Essens-Reservation via Intranet. «keep it simple»!

Transkript

1 Impressionen von der Stiftung Rodtegg für Körperbehinderte in Luzern. Essens-Reservation via Intranet «keep it simple»! Das ist eine veritable Premiere in der Schweizer Gemeinschaftsgastronomie: Die Online-Reservation von Gerichten und Mahlzeiten via Intranet für rund 15 verschiedene Essens-Standorte. Realisiert wurde die komplexe Verpflegungs-, Reservations- und Verrechnungs-Applikation durch die TCPOS AG(Lamone, Dietikon, Crissier) in der Stiftung Rodtegg für Körperbehinderte in Luzern. «Keep it simple» war die wegweisende Lösung der komplexen Problemstellung in der Stiftung Rodtegg. Von Chefredaktor René Frech Die seit bald 30 Jahren bestehende private Stiftung Rodtegg für Körperbehinderte in Luzern versteht sich als Institution, die sich den Menschen mit einer körperlichen oder mehrfachen Beeinträchtigung sowie deren Familien und Bezugspersonen annimmt. Ziel ist die grösstmögliche Selbständigkeit der Menschen mit einer körperlichen oder mehrfachen Beeinträchtigung. Aktuell werden von der Stiftung Rodtegg rund 150 Menschen betreut Kinder ab dem Kindergartenalter, Schülerinnen und Schüler, Jugendliche und Erwachsene. Die Stiftung befindet sich im Luzerner Sternmattquartier und besteht aus einem Komplex mit fünf Gebäuden, in welchem rund 190 Mitarbeitende wirken. Neben einem Wohnheim für Kinder und Jugendliche und Wohnstudios für Erwachsene werden eine separative und eine integrative Sonderschule, eine Bürofachschule, geschützte Arbeitsplätze in der «büro /10

2 wärkstatt» sowie Therapien (Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie) angeboten. Von den 150 betreuten Menschen sind 30 Erwachsene und 120 Kinder und Jugendliche. Rund 50 Personen wohnen permanent im Wohnheim und in den Wohnstudios der Stiftung Rodtegg. Die andern Betreuten halten sich nur tagsüber in den Gebäuden der Stiftung Rodtegg auf und werden vom stiftungseigenen Transportdienst morgens und abends zu Hause abgeholt und nach Hause gebracht. Die Stiftung sie steht unter der Leitung von Direktorin Luitgardis Sonderegger- Müller generiert einen Umsatz von rund 18,5 Millionen Franken und erfüllt einen Leistungsauftrag von IV und der öffentlichen Hand. Komplexes Verpflegungskonzept So vielseitig und facettenreich wie die schulischen, pflegerischen, therapeutischen und betreuenden Tätigkeiten in der Stiftung Rodtegg ist auch die Verpflegung in dieser vielschichtigen sozialen Institution strukturiert, welche unter der Führung von Oekonomieleiterin Renate Schürmann und Küchenchef Daniel Mumenthaler steht. Tatsächlich geht es darum, die verpflegerischen Leistungen aus der Küche von Daniel Mumenthaler täglich an nicht weniger als 15 verschiedene Ess-Standorte zu verteilen, wobei erst noch die unterschiedlichsten Verpflegungsbedürfnisse zu berücksichtigen sind. Gegessen wird am Mittag im Personalrestaurant «Grüezi» in sechs Wohngruppen für Kinder und Jugendliche in den Erwachsenen-Wohnstudios in zwei Klassen für Schwerstbehinderte an drei Mittagsbetreuungsplätzen für Tagesgäste im Hauswirtschaftsunterricht sowie im Essraum der Küchenbrigade. Ueber Mittag werden im Durchschnitt 180 Verpflegungseinheiten ausgegeben. Es stehen ein Salatbuffet, Suppe, ein Menuteller mit Fleisch, ein vegetarischer Menuteller sowie zwei Mal pro Woche ein Dessert und an den andern Tagen eine Dessertfrucht zur Wahl. Es gehört aber auch zum Betreuungskonzept, dass die betreuten Menschen soweit wie möglich selbständig und mit der entsprechenden Unterstützung kochen und ihr Frühstück oder Abendessen zubereiten. Zu diesem Zweck betreibt Küchenchef Daniel Mumenthaler ein Economat, das sozusagen als Lebensmittel-Shop funktioniert: Die Betreuungspersonen können drei 3/

3 Die Online-Essensreservation via Intranet in der Stiftung für Körperbehinderte: Die Gerichte und Mahlzeiten können zehn Tage zum voraus, aber auch kurzfristig am Konsumationstag reserviert werden. Dank der Online-Essensreservation und der Online-Lebensmittelbestellung weiss Küchenchef Daniel Mumenthaler immer zum voraus, welche Gerichte und Mahlzeiten an welchen Essens-Standorten konsumiert werden wollen. Mal pro Woche im hausinternen Shop die fürs Selberkochen benötigten Lebensmittel bestellen und einkaufen. Küchenchef Daniel Mumenthaler zu GOURMET: «Neben der dezentralen Speisedistribution gilt es bei uns aber auch auf die spezifischen Essens-Situationen der betreuten Menschen einzugehen. So gibt es bei uns Menschen mit Kau- und Schluckschwierigkeiten, mit Lactose-Intoleranzen und mit Allergien oder solche, bei welchen die Ernährung zur Erhaltung des Körpergewichts angereichert werden muss. Dazu kommen Menschen mit Fettleibigkeit, Diabetes und mit andern Sonderernährungsbedürfnissen. Als weitere Besonderheit kommt hinzu, dass wir unsere Verpflegungseinheiten mit den unterschiedlichsten Preis-Ebenen ausgeben. So gibt es unterschiedliche Preisstufen für Mitarbeitende, PraktikantInnen, Betreuende, welche bei ihren Wohngruppen essen, externe Gäste, Zivildienstleistende sowie Pauschalen für Kinder und Jugendliche, usw., usw.» Online-Bestellung statt «Kreuzchenliste» So individuell wie die Preisgestaltung ist in der Stiftung Rodtegg für Körperbehinderte auch die auf die spezifischen Bedürfnisse Rücksicht nehmende Menu-Bestellung. Sie erfolgte bis vor rund einem halben Jahr von Hand auf Grund einer «Kreuzchenliste». Seit der zweiten Hälfte des Novembers 2009 ist in der Stiftung Rodtegg eine absolut einzigartige und innovative Verpflegungssoftware mit Online-Menureservierung in Betrieb, die es in sich hat und welche in der Schweiz erst- und einmalig ist: Via Intranet können alle Beteiligten ihre Speisen- und Menu-Wahl online vornehmen dies dank einer speziell entwickelten Software der TCPOS AG (Lamone, Dietikon, Crissier). Komplexe Problemstellung Renate Schürmann, Leiterin Oekonomie, der neben dem Technischen Dienst, dem Reinigungsdienst, der Wäscherei, dem Mietwesen und dem Fahrdienst auch Verpflegung und Restauration in der Stiftung Rodtegg unterstehen, zu GOURMET: «Das Erstellen eines 60seitigen Pflichtenhefts und die Suche nach geeigneten Anbietern dauerte rund ein Jahr. Die Anforderungen waren breitgefächert: Das Personal sollte sich beim Bestellen mit dem Legic Badge identifizieren, damit die bestellten Konsumationen später über eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltungs /10

4 Ausserhalb der bedienten Betriebszeiten können im Restaurant «Grüezi» Kiosk-Artikel und Kaffee-Spezialitäten mit dem persönlichen Badge bezogen werden. Die Konsumationen werden automatisch auf dem Salärkonto belastet und am Ende des Monats vom Lohn in Abzug gebracht. software Ende Monat direkt vom Lohn abgezogen werden können. Für die internen Gäste mit körperlicher Beeinträchtigung sollte gruppenweise durch einen «virtuellen Benutzer» bestellt werden können. Für die tagesinternen Schülerinnen und Schüler sollte die Bestellung als gleichbleibender automatisierter Dauerauftrag hinterlegt werden können. Dazu kommt das Handling im Personalrestaurant Grüezi : Alle Konsumationen, seien es nun Mahlzeiten, Kaffee oder Kioskartikel, sollten via Legic-Badge mittels Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung vom Lohn abgezogen bzw. den externen Gästen in Rechnung gestellt werden können. Ausserhalb der bedienten Zeiten im Restaurant sollten die Mitarbeitenden und Gäste ihre Konsumationen (wie Kiosk- Artikel und Kaffee) selbständig eintippen können, damit diese wiederum direkt vom Lohn in Abzug gebracht werden. Dabei gilt es, die verschiedenen Preisebenen für die unterschiedlichen Gästegruppen zu berücksichtigen.» «Keep it simple»! Bei der Suche nach dem geeigneten IT- und Software-Partner zeigte sich die Komplexität des Projektes. Oekonomieleiterin Renate Schürmann zu GOURMET: «Nach rund einjähriger Evaluation fanden wir in der TCPOS AG die einzige Anbieterin, die in der Lage war, unsere komplexen Anforderungen abzudecken. Doch selbst deren IT-Spezialisten meinten später, die Aufgabenstellung sei äusserst vertrackt und anspruchsvoll. Schliesslich entwickelte die TCPOS AG für uns einen Teil der Software neu und kombinierte viele ihrer vorhandenen Module gemäss unseren Ansprüchen. Seit dem 23. November 2009 funktioniert bei uns die Online-Menureservierung, und dies von Anfang an ohne Kinderkrankheiten und zu unserer vollen Zufriedenheit!» Die Menu-Pläne liegen wochenweise im Intranet auf. Die Verpflegungseinheiten können zehn Tage zum voraus reserviert werden. Es ist aber auch möglich, Mahlzeiten und Gerichte kurzfristig zu reservieren am Konsumationstag bis Uhr für die Verpflegung in den Wohngruppen, bis Uhr für die Verpflegung im Personalrestaurant. Auch die Lebensmittel aus dem Shop zum Selberkochen sind online bestellbar. Küchenchef Daniel Mumenthaler zu GOURMET: «Das Online-Menu-Reservationssystem erleichtert uns die Arbeit in der Küche. Wir können frühzeitig Produktions /10

5 Erfolgreiche Software-Partnerschaft für die Realisierung einer einzigartigen und komplexen Online-Essensreservations-Applikation (v.r.n.l.): IT-Projektmitarbeiter Beat Arnet, Oekonomieleiterin Renate Schürmann, Rodtegg-Direktorin Luitgardis Sonderegger-Müller, Küchenchef Daniel Mumenthaler, TCPOS-CEO Giacomo Knechtli, TCPOS-Account Managerin Biljana Maeder, TCPOS-IT-Spezialist Nicola Rolando. listen nach Wohngruppen und Verpflegungsorten sowie für die gesamte Mahlzeiten-Zubereitung erstellen. Das Reporting gibt uns aber auch wertvolle Anhaltspunkte für die Angebotsgestaltung und -planung sowie für den Wareneinkauf. Die Software von TCPOS ist ein ausgezeichnetes Optimierungsinstrument für unsere Tätigkeiten beim Wareneinkauf, bei der Angebotsgestaltung und bei der Produktions- und Personaleinsatzplanung. Zudem gibt es kaum noch Missverständnisse und sonstige Unstimmigkeiten zwischen Bestellung und Konsumationen. Was bestellt wird, wird auch konsumiert. Die Online-Menu-Reservation fördert somit das Konsumationsbewusstsein. Man überlegt es sich jetzt besser, was man bestellen und konsumieren will.» Fazit Und Oekonomieleiterin Renate Schürmann ergänzt: «Ganz grundsätzlich hat sich dank der TCPOS-Software der administrative Aufwand für die Verpflegungsprozesse markant reduziert. Frühere Fehlerquellen sind ausgemerzt worden. Auch hinsichtlich der Zutritts- und Bezugsberechtigung, der Preisebenen und der Daueraufträge für die Schulklassen herrschen jetzt klare Verhältnisse. Sehr gut funktioniert auch die Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Am Ende des Monats werden die Konsumationen im Total vom Salärkonto des Benutzers abgezogen. Wer will, kann sich eine detaillierte Uebersicht über sämtliche Konsumationen online verschaffen. Das schafft Klarheit und Vertrauen.» Für die Vernetzung der einzelnen Software-Applikationen von TCPOS nutzten die IT-Spezialisten der TCPOS AG Microsoft Silverlight, die neue plattform- und browserübergreifende Technologie für moderne Applikationen. Das kostenlose Plug-in läuft in allen gängigen Browsern unter Microsoft. Das gute Gelingen auf Anhieb der komplexen Verpflegungs-Applikation in der Stiftung Rodtegg für Körperbehinderte in Luzern ist allerdings auch auf die enge und kreative Kooperation aller Beteiligten zurückzuführen, insbesondere (seitens der Stiftung) von Oekonomieleiterin Renate Schürmann, IT-Projektmitarbeiter Beat Arnet und Küchenchef Daniel Mumenthaler, sowie (seitens von TCPOS AG) von Projektleiter Christoph Weber, IT-Crack Nicola Rolando und Account Managerin Biljana Maeder. INFO-TIPP Weiterführende Informationen sind erhältlich bei: Stiftung Rodtegg für Körperbehinderte Rodteggstrasse Luzern Tel Fax info@rodtegg.ch TCPOS AG Giessenstrasse Dietikon Tel Fax /