Online Feuerwehr Verwaltung. Software. Für Lebensretter.

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1 Online Feuerwehr Verwaltung Software. Für Lebensretter.

2 sybos mehr Feuerwehr, weniger Verwaltung. Finanzielle Mittel werden knapper, der Verwaltungs und Administrationsaufwand steigt. Immer mehr Feuerwehren beklagen den Mangel an Freiwilligen, die sich auch in der Freizeit um die notwendigen Verwaltungstätigkeiten kümmern wollen. Da eine einheitliche Informations Struktur innerhalb der Feuerwehr fehlt müssen die Daten in mehreren System gepflegt werden. Die daraus resultierenden Probleme sind vielfältig: Datenredundanz die selben Informationen sind mehrfach gespeichert und in der Regel nicht aktuell eine mehrfache Datenspeicherung bedeutet auch mehrfachen Aufwand für die Datenpflege, das Austauschen der Daten über E Mail oder USB Stick ist mühsam und fehleranfällig das Zusammenführen von verschiedenen Informationen ist aufwendig zeitverzögerte Datenverarbeitungen Auswertungen erfolgen am Jahresende oder ad hoc mit entsprechendem Aufwand niemand hat auf Knopfdruck einen aktuellen Überblick sybos ist eine Internet Anwendung für alle Aufgaben, Bereiche und Ebenen der Feuerwehr Organisation. Entwickelt in modernster Web Technologie kann sybos sofort und ohne Software Installation an jedem Arbeitsplatz mit Internet Anschluss genutzt werden. sybos vereinfacht die Verwaltung in der Feuerwehr sämtliche Informationen sind nur einmal gespeichert und können mehrfach genutzt werden, ein Abgleich von Daten über E Mail oder USB Stick ist nicht erforderlich. sybos verbessert die Kommunikation innerhalb der Feuerwehr durch E Mail und SMS Vebesserung der Öffentlichkeitsarbeit durch automatische Darstellung von Einsätzen und Veranstaltungen auf der eigenen Feuerwehr Homepage sybos ermöglicht Kooperation zwischen Feuerwehren, zb nachbarliche Einsätze, gemeinsame Übungen und Veranstaltungen mit dem Kreis und Landesverband mit der Kommune/Gemeinde, zb für die Abrechnung von Einsätzen, Abrechnung von Vergütungen mit der Leitstelle durch Austausch von Alarmplänen, Erreich und Verfügbarkeiten sowie Übernahme von Alarmierungs und Einsatzdaten mit dem vorbeugenden Brandschutz mit anderen Einsatz und Rettungsorganisationen sybos liefert Informationen statistische Auswertungen und Berichte, auch in grafischer Darstellung für eine aktuelle Brandschutzbedarfsplanung über die Tagesalarmbereitschaft Wetter, Unwetter, Verkehrsinformationen geografische Informationen über Personal, Fahrzeuge, Geräte, Einsätze sybos SOLARYS Informatik GmbH

3 Vorteile von sybos Internet Anwendung, überall nutzbar, beliebig viele Anwender ohne zusätzliche Lizenzkosten, keine Software Installation am Arbeitsplatz moderne, intuitive Oberfläche, auch für ungeübte und gelegentliche Anwender leicht verständlich und nutzbar, geringer Schulungsaufwand unterstützt alle Verbandsebenen von der Feuerwehr bis zum Kreis und Landesverband Module und Funktionen im Überblick sybos 3

4 Beschreibung der Module Feuerwehrverwaltung Personalverwaltung Fahrzeug Verwaltung Material und Geräteverwaltung Einsatz und Dienste Veranstaltungen Tätigkeiten Adressverwaltung Lehrgangsverwaltung Bewerbe Finanzen DMS CMS E Mail Services SMS Services Statistik Benutzer und Berechtigungsverwaltung Stammdaten der Feuerwehr und Löschgruppen, Gerätehäuser mit Räumen, Wappen, Logo, Standorte; Funktionen, Ehrungen, Dienstzeiten, Leistungsabzeichen, Ausbildung, Lehrgänge, Bekleidung; Einsatz und Übungsbeteiligung, Tätigkeiten, Prüftermine (Atemschutz, Führerschein), Brandschutzbedarfsplanung (Tagesalarmsicherheit) Prüftermine, Instandhaltung, Reparaturen, Verwendungsnachweis Material, Bekleidungs und Geräteverwaltung mit Prüfterminen und Verwendungsnachweis, Integration verschiedener Barcode Systeme zur Identifikation von Geräten und Bekleidung Einsätze, Dienste, Einsatzkräfte, Einsatzfunktionen, Statistik Veranstaltungen, Lehrgänge, Ausbildungen, Statistik Zeit und Leistungserfassung für die Tätigkeiten der einzelnen Mitglieder Verwaltung beliebiger Adressen (Lieferanten, Behörden, Kunden) mit Gruppierungsmöglichkeiten Verwaltung von Kursen und Lehrgängen, Online Anmeldung mit Prüfung der Voraussetzungen, Ausbilder, Stundenpläne, Standorte und Räume, Lehr und Lernbehelfe, Medienverwaltung Durchführung von Leistungsbewerben, Punktevergabe, Druck von Bewertungslisten, Zeugnissen Budget und Kassabuch, Beitragsvorschreibung, Einsatzabrechnung Dokument und Bilderverwaltung Content Management System CMSms, Schnittstelle zu CM Systemen für Einsätze, Veranstaltungen, Material eigener E Mail Server, unterstützt POP3 und Webmail Clients (IMAP) Einzel und Gruppen SMS statistische Auswertungen, grafische Darstellung als Balken, Linien oder Kreisdiagramm Benutzer und Gruppenverwaltung, umfangreiches Berechtigungssystem sybos SOLARYS Informatik GmbH

5 System Architektur Durchdachte System Architektur sybos bildet alle Organisationsebenen ab von der Ortsfeuerwehr bis zu Kreis und Landesverbänden. Auf jeder Ebene werden die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse berücksichtigt. Weitere Bausteine wie eine Schulund Lehrgangsverwaltung für Feuerwehrschulen sowie eine Bewerbsverwaltung für die Durchführung von Leistungsbewerben sind nahtlos integriert. Auch die Verwaltung der Mitglieder von Feuerwehr Vereinen ist möglich. Eine individuelle Vergabe von Benutzerberechtigungen stellt jedem Anwender genau die von ihm benötigten Funktionen und Informationen bereit und sorgt für einen bestmöglichen Datenschutz. So sicher wie Telebanking Die Verbindung zwischen Browser und Webserver erfolgt über verschlüsselte und gesicherte SSL Verbindungen mit Zertifikat. Ein Zugriff auf die Anwendung ist nur mit Benutzername und Kennwort möglich. Die Datenspeicherung erfolgt auf einem RAID System mit gespiegelten Festplatten, eine Datensicherung erfolgt täglich. Kein Datenaustausch, keine Software Installation und keine Updates Durch die zentrale Datenbank ist kein Datenaustausch erforderlich, alle Benutzer verfügen jederzeit über den selben Informationsstand. Keine zusätzlichen Lizenzgebühren Durch die Verwendung von Open Source Komponenten bei Betriebssystem, Webserver und Datenbank fallen hier keine zusätzlichen Lizenzgebühren an. Terminal Server bzw. Citrix Lizenzen sind ebenfalls nicht erforderlich, sybos ist eine echte Internet Anwendung. Zusätzliche Module von sybos unterstützen die Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitglieder ( Community ) und ermöglichen Aufbau und Pflege einer einheitlichen Wissensbasis. Durch die Integration von Content Management Systemen (CMS) wird auch der öffentlichkeitswirksame Bereich ( HomePage ) dieser Organisationen unterstützt. Einsätze, Veranstaltungen und Fahrzeuge können über eine Schnittstelle abgerufen und ohne zusätzliche Dateneingabe direkt auf der jeweiligen Homepage der Feuerwehr angezeigt werden. Der Betrieb sybos wird als 'Software as a Service Providing' (SaaS) angeboten, die monatliche Gebühr enthält alle Kosten für Software Nutzung, Betrieb, Datensicherung und Software Updates keine Investitionen in die Infrastruktur erforderlich, ein normaler PC mit Internet Anschluss (DSL) genügt keine Software Installation am Arbeitsplatz erforderlich Verwendung von Open Source Komponenten, daher keine zusätzlichen Lizenzgebühren für Betriebssystem, Datenbank oder Webserver die Datenübertragung erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung mit Zertifikat, ein Zugang ist nur mit Benutzername und Kennwort möglich zentrale Datenbank, keine Datensynchronisation erforderlich, kein Datenaustausch über E Mail oder USB Sticks erforderlich die Datenspeicherung auf RAID Systemen (gespiegelte Festplatten) gewährleistet maximale Sicherheit der gespeicherten Daten es wird täglich eine Datensicherung erstellt laufende Überwachung des Servers (Monitoring) sybos wird in professionellen Internet Rechenzentren in Deutschland und Österreich gehostet sybos 5

6 sybos im Detail Portal Das sybos Einstiegsportal alle wichtigen Informationen und Funktionen auf einen Blick Organisations Struktur Die Struktur der jeweiligen Organisation kann auf beliebigen Ebenen wie zb Landesverband Kreisverband (Bezirk) Abschnitt Ortsstelle abgebildet werden. Abhängig von seiner Berechtigung kann der Anwender Funktionen ausführen und die entsprechenden Informationen sehen. Damit können beispielsweise Mitglieder einzelnen Ortsstellen zugeordnet und je nach Berechtigungsvergabe nur von diesen bearbeitet werden. sybos SOLARYS Informatik GmbH

7 Personal und Mitgliederverwaltung Neben der Fahrzeug und Geräteverwaltung stellt die Administration der Einsatzkräfte sicherlich einen der aufwändigsten Bereiche in der Verwaltung einer Feuerwehr dar. In der Personal und Mitgliederverwaltung können die Daten sämtlicher Angehöriger einer Feuerwehr zentral und einfach gepflegt werden. Dazu zählen insbesondere: Stammdaten Einsatz und Übungsdaten Probenteilnahme Tätigkeiten Ausbildung Dienstgrade Mitgliedschaften Funktionen Ehrungen Ausrüstung / Bekleidung Zeitbezogene Daten wie zb Mitgliedschaft, Dienstgrad oder Funktion werden jeweils mit einem von bis Datum gespeichert. Wiederkehrende Überprüfungstermine für Atemschutz (Untersuchung und/oder Teilnahme an Atemschutzstrecke) und den Feuerwehr Führerschein können einfach erfasst und überwacht werden. sybos 7

8 Kontakte Mit dem Modul Kontakte' können beliebige Adressen verwaltet werden. Dazu gehören neben den Mitgliedern/Einsatzkräften auch Behörden, Lieferanten, Kunden, Veranstaltungsteilnehmer u.a.m. Jeder Firmenadresse können beliebig viele Mitarbeiter zugeordnet werden. Adressen können beliebigen Gruppierungen (Verteiler Listen) zugeordnet werden. Einsätze, Dienste und Tätigkeiten bei Einsatzkräften Für jede Einsatzkraft werden die absolvierten Einsätze, Dienste, Veranstaltungen, Übungen und Tätigkeiten detailliert aufgezeigt. Übersicht aller geleisteten Einsätze/Dienste Einsatzdauer Einsatzfunktion div. Angaben zum Einsatz sybos SOLARYS Informatik GmbH

9 Einsätze, Dienste, Veranstaltungen und Tätigkeiten Das Leistungsspektrum einer Feuerwehr besteht aus Einsätzen, Diensten (Brandwachen), Veranstaltungen (Übungen, Proben) sowie Tätigkeiten einzelner Mitglieder (zb Schriftführer, Gerätewart) der Feuerwehr. Zu jedem Einsatz können Stammdaten Mannschaft Fahrzeuge und Geräte Einsatzablauf Statistik Angaben beteiligte Fremd Organisationen Dokument und Bilder erfasst werden. Die detailierte Erfassung dieser Leistungen bildet die Grundlage für die Erstellung von Abrechnungen sowie aussagekräftigen Auswertungen und Tätigkeitsberichten. Einsätze erfassen/ändern Einsatzberichte/Protokoll Upload Einsatzberichte verteilen (per E Mail) Liste mit Verdienstentgang (Auszahlungsbeleg, Buchung in Kassabuch) Drucken: Einsatzbericht Detail Einsatzliste pro Abteilung und Zeitraum von bis Einsatzliste nach Einsatzart sybos 9

10 Materialverwaltung Fahrzeuge, Geräte und Bekleidung In der Materialverwaltung können Fahrzeuge, Kommunikationsgeräte, Atemschutzgeräte, Bekleidung und sonstige Materialien verwaltet werden. Sämtliches Material kann entweder Personen, Fahrzeugen (Laderäume), Räumen oder Standorten zugeteilt werden. Weitere Funktionen sind: Überprüfungs, Wartungsund Ausscheidetermine ToDo Liste für Material und Gerätewart Einsätze/Dienste pro Fahrzeug bzw. Gerät Bestellsystem für Material Einkauf Drucken: Liste Geräte nach Einsatzart für Zeitraum von bis mit Einsatz Stunden Liste Geräte nach Dienstart für Zeitraum von bis mit Einsatz Stunden Liste Geräte mit Überprüfungs und Wartungsterminen Barcodes Verein Für die Verwaltung von Feuerwehr Vereinen stehen folgende Funktionen zu Verfügung. Mitglieder erfassen/ ändern Mitgliedsbeitrag vorschreiben Mitgliedsbeitrag einbuchen (Zahlung buchen) Mitgliedsbeitrag Mahnung Vereinfsfunktionen Ehrungen Ehrungsvorschläge Drucken: Mitgliederliste Telefonliste Funktionärsliste Zahlungsliste Mahnliste sybos SOLARYS Informatik GmbH

11 Lehrgangsverwaltung Eine umfangreiche Lehrgangsverwaltung mit allen Funktionen für die Durchführung von Lehrgängen auf Kreis oder Landesebene. Lehrgangsstammdaten Online Anmeldung mit Prüfung der Voraussetzungen Einladung, Absage Stundenpläne für Ausbilder, Räume, Ressourcen Anwesenheitskontrolle Benotung Zeugnisse, Bestätigungen Die Anmeldung zu Lehrgängen kann jede Feuerwehr selbständig vornehmen. Dabei werden vom System die erforderlichen Voraussetzungen (zb Vorgänger Lehrgang erfolgreich absolviert, erforderliches Alter, Dienstgrad, Funktion, etc.) überprüft. Ausserdem kann die Anzahl der zu vergebenden Lehrgangsplätze nach Grösse der Feuerwehr festgelegt werden. Bei fehlenden Voraussetzungen ist eine Anmeldung nicht möglich. Der Lehrgangsverantwortliche kann dann über eine Teilnahme, Absage oder Verschiebung bestimmen. Sämtliche für die Durchführung von Lehrgängen erforderlichen administrativen Tätigkeiten werden unterstützt. Feuerwehrverwaltung In der Feurwehrverwaltung werden sämtliche Daten über die Feuerwehr gespeichert: Feuerwehrhaus Kommandant Zustellarten Gründungsjahr Gerätehäuser Erreichbarkeiten Feuerwehrhaus / Feuerwachen / Gerätehäuser / Standorte Bankverbindungen Logo für Berichte Tarif Ordnung Verwaltung / Erstellung Alarmplan Verwaltung Pager sybos 11

12 GeoView mit Google Maps Die Integration von Google Maps ermöglicht eine Reihe interessanter Darstellungen wie zb Einsatzkräfte nach Wohnort bzw. Arbeitsstelle Standorte von Fahrzeugen und Geräten Standorte von Feuerwachen und Geräte Häusern geografische Verteilung der Einsätze u.a.m. Brandschutzbedarfsplanung Neue Möglichkeiten im Bereich Brandschutzbedarfsplanung individuell pro Feuerwehrmann / frau kann die Verfügbarkeit für Tages und Nachteinsätze zwischen Montag und Sonntag in sybos erfasst und ausgewertet werden. Bezogen auf den einzelnen Feuerwehrmann können die Wegzeiten vom Arbeits bzw. Wohnort zum Gerätehaus festgelegt und sowohl nach dem Modell 'AGBF' als auch nach dem Modell 'WIBERA' ausgewertet werden. Damit ist für den Kommandanten der Feuerwehr auf einen Blick ersichtlich, welche und wieviel Einsatzkräfte untergliedert nach Funktionen wie zb Atemschutzträger, Maschinist, etc. in der jeweiligen Zeitspanne zur Verfügung stehen werden. sybos SOLARYS Informatik GmbH

13 Dokumenten Management (DMS) Die zentrale Verwaltung von beliebigen Dokumenten (Word, Excel, PDF, Fotos) kann mit dem sybos Dokumenten Managementsystem erfolgen. Dokumente können einfach hochgeladen, verschlagwortet und für eine bestimmte Zugriffsgruppe freigegeben werden. Die Suche nach diesen Dokumenten ist so einfach wie eine 'Google Suche', einfach Stichwort eingeben und schon erhält man eine Trefferliste. Alternativ ist auch die Suche in einer Verzeichnisstruktur möglich. Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert, Änderungen an bestehenden Dokumenten werden als neue Version hinzugefügt. Auswertungen und Statistik Umfangreiche Auswertungen in tabellarischer und grafischer Darstellung sowie Export Möglichkeiten in MS Excel sybos 13

14 Berechtigungssystem Der Zugriff auf die Daten wird über eine Berechtigungsmatrix aus Rollen und Abteilungen gesteuert. Die einzelnen Berechtigungen wie zb anzeigen, ändern oder löschen von Datensätzen wird dabei auf Modulebene in Rollen zusammengefasst und zusammen mit der Abteilung dem einzelnen Benutzer zugeordnet. Damit kann mit minimalem Administrationsaufwand ein sehr feinstufiges Zugriffskonzept implementiert werden. Für jede Ebene in der Hierarchie kann bestimmt werden, wer welche Daten anzeigen, ändern oder löschen darf. SMS Für eine schnelle und kostengünstige Kommunikation dient das integrierte SMS Modul von sybos. Mit wenigen Handgriffen können SMS Nachrichten an einzelne Empfänger oder Empfänger Gruppen versendet werden. Leitstellen Integration Bei Bedarf kann sybos mit den Systemen einer Leitstelle einen Datenabgleich durchführen. Über die entsprechenden Schnittstellen können sowohl Einsatz als auch Alarmierungsinformationen ausgetauscht werden. Diese Integration wird jeweils in Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Leitstellenbetreiber sowie dem Anbieter der Leitstellen Software individuell realisiert. Objekt und Gebäudeverwaltung Damit können relevante Informationen zu Gebäuden und Objekten verwaltet und im Einsatzfall abgerufen werden. Dazu zählen beispielsweise bei Gebäuden Zufahrts und besondere Gefahrenhinweise, Ansprech und Kontaktpersonen, Gefahrenpotential sowie ggf. Hinweise zur Brandmeldeanlage. Ebenfalls enthalten ist die Verwaltung von Hydranten und Wasserentnahmestellen sowie Geräten, die regelmässig von der Feuerwehr zu überprüfen und/oder zu warten sind (zb Feuerlöscher im gemeindeeigenen Bereich). Vorbeugender Brandschutz Für die Tätigkeiten im vorbeugenden Brandschutz steht ein eigenes Modul zur Verfügung. sybos SOLARYS Informatik GmbH

15 Preise Die Preise für die sybos Feuerwehrverwaltung richten sich nach folgenden Parametern Anzahl Organisationseinheiten (Feuerwehren, Löschgruppen, Abteilungen) Anzahl aktiver Feuerwehrmänner eingesetzte Module und Services und bestehen in der Regel aus einer einmaligen Einrichtungsgebühr sowie monatlichen Gebühren für das Hosting. Zusammenfassung EIN integriertes System für ALLE Ebenen und Bereiche der Feuerwehr einheitlicher Datenbestand einmal erfassen, mehrfach nutzen jederzeitiger Zugriff für alle berechtigten Benutzer an jedem PC mit Internet Anschluss in der Feuerwehr, im Büro, zu Hause sybos das ist Software, Service und Support! Technische Daten Der Betrieb der Anwendung erfolgt als sog. Software as a Service Providing (SaaS) in unserem Internet Rechenzentrum. Wir sorgen für einen störungsfreien Betrieb der Programme, Wartung und Reorganisation der Datenbanken und kümmern uns um die tägliche Datensicherung. Webserver Linux Apache mysql PHP5 Mailserver POP3s SMTP IMAPs WebMail Druckausgaben PDF RTF Schnittstellen Einsatzleitsysteme Atemschutzprüfstände Content Management Systeme Client Internet Explorer 8.0 oder höher FireFox 3.0 oder höher Internet Zugang (DSL empfohlen) SMS Gateway Einzel und Massenversand von SMS Benachrichtigungssystem Export CSV Format (Excel) Verschlüsselung SSL Verschlüsselung Version , September SOLARYS Informatik GmbH Alle Rechte vorbehalten. Angaben ohne Gewähr. (2012/09) sybos 15

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