PRESSEKONFERENZ 11 PUNKTE FÜR IHRE PERFEKTE PRESSEKONFERENZ

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1 CHECKLISTE PRESSEKONFERENZ 11 PUNKTE FÜR IHRE PERFEKTE PRESSEKONFERENZ APA-Pressezentrum Laimgrubengasse Wien pressezentrum@apa.at

2 CHECKLISTE: PRESSEKONFERENZ Ein bis zwei Monate vor der PK Thema festlegen, Kernbotschaften (Sager) definieren Referentinnen/Referenten und Moderation organisieren Programm erstellen Zielmedien definieren Termin festlegen Location besichtigen und auswählen Drei Wochen Presseverteiler aktualisieren Einladungen erstellen Pressemappen vorbereiten Technisches Equipment organisieren 14 Tage Einladungen versenden finaler Check Ablaufplan festlegen, Inhaltskonzept, Rollenverteilung festlegen Catering bestellen Fotografin oder Fotograf bestellen Video-Coverage (Redaktioneller Beitrag und/oder Livestream) beauftragen, Verbreitungskanäle definieren Termin in Termindatenbanken eintragen lassen 2

3 1 Woche Zusagen prüfen, eventuell telefonisch nachfassen Liste mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern vorbereiten Medienbeobachtung beauftragen Zwei Stunden Podium vorbereiten (Logo, Namensschilder) Generalprobe Technik-Check Pressemappen und Schreibmaterialien auflegen Letzter Check mit externem Personal (Fotograf, Kameraleute, Empfang) Nachbearbeitung Nachversand der Pressematerialien Information an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Feedback einholen Auswertung der Medienbeobachtung 3

4 Auch in Zeiten der digitalen Kommunikation sind physische Räume der Begegnung nötig. Journalist innen und Journalisten schätzen Pressekonferenzen aufgrund der Interaktion und der Möglichkeit, direkt an die Agierenden heranzutreten. Doch Vorsicht: Die Zeit der Medienvertreterinnen und -vertreter ist stark begrenzt und das Konkurrenzangebot groß. Diese Checklist hilft Ihnen auf dem Weg zur gelungenen Pressekonferenz. 1. ANLASS Die erste Frage ist die wesentlichste! Wie lautet Ihr Kernthema? Welche Botschaft soll ankommen und welchen O-Ton möchten Sie in den Medien platzieren? Muss es eine Pressekonferenz sein oder lässt sich der Anlass ebenso gut telefonisch, schriftlich oder in Einzelgesprächen mitteilen? 2. INHALT Wählen Sie zur Präsentation Ihrer Botschaft geeignete Referentinnen und Referenten. Das Podium sollte aus maximal fünf Personen bestehen. Fassen Sie sich kurz. Idealerweise dauern Pressekonferenzen 20 bis 30 Minuten, höchstens jedenfalls 60 Minuten. Bereiten Sie sich außerdem auf kritische Journalistenfragen vor. TIPP: Beraten Sie sich im Vorfeld mit einem freien Journalisten, der Ihnen hilft, kritische Fragen auszumachen und zu beantworten. Klären Sie vorab, ob es einen Dresscode für das Podium und den Moderator oder die Moderatorin geben soll. 3. LOCATION Prüfen Sie vorab, ob die Räumlichkeiten Ihrem Zweck dienen (Fassungsvermögen, Bestuhlungsmöglichkeiten, Stromanschlüsse, Klimaanlage etc.) und ob die technischen Voraussetzungen für Ihre Präsentation (Beamer, LED-Wall, Mikrofone etc.) erfüllt sind. Brauchen Sie eventuell auch einen extra Raum für Interviews? Wählen Sie eine Location, die zu Ihrem Unternehmen und dem Anlass passt und gut erreichbar ist. 4. ZEITPUNKT Der Zeitpunkt Ihrer Pressekonferenz hängt vom Anlass ab. Die Einführung eines neuen Produktes lässt sich längerfristiger planen als eine Krisenintervention. PKs am Vormittag gelten als zeitlich optimal für Journalistinnen und Journalisten. Vermeiden Sie Pressekonferenzen nach 11 Uhr. Checken Sie unbedingt die Terminlage! Branchenverwandte Termine zum selben Datum führen dazu, dass Ihre Gäste womöglich gänzlich fernbleiben. TIPP: Verwenden Sie Termindatenbanken (z. B. um keine geplante Veranstaltung zu übersehen. 4

5 5. EINLADUNGSMANAGEMENT Achten Sie auf eine aussagekräftige Einladung. Legen Sie sich einen -Verteiler mit Kontakten zurecht, deren Anwesenheit Ihnen besonders wichtig und für Ihren Zweck relevant ist. Wenn sich Ihre PK langfristig planen lässt, können Sie etwa 14 Tage, spätestens zehn Tage vorher Ihre Einladung aussenden. TIPP: Ist jemandes Anwesenheit besonders wichtig, kann nachtelefoniert werden. Datenbanken ( helfen bei der Aktualisierung Ihrer Medienkontakte. 6. PRESSEMAPPE UND GIVEAWAYS Eine Pressemappe fasst die wichtigsten Informationen zusammen und dient den Gästen als Orientierung. Teilen Sie diese daher zu Beginn der PK aus. Schreib unterlagen wie Blöcke und Kugelschreiber sind sinnvoll. Vermeiden Sie allerdings voluminöse Giveaways. Stellen Sie die Unterlagen außerdem digital bereit, um auch nicht anwesenden Interessierten alle Informationen zu gewähren. 7. VIDEO UND FOTO Fotos und Videos machen Ihre PK lebendig. Verzichten Sie unbedingt auf werbliche Inhalte und sorgen Sie anschließend für eine einfache technische Bereitstellung des Bild- und Videomaterials. 8. LIVESTREAM Mit einem Livestream erreichen Sie auch Presseleute, die aus zeitlichen Gründen nicht vor Ort sein können. Sie beweisen damit außerdem Ihr Gespür für die Wichtigkeit von Live-Content und geben Ihrer Veranstaltung eine größere Bühne. 9. CATERING Journalistinnen und Journalisten gehen nicht wegen Kaffee und Kuchen auf eine Pressekonferenz, daher sind Erfrischungsgetränke bzw. Tee und Kaffee während der Konferenz ausreichend. Anschließend können Häppchen und Getränke die Stimmung lockern. 5

6 10. ABLAUF Gehen Sie die letzten Feinheiten am Tag der Pressekonferenz durch: Versorgen Sie das Podium mit Logo und Namensschildern, überprüfen Sie die Technik, legen Sie die Pressemappen und Schreibmaterialien auf. Besprechen Sie mit den Fotografinnen und den Kameraleuten die Details durch und vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiter innen und Mitarbeiter ebenso zu informieren und diesen die gleichen Informationen wie den Gästen bereitzustellen. 11. NACHBEARBEITUNG Aktualisieren Sie die vorbereiteten Pressetexte, wenn sich während der PK Änderungen ergeben haben, und versenden Sie das Pressematerial max. 30 bis 60 Minuten nach der Veranstaltung. Seien Sie für Rückfragen erreichbar. Sorgen Sie für anschließende Medienbeobachtung, um den Impact Ihrer Presse konferenz zu messen. Credit: APA Raumkonzept: Who Cares?! Design Das APA-Pressezentrum: Wir stellen den Rahmen für Ihre ideale Pressekonferenz Das APA-Pressezentrum ist auf die Anforderungen einer Pressekonferenz zugeschnitten. Die moderne Location inmitten der APA Austria Presse Agentur am Wiener Naschmarkt überzeugt mit High-End-Technologie und umfassender Betreuung mit allen Services aus einer Hand. Vom Termin aviso über Fotocoverage, Video-Livestream und Output-Monitoring: Unsere Pauschal pakete ermöglichen Ihnen überschaubare Kalkulation und Kontrolle Ihrer Kosten. Wir schaffen die Rahmenbedingungen für eine gelungene Pressekonferenz, damit Sie sich auf Ihre Inhalte und die wesentliche Botschaft konzentrieren können. Fragen Sie Ihren Termin an unter

7 Kontakt: APA-Pressezentrum Laimgrubengasse Wien pressezentrum@apa.at