Naturwissenschaftliches Projektmanagement

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1 Naturwissenschaftliches Projektmanagement Allgemeine Grundlagen Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist keine Routinetätigkeit, sondern klar definiert: klare Aufgabenstellung mit messbaren Zielen und Ergebnissen genau definierten Anfangs- und Endzeitpunkt, begrenzte Ressourcen (finanziell, personell), eindeutig zugewiesene Verantwortungsbereiche, miteinander vernetzte und voneinander abhängige Teilaufgaben, eine speziell auf das Projekt abgestimmte Organisation, das Vorhandensein eines gewissen Risikos (es kann auch schiefgehen) Mit gutem Projektmanagement sind Projekte "in den Griff" zu bekommen. Projektmanagement gewährleistet Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen. Projekte werden in mehrere Phasen unterteilt. Diese sind zwar nicht immer eindeutig voneinander abgrenzbar, eine Einteilung erlaubt aber eine detaillierte Strukturierung im Projektmanagement. Während der gesamten Projektlaufzeit ist es wichtig, alle Schritte zu protokollieren und zu dokumentieren. Wichtig ist auch, regelmäßig den Verlauf des Projektes zu kontrollieren und den Ist- mit dem Soll-Zustand abzugleichen, um rechtzeitig auf Veränderungen reagieren zu können. Sieben Schritte zum Erfolg: Unterstützung bei der Umsetzung einer Projektidee: Abrechnung Endbericht Evaluierung Präsentation Durchführung Planung Zielformulierung - 1 -

2 1. Die Zielformulierung Eine Idee soll in einem Projekt umgesetzt werden. Die sieben W s helfen dabei: Warum? Was? Wer? Wie? Wo? Wann? Wie lange? Zielführend ist es auch, eine Durchführbarkeitsanalyse zu machen und dabei folgende Kriterien zu beachten: - Personalressourcen sind die nötigen KollegInnen vorhanden? - Finanzielle & Materielle Ressourcen ist genügend Budget vorhanden? - Zeitliche Ressourcen ist der zeitliche Rahmen realisierbar? - Know-how hat das Team das Know-how oder sind ExpertInnen notwendig? - Wirtschaftlichkeit rechtfertigt der erwartete Nutzen den Aufwand? Projektteam und Leitung Große Bedeutung liegt in der Aufgabe, gemeinsam als Projektteam die Ziele zu definieren: nur die gemeinsame Einigung aller Teammitglieder über die zentralen Projektziele ist die Basis für ein erfolgreiches Projekt! Aber ohne Leitung geht es nicht! Die Leitungsfunktionen können von mehreren Personen übernommen werden die Verantwortlichkeiten müssen aber klar festgelegt sein: Wer übernimmt z.b. die Verantwortung für: Information und Kommunikation innerhalb des Projekts? Stattfinden von Projektsitzungen? Projektordner, in dem alles über das Projekt abgelegt wird? Informationsweitergabe? Vorbereitung von Projektsitzungen (Inhalte, Fragen)? Protokollierung? Überblick über Projektfortschritt? Überblick über Erreichen der Meilensteine? nach außen (Interviews)? Verwaltung des Budgets? In regelmäßigen Projektsitzungen sollten unbedingt Meilensteine (selbst gesetzte Zwischenziele) besprochen und eine Reflexion über den bisherigen Projektverlauf durchgeführt werden. Wichtig ist es auch, entstandene Konflikte ernst zu nehmen und diese auch gemeinsam zu lösen. Die Projektziele und der jeweilige Aufgabenbereich sollten klar beschrieben werden und von allen Projektpartnern verbindlich wahrgenommen werden

3 2. Planung Je penibler ein Projekt geplant wird, umso leichter und unkomplizierter wird auch dessen Umsetzung erfolgen. Eine brauchbare Hilfe hierfür bieten das eigene Erstellen von Projektstrukturplan und Projektablaufplan (mit Meilensteinen) Der Projektstrukturplan In diesem Plan werden alle Tätigkeiten und Aufgaben, die für das Projekt notwendig sind, hierarchisch in Hauptaufgaben, diese weiter in Teilaufgaben und diese wiederum in sogenannte Arbeitspakete unterteilt. Somit wird auf einen Blick der gesamte Projektumfang klar und die einzelnen Arbeitspakete können zugewiesen werden Projektablaufplan Mit diesem Plan wird der Strukturplan fortgeführt zeitliche Abläufe werden sichtbar, konkrete Daten fixiert. In einem Kalender können alle Termine eingetragen werden manche Projektpassagen können gleichzeitig erfolgen, manche sind zeitlich voneinander abhängig. Die Erstellung dieses Planes zeigt zeitliche Engpässe auf man kann also schon vorab darauf reagieren! Wichtig ist auch, allen Tätigkeiten genügend Zeit einzuräumen - und auch Pufferzeiten einzuplanen. 3. Durchführung Das sichtbare Arbeiten am Projekt beginnt! Nach guter Planung erfolgt die Umsetzung des Projektes. In regelmäßigen Projektsitzungen werden während der gesamten Laufzeit die Meilensteine besprochen sollten die Meilensteine nicht erreicht worden sein, muss das Projektteam Lösungsvorschläge erarbeiten und umsetzen. Von großer Bedeutung ist auch, Fehler rechtzeitig einzugestehen um schnell darauf reagieren zu können. Eine regelmäßige Reflexion vervollständigt eine erfolgreiche Projektarbeit. 4. Präsentation Das Ende eines Projektes will gefeiert werden! Ein gelungener Abschluss ist für die Projektarbeit ebenso wichtig wie ein guter Start. Die Präsentation der Ergebnisse erfolgt nach außen, die Reflexion über den Projektverlauf in einer abschließenden Projektsitzung. Kommunikation und Transparenz an der eigenen Bildungseinrichtung ist eine wichtige Basis für die Kommunikation nach außen! Durch die Öffentlichkeitsarbeit wird die Projektarbeit dem Anspruch gerecht, dass sich Bildungseinrichtungen nach außen öffnen sollen. Das Projekt erhält dadurch eine breitere Wirkung, es gibt Anstoß für Diskussionen und ermöglicht es allen Beteiligten aktiv an der Gestaltung ihres gesellschaftlichen Umfeldes teilzunehmen. Projekte können in verschiedenen Formen präsentiert werden im Rahmen einer eigens dafür angesetzten Abschlussfeier, als Teil eines Sommerfestes oder einfach als Poster, der gut sichtbar in der Bildungseinrichtung platziert ist Es sollten dabei jedoch möglichst alle Beteiligten einbezogen werden! - 3 -

4 5. Evaluation Mit Hilfe der Evaluation soll geklärt werden, ob die zu Beginn definierten Ziele erreicht wurden und was man in einem nächsten Projekt anders, vielleicht besser machen könnte. Die Evaluation ist ein wichtiges Instrument zur Kontrolle - sie überprüft Projektergebnisse. Sie ist die Grundlage für eine Qualitätssicherung der Projektarbeit und gibt wertvolle Auskunft für die Planung künftiger Projekte. Durch die Evaluierung werden Prozesse und Ergebnisse ausgewertet sowie die Einhaltung der gesetzten Termine, des gedachten Arbeitsaufwands und der Finanzen geprüft. Evaluation ist auch ein Lerninstrument erfolgreiche Maßnahmen und Methoden werden sichtbar gemacht gleichzeitig wird auch aus Fehlern gelernt dadurch können Irrwege in zukünftigen Projekten vermieden werden. Evaluieren bedeutet analysieren, beurteilen, aus- oder bewerten. Evaluation sollte idealerweise bereits bei der Planung einsetzen und das Projekt während seiner gesamten Dauer begleiten (Prozessevaluation). Fragen der Prozessevaluation könnten lauten: Ist der Projektverlauf positiv oder negativ verlaufen? Bewähren sich unsere Maßnahmen? Sollten Projektziele verändert werden 6. Endbericht Der Endbericht beschreibt den realen Verlauf des Projektes und ist wichtiges Dokument für nachfolgende Projekte. Der Umfang sollte informativ, aber nicht zu ausführlich, jedoch vollständig sein. Ein schön gestaltetes Deckblatt hinterlässt bei allen Beteiligten große Freude und Stolz. Der Inhalt sollte chronologisch beschrieben werden - folgende Unterteilungen sind hierfür recht hilfreich: - Projekttitel - Projektteam, ProjektpartnerInnen und Sponsoring-Partnerschaften - Zielgruppe - Zeitraum es Projekts - Projektidee und Zielsetzung - Durchführung (chronologischer Ablauf mit Details, Highlights, Schwierigkeiten) - Endergebnis & Ergebnis der Evaluation - Ausblick und Nachbearbeitung - Fotos, Pressetexte - Tipps für Folgeprojekte, Literatur 7. Die Projektabrechnung Um ein Projekt korrekt abrechnen zu können, sind von Beginn an alle Originalrechnungen, Zahlungsbelege und Überweisungsnachweise zu sammeln. Ist abzusehen, dass keine Kosten - 4 -

5 mehr anfallen werden, kann das Projekt abgerechnet werden. Wurde das Projekt gefördert, ist die Abrechnung für die FördergeberInnen entsprechend aufzubereiten. Kontakt ARGE KIWI Arbeitsgemeinschaft Kind und Wissenschaft - 5 -