Checkliste. Veranstaltungsorganisation. (Bis) wann? Verantwortlich
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- Oldwig Gärtner
- vor 5 Jahren
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1 Checkliste Landratsamt Unterallgäu Bad Wörishofer Str Mindelheim November 2017 Veranstaltungsorganisation Was? Grobkonzept erstellen Veranstaltungstag und -ort bestimmen Dauer der Veranstaltung Zielgruppe bestimmen Größe definieren Budget festlegen Motto/Anlass bestimmen Ablaufplan erstellen Termin Stiller Tag oder Feiertag? Überschneidungen (im Ort) Sonstiges (z.b. Volksfeste) Veranstaltungsort (siehe Checkliste Veranstaltungsort ) Reservieren, schriftl. Bestätigung bzw. Vertrag Hausmeister/Personal am Veranstaltungstag Schlüssel für Eingang / Räume Räume überprüfen Reinigung Müllentsorgung / Mülltonnen Parkplätze ggf. Zelt und Toilettenwagen Kalkulation / Finanzierung Gesamtkalkulation (siehe Checkliste Kalkulation ) Überwachung der einzelnen Ausgaben (Bis) wann? Verantwortlich Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Julia Veitenhansl Tel.: ( ) Fax: ( ) Julia.Veitenhansl Internet: Mo. - Fr. 8:00-12:00 Uhr zus. Do. 14:00-17:00 Uhr und nach Vereinbarung
2 Seite 2 Zuschussanträge stellen (Fristen?) Abrechnung steuerliche Aspekte klären Künstler Auswahl Kontakt (Ansprechpartner) Terminabsprache Gage aushandeln / wie wird bezahlt? / inkl. Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung? Nebenabsprachen (z.b. Programminhalte) Vertrag machen (schriftlich!) Infos an Künstler (Lageplan, Zeitplan, Bühne usw.) Plakate/Infos/Bilder für PR anfordern Informationen einholen z.b. auf der Homepage für ehrenamtliche Veranstalter auf Anmeldungen/Genehmigungen Anmeldung bei der zuständigen Gemeinde und evtl. Antrag auf gaststättenrechtliche Gestattung GEMA Versicherungen Künstlersozialkasse Polizei Sanitätsdienst Feuerwehr Security/Ordner Bauamt (bei fliegenden Bauten, z. B. Zelten) Jugendamt Plakat/Flyer Infos, Logos und Daten an Grafiker Entwurf Korrektur lesen und an Druckerei
3 Seite 3 Aushang / Verteilung / Versand Einladungen Einladung gestalten, an Druckerei geben ggf. Rückmeldekarte mit Rückmeldetermin Personenkreis festlegen, Einladungen verteilen Brief an Anwohner Presse/Rundfunk/ Internet Pressetext/ Veranstaltungshinweis schreiben Einladung zur Pressekonferenz Interview Radio/TV Internetforen/Social Media Einladung/Freikarten für Presse Fotograf für Veranstaltung organisieren Nachbericht schreiben Technik Versorgungsraum überprüfen Zugang zu Strom und Sicherungen (Schlüssel) Bühnentechnik/Lichtanlage reservieren (Vertrag!) Anlieferung/Abholung Aufbauzeiten vereinbaren, Personal einteilen Mikrofon/Verstärker/ Hintergrundmusik / Notstromaggregat, Starkstrom Material/Equipment Podeste für die Bühne Tische, Bänke, Stühle Bar Verlängerungskabel Jugendschutz (siehe Checkliste Jugendschutz ) Personal Helfer von anderen Vereinen, Bauhof usw. organisieren
4 Seite 4 Helfer, Verantwortliche einteilen für Auf- und Abbau Dekoration Einlass Kasse Ordner / Security Parkplatzeinweisung Kontakt zur Presse Kontakt zu Künstlern Getränkeausschank und -verkauf Küche Essensverkauf, ggf. Bedienung Geschirr spülen / Reinigung Toilettenkontrolle Springer für alle Eventualitäten Helfer einweisen, z.b. zu Jugendschutz, Hygiene, Einlass Getränke und Essen Getränke und Essen bestellen, Anlieferung/Abholung klären Aushang Verkaufspreise (und Zusatzstoffe) Rückgabe Leergut/Überschuss vereinbaren Kühlraum/-schrank Becher/Gläser, Geschirr, Besteck Spülmöglichkeit Putzmittel, Spülmittel, Geschirrtücher Abrechnung Einnahmen Geld Geld für Auszahlungen und Gagen Wechselgeld für Einlass, Getränke- und Essensverkauf, Pfand Quittungen vorbereiten Abrechnung Einlass, Getränkeund Essenverkauf, Pfand Kassen wegsperren
5 Seite 5 Sonstiges Toilettenpapier, Klebeband, Müllsäcke, Handtücher Stellwände, Papier, Stifte Liste Notfallnummern Erste-Hilfe-Koffer Schlüssel besorgen Übernachtungen/Bustransfer organisieren Anfahrtsplan machen, Anfahrtsweg beschildern Ausgänge und Rettungswege beschildern und ausleuchten An- und Abreise (Busshuttle, Fahrplan usw.) Zeitplan machen Namensschilder Personal Moderation festlegen, Begrüßung der Gäste Veranstalterhaftlicht abschließen Kontrollgang durchführen Während der Veranstaltung Zufahrten für Rettungswege und Fluchtwege freihalten Jugendschutz einhalten und Kontrollen durchführen Erreichbarkeit der Verantwortlichen sicherstellen Fotos vom Gelände machen
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Pause. Aufbau. Aufbau. Aufbau Aufbau. Pause. Pause. Auto beladen Auto - Garage. Garage
21.11.13 Personaleinteilung Helbig Stolz Schneider Grove Kratschke Lukas-Eder Ammerl Lampart 7.00-7.15 7.15-7.30 7.30-7.45 7.45-8.00 8.00-8.15 Begrüßung Gäste 8.15-8.30 8.30-8.45 8.45-9.00 9.00-9.15 9.15-9.30
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