Bildungsordnung der Höheren Lehre

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1 Verwaltungsfachkraft Bildungsordnung der Höheren Lehre 1. Die Beschreibung des Berufsbildes 2. Die Zugangsvoraussetzungen 3. Die Lehrdauer 4. Der betriebliche Ausbildungsrahmen 5. Die formale Ausbildung 6. Das Qualifizierungsverfahren

2 1. Beschreibung des Berufsbildes «Verwaltungsfachkraft» Die Verwaltungsfachkraft > hat persönlichen und telefonischen Kontakt mit Kunden und Lieferanten; > empfängt Kundschaft, Lieferanten und Gäste im Betrieb; > verfasst Bestellungen, überwacht und kontrolliert die Durchführung; > versendet Rechnungen und archiviert diese; > führt Korrespondenz nach Vorlage u/o Stichworten: Offerte, Aktennotizen, Protokolle, Verträge usw.; > organisiert Botengänge für Ämter, Banken, Versicherungen usw.; > unterstützt verschiedene Abteilungen in Verwaltungsaufgaben; > verteilt eingehende Post, s, Fax-Nachrichten; > kommuniziert mit den verschiedenen Ansprechpartnern auch in der Zweitsprache (Deutsch bzw. Italienisch) und in englischer Sprache. Kompetenzprofil > Der persönliche und telefonische Kontakt zu Kunden und Lieferanten prägt die Arbeit der Verwaltungsfachkraft. > Als MitarbeiterInnen von Direktoren/Direktorinnen, Abteilungsleitern/-leiterinnen und Sachbearbeitern/-bearbeiterinnen sind die Verwaltungsfachkräfte fähig, Kundschaft, Lieferanten und Gäste zu empfangen und gegebenenfalls zu betreuen. > Zur Unterstützung der Abteilung Einkauf sind sie in der Lage, im Auftrag Bestellungen zu verfassen und zu überwachen sowie den Eingang der Lieferungen zu kontrollieren. Bei Unstimmigkeiten, nehmen sie Verbindung mit den zuständigen internen und externen Stellen auf. > Als Unterstützung der Abteilung Buchhaltung ist die Verwaltungsfachkraft zuständig für den Versand der Rechnungen und deren Archivierung. Sie führt selbständig die Kassa und das Kassabuch. > Die Verwaltungsfachkraft organisiert der Ausgangspost und der entsprechenden Versandart; sie organisiert die Verteilung von eingehender Post, s, Paketen und dergleichen. > Die Verwaltungsfachkraft ist fähig, die Korrespondenz nach Vorlage u/o Stichworten durchzuführen und auf Basis von Vorgaben/Vorlagen Offerte, Aktennotizen, Protokolle, Berichte, Statistiken usw. zu verfassen. Die Verwaltung der Aktenablage können die Verwaltungsfachkräfte ordnungsgemäß durchführen. > Zudem sind sie in der Lage, Anfragen zu behandeln, Auskünfte einzuholen (z.b. in Ämtern, bei Banken, bei Versicherungen usw.), organisatorische Arbeiten im Zusammenhang mit Sitzungen, Besprechungen, Verhandlungen oder Reklamationen vorzubereiten, Auskünfte an Kunden/Kundinnen zu erteilen, Berichte und Informationen an die internen Stellen weiter zu leiten. > Die Verwaltungsfachkraft beherrscht moderne Text- und Datenverarbeitung (ECDL-Niveau). > Deutsch/Italienische Sprachkenntnisse B1, Englische Sprache A2 laut Europ. Sprachenportfolio Seite 2

3 2. Die Zugangsvoraussetzungen Eine zertifizierte Erstausbildung. 3. Die Lehrdauer 36 Monate 4. Der betriebliche Ausbildungsrahmen 1. Jahr Lehre und Sicherheitsnormen > Überprüfen des vorgesehenen Verlaufes der Lehrzeit in Zusammenarbeit mit dem Betriebstutor > Aneignung der Sicherheitsrichtlinien im Unternehmen Unternehmen und Organisation > Kennenlernen der Unternehmensorganisation > Kennenlernen der verschiedenen Bereiche des Unternehmens nach Funktionen, z. B. Einkauf, Verkauf, Produktion Korrespondenz > Verfassen interner Mitteilungen > Kennenlernen aller Dokumente und Vorlagen > Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten > Archivierung aller ein- und ausgehenden Dokumente Spedition und Versand > Grundkenntnisse der Abwicklung von Speditionsund Versandaufträgen > Erstellung verschiedener Transportdokumente, z.b. Lieferschein, CMR, B/L, Carnet ATA 2. Jahr > Grundkenntnisse der verschiedenen Dokumente Seite 3

4 Allgemeine Buchhaltung in der Buchhaltung und Verwaltung (Verträge, Polizzen usw.) Kassenverwaltung > Kenntnisse der Kassabuchführung Telefonie > Korrektes Verhalten gegenüber Kunden und Lieferanten am Telefon > Protokollieren aller eingehender und ausgehender Gepräche > Verhalten in kritischen Situationen (Weiterleiten von Anrufen) > Einholen verschiedener Auskünfte und Informationen Organisation > Kenntnisse der öffentlichen Ämter und Institutionen (Ämter, Gemeinde, Verbände, Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Organisationen) > Grundregeln der Gästebetreuung (Kunden, Lieferanten, Bewerber, Besucher) Betriebsverwaltungssoftware > Verstehen der Zusammenhänge der einzelnen Module der Betriebssoftware > Stammdatenpflege von Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontakten 3. Jahr Transfer des Gelernten in die Praxis Vertiefung durch die Planung und die Umsetzung eines betriebspezifischen Projekts > Der betriebliche Ausbildner begleitet diese Phase und unterstützt den Lehrling besonders bei der Planung des gewählten Projekts und bei der konkreten Umsetzung in die Praxis Seite 4

5 5. Die formale Ausbildung Gemäß Lehrlingsgesetz Nr. 2/2006 umfasst die formale Ausbildung für jedes Halbjahr 100 Stunden. Die formale Ausbildung für den Lehrberuf Verwaltungsfachkraft umfasst 600 Stunden, die im Zeitraum von 3 Jahren zu absolviert werden. Die formale Ausbildung umfasst folgende Inhalte: 200 Stunden transversale Kompetenzen 200 Stunden berufsspezifische Kompetenzen 200 Stunden unternehmensspezifische Kompetenzen Die Reihenfolge, in der der Lehrling die 600 Stunden formale Ausbildung in den 3 Lehrjahren absolviert, ist zeitlich nicht festgelegt; das bedeutet, dass die Ausbildungskurse zu den verschiedenen Kompetenzbereichen (transversale, berufsspezifische oder unternehmensspezifische) im Rahmen eines Kalenderjahres stattfinden oder sich auch auf mehrere Jahre erstrecken können. 200 h Transversale Kompetenzen > Die entsprechenden Kurse finden an den Berufsschulen statt. > Transversale Themenbereiche: - Einführung, Facharbeit, Vorbereitung auf die Lehrabschlussprüfung - Lehrlingswesen, Arbeitsrecht - Wichtige Ämter und Institutionen - Arbeitssicherheit - Arbeitsorganisation, Projektmanagement - Kompetenzmanagement - Grundlagen der Kommunikation - Mündliche und schriftliche Kommunikation in der Zweitsprache (Deutsch/Italienisch) - Präsentation 200 h Berufsspezifische Ausbildung Die berufsspezifische Ausbildung erfolgt - durch die Teilnahme an Kursen, die von den Landesberufsschulen angeboten werden Seite 5

6 - durch den Besuch von Weiterbildungskursen der Berufsbildung - durch die Teilnahme an Ausbildungskursen von externen Bildungsträgern, die Ausund Weiterbildung als überwiegende Tätigkeit aufweisen. Der Lehrling weist den Besuch von Fachkursen (Teilnahmebestätigungen, Zertifikate) zu folgenden Themenbereichen nach: Kommunikation II (Kritische Situationen) Büroorganisation (Arbeitsplatz und Ablage) Dokumente der Verwaltung, Spedition und Versand (Lieferscheine, Eingangsrechungen, Ausgangsrechnungen, Gutschriften Versicherungspolizzen, UPS, CMR) Buchhaltung und Kassaverwaltung (Kassabuchführung, Rechnungen, Gutschriften, Honorarnoten, Versicherungspolizzen, Lohnzettel, F 24, DM 10) Englische Sprache (Grundkenntnisse in [Business-]Englisch im mündlichen und schriftlichen Bereich) Korrespondenz in Muttersprache/Zweitsprache (Grundkenntnisse der Korrespondenz im Geschäftsverkehr, Beschreibung von Reklamationen und Einwänden bei Lieferanten, Kundenbezogene Korrespondenz) 200 Stunden Unternehmensspezifische Ausbildung Ausarbeitung einer Facharbeit (100 Sunden) > Der Lehrling hat bis am Ende der Lehrzeit eine Facharbeit erstellt, in der er eine für seine betriebliche Praxis relevante Fragestellung bearbeitet. Er wird bei dieser Arbeit durch den Ausbilder/die Ausbilderin begleitet. Unternehmensspezifische Ausbildung (100 Stunden) > Lehrling und Ausbilder/in vereinbaren in einem schriftlichen individuellen Ausbildungsplan geeignete Kurse. > Die unternehmensspezifische Ausbildung findet im Rahmen von betriebsinternen Weiterbildungen statt bzw. der Lehrling kann Kurse auch bei externen Bildungsträgern absolvieren. Seite 6

7 6. Das Qualifizierungsverfahren Die Lehrlingsausbildung endet mit der Lehrabschlussprüfung. Der Lehrling muss folgende Voraussetzungen erfüllt haben um zur Lehrabschluss-Prüfung anzutreten: - er hat die Lehrzeit beendet - er war mindestens 85% der Unterrichtszeit anwesend - Der Lehrling muss die Zertifikate über mindestens vier der insgesamt 7 Prüfungen für den Europäischen Computerführerschein (ECDL) nachweisen - Er weist eine Dokumentation über den gesamten Ausbildungsverlauf von 600 Stunden vor (Teilnahmebestätigungen/Zeugnisse und Facharbeit) Das Programm der Lehrabschlussprüfung (gemäß LG 2/2006, Art. 20, Abs. 3) Bei der Lehrabschlussprüfung präsentiert der Lehrling seine Facharbeit. Daran anschließend stellt die Kommission Fragen zur Arbeit (inhaltliche Aspekte, Umsetzbarkeit), aus denen sich ein Gespräch entwickeln soll. Alle weiteren Aspekte des Qualifizierungsverfahrens sind in der allgemeinen Prüfungsordnung geregelt, die der zuständige Landesrat/die zuständige Landesrätin laut LG 2/2006, Art. 20, Abs. 3 erlässt. Seite 7