Investitionsentscheidung Neues Rechnungswesen

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1 Fallstudie zur Investitionsrechnung (hier: Nutzwertanalyse) 1 / 5 Investitionsentscheidung Neues Rechnungswesen Im Rahmen der Novellierung des Rechnungswesens für Kommunen, haben auch einige Bundesländer ihr Landeshaushaltsrecht, welches auch für Landesbehörden gilt, dahingehend geändert, dass bei der Behörde die Option besteht, das kaufmännische Rechnungswesen alternativ zur Kameralistik einzuführen. Das Landesamt für Kulturpflege und Denkmalschutz (LKD) des Landes B mit insgesamt 180 Mitarbeiter/innen möchte diese Möglichkeit nutzen und ab dem sein Rechnungswesen doppisch führen. Mit dem neuen Programm sollen 20 Mitarbeiter/innen arbeiten. Neben der notwendigen Einführungsberatung und einem umfangreichen Schulungskonzept ist auch die Ablösung des bisherigen Rechnungswesensystems hinsichtlich der Hard- und Software zu planen. Das LKD hat dazu einen Leistungskatalog definiert und eine EU-weite Ausschreibung gestartet. Die wichtigsten zu bewertenden Kriterien halt der Leiter des Rechnungswesens wie folgt festgelegt: Kriterium Gewichtungsfaktor Geringe Lizenzkosten 10 Geringe Wartungskosten p.a. 20 Geringe Höhe des Einführungs- und Schulungsaufwandes 15 Integration von KLR, Finanzmittelrechnung und Materialwirtschaft 10 Integration zur Personalabrechnung PayRoll Laufende Unterstützungsleistung (Support) des Anbieters 8 Hohe Marktpräsenz des Produkts 5 Einfache und intuitive Bedienbarkeit des Programms (Ergonomie) 8 ISO-Zertifizierung der Software 10 Gewährleistung der funktionellen Weiterentwicklung durch den Hersteller 2 Summe 100 Nach Sichtung der eingegangenen Angebote sind 3 Hersteller in die Auswahl gekommen: a) Fa. Soll an Haben AG b) Fa. Quick & Dirty c) Fa. Headhunter GmbH

2 Fallstudie zur Investitionsrechnung (hier: Nutzwertanalyse) 2 / 5 Beurteilung der Softwareprodukte und der Hersteller Fa. Soll an Haben AG: Die Soll an Haben AG ist ein renommierter Softwarehersteller, der europaweit agiert. Die Rechnungswesensoftware ist ISO-zertifiziert und bei vielen Unternehmen im Einsatz. Sie zeichnet sich durch einfache, intuitive Bedienbarkeit aus und ist leicht zu erlernen. Die Programme laufen auf handelsüblichen Servern und Datenbanksystemen. Soll an Haben bietet einen guten Kundensupport. Auch die Schnittstelle zur Personalabrechnung PayRoll ist bereits vorhanden. Eine Kosten- und Leistungsrechnung, eine Finanzmittelrechnung und eine Materialwirtschaft sind integriert. Die Software wird stetig weiterentwickelt. Die Lizenzkosten betragen ab Inproduktivnahme / Nutzer, die Wartungskosten sind mit 15% der Lizenzkosten je Nutzer und Jahr. Soll an Haben kalkuliert zur Implementierung der SW und für die Schulung der Mitarbeiter 20 Beratertage à Die Kosten des Betriebs bei der Behörde (Hardware- und Netze) sind in der bisherigen Höhe fix, eine Administration der Rechner ist weiterhin notwendig. Durch das Verfahren werden Sachkosteneinsparungen in Höhe von rund p.a. erwartet. Fa. Quick & Dirty: Quick & Dirty ist eine sehr junge und innovative Firma am Markt. Sie besitzt lediglich 2 Referenzkunden, bei denen die Software in der Einführungsphase ist. Die Projektstände sind vielversprechend. Die Zertifizierung der SW durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist im Gange, aber zurzeit noch nicht bescheinigt. Sollte sich Q&D am Markt behaupten, ist von einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Software auszugehen. Die Mitarbeiter haben nach einer Präsentation durch Quick & Dirty den Eindruck einer durchschnittlich aufwendigen Erlernbarkeit und Bedienbarkeit. Eine Schnittstelle zu PayRoll ist noch nicht vorhanden, die Firma bietet aber an, diese kostenlos zu programmieren. Integriert sind eine Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Finanzmittelrechnung. Für die Materialwirtschaft wird erwartet, dass sie in 2 Jahren zur Verfügung steht. Auch zur Anwenderunterstützung verspricht die Firma stetige Erreichbarkeit und im Fehler-/ Problemfall eine Reaktionszeit von < 4 Stunden. Referenzen dazu sind allerdings nicht vorhanden. Die Lizenzkosten betragen 500 / Nutzer, die Wartungskosten sind mit 10% der Lizenzkosten je Nutzer und Jahr angesetzt. Die Gesamtlizenzkosten werden am Ende des 2 Jahres nach Inbetriebnahme der SW fällig. Die Softwarewartungsrechnung wird ab Produktivstart fällig. Für Schulungs- und Einführungsunterstützung bietet Quick & Dirty einen Festpreis von an. Die Kosten der Betriebs bei der Behörde (Hardware- und Netze) sind ebenfalls auf dem bisherigen Niveau angesiedelt, lediglich eine Stelle im Rechnungswesen ( p.a. ab sofort) kann durch die Integration und die hohe Performance der Software eingespart werden.

3 Fallstudie zur Investitionsrechnung (hier: Nutzwertanalyse) 3 / 5 Fa. Headhunter GmbH: Die Fa. Headhunter, ist wie die Fa. Soll an Haben ein sehr bekanntes Unternehmen mit vielen Referenzen. Ihr Rechnungswesenmodul ist zertifiziert und auch die Schnittstelle zu ihrem Produkt PayRoll ist vorhanden. Ebenfalls sind KLR, Finanzmittelrechnung und Materialwirtschaft integriert. Ihr Produkt ist gut zu bedienen, die Erlernbarkeit leicht. Eine stetige Weiterentwicklung wird garantiert. Weniger gut ist ihre Reputation im Bereich der Kundenunterstützung, dies bedingt durch ein nach Osteuropa ausgelagertes Callcenter. Die Headhunter GmbH verfolgt allerdings eine andere Vertriebsstrategie: sie bietet die Software on demand (SaaS, Software as a Service), d.h. per Internetverbindung an. Für das LKD bedeutet dies, dass Ausgaben für neue Hardware nicht getätigt werden müssen, auch würden die beiden Server-Administratoren (2 x /p.a.) ab sofort entfallen können. Als Nutzer wird nur der laufend angemeldete Nutzer (current User) berechnet. Das LKD rechnet daher, dass niemals alle 20 Nutzer gleichzeitig im System sein werden und von daher die Lizenzierung auf 15 beschränkt werden kann. Für die Einführungskosten einschließlich der Schulung sowie der Einrichtung eines neuen Mandanten in ihrem Rechenzentrum berechnet die Firma einmalig Je Lizenz werden /lfd. Nutzer/ p.a. fällig. Die Wartungskosten belaufen sich auf 15% /lfd. User/ p.a.

4 Fallstudie zur Investitionsrechnung (hier: Nutzwertanalyse) 4 / 5 Aufgaben: a) Strukturieren Sie eine Nutzwertanalyse, indem Sie die Rechnungswesenprogramme der oben genannten Firmen miteinander vergleichen und die Kriterien mit dem Zielerfüllungsgrad (ZEF) zwischen 0 und 3 bewerten. Dabei ist... - nicht erfüllt = 0 - gering erfüllt = 1 - mittelmäßig erfüllt = 2 - erfüllt, bis in besonderem Maße erfüllt = 3 Der Teilnutzwert ergibt sich anschließend anhand der Gewichtung multipliziert mit dem Zielerfüllungsgrad. Die Summe ergibt den Gesamtnutzwert. b) Die Risikobewertung der Alternativen erfolgt mit verschieden hohen Kalkulationszinssätzen anhand des Gesamtnutzwertes der jeweiligen Alternative. Dabei ist... - die beste Lösung ist mit 10% (Punkte > 230), - die zweitbeste mit 20% (Punkte )), - die schlechteste mit 30% (Punkte < 200) zu kalkulieren. Bestimmen Sie den anzusetzenden internen Kalkulationszinssatz für jedes Softwareprodukt. c) Berechnen Sie den Barwert der einzelnen Investitionsalternativen anhand der zu erwartenden Ein- und Auszahlungen zum Ende des 3. Jahres und unter Verwendung des anzusetzenden Kalkulationszinssatzes. Ein Restwert ist nicht zu berücksichtigen. d) Welche Alternative ist ausschließlich nach Punktzahl der Nutzwertanalyse, welche nach Bestimmung des Kapitalwertes zu präferieren? Präsentieren Sie Ihre Wirtschaftlichkeitsberechnung Ihrem verantwortlichen Vorstand

5 Fallstudie zur Investitionsrechnung (hier: Nutzwertanalyse) 5 / 5 Nutzwertanalyse Projekt: Beschaffung einer neuen Rechnungswesensoftware Teilnutzwerte der Alternativen Nr. Bewertungskriterium 1 Geringe Lizenzkosten Gewichtungsfaktor Fa. Soll an Haben AG Text Beurteilung ZEF Teilnutzwert Fa. Quick & Dirty Text Beurteilung ZEF Teilnutzwert Text Beurteilung Fa. Headhunter GmbH ZEF Teilnutzwert 2 Geringe Wartungskosten p.a. 3 Geringe Höhe des Einführungs- und Schulungsaufwandes 4 Integration von KLR, Finanzmittelrechnung u. Materialw. 5 Integration zur Personalabrechnung PayRoll Laufende Unterstützungsleitung (Support) des Anbieters 7 Marktpräsenz des Produktes 8 Einfache und intuitive Bedienbarkeit des Programms 9 ISO-Zertifizierung der Software 10 Gewährleistung der funktionellen Weiterentwicklung Gesamtnutzwert 0 Größe des Zielerfüllungsfaktors (ZEF) Faktor Nicht erfüllt 0 Gering erfüllt 1 Gerade erfüllt bis mittelmäßig erfüllt 2 Erfüllt bis in besonderem Maße erfüllt 3 Höhe der internen Verzinsung % Punkte < Punkte zwischen Punkte >