Guten Morgen und hallo zusammen! Udo Smorra - 03/2013

Transkript

1 Guten Morgen und hallo zusammen!

2 Professionell in Teamsitzungen und auf Netzwerktreffen agieren

3 Ziele Wir wollen heute * zunächst - jeder für sich - einen Quick-Check vornehmen bezogen auf die eigenen/erlebten Teamsitzungen * die Punkte vorstellen, die den Erfolg von Meetings / Veranstaltungen ausmachen (nicht nur aber auch - von Teamsitzungen) * auftauchende Fragen dazu ansprechen und nach Möglichkeit beantworten

4 Teamsitzung Checkliste 1 2 Gibt es etwas zu essen bzw. zu schnökern? Gibt es etwas zu trinken? ja manchmal nein 3 4 Gibt es Tagesordnungspunkte (TOPs) für die Teamsitzung? Gibt es Ziele für die Teamsitzung? 5 Sind die TOPs und / oder Ziele den TeilnehmerInnen vorher bekannt?

5 6 Gibt es den Punkt Verschiedenes? 7 Fängt die Teamsitzung pünktlich an? 8 Ist die Teamsitzung open end organisiert? 9 Sind die zu besprechenden Punkte inhaltlich entscheidungsreif vorbereitet? 10 Gibt es für die einzelnen Punkte einen Zeitansatz? 11 Sind Infos Bestandteil der Teamsitzung?

6 12 Gibt es ein Mitteilungsbuch / eine Infowand? 13 Kommen TeilnehmerInnen zu spät? 14 Wechselt die Protokollerstellung? 15 Gibt es eine permanente Leitung der Teamsitzung? 16 Gibt es ein Verlaufsprotokoll? 17 Gibt es ein Ergebnisprotokoll?

7 18 19 Werden die verabredeten Punkte in der folgenden Teamsitzung termingerecht gecheckt? Werden bei Nichterledigung - die Ursachen erforscht? Werden Beschlüsse, Vereinbarungen, Verabredungen kurzfristig wieder in Frage gestellt? Beteiligen sich alle Teammitglieder an der Diskussion der einzelnen Tagesordnungspunkte? Hat jeder Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen, der diesen vorbereitet? XXX

8 Worauf kommt es an in jedem Meeting? 1. Klare Ziele Tagesordnungspunkte ersetzen kein Ziel! Wer nicht genau sagt, wohin er will, der braucht sich nicht zu wundern, wenn er ganz woanders ankommt Wir wollen heute * * *

9 2. Klarer Ablauf, klare Struktur Ein gutes Meeting hat einen in logischen Schrittfolgen geplanten Verlauf. Dieser ist in einem Feinkonzept/einer Agenda fixiert. Die Leiterin ist deshalb jederzeit in der Lage, jeden einzelnen Schritt zu erklären und zu begründen. Macht sie dies auch verständlich und transparent wird die Gruppe folgen. Macht sie es nicht Merke: Je größer die Gruppe desto mehr Struktur!

10 Teamsitzung zum Thema Unsere alltagsintegrierte Sprachbildung eine Bestandsaufnahme Zeit 14:00 14:20-14:45 14:45-15:15 Inhalt /Technik Begrüßung Organisatorisches: Zeitplan, Ablauf, Pausen etc. Ziele vorstellen Kurze Runde zum Ankommen Leiterin bzw. Protokollantin schreibt mit Gruppenarbeit (3 Gruppen arbeitsgleich): - Was denken wir läuft in unserer Kita schon gut? - Was noch nicht so gut? - Was müssen wir deshalb hier gemeinsam klären? Präsentation der Gruppenarbeiten Nachfragen/Verständnisfragen: ja; Diskussion: noch nicht! Diskussion der zu klärenden Punkte: Vereinbarungen, Verabredungen und Maßnahmen Leiterin bzw. Protokollantin notiert Hilfsmittel Flipchart: Begrüßung Flipchart: Ziele Flipchart: Fragen Pinnwand Flipchart Pinnwand

11 3. Klare definierte - Rolle der / des Vornstehenden Was bin ich? ModeratorIn LeiterIn ReferentIn???

12 4. Klare Erwartungen der Leiterin / des Leiters an die TeilnehmerInnen Welche Rolle sollen die TeilnehmerInnen einnehmen? Publikum: Nur zuhören und Informationen aufnehmen oder sollen sie auch Fragen stellen, ggf. auch kritische oder mit Ihnen auch (womöglich: kontrovers) diskutieren oder sogar eigene Ideen, Alternativen und Vorschläge einbringen oder sogar mit entscheiden Wie auch immer Sie sich entscheiden es ist eine jeweils andere Veranstaltung zu planen!

13 5. Weniger ist oft mehr bezogen auf den Inhalt Wenn die Zeit nicht reicht: Entweder ist zu viel in der Zeit oder das Falsche... Lieber wenige Punkte mit klaren Verabredungen abschließen als viele Punkte nur anreißen.

14 6. Weniger ist meistens mehr bezogen auf die Art der Präsentation Man kann über alles reden nur nicht über 25 Minuten! Mehr als ein Chart in zwei Minuten ist ein Film! Achtung: Präsentation darf nicht vom Inhalt ablenken!

15 7. Einbeziehung der TeilnehmerInnen Methodenwechsel (1) Hilfreiche (kurz, knapp, präzise) Fragen stellen: Was, wer, wie, wo, wann? (= offene Fragen) Nach Möglichkeit nicht : Wieso, weshalb, warum? (Frage wird häufig als Angriff verstanden!) Fragen nach zeitlicher oder logischer Priorität, Interesse oder Wichtigkeit: * Womit sollten wir uns am meisten Zeit lassen? * Was brennt uns am meisten unter den Nägeln? * Mit welchem Punkt müssten wir anfangen? * Welches Thema ist für uns besonders wichtig? *

16 7. Einbeziehung der TeilnehmerInnen Methodenwechsel (2) Mögliche Methoden Präsentation, Vortrag Plenum-, Partner-, Gruppenarbeit Diskussion Themen sammeln auf Zuruf / Themenspeicher Kartenabfrage Punktabfrage

17 8. Ergebnisse konkretisieren und festhalten Was? Wer? Bis wann? Erledigt Mit wem? Ab wann? XXX Dora + Bis Gesine

18 9. Technische Vorbereitung Was brauche ich? Raum ohne oder mit Tischen, Stühle, Flipchart, Pinnwände, Papier, Stifte, Pappkarten, Laptop, Beamer, Overhead-Projektor, Folien, Namensschilder, Kopien, Arbeitsblätter, Ablaufplan,, Checkliste! Alles da? Alles klar? Alles gecheckt? Alles in genügender Anzahl? Alles funktioniert?

19 10. Üben, üben, üben, Wenn wir Teams mitnehmen und sie zu neuen Erkenntnissen und Erfahrungen führen wollen, dann reicht es nicht aus, selbst inhaltlich umfassend kompetent zu sein. Um mit Gruppen tragfähige Ergebnisse und Lösungen zu erarbeiten brauchen wir ein grundlegendes Methodenrepertoire im Bereich Moderation als dem Hilfsmittel zur Strukturierung von Gruppenprozessen und -gesprächen.

20 Vielen Dank! Doch nun zu Ihren Beiträgen, Anmerkungen, Kommentaren und Fragen