2010/2011. Kundenmagazin des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm. Stark. im Verbund

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1 Forum 2010/2011 Kundenmagazin des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Stark im Verbund

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3 Verantwortlich für den Inhalt: Geschäftsführer Manfred Allgaier Leiter Marketing & Vertrieb: Thomas Wagner Redaktion und Satz: Linda Hanselmann, Marketing & Vertrieb Layout: KIRU, Druckerei Sautter Auflage: Stück Druck: Druckerei Sautter Röntgenstrasse Reutlingen Nachweis Bilder und Grafiken: KIRU (Seite 1, 3, 5, 6, 7, 9, 12, 13, 14, 18, 20, 21, 23, 24, 25, 27, 30, 32, 33, 34, 36, 37, 40, 41, 42, 43), fotolia.com: FotoLyriX (Titelbild), Michael S. Schwarzer (Seite 8), Petro Ivanov (Seite 9), lagom (Seite 11), Mellimage (Seite 12), Feng Yu (Seite 14), DerSchmock (Seite 16), Junial Enterprises (Seite 17), nyul (Seite 19), redhorst (Seite 22), Eisenhans (Seite 24), Gernot Krautberger (Seite 26), Nmedia (Seite 28), Pavel Losevsky (Seite 29), dragon_fang (Seite 31), Falko Matte Seite 36), Dan Race (Seite 38), Hans-Joachim Roy (Seite 39), aboutpixel.de: Cordula Hohmann (Seite 36), Microsoft Office Online (Seite 4, 15, 32, 44), iib Institut Innovatives Bauen (Seite 10), Martina Kurz, Reutlingen (Seite 20), Ilja Mess (Seite 22), Kreisarchiv Rottweil (Seite 27), Gemeinde Westerheim (33), Stadtverwaltung Wangen (Seite 35)

4 EDITORIAL Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, wir leben in einer spannenden und aufregenden Zeit. Da sich auch in der kommunalen IT die Ereignisse förmlich überschlagen, sind wir nahe am Zentrum, von dem die wichtigsten Wellenbewegungen ausgehen. Sie tragen Namen wie Social Media, Elena, Web 2.0, npa, Cloud Computing, egovernment, Gesplittete Abwassergebühr, Mobiles Bürgerbüro oder das UMTS ersetzende LTE. Hinter diesen Begriffen und Kürzeln verbergen sich Systeme und Anwendungen, die hohe Anforderungen an ihre technische Umsetzung erfordern. Auch weil die Einhaltung gesetzlicher Regelungen nur mit innovativen Lösungen möglich ist. All diesen Herausforderungen stellen wir uns, weil sie die schöne Gelegenheit bieten, unsere andere Seite stärker zu betonen und ins Spiel zu bringen. In der schillernden IT-Welt manchmal als graue Maus wahrgenommen zu werden, kann in dieser bewegten Zeit sogar ein Vorteil sein. Vor allem wenn das bunte Innenleben einzigartig ist. Denn Vertrauen schafft man nur durch Vertrautes. Und das heißt, auf wechselnde Verkleidungen zu verzichten und mit den verborgenen Stärken zu punkten. Gewinnen lässt sich Vertrauen nur, wenn man es immer wieder neu bestätigt, indem man Worten erfahrbare Taten folgen lässt. Dieses Gesetz kennen Sie auch aus Lebensbereichen, die mit Technik wenig bis nichts zu tun haben. Unter buntem Innenleben verstehen wir deshalb auch, jede Ihrer Fragestellungen engagiert, aufmerksam und mit der notwendigen Zeit zu klären. Damit die beste Lösung immer auch den Kriterien genügt, die sich mit reinen Zahlen nicht erfassen lassen. Da wir auch weiterhin an die bewährte Arbeitsteilung glauben, dürfen Sie davon ausgehen, dass sich spezialisierte Köpfe und Hände um Ihre komplexen Aufgaben kümmern. Und unsere andere Seite sorgt dafür, dass IT-Lösungen auch zu Herzensangelegenheiten werden. Ohne große Worte darüber zu verlieren. Wenn Werte wie nachhaltige Dienstleistungen, Zeit und Eingehen auf den anderen wieder mehr geschätzt werden, freut uns das selbstverständlich. Denn das bestätigt, dass wir auf dem richtigen Weg und ein verlässlicher Partner sind. Ihr Rechenzentrum KIRU arbeitet auch künftig neue Themen sorgfältig auf, trennt vorübergehende Hypes von unverzichtbaren Anforderungen an Kommunen und setzt erarbeitete Lösungen rechtzeitig um. Darauf können Sie sich verlassen. Als jüngste Beispiele nenne ich nur die Gesplittete Abwassergebühr oder Zensus Fest eingebunden in den Datenverarbeitungsverbund Manfred Allgaier Geschäftsführer Kontakt: 0731/ /956-0 Baden-Württemberg werden durch modern vernetzte Strukturen ständig neue Synergieeffekte geschaffen, und zwar in den unterschiedlichsten Konstellationen. Den Wettbewerb um die besten Lösungen begrüßen wir, weil er ständige Leistungsbereitschaft und Kreativität auf hohem Niveau sichert. Damit das so bleibt, arbeiten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterhin mit Kopf und Herz. Und mit ihrem persönlichen Einsatz und Idealismus beweisen sie, dass die digitale Welt alles andere als grau sein muss. Wir freuen uns darauf, Ihre Wünsche so umzusetzen, dass Sie uns weiterhin Ihr Vertrauen schenken können. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viele interessante Anregungen beim Lesen unseres neuen KIRU- Forums. Ihr Manfred Allgaier 2010/2011 1

5 INHALT EDITORIAL 1 Geschäftsführer Manfred Allgaier über graue Mäuse und das bunte Innenleben der KIRU VERTRAUEN 4 Der persönliche Kontakt zählt 4 Für die KIRU steht die Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt der Kundenberatung Beziehungen 6 Die Kundenberater der KIRU unterwegs im Verbandsgebiet SERVICE 8 Mobiler Service 8 Mit dem Mobilen Bürgerbüro kommt Ihr Amt zu Ihren Bürgern Fehlersuche im Netz 9 Die KIRU unterstützt Mitglieder und Kunden bei der Analyse von Störungen und Problemen im Netz mit einer Vor-Ort-Datenstromanalyse Neue Perspektiven 10 Wie sich mit Hilfe von Geoinformationssystemen Strukturen und Prozesse optimieren lassen Verursacher zahlt 11 Verwaltungsgerichtshof verlangt gesplittete Gebühr für Schmutz- und Regenwasser Richtig gerechnet 12 Die Gemeinde Krauchenwies nutzt den kiru.kassengeschäftsservice Erreichbar 14 Starzach ist 100. Kunde für iiru.mobile Office Eingebürgert 15 Das Modul Einbürgerung nutzt Daten der Ausländerbehörde für weitere Verarbeitung Einfach und schnell 16 Elektronischer Bürgerdienst Fahrschule im Zollernalbkreis Vollstreckt 17 Lösung für anfallende Aufgaben der öffentlichrechtlichen und privatrechtlichen Vollstreckung Mitten drin 18 Einsatz von Social Media und Social Networks in der Verwaltung Doppik kommt in Fahrt 19 Viele Kommunen beschäftigen sich mit den Umstellungsarbeiten zur kommunalen Doppik INNOVATION 20 Überzeugend 20 Gelungener Start in eine neue Epoche - Reutlingen ist Vorreiter beim elektronischen Personenstandsregister im Standesamt Rechtssicher signiert 22 Elektronische Unterschrift nicht nur im Standesamt - neues Medium zum Abwicklen von Amts- und Rechtsgeschäften Voll integriert 24 Einführung des Kommunalmasters Veranlagung KM-V für die Verwaltung Leistungsfähig 26 Bis 2012 entsteht das modernste Einwohnerfachverfahren Deutschlands Zugriffsverwaltung dezentralisiert 27 Zukünftige Daten-Administratoren im Landratsamt Rottweil wurden von der KIRU geschult Vorteil Virtualisierung 28 Server-, Anwendungs- und Desktopvirtualisierungen bieten zahlreiche Vorteile Sicherer Desktop 30 Desktopvirtualisierungen mit Zero Client - die preiswerte Lösung SICHERHEIT 31 Gefahr im Verzug 31 Die Gefährdungslage der IT-Sicherheit in Deutschland bewegt sich weiter auf einem hohen Niveau /2011

6 INHALT QUALITÄT 32 CMS: 32 Ihrer Homepage auf der Spur Maßgeschneidert 34 iiru.sitzungsmanagement von der Entscheidung bis zum Einsatz bei der Stadtverwaltung Wangen im Allgäu Umstellung mit Hochdruck 36 dvv.personal - ganzheitlicher Ansatz für das Personalmanagement Gut in Schuss 38 kiru.liegenschaftsmanagement unterstützt die Vorbereitung auf die Doppik Schutz erwünscht 39 Die KIRU bietet Kunden mit eigener Firewall die Administration und Überwachung des Firewall-Systems als Dienstleistung an INTERN 40 Produktion 40 Am KIRU-Standort Ulm wird für Mitglieder und Kunden gedruckt Girl s Day 41 Mädchen-Zukunftstag im Rechenzentrum kiru.betriebsausflug 42 Betriebsausflug der KIRU-Belegschaft nach Überlingen am Bodensee Betriebs- und Dienstjubiläen 43 Wir gratulieren unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu ihren Jubiläen im Jahr 2010 TERMINE 44 ANZEIGEN /2011 3

7 VERTRAUEN Der persönliche Kontakt zählt Für die KIRU steht die Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt der Kundenberatung. Nicht nur in wirtschaftlichen Krisenzeiten sind öffentlich-rechtliche Institutionen für die gewerbliche Wirtschaft ein rentables Kundenpotential. Denn Kommunal- und Landkreisverwaltungen sind ein verlässlicher Vertragspartner mit Interesse an längerfristigen Bindungen. Deshalb stehen die kommunalen IT-Dienstleister, wie etwa die Rechenzentren im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg, zunehmend mehr im Wettbewerb mit privaten IT-Dienstleistern. Verstärkt wird dieser Wettbewerb durch die zunehmende Bereitschaft der öffentlich-rechtlichen Institutionen, sich auf dem IT-Markt neu zu orientieren. Die schon jahrzehntelange gute Gesamtversorgung durch die kommunalen IT-Dienstleister wird dabei als selbstverständlich wahrgenommen. Neue Konzepte der Kundenbindung Für die kommunalen IT-Dienstleister besteht Handlungsbedarf, über das umfassende Dienstleistunsangebot hinaus. Es gilt, sich über neue Konzepte der Kundenbindung und über neue Strategien im Vertrieb Gedanken zu machen. Dabei bieten die am Markt tätigen Berater zahlreiche Hilfestellungen und Handlungsalternativen an. Viele Begrifflichkeiten wie Clienting, Customer Relationship Management, Beziehungsmarketing, Customer Care Concept oder Key-Account- Management versuchen das Verhältnis des Dienstleisters zum Kunden neu zu definieren. Was langfristig wirklich zählt ist der persönliche und ehrliche Kontakt zum Kunden. Der Beratermarkt boomt, der Erfindungsreichtum, um im Beratergeschäft zu bleiben, ist groß. Hinter jedem Begriff steckt eine Philosophie, die, für sich gesehen, nachvollziehbar erscheint. Über einen gewissen Zeitraum betrachtet, werden viele dieser Erklärungsansätze wieder ausgetauscht und durch neue ersetzt. Ist ein Begriff abgewirtschaftet so tritt ein neuer an seine Stelle, die Inhalte jedoch bleiben mit etwas anderen Schwerpunkten weitestgehend erhalten. Persönlicher Kundenkontakt zählt Hier sind es vor allem die kommunalen Rechenzentren, die diesem Trend auch aus historischer Sicht entgegenwirken. Weder vollmundige Worte, noch mit Anglizismen bestückte Argumentationsketten bringen den Erfolg. Was langfristig wirklich zählt ist der persönliche und ehrliche Kontakt zum Kunden. Diesen Kontakt zum Kunden zu pflegen, verstehen die Kundenberater der KIRU als ihre wichtigste Aufgabe /2011

8 VERTRAUEN Der Kunde steht im Mittelpunkt Die Kunden stehen im Mittelpunkt, denn sie sind die Mitglieder und Eigentümer des Zweckverbandes und bestimmen die Richtung des Geschehens. Beratung zum Wohl und Nutzen des Kunden hat deshalb höchste Priorität bei der KIRU. Dabei spielt das partnerschaftliche Verhältnis zwischen den Beteiligten eine entscheidende Rolle. Fühlt sich der Kunde bei seinem Kundenberater als Partner gut aufgehoben, kann ein Vertrauensverhältnis aufgebaut und gefestigt werden. Durch den langfristigen Erhalt der Kundenbeziehungen ist der Vertrieb neuer Dienstleistungen und Lösungen dabei eine positive Begleiterscheinung. Vertrauen als Basis der Kundenbeziehung Vertrauen ist die Basis jeglichen Erfolgs. Vertrauen schaffen und festigen braucht Zeit. Daher legt das Rechenzentrum KIRU Wert auf langfristige Beziehungen der Kundenberater zu ihrem Kundenkreis. Offenheit und Authentizität sind ein wichtiger Bestandteil in der Kundenbeziehung, wie sie die KIRU definiert. Ein Kundenberater sollte gegenüber seinen Kunden so auftreten, dass er ihnen jederzeit offen in die Augen sehen kann. Er sollte von dem überzeugt sein, was er gegenüber seinen Kunden vermittelt. Zeitnahe Rückmeldung Ein weiterer wichtiger Aspekt einer erfolgreichen Kundenbeziehung ist die zeitnahe Rückmeldung zu angesprochenen Fragestellungen. Dem Kunden wird dadurch Wertschätzung vermittelt. Es geht nicht darum, auf alle Fragen des Kunden sofort eine Antwort geben zu können - denn letztlich wirkt dies eher unglaubwürdig - sondern die Fragen und Anliegen des Kunden zeitnah zum Kundenbesuch nachzubearbeiten und dann fundiert zu beantworten. Kundenberater als Vermittler Der Kundenberater ist der wichtigste Baustein im Beziehungsgeflecht Kunde und Dienstleister. Er identifiziert sich mit seinen Kunden und setzt sich intern bei der KIRU für seine Kunden ein. Für die tägliche Arbeit braucht er ein dickes Fell, damit er zwischen Kundenanforderungen und Kollegenrückmeldungen in der Vermittlerposition nicht aufgerieben wird. Die Kundenberater der KIRU sind bei Kunden wie auch Mitarbeitern anerkannt. Positive Rückmeldungen bestärken die KIRU, an diesem Konzept festzuhalten und es mit Feingefühl weiter auszubauen. Die KIRU hat das Ohr am Kunden! Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner 07121/ thomas.wagner@rz-kiru.de Kundenberater als Schnittstelle zum Kunden Unsere Kundenberater sind im Verbandsgebiet unterwegs und halten intensiven Kontakt zu unseren Kunden. Sie intensivieren die Unterstützung und Betreuung und vermitteln auch Spezialisten der KIRU zur Klärung von Detailfragen. Die Kundenberater haben ein Ohr für die Anliegen der Kunden, vertreten deren Interesse bei der KIRU und versuchen Lösungen in beiderseitigem Einvernehmen herbeizuführen. Eine kurze formlose Anfrage genügt und unsere Kundenberater melden sich bei Ihnen zur Terminvereinbarung gerne auch bei Ihnen vor Ort: kundenberater@rz-kiru.de Kundenberater Roland Maierhöfer (vorwiegend in den Regionen Schwarzwald-Baar- Heuberg, Neckar-Alb und im Landkreis Sigmaringen tätig) KIRU-Standort Reutlingen 07121/ roland.maierhoefer@rz-kiru.de Kundenberater Klaus Schwenning (vorwiegend in den Regionen Bodensee-Oberschwaben, Donau-Iller und Ostwürttemberg tätig) KIRU-Standort Ulm 0731/ klaus.schwenning@rz-kiru.de 2010/2011 5

9 VERTRAUEN Beziehungen Die Kundenberater der KIRU unterwegs im Verbandsgebiet. Montag, 21. September 2010, Uhr - Kundenberater Klaus Schwenning ist auf dem Weg zum Kundenbesuch bei der Stadtverwaltung in Erbach. Er ist verabredet mit Kämmerin Petra Schnierer und Hans Neher, der neben seinen Tätigkeiten für die Kämmerei auch für die EDV im Hause verantwortlich ist. Die junge Donaustadt Erbach im Alb-Donau-Kreis ist Mitglied im Zweckverband der KIRU und beschäftigt 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Stadtverwaltung. Die Stadt Erbach mit ihren Einwohnern gehört durch ihre Lage zur Innovationsregion Ulm. Regelmäßige Besuche Für Kundenberater Schwenning ist es der erste Besuch in Erbach. Freundlich wird er von Petra Schnierer und Hans Neher begrüßt und stellt sich und seine Aufgaben als KIRU-Kundenberater bei den beiden vor. Wichtig ist ihm der regelmäßige Kontakt zu den Kunden, damit Kundenberater Klaus Schwenning (links) im Gespräch mit den Mitarbeitern der Kämmerei der Stadt Erbach im Alb-Donau-Kreis Hans Neher (Mitte) und Petra Schnierer. er deren Wünsche und Sorgen kennt. Es ist gut, dass das Rechenzentrum die Kundennähe sucht, bestätigt Kämmerin Schnierer. Auch die jetzt regelmäßig stattfindenden Kundenbesuche der KIRU-Geschäftsbereichsleiter findet sie richtig. Wo der Schuh drückt Petra Schnierer und ihr Kollege Hans Neher haben sich auf den Besuch des Kundenberaters vom Rechenzentrum vorbereitet, indem sie Kolleginnen und Kollegen im Hause befragt haben, wo der Schuh drückt. Dass es keine Rückmeldungen gab, bewertet die Kämmerin als gutes Zeichen. Die beiden Mitarbeiter der Stadtverwaltung berichten Kundenberater Schwenning wie sich die Situation im Hause zur Zeit darstellt: Anfängliche Probleme im Finanzwesen SAP sind behoben, die neue Belegarchivierung in der Kasse funktioniert sehr gut, auch der SAP-Support hat sich verbessert. Nach der Leitungsoptimierung sind die Antwortzeiten im AGV besser, die Umstellungen von KAS/EVA auf KM-V laufen. Als wichtiges und eiliges Thema benennt Kämmerin Schnierer die Einführung der gesplitteten Abwassergebühr (GAG). Bei der Umsetzung möchte Erbach mit dem Rechenzentrum zusammenarbeiten. Dass der Zweckverband sich im Bereich GAG engagiert, begrüßen wir, da die Mitglieder im Zweckverband sich an den Entscheidungen beteiligen können und die Weiterentwicklung begleiten, erklärt Petra Schnierer. In der IT haben wir ja immer die Schnittstellenproblematik, wenn externe Dienstleister die Leistungen für uns erbringen. Mit der KIRU sind wir da auf der sicheren Seite. Gut aufgehoben im Zweckverband Weitere aktuelle Themen werden in der kleinen Runde besprochen. Hans Neher möchte die Ortschaftsver /2011

10 VERTRAUEN waltungen an das Rathaus anbinden und steht dazu bereits im Kontakt mit den zuständigen Kollegen im Rechenzentrum. Kundenberater Schwenning stellt die neuen Dienstleistungen der KIRU vor, die eventuell für die Stadt Erbach von Interesse und von Vorteil sein könnten. Wir fühlen uns wohl in unserer kommunalen Gemeinschaft, betont Kämmerin Petra Schnierer zum Abschluß des Gesprächs. Kundenberater Schwenning fasst das Gespräch nochmals zusammen und sichert eine rasche Erledigung der Aufgaben und Beantwortung der offenen Fragen zu. Ich verstehe mich primär als Sprachrohr und Anwalt des Kunden. Donnerstag, 23. September 2010, Uhr - Kundenberater Roland Maierhöfer ist auf dem Weg ins Rathaus der Gemeinde Kirchentellinsfurt, die im Verdichtungsbereich der Oberzentren Reutlingen und Tübingen liegt. In Kirchentellinsfurt leben Menschen umrahmt von den Landschaftsschutzgebieten Neckartal und Schönbuch. Gerhard Stökler, Leiter der Finanzverwaltung, und sein Stellvertreter Tim Hannig, der unter anderem auch für die IT zuständig ist, sind heute die Gesprächspartner von Roland Maierhöfer. Anwalt des Kunden Kundenberater Maierhöfer ist nicht zum ersten Mal in Kirchentellinsfurt. Da Tim Hannig aber erst seit Kurzem bei der Gemeinde arbeitet, stellt Roland Maierhöfer seine Tätigkeit und seine Aufgaben kurz vor. Ich verstehe mich primär als Sprachrohr und Anwalt des Kunden, aber auch als Vermittler zwischen Kunden und den KIRU-Mitarbeitern und als Vermittler zwischen den Positionen des Rechenzentrums und des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg. Eine nicht immer ganz leichte Aufgabe, zumal ich leider kein Zauberer bin. Ich habe aber die Erfahrung gemacht, dass man mit Offenheit und Ehrlichkeit am besten fährt. In den allermeisten Fällen findet man eine gemeinsame Lösung für die kleinen und großen IT-Wehwehchen und die Mitglieder und Kunden wissen den persönlichen und vertrauensvollen Kontakt zu schätzen - wie ich auch. Verwaltungswissen ist wichtig Gerhard Stökler und Tim Hannig berichten dem Kundenberater über die aktuelle Situation in der Gemeindeverwaltung. Mit der Finanzwesenlösung KIRP ist Kämmerer Stökler zufrieden, den Umstieg auf die Doppik plant er für Kundenberater Maierhöfer berichtet, dass im Landkreis Tübingen alle Kommunen eine der beiden Finanzwesenlösungen des Rechenzentrums einsetzen. Bei der Dateneingabe für KAI und kiru.liegenschaftsmanagement ist die Gemeinde personalbedingt etwas im Rückstand, erläutert Hannig. Das soll sich aber bald ändern. Für dvv.webgis wäre eine höhere Geschwindigkeit bei der Leitungsanbindung notwendig - eine Aufgabe, die Kundenberater Roland Maierhöfer mit ins Rechenzenturm nimmt und mit den zuständigen Kollegen besprechen wird. Gerhard Stökler lobt die PC-Installation für die Gemeindeverwaltung, die die KIRU-Mitarbeiter vor zwei Jahren durchgeführt haben: Das war die beste Installation, die wir je von einem Dienstleister haben durchführen lassen. Kundenberater Roland Maierhöfer erläutert den beiden Gesprächspartnern die neuen Dienstleistungen der KIRU. Es ist mir wichtig, dass ich Ihnen unsere Lösungen und Dienstleistungen vorstellen darf, damit Sie wissen, welches Spektrum die KIRU Ihnen anbieten kann. Für Gerhard Stökler ist es entscheidend, dass Anbieter von kommunalen Lösungen auch etwas von der Verwaltung verstehen. Das kann das Rechenzentrum, aber inzwischen können das auch andere. Kompetent und freundlich Die Gemeinde Kirchentellinsfurt hat mit dem Rechenzentrum einen IT-Betreuungsvertrag abgeschlossen, Kundenberater Roland Maierhöfer (Mitte) im Gespräch mit den Mitarbeitern der Gemeinde Kirchentellinsfurt im Landkreis Tübingen Gerhard Stökler (rechts) und Tim Hannig (links). der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus in der täglichen Arbeit entlastet: Wenn etwas anfällt, helfen die Kolleginnen und Kollegen im Rechenzentrum immer weiter, sie sind kompetent und freundlich, bestätigt Tim Hannig. Zum Abschluß des Gesprächs weist Roland Maierhöfer auf wichtige Termine für die Entscheidungsträger im Zweckverband hin: Die Verbandsversammlung und die Regionalen Informationstage. Da im Tagesgeschäft der Bürgermeister häufig keine Zeit bleibt, sich mit EDV-Themen und -Entwicklungen zu befassen, bieten die in der Regel halbtägigen Veranstaltungen eine gute Gelegenheit, sich kompakt und doch umfassend über die Aktivitäten und Planungen des Zweckverbandes KIRU zu informieren. 2010/2011 7

11 SERVICE Mobiler Service Mit dem Mobilen Bürgerbüro kommt Ihr Amt zu Ihren Bürgern. Sparen und trotzdem den Bürgerservice erweitern - das klingt paradox, funktioniert aber mit Hilfe des Mobilen Bürgerbüros. Qualifiziertes Personal und technische Ausstattung kommen direkt zum Bürger - unabhängig von Ort und Zeit. Nicht nur in großflächigen Kommunen mit vielen Ortsteilen, wo die Busse meist nicht im Zehn-Minuten-Takt fahren, ist das Mobile Bürgerbüro eine ideale Ergänzung zu den bestehenden zentralen Serviceangeboten der Kommunalverwaltungen. Für die Einwohner kleinerer Ortschaften bedeutet dies, dass sie bestimmte Verwaltungsvorgänge in ihrem Rathaus vor Ort erledigen können. Vom Antrag auf Kindergeld bis zu dringenden Einwohnermelde-Angelegenheiten zuhause bei einem Kranken ist vieles denkbar. Dienstleistungsqualität erhalten Kleine Ortschaftsverwaltungen können die Meldevorgänge ab aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen zum neuen Personalausweis nur noch mit entsprechender technischer Ausstattung bearbeiten. Eine Vollausstattung ist bei stundenweisen Öffnungszeiten in der Woche wirtschaftlich kaum darstellbar. Dank der neuen Mobilität im Bürgerservice kann vor Ort weiterhin eine hohe Dienstleistungsqualität erbracht werden. Selbst fehlende räumliche Voraussetzungen können durch innovative Lösungen und Kooperationen ausgeglichen werden beispielsweise mit einer Sparkasse, einem Einkaufszentrum oder einer Bücherei. Die 2-Koffer-Lösung iiru.mobiles Bürgerbüro besteht aus zwei Koffern, die alle Geräte beinhalten, die für eine Erfassung von Pass- iiru.mobiles Bürgerbüro - die 2-Koffer-Lösung Koffer 1 besteht aus den intelligent voll verkabelten produktiven Komponenten: Drucker Scanner Router Kabelbaum LAN-Schnittstellen USB-Anschlüsse Koffer 2 als Transportkoffer beinhaltet: Änderungsterminal EAC Fingerprintscanner Chipkartenterminal Laptop Dell Vostro 3700 Platz für EC-Terminal oder Personalausweisanträgen erforderlich sind. Die Koffer bestehen aus robustem Material und sind spritzwassergeschützt. Sie haben ungefähr die Größe eines mittleren Reisekoffers und wiegen circa 17 Kilogramm. Damit sie einfach bewegt werden können, verfügen sie über stabile Rollen. Neben der erforderlichen Hardware verfügen die Koffer über die aktuelle Software sowie eine geeignete Anbindung an das Rechenzentrum. iiru.mobiles Bürgerbüro wird über die KIRU in ganz Baden-Württemberg über die jeweils zuständigen Kommunalen Rechenzentren angeboten und vertrieben. Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner 07121/ thomas.wagner@rz-kiru.de /2011

12 SERVICE Fehlersuche im Netz Die KIRU unterstützt Mitglieder und Kunden bei der Analyse von Störungen und Problemen im Netz mit einer Vor-Ort-Datenstromanalyse. Montag, 25. Januar Ortstermin bei der Stadt Reutlingen. Roland Nadler, Spezialist für Netzanalysen beim Rechenzentrum KIRU, auf dem Weg zum Dienstzimmer der Abteilung IuK bei der Stadtverwaltung in Reutlingen. Karl-Heinz Möck, Stefan Hofmeister und Benjamin Brändle warten bereits auf ihn, denn sie hoffen auf Hilfe bei der Lösung eines Problems im lokalen Netz der Stadtverwaltung. Roland Nadler richtet sich zunächst seinen Arbeitsplatz ein. Dazu hat er zwei Koffer mit Messinstrumenten und einen Laptop mitgebracht. Netzmessung vor Ort Die IT-Mitarbeiter der Stadtverwaltung berichten von ihren aktuellen Netzproblemen, die Roland Nadler schon teilweise durch Telefonate und Tests in den vorausgangenen Tagen bekannt sind. Dabei stellte sich heraus, dass nur eine direkte Vor-Ort-Messung im Netz der Stadtverwaltung Aufschluss über die Problemlage bringen würde. Der Auftrag zur Netzmessung wurde an die KIRU vergeben. Mit einem Datenstrom-Analysegerät (DA-3400 Data Network Analyzer) misst und analysiert Nadler den Datenstrom an unterschiedlichen Stellen im Netz. Mit dem Analysegerät sind Belastungs- und Auslastungsanalysen sowie Fehler- und Problemanalysen auch im VoIP-Umfeld möglich. Schwierige Fehler in komplexen Netzwerken sind somit leichter zu lokalisieren. Durch verschiedene Messungen und im Gespräch mit den Mitarbeitern der Stadtverwaltung Reutlingen wird das Problem immer mehr eingegrenzt. Von der Verkabelung, über die Router, die Firewall, die verschiedenen Server bis hin zu den Softwareapplikationen sind im Netz viele Fehlerquellen möglich. Jede einzelne Messung notiert Nadler in einem Logbuch. Auswertung erfolgt sofort Die Auswertung erfolgt sofort, die Konsequenzen werden mit dem Kunden besprochen und so Vorschläge zur Lösung erarbeitet. Wenn möglich erfolgt direkt nach der Umsetzung eine weitere Messung, um den Störpunkt weiter eingrenzen zu können. Nach 1,5 Stunden ist der Fehler soweit lokalisiert, dass ein konkreter Lösungsvorschlag zur Behebung des Problems vorgelegt werden kann. Die Mitarbeiter der IuK-Abteilung sind zufrieden und wissen nun, was zu tun ist. Es wird vereinbart, dass auf Grundlage des Logbuchs ein ausführlicher schriftlicher Bericht zum Ortstermin erstellt und nachgereicht wird. Roland Nadler verabschiedet sich und macht sich auf den Weg zum nächsten Kunden, wo schon neue Netzstörungen auf ihn warten. Ihr Ansprechpartner: Roland Nadler 07121/ roland.nadler@rz-kiru.de 2010/2011 9

13 SERVICE Neue Perspektiven Wie sich mit Hilfe von Geoinformationssystemen Strukturen und Prozesse optimieren lassen. Die Kombination Amtliche Lagekarte (ALK) und Amtliches Lagebuch (ALB) und Geoinformationssystem (GIS) bildet das Fundament, auf dem sich ein für jeden begehbares Datenhaus bauen lässt. Die in diesem GIS-Datentopf gesammelten Daten lassen sich wie in einem Navigationssystem über die Flurstücksnummer, eine Adresse oder über GPS-Koordinaten verknüpfen. Enorme Zeit- und Kostenersparnis Die Zeit- und Kostenersparnis sowie die optimierte Zusammenarbeit zwischen IT und Kämmerei lassen sich exemplarisch für jede Verwaltung am Beispiel der gesplitteten Abwassergebühr aufzeigen: Das auf den Grundstücken anfallende Regenwasser oder Oberflächenwasser wird bisher in vielen kleineren und mittelgroßen Gemeinden pauschal nach dem Frischwassermaßstab abgerechnet. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass der Kostenanteil der Regenwasserbeseitigung an den Gesamtkosten der Entwässerung zwischen 20 und 30 Prozent liegen kann. In Baden-Württemberg wurde dies mit dem Urteil des Verwaltungsgerichtshofs (VGH) als rechtswidrig erklärt. Der VGH verlangt auch von kleinen Kommunen eine gesplittete Abwassergebühr. Dies hat zur Folge, dass die Kommunen mit relativ großem Aufwand für jedes Grundstück die versiegelte Fläche ermitteln müssen, um den Maßstab für die Oberflächenwassergebühr zu bilden. In der Praxis haben sich bisher nur zwei Erfassungsmethoden als sinnvoll erwiesen: Die Abflussbeiwertmethode (Bayerisches Modell) und die Ermittlung der real versiegelten Flächen (GIS-Methode) mit der kommunalen Luftbildrobotik. Für die Ermittlung der versiegelten Flächen sind hochauflösende Luftbilder eine Mindestvoraussetzung. Durch die Befliegung mit einem sogenannten Sky-Eye können hoch auflösende Luftbilder auch unterjährig erstellt werden. Selbst wenn die Bäume belaubt sind. Aus den Luftbildern werden anschließend die verschiedenen Versiegelungsarten ermittelt. Für diese AufgabensteIlung kommunale Luftbildrobotik wurde ein Förderprojekt beim Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWT) beantragt. An die Zukunft denken Mit der GIS-Methode als Kombination aus amtlicher Lagekarte, Lagebuch und Luftbildauswertung erarbeiten sich die Kommunen einen reichen Datenschatz, der hilft, die Zukunftsaufgaben leichter zu erfüllen. Diese Daten können beispielsweise für folgende Aufgaben verwendet werden: Vermögensbewertung für die Umstellung auf das Doppik-Rechnungswesen Straßenerhaltungsprogramm Energiekonzepte für Kommunen Grünflächenkataster Voraussetzung ist, dass die Daten nicht nur in der Verbrauchsabrechnung verschwinden, sondern zusätzlich in das GIS übertragen werden. Neben den ALB/ ALK-Daten, möglicherweise dem Allgemeinen Kanalplan und den Straßenplänen, befindet sich nun eine lückenlose Fotodokumentation im Lageplanmaßstab im Geoinformationssystem. (Dieser Beitrag ist auch veröffentlicht in der Zeitschrift VITAKO AKTUELL 03/10 der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. ) Ihr Ansprechpartner: Norbert Fischer 0731/ norbert.fischer@rz-kiru.de /2011

14 SERVICE Verursacher zahlt Verwaltungsgerichtshof Baden-Württemberg verlangt gesplittete Gebühr für Schmutz- und Regenwasser. Im Grundsatzurteil vom 11. März 2010 hat der Verwaltungsgerichtshof (VGH) Baden-Württemberg entschieden, dass Kommunen die Abwassergebühr künftig in jeweils eine Gebühr für Schmutzwasser und Oberflächenwasser aufteilen müssen. Die Abwassergebühr richtet sich bisher in fast allen Kommunen nach dem bezogenen Frischwasser. Dabei wurde unterstellt, dass genausoviel Abwasser in die kommunalen Kanäle geleitet wird, wie über die Wasseruhr messbares Frischwasser bezogen wird. Das auf den Grundstücken anfallende Regenwasser oder Oberflächenwasser wurde bisher in der Gebührenordnung nicht berücksichtigt, obwohl der Kostenanteil der Regenwasserbeseitigung an den Gesamtkosten der Entwässerung zwischen 20 und 30 Prozent liegen kann. Dagegen gab es eine Klage, die das Verwaltungsgericht zunächst abgewiesen hatte, die Berufung des Klägers hatte aber Erfolg. Nach Auffassung des VGH verstößt die Erhebung einer nach dem Frischwassermaßstab berechneten einheitlichen Abwassergebühr für die Schmutz- und Niederschlagswasserentsorgung auch bei kleineren Gemeinden gegen den Gleichheitsgrundsatz. Das Urteil soll zu mehr Gebührengerechtigkeit führen und die Gebühr noch stärker als bisher an der Kostenverursachung festmachen. Keine Übergangsfrist Aus dem Urteil ergeben sich folgende Konsequenzen: Die Abwassergebührensatzungen, die die Abwassergebühren ausschließlich nach dem Frischwassermaßstab bemessen, sind als nichtig anzusehen, diese Gebührenbescheide sind sogar rechtswidrig. Es gibt keine Übergangsfrist. Sofern gegen künftige Abwassergebührenbescheide von den Bürgern Widersprüche eingelegt werden, müssen diese Bescheide aufgehoben werden. Welchem Modell die Gebührenbemessung folgen soll, bleibt offen. Sinnvolle Erfassungsmethoden In der Praxis haben sich bisher nur zwei Erfassungsmethoden als sinnvoll erwiesen: Die Abflussbeiwertmethode (Bayerisches Modell) und die Ermittlung der real versiegelten Flächen (Geoinformationssystem- oder GIS-Methode). In fünf kurzfristig angesetzten Informationsveranstaltungen informierte die KIRU mehr als 300 betroffenen Mitglieder und Kunden. Dienstleistungspaket geschnürt Nach umfangreichen Vorarbeiten bietet die KIRU ihren Mitgliedern und Kunden ein Gesamtpaket an. Das modular aufgebaute Dienstleistungspaket deckt alle Schritte im Prozess ab: Datenerfassung, Datenauswertung, Abwasserberechnungsmethode, Informationsbroschüren, Farb-Exposé je Grundstück, Bürgerbeteiligung, Rücklaufbearbeitung, neue Gebührenbescheide (ab ). Zusätzlich sollen die Erfahrungen aus den Einzelprojekten verwertet werden. Die intensive Zusammenarbeit der KIRU-Spezialisten mit den Vorreiter-Gemeinden hat sich bewährt. Die KIRU hat als erstes Rechenzentrum in Baden- Württemberg eine Komplettlösung angeboten. Bis heute (Stand ) haben sich bereits über 80 Kommunen für die runde KIRU-Lösung entschieden. Ihr Ansprechpartner: Norbert Fischer 0731/ /

15 SERVICE Richtig gerechnet Die Gemeinde Krauchenwies nutzt den kiru.kassengeschäftsservice. Die Abwesenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch Urlaub oder Krankheit oder auch der Wechsel von Personal, sind für viele Verwaltungen im Arbeitsalltag problematisch. So auch für die Gemeinde Krauchenwies, die in diesem Jahr einen längeren, absehbaren Personalausfall in der Kasse zu verkraften hatte. Der neue Kassengeschäftsservice der KIRU bietet schnelle Hilfe. In Krauchenwies gab es frühzeitig Überlegungen, wie ein Personalausfall im Bereich der Kassengeschäfte aufgefangen werden kann. Auf der Suche nach praktikablen Lösungen lieferte das neue Dienstleistungsangebot der KIRU eine optimal auf die Anforderungen der Verwaltung Krauchenwies zugeschnittene Lösung. Zwischen Mitte März bis Anfang Mai sowie in der Kernurlaubszeit in den Sommerferien 2010 hat die Gemeinde Krauchenwies den kiru.kassengeschäftsservice in Anspruch genommen und war damit sehr zufrieden, wie Kämmerer Viktor Franchini bestätigt. (v.l.n.r.:) Bernhard Züfle, Viktor Franchini, Karin Härtl (Gemeindeverwaltung Krauchenwies) und Evelin Beck (KIRU). Aufgabenkatalog und Checkliste Ein Anruf beim Rechenzentrum KIRU genügte, um einen schnellstmöglichen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren. Im Gespräch mit den Kassenspezialisten der KIRU wurde der Bedarf der Verwaltung erfasst, ein Aufgabenkatalog erstellt und jeder Vorgang auf Grundlage einer Checkliste durchgesprochen, die alle Geschäftsprozesse der Kasse umfasst. Positiver Nebeneffekt seitens der Verwaltung: Die Kassenorganisation sowie der Kassenablauf wird vor dem Hintergrund betrachtet, welche Prozesse automatisiert beziehungsweise optimiert werden können. Die Besonderheiten der Verwaltung wurden in der Checkliste vermerkt. Rechtliche Grundlagen Im Rahmenvertrag über beauftragte Leistungen und im Abrufvertrag, der den jeweiligen Zeitraum der Inanspruchnahme regelt, wurden die rechtlichen Grundlagen der Überlassung der Kassengeschäfte geregelt. Die Entscheidung, Kassengeschäfte ganz oder teilweise von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen, muss der Rechtsaufsichtsbehörde angezeigt werden ( 94 GemO). Kassengeschäftsservice in der Praxis Um einen optimalen Ablauf zu gewährleisten, wurden alle Aufgaben definiert, die im Zeitraum der Inanspruchnahme innerhalb der Verwaltung verbleiben sollten: Dies waren beispielsweise der Bereich der Barkasse, das Anordnungswesen, die Zahl- und Abbuchungsläufe, die monatliche Kontrolle der Soll-Fortschreibung aus Fachverfahren auf die Haushaltstellen in SAP sowie die Bearbeitung der Fehlertabelle aus Vorverfahren /2011

16 SERVICE Folgende Aufgaben wurden demnach auf die KIRU übertragen: Inhaltliche Kontrolle der Protokolle aus der täglichen Nachtverarbeitung Ausführung des Tagesabschlusses inklusive der erforderlichen Abstimmungstätigkeiten Vollständige Verbuchung der elektronischen Kontoauszüge Summarische Überleitung der IS-U Daten in die kamerale Finanzbuchhaltung Alle Tätigkeiten wurden von der KIRU dokumentiert und waren für die Verwaltung stets transparent. So wurde der Tagesabschluss vom zuständigen KIRU-Mitarbeiter unterzeichnet und täglich als PDF-Dokument inklusive Anlagen an die Verwaltung gesendet. Die Kommunikation zwischen der Gemeinde und dem Rechenzentrum hat hervorragend funktioniert, betont Kämmerer Franchini im Gespräch. Nach Abschluss der Dienstleistung wurden alle Tagesabschlüsse im Original an die Verwaltung übergeben. Auch die Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung hat zum reibungslosen Ablauf beigetragen: Die Kontoauszüge wurden zum Beispiel schon am Vortag der Verbuchung auf unklare Ein- und Auszahlungen durchgesehen und alle Informationen an das Rechenzentrum zur Verarbeitung dieser Fälle per übermittelt. Die Rückläuferverarbeitung, die Kontenpflege sowie die Kontrolle der Schnittstelle zur Personalkostenverbuchung wurden komplett vom Rechenzentrum erledigt. Das Rechenzentrum hat folgende Aufgaben im Bereich Kassengeschäfte übernommen: Kontrolle der Protokolle aus der täglichen Verarbeitung Tagesabschluss Verbuchung elektronischer Kontoauszug Rückläuferverarbeitung Kontenpflege Auswertungen Mahnlauf Vorteile für die Gemeinde Welche Vorteile ergeben sich aus Sicht der Verwaltung? Trotz Personalengpässen kann das tägliche Kassengeschäft ungestört weiterlaufen, so dass es weder zu Zahlungsverzögerungen bei Auszahlungen noch zu Rückständen bei der Beitreibung kommt. Skontofristen können eingehalten werden. Eine Prüfung ist jederzeit vor Ort in der Verwaltung möglich, da sich alle Unter- lagen bei der Verwaltung befinden. Für die Übernahme der Kassengeschäfte durch die KIRU wurde ein gesonderter Benutzer eingerichtet. Die Angst, dass der Arbeitsplatz zum Rechenzentrum verlagert werden könnte, war bei den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu keinem Zeitpunkt vorhanden und wäre aus Sicht der Personalverantwortlichen auch unbegründet, da durch die Dienstleistungen des Rechenzentrums nur Ausfallzeiten aufgefangen werden. Im Gegenteil: Es ergeben sich sogar Vorteile bei der Urlaubsplanung. Als positiven Nebeneffekt werteten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung in Krauchenwies die Möglichkeit, im Rahmen der Aufgabenübertragung an die KIRU verschiedene Arbeitsabläufe zu untersuchen und zu optimieren. Die schnelle Reaktion des Rechenzentrums auf unsere Anfrage war sehr wichtig für uns. So konnte die Übernahme der von uns definierten Tätigkeiten im Kassengeschäft durch die KIRU innerhalb einer Woche realisiert werden, erklärt Viktor Franchini. Service sofort verfügbar Nach erstmaligem Einsatz bei einer Verwaltung ist die Dienstleistung kiru.kassengeschäftsservice jederzeit für weitere Zeiträume sofort beim Rechenzentrum abrufbar. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KIRU sind für diese Aufgaben bestens qualifiziert und mit der Verwaltung vertraut. Die Zusammenarbeit ist beidseitig hervorragend gelaufen, bestätigt der Gemeindekämmerer. Durch die Übernahme der Kassengeschäfte erhielten die KIRU-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen detaillierten Einblick in die Abläufe der Gemeinde, was sich wiederum positiv für die Kunden auswirkt: Die Qualität der täglichen Beratungsarbeit wird verbessert. Ihr Ansprechpartner: Thomas Bendrin 07121/ thomas.bendrin@rz-kiru.de 2010/

17 SERVICE Erreichbar Starzach ist 100. Kunde für iiru.mobile Office. Um auch außerhalb des Rathauses mit wichtigen Informationen versorgt zu werden und zeitnah Entscheidungen treffen zu können, ist für Thomas Noé, Bürgermeister der Gemeinde Starzach im Landkreis Tübingen, eine kompakte mobile Lösung sehr wichtig: Als Bürgermeister ist man ja häufig unterwegs und hat deshalb oft längere Zeit keinen Zugriff auf den Rechner im Rathaus. Die KIRU-Lösung iiru.mobile Office gibt mir eine höhere Flexibilität und noch mehr Effizienz bei der Erledigung meiner Aufgaben. Insbesondere die Möglichkeit, bei längerer Abwesenheit vom Rathaus zwischenzeitlich eingegangene Mails sichten und bearbeiten zu können oder die Terminverwaltung mit Besprechungsterminen, Erinnerungen an Geburtstage, Jubiläen oder Veranstaltungen stets aktuell und unabhängig vom momentanen Standort im Blick zu haben, halte ich für sehr vorteilhaft. Noé nutzt Bürgermeister Thomas Noé (rechts) testet den E-Mai Push-Dienst unter fachkundiger Anleitung von KIRU-Mitarbeiter Michael Beier. deshalb wie mittlerweile bereits mehr als 100 Kunden den Push-Dienst iiru.mobile Office der KIRU. Anfang Februar 2010 besuchten ihn KIRU-Mitarbeiter Michael Beier und Kundenberater Roland Maierhöfer, iiru.mobile Office gibt mir eine höhere Flexibilität und noch mehr Effizienz bei der Erledigung meiner Aufgaben. um ihn in die Funktionen seines sogenannten MDA Gerätes (Mobiler Digitaler Assistent) einzuführen und ihm als 100. Kunden zu gratulieren. Thomas Noé ist seit 2004 Bürgermeister der Gemeinde Starzach, die 4400 Einwohner in 5 Ortsteilen umfasst. Immer aktuell informiert Über die Mobilfunk-Datenverbindung des eingebauten Mobiltelefons (beispielsweise GPRS) wird das Gerät automatisch immer auf dem aktuellsten Stand gehalten. Auch Antwort-Mails oder sonstige Änderungen werden mit dem Server im Büro fast ohne Zeitverlust abgeglichen. Der Zugriff von außen auf einen Server am Arbeitsplatz darf jedoch nur über einen entsprechend abgesicherten Zugang erfolgen. Mit Hilfe eines mehrstufigen Konzepts auf Basis von Microsoft Direct Push, dem Microsoft ISA-Server und der KIRU Firewall wurden diese Anforderungen umgesetzt und stehen allen interessierten KIRU Kunden zur Verfügung. Ihr Ansprechpartner: Werner Schneider 0731/ werner.schneider@rz-kiru.de /2011

18 SERVICE Eingebürgert Das Modul Einbürgerung nutzt Daten der Ausländerbehörde für weitere Verarbeitung. Das Modul Einbürgerung nutzt die Daten der Fachanwendung LaDiVA der Ausländerbehörde für die weitere Verarbeitung in den Staatsangehörigkeitsbehörden. Ausländerbehörden sind die Landratsämter, kreisfreien Städte und Großen Kreisstädte. Staatsangehörigkeitsbehörden sind nur die Landratsämter und kreisfreien Städte. Sie sind eng miteinander verzahnt. Die maßgeblichen Änderungen, die in der jeweiligen Behörde erfolgen, werden der anderen Behörde beim Aufruf der Person online mitgeteilt. Piloteinsatz im Landratsamt Bodenseekreis Der Staatsangehörigkeitsbehörde beim Landratsamt sind drei Ausländerbehörden zugeordnet. Neben dem Landratsamt selbst sind dies die Großen Kreisstädte Überlingen und Friedrichshafen. Die Staatsangehörigkeitsbehörde des Landratsamtes Bodenseekreis hat sich freundlicherweise als Pilotanwender zur Verfügung gestellt und setzt das Modul LaDiVA Einbürgerung seit dem produktiv in ihrer Verwaltung ein. Die bis dahin bei der Bodenseekreisverwaltung eingesetzte Lösung deckte die Anforderungen der Fachabteilung ab. Die gesetzlichen Neuerungen konnten mit dieser Lösung aber nicht mehr abgebildet werden. Mit einem weinenden Auge und viel Arbeitseinsatz stellten sich die Mitarbeiterinnen der Staatsangehörigkeitsbehörde den neuen Herausforderungen. Zuerst konnte ich mir nicht vorstellen, dass ich mit der neuen Lösung zurechtkomme, berichtet Renate Käser nach einer kurzen Einarbeitungsphase. Heute sind die vielen Möglichkeiten von LaDiVA für mich sehr hilfreich. Integrierte Schnittstellen Online-Sicherheitsüberprüfung des Landes Baden- Württemberg (OSIP-BW), Unterstützung bei der Eingabe der Daten im Portal für die Entscheidungen in Staatsangehörigkeitsangelegenheiten (EStA) mit Zugriff auf das zentrale Register des Bundesverwaltungsamtes, automatisierte Meldungen an das Statistische Landesamt, Anlage und Verwaltung von Optionsbürgern. Gemeinsame Datennutzung Mit Zustimmung der zugeordneten Ausländerbehörden können auch deren Daten (im Rahmen der Akteneinsicht) von der Staatsangehörigkeitsbehörde übernommen werden. Anfängliche Bedenken der Ausländerbehörden bezüglich des Zugriffs auf die Datensätze konnten inzwischen vollständig ausgeräumt werden, wie Alexander Fahr, Leiter des Sachgebiets Ausländerwesen bei der Stadt Überlingen, erklärt: Die anfänglichen Bedenken unserer Behörde bezüglich des Zugriffs der Staatsangehörigkeitsbehörde auf unsere Datensätze sind inzwischen vollständig ausgeräumt. Durch die gemeinsame Nutzung eines Datensatzes gibt es im Alltagsgeschäft keinerlei Einschränkung für unsere Behörde. Aufgrund der Eingaben der Staatsangehörigkeitsbehörde sind wir immer auf dem aktuellen Stand. Durch einen eingeschränkten Zugriff der Einbürgerungsbehörde wurde auch sichergestellt, dass ohne unser Zutun keine Änderung eines Datensatzes möglich ist. Inzwischen hat sich auch das Landratsamt Alb- Donau-Kreis für das Modul Einbürgerung entschieden. Ihr Ansprechpartner: Ingo Niels 0731/ /

19 SERVICE Einfach und schnell Elektronischer Bürgerdienst Fahrschule im Zollernalbkreis. Seit Mitte Mai 2010 bietet die Führerscheinstelle des Landratsamtes den Fahrschulen im Zollernalbkreis den elektronischen Bürgerdienst Fahrschule an. Mittlerweile ist der Bürgerdienst bei sechs Fahrschulen im Einsatz. Antragszeit verkürzt 150 Führerscheine wurden inzwischen elektronisch über die Fahrschulen beim Zollernalbkreis beantragt. Durch den digitalen Antrag verkürzt sich die Antragsbearbeitung auf der Führerscheinstelle erheblich, denn die Führerscheinanträge gehen nicht mehr per Post oder Bote an die Bürgermeisterämter und von dort zur Führerscheinstelle, sondern kommen online per Knopfdruck direkt von der Fahrschule. In der Führerscheinstelle werden die digital versendeten Antragsdaten und Dokumente geprüft und in die LaIF Führerscheinbearbeitung übernommen. Das Führerscheinverfahren LaIF besitzt eine Anbindung zum jeweils zuständigen Meldeamt der Antragsteller, die Daten der Antragsteller können online abgefragt werden. Die Zeitspanne von der Antragstellung bis zum Einreichen des Prüfauftrags beim TÜV beträgt im Durchschnitt sieben bis zehn Arbeitstage. Schneller und einfacher Adrian Schiefer, Verkehrsamtsleiter des Zollernalbkreises, stellt fest: Mit der Ausweitung der ebürgerdienste auf den Führerscheinbereich konnten wir einen weiteren Schritt tun, behördliche Verfahren für die Bürger einfacher und vor allem auch schneller zu machen. Die Fahrschüler können alles über die Fahrschule und deren Online-Anbindung abwickeln lassen. Gerade in diesem Bereich warten Antragsteller oft auf schnelles grünes Licht und insoweit kommt diese neue Lösung sehr gut an. Wir hoffen, dass sich weitere Fahrschulen dafür entscheiden, unser Serviceangebot in Anspruch zu nehmen. Führerscheinbearbeitung im Blick Die Vorteile bestätigt auch Josef Berli, Vorsitzender des Fahrlehrerverbandes im Zollernalbkreis: Der neue elektronische Bürgerdienst bietet große Vorteile für die einzelnen Fahrschulen. Die Fahrschule weiß jetzt genau, wie der aktuelle Stand der Führerscheinbearbeitung beim jeweiligen Fahrschüler ist. Ich kann genau sehen, ob bereits alle Unterlagen beigefügt sind, kann gegebenenfalls den Fahrschüler oder die Eltern darauf hinweisen, dass das eine oder andere Dokument noch fehlt. Gerade im ländlichen Raum ist die Unabhängigkeit von den Öffnungszeiten der Bürgermeisterämter wichtig. Früher sind viele Anträge lange liegengeblieben, weil die Fahrschüler keine Gelegenheit hatten, den Antrag beim Bürgermeisteramt abzugeben. Jetzt kann ich den Bürgerdienst rund um die Uhr in Anspruch nehmen. Die Bearbeitung der Anträge bedeutet keinen Mehraufwand für mich. Wenn man das ein paar Mal gemacht hat, funktioniert es reibungslos. Ich habe eine strukturierte Software, bei der ich den Überblick über alle meine Anträge per Mausklick habe. Sobald die Anbindung an die herkömmliche Fahrschulsoftware steht, fällt auch noch die Erfassung der Personenstammdaten der Fahrschüler weg und ich kann die Daten einfach übernehmen. Es ist nur schade, dass noch nicht mehr Fahrschulen den ebürgerdienst nutzen. Ihr Ansprechpartner: Hans-Peter Rehm 0731/ /2011

20 SERVICE Vollstreckt Lösung für anfallende Aufgaben der öffentlichrechtlichen und privatrechtlichen Vollstreckung. Mit der Dienstleistung kiru.forderungsmanagement steht Mitgliedern und Kunden eine Lösung zur Verfügung, mit der alle im Bereich der öffentlichrechtlichen und privatrechtlichen Vollstreckung anfallenden Aufgaben auf Basis der bewährten Software avviso erledigt werden können. Die Lösung kiru.forderungsmanagement bietet sowohl für einfache wie komplexe Vollstreckungsvorgänge jeweils das passende Werkzeug. Dazu steht ein zentraler Softwarebetrieb im Rechenzentrum zur Verfügung. Die KIRU-Lösungen wie beispielsweise die kameralen und doppischen Finanzwesen SAP und KIRP oder das Fachverfahren dvv.ordnungswidrigkeiten werden mit vollstreckungsrelevanten Daten direkt an kiru.forderungsmanagement angebunden. Der zentrale Rechenzentrumsbetrieb bietet zusätzlich den Vorteil der Hochverfügbarkeit, außerdem Datenschutz und Datensicherheit sowie die ständige Aktualität der eingesetzten Software nach vorheriger Testphase. Die Betreuung der Lösung erfolgt durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KIRU. Mitglieder und Kunden erhalten damit alles wie gewohnt aus einer Hand. Günstige Fallpauschalen Die Abrechnung der Dienstleistung kiru.forderungsmanagement erfolgt über günstige Fallpauschalen. Kosten für den Erwerb von Softwarelizenzen sowie für die Einführung der Software fallen nicht an. kiru.forderungsmanagement wird sowohl Kunden mit bestehenden avviso-installationen als auch Neukunden angeboten. Kleinere Kunden mit geringen Fallzahlen, für die sich bislang der Lizenzkauf und der Aufwand des Systemaufbaus nicht rechnete, werden von kiru.forderungsmanagement profitieren. Größeren Kun- den kommt eine Staffelpreisregelung zugute. Durch die zentrale Installation beim Rechenzentrum ergeben sich weitere Synergien für die Kommunen, so beispielsweise der elektronische Austausch von Amtshilfeersuchen durch das Zusatzmodul amtshilfe.net. Gute Akzeptanz Seit der Einführung von kiru.forderungsmanagement im April 2010 wurde die neue Dienstleistung von Mitgliedern und Kunden sehr gut angenommen. Innerhalb eines halben Jahres sind bereits 10 Kunden mit kiru.forderungsmanagement produktiv gegangen, darunter die Städte Tettnang, Laupheim, Isny und Bad Schussenried sowie die Gemeinde Dunningen. Funktionsumfang von kiru.forderungsmanagement: $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Automatisches Generieren von Folgeterminen Standardisierter Maßnahmenkatalog (individ. anpassbar) Automatische Berechnung von Säumniszuschlägen (nach AO) und Zinsen (nach BGB), automatische Berechnung von Nebenforderungen Automatische Adressverknüpfung zu weiteren Behörden Schuldnerverwaltung Adresshistorie der Schuldner Zusammenfassung aller offenen Forderungen eines Schuldners aus verschiedenen Finanzverfahren Schriftgutverwaltung und Archivierung Standardisierte Textbausteine (individuell anpassbar) Außendienstverwaltung inklusive -abrechnung Verwalten und Bearbeiten von Insolvenzvorgängen und Immobiliarvollstreckungsvorgängen Wiedervorlage, detaillierte Statistiken Elektronischer Mahnbescheid Ihr Ansprechpartner: Thomas Greil 0731/ thomas.greil@rz-kiru.de 2010/