Broschüre zum neuen. Kopier- und Drucksystem. an der Staatlichen Studienakademie Leipzig. Studenten. Stand:

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1 Broschüre zum neuen Kopier- und Drucksystem an der Staatlichen Studienakademie Leipzig Studenten Stand:

2 Druckauftrag abschicken Mit der Einführung der neuen Kopier- und Drucksysteme an der BA-Leipzig wurden auf allen Rechnern unter Windows XP zwei neue Drucker installiert. Diese können je nach gewünschtem Farbmodus verwendet werden: Canon Color für farbige und Canon SW für schwarzweiße Aufträge. Mit dem Studienausweis können diese dann gegen Bezahlung an den jeweiligen Druckern abgeholt werden. Farbige Druckaufträge können ausschließlich am Farbgerät entgegen genommen werden, welches gegenüber der Studienorganisation aufgestellt ist. Schwarzweiß-Drucke sind ausschließlich im rechten Flügel des Erdgeschosses oder im Notfall auch in der Bibliothek druckbar. Für den Druck eines Dokumentes wählt man wie gewohnt in einer Software (z.b. Word) unter dem Punkt Datei - Drucken den entsprechenden Drucker aus (z.b. Canon Color). In diesem Popup können auch noch weitere Einstellungen, wie z. B. der zu druckende Seitenbereich vorgenommen werden. Über den Button Eigenschaften gelangt man zu den weiteren Optionen des Druckers (Abb. 1). Abb.1: Das Menü Drucken Im linken Reiter Seite einrichten können vorgefertigte Druckprofile (z. B. 2 auf 1) gewählt, das Seiten- und Ausgabeformat, die Anzahl der Kopien, die Ausrichtung sowie das Seitenlayout eingestellt werden (Abb. 2). Abb.2: Der Reiter Seite einrichten

3 Im Reiter Endverarbeitung stehen Optionen für die Verarbeitung des Druckauftrages zur Verfügung. Unter anderem sind hier der Druckstil (Einseitendruck, Doppelseitiger Druck, Broschürendruck), die Bindungsart (Lange Seite, Kurze Seite) und die Endverarbeitung (Sortieren, Heften, Lochen) individuell wählbar (Abb. 3). Abb.3: Der Reiter Endverarbeitung In Abb. 4 sieht man den Reiter Qualität. Hier kann eine Wahl der zu druckenden Dokumentenqualität (Allgemein, Grafiken, Fotos, Text, Entwürfe) sowie der Farbmodus (Automatische Erkennung, Farbe, Schwarzweiß) festgelegt werden. Bei Canon SW ist eine Wahl des Farbmodus nicht möglich. Abb.4: Der Reiter Qualität Die Wahl der einzelnen Optionen spiegelt sich im Gesamtpreis des Druckauftrages wider. So ist beispielsweise ein Farbdruck teurer als ein Ausdruck in Schwarzweiß, Heften verursacht zusätzliche Kosten, und ein Duplex-Druck spart nicht nur Papier sondern auch Geld. Die genauen Beträge für Kopier- oder Druckaufträge können der Preistabelle im Anhang entnommen werden. Nach dem Absenden des Druckauftrages wird dieser bis zu 72 Stunden im System hinterlegt. In diesem Zeitraum kann er durch Anmeldung am entsprechenden Gerät abgeholt oder dort auch gelöscht werden. ACHTUNG: Das Farbgerät ist ausschließlich für Farbaufträge vorgesehen! Für schwarzweiße Dokumente gibt es den Canon SW!

4 Moneyloader Der Moneyloader erfüllt zwei Funktionen: Anzeige des aktuellen Guthabens auf dem Studienausweis Geld in Form von Scheinen als Guthaben auf die Karte laden Für jede der beiden Möglichkeiten ist es notwendig, sich am System anzumelden. Dazu wird der Ausweis in den dafür vorgesehenen Kartenschlitz (1) eingeführt. Nach der automatischen Anmeldung mit einer akustischen Bestätigung erscheinen der Name des Karteninhabers und sein aktuelles Guthaben im Display (2) des Gerätes. Sollte lediglich der Kontostand abgefragt werden, so kann der Vorgang durch das Drücken eines der beiden Knöpfe (3) unterhalb des Displays beendet werden. Um Buchungsfehler zu vermeiden, ist es notwendig die Karte bis zur vollständigen Abmeldung im Terminal zu belassen. Nach dem Einblenden einer neuen Anmeldeaufforderung kann die Karte aus dem Schlitz entnommen werden. Nach einer erfolgreichen Anmeldung kann das Guthaben der Karte aufgeladen werden. Hierfür können lediglich Geldscheine (Wert: Eur 5,- / 10,- / 20,- / 50,- / 100,-) verwendet werden. Die Scheine sind möglichst ohne geknickte Ecken in den dafür vorgesehenen, rot leuchtenden Geldschlitz (4) einzuführen. Der Aufladeprozess kann beliebig oft wiederholt werden, das aktuelle Guthaben wird jeweils nach jeder Transaktion im Display angezeigt. Die Abmeldung erfolgt durch das Drücken eines der beiden Knöpfe (3). Um Buchungsfehler zu vermeiden, ist es notwendig die Karte bis zur vollständigen Abmeldung im Terminal zu belassen. Nach der Abmeldung wird ein Beleg gedruckt, der aus dem Ausgabefach (5) zu entnehmen ist. Dieser enthält alle wichtigen Informationen wie den Namen des Karteninhabers, das aktuelle Datum, den Kontostand bei der Anmeldung, den aufgeladenen Gesamtbetrag sowie das aktuelle Guthaben bei der Abmeldung. Nach dem Einblenden einer neuen Anmeldeaufforderung im Display des Gerätes kann die Karte aus dem Schlitz entnommen werden. Achtung: Der Moneyloader kann ausschließlich das Guthaben der Kartenbörse für das hauseigene Kopier- und Drucksystem anzeigen sowie aufladen. Aufgeladene Beträge können nur an den Kopier- und Druckgeräten der BA-Leipzig verwendet werden. Ein Zugriff auf die Börse des Studentenwerks Leipzig (nutzbar in der Mensa) ist mit diesem Gerät nicht möglich!

5 Drucker Abb.1: Panel des Farbdruckers im unangemeldeten Zustand Kurze Erläuterung des Panels: o Sollte das Display deaktiviert sein, kann der Drucker durch Drücken der ON/OFF-Taste (1) aus dem Schlafmodus geholt werden. o Für eine leichtere Bedienung des Touchscreens ist ein Stift (2) am Drucker vorhanden. o Das Nummernfeld (3) dient vorrangig der Eingabe der Anzahl der Kopien. o Mit der grünen Taste können Kopier- und Scan-Vorgänge gestartet und durch die rote Taste abgebrochen werden (4). o Der Abmeldevorgang vom System erfolgt über die ID-Taste des Druckers. Allgemein: Anmeldung Möchte man Druckaufträge abholen oder Kopien erstellen, ist eine Anmeldung am Drucker notwendig. Sollte das Display deaktiviert sein, muss der Drucker zuerst mit der ON / OFF-Taste aus dem Schlafmodus geholt werden. Eine Anmeldung kann anschließend durch Einführung der Karte ins Lesegerät erfolgen (Abb. 2).

6 Abb. 2: Das Lesegerät mit Kartenschlitz / Status des Lesegerätes Nach einer erfolgreichen Anmeldung wird zum einen das aktuelle Guthaben im Display des Kartenlesers, und zum anderen das Hauptmenü Kopieren im Display des Druckers angezeigt. Die einzelnen Funktionen des Multifunktionsgerätes werden auf den folgenden Seiten dieser Broschüre vorgestellt.

7 Die Funktion KOPIEREN: Nach der Anmeldung gelangt man automatisch in das Kopier-Menü des Druckers (Abb. 4). Im schwarzen Statusbalken wird links der Login-Name des Nutzers angezeigt. Abb. 4: Druckerdisplay Menü Kopieren Im Display kann bei dem Farbgerät neben der Automat. Farbauswahl auch direkt der SW-Modus ausgewählt werden. Dazu befindet sich rechts neben der normalen Farbauswahl ein Direktwahl-Button für Schwarzweiß (1). Über den Button Zoomfaktor (2) kann die Vorlage verkleinert oder vergrößert kopiert werden. Die Papierwahl (3) ermöglicht neben der automatischen Auswahl auch eine Direktbestimmung des zu nutzenden Papierfaches. Neben den normalen Fächern, die mit A4 oder A3 Papier bestückt sind, kann hier auch die Stapelanlage (Seitenfach für manuelle Papierzugabe) gewählt werden. Als Endverarbeitung stehen neben der standardisierten Sortierung auch Heften und Lochen zur Auswahl (4). Beim Heften kann zusätzlich die gewünschte Position der Klammer bestimmt werden. Durch Drücken des Buttons Doppelseitig kann das Verhalten zwischen Original und Kopie festgelegt werden. Hier stehen hauptsächlich 4 Typen zur Auswahl: o 1 2: zwei einseitige Blätter werden zu einem doppelseitigem Blatt o 2 2: aus einem doppelseitigen Blatt wird auch wieder ein solches o 2 1: aus einem doppelseitige Blatt werden zwei einseitig bedruckte o Buch 2: aus einem aufgeklappten Buch wird ein doppelseitiges Blatt Sollte der Kontrast einer Kopie zu schwach oder zu stark sein, kann dieser für die folgenden Kopien durch den Schieberegler (6) angepasst werden. Seine Standardeinstellung steht auf Auto. Durch das oben beschriebene Nummernfeld kann die Anzahl der Kopien (7) angegeben werden. Der Kopiervorgang wird durch den grünen Button am Druckerpanel gestartet. Kopien werden solange erstellt, bis das Budget auf der Kopierbörse der Karte erschöpft ist oder der Vorgang abgebrochen wird. Über den Pfeil-Button (8) erreicht der User das Menü für Druckaufträge.

8 Die Funktion DRUCKEN: Abb. 5: Druckerdisplay Menü Drucken Abb. 5 zeigt das Menü Drucken, in dessen oberen Hälfte der Benutzername, seine Matrikelnummer und das aktuell verfügbare Guthaben angezeigt werden. In der darunter stehenden Tabelle werden alle Aufträge, die innerhalb der letzten 72 Std. von dem Nutzer abgeschickt jedoch noch nicht gedruckt oder gelöscht wurden, aufgelistet. Die Sortierung der Druckaufträge erfolgt in der ursprünglichen Reihenfolge des Verschickens. Wählbar sind aber nur diejenigen, für die das aktuelle Budget der Kopierbörse der Karte noch ausreicht. Die Preise aller wählbaren Druckaufträge sind generell schon im oben angezeigten Guthaben berücksichtigt. Wird ein solcher Auftrag gelöscht und nicht gedruckt, so wird dieser Preis umgehend dem Budget des Nutzers wieder gutgeschrieben. Versendete aber noch nicht abgeholte Druckaufträge beeinflussen das Kopierverhalten. Hat der User bspw. ein Guthaben von Eur 5,- auf seine Karte geladen und Druckaufträge in einem Wert von Eur 5,03 in seiner Warteschlange, so ist auch ein Kopieren nicht mehr möglich. In diesem Fall sollten zuerst einige Aufträge gelöscht oder eine höhere Summe eingezahlt werden. Für jeden Auftrag sind spezifische Angaben sichtbar hinterlegt: Farbmodus, Format, Seiten, Kopien und Gesamtpreis. Der Gesamtpreis berechnet sich aus allen Einstellungen die beim Abschicken des Auftrages gewählt wurden. Um versehentliche Einstellungsfehler beim Versenden des Dokumentes noch vor dem Druck und der Bezahlung zu entdecken, kann und sollte der Gesamtpreis mit Hilfe der Preistabelle nachgeprüft werden. Druckaufträge können einzeln durch Antippen oder gesammelt über den Button Alle Auswählen markiert werden. Markierte Aufträge sind farblich von den restlichen hervorgehoben. Diese können über die entsprechenden Buttons gelöscht oder gedruckt und anschließend gelöscht werden. Sollte ein Druckauftrag während der Anmeldung am Drucker abgeschickt werden, können diese über die Refresh - Taste vom Server abgeholt und angezeigt werden.

9 Die Funktion SCANNEN: Mit den neuen Kopier- und Drucksystemen ist es ebenfalls möglich, Dokumente gebührenfrei zu scannen und entsprechend an die eigene BA- -Adresse zu versenden. Abb. 6 zeigt das dazugehörige Menü Senden. Abb. 6: Druckerdisplay Menü Senden Die zu scannenden Originale können wie beim Kopierauftrag einzeln auf die Glasfläche aufgelegt oder mit bis zu 50 Blatt in die Dokumentenzufuhr eingelegt werden. Zum Starten des Scan-Vorgangs ist das Feld Scan to Mail im Display und anschließend die grüne Starttaste am Kopier- und Druckgerät zu drücken. Nach dem Scannen kann der Nutzer mittels der grünen Starttaste weitere Dokumente einlesen lassen. Während des Scannens erscheint ein neues Dialogfeld im Display des Gerätes, über das der Vorgang abgebrochen werden kann. Sind alle Dokumente gescannt worden kann der Gesamtvorgang ebenfalls über das eingeblendete Dialogfeld und den dort enthaltenen Fertig -Feld beendet werden. Im unteren schwarzen Bereich des Displays erscheinen jetzt Statusmeldungen über das Konvertieren und Versenden der gescannten Dokumente an die BA- -Adresse des Kartenbesitzers. Die Standardeinstellungen beim Scannen sind: o 200x200 dpi mit automatischer SW-/ Farb-Erkennung o Erkennen von doppelseitigen Originalen über den Dokumenteneinzug o Zusammenfassung der gescannten Dokumente zu einer PDF-Datei

10 Diese Einstellungen sind bei Bedarf individuell anpassbar. Im Senden -Menü befindet sich oben rechts ein Minimieren -Feld. Über dieses gelangt man in das Konfigurationsmenü (Abb. 7). Abb. 7: Konfigurationsmenü In dem durch Antippen einblendbaren Untermenü Scaneinstellungen (1) kann zwischen Schwarzweiß und Farbe sowie verschiedenen Auflösungen gewählt werden. Unter den Optionsbuttons (2) stehen weitere Einstellmöglichkeiten für die Verarbeitung der Originalseiten zur Verfügung. Das Ausgabeformat kann im Untermenü (3) bestimmt werden. Hier sind die Dateiformate TIF, JPG und PDF wählbar. Das Adressbuch (4) ist nicht nutzbar. Ihre BA- -Adresse ist in einer Datenbank hinterlegt und wird durch eine eindeutige Kartenidentifikation bei der Anmeldung am System automatisch übertragen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit gescannte Seiten an eine andere private -Adresse zu verschicken. Diese kann über den Button Neue Adresse angegeben werden. Da Scan-Dokumente großen Speicherplatz benötigen, ist es generell ratsam zum einen das eigene Postfach regelmäßig zu leeren und zum anderen größere Dokumentenaufträge in separate Aufträge aufzuteilen. Gerade bei Bildern wird generell ein Einzelscan empfohlen. Bei Problemen kann auch eine Beobachtung des schwarzen Statusbalkens hilfreich sein. Hier ist z. B. schnell erkennbar, ob ein Sendevorgang aufgrund der zu hoch eingestellten Auflösung und der damit verbundenen Dateigröße scheitert.

11 Allgemein: Abmeldung Das System kann durch eine Abmeldung verlassen werden. Dazu drückt man die entsprechende ID-Taste am Druckerpanel. Es ist wichtig, sich erst nach Abschluss der auszuführenden Aufträge vom System abzumelden. Die Karte sollte so lange im Lesegerät verbleiben, bis dieses den Nutzer zur Entnahme auffordert. Sollte die Karte vorher entnommen werden, so kann es zu Fehlbuchungen auf Ihrem Konto und zu Druckabbrüchen kommen. Bemerkungen: Die Papierfächer der Kopier- und Drucksysteme sind mit 80g A4 und A3 Papier bestückt. Bei Bedarf kann aber auch gerne eigenes Papier über den Bypass (Stapelanlage) manuell hinzugeführt werden. Bei manueller Zufuhr wird pro Blatt jeweils 1 Cent vom Gesamtpreis des Auftrages abgezogen. Sollte hochwertiges 100g Papier für z. B. Diplomarbeiten benötigt werden, so kann dieses bei der Verwaltung erfragt werden.

12 Kopier- und Druckosten der BA-Leipzig je Seite einseitig duplex A5 SW 0,04 0,07 A5 Farbe 0,10 0,19 A4 SW 0,04 0,07 A4 Farbe 0,10 0,19 A3 SW 0,08 0,15 A3 Farbe 0,20 0,39 * Bei der Verwendung von eigenem Papier über die Stapelanlage wird pro Blatt 0,01 vom Gesamtpreis abgezogen. je Druckauftrag Broschürendruck 0,05 Falten 0,05 Heften 0,02 * Zur Kontrolle werden bei Druckaufträgen die Gesamtpreise im Display des Druckers angezeigt!