Smartphone 4.1. Unified Messaging Installationsfahrplan

Transkript

1 Smartphone 4.1 Unified Messaging Installationsfahrplan

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3 Inhalt Einleitung 5 Über die Dokumentation 5 Hinweise zum Dokument 6 So bekommen Sie während der Arbeit Hilfestellung 7 Abkürzungen 9 Installieren des Unified Messaging-Systems 11 Schritt 1. Vorbereiten der Umgebung 12 Schritt 2. Installieren des Server-Computers 13 Schritt 3. Smartphone Server: Installieren und Initialisieren 14 Schritt 4. Initialisieren des Unified Messaging-Dienstes 14 Schritt 5. Installieren und Initialisieren von Smartphone Client 15 3

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5 Einleitung Willkommen bei Smartphone 4.1, der zuverlässigen und vielseitigen Softwareumgebung für Computer-Telephonie auf dem neuesten Stand der Technik. Dieses Programm integriert einfach zu bedienende Tools zum Einrichten von interaktiven benutzerdefinierten Voice Response-Applikationen und komplette Betriebslösungen wie Automated Attendant, Unified Messaging oder Voic mit Faxmail. Das Unified Messaging System umfaßt Voic und Faxmail-Funktionen und integriert diese mit dem Nachrichtenübertragungssysstem von Microsoft Exchange Server. Es ermöglicht Benutzern, Faxdokumente auf dem Bildschirm anzusehen, Sprachnachrichten abzuhören und ihre s zu lesen und das alles von einem Postfach aus. Über die Dokumentation Die für Smartphone 4.1 zusammengestellte Dokumentation ist eine vollständige Sammlung von Informationen und Anweisungen für alle Nachrichtensystem-Benutzer sowie Administratoren und enthält folgende Dokumente: Was ist neu bei Smartphone 4.1 Dieses Dokument hebt einige der neuen Merkmale heraus, die seit der Version 3.5 in Smartphone 4.1 verbessert oder hinzugefügt wurden. Smartphone 4.1 für Benutzer Für die Benutzer des Unified Messaging- bzw. Voic -Systems in Smartphone. Dieses Dokument erläutert das Grundkonzept von Unified Messaging bzw. Voic und führt durch die Installation der Smartphone Client-Software auf dem Benutzer-PC. Smartphone 4.1 -Kurzanleitung Eine kleine Karte für einen kurzen Überblick über die wesentlichen Voic & Unified Messaging-Funktionen. Diese Karte kann ausgedruckt und an die Benutzer verteilt werden. Smartphone Unified Messaging und Voic Installationsfahrplan Allgemeine Anweisungen zum Installieren und Betreiben der Unified Messaging (UM)- und Voic -Lösung im Büro des Benutzers. Smartphone Installationsanleitung Für diejenigen, die den Smartphone Server und das Voic & Unified Messaging-System installieren. Beschreibt den gesamten Installationsvorgang Schritt für Schritt. Smartphone Konfigurierungshandbuch für die TK-Anlage Geschrieben für TK-Anlagen-Fachleute, die das Telehoniesystem auf die Integration von Smartphone vorbereiten. Enthält technische Informationen zur TK-Anlagen-Konfiguration, die erforderlich ist, damit die TKA mit Smartphone-Voic und Unified Messaging arbeitet. Smartphone 4.1 für Administratoren Für den Administrator des Unified Messaging-, bzw. Voic -Systems in Smartphone. Umfaßt sämtliche Informationen, die der Systemadministrator für den einwandfreien Betrieb des Systems benötigt. 5

6 Smartphone 4.1 Hinweise zum Dokument Die ganze technische Dokumentation zu Smartphone wird im Adobe Acrobat (PDF)-Format angezeigt und als Smartphone-CD-ROM versandt. Alle Dokumente beinhalten eine Inhaltsangabe am Dateianfang, PDF-Textmarken, einen Index der Schlüsselworte am Ende der Datei und einen PDF-Suchindex. Um den PDF-Suchindex zu benutzen: 1 Vergewissern Sie sich, daß Sie die Version des Adobe Acrobat Reader mit Suchindex installiert haben, der mit Smartphone versandt wurde. 2 Im Acrobat Reader gehen Sie zum Menübefehl [Bearbeiten Volltextsuche Indexe auswählen...], das Dialogfenster Indexauswahl erscheint. 3 Klicken Sie auf Hinzufügen... und gehen zu <CD-ROM-Laufwerkbuchstabe>:\Server\Docs\German\Index.pdx. 4 Klicken Sie OK. Der Server-Index ist nun verbunden. Verwenden Sie [Bearbeiten Volltextsuche Suche...], um sofort in der ganzen Smartphone Server-Dokumentation suchen zu können. Verwendete Schreibweisen In allen Dokumenten der NOVAVOX AG werden folgende Regeln : 1 Optionen, die aus einem Menü oder einem Untermenü gewählt werden können, sind in eckigen Klammern eingeschlossen ( [ ] ). Die einzelnen Menüebenen werden dabei durch einen vertikalen Strich ( ) abgetrennt. Zum Beispiel: [Einstellungen Telefonlinien ] bedeutet, daß ein Dialogfeld geöffnet werden kann, indem Sie im Hauptmenü auf das Menü Einstellungen klicken und anschließend aus dem Untermenü den Befehl Telefonlinien wählen. 2 Die Namen der Fenster, Register und Dialogfelder stehen in Anführungs- und Schlußzeichen. 3 Die Namen der Schaltflächen werden fettgedruckt. Zum Beispiel: OK. 6

7 So bekommen Sie während der Arbeit Hilfestellung Aktive Hilfe Mit Aktiver Hilfe ist gemeint, daß der Smartphone Server kurze Erklärungen für Elemente der Programmschnittstelle anzeigen kann (zur Zeit zu den Menüpunkten). Um solche Erklärungen zu erhalten, setzen Sie einfach den Mauspfeil auf das Element. Diese Art von Hilfe wird als aktiv bezeichnet, da sie aktiv die Position des Cursors mitverfolgt. Die Erklärungen werden in der Smartphone Server-Statusleiste angezeigt. Tooltips Tooltips sind kurze Erklärungen zu den Symbolen im Programmfenster. Sie beschreiben den entsprechenden Vorgang, der durch Klicken auf ein Symbol im Smartphone Server ausgelöst wird. Online-Hilfe Smartphone Server unterstützt die Funktionen der Windows XP/2000/2003-Hilfe. Für einfachen Zugriff auf die Hilfe: Drücken Sie auf Ihrer Tastatur <F1> für eine allgemeine Hilfe zu Smartphone Server. Drücken Sie <Hochstelltaste+F1> für kontextabhängige Hilfe für das aktive Feld. Wählen Sie auf der Menüleiste [Hilfe Inhalt]. Ein Fenster mit folgenden Registern wird geöffnet: ein Inhaltsverzeichnis mit einer Auswahl von Büchern und Themen ein Themenindex ein Wort Wählen Sie auf der Menüleiste [Hilfe Glossar], um das Glossar zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, die in jedem Fenster angebracht ist. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die MS Hilfe?-Schaltfläche. Klicken Sie anschließend auf das Element in einem Fenster, für das Sie eine Erklärung benötigen. Ein Fenster mit einer Erklärung wird aufgeklappt. In jedem Online-Hilfefenster erhalten Sie zusätzliche Informationen zu den hervorgehobenen Schlüsselwörtern, indem Sie auf diese klicken. Readme-Datei Neueste Informationen über Smartphone können in der readme.txt -Datei nachgelesen werden. 7

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9 Kapitel 1: Abkürzungen Tabelle 1: Abkürzungen Folgende Abkürzungen wurden in diesem Dokument verwendet: IVR MFV MWI SPC SPS Interactive Voice Response. Enthält Richtungen oder Menüoptionen (meist in Form von Sprachansagen), die einem Anrufer ermöglichen, Informationen anzufordern (normalerweise durch Drücken einer Taste auf dem Telefon und/oder mit Hilfe von Sprachbefehlen). Das IVR-System stellt alle vom Anrufer angeforderten Informationen in Form von Sprachantworten zur Verfügung. MehrFrequenzVerfahren. Mit diesem Begriff wird ein Tonwahl-Signal bezeichnet, das aus zwei unterschiedlichen Signalen mit gleicher Amplitude, aber unterschiedlicher Frequenz besteht. Message Waiting Indicator. Nachrichten-Anzeige, ein Symbol auf dem Telefondisplay oder ein aufleuchtendes Lämpchen auf dem Telefonapparat, das anzeigt, daß für den Benutzer eine neue Nachricht eingegangen ist. Smartphone Client. Softwareapplikation, die auf dem Computer des Benutzers betrieben wird. Die Smartphone Client-Software bietet eine Verbindung zum Smartphone Server- Computer, der für Sprach- und Faxnachrichten verantwortlich ist. Es zeigt dem Benutzer Nachrichten im entsprechenden Format an. Dazu verwendet es die installierte Nachrichten- Client-Applikation (meist Microsoft Exchange Client oder Outlook). Smartphone Server. Software-Applikation, die für Sprach- und Faxnachrichten verantwortlich ist und auf dem Computer läuft, auf dem sich die Telephonie-Baugruppen befinden, deren Schnittstelle direkt mit dem internen und dem öffentlichen Fernsprechnetz verbunden ist. 9

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11 Kapitel 2: Installieren des Unified Messaging-Systems Welche Arten von System mit Smartphone zusammengestellt werden können, hängt von den Lizenzoptionen ab. Außerdem sind verschiedene zusätzliche Leistungsmerkmale verfügbar, vorausgesetzt, Ihre System unterstützt diese und die entsprechenden Lizenzoptionen wurden aktiviert. Die folgende Tabelle zeigt die erforderlichen Grundlagen sowie die zusätzlichen Ressourcen und Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn sie installiert wurden: Tabelle 1: Unified Messaging-Ressourcen Ressourcen Signalisierung Erforder -lich? Ja Optionen Netzwerkverbindung Ja Microsoft Exchange Server Ja Fax-Hardware Nein Faxmail Lizenz für Smart-4-Fax Nein Nein Nein Fax-Server Lizenz für E- Mail-Benachrichtigung Benachrichtigung per E- Mail Lizenz für GSM-Modem und SMS- Benachrichtigung Benachrichtigung per SMS- Nachrichtung Die erste Spalte der obigen Tabelle enthält Symbole, die Sie in den verschiedenen Schritten innerhalb des Dokuments antreffen werden. Alle mit diesen Symbolen markierte Schritte können frei gewählt werden. Führen Sie ihn daher nur dann aus, wenn Sie die in der jeweiligen Option enthaltenen Konfiguration möchten. Ausführliche Informationen über die Software- und Hardware-Konfigurationen, die zum Betreiben des Unified Messaging-Systems erforderlich sind, finden Sie in der Installationsanleitung im Kapitel Systemanforderungen. In der folgenden Abbildung sehen Sie die typische Konfiguration eines Telekommunikationssystems für ein Messaging-System. Optionale Elemente sind grau gekennzeichnet: 11

12 Smartphone 4.1 TK-Anlage SPS-Computer MS Exchange Server öffentl. Fernsprechnetz Domänen- Controller Fileserver Internet Nur Faxmail Benutzer-PC Benutzer-PC Benutzer-PC Telefon Telefon Telefon Faxgerät Die vollständige Installation des Unified Messaging-System besteht aus 5 Hauptschritten: 1 Vorbereiten der technischen Umgebung 2 Installieren der Server-Hardware 3 Installieren des Smartphone Server 4 Initialisieren des Unified Messaging-Dienstes 5 Installieren des Smartphone Client Damit die volle Funktionalität Ihres Systems gewährleistet werden kann, müssen alle aufgeführten Schritte ausgeführt werden. Im vorliegenden Dokument finden Sie eine Übersicht der nötigen Vorgänge sowie Verweise auf Dokumente, die Ihnen zusätzliche Informationen bieten. Schritt 1. Vorbereiten der Umgebung Für diesen Schritt erforderliche Dokumente: Smartphone 4.1. Konfigurationshandbuch für die TK-Anlage (PBXGuide.pdf) Smartphone 4.1. Installationsanleitung (GettingStarted.pdf) Für die Installation des Unified Messaging-Systems muß die Telekommunikationsumgebung in Ihrem Betrieb entsprechend konfiguriert werden. Ausführliche Informationen über die Anforderungen finden Sie in der Installationsanleitung im Kapitel Systemanforderungen. Vorbereiten des Telefonnetzwerks Das Unified Messaging-System in Ihrem Betrieb muß von Ihrem Systemadministrator und dem TK-Anlagenfachmann an das Telefonnetzwerk angeschlossen werden. 1 Installieren und konfigurieren Sie die TK-Anlage. Dieser Vorgang sollte von einem TK- Anlagenfachmann durchgeführt werden. Ausführliche Informationen über das Konfigurieren der TK-Anlage finden Sie im Kapitel Systemanforderungen der Installationsanleitung. 2 Reservieren Sie mehrere Linien (je nachdem, wie viele gebraucht werden), um den Smartphone Server-Computer anzuschließen. Die Anzahl Benutzer sollte das Achtfache der Anzahl der Linien nicht übersteigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Smartphone Server an das Telefonnetzwerk anschließen im Kapitel Voic -/Unified Messaging-Komponenten anschließen der Installationsanleitung. 3 Weisen Sie jedem Benutzer eine Telefonlinie auf der TK-Anlage zu. 4 Schließen Sie das Faxgerät an die TK-Anlage an. 12

13 Installieren des Unified Messaging-Systems Vorbereiten des Microsoft Exchange Messaging-Systems Richten Sie Ihr LAN so ein, daß eine volle Integration mit dem Microsoft Exchange-Nachrichtensystem möglich ist (Voraussetzung für Unified Messaging). Die PCs aller Benutzer, die über ihren Computer auf ihre Nachrichten zugreifen möchten, müssen an das LAN angeschlossen sein, und jeder Benutzer sollte über ein Postfach auf dem Microsoft Exchange Server verfügen. Die Durchführung der oben genannten Punkte sollte durch den Netzwerkadministrator erfolgen. Ausführliche Informationen zu Exchange finden Sie im Abschnitt Vorbereiten von Netzwerk- Umgebung und Server-Computer des Kapitels Voic -/Unified Messaging-Komponenten anschließen der Installationsanleitung. Ist die Umgebung erst einmal eingerichtet, können Sie mit der Installation von Smartphone beginnen. Eine richtig vorbereitete TK-Anlage und LAN bieten die erforderlichen Dienste für Smartphone. Schritt 2. Installieren des Server-Computers Für diesen Schritt erforderliches Dokument: Smartphone 4.1. Installationsanleitung (GettingStarted.pdf) Sie müssen einen Server einrichten, der die Telefonanrufe und Faxsendungen entgegennimmt. Dies setzt einen PC für den Server mit Windows XP/2000/2003 sowie Dialogic-Telephonie- Baugruppen voraus. (Für die genaue Hardware- und Software-Konfiguration siehe Systemanforderungen.) Schließen Sie Ihren Smartphone Server-Computer an das LAN an. Verwenden Sie dazu eine beliebige Netzwerk-Schnittstellen-Karte. Ausführliche Informationen zu den Anforderungen finden Sie im Kapitel Systemanforderungen der Installationsanleitung. Installieren der Dialogic (VFX und andere) PCI-Baugruppen Führen Sie diesen Schritt für die Dialogic-Baugruppen mit Hilfe der PCI-Busschnittstelle aus. Ausführliche Informationen zur Installation der PCI Dialogic-Baugruppen finden Sie im Kapitel Installation der PCI-Baugruppen in der Installationsanleitung. Installieren der Dialogic (VFX und andere) Analog SW ISA-Baugruppen Führen Sie diesen Schritt für die Dialogic-Baugruppen mit Hilfe der ISA-Busschnittstelle aus. Ausführliche Informationen zur Installation der Analog SW ISA Dialogic-Baugruppen finden Sie im Kapitel Installation der Analog SW ISA-Baugruppen in der Installationsanleitung. Installieren der Dialogic (VFX und andere) Analog HW ISA-Baugruppen Führen Sie diesen Schritt für die Dialogic-Baugruppen mit Hilfe der ISA-Busschnittstelle aus. Ausführliche Informationen zur Installation der Analog HW ISA Dialogic-Baugruppen finden Sie im Kapitel Installation der Analog HW ISA-Baugruppen in der Installationsanleitung. Die Baugruppen sind nun installiert, und Sie sind bereit, die Software auf dem Smartphone Server-Computer zu installieren. Ihre Hardware ist bereit. Eine Exchange-Verbindung wurde eingerichtet. MAPI und Betriebssystem sind einwandfrei konfiguriert. 13

14 Smartphone 4.1 Schritt 3. Smartphone Server: Installieren und Initialisieren Für diesen Schritt erforderliches Dokument: Smartphone 4.1. Installationsanleitung (GettingStarted.pdf) Nachdem Sie den Server-Computer vorbereitet haben, kann die Smartphone Server-Software installiert werden. Installieren von Smartphone Server Installieren Sie die Smartphone Server-Software. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Smartphone Server: Installation in der Installationsanleitung. Initialisieren von Smartphone Server Konfigurieren Sie die Einstellungen so, daß der Smartphone Server funktioniert und an Ihre Umgebung angepaßt ist. Initialisieren von Autostart Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Smartphone Server: Installation in der Installationsanleitung. Möglicherweise braucht Ihr Server mehr Stabilität, um bei Stromausfällen und anderen Problemen ein Systemzusammenbruch zu vermeiden. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln Initialisieren von Autostart und Regulären Neustart initialisieren in der Installationsanleitung. Nachdem Smartphone Server installiert und initialisiert wurde, ist die Smartphone Server-Software auf Ihrem Computer eingerichtet und kann betrieben werden. Sie ist jedoch noch nicht für die Benutzer bereit. Schritt 4. Initialisieren des Unified Messaging-Dienstes Für diesen Schritt erforderliche Dokumente: Smartphone 4.1 Für Administratoren (AdminGuide.pdf) Smartphone 4.1. Installationsanleitung (GettingStarted.pdf) Als nächster Schritt muß Smartphone Server konfiguriert werden, um die Unified Messaging Dienst-Features zu aktivieren. Auf die Unified Messaging-Optionen kann in den Dialogfenstern des Menüs Unified Messaging auf Smartphone Server und im Mailbox Administrator zugegriffen werden. Ausführliche Informationen zu den UM-Einstellungen finden Sie in den Kapiteln Smartphone Server Eine Übersicht und Beschreibung der Benutzeroberfläche von Mailbox Administrator im Administratorenhandbuch. Konfigurieren des Automated Attendant Als nächstes muß der Administrator Automated Attendant konfigurieren. Automated Attendant erlaubt externen Anrufern, ohne die Hilfe eines menschlichen Operators die gewünschte Nebenstelle zu finden und die Verbindung mit dieser herzustellen. Je nach den Anforderungen Ihrer Firma gibt es mehrere Möglichkeiten, Automated Attendant zu konfigurieren. 14

15 Installieren des Unified Messaging-Systems Weitere Informationen finden Sie im Handbuch für Administratoren im Kapitel Automated Attendant - Beschreibung für den Administrator. Initialisieren des Mailbox Administrator Mit dem Mailbox Administrator wird die Datenbank der Unified Messaging-Benutzer verwaltet. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Initialisierung des Mailbox Administrators des Kapitels Initialisieren von Diensten in der Installationsanleitung. Starten der Unified Messaging-VAP Starten Sie die Unified Messaging-Sprachapplikation, um mit der Anwendung von Unified Messaging zu beginnen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Starten der Voic -/Unified Messaging-VAP im Kapitel Initialisieren von Diensten in der Installationsanleitung. Wurde die Unified Messaging-VAP erst einmal gestartet, wird das Unified Messaging-System in Ihrem Betrieb seine Arbeit aufnehmen. Sie können nun damit beginnen, Ihre Benutzer zu betreuen. Schritt 5. Installieren und Initialisieren von Smartphone Client Für diesen Schritt erforderliche Dokumente: Smartphone 4.1 Für den Benutzer (UserGuide.pdf) Das Unified Messaging-System funktioniert jetzt. Die Benutzer können sich registrieren und die Unified Messaging-Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Freigeben von Smartphone Client Die Benutzer können per Telefon oder über den Computer auf ihre Nachrichten zugreifen. Für die Computerbenutzer steht ein spezielles Programm Smartphone Client zur Verfügung. Um dieses Programm allen Benutzern zugänglich zu machen, wird empfohlen, die Installationsdateien von Smartphone Client und Smart-4-Fax auf dem LAN freizugeben. Der Systemadministrator sollte nun zu den auf dem Fileserver freigegebenen Datenträger folgende Ordner von der Smartphone 4.1 CD-ROM einschließlich aller in diesen Ordnern enthaltenden Dateien kopieren: Client I386 Registrieren der Unified Messaging-Benutzer Benutzer können beim Unified Messaging-System auf verschiedene Arten registriert werden. Die verschiedenen Verfahren sind in der mitgelieferten Dokumentation ausführlich beschrieben. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Als Benutzer registriert werden im Benutzerhandbuch. 15

16 Smartphone 4.1 Installieren des Smartphone Client Die Benutzer, die über Computer auf ihre Nachrichten zugreifen, finden in der Dokumentation eine komplette Beschreibung des Installationsvorgangs. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Installation der Smartphone Client-Software im Handbuch Für den Benutzer. 16

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19 Spezielle Symbole Je nach Lizenz, die Sie erworben haben und der verfügbaren Hardware und Software sind verschiedene Smartphone-Features aktiv. Die Beschreibungen dieser Features in der Smartphone-Dokumentation sind mit speziellen Symbolen gekennzeichnet, die in der folgenden Tabelle dargestellt sind. Sie können die Abschnitte überspringen, in denen Features beschrieben werden, die Ihnen nicht zur Verfügung stehen. Tabelle 1: Spezielle Feature-Symbol Feature Signalisierung Microsoft Exchange Server Netzwerkverbindung SMS-Benachrichtigung GSM-Modem ist installiert und die Option SMS-Benachrichtigung lizenziert -Benachrichtigung Faxmail Smart-4-Fax-Server Anforderungen TK-Anlage und Smartphone Server müssen entsprechend konfiguriert sein LAN und Smartphone Server müssen entsprechend konfiguriert sein Microsoft Exchange Server ist installiert und verfügbar Microsoft Exchange Server ist installiert und verfügbar, sowie die Option E- Mail-Benachrichtigung lizenziert Fax-Hardware ist installiert und Faxmail lizenziert Fax-Hardware ist installiert und Smart- 4-Fax-Server ist lizenziert