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2 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Hilfe und Support Systemvoraussetzungen Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen Funktionsweise des Web-Kaufmann: Funktionsweise des Web-Kaufmann: Vorbereitungen innerhalb des WISO-Kaufmann: Einrichtung des STRATO Business-Shops: Einrichtung & Konfiguration des Web-Kaufmann: Konfiguration im Web - Kaufmann: Synchronisation der Artikel, Adress- und Vorgangsdaten: Vorbereitungen innerhalb des WISO Kaufmann Der Einrichtungsassistent Administration / Konfiguration Mein Online-Shop Konfiguration Artikel Konfiguration Adressen- und Vorgänge Synchronisation Synchronisation von Artikel, Artikelkategorien und Lagerbeständen Synchronisation Artikel und Lagerbestände Synchronisation Adressen und Vorgänge Wartung...30 STRATO AG Seite 2 von 31

3 2 Hilfe und Support Buhl Data Service hat die sich ständig ändernden äußeren Rahmenbedingungen zum Anlass genommen, eine Aktualitäts-Garantie mit Premium-Service als Geschäftsprinzip einzuführen. Nur so ist gewährleistet, dass die Funktionen des Programms jederzeit aktuell bleiben und im Betrieb auf äußere Veränderungen schnell, zuverlässig und sicher reagieren. Während der Installation des WISO Kaufmann können sich STRATO Kunden kostenlos für eine Aktualitäts-Garantie mit Premium-Service registrieren. Die Kosten der Aktualitäts-Garantie mit Premium-Service sind für STRATO Kunden (ab Business-Shop Professional) die ersten 12 Monate inklusive! Aktualitäts-Garantie mit Premium-Service bedeutet für Sie: Aktualität durch laufende Wartung & Pflege. Kostenlose Bereitstellung neuer Programmversionen Menschen, die Ihnen jederzeit helfen: Rufen Sie uns einfach an Eine Vielzahl von produktspezifischen Vorteilen Unterstützung von A bis Z Sie haben eine Frage zum Umgang mit Ihrer Software? Exklusiv für Premium-Kunden mit Aktualitäts-Garantie stehen über 100 Mitarbeiter im Kundenzentrum von Buhl bereit, um kompetent weiterzuhelfen. Und wer nicht gerne telefoniert, kann natürlich auch all die anderen Kontaktmöglichkeiten nutzen: Kundenportal im Internet, , Fax oder ganz klassisch per Brief. Telefon: / (0,14 EUR / Min. aus dem deutschen Festnetz, abweichender Mobilfunktarif) Geschäftszeit: Montag bis Freitag von Uhr, Samstag von Uhr. Sofern Sie sich nicht für die Aktualitäts-Garantie angemeldet haben können Anfragen nur per Briefpost oder Fax an Buhl gerichtet werden. Anfragen per Fax Bitte an: Fax-Nummer: / (0,14 EUR / Min. aus dem deutschen Festnetz, je angefangener Seite) Per Briefpost bitte an: Buhl Data Service GmbH Support Center Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen TIPP: Sollte Ihre Frage bereits von anderen Kunden gestellt worden sein, wird sie in der Online-Hilfe beantwortet. Sie finden die Online-Hilfe im WISO Kaufmann unter dem Menü "?" - "Hilfe" oder im Internet unter STRATO AG Seite 3 von 31

4 3 Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen zum Betrieb des WISO-Kaufmann: Die folgenden Angaben sind Mindestanforderungen, die von einer durchschnittlichen Nutzung ausgehen: Prozessor: Pentium Prozessor (oder kompatibel) mit 1 GHz Taktfrequenz Hauptspeicher: 512 MB Freier Festplattenplatz: 350 MB, zzgl. Speicherplatz für Daten CD ROM Laufwerk: 12x oder schneller Grafik: Super VGA mit einer Mindestauflösung von 800 x 600 Bildpunkten Eingabegeräte: Tastatur, Maus Betriebssystem: Deutsche Versionen, Windows 2000 / Windows XP / Windows 2003 (32-Bit) / Windows Vista Internetverbindung: ISDN Software: WISO Kaufmann in der jeweils aktuellen Jahresversion, kompatibler Online- Shop bei einem Provider, Microsoft.NET Framework 2.0 (wird im Setup des WISO Kaufmann / Web-Kaufmann mit installiert) Zum effizienten und komfortablen Arbeiten empfehlen wir Ihnen mindestens folgende Anforderungen zu erfüllen: Prozessor: Pentium IV Prozessor (oder kompatibel) mit 2 GHz Taktfrequenz (oder schneller) Hauptspeicher: 1 GB Freier Festplattenplatz: 1 GB, zzgl. Speicherplatz für Daten CD ROM Laufwerk: 12x oder schneller Grafik: Super VGA mit einer Mindestauflösung von 1024 x 768 Bildpunkten Auflösung Eingabegeräte: Tastatur, Maus Betriebssystem: Deutsche Versionen, Windows 2000 / Windows XP / Windows 2003 (32-Bit) / Windows Vista Internetverbindung: ISDN Software: WISO Kaufmann in der jeweils aktuellen Jahresversion, kompatibler Online- Shop bei einem Provider, Microsoft.NET Framework 2.0 (wird im Setup des WISO Kaufmann / Web-Kaufmann mit installiert) STRATO AG Seite 4 von 31

5 4 Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen Damit Sie effektiv mit dem WISO Kaufmann arbeiten können ist es notwendig einige grundsätzliche Punkte anzusprechen. An dieser Stelle sollen die verschiedenen Themen nur angerissen werden. Eine genaue Funktionsbeschreibung finden Sie im jeweiligen Kapitel der Hilfe ausführlich beschrieben. Dieser Schnelleinstieg beginnt nach der Installation des WISO Kaufmann und des Web - Kaufmann. 4.1 Funktionsweise des Web-Kaufmann: 1. Funktionsweise des Web-Kaufmann: Der Web-Kaufmann wurde konzipiert um Daten zwischen dem WISO Kaufmann und dem STRATO Online-Shop (ab Business-Shop Professional) auszutauschen. Dabei dient der WISO Kaufmann als führendes System in diesem werden alle relevanten Daten gepflegt. Beispielsweise werden im WISO Kaufmann die Artikeldaten zentral gepflegt. Die Anzahl der Informationen, die im WISO Kaufmann zu einem Artikel angelegt werden können, sind um ein vielfaches höher als die Möglichkeiten in Ihrem Online-Shop. Aus diesem Grund gibt es keine Möglichkeit Artikeldaten und Artikelkategorien aus dem Online-Shop in den WISO Kaufmann zu synchronisieren. Um aber Ihre Artikel aus dem Business-Shop zu exportieren bieten wir Ihnen in den STRATO FAQ eine ausführliche Anleitung an. Anschließend können Sie Ihre Artikeldaten in den WISO Kaufmann importieren. So einfach nutzen Sie die Exportfunktion im Business-Shop 4.0 Nachdem eine Bestellung im Online-Shop platziert wurde, wird die Adresse zusammen mit dem Vorgang im WISO Kaufmann angelegt und der Status der Bestellung im Online-Shop entsprechend verändert, so dass der Käufer immer einen Überblick über seine Bestellungen hat. Adressen ohne eine dazu gehörige Bestellung werden nicht in den WISO Kaufmann übertragen. Wird nun die Bestellung im WISO Kaufmann, beispielsweise in eine Rechnung gewandelt, so ändert sich der Lagerbestand des Artikels natürlich auch. Aus diesem Grunde können Lagerbestände auch mit dem Web - Kaufmann in den STRATO Online-Shop übertragen werden. Durch regelmäßige Synchronisationsvorgänge kann der Käufer sofort erkennen, ob der von ihm gewünschte Artikel vorrätig ist. Zusammenfassend kann man sagen: Artikelinformationen, Artikelkategorien, Lagerbestände werden immer in der Richtung WISO Kaufmann => STRATO Online-Shop übertragen. Adressen und Vorgänge immer in Richtung Online-Shop => WISO Kaufmann STRATO AG Seite 5 von 31

6 2. Vorbereitungen innerhalb des WISO-Kaufmann: Damit die Übertragung der unter Punkt 1 beschriebenen Stammdaten reibungslos funktioniert müssen innerhalb des WISO Kaufmann noch weitere Datenbankfelder gefüllt werden. Eine genaue Anleitung zur Handhabung der sogenannten Online-Shop-Felder im WISO Kaufmann erhalten Sie im Kapitel Einrichtung des STRATO Business-Shops: Ihr Online-Shop wurde bereits funktionsfähig für Sie bereitgestellt. Die Zugangsdaten zu Ihrem STRATO Online-Shop haben Sie vorab per erhalten. Es bedarf nur noch weniger Einstellungen, damit eine Synchronisation mit dem WISO Kaufmann stattfinden kann. Hinweis: Bitte beachten Sie dass die Steuermatrix im STRATO Business-Shop nicht verändert werden darf, da sonst keine Synchronisation möglich ist. 4. Einrichtung & Konfiguration des Web-Kaufmann: Für den ersten Verbindungsaufbau zwischen dem Web - Kaufmann und dem STRATO Business-Shop steht Ihnen ein komfortabler Einrichtungsassistent zur Verfügung, der Sie durch die einzelnen Schritte führt. Hierzu sind folgende Zugangsdaten notwendig (und müssen Ihnen vorliegen): WISO Kaufmann: (Diese Daten haben Sie bei der Installation des WISO Kaufmann eingegeben) Benutzer: Kennwort: Mandantennummer: STRATO Business-Shop: (Diese Daten finden Sie in der Administration Ihres STRATO Business-Shops unter dem Menüpunkt WISO-Kaufmann) Shop-ID: Kennwort: Web-Kaufmann Schnittstelle: Hinweis: Eine detaillierte Beschreibung zum Einrichtungsassistenten finden Sie in Kapitel 5. STRATO AG Seite 6 von 31

7 5. Konfiguration im Web - Kaufmann: Nachdem Sie die Punkte erfolgreich durchgeführt haben, können Sie noch weitere Einstellungen im Web - Kaufmann treffen. Sie können den Web - Kaufmann direkt aus dem WISO Kaufmann starten (eine Verknüpfung finden Sie im Schaubild im Bereich "Verkauf"). Einen genaueren Überblick über die einzelnen Schritte der Konfiguration erhalten Sie im Kapitel Synchronisation der Artikel, Adress- und Vorgangsdaten: Nach erfolgter Einrichtung der Software und erfolgter Stammdatenpflege im WISO Kaufmann kann die Synchronisation beginnen. In einem ersten Schritt sollten die Artikelinformationen, die Artikelkategorien und die Lagerbestände synchronisiert und überprüft werden. Anschließend kann nach erfolgten Testbestellungen und der Synchronisation der Adressen und Vorgänge der Online-Shop für Kunden zugänglich gemacht werden. Selbstverständlich können mit dem Web - Kaufmann Artikel, die nicht mehr online verkauft werden sollen, aus dem Online-Shop entfernt werden. Bitte beachten Sie zum Thema Synchronisation auch das eigene Kapitel in der Hilfe. 4.2 Vorbereitungen innerhalb des WISO Kaufmann Wie schon in Punkt zwei des Einrichtungsleitfadens (Kapitel 4.1) beschrieben, stehen Ihnen nach der Installation des Web-Kaufmann weitere Datenbankfelder innerhalb des WISO Kaufmann zur Verfügung. Es handelt sich dabei um die sogenannten Online-Shopfelder, deren Handhabung an dieser Stelle beschrieben wird. Hinweis: Sofern Sie überwiegend an Verbraucher liefern empfehlen wir Ihnen innerhalb Ihres Mandanten ausschließlich mit brutto Preisen zu arbeiten. So können Sie Rundungsdifferenzen bei der Synchronisation vermeiden. STRATO AG Seite 7 von 31

8 Ihren Mandanten können Sie über die Schaltfläche: "Datei" -> "Meine Firma bearbeiten" im Reiter "weitere Angaben" durch die Option "Vorgabe aller Preise inklusive Steuer" umstellen. Abb. Mandant auf Preise inkl. Steuer umstellen Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum WISO Kaufmann. Artikelkategorien: Abb. Artikelkategorien STRATO AG Seite 8 von 31

9 Über die Schaltfläche: Im Bereich "Verkauf" -> "Artikel" -> "Verwalten" -> "Artikelkategorien" gelangen Sie in die Artikelkategorieverwaltung. In diesem Bereich definieren Sie wie die Artikelkategorien des Onlineshops aufgebaut sein sollen. Artikelkategorien verwalten: Abb. Artikelkategorien verwalten STRATO AG Seite 9 von 31

10 Über die die Schaltflächen im unteren Bereich können neue Artikelkategorien hinzugefügt, geändert, kopiert und gelöscht werden. Abb. Kategorie neu erfassen Zum Anlegen einer neuen Kategorie füllen Sie das Feld Bezeichnung. Bitte beachten Sie, dass die Nummer immer eindeutig sein muss und bei keiner Kategorie doppelt vergeben sein darf. Im weiteren Verlauf muss diese Nummer nicht manuell gepflegt werden, da die Nummerierung vom WISO Kaufmann fortlaufend geführt wird. Das Feld Kategorie ID kann nicht editiert werden. Dieses Feld wird nach der Synchronisation der Artikelkategorien automatisch gefüllt. Wie auch in den anderen Bereichen des WISO Kaufmann haben Sie die Möglichkeit über Selektionsfelder Zusatzinformationen zu den Artikelkategorien zu hinterlegen. Diese Informationen werden jedoch nicht in den Online-Shop übertragen. Hinweis: Wenn Sie eine Kategorie direkt als Unterkategorie einer anderen Kategorie anlegen möchten (im o. g. Beispiel soll die neue Kategorie "WISO Produkte" unterhalb der Kategorie "Software" angelegt werden) markieren Sie zunächst eine Unterkategorie (in dem Fall "Buhl"). Neue Kategorien werden dann sofort als Unterkategorien von "Software" anlegt. STRATO AG Seite 10 von 31

11 Artikelkategoriestruktur gliedern: Abb. Kategorie neu erfassen Nachdem alle Artikelkategorien angelegt wurden können diese auch via Drag & Drop in die gewünschte Hierarchietiefe gebracht werden. Dazu markieren Sie die gewünschte Kategorie und ziehen diese an eine beliebige Stelle innerhalb der Gliederung. Sie können die Kategorietiefe nach Wunsch bestimmen jedoch sollten Sie bedenken, dass eine tiefe Verschachtelung den Online-Shop unübersichtlich erscheinen lässt. Bitte beachten Sie, dass die Sortierung der Kategorien so in den Online-Shop übertragen wird, wie sie im WISO Kaufmann angelegt wurde. Achten Sie aus diesem Grund auf die korrekte Sortierungsreihenfolge. STRATO AG Seite 11 von 31

12 Online-Shop-Felder im Bereich Artikel: Abb. Artikel ändern Nachdem die Kategoriestruktur definiert wurde, können die Artikel für die Synchronisation mit dem STRATO Online-Shop vorbereitet werden. Hierzu wählen Sie in der Artikelverwaltung den Reiter "Online-Shop" aus. Damit ein Artikel in den Online-Shop übertragen werden kann muss der Haken "Artikel im Online-Shop bereitstellen" unbedingt gesetzt sein. Artikel, die dieses Merkmal nicht haben werden nicht synchronisiert! Weiterhin muss eine Zuordnung der Artikel zu den Kategorien erfolgt sein. Bei jedem Artikel muss mindestens eine Kategorie zugeordnet werden. Weitere Kategorien sind optional möglich. Nach der Installation des Web - Kaufmann stehen Ihnen 6 parallele Artikelkategorien zur Verfügung. Über den DB Manager (Tabelle Artikel) kann die Anzahl der parallelen Kategorien verändert werden. STRATO AG Seite 12 von 31

13 Online-Shop-Felder im Bereich Adressen: Abb. Adressdatensatz ändern Sobald eine Adresse zum ersten Mal aus dem Online-Shop in den WISO Kaufmann synchronisiert wird, erhält diese einen Eintrag in den Feldern "Webshop Adresse" und "Webshop ID". Diese Einträge sollten nicht verändert werden. STRATO AG Seite 13 von 31

14 Online-Shop-Felder im Bereich Vorgänge: Abb. Vorgang ändern Nach der Anlage eines Vorgangs aus dem Online-Shop im WISO Kaufmann erfolgt ein Eintrag im Feld Webshop-ID im Reiter "Vorgaben". Zusätzlich wird die Bestellnummer aus dem Online- Shop in das Feld Vorgangsbezeichnung eingetragen. STRATO AG Seite 14 von 31

15 5 Der Einrichtungsassistent Der Web - Kaufmann wurde konzipiert um Artikeldaten, Kategorien, Bilder zwischen dem WISO Kaufmann und dem STRATO Online-Shop (ab Business-Shop Professional) auszutauschen. Beim ersten Start des Web-Kaufmann wird automatisch der Einrichtungsassistent gestartet, der Sie bei der Einrichtung der Software unterstützt. Der Einrichtungsassistent besteht aus zwei Teilen: Eingabe der Zugangsdaten für den WISO Kaufmann Eingabe der Zugangsdaten für Ihren STRATO Online-Shop Der jeweils nächste Schritt kann erst dann durchgeführt werden, wenn der entsprechende Verbindungstest erfolgreich durchgeführt wurde. Abb. Einrichtungsassistent STRATO Online-Shop einrichten STRATO AG Seite 15 von 31

16 Einrichtung Zugangsdaten WISO Kaufmann: Im ersten Schritt werden die Zugangsdaten für den WISO Kaufmann benötigt. Benutzer: Kennwort: Mandant: Hier tragen Sie den Benutzer ein, der für die Synchronisation benutzt werden soll. Dies kann ein separater Benutzer oder auch der Administrator sein. Hier wird das Kennwort benötigt, welches für diesen Benutzer eingerichtet wurde. Hier tragen Sie die Nummer des ausgewählten Mandanten ein. Hinweis: In der Standardinstallation des WISO Kaufmann werden folgende Zugangsdaten verwendet: Benutzer: Administrator Kennwort: (keines vergeben) Mandant: 1 STRATO AG Seite 16 von 31

17 Abb. Einrichtungsassistent Zugangsdaten WISO Kaufmann einrichten Hinweis: Die Einrichtung des Web - Kaufmann ist nur dann möglich wenn der WISO Kaufmann bereits eingerichtet wurde! Sollte dies nicht der Fall sein richten Sie zunächst den WISO Kaufmann ein und starten den Web Kaufmann erneut. STRATO AG Seite 17 von 31

18 Einrichtung Zugangsdaten STRATO Online-Shop: Im zweiten Schritt werden die Zugangsdaten für Ihren STRATO Online-Shop benötigt. (Die Zugangsdaten für Ihren STRATO Online-Shop (ab Business-Shop Professional) wurden Ihnen bereits per zugesendet). Sie finden alle benötigten Informationen in der Administration Ihres STRATO Business-Shops unter dem Reiter WISO Kaufmann. Abb. Reiter WISO Kaufmann im STRATO Business-Shop Professional Über den Button können Sie die Inhalte der einzelnen Zeilen kopieren. Über einen Klick auf die rechte Maustaste können Sie die kopierten Inhalte in die nachfolgenden Felder des Web-Kaufmann einfügen. Shop-ID: Kennwort: Web-Kaufmann Schnittstelle: STRATO AG Seite 18 von 31

19 Abb. Einrichtungsassistent Zugangsdaten Online-Shop einrichten. Nach Abschluss des Verbindungstestes ist der Web - Kaufmann grundsätzlich eingerichtet. Eine Verbindung mit dem WISO Kaufmann sowie dem Online-Shop wurde hergestellt. STRATO AG Seite 19 von 31

20 6 Administration / Konfiguration Mein Online-Shop Zugangsdaten: Hier finden Sie die eingetragenen Zugangsdaten aus dem Einrichtungsassistenten wieder. Sollte sich an den Zugangsdaten zum WISO Kaufmann einmal etwas ändern, können Sie die Verbindung über die Schaltfläche "Daten neu einlesen" erneut herstellen. Gleiches gilt für die Verbindung zum STRATO Online-Shop. Normalerweise muss diese Verbindung nur einmal hergestellt werden, da alle Verbindungsdaten gespeichert werden wenn Sie den Web - Kaufmann beenden. Abb. Mein Online-Shop STRATO AG Seite 20 von 31

21 Verbindungsstatus: In der Fußleiste des Web - Kaufmann finden Sie die Anzeige des Verbindungsstatus zu Warenwirtschaft und Online-Shop. Abb. Statusanzeige Die Verbindung zu Warenwirtschaft und STRATO Online-Shop wird bei jeder Synchronisation neu hergestellt und anschließend wieder getrennt Konfiguration Artikel Konfiguration Artikel: Abb. Konfiguration Artikel STRATO AG Seite 21 von 31

22 Verkaufspreis für Online-Shop: Wählen Sie hier den Verkaufspreis aus, den Sie in den Online-Shop übertragen möchten. Dieser Preis kann im WISO Kaufmann entweder als Bruttopreis oder als Nettopreis gepflegt sein. Beachten Sie jedoch, dass der Preis vor der Synchronisation immer auf den Nettopreis zurück gerechnet werden muss. Dabei kann es unter Umständen zu Rundungsdifferenzen kommen. Durch die Pflege von Bruttopreisen im WISO Kaufmann kann dieses Problem umgangen werden. Es wird immer die verfügbare Menge in den Online-Shop übertragen. Bitte lesen Sie hierzu auch Kapital 4.2 Bestände folgender Lager (als Summe) übertragen: Wählen Sie aus, welche Lagerbestände aus dem WISO Kaufmann in den Online-Shop übertragen werden sollen. Die verfügbaren Lager werden aus dem WISO Kaufmann ausgelesen und können einfach ausgewählt werden. Es wird immer die verfügbare Menge in den Online-Shop übertragen! STRATO AG Seite 22 von 31

23 6.1.3 Konfiguration Adressen- und Vorgänge Konfiguration Adressen: Abb. Konfiguration Adressen- und Vorgänge Neue Adressnummern vergeben ab: Hier definieren Sie die erste Adressnummer ab der neue Adressen aus dem Online-Shop im WISO Kaufmann angelegt werden sollen. Bitte beachten Sie, dass sich diese Adressnummer im Bereich der Debitorenkonten Ihres Kontenrahmens befinden muss. z.b. bei einem SKR03 nach DATEV in einem Bereich zwischen und Überprüfen Sie diese Einstellung in den Stammdaten Ihres Mandanten im Bereich "Kontenrahmen". STRATO AG Seite 23 von 31

24 Für Adressneuanlage Vorlage verwenden: Es empfiehlt sich eine Adresse auf Basis einer Vorlage erstellen zu lassen. In dieser Vorlage können wichtige Stammdaten wie Zahlungsbedingungen, Kreditlimit, etc. definiert werden, die dann auch in den neu angelegten Adressen enthalten sind. Sofern Sie mit einer Adressvorlage arbeiten möchten, geben Sie an dieser Stelle die Adressnummer dieser Vorlage ein. Wenn Sie Ware an Verbraucher liefern empfiehlt es sich in der Adressvorlage im Reiter "Kennzeichen" den Parameter "Inklusive Steuer" auszuwählen, da es sonst zu Rundungsdifferenzen bei Online-Shop-Aufträgen kommen kann. Für Adressneuanlage automatisch ein Buchungskonto in der Finanzbuchhaltung erstellen: Sofern Sie mit eigenen Debitorenkonten für jeden Kunden arbeiten besteht die Möglichkeit das Buchungskonto gemeinsam mit der Adresse neu anzulegen. Definieren Sie in diesem Feld die Nummer des Kontos welches Sie als Vorlage benutzen möchten. Kontrollieren Sie vor dem Eintrag das gewünschte Konto im WISO Kaufmann auf Vollständigkeit. Wenn Sie mit Sammelkonten in der Finanzbuchhaltung arbeiten, können Sie das gewünschte Sammelkonto über die Adressvorlage definieren. Konfiguration Vorgänge: Versandkosten- Frachtartikel festlegen: Legen Sie einen Artikel im WISO Kaufmann an, auf den sämtliche Versand bzw. Frachtkosten gebucht werden sollen. Tragen Sie die Artikelnummer des "Frachtartikels" im Web-Kaufmann unter Konfiguration / Konfiguration Adressen (Kunden) / Vorgänge (Bestellungen) im Feld Artikelnummer des Frachtartikels ein. Danach werden die Versandkosten aus dem Online-Shop auf die gewünschte Artikelnummer gebucht und können so im WISO Kaufmann ausgewertet werden. STRATO AG Seite 24 von 31

25 Abb. Anlegen eines Versand bzw. Frachtkostenartikels im Web-Kaufmann Belegnummer der Vorgangsvorlage: Hier tragen Sie bitte die Belegnummer der Vorgangsvorlage ein. In der Vorlage können, ähnlich der Adressvorlage bereits wichtige Stammdaten vordefiniert werden. (z.b. Vertreternummer, Zahlungsbedingungen, etc.) Aus diesem Grund ist es sehr empfehlenswert mit Vorgangsvorlagen zu arbeiten. Bitte beachten Sie, dass diese Vorlage in der Vorgangsart "Bestellung vom Kunden" angelegt sein muss. Nach der Anlage der Vorlage kann diese ins Archiv verschoben werden. Wenn Sie Ware an Verbraucher liefern empfiehlt es sich auch in der Vorgangsvorlage im Reiter "Adr.-Kennzeichen" den Parameter "Preise inklusive Steuer" auszuwählen, da es sonst zu Rundungsdifferenzen bei Online-Shop-Aufträgen kommen kann. Damit der Kunde den Überblick über seine Online-Shop-Bestellungen behält, befinden sich diese in unterschiedlichen Status. Diesen Status kann der Kunde in seinem Kundenkonto im Online-Shop einsehen. STRATO AG Seite 25 von 31

26 Folgendes Schema wir hierbei angewendet: Platziert der Kunden einen Auftrag im Online-Shop hat dieser zunächst den Status offen. Werden die Bestellungen mit dem Web - Kaufmann synchronisiert, ändert sich dieser Status auf "in Bearbeitung". Neue Bestellungen aus dem Online-Shop werden immer in der Vorgangsart "Bestellung vom Kunden" im WISO Kaufmann angelegt. Werden die Bestellungen nun im WISO Kaufmann in die Vorgangsart "Rechnung " gewandelt, ändert sich auch der Status im Online-Shop auf "ausgeliefert". So ist Ihr Kunde jederzeit über den Status seines Auftrages informiert. 7 Synchronisation Synchronisation und Wartung: Abb. Synchronisation und Wartung im Web-Kaufmann Unter dem Menüpunkt Synchronisation finden Sie den gesamten Bereich der Artikel- und Vorgangssynchronisation sowie den Bereich Wartung, in dem Sie, sofern nötig, alle Artikeldaten aus dem Online-Shop löschen können. Grundsätzlich können Sie alle Synchronisationsoptionen, die nacheinander abgearbeitet werden sollen in einem sogenannten Profil als Standardeinstellungen speichern. STRATO AG Seite 26 von 31

27 Zum Beispiel können Sie festlegen, dass in einem Synchronisationslauf alle Adressen- und Vorgänge, Artikel und Lagerbestände synchronisiert werden sollen. Wenn Sie abweichend von den Standardeinstellungen synchronisieren möchten, können Sie die gewünschten Punkte auswählen, die Synchronisation durchführen und anschließend die Standardeinstellungen mit dem entsprechenden Button wieder herstellen. Die eigentliche Synchronisation starten Sie über den dafür vorgesehenen Button rechts unten. In den folgenden Kapiteln finden Sie weitere Informationen zu den Themen: Adress- und Vorgangssynchronisation (Kapitel 7.2) Artikelsynchronisation und Synchronisation der Lagerbestände (Kapitel 7.1) Online-Shop-Bereinigung (Kapitel 7.3) Wartung (Kapitel 7.4) Sämtliche Ergebnisse der Synchronisation werden innerhalb des WISO Kaufmann als Protokolldatensätze gespeichert. Diese finden Sie im WISO Kaufmann unter dem Menüpunkt "Optionen" -> "Protokollübersicht". Abb. Protokollübersicht In diesen Protokolldatensätzen werden sowohl Fehler als auch erfolgreiche Synchronisationen gespeichert und können bei Detailfragen zu Rate gezogen werden. STRATO AG Seite 27 von 31

28 7.1.1 Synchronisation von Artikel, Artikelkategorien und Lagerbeständen Synchronisation von Artikel, Artikelkategorien und Lagerbeständen: Abb. Synchronisation Artikel- und Lagerbestände Artikel, Artikelkategorien, Bilder: Hier steuern Sie ob nur Artikel oder auch die Artikelkategorien bzw. die Artikelbilder mit in den Online-Shop synchronisiert werden sollen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Artikeldaten aus einem bestimmten Artikelnummernbereich zu synchronisieren. Dafür ist es erforderlich eine Start- und eine End-Artikelnummer zu definieren. Sollte dies nicht erfolgt sein, erscheint eine entsprechende Meldung unterhalb der Eingabefenster. Die Option "Numerische Suche" dient dazu die Suchfunktion des WISO Kaufmann auf diese Art der Suche umzuschalten. Ist diese Option nicht ausgewählt wird die alphanumerische Suchfunktion genutzt. Die Umschaltung der Suchfunktion finden Sie im WISO Kaufmann unter: Abb. Umschaltung der Suchfunktion STRATO AG Seite 28 von 31

29 Lagerbestände: Mit dieser Option bestimmen Sie ob Lagerbestände in den Online-Shop synchronisiert werden sollen. Dabei werden die Lager benutzt, die Sie in der Konfiguration (Kapitel 4.2) definiert haben. Bei beiden Punkten wird das Datum der letzten Synchronisation gespeichert und angezeigt Synchronisation Artikel und Lagerbestände Synchronisation von Adressen und Vorgängen: Abb. Synchronisation von Adressen- und Vorgängen Ist dieser Bereich ausgewählt werden neue Adressen und Vorgänge aus dem Online-Shop in die Warenwirtschaft synchronisiert. Weiterhin wird das letzte Synchronisationsdatum in der Konfiguration gespeichert und hier anzeigt. Zusätzlich wird der Status der Bestellung im Online- Shop entsprechend der Vorgaben geändert. (siehe auch: Konfiguration - Vorgänge (Kapitel 6.3)) Bitte beachten Sie, dass keine Adressen aus der Warenwirtschaft im Online-Shop angelegt oder geändert werden! Synchronisation Adressen und Vorgänge Online-Shop bereinigen: Abb. Online-Shop bereinigen Mit dem Auswählen der Option werden Artikel aus dem Online-Shop entfernt. Weiterhin können Sie zusätzlich die Artikelkategorien löschen, die nach dem Entfernen der Artikel leer im Online- Shop verbleiben würden. Bitte beachten Sie, dass immer eine Option ausgewählt sein muss. STRATO AG Seite 29 von 31

30 Artikel werden aus dem Online-Shop gelöscht wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft: der Artikel wurde im WISO Kaufmann gelöscht bei dem Artikel wurde der Haken "Artikel in Online-Shop bereitstellen" entfernt (siehe: Vorbereitungen von Artikeln (Kapitel 4.2)) Gelöschte Artikel können im Onlineshop nicht wieder hergestellt werden, sondern müssen neu synchronisiert werden! Wartung Wartungsoptionen: Abb. Wartung STRATO AG Seite 30 von 31

31 Der Bereich Wartung bietet zwei Optionen: Alle Artikel aus dem Online-Shop löschen: Hierbei werden alle Artikel - und sofern die Option ausgewählt ist - alle Artikelkategorien aus dem Online-Shop gelöscht. Diese Funktion ist für den Testbetrieb gedacht und sollte im Produktivbetrieb nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen. Vollständige Synchronisation: Hierbei wird der selektierte Bereich in vollem Umfang synchronisiert. Dabei wird das letzte Änderungsdatum im Gegensatz zu einer "normalen" Synchronisation nicht berücksichtigt. Die Synchronisation dauert aus diesem Grund entsprechend länger! Beispiel: Am werden die Artikel synchronisiert. Beim nächsten Synchronisationsvorgang am werden normalerweise nur die Artikel synchronisiert, die seit dem neu angelegt oder geändert wurden. Bei einer vollständigen Synchronisation werden alle Artikel neu synchronisiert. STRATO AG Seite 31 von 31