Planung & Organisation von Freizeiten und Events

Transkript

1 Planung & Organisation von Freizeiten und Events

2 Freizeit 1. Entwickeln einer (neuen) Idee mit der Frage: Was soll wie erreicht werden? als globale Vision. - Feststellung des Bedarfs. Womit möchte Jesus den Jugendlichen dienen? Was trifft ihre Bedürfnisse / Erwartungen? Was möchte ich als Frucht nach der Aktion sehen? Welche Form von Aktivität ist dafür geeignet? 2. Machbarkeitsstudie: Sind die nötigen Recourcen (wichtige Mitarbeiter / Material) vorhanden oder habe ich Glauben dafür? Grobe Finanzplanung. Sind Sponsoren zu gewinnen? Auswahl der Räumlichkeiten & Reservierung. (Räumlichkeiten ansehen) 3. Hier ist eventuell die erste Pause für andere Dinge 4. Vorplanung: mit der Frage: Was soll enthalten sein und wie soll das ablaufen? als klare Vision. Entwicklung der Inhalte (nur Überschriften) und Ablauf (nur An & Abreise & Art der angebotenen Aktivitäten) Wer sind die Referenten oder die tragenden Mitarbeiter? Mit den Inhalten sollte sich die erstellen lassen. 5. erstellen und verteilen. Das sollte in der Regel 2 Monate vorher passieren (je nach Event). Serienbriefe und gepflegte Adressdatenbanken erleichtern die Arbeit für das nächste mal. (und das kommt bestimmt) 6. Hier ist eventuell die zweite Pause für andere Dinge 7. Detailplanung: mit der Frage: Wer macht wann was? Zeit die restlichen Mitarbeiter zu gewinnen und den Termin einer Freizeitvorbesprechung zu machen. Vorher einen Ablaufplan entwerfen. Welcher Mitarbeiter könnte was machen. In der Besprechung Aufgaben festlegen und jetzt Details besprechen. Evtl. Arbeitsgruppen bilden. Jetzt delegieren! Adress. & Tel. (Handy) Liste der Mitarbeiter verteilen. Weitere Absprachen per Tel. 8. Die Anmeldungen trudeln ein - Teilnehmerliste erstellen. Zahlungseingänge überprüfen. Spruch: Je später man die Dinge organisiert, desto öfter denkt man darüber nach und umso mehr Stress hat man. Es gibt für alles die richtige Zeit. 9. Direkt vor der Freizeit Wer kauft ein oder bereitet die notwendigen Dinge vor. Wer ist rechtzeitig vor Ort. Wer macht die Anmeldungen? 10. Die Freizeit beginnt. Herzlichen Empfang der Teilnehmer (Begrüßungsteam etwas Süßes auf dem Bett) und eine Anmeldung organisieren, wo die Teilnehmer gleich Infos & Orientierung bekommen (Zimmer etc.) Ein guter Start ist wichtig! 11. Die Freizeit läuft. Gut ist es, wenn der Freizeitmanager & Verantwortlicher (JuLeiCard) nicht stark eingebunden ist. Dann kann er Unvorhersehbares ausgleichen! Tägliche kurze Mitarbeiter Feedbackrunden für Kurskorrekturen und Detailplanung. 12. Am Ende: Dank an die Mitarbeiter (kleines Präsent). Evtl. Nachbesprechungstermin festlegen. Nachwerbung: z.b. Bilder auf der Homepage bekannt geben. 13. Danach: Sich über das, was gelungenen ist, freuen! (Das ist ein Befehl!) kurze Pause - Ablauf auswerten und nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen. (wir lernen nie aus!) Planungsprozess Jahresplanung 1. Welche Großveranstaltungen, die uns betreffen. gibt es? 2. Was für Aktivitäten planen wir? 3. Termine für jede Sache in deinen Kalender eintragen für: a. Vorplanung (1Tag) bis 1 Jahr vorher b. ( 1Tag + 1 Tag Post) 2 Mon. vorher c. Detailplanung ( 1 Tag) 1 Mon. vorher d. Freizeitvorbesprechung (1 Tag) 1 Mon. vorher e. Freizeitvorbereitung (1 Tag) 1-2 Tage vorher f. Die Freizeit natürlich ( je nach Länge) g. Pause danach (1 Tag) 4. Frage: Ist jetzt noch genug Zeit in deinem Leben für die wichtigen Dinge? Wenn nicht: Aktivitäten streichen!

3 Notizen: Planung & Organisation von Freizeiten und Events Seminar von Gudrun & Jörn Klüß youth-alive Deutschland Konferenz in Tann 2006

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6 Bedarf feststellen & Idee entwickeln: Was soll wie erreicht werden?

7 Bedarf feststellen & Idee entwickeln: Was soll wie erreicht werden? Machbarkeit prüfen: 1. Mitarbeiter 2. Recourcen 3. Finanzen 4. Räumlichkeiten I. ansehen II. reservieren

8 Bedarf feststellen & Idee entwickeln Pause Machbarkeit prüfen

9 Bedarf feststellen & Idee entwickeln Pause Vorplanung: Was soll wie ablaufen? 1. Inhalte (Überschriften) 2. Ablauf (Zeiten & Aktvitäten) 3. Referenten & tragende Mitarbeiter Machbarkeit prüfen

10 Bedarf feststellen & Idee entwickeln Vorplanung: Was soll wie ablaufen? 1. Inhalte (Überschriften) 2. Ablauf (Zeiten & Aktvitäten) 3. Referenten & tragende Mitarbeiter Pause Freizeit Machbarkeit prüfen : 1. Flyer entwerfen 2. Adressdatenbank pflegen 3. Serienbriefe erstelllen 4. Flyer verschicken

11 Vorplanung: Was soll wie ablaufen? Bedarf feststellen & Idee entwickeln Pause Pause Freizeit Machbarkeit prüfen

12 Idee Vorplanung Freizeit Machbarkeit

13 Idee Detailplanung: Wer macht was? 1. Ablaufplan erstellen 2. Termin Freizeitbesprechung 3. weitere Mitarbeiter gewinnen Vorplanung Freizeit Machbarkeit

14 Idee Detailplanung: Wer macht was? 1. Ablaufplan erstellen 2. Termin Freizeitbesprechung 3. weitere Mitarbeiter gewinnen Vorplanung Freizeit Machbarkeit Freizeitbesprechung: 1. jetzt Details besprechen 2. jetzt delegieren! 3. Adressliste der Mitarbeiter 4. Arbeitsgruppen

15 Detailplanung Idee Vorplanung Freizeit Machbarkeit Freizeitbesprechung

16 Detailplanung Idee Freizeitbesprechung Vorplanung Machbarkeit Anmeldungen bearbeiten 1. Teilnehmerliste 2. Anmeldebestätigungen 3. Belegungsplan 4. Tischdienstplan 5. Zahlungseingänge Anmeldungen Freizeit

17 Idee Machbarkeit Vorplanung Freizeitbesprechung Detailplanung Anmeldungen Einkäufe

18 Idee Machbarkeit Vorplanung Freizeitbesprechung Detailplanung Anmeldungen Anmeldungs- & Willkommenteam Einkäufe

19 Idee Machbarkeit Vorplanung Freizeitbesprechung Detailplanung Anmeldungen Anmeldungs- & Willkommensteam Die Freizeit läuft Feedback Einkäufe

20 Idee Machbarkeit Vorplanung Freizeitbesprechung Detailplanung Anmeldungen Anmeldungs- & Willkommensteam Dank an die Mitarbeiter Nachbesprechungstermin Nachwerbung Die Freizeit endet Feedback Einkäufe

21 Idee Machbarkeit Vorplanung Freizeitbesprechung Detailplanung Anmeldungen Pause! Danach Einkäufe Anmeldungs- &Willkommensteam Feedback Dank an die Mitarbeiter Nachbesprechungstermin Nachwerbung