Leitfaden für die Durchführung von Bezirksmusikfesten

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1 Bezirk Inn Chiemgau im Musikbund von Ober und Niederbayern Leitfaden für die Durchführung von Bezirksmusikfesten Einladungen Aktivität Vorankündigungen versenden 1. Musikvereine 2. Patenkapelle 3. andere Vereine 4. Ehrenmitglieder des Vereins 5. Presse und Medienvertreter 6. Honoratioren: Schirmherr Landrat Bürgermeister örtliche Abgeordnete des Europaparlaments örtliche Abgeordnete des Bundestags örtliche Abgeordnete des bayerischen Landtags örtliche Bezirksräte Heimat, Volksmusikpfleger und Kulturbeauftragte des Landkreises und der örtlichen Gemeinde örtliche Geistliche weitere Honoratioren aus Kultur, Landwirtschaft, Wirtschaft, Handel, Verkehr,... Ehrenmitglieder der Kapellen und des Bezirks MON Präsidiumsmitglieder ca. 15 Monate vorher wann? Rücklauf der Anmeldungen bis ca. 4 Monate vor dem Fest erbitten Einladungen mit Grobplanung verteilen ca. 6 Monate vorher zusätzlich: Präsentation bei der Bezirksversammlung

2 Aktivität Teilnehmer und Gästeliste anlegen Detailinformationen an die angemeldeten Vereine versenden Einladungen an o.g. Personen und Vereine verschicken wann? ca. 4 Monate vorher ca. 3 Monate vorher ca. 3 Monate vorher

3 Programmplanung und durchführung (ausrichtender Verein) Die Grobplanung der nachfolgenden Aktivitäten sollte 6 bis 9 Monate vor dem Bezirksmusikfest erfolgen und mit der Bezirksvorstandschaft abgesprochen werden. Die Detailplanung sollte mindestsns 3 Monate vorher zur Verfügung stehen, damit die teilnehmenden Gruppen und Einzelpersonen frühzeitig informiert werden können. Totengedenken durchführen Absperrungen für Hin und Rückmarsch mit der Gemeinde absprechen Programmabsprache mit dem/den örtlichen Geistlichen Aktivität Festabend 1. Alternative: Festkonzert geeignete Räume: Saal mit Bühne, Aula etc Konzertbestuhlung Bühnenschmuck mit Bezirksfahnen, Bezirkstransparent Konzertantes Musikprogramm Rednerliste aufstellen (MV Vorstand, Schirmherr, MON Vertreter,...) evtl. Ehrungen durchführen Empfangspersonen einteilen Abschluss evtl. durch Sektempfang der Kommune 2. Alternative: Festzelt Bühnenschmuck mit Bezirksfahnen, Bezirkstransparent Konzertantes Musikprogramm nicht zu lange gestalten blasmusikgerechtes Programm erstellen Möglichkeit eines Doppelkonzerts teilnehmende Chöre etc. ganz an den Anfang des Programms einbinden Rednerliste aufstellen (MV Vorstand, Schirmherr, MON Vertreter,...), Rednerliste und Reden knapp halten! evtl. Ehrungen durchführen Empfangspersonen einteilen

4 Religiöse Feier Programm mit dem/den Geistlichen festlegen Alternativen bei schlechtem Wetter einkalkulieren Notwendige Aufbauten organisieren Musikalische Gestaltung übernehmen/organisieren Liedblätter verteilen Kirchenzug organisieren: Absperrungen mit Gemeinde organisieren Teilnehmergruppen in Züge einteilen Aufstellorte festlegen und markieren Beginn festlegen Stellplan für Musiken in Kirche oder auf dem Festplatz Wertungsspiele siehe eigenes Dokument Aktivität Gemeinschaftschor Gemeinschaftschorstücke vom Bezirksdirigenten erfragen Örtlichkeiten festlegen Podium aufstellen Stellplan festlegen Teilnehmergruppen in Stellplan nach Kapellen ordnen, Schlagzeuger als eigenes Register vor dem Podium gruppieren Dirigenten und Musikfolge bekanntgeben (i.d.r. Bezirksdirigent, Dirigent des ausrichtenden Vereins, Spielmannsvertreter, Verbandsdirigent) Ansprachen einteilen Musikgruß aller Teilnehmer festlegen geordnete Auflösung planen Tagesfestprogramm im Zelt Möglichst viele Musikkapellen für Darbietung gewinnen, Reihenfolge festlegen, Getränke organisieren Platzreservierung für Ehrengäste und Teilnehmergruppen deutlich sichtbar machen Bühnenschmuck mit Schildern, Fahnen, Bezirksfahnen, Bezirkstransparent Gastronomische Betreuung mit Wirt festlegen Ansprachen und Bekanntgabe der Wertungen in Musikprogramm einbauen Urkunden, Erinnerungsgeschenke, Fahnenbänder bereithalten Mikrophonanlage und Programmführer besorgen

5 Aktivität Festzug Wegstrecke festlegen (ca. 2 4 km, möglichst ohne Gegenzug und durch bewohntes Gebiet) Aufstellungszeit und ort festlegen Reihenfolge der Gruppen festlegen (möglichst abwechseln zwischen Musiken und anderen Gruppen) Auf genügend Abstand zwischen den Musikkapellen achten, damit die gegenseitige musikalische Störung geringgehalten wird. Aufstellungsstelle mit Festschriftnummer markieren Ehrengäste in den vorderen Teil einplanen Fahnenabordnungen auf ganzen Zug platzieren Ehrentribüne vorsehen und den Kapellen für Ehrenbezeigung anzeigen (Kapellen sollten beim Vorbeimarsch spielen!) Gruppen an der Ehrentribüne ansagen Festzugleiter und Festzughelfer mit Armbinde o.ä. markieren Abmarsch durch Festzugleiter Form der Zelteinspielung mit Dirigenten regeln, ebenso Musikfolge der Kapellen, Tondurcheinander vermeiden Andere Ortsvereine zur Mitgestaltung bitten, geschmückte Fahrzeuge einbeziehen Mit Gemeinde, Polizei, Feuerwehr etc. Absperrungen organisieren Sanitätsdienst planen und vergeben Weitere Gestaltungsmöglichkeiten Sternmarsch Standkonzerte Zapfenstreich Schauparaden Weckruf Rahmenprogramm mit anderen Musikgruppen (Volksmusiker, Chöre, Streich Zupf Harmonika Gruppen, Bands, Schulen, Profimusiker u.a.) Bezirksmusikfeste im Rahmen großer Feierlichkeiten und anderer Feste (z.b. Stadtjubiläum) Auf Eigenständigkeit und umfassende Darstellung achten! Festbüro Zentrale am Festmittelpunkt, Sitz des Festleiters, Einsatzzentrale für alle Helfer Ausgabe von Festzeichen und Festschriften an Vereine, Verkauf an Einzelpersonen, Depot für Verkäufer und Verkäuferinnen Kassenstelle Anmeldestelle für alle Vereine Zuteilung der Gruppenbetreuer für jeden Musikverein bzw. Zugabschnitt

6 Aktivität Abschluss des Festes Bekanntgabe der Wertungsspielergebnisse und Verleihung der Urkunden (Bezirksvorsitzender) Übergabe der Gastgeschenke (Ausrichter und Bezirksvorsitzender) Übergabe an den nächsten Ausrichter Abschluss durch Bezirksvorsitzenden

7 Zusammenarbeit mit externen Ansprechpartnern GEMA Anforderung der Meldeformulare bei der GEMA Bezirksdirektion München (ca. 6 Wochen vorher) Abstimmung der GEMA Meldung mit dem Verbandsgeschäftsführer GEMA Anmeldung spätestens 2 Wochen vor Beginn (Formblatt), Rahmenvertrag mit den pauschal abgegoltenen Veranstaltungen berücksichtigen Musikfolgelisten für Musikkpellen, die aktiv am Festtags oder Rahmenprogramm teilnehmen, bereitstellen Versicherung Abschluss einer Veranstalter Haftpflichtversicherung Behörden und Ämter Steuerberater bei Planung, Durchführung und Abschlussarbeiten in Anspruch nehmen Politischen Repräsentanten als Schirmherrn gewinnen Von Kommune einholen: kostenfreie Benutzung von Räumen, Sportstadien, Plätzen etc. Genehmigung bei Gemeinde, Kreisverwaltung, Polizei für Durchführung des Festes, Weg des Festzugs, Benutzung öffentlicher Plätze, Sperrstundenverlängerung etc. einholen Anträge auf Zuschüsse bei Kommune, Landkreis, Jugendring Bürgschaft als Sicherung für den Veranstalter beim Schirmherrn erbitten (Gemeinderatsbeschluss notwendig) Mieten und Gebührenerlass bei Kommune erbeten praktische Amtshilfe des örtlichen Bauhofs anfordern mit Polizei Genehmigung, Absperrungen, Umleitungen regeln Feuerwehr um Zugbegleitung bitten Sanitätsdienst um 1. Hilfe bitten örtliche Vereine als Mitwirkende und Helfer gewinnen Festwirt unter Vertrag nehmen (Leistungen, Gewinnbeteiligung, Ausfallgelder, Gema udgl.), alkoholfreie Getränke einbeziehen Presse und Medieneinsatz vereinbaren, Medien und Pressebetreuer vorsehen Bezirksvorstandschaft Planung mit der Bezirksvorstandschaft durchführen Einsatz der MON Präsidiumsmitglieder und der Mitglieder der Bezirksvorstandschaft festlegen und bestätigen lassen Musikstücke für Gemeinschaftschor veröffentlichen Dirigenten und Redner für Gemeinschaftschor und sonstige Veranstaltungen festlegen aktuelle Anschriftenliste der Musikvereine anfordern Schmuck des Festraums: Bezirksfahnen, Tafeln, Schilder Übergabe an nächsten Ausrichter Planen, vorbereiten und am Ende durchführen