Retain -Speicherauslagerungssystem

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1 Kurzdokumentation: Version_Datum: Ablage: Erstellt von: Zielgruppe: 2.1 _ Retain_User_Information_v2.1_01_2016.docx ZID-Helpdesk Alle Bedienstete Retain -Speicherauslagerungssystem Einführung Oktober 2014 Seite 1 von 11

2 Inhaltsverzeichnis Allgemeines 3 Anhänge Anhang A: 6 Anzeige welche Elemente sind ausgelagert? Welche könnte ich im GroupWise-Client löschen? Anhang B: 9 Einstieg in Retain über den GroupWise-Client Anhang C: 10 Einstieg in Retain über den Webzugang (retain.kug.ac.at) Anhang D: 11 Suche in Retain über den GroupWise-Client Seite 2 von 11

3 Allgemeines Seit Oktober 2014 wird an der KUG für alle Bediensteten ein unternehmensweites Speicherauslagerungssystem für GroupWise eingesetzt. Die Vorteile für Sie: Die Speicherauslagerung geschieht im Hintergrund völlig automatisch. Ihr -Speicherauslagerungssystem ist volltextindiziert und somit für Sie bequem und rasch durchsuchbar - auch aus dem GroupWise-Client! siehe Anhang D Sie können auf Ihr -Speicherauslagerungssystem jederzeit zugreifen - auch über Webzugang siehe Anhang C Der Speicherauslagerungsprozess löscht die ausgelagerten Elemente in Ihrer GroupWis box NICHT automatisch, somit können Sie selbst entscheiden, wann Sie in der GroupWis box die ausgelagerten Elemente löschen wollen. Ausgelagerte und von Ihnen gelöschte Elemente können bei Bedarf einfach aus dem - Speicherauslagerungssystem nicht nur wieder in Ihre GroupWis box sondern auch direkt an Kollegen (an vorname.nachname@kug.ac.at-adressen) weitergeleitet werden. Ausgelagerte Elemente können bei Bedarf direkt aus dem Speicherauslagerungssystem gedruckt werden. Anhänge an ausgelagerten Elementen können bei Bedarf direkt aus dem Speicherauslagerungssystem abgespeichert werden. In Ihrem neuen -Speicherauslagerungssystem haben Sie quasi unbegrenzten Speicherplatz. Sie haben hiermit ein System zur Verfügung, um Ihre Mailboxgrößenbeschränkungen von 4 GB einfach einzuhalten. Wie läuft die Speicherauslagerung ab? Von allen Elementen ( s, Terminen, Jobs, Notizen und sog. Telefonischen Nachrichten ) älter als 365 Tage wird eine Kopie im -Speicherauslagerungssystem erstellt. (Der Speicherauslagerungsprozess läuft derzeit wöchentlich!) 1) Es wird KEINE Kopie erstellt von Elementen ( s, Terminen, Jobs, Notizen und sog. Telefonischen Nachrichten ): - die als Entwurf ( In Arbeit ) abgespeichert wurden, - die sich im Papierkorb befinden, - die im Junkmail-Ordner gesammelt werden oder - die als Privat 2) markiert werden ( F8 ) oder - die direkt in einem Unterordner Privat-Eingang bzw. Privat-Ausgang 2) des Aktenschranks(!) liegen. (ACHTUNG! Exakte Benennung und Platzierung des Unterordners ist Voraussetzung!) siehe Abbildung 1 Der Speicherauslagerungsprozess löscht KEINE Elemente in Ihrer GroupWis box. Ausgelagerte Elemente verbleiben zumindest bis zur Einführung eines unternehmensweiten digitalen Archivsystems an der KUG im -Speicherauslagerungssystem. 3) Alle ausgelagerten Elemente sind unveränderbar und nicht löschbar. Seite 3 von 11

4 Somit können Sie bedenkenlos in Ihrer GroupWis box Elemente löschen, die älter als 372 Tage sind und nicht unter die o. a. Ausnahmen fallen. Denn Sie finden diese Elemente im - Speicherauslagerungssystem wieder. Sie sollten vor dem Löschen etwaiger Elemente im - Speicherauslagerungssystem jedoch kontrollieren, ob diese im -Speicherauslagerungssystem auch enthalten sind. siehe Anhang A Was ist von Ihnen zu tun? Sie sollten Elemente in Ihrer GroupWis box innerhalb 365 Tage ab Erhalt nach unten stehenden Kriterien organisieren: Sämtliche privaten Elemente ( s, Termine, Jobs, Notizen und sog. Telefonische Nachrichten ) sind entweder mit rechter Maustaste bzw. im Menü unter Aktionen Als Privat kennzeichnen ( F8 ) als Privat zu markieren, oder in eigene Ordner Privat-Eingang / Privat-Ausgang direkt unterhalb des Aktenschrankes (siehe gelbe Markierung Abbildung 1) zu verschieben. Abbildung 1 Seite 4 von 11

5 Hinweis: Solange kein digitaler Akt eingeführt ist, sind alle für die künstlerische, wissenschaftliche und administrative Arbeit an der KUG wichtigen s inklusive Anhänge auszudrucken und in geeigneter Form abzulegen, gleich wie die Korrespondenz auf Papier. Bei Fragen bzw. Problemen steht Ihnen unser Helpdesk telefonisch unter (Mo bis Fr, 8:00 bis 17:00 Uhr) oder per an zur Verfügung. 1) Für sogenannte gewarnte User, das sind jene die aus KUGonline eine Benachrichtigung ( KUGonline Zugang läuft aus ) erhalten haben, dass Ihr Dienstverhältnis auslaufen wird, läuft der Speicherauslagerungsprozess ebenso WÖCHENTLICH, jedoch werden hier alle Elemente älter als 0 Tage ausgelagert. 2) Private s sind in der GroupWis box lt. Betriebsvereinbarung betreffend Internet, E- Mail und Telefonie an der KUG geduldet. 3) Bei Einführung eines unternehmensweiten digitalen Archivsystems an der KUG wird von Ihnen gemeinsam mit dem Universitätsarchiv zu entscheiden sein, welche Elemente aus dem - Speicherauslagerungssystem dauerhaft dorthin übernommen werden sollen. Seite 5 von 11

6 Anhang A: Anzeige welche Elemente sind ausgelagert? Welche könnte ich im GroupWise-Client löschen? Wir empfehlen die Einrichtung eines sog. Suchergebnisordners, - dies funktioniert wie folgt: 1. Datei Neu Ordner Suchergebnisordner Benutzerdefinierter Suchergebnisordner Weiter 2. Namen vergeben, z. B. Ausgelagerte Elemente Position unterhalb des Aktenschrankes Weiter 3. Nachrichtenkategorie Mail auswählen Erweiterte Suche 4. Ende Reihe einfügen Seite 6 von 11

7 5. Im Pull-Down-Menü das Feld RetainArchived auswählen (Alle Felder) OK 6. RetainArchived entspricht 1 OK 7. Weiter 8. Sortierfolge Aufsteigend Fertig stellen Seite 7 von 11

8 Ab sofort sehen Sie beim Klicken auf den eben erstellten Suchergebnisordner jene Elemente, die bereits speicherausgelagert sind, - und zwar die ältesten zuerst. Diese können Sie bei Bedarf löschen. Achten Sie darauf, dass der Speicher in Ihrer GroupWis box erst dann freigegeben wird, wenn auch der Papierkorb entleert worden ist. ACHTUNG! Verwenden Sie diesen Suchergebnisordner ausschließlich im GroupWise-Client, NICHT im Webmail. Sie riskieren ansonsten, dass Sie Elemente löschen die noch NICHT speicherausgelagert sind! Seite 8 von 11

9 Anhang B: Einstieg in Retain über den GroupWise-Client Wenn Sie in der Symbolleiste rechts oben auf Retain Archive öffnen klicken, wird der Default-Web- Browser gestartet und Sie gelangen OHNE sich anmelden zu müssen direkt in Ihren persönlichen Speicherauslagerungsbereich. Rechts oben auf der Web-Seite gibt es den Punkt Hilfe, wo in kurzer und verständlicher Form beschrieben ist, wie Retain bedient werden kann. Der Hilfetext richtet sich dabei danach, wo man sich in der Menü-Struktur gerade befindet. Seite 9 von 11

10 Anhang C: Einstieg in Retain über den Webzugang (retain.kug.ac.at) Geben Sie in Ihrem Web-Browser ein, - Sie werden automatisch auf einen verschlüsselten Zugang (https) umgeleitet. Melden Sie sich dort mit Ihren gewohnten KUGonline-Zugangsdaten an. Rechts oben auf der Web-Seite gibt es den Punkt Hilfe, wo in kurzer und verständlicher Form beschrieben ist, wie Retain bedient werden kann. Der Hilfetext richtet sich dabei danach, wo man sich in der Menü-Struktur gerade befindet. Seite 10 von 11

11 Anhang D: Suche in Retain über den GroupWise-Client Sie können direkt aus dem GroupWise-Client im Speicherauslagerungssystem suchen. Dazu müssen Sie in der Symbolleiste auf die Lupe ( In GroupWise suchen ) klicken. Wählen Sie bei Suchen in Externes Archiv und geben Sie eine Zeitspanne an. Sie können mit den gewohnten GroupWise-Möglichkeiten (Vollständiger Text, Betreff, Von/Autor, An/CC, Nachrichtenkategorie, Nachrichtenquelle, Erweiterte Suche) suchen. Seite 11 von 11