VERSION 5.1/5.2 KURZANLEITUNG FÜR WINDOWS 16-BIT

Transkript

1 VERSION 5.1/5.2 KURZANLEITUNG FÜR WINDOWS 16-BIT TM

2 GROUPWISE 5.2 KURZANLEITUNG GroupWise erfüllt Ihre gesamten Anforderungen an eine Nachrichtenübermittlungs- und Terminplanungssoftware. Sie erhalten hier einen kurzen Überblick darüber, welche Möglichkeiten GroupWise bietet. Nachrichten senden und Termine planen Mit GroupWise vermeiden Sie die Nachteile der konventionellen Nachrichtenübermittlung, wie z. B. Kopieren und Verteilen der Mitteilung sowie die Ungewißheit, ob die Nachricht zugestellt wurde. Sie können umgehend eine Nachricht an mehrere Personen senden und z. B. überprüfen, wer sie geöffnet oder gelöscht hat. Mit der Planungsfunktion können Sie schnell und bequem herausfinden, wann die beteiligten Personen, der Konferenzraum und andere benötigte Ressourcen verfügbar sind. Mit Ihrem persönlichen Kalender arbeiten Sie werden bei Ihrer Planung unterstützt, da GroupWise Ihre täglichen Termine, Jobs und Notizen überwacht. In Ihrem Kalender können Sie anhand der verschiedenen Layouts einen Tag, eine Woche, ein Jahr, nur Jobs, nur Termine etc. anzeigen. Sie können auch Termine von Ihrem Kalender aus planen oder neu planen. Adressen suchen und sortieren Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen senden, brauchen Sie nicht jeden Namen einzeln in das Feld An einzugeben. Mit dem Adreßbuch können Sie bequem mehrere Personen als Empfänger auswählen. Sie können die Daten nach verschiedenen Kriterien sortieren. Wenn Sie persönliche Adressen erstellen, können Sie die Suche im gesamten Adreßbuch umgehen. Statusinformationen abrufen Wenn Sie wissen möchten, ob ein Empfänger Ihre Nachricht erhalten oder geöffnet hat, können Sie den Status von Nachrichten prüfen. Im Info-Fenster sehen Sie genau, wann Ihre Nachricht eingegangen ist, geöffnet, akzeptiert oder gelöscht wurde. Bei Eingangsnachrichten werden hier die anderen Empfänger aufgeführt. Und vieles mehr Mit GroupWise können Sie schneller und effizienter arbeiten. Öffnen Sie über die Ablage eine gefilterte Eingangs- oder Ausgangsbox, Ihr Standardlayout, ein häufig verwendetes Programm etc. Die Symbole auf der Ablage sind Verknüpfungen, die den Zugriff beschleunigen. Notify informiert Sie, wenn Sie eine neue Mail erhalten haben, jemand Ihre Nachricht geöffnet hat oder ein Termin ansteht. Wenn Notify aktiv ist, können Sie Alarmmeldungen einstellen, die Sie an zu erledigende Jobs erinnern. Durch die Leitkarte werden Nachrichten oder Jobs von einem Empfänger zum nächsten gesendet, wobei jede Person vor der Weiterleitung Kommentare hinzufügen kann. Sie bestimmen die Zustellungsreihenfolge. Wenn Sie Ihren Namen an das Ende der Leitkarte setzen, geht die Nachricht anschließend an Sie zurück.

3 Das Hauptfenster im Überblick Das Hauptfenster ist sozusagen die Zentrale von GroupWise 5. Vom Hauptfenster aus können Sie u. a. Ihre Eingangs- und Ausgangsbox öffnen, Termine planen und den Kalender anzeigen. die gesendeten Nachrichten anzuzeigen. Über die Ablage können Sie schnell die am häufigsten verwendeten Layouts, Makros oder Programme öffnen. die empfangenen Nachrichten anzuzeigen. die gelöschten Nachrichten anzuzeigen. Ihre Planung anzuzeigen. eine Nachricht zu senden. eine Besprechung zu planen. einen Job zuzuweisen. eine Notiz zu erstellen. Doppelklicken Sie hier, um eine telefonische Nachricht zu senden. Eingangsbox- und Ausgangsboxordner Ihr Benutzerordner, der Ihren Namen trägt, stellt Ihre GroupWise-Datenbank dar. Er enthält weitere Ordner und Nachrichten. Die Eingangsbox enthält alle empfangenen Nachrichten, die Ausgangsbox alle von Ihnen gesendeten Nachrichten. Der Kalender zeigt Ihre Termine, Notizen und Jobs in Listenform an. Der Aktenschrank enthält Ihre persönlichen Ordner. Die Symbolleiste In jedem Layout oder Fenster können Sie auf Anzeigen > Symbolleiste klicken, um die Verknüpfungssymbole für häufig benötigte Aufgaben anzuzeigen. Sie können jede Symbolleiste bearbeiten und eigene Verknüpfungssymbole einfügen, um z. B. ein Programm oder ein Makro zu starten. Nähere Informationen über das Hauptfenster Ein Hilfethema beschreibt die Funktionen der Symbole in Ihrer Eingangsbox. Klicken Sie auf Hilfe > Hilfe suchen zu >geben Sie Symbol ein>doppelklicken Sie auf Symbole (Eingangsbox). Ein Trainer zeigt Ihnen, wie Sie die Eingangsbzw. Ausgangsbox oder den Papierkorb filtern können, um bestimmte Nachrichten anzuzeigen. Klicken Sie auf Hilfe > Trainer > Nur bestimmte Nachrichten anzeigen > OK. Ein Hilfethema beschreibt die Verwendung der Ablage. Klicken Sie auf Hilfe > Hilfe suchen zu > geben Sie Ablage ein>klicken Sie auf Anzeigen > Anzeigen. In den Verfahrensbüchern können Sie verschiedene Themen über die Verwaltung Ihrer Mailbox nachlesen. Klicken Sie auf Hilfe > Verfahren > Mailbox organisieren und strukturieren > Eingangsbox und Ausgangsbox organisieren >klicken Sie auf ein Thema. Ein Hilfethema beschreibt, wie Sie mit Ihrem Kalender Ihren Terminplan organisieren. Klicken Sie auf Hilfe > Hilfe suchen zu > geben Sie Kalender ein>klicken Sie auf Anzeigen >doppelklicken Sie auf Kalender.

4 Adreßbuch kennenlernen Das Adreßbuch ist gewissermaßen Ihr GroupWise- Telefonbuch. Darin werden u. a. Namen, - Adressen und Telefonnummern gespeichert. Sie können die Einträge nach Vornamen, Nachnamen oder Benutzer-ID sortieren. Mit Persönliche Adressen können Sie interne und externe Adressen sowie Gruppen auflisten, die häufig verwendet werden. Sie können die persönlichen Adreßeinträge jederzeit ändern, falls Sie Daten aktualisieren möchten. Erste Schritte Mail-Nachricht senden 1. Klicken Sie auf Senden > Neue Mail. 2. Geben Sie den/die Benutzernamen in das Feld An ein. 3. Geben Sie einen Betreff ein. 4. Geben Sie eine Mitteilung ein. 5. Klicken Sie auf Senden. Eingangsnachricht lesen 1. Doppelklicken Sie auf die Eingangsbox im Hauptfenster. 2. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Nachricht. Kalender anzeigen 1. Klicken Sie auf Fenster > Kalender. Klicken Sie zum Anzeigen eines anderen Kalenderlayouts auf die Pop-up-Liste Kalender im Hauptfenster>klicken Sie auf ein Layout. Kalenderlayout zur Symbolleiste hinzufügen 1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Anzeigen > Symbolleiste, um die Symbolleiste anzuzeigen. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste>klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Klicken Sie in der Drop-down-Liste Funktionskategorien auf Fenstermenü. 4. Klicken Sie im Listenfeld Funktionen auf Kalender. 5. Klicken Sie auf Schaltfläche hinzufügen > OK. Nach freien Terminen für eine Besprechung suchen 1. Klicken Sie auf Senden > Neuer Termin. 2. Geben Sie die Benutzer- und Ressourcennamen in das Feld An ein, oder klicken Sie auf Adresse >doppelklicken Sie auf die gewünschten Benutzer und Ressourcen>klicken Sie auf OK. 3. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld Anfangsdatum ein. 4. Geben Sie die Dauer der Besprechung ein. 5. Klicken Sie auf Belegt? > OK. 6. Ziehen Sie das Rahmenfeld auf einen freien Zeitraum (nicht schattiert)>klicken Sie auf OK. 7. Geben Sie zusätzliche Informationen ein>klicken Sie auf Senden.

5 Online-Hilfe verwenden Die gesamte GroupWise-Client-Dokumentation ist als Online-Hilfe verfügbar. Für den Zugriff auf die Online-Hilfe stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. In Suchen werden Schlüsselwörter aufgelistet. Sie können wie in einem Index suchen. 1. Klicken Sie auf Hilfe > Hilfe suchen zu. In den nach Aufgaben zusammengestellten Verfahren finden Sie schnell, wonach Sie suchen. 1. Klicken Sie auf Hilfe > Verfahren. Tips und Tricks Funktion Alarm einstellen Nachricht zurückziehen Einen Benutzer vertreten Statusinformationen abrufen Persönlichen Kalender verwenden. Den Terminplan der Teilnehmer einer von Ihnen geplanten Besprechung auf Terminüberschneidungen prüfen Wo erfahren Sie mehr? Klicken Sie auf Hilfe > Trainer >doppelklicken Sie auf Termin - Alarm einstellen. Klicken Sie auf Hilfe > Verfahren > Fehler korrigieren > Eine Nachricht zurückziehen. Klicken Sie auf Hilfe > Hilfe suchen zu >geben Sie Vertretung ein>klicken Sie auf Anzeigen >doppelklicken Sie auf Vertretung. Klicken Sie auf Hilfe > Verfahren > Nachricht senden > Nachrichten zustellen > Zustellung von Nachrichten überprüfen. Klicken Sie auf Hilfe > Hilfe suchen zu > geben Sie Kalender ein>klicken Sie auf Anzeigen >doppelklicken Sie auf Kalender. Klicken Sie auf Hilfe > Trainer >doppelklicken Sie auf Terminplan - Auf Überschneidungen prüfen.

6 Automatische Funktionen verwenden Das GroupWise Enhancement Pack enthält optionale automatische Funktionen, wie das Hinzufügen einer Signatur zu Ausgangsnachrichten, Rechtschreibprüfung von Nachrichten, Einblenden eines Kalenderlayouts beim Öffnen eines Termins, Zusammenstellen ähnlicher Nachrichten in einer Nachrichtenabfolge, Hinzufügen Ihres Namens zu von Ihnen geplanten Terminen, Zurücksenden unzustellbarer Nachrichten etc. Das GroupWise Enhancement Pack wird zusätzlich zu GroupWise installiert. Zum Installieren des Enhancement Pack starten Sie SETUP.EXE im Verzeichnis UTILS\GEP Ihres Client-Installationsverzeichnisses. Layouts beim Start von GroupWise öffnen Wenn Sie beim Start von GroupWise immer die gleichen Layouts öffnen, können Sie Zeit sparen, indem Sie diese Layouts auf der Ablage als Startup-Symbol ablegen. Sie können beispielsweise beim Öffnen von GroupWise immer Ihr Terminplanlayout und eine gefilterte Eingangsbox anzeigen. 1. Öffnen Sie zwei oder mehr Fenster bzw. Layouts. 2. Positionieren Sie die Fenster, wie sie beim Öffnen angezeigt werden sollen. 3. Verkleinern Sie die Layouts, damit sie als Symbole auf Ihrem Desktop dargestellt werden. 4. Ziehen Sie eines der Layout-Symbole auf die Ablage. 5. Ziehen Sie das zweite Layout-Symbol auf das vorhandene Symbol in der Ablage. 6. Schließen Sie die Layout-Symbole auf Ihrem Desktop. Wenn Sie zum ersten Mal auf das Ablage-Symbol doppelklicken, werden die Layouts als verkleinerte Symbole dargestellt. Doppelklicken Sie auf jedes verkleinerte Symbol, und schließen Sie die offenen Layouts. Wenn Sie jetzt auf das Ablagesymbol doppelklicken, werden beide Layouts geöffnet. Sie finden diese Kurzanleitung und weitere Informationen über GroupWise auf der GroupWise Cool Solutions Homepage unter der Adresse Sollten Sie Fragen zu Ihrer Mailbox haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemverwalter. Patent angemeldet Hergestellt in den USA A PDF