgen. Außerdem sollten aufgrund der besonderen Bedeutung des Projektes NEO weitere Anreize zur Personalgewinnung geschaffen werden. Personalgewinnung 3.5 Kommunikationsmanagement Die projektinterne und -externe Kommunikation ist im Projekt-HB unter Ziffer 4.5 für alle Projektmitarbeiter/innen verbindlich geregelt. Es finden regelmäßig teilprojektbezogene und übergreifende JF statt. Die TPL nehmen an Besprechungen der Fachbereiche der Zentrale teil, so dass Neuentwicklungen der Linie im Projekt rechtzeitig Berücksichtigung finden. Dabei werden die Kontakte entgegen den Festlegungen im Projekt-HB genutzt, um über den aktuellen Stand des Gesamtprojektes zu informieren. Neuorganisation der BA (NEO) Januar

6 Hierdurch besteht das Risiko, dass unabgestimmte Informationen vorzeitig in die Linie bzw. Fläche gelangen. Es besteht folgender Handlungsbedarf: Die GPL sollte nochmals auf die Einhaltung der bezogen auf das Gesamtprojekt festgelegten Kommunikationswege und -regelungen hinwirken. Einhaltung der Kommunikationsregelungen 3.6 Berichtswesen/Controlling Zur Steuerung des Projekts NEO wurde ein Projektcontrolling installiert. Die Projektziele sowie die Personal- und Sachkosten und deren Entwicklung werden fortlaufend überwacht. Ein Berichtswesen ist eingeführt. Die Berichtsformate sind festgelegt. Die Berichte werden termingerecht erstellt. Die Zusammenarbeit zwischen dem Projekt NEO und dem Zentralen Projektmanagements (ZPM) erfolgt unter Einbeziehung von CF14. Bei Änderungen von Projektkosten insbesondere bei betroffenen IT-Verfahren oder Anpassungen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) sowie generell bei Aktualisierungen von Projektunterlagen (z. B. Projekt-HB) wird CF14 dazu informiert. Im Falle dass z. B. Haushaltsmittel oder die Zeitachse unplausibel erscheinen, erfolgen entsprechende Nachfragen durch ZPM bzw. CF14. Eine Prüfung über inhaltliche Fehlerfreiheit hat in der Tiefe nicht stattgefunden und ist aktuell im Prozess nicht sichergestellt. Dieser Sachverhalt wurde bereits in einem anderen Zusammenhang dem Geschäftsbereich Controlling/Finanzen erläutert. Es wurde zugesagt, entsprechende Maßnahmen zu prüfen. Es besteht derzeit für das Projekt NEO kein weiterer Handlungsbedarf. 3.7 Kostenmanagement Für das Projekt NEO wurde entsprechend den Vorgaben des ZPM eine WiBe zum derzeitigen Projektfortschritt erstellt. Die WiBe enthielt alle relevanten Positionen; diese wurden seit der letzten Version weiter fortgeschrieben. In der WiBe Version 2.0 waren dem Grunde nach alle durch das Projekt geplanten Änderungen an IT-Verfahren berücksichtigt. Diese waren entsprechend dem Projektfortschritt aktuell nur als Schätzgrößen dargestellt. Die Aufnahme der Kosten für die Anpassung bestehender IT-Fachverfahren ist gemäß aktueller Weisungslage der BA bislang nicht in allen Fällen vorgesehen, ist aber aus Sicht der Internen Revision der Kostentransparenz förderlich 3. Die vorgesehenen Verfahren zur Einbeziehung von externen Beratern, hier [ ] (Abrufkontingent aus Rahmenvertrag der BA) und [ ] (Einkauf, Ausschreibungsverfahren) erfolgten entsprechend der Weisungslage. Darüber hinaus wurden in zwei Fällen externe MA der Firma [ ] (Rahmenvertrag des Bundesministeriums des Innern und der Bietergemeinschaft [ ] in 3 Diskussion im Ausschuss II des Verwaltungsrates am Neuorganisation der BA (NEO) Januar

7 das Projekt eingebunden. In beiden Fällen wurde die Bedarfsanforderung und die vertragliche Regelung in Form eines Einzelauftrages mit einer Dienstleistungsvereinbarung erst nach dem erstmaligen Einsatz der Berater erstellt. Hierdurch kann es zu unklaren Aufgabenstellungen für die eingesetzten Berater und vertraglichen Unklarheiten kommen. Alle eingereichten Rechnungen der externen Berater können eindeutig zugeordnet werden, die Begleichung der Rechnungen erfolgt erst nach erbrachter Leistung und Überprüfung und Bestätigung durch den Auftraggeber. Die für die externe Beratung anfallenden Kosten bzw. die für die Zukunft geschätzten Kosten werden in der WiBe erfasst. Die geprüften Rechnungen enthalten alle für die Zahlung erforderlichen Angaben. Sämtliche Kosten sind durchgehend einheitlich Brutto ausgewiesen. Es besteht folgender Handlungsbedarf: Aufgaben sollten vor Einsatz externer Berater klar definiert und vereinbart sein, ein entsprechender Bedarf muss durch den Bedarfsträger rechtzeitig angezeigt werden. rechtzeitige Bedarfsanforderung 3.8 Risikomanagement Eine regelmäßige Risikobewertung in Zusammenarbeit mit den Teilprojekten, dem internen und externen Risikomanagement findet statt und wird in einer intern geführten Risikoliste und in R2C 4 (Risiken von geschäftspolitischer Bedeutung) dokumentiert. Die Risiken sind grundsätzlich in allen Handlungsfeldern nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet, Ausnahmen sind begründet (z.b. Risiken, die außerhalb des Projektes liegen, aber in der Außensicht als Risiko des Projektes wahrgenommen werden). Alle Risiken sind nachvollziehbar beschrieben und werden mit Maßnahmen, Erfassungs-/Erledigungsterminen und Verantwortlichkeiten versehen. 3.9 Einkaufsmanagement Im Zeitraum des aktuellen Reviews erfolgte eine Vergabe zur Beschaffung von Tagungs- und Übernachtungsmöglichkeiten für die Durchführung von Infoveranstaltungen. Die Vergabe wurde entsprechend den Vergabevorschriften beauftragt. Die dem Vergabeverfahren zu Grunde liegenden Entscheidungen waren nachvollziehbar dokumentiert. Der abgeschlossene Vertrag zur Bereitstellung von Tagungs- und Übernachtungsmöglichkeiten enthält eindeutige Festlegungen. Die Überprüfung ergab keine Auffälligkeiten. 4 Risk to Chance Software zur Erfassung von Projektrisiken Neuorganisation der BA (NEO) Januar

8 3.10 Qualitätsmanagement/Pilot Ein Qualitätssicherungshandbuch wurde entwickelt und im Oktober von der GPL freigegeben (inkl. Benennung eines Qualitätssicherungsverantwortlichen). Es ist geplant, das Qualitätssicherungshandbuch als Anlage in das überarbeitete Projekt-HB (Version 4.0) aufzunehmen. Für die Pilotierung wurden Festlegungen im Drehbuch, den Fachkonzepten, Schnittstellenpapieren und dem Gesamtprojektplan getroffen. Zusätzlich zu den produktbezogenen Qualitätssicherungsmaßnahmen sind in der Umsetzungsphase die folgenden Qualitätssicherungsaktivitäten vorgesehen: vorgeschaltete Pilotierung mit begleitender Evaluation, Maßnahmendefinition und -monitoring zur Gewährleistung der Zielerreichung in der Umsetzung, Erstellung eines Qualitätsplans, Rückkopplungsprozess zwischen der Fläche und der Zentrale zur Gewinnung von Erkenntnissen bezüglich der Qualität der Produkte und Umsetzungsorganisation (enger Bezug zur Evaluation der Pilotierung). Regelungen zu den Verantwortlichkeiten für die Pilotierung sind getroffen Einführung Für die Pilotierung in Sachsen-Anhalt-Thüringen wurde ein Qualifizierungskonzept unter Beteiligung der Führungsakademie der Bundesagentur für Arbeit erstellt. Wesentliche Erkenntnisse aus der Umsetzung dieses Konzeptes werden im Rahmen einer Evaluierung ausgewertet und das Qualifizierungskonzept ggfs. für die Flächeneinführung angepasst. Die für die Qualifizierungen im Pilotbezirk zugrunde liegende Zeitschiene als auch die für die Schulung vorgesehenen personellen Ressourcen sind aus Sicht der Internen Revision ausreichend. Für die Internen Services, die Agenturen für Arbeit und die Operativen Services wurden Drehbücher erstellt und veröffentlicht. Entsprechende Zeitplanungen sind in der Gesamtprojektplanung enthalten. Die notwendigen Schnittstellen sind in einschlägigen Schnittstellenpapieren beschrieben. Die Umsetzung des Rollout-Prozesses wird begleitet durch das Verfahren Universelles Umsetzungsmonitoring (UniMog), Erkenntnisse hieraus fließen wiederum in das Risikomanagement des Projektes ein. Neuorganisation der BA (NEO) Januar

9 Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Internationale Standards Neuorganisation der BA (NEO) Januar

10 Handlungsbedarfe und Maßnahmen aus Review I Anlage 1 Bereich Projektorganisation Projektorganisation Integrationsmanagement Handlungsbedarfe und Maßnahmen (Umsetzung) Es sollten Regelungen zur Beschlussfähigkeit des LA NEO eindeutig festgelegt werden. Die Form der Beschlussfähigkeit wurde durch LA NEO in der Sitzung vom festgelegt. Die noch zu ergänzenden Beschreibungen zum Schnittstellen- und zum Eskalationsmanagement sollten in das Projekthandbuch aufgenommen werden. Das Schnittstellen- und das Eskalationsmanagement wurden nunmehr im Projekthandbuch aufgenommen und ausführlich beschrieben. Für die TPL sollte eine Beschreibung der Verantwortlichkeiten (Befugnisse) in das Projekthandbuch aufgenommen werden. Die Beschreibung von Aufgaben, Verantwortung und Befugnissen der TPL wurde in das Projekthandbuch aufgenommen. Bei der Projektplanung (Projektstruktur- bzw. Ablaufplan) sollte die Terminierung der Arbeitspakete unter Berücksichtigung kritischer Pfade erfolgen. Der Projektstrukturplan für die Umsetzungsphase ermöglicht die Betrachtung kritischer Pfade. Die entsprechenden Abhängigkeiten werden dargestellt. Weiterhin wurde ein Konzept "Umgang mit dem kritischen Pfad im Projekt NEO" erstellt. In der intern geführten Risikoliste sollten durchgehend Erfassungstermine, konkrete Verantwortlichkeiten und Erledigungstermine für die einzelnen Risiken benannt werden. Die einzelnen Risiken sind mit Maßnahmen, Erfassungsterminen (Spalte Anmerkungen), Verantwortlichkeiten und Erledigungsterminen versehen. Die für die einzelnen Maßnahmen in R2C festgelegten Erledigungstermine sollten eingehalten bzw. Abweichungen plausibel dokumentiert werden. Die einzelnen Maßnahmen in R2C sind durchgehend mit Erledigungsterminen versehen, diese werden nicht überschritten. Integrationsmanagement Risikomanagement Risikomanagement Risikoeinschätzung Neuorganisation der BA (NEO) Januar

11 Revisionsumfang und -methode Zeitraum der Revision: bis Anlage 2 Gegenstand des Review II war die Projektphase Durchführung. Die in die Untersuchung einbezogenen Zielfragen ergaben sich aus einer Risikoeinschätzung zu jeder Projektphase. Es wurden nur die Zielfragen mit den höchsten Projektrisiken (Eintrittswahrscheinlichkeit, finanzieller Schaden und Gefährdung des Gesamtprojekts) in die Untersuchung einbezogen. Die derzeit nicht zu betrachtenden Teilaspekte der jeweiligen Zielfragen sind nicht in die Bewertung mit eingeflossen. Anhand einer Checkliste fand eine Überprüfung zu folgenden Zielfragen statt: Ist sichergestellt, dass alle Ziele und Inhalte des Gesamtprojektes mit dem Auftraggeber abgestimmt sind? Sind die Projektziele eindeutig beschrieben und operationalisiert? Berücksichtigt die Projektplanung die Vorgaben des Zentralen Projektmanagements (ZPM) und ist die Planung in sich stimmig? Werden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten - fortlaufend - eindeutig definiert, kommuniziert, nachvollziehbar dokumentiert und entsprechend der Festlegungen wahrgenommen? Sind sowohl durch Projektstruktur- als auch durch Ablaufplan die Koordination und die Integration der unterschiedlichen Aktivitäten des Projektes sichergestellt? Wird ein Offene-Punkte-Management für alle Teilaspekte des Gesamtprojektes durchgeführt? Sind Regelungen zum Umgang mit Änderungen, die das Projekt betreffen, festgelegt worden? Ist das Personalmanagement so angelegt, dass die vorgesehenen und eingesetzten Personalressourcen die Durchführung des Projektes gewährleisten (Ressourcen, Qualifikation, Schulungskonzepte, Multiplikatorengewinnung)? Ist eine fortlaufende und lückenlose Dokumentation und Kommunikation des Projektverlaufs (sowohl im Innenverhältnis als auch an den Schnittstellen des Projektes) sichergestellt? Sind interne und externe Schnittstellen definiert und werden diese entsprechend einbezogen? Ist über die implementierten Projektsteuerungs- und Controllingprozesse eine konsequente und für alle Entscheidungsträger nachvollziehbare Nachhaltung der Projektziele (inkl. Berichtswesen) gewährleistet? Ist im Projekt durchgehend sichergestellt, dass die Bestimmungen zum Kassen- und Rechnungswesen in der Bundesagentur für Arbeit eingehalten werden? Bestehen Regelungen, die eine durchgehende Kostentransparenz ermöglichen? Sind Maßnahmen vorhanden, die einen wirtschaftlichen Mitteleinsatz gewährleisten? Ist ein System zur Erkennung und Minimierung möglicher Projektrisiken implementiert? Werden im Rahmen der Vergabeverfahren hinsichtlich externer Beratungsdienstleistungen alle wesentlichen Aspekte hinreichend berücksichtigt? Enthalten die vertraglichen Vereinbarungen im Rahmen des Projektes eindeutige Festlegungen zu Umfang und Kosten und werden diese eingehalten? Ist im Projekt sichergestellt, dass die Vorgaben zur Beauftragung von externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingehalten werden? Existiert ein umfassendes Qualitätsmanagement (Erstellung Qualitätsplan, Qualitätsprüfungsberichte, Freigaben)? Sind notwendige Schulungs-/Qualifizierungskonzepte zur Umsetzung der Weiterentwicklung der Organisations- und Führungsstrukturen der BA vorhanden? Neuorganisation der BA (NEO) Januar

12 Sind technische und organisatorische Prozessbeschreibungen für die Sicherstellung einer termingerechten und flächendeckenden Einführung der neuen Organisations- und Führungsstrukturen vorhanden? Ist die Umsetzung des Rollout-Prozesses sichergestellt? Wird sichergestellt, dass temporär erweiterte bzw. zusätzlich vergebene Berechtigungen im ERP-System auf das erforderliche Maß begrenzt und nach Ende des Umstellungsprozesses im Internen Service wieder entzogen werden? Die Prüfung wurde in Form von Einsichtnahme in Projektunterlagen (Projekthandbuch, Projektakte, Vertragsdokumente, Rechnungen etc.) sowie ergänzender Befragungen von Projektmitgliedern (Projektleitung und Projektmitarbeiter) durchgeführt. Die Feststellungen zur letzten Zielfrage wurden den verantwortlichen Stellen unmittelbar im Rahmen eines Revisionshinweises übermittelt. Neuorganisation der BA (NEO) Januar

13 Abkürzungsverzeichnis Anlage 3 AO-Kontingente BA ERP GPL JF LA NEO MA NEO PB Projekt-HB Projekt NEO R2C RfC TP TPL UniMog WiBe ZPM Abordnungskontingente Bundesagentur für Arbeit Einheitliches Ressourcen-Planungs-System Gesamtprojektleitung Jour Fixe Lenkungsausschuss Neuorganisation der BA Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Neuorganisation der BA Projektbüro Projekthandbuch Projekt Neuorganisation der BA Risk to Chance (Software zur Erfassung von Projektrisiken) Request for Change Teilprojekt Teilprojektleitung Universelles Umsetzungsmonitoring Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Zentrales Projektmanagement Neuorganisation der BA (NEO) Januar