Vidia Nutzer. Vidia Die neue Videokonferenzlösung. Quickstart Guide. 1. Vidia Nutzer werden. 2. Zu einer Vidia Konferenz einladen

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1 Quickstart Guide Vidia Nutzer 1. Vidia Nutzer werden Unter können Sie einen Vidia Trial-Account erstellen, den Sie 30 Tage lang kostenlos nutzen können. Falls Sie Vidia in Ihrem Team einsetzen möchten, ist es möglich über Vidia bzw. über einen Vidia-Link weitere Personen zu einer Vidia-Sitzung einzuladen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Dokument «Quickstart Guide zu den Team-Administrationsfunktionen». Wenn Vidia bereits in Ihrem Team eingesetzt wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Team-Administrator damit dieser einen neuen Vidia-Account für Sie anlegt. Anschliessend erhalten Sie von Vidia ein Willkommens- . Diese Nachricht enthält einen Link und führt Sie durch die weiteren Schritte. 2. Zu einer Vidia Konferenz einladen Jemanden zu einer Vidia Konferenz einzuladen geht einfach und schnell. Loggen Sie sich unter ein oder wählen Sie sich über die Vidia App (ios/android) ein. Je nach Präferenz können drei verschiedene Möglichkeiten genutzt werden: > Automatisch über Vidia das oder den Kalendereintrag mit Ihrem integrierten Raumlink zustellen > Raumlink kopieren, um diesen z.b. via Instant Message zu verschicken. > Aus der Vidia Konferenz jemanden in der Teilnehmerliste hinzufügen und dabei eine Einladung verschicken. Seite 1

2 > Mit mobilen Geräten bestehen noch weitere Möglichkeiten den Raumlink via imessage oder via SMS zu verschicken 3. An einer Vidia Konferenz teilnehmen > Vidia Konferenz mit Mitgliedern aus Ihrem Vidia Team Um eine Vidia Konferenz zu starten (welche in einem Raum der Raumübersicht auf vidia. swisscom.ch stattfindet), klicken Sie direkt auf den Raumlink. Der Vidia Raum kann auch über den erhaltenen Raumlink im oder Kalender betreten werden. > Vidia Konferenz mit Teilnehmern ausserhalb vom Vidia Team Die Vidia Konferenz kann via Klick auf den Link gestartet werden. > Einen bereits besuchten Raum wieder betreten Haben Sie einen Raum bereits betreten, egal ob der Raum einer Person innerhalb oder ausserhalb Ihres Teams gehört, wird er in der Übersicht der aufgeführt. Auf der Übersicht erscheinen alle Räume von Personen innerhalb und ausserhalb von Ihrem Team. Solange der entsprechende Raumbesitzer seinen Raumlink nicht neu generiert hat, gelangen Sie über diesen Weg bequem in die besuchten Räume. Nachdem Klick auf den erhaltenen Raumlink oder den Raum selber, gelangen Sie zum Beauty Screen (Bild unten). Falls Ihr Computer über mehrere Kameras oder Audio-Geräte verfügt, können Sie in der Auflistung unterhalb des Beauty Screens die gewünschten Geräte auswählen. Für eine optimale Bild- und Tonqualität empfehlen wir die Verwendung einer externen Webcam sowie eines Headsets. Sofern Sie die Applikation bereits heruntergeladen und diese manuell gestartet haben, kommen Sie nach dem «Raum betreten»- Button in die Videokonferenz. Seite 2

3 Falls Sie das erste Mal an einer Vidia Konferenz teilnehmen, werden Sie im nächsten Schritt auf ein Fenster verwiesen, wo Sie die Vidia Applikation herunterladen können. Sind Sie der erste Teilnehmer in der Konferenz, so sehen Sie nur sich selbst bis weitere Personen dazu stossen Teilnahme mit Tablet oder Smartphone Die Vidia App kann kostenlos aus dem App Store von Apple oder Google bezogen werden. Klicken Sie auf Ihrem Tablet oder Smartphone auf den erhaltenen Raumlink um die Konferenz zu starten Per Telefon-Einwahl teilnehmen Falls Sie über kein passendes Gerät oder über keine Internet-Verbindung verfügen, können Sie per Telefon als Audio-Teilnehmer an der Videokonferenz teilnehmen. Weitere Informationen dazu siehe Punkt 6 weiter unten. 1) 4. Funktionalitäten während einer Vidia Konferenz Vidia unterscheidet zwischen Funktionalitäten von Raum Eigentümern und Vidia Teilnehmer (registrierte Vidia Nutzer oder Gäste): Funktionalitäten, welche nur Raum-Eigentümer haben: 1) Teilnehmer hinzufügen 2) Teilnehmer aus dem Meeting entfernen 3) Raum schliessen: Räume können ausschliesslich mit der Einwilligung des jeweilig Raumeigentümers betreten werden. Dies ermöglicht eine höhere Sicherheit falls vertrauliche Inhalte besprochen werden. 4) Mute all: Stummschaltung aller Teilnehmer 4) 2) 5) 3) 6) 7) 8) 9) 10) 11) Seite 3

4 Vidia Funktionalitäten, welche alle nutzen können: 5) Mikrophon einschalten/ausschalten 6) Ton ausschalten/einschalten 7) Videoübertragung sperren/freigeben 8) Eigenansicht ein/aus 9) Fullscreen 10) Bildschirm- oder Applikationsfreigabe: Über die Freigabe-Funktion haben Sie die Möglichkeit Ihren gesamten Bildschirminhalt oder einzelne Applikationen für die Teilnehmer der Vidia-Konferenz sichtbar zu machen. 11) Verlassen der Konferenz > Bildschirm-Freigabe (Desktop): Wenn Sie ihren gesamten Bildschirminhalt freigeben, sehen die Teilnehmer jeweils den Inhalt der auf Ihrem Bildschirm erscheint. Dies erlaubt es Ihnen schnell zwischen Applikationen zu wechseln, wenn dies relevant für ihre Konferenz ist. > Applikationsfreigabe: Möchten Sie mit den Teilnehmern den Inhalt einer spezifischen Applikation teilen, dann wählen Sie diese in der Liste aus. Wenn Sie mit PowerPoint arbeiten, beachten Sie, dass die Bildschirm-Freigabe erst nach der Aktivierung vom Präsentationsmodus aktiviert wird. > Doppelter Bildschirm: Klicken Sie zweimal auf den geteilten Inhalt, damit sich dieser in einem zweiten Fenster öffnet. So haben Sie die Möglichkeit den geteilten Inhalt an einem zweiten Bildschirm oder Projektor darzustellen. Hinweis für Windows-Benutzer: Minimierte Fenster sind in der Freigabe nicht mehr sichtbar, sie können aber im Hintergrund laufen. Hinweis für Mac-Benutzer: Wenn Sie Vidia im Vollbildmodus betreiben, lassen sich keine einzelnen Applikationen mehr freigeben, dies ist eine Einschränkung des Betriebssystems. Hinweis für Mobile Benutzer: Geteilte Inhalte sind auf allen Geräten sichtbar. Das Teilen beschränkt sich aber auf PCs und MACs. Weitere Informationen zur Nutzung finden Sie im FAQ und dem Quickstart Guide für die Teamfunktionalitäten. Seite 4

5 5. Vidia Outlook Add-In Mit dem Vidia Outlook Add-In können Vidia-Meetings direkt über Outlook organisiert werden. Das Add-In steht Vidia-Benutzern kostenlos zu Verfügung. 5.1 Installation Unterstützte Betriebssysteme Win 7 Win 8.x Unterstützte Outlook- Versionen Outlook 2007 Outlook 2010 Outlook 2013 Download Vidia Outlook Add-In Unterstützte Sprachen DE/FR/IT/EN Nach der Installation muss Outlook ggf. neu gestartet werden, um das Add-In zu aktivieren. Hinweis für Windows 8.x Benutzer: Wenn Sie die Installation starten zeigt Windows SmartScreen, je nach Sicherheitseinstellung Ihres Computers, die Warnung («Der Computer wurde durch Windows geschützt»). Klicken Sie in diesem Fall auf «Weitere Informationen» und dann auf «Trotzdem ausführen». Einladung in der Standard- Sprache erstellen Die Vidia-Einladungsinformationen können Sie auch in ein bereits geöffnetes Terminfenster hinzufügen, indem Sie auf den Vidia-Button im Terminfenster klicken. Das Vidia Outlook Add-In kann auf mehreren Computern parallel genutzt werden. 5.3 Deinstallation Einladung in anderer Sprache erstellen sowie weitere Optionen. Das Vidia Outlook Add-In kann über die Systemsteuerung deinstalliert werden. 5.2 Add-In verwenden Klicken Sie auf den Vidia-Meeting Button, um eine Einladung für ein neues Vidia-Meeting zu erstellen. Dadurch wird Ihr Vidia Raumlink zusammen mit einem Einladungstext ins Terminfenster eingefügt. Der Einladungstext steht in den Sprachen DE/FR/ IT/EN zur Verfügung. Bei der erstmaligen Verwendung des Add-Ins müssen Sie Ihre Vidia-Benutzerdaten eingeben. Seite 5

6 6. Telefon-Einwahl Vidia bietet Ihnen und Ihren Meeting-Teilnehmern die Möglichkeit, per Telefon-Einwahl als Audio- Teilnehmer an einer Videokonferenz teilzunehmen. Wenn Sie mit Vidia oder dem Vidia Outlook Add-In eine Meeting-Einladung erstellen, werden die dafür notwendige Zugangs-Nummer sowie Ihre Raum-ID automatisch in die Einladung eingefügt. Wenn Ihr Vidia-Raum abgeschlossen ist, benötigen die Telefon-Teilnehmer zusätzlich Ihre Raum-PIN. Die Zugangs-Nummer, Raum-ID und Raum-PIN finden Sie auf der Vidia-Website im Menu «Raum-Zugangsdaten» (unter Einstellungen) oder in den Einstellungen der Vidia App für ios/android. Die Einwahl erfolgt über eine 0848-Nummer. Diese ist auch aus dem Ausland erreichbar. Jeder Telefon-Teilnehmer trägt die anfallenden Verbindungskosten (max. CHF 0.08/Min aus CH-Festnetz). Darüber hinaus entstehend für Sie als Besitzer des Vidia-Raumes keine zusätzlichen Kosten. 6.1 Raum-ID und Raum-PIN ändern Im Menu «Raum-Zugangsdaten» (unter Einstellungen) können Sie Ihren Raumlink und Ihre Raum-ID sowie Ihre Raum-PIN jederzeit ändern. Selbiges können Sie auch im Einstellungs-Menu der Vidia App für ios/android tun. Bitte beachten Sie, dass dadurch Ihr bisheriger Raumlink sowie Ihre bisherige Raum-ID und Raum-PIN ungültig werden. Seite 6

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