Checkliste Eröffnung erfolgreich planen
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- Mina Teresa Schubert
- vor 7 Jahren
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1 Checkliste Eröffnung erfolgreich planen 1. Terminauswahl (ca. 12 Wochen vor der Eröffnung) verantwortlich Parallel-Events zu erwarten? Eventkonzept wetterabhängig? Ferienzeiten ausgeschlossen? Voraussetzung: Alle MitarbeiterInnen da? Bis dahin Vorbereitung machbar? Wieviele Personen sollen direkt eingeladen werden? Wieviele Gäste werden erwartet? Quantitative Ziele? (Kontaktadressen, Gespräche, Gäste) Qualitative Ziele? (Stimmung, Pressebesuch, Begrüßung) 1
2 2. Eröffnungkonzept planen (ca. 10 Wochen vor der Eröffnung) Kosten verantwortlich Hauptprogramm: Begrüßungsansprache Pressegespräch od. -empfang planen Film/Video Vorführung vorbereiten Rahmenprogramm: Aktionen mit Künstlern skizzieren Kontakte machen Preisausschreiben Musik, Technik, DJ Tombola Glücksrad (für guten Zweck) Gewinnspiele (Einwurfbox) Talkshow (bei großen Eröffnungen) Kinderaktion (Luftballon-Wettbewerb, Mal-Aktion) Mini-Präsente, Give Aways aussuchen und bestellen 3. Werbung, Marketing und PR planen (ca Wochen vor Eröffnung) Kosten verantwortlich Programm-Flyer entwerfen lassen Eröffnungs-Poster entwerfen lassen Postwurfsendungen/Haushaltsverteilung anbieten lassen Bestandsdaten aufbereiten ev. Fremdadressen mieten Einladungsmailing Anzeigenvorlage entwerfen lassen Webseite erstellen lassen Drucksorten entwerfen lassen/bestellen Newsletter entwerfen lassen/einrichten Social Media einrichten/content Plan Hinweis an Fahrzeugen vorsehen Banner + Fahnen entwerfen lassen und bestellen Gehwegaufsteller Presseinformationen vorbereiten 2
3 4. Bewirtung, Betreuung, Entsorgung (8-6 Wochen vor der Eröffnung) Kosten verantwortlich Personal organisieren Fingerfood zusammenstellen/planen (Catering beauftragen) VIP-/Prominentenbetreuung Pressetreffpunkt für Redakteure Toilettenanlagen/Beschilderung Hilfspersonal Reinigungsdienst Parkplätze, Beschilderung Kinderbetreuung Veranstaltungstechnik, Licht/Ton Sitzgelegenheiten und Tische Aschenbecher Garderobe Hostessen Wetterabhängigkeit reduziert (Dächer, Planen) Mitarbeiter und Angehörige einladen 5. Sicherheit einplanen (ca. 6-4 Wochen vor der Eröffnung) Kosten verantwortlich Sanitätsdienst bestellen (bei großen Eröffnungen) Sicherheitsrisiken beseitigen, Feuerlöscher-Ablaufdaten prüfen Haftpflichtversicherung abschliessen 6. Eröffnungswerbung durchführen (ca. 6-3 Wochen vor der Eröffnung) Kosten verantwortlich Einladungsmailing verschicken VIPs zusätzlich persönlich einladen Anzeige mit Logo und Adresse des Betriebes schalten (Tageszeitung etc.) Pressemitteilung an Verteiler schicken Plakatierung öffentlich (bei > 200 Gästen) öffentliche Gebäude 3
4 im Betrieb Läden, Firmen (angrenzend) Busse/Bahnen (bei > 200 Gästen) Firmenfahrzeuge mit Termin-Hinweis ausstatten 7. Letzte Vorbereitungsarbeiten (ca Tage vor der Eröffnung) verantwortlich Banner anbringen Parkplätze und Beschilderung sichern Gebäude aufräumen, reinigen, dekorieren Namensschilder für Mitarbeiter "Gästebuch" zum Adressen sammeln Gehwegaufsteller mit Plakat vor Betrieb Ankündigung an die Presse Blumenschmuck Fotografen bestimmen Infos auslegen (Flyer, Visitenkarten, etc.) Technik aufbauen (Ton, Licht, Video) 8. Nach der Eröffnung geordneten Abbau sichern Adressen in EDV einpflegen mit Bestandadressen abgleichen "Get together" für alle Mitwirkenden, konstruktive Manöverkritik Dankeschönbrief fürs Kommen an alle Besucher-Adressen Nachbearbeitung der Kontakte Presseaussendung mit Text und Fotos an nicht erschienenen Presseverteiler BaidingerBusiness unterstützt Sie bei der gesamten Organisation und der Abwicklung oder übernimmt auch gerne nur Teilbereiche. Einfach - flexibel - transparent 4
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