Der Blick nach oben. Airlines: Konkurrenz, Allianzen und Vergünstigungen. Recht: Absichern im Ausland. Umfrage: Hotelbuchung gewusst wie

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1 2 1. Jahrgang G Einzelpreis: 4,- Euro Ausgabe Nr. 2 Oktober/November 2010 DienstReisen Das unabhängige Fachmagazin für effektive Dienstreisen Der Blick nach oben Green Travel: Umweltmanagement im Maritim Bonn Recht: Absichern im Ausland Management Umfrage: Hotelbuchung gewusst wie Praxisbericht: Travel Management bei MEIKO Management: FH Worms mit neuem Studiengang Airlines: Konkurrenz, Allianzen und Vergünstigungen

2 Cosmolite, der stärkste und leichteste Samsonite aller Zeiten. Dank der revolutionären Curv -Technologie* ist Cosmolite der leichteste und stärkste Koffer, den Samsonite jemals designt hat. Finden Sie mehr heraus auf samsonite.de *CURV ist ein eingetragenes Warenzeichen der Propex Operating Company, LLC.

3 Editorial Ralph Wuttke, Chefredakteur DienstReisen-Management optimieren Dienstreisen stellen einen großen Etatposten in deutschen Unternehmen dar. Auch wenn das Geschäft derzeit bei den meisten Firmen boomt, die Ausgaben aller Abteilungen stehen doch immer wieder auf dem Prüfstand. Gerade die Tatsache, dass 2009 gut zehn Prozent des Dienstreise-Etats eingespart werden konnte zeigte vielen Controllern, dass in diesem Posten noch Luft nach unten ist. Mit der Vorgabe, die Kosten trotz allgemeiner Preissteigerungen (beispielsweise Flugsteuer) zumindest nicht ansteigen zu lassen, kämpfen derzeit viele Travel Manager. Bei all dem sollte aber auch der Dienstreisende als Person nicht aus den Augen verloren gehen: Flüge zur Unzeit, um Kosten zu sparen, zu viel Leerlauf oder zu wenig Schlaf der Mensch ist kein Roboter. Er braucht einen festen Zeitrahmen und die Qualität der Dienstreise ist für den Mitarbeiter auch ein motivierender Faktor, an dem er direkt ablesen kann, wie wichtig er für sein Unternehmen ist. Und, neben der Motivation, er soll in den Verhandlungen oder Kundenkontakten schließlich auch Ergebnisse bringen. Dazu gehört eine entspannte Anreise und die Unterbringung in einem vernünftigen Hotel in der Nähe des Termins. Ein besserer Ansatz ist vielleicht der, Quantität in Qualität umzuwandeln. Denn viele Dienstreisen sind in der heutigen Zeit nur noch eine vielleicht sogar liebgewonnene Gewohnheit, aber keine Notwendigkeit mehr. Videotelefonie und Videokonferenzen können viele Dienstreisen ersetzen. Und wer von vielleicht zehn Prozent eingesparten Dienstreisen die Hälfte des eingesparten Geldes in die Qualität der anderen 90 Prozent steckt, macht alle Beteiligten glücklich: Das Unternehmen, das einige Prozent der Kosten spart, die Dienstreisenden, die angenehmer oder zumindest ohne weitere Einschnitte reisen können und sicher auch diejenigen, die nunmehr öfter mal entspannt eine Videokonferenz halten können, statt sich den Reisestress anzutun. Apropos Reisestress: Es muss auch nicht immer der Linienflug sein. Die Airlines fliegen seit Jahren zunehmend über sinnige und unsinnige Drehkreuze, um ihre Flieger besser auszulasten. Für den Vielreisenden bedeutet das aber auch, jedes Jahr hunderttausende von Meilen an Umwegen in Kauf nehmen zu müssen und unnötiges Umsteigen und Warten. Versüßt wird dies dem Reisenden nur durch zusätzliche Meilen oder andere Benefits pro Einzelstrecke, ansonsten nervt es leider nur. Eine gute Alternative ist hier der Charterflug: Sofern es sich um mehrere Personen handelt, sparen die Dienstreisenden nicht nur Zeit, sondern mitunter auch noch Geld. Von der Zusatzmotivation, in einem Privatjet fliegen zu dürfen, ganz zu schweigen. 3

4 Inhalt 8 Von der Assistentin der Exportleitung zur Travel Managerin: Tanja Lorenz über ihre Arbeit bei MEIKO und über die Zusammenarbeit mit AirPlus Praxis 8 Praxisbericht Kooperation zwischen der MEIKO Maschinenbau GmbH & Co. KG und AirPlus Management 10 Die neue Top-Liga Studiengang MBA in Business Travel Management an der FH Worms 12 Hinter den Kulissen Interview mit Andreas Diederich, AIC Service & Call Center GmbH 14 Green Travel Interview mit Hans Schaden, Maritim Bonn 16 Motivationsfaktor Dienstreise Zum Wohle der Mitarbeiter 18 Hotelbuchung leicht gemacht? DienstReisen-Management-Umfrage unter Travel Managern 16 Richtiges Reisen: Darauf zu achten, dass die Gesamtkosten der Geschäftsreise möglichst niedrig bleiben, ist wesentlich aber nicht alles Schwerpunkt 19 Der Blick nach oben Airlines: Konkurrenz, Allianzen und Vergünstigungen 20 Die Letzten werden die Ersten sein Fliegen, aber angepasst 22 Zeit ist Geld Warum Charterflüge sich lohnen können 22 Einsparpotenzial Interview mit Jennifer Manderscheid, Charter And More 24 Eingesammelt, ausgezahlt, gespart Vielfliegerprogramme im Vergleich 24 Wo einsteigen, wer bietet mehr, was lohnt sich fürs Unternehmen? Einige der bekanntesten Kundenbindungsprogramme von Airlines im Vergleich 26 Viele gute Gründe Interview mit Susanne Höhenberger, Air Berlin Recht 29 Versteckte Gefahren lauern überall, wenn es um den Gebrauch mobiler Kommunikationstechnik geht. Was zu beachten ist und worüber der Nutzer aufgeklärt sein sollte ein kurzer Einblick 28 Gut abgesichert als Business-Reisender: Ein Kurzüberblick für Auslandsreisen Welche Versicherung ist hilfreich? Kommunikation 29 Mobile Gefahr Sicherheitsrisiko Smartphone & Co. Rubriken 3 Editorial 5 Nachrichten 31 Gastkommentar/Impressum 4

5 Nachrichten Fatal? Ab 2011 muss für alle Reisen ab deutschen Flughäfen zusätzlich gezahlt werden: 8, 25 oder 45 Euro werden je nach Zielland mit der neuen Flugsteuer fällig. Entsprechende Auswirkungen auf das Flugverhalten im Geschäftsreisebereich sind infolge dieser Verteuerung zu befürchten: Um die Mehrkosten, die auf sie zukommen werden, zu sparen, werden Unternehmen ihre Mitarbeiter in Zukunft vermutlich weniger reisen lassen wieder, wo doch gerade erst eine Steigerung der Buchungen im Geschäftsreisebereich zu erkennen war (siehe auch DienstReisen-Management 01/2010, Beitrag: Vielfalt am Himmel, Umfrage unter Fluggesellschaften). Auch die Fluggesellschaften werden ihre Konsequenzen ziehen. So denkt beispielsweise Ryanair laut darüber nach, von den Flughäfen Weeze, Hahn und Lübeck nicht mehr abzufliegen für die betroffenen Flughäfen wäre dies eine Katastrophe. Am niederländischen Nachbarn ist zu sehen, welche Folgen eine solche Flugabgabe haben kann: Die Buchungen sind dort so deutlich zurückgegangen, dass die Flugsteuer wieder abgeschafft wurde. Nun sticht Deutschland im Vergleich zu seinen Nachbarländern negativ hervor, als einziges Land mit einer solchen Abgabe. Viele Fluggesellschaften sehen hier eine massive Benachteiligung. Bleibt abzuwarten, wie verheerend die Auswirkungen der Steuer sein werden. Immer grüner Easy Meeting!, so heißt das Stichwort, unter dem die NH Hoteles attraktive Angebote für ihre Geschäftskunden bereithalten. Veranstaltungen zu organisieren geht ab sofort noch einfacher: Mit dem für 33 Euro pro Person erhältlichen Tagungspackage SMART beispielsweise, das Veranstaltungsraum, Standard-Tagungstechnik, Beamer, kostenfreien Internetzugang für den Tagungsleiter, zwei EasyMeeting-Pausen und einen mediterranen Lunch beinhaltet. Für 45 Euro pro Person gibt es das Tagungspackage COMFORT, das zusätzlich eine unlimitierte Anzahl an Getränken im Tagungsraum sowie ein alkoholfreies Getränk zum Lunch beinhaltet. Groß geschrieben wird dabei auch das Umweltmanagement in den einzelnen Häusern. Ecomeetings heißt das Veranstaltungsprodukt, das beispielsweise schonenden Umgang mit Energieressourcen und die Nutzung von Produkten aus fairem Handel beinhaltet. Mit Ecomeetings können zudem CO 2 -Kompensationszertifikate von Carbon Clear beantragt und Projekte zum Umweltschutz unterstützt werden. Unternehmen, die Ecomeetings buchen, erhalten 10 Prozent Kommission auf alle getätigten Netto-Umsätze. Wer mit der Bahn zum Meeting in einem NH-Hotel anreist, bekommt Sonderkonditionen: Ab 109 Euro pro Person in der 2. Klasse und ab 169 Euro pro Person in der 1. Klasse sind Tickets zu haben. Schlau kombiniert War es Miles & More-Kunden bisher möglich, im gesamten Streckennetz von Germanwings ihre gesammelten Meilen gegen Flüge einzulösen, so hat sich nun eine weitere Option aufgetan: Seit September 2010 können sie auch Meilen bei Flügen mit Germanwings sammeln. Dass Germanwings neuer Miles & More-Partner geworden ist, hat jedoch keine Auswirkung auf das Vielfliegerprogramm Boomerang Club von Germanwings. Wer bei beiden Programmen Mitglied ist, kann vor jedem Flug entscheiden, wo er Meilen sammeln möchte. Thomas Winkelmann, Sprecher der Germanwings-Geschäftsführung, betont, dass die Teilnahme bei Miles & More für Germanwings bedeutet, im Bereich der Kombinierbarkeit der Tarife und der Firmenprogramme für die Kunden noch attraktiver zu werden, die eigenständige strategische Ausrichtung aber beizubehalten. Für 2011 sind weitere Projekte geplant: Eine Kooperation im Firmenkundenbereich und die Kombinierbarkeit der Tarife von Lufthansa- und Germanwings- Flügen (Informationen zu den verschiedenen Vielfliegerprogrammen auch in der Vergleichstabelle in diesem Magazin). Business- Travel-World Die Geschäftsreisewelt der HanseMerkur Reiseversicherung AG Eine Welt wächst zusammen. Wir bieten Ihnen 2 leistungsstarke Tarife für umfassenden, individuellen Reiseschutz: Hanse-Business-Compact Reisedauer bis 90 Tage pauschale Abrechnung nach Reisetagen taggenaue Prämien weltweiter Geltungsbereich Zusatzdeckungen flexibel nach Bedarf Hanse-Global Reiseschutz von 1 Tag bis 5 Jahre taggenaue Prämien Basis- oder Premiumschutz Zusatzdeckung flexibel nach Bedarf Über Online-Tool abschließbar Info-Hotline (0 40) A

6 Nachrichten Neustart Ab Januar 2011 wird es für Firmenkunden der Deutschen Bahn mit bahn.corporate, dem Firmenkundenprogramm der DB, attraktive Angebote für Unternehmen jeglicher Größe geben. Flexible Tarife, ein wesentlich höherer Gesamtrabatt für Unternehmen ab einem Volumen von Euro sowie maßgeschneiderte Angebote für Firmenkunden werden zum Programm gehören. Die Basisrabattstaffel wird um weitere Angebote ergänzt mit dem Ziel, mehr Geschäftsreisende für die Flug- und Mietwagenalternative Deutsche Bahn zu gewinnen. Zielgruppenorientiert sollen die Bedürfnisse der verschiedenen Firmengrößen berücksichtigt werden: Die Erweiterung der IT-Lösungen egal, ob kompaktes Buchungsportal für kleine und mittelständische oder komplettes Travel Management für Großunternehmen ist in Arbeit. Auch für Kleinstunternehmen und Selbstständige gibt es Neuerungen: Das Online-Buchungs- und Serviceportal bahn. corporate SMART, das Vorteile wie beispielsweise die verlängerte Ticketrücknahme bietet. Zudem wird es ein speziell für Firmenkunden zugeschnittenes BahnCard-Angebot geben. Rundumerneuerung Die Leonardo-Hotels sind ganze vorne mit dabei, wenn es darum geht, ihren Kunden den höchstmöglichen Komfort zu bieten und ständig auf dem neuesten Stand zu sein, was die Ausstattung der Hotels, das Personal und das Bonusprogramm für Hotelkunden betrifft. Was hat sich getan? Eine Neueröffnung in München, neue Führungskräfte in einigen Häusern (so zum Beispiel neue General Manager in Köln, Hamburg und der belgischen Stadt Wavre), das im Bau befindliche Leonardo Royal Hotel München mit viel Platz für Konferenzen und Tagungen, die Renovierung des Leonardo Hotels Köln, ein multifunktional ausgestatteter Tagungsraum im Leonardo Hotel Berlin, der Geschäftsreisenden das Arbeiten sorglos und bequem ermöglicht. Mit dem neuen Bonusprogramm Leonardo Advantage können Mitglieder von jedem Aufenthalt doppelt profitieren. Für Mitglieder des Leonardo AdvantageCLUB gibt es beispielsweise eine Startprämie von 250 Euro und eine vereinfachte und schnelle Möglichkeit der Hotelbuchung. Entpuppt Das Best Western Hotel München-Airport präsentiert sich in neuem Look: Die Hotellobby ist komplett renoviert, viele Modernisierungen wurden vorgenommen. Dank neuer Beleuchtung herrscht eine angenehme Wohlfühl-Atmosphäre, die sich auch in den Zimmern fortsetzt: Flatscreens, neue Böden und renovierte Badezimmer tragen ihren Teil dazu bei, dass Geschäftsreisende sich nach einem anstrengenden Arbeitstag entspannen oder entsprechend auf das nächste Meeting vorbereiten können. Entspanntes Warten Die Lounges der Deutschen Bahn laden mit eleganten Sitzlandschaften, stilvollem Ambiente und aufmerksamem Service ihre Kunden dazu ein, die Wartezeit am Bahnhof zum angenehmen Zwischenstopp umzugestalten. In den separaten 1. Klasse-Bereichen erwarten den Reisenden kostenfreie Getränke und Snacks, die direkt an den Platz gebracht werden. Zudem kann auf kostenfreien HotSpot-Internetzugang zurückgreifen, wer die Wartezeit zum Arbeiten nutzen möchte. DB-Lounges sind in folgenden Hauptbahnhöfen zu finden: Berlin, Bremen, Düsseldorf, Dresden, Essen, Frankfurt/Main, Hamburg, Hannover, Köln, Leipzig, Mannheim, München, Nürnberg, Stuttgart sowie dem Fernbahnhof Frankfurt/Main Flughafen. Großangebot Wer auf Hotelsuche ist, ist hier richtig: Auf der Website von FIRST Business Travel (first-business-travel.de) bleibt ab sofort kein Wunsch mehr offen. In über Hotels verteilt auf 71 Länder lassen sich die besten Zimmerpreise für jede Hotelkategorie finden. Verknüpft Mit dem neuen Buchungsportal LCC Comfort24 stellen die Lufthansa City Center ihren Firmenkunden ein Onlineportal zur Verfügung, das Online-Reservierungen und persönliche Betreuung durch ein Fachreisebüro unter einen Hut bringt. Zusammen mit der Marke Business Plus, deren Fokus auf Geschäftsreisen ausgerichtet ist, wird dem Kunden die schnelle und unkomplizierte Reisebuchung ermöglicht mit dem Vorteil, den komfortablen Service eines Reisebüros nun online nutzen zu können. Zeitersparnis und eine Reduzierung der direkten und indirekten Reisekosten sind weitere Vorteile von LCC Comfort24. Neues im Norden In Bremen hat im August 2010 ein Courtyard by Marriott Hotel eröffnet. Mit 155 Zimmern ausgestattet und zentral gelegen (Hauptbahnhof in Fußweite), ist es für Geschäftsreisende schnell und problemlos zu erreichen und bietet zudem die Möglichkeit, nach dem Arbeitstag die Sehenswürdigkeiten der Stadt zu erkunden. Das Besondere am Hotel ist, dass es innerhalb der renovierten Mauern des historischen Lloyd- Gebäudes (früher ein Eisenbahngebäude für Einwanderer) erbaut wurde und somit moderne Architektur und historisches Gemäuer in sich vereint mit den gläsernen Boulevard beispielsweise, der die Konferenzräume mit dem Lloyd-Gebäude verbindet. Auch in Zukunft sind Veränderungen geplant: Bis zum Jahr 2015 möchte Marriott International seine Präsenz verdoppeln. Ausgedehnt Das Online-Reiseportal reise.com hat sich mit Deutschlands führender Flugsuchmaschine swoodoo zusammengetan, um sein Online- Reiseangebot weiter zu verbessern. Unter reise.com/flug lassen sich ab sofort Flüge suchen und finden, wobei die günstigsten Preise, die aus mehr als 100 Flug-Websites und 700 Fluggesellschaften verglichen werden, dem Kunden angezeigt werden unabhängig davon, ob Billigflieger oder renommierte Linienfluggesellschaft. So bleiben den Reisenden das erspart, was sie sonst aufwenden müssen, wenn sie selbst Preise und Websites vergleichen: viel Zeit und Aufwand. 6

7 Nachrichten Aufwertung Air France stattet ihre Business Class auf Langstreckenflügen mit neuen, hochwertigeren Sitzen aus. Vor allem den Geschäftsreisenden sollen die neuen Sitze mehr Komfort und Privatsphäre bieten. Neben der Möglichkeit, den Sitz zu einem mehr als zwei Meter langen Bett ausfahren zu lassen, sind nun auch mehr Stauraum sowie ein 15-Zoll- Monitor im Format 16:9 integriert. Der Start der Umrüstung beginnt zum Jahresende; bis Sommer 2011 verspricht Air France mindestens 20 Jets mit der neuen Business Class ausgestattet zu haben, bis 2013 dann rund 40 Langstrecken-Jets wie Airbus A-380, A-330 und Boeing B-777. Mobile Schnellsuche Geschäftsreisende, die in Hotels der Marke Top International oder Top City&Countryline buchen möchten, können dies ab sofort mit einer kostenlosen Applikation für das iphone bequem unterwegs erledigen entweder über die App selbst oder aber telefonisch in der Reservierungszentrale. Weitere Vorteile der neuen App: Dem Reisenden werden in jeder Stadt alle Hotels der Marke Top/Top CCL auf einer Karte angezeigt, sodass diese jederzeit einfach und schnell dort zu finden sind, wo der Nutzer gerade unterwegs ist. Zusätzlich können detaillierte Informationen wie Fotos, eine Beschreibung des jeweiligen Hotels und die genaue Adresse abgerufen werden. Auch Details zur Region sind verfügbar: Restaurants, Sehenswürdigkeiten und die Wettervorhersage beispielsweise. Street View inklusive In Deutschland ist Google Street View nicht nur politisch umstritten. Das amerikanische Reiseportal Expedia hingegen hat den Google- Dienst bereits in sein Angebot integriert, zunächst jedoch auf der eigens dafür eingerichteten Webseite expediahotelview.de. Damit kann der Hotelgast sich nun vor der Buchung seines Zimmers die Umgebung des Hotels in 3D ansehen, um dann unter anderem zu entscheiden, ob ihm die Umgebung zusagt und ob es passende Restaurants für anstehende Geschäftsessen in der Nähe gibt. Expedia hat für den Service rund Hotels kartografiert und den Dienst bisher in Deutschland, Frankreich, England und den USA gestartet allerdings sind noch längst nicht alle Hotelumgebungen zu sehen, denn dies richtet sich danach, wann Google die jeweiligen Städte für Streetview freischaltet. Praktisch: Expedia hat Google Street View aufwändig angepasst, sodass virtuelle Rundgänge nun gleich automatisch am Hoteleingang beginnen. Verteuerte Beinfreiheit Bei Austrian Airlines müssen Fluggäste, die auf Langstrecken gern den Platz am Notausgang buchen, ab sofort mehr zahlen: Beispielsweise bei Flügen von Wien nach Bangkok, Dehli, Dubai, Mumbai, New York, Washington, Peking, Tokio oder Toronto werden die Plätze vorab via Web-Check-In gegen 50 Euro Aufpreis vergeben. Nachteil: Der Web-Check-In ist erst ab 24 Stunden vor Abflug möglich, eine Garantie für den Platz bei einer längerfristigen Buchung vorab gibt es trotz Aufpreis nicht. Lockerung Die ewige Diskussion um Flüssigkeiten, Deo, Duschgel & Co. am Sicherheitscheck der Flughäfen in Europa hat ein absehbares Ende: Ab April 2013 dürfen Flugreisende wieder Flüssigkeiten im Handgepäck mitnehmen. Die EU-Kommission wird das seit 2006 geltende Verbot zu diesem Zeitpunkt aufheben, nachdem die Mitgliedsstaaten entsprechend votiert hatten. Stellt sich die Frage, warum der Fluggast noch weitere zwei Jahre auf das Inkrafttreten der Neuregelung warten muss und wie sich die nur noch temporär geltende Regelung auf die Konsequenz der Sicherheitsbeamten auswirken wird. Bleibt abzuwarten, ob bald auch wieder Gegenstände wie kleine Nagelscheren oder Feilen im Handgepäck mitgeführt werden dürfen. Abgesegnet Seit Ende September werden am Hamburger Flughafen die ersten Körperscanner testweise in Betrieb genommen. Laut einer Blitzumfrage des Online-Hotelreservierungsdienstes hotel. de geben 59 Prozent der Geschäftsreisenden an, den Einsatz der Scanner positiv zu sehen. Von mehr als Befragten würden 77,88 Prozent der Scanner wegen in Zukunft nicht auf Flugreisen verzichten wobei auch zu beachten ist, dass es für Geschäftsreisende oft keine Alternative zur Flugreise gibt und sie die neuen Sicherheitsbestimmungen somit zu akzeptieren haben, auch gegen ihren Willen. Ihr Zuhause auf Reisen Herzlicher Service, stilvolles Ambiente und exklusive Wellnessmöglichkeiten all das und vieles mehr erwartet Sie in den M Hotels in Deutschlands größten Metropolen und schönsten Ferienregionen. Genießen Sie mit unseren speziellen Raten für mittelständische Unternehmen in allen deutschen M Hotels besondere Konditionen. Sparen Sie bis zu 10% gegenüber dem tagesaktuellen Übernachtungspreis bei Buchung unter und fordern Sie gleich Ihren individuellen Buchungscode an. Wir freuen uns auf Ihre an: Weitere Informationen: M Firmenpreisabteilung Külpstraße Darmstadt Telefon

8 Praxis Sinnvoll AirPlus, der Spezialist für Bezahl- und Abrechnungslösungen im Geschäftsreise-Management, unterstützt die MEIKO Maschinenbau GmbH & Co. KG dabei, das Travel Management im Unternehmen zu optimieren Seit 1927 gibt es die Stiftung MEIKO Maschinenbau GmbH & Co. KG; Hauptsitz ist Offenburg. Angefangen haben die Unternehmensgründer ganz klein, mit Spülmaschinen, deren Innenleben teilweise aus Holz bestand beispielsweise heutzutage nur noch schwer vorstellbar. Viel hat sich getan seit der Unternehmensgründung, längst ist MEIKO nicht mehr nur in Offenburg ansässig, ist nicht mehr nur ein kleiner Handwerksbetrieb. Tochterfirmen gibt es in Europa, Asien, China und den USA; die neueste Tochter sitzt in Dubai. Es gibt zwei Produktionsschwerpunkte im Unternehmen: Einmal geht es um Spültechnik für Gewerbebetriebe, sprich um die Bereiche Hotellerie, Gemeinschaftsverpflegung, Schiffe, Inflight-Catering (auf Flughäfen und in den ICE-Zügen der DB beispielsweise), um nur einige zu nennen. Zum anderen werden Reinigungs- und Desinfektionsautomaten für Krankenhäuser und Heime angefertigt. Wesentlich ist, dass der Kontakt zum Kunden persönlich stattfindet und dass er gepflegt wird, so Tanja Lorenz, Travel Managerin bei MEIKO. Die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Kunden ist das A und O einer guten Geschäftsbeziehung, es ist ein gegenseitiges Geben und Nehmen. Tanja Lorenz ist seit 2002 im Unternehmen tätig. Wie das bei mittelständischen Unternehmen oft ist, fallen neben dem Travel Management auch andere Aufgaben in meinen Zuständigkeitsbereich, erklärt sie. Ursprünglich wurde Tanja Lorenz als Assistentin der Exportleitung eingestellt für den Bereich also, in dem bei MEIKO das Hauptreisevolumen des Unternehmens anfällt. Nachdem die Geschäftsleitung Ende 2003 beschlossen hatte, einen Consultant ins Haus zu holen, um sich mögliche Einsparpotenziale aufzeigen zu lassen, zog dies für Tanja Lorenz im Anschluss einen neuen Job nach sich: Sie wurde Travel Managerin im Haus, wusste sie doch am besten darüber Bescheid, welche Kosten anfallen, was und wo gebucht wird, wie die Geschäftsreisen der Mitarbeiter geplant und durchgeführt werden. Ungewöhnlich ist, dass der Job im Export-Bereich angesiedelt ist bei vielen anderen mittelständischen Unternehmen ist dies in der Personalabteilung, der Geschäftsleitung oder dem Einkauf der Fall. Mithilfe des Consultants fingen die ersten Umstrukturierungen an. Wir haben ohne eine richtige Reiserichtlinie angefangen, hatten keine einheitlichen Regelungen, haben mit mehreren Reisebüros zusammengearbeitet, erläutert Tanja Lorenz. So konnte jeder da buchen, wo er wollte, um nur ein Beispiel zu nennen. Es war sehr viel Arbeit, alles umzustrukturieren, erklärt sie wei- 8

9 Praxis MEIKO Die MEIKO GmbH & Co. KG beschäftigt 935 Mitarbeiter im Hauptsitz in Offenburg und Mitarbeiter weltweit. Zehn Beteiligungsgesellschaften in Deutschland, sechs im übrigen Europa und fünf in Übersee gehören zum Unternehmen. Die hygienische, ökonomische und ökologische Reinigung von Waschgut jeglicher Art ist das Spezialgebiet der Firma. Mit hochqualifizierten Mitarbeitern, technischem Know-How und einem kundennahen Vertriebs- und Servicenetzt hat MEIKO sich weltweit einen Namen gemacht und ist in ausgewählten Markt- und Kundensegmenten Marktführer. ter. Dabei geht es nicht nur darum, sinnvolle Veränderungen herbeizuführen, sondern es ist auch wichtig, die Mitarbeiter von deren Notwendigkeit zu überzeugen, anstatt ihnen einfach nur Reglements aufzuzwingen. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, erläutert sie. Im Zuge der Umstrukturierung ist auch die Zusammenarbeit mit AirPlus entstanden. Ziel war es, Unterstützung bei der Bezahlung und Abrechnung von Geschäftsreisen zu erhalten. Wir haben zunächst sämtliche Messen besucht, die den Bereich Travel Management angesprochen haben, sind dem VDR Verband Deutsches Reisemanagement beigetreten, wo ich den Certified Tanja Lorenz, Travel Managerin bei MEIKO: Es geht nicht nur darum, sinnvolle Veränderungen herbeizuführen, sondern es ist auch wichtig, die Mitarbeiter von deren Notwendigkeit zu überzeugen, anstatt ihnen einfach nur Reglements aufzuzwingen (re.) Erklärt, wie sie von der Assistentin der Exportleitung zur Travel Managerin im Unternehmen wurde: Tanja Lorenz (mit Judith Kadach, DienstReisen-Management, v.re.) (li.) Mit Spültechnik verschiedener Art vom kleinen 7-Mann-Unternehmen zum erfolgreichen, weltweit operierenden Mittelständler (u.) Travel Manager gemacht habe, erklärt Tanja Lorenz. Vor allem im Austausch mit anderen mittelständischen Unternehmen hat sich AirPlus als derjenige Partner herauskristallisiert, der für unsere Belange am besten geeignet ist, führt sie weiter aus. Hätte ich alle Statistiken, die wir im Unternehmen fahren, selbst aufstellen müssen, wäre ich überhaupt nicht vorangekommen mit meiner Arbeit, hätte keinen Überblick gehabt über all die Ordner und Unterlagen. Die Zusammenarbeit zwischen den Kooperationspartnern klappt reibungslos. Ich kenne meine Ansprechpartner mittlerweile gut, es gibt ein kompetentes Call Center-Team, an das man sich jederzeit wenden kann, sofern Probleme mit einer Auswertung auftreten oder irgendetwas nicht funktioniert. Sofortige Hilfe ist garantiert. Von den Lösungen, die AirPlus anbietet, werden bei MEIKO die klassischen Standard-Lösungen verwendet: Das ist zum einen der Company Account und zum anderen die Corporate Card. Mit dem Company Account ist es dem Unternehmen möglich, die Ausgaben für Dienstreisen optimal zu steuern, erklärt Tanja Lorenz. Die Corporate Card ist dazu da, dass die Unternehmensmitarbeiter unterwegs sämtliche Ausgaben decken können, egal welcher Art. Über AirPlus erhält das Unternehmen unter anderem jederzeit Auswertungen darüber, welche Umsätze mit den Airlines, Hotels und Mietwagenfirmen gemacht wurden. Bei MEIKO reicht es aus, halbjährlich Statistiken zu fahren, die selbst zusammengestellt werden abhängig von den Anforderungen der Geschäftsleitung. Außerdem gibt es wöchentliche Abrechnungen über die Reisestellenkarte, die manuell überprüft werden. Die Kosten für die Lösungen, die bei MEIKO von AirPlus verwendet werden, sind in jedem Fall gerechtfertigt: Die Arbeitsstunden, die ich für solche Statistiken aufwenden müsste, und die Zeit, die ich so für Verhandlungen einsparen kann, machen die Ausgaben schnell wieder wett abgesehen von den bereits genannten Vorteilen sind auch dies Gründe, weshalb sich die Zusammenarbeit mit AirPlus für Tanja Lorenz in jedem Fall lohnt. AirPlus Das Unternehmen wurde 1989 in Neu-Isenburg gegründet (Stammsitz). Ziel war es zunächst, eine zentrale Abrechnungslösung für Unternehmen zu schaffen, mit denen diese zum einen ihre Flugtickets bezahlen und zum anderen einen detaillierten Überblick über ihr Reisebudget bekommen. Was früher auf Flugtickets ausgerichtet war, hat sich so weiterentwickelt, dass nun auch Bahntickets, Autovermieter und die Servicefees der Reisebüros mit nur einer Kreditkarte gemanagt werden können. Die vom Unternehmen angebotene Corporate Card, mit der Geschäftsreisende sämtliche anfallenden Kosten decken können, wird in Deutschland von mehr als Reisenden genutzt. AirPlus beschäftigt mittlerweile mehr als 800 Mitarbeiter in über 30 Ländern. Weltweit zählen mehr als Unternehmen zu den Kunden von AirPlus, das als weltweit erfolgreichster Herausgeber von UATP-Karten gilt und jährlich mehr als Transaktionen abwickelt. 9

10 Management Prof. Dr. Andreas Wilbers, Leiter des Studiengangs MBA in Business Travel Management an der FH Worms Prof. Dr. Hans Rück, Dekan des Fachbereichs Touristik/ Verkehrswesen an der FH Worms Bereits im zweiten Jahr bietet die FH Worms den ersten berufsbegleitenden Weiterbildungsstudiengang für Geschäftsreiseprofis in Europa an Die neue Top-Liga Im Sommersemester 2010 fiel an der Fachhochschule Worms der Startschuss für den MBA in Business Travel Management, dem ersten berufsbegleitenden Weiterbildungsstudiengang mit Fokus auf die Geschäftsreiseindustrie in Europa. Er hat eine Regelstudiendauer von zwei Jahren (4 Semestern) und führt zu dem begehrten Titel Master of Business Administration (MBA). Mit diesem akademischen Grad dem zweithöchsten überhaupt wird zugleich die Promotionsberechtigung erworben. Derzeit läuft die Bewerbungsphase für den nächsten Studienbeginn im Frühjahr Top-Management-Ausbildung für das Geschäftsreisemanagement Dieses innovative Weiterbildungsangebot wendet sich an Business Professionals aus der Geschäftsreiseindustrie und aus angrenzenden Branchen. Inhaltlich handelt es sich um ein General-Management-Studium mit Fokus auf Business Travel Management, welches die Absolventen zur Übernahme von Top-Management-Aufgaben in der Geschäftsreiseindustrie befähigen soll. Es schließt damit eine Professionalisierungslücke in der akademischen Business Travel-Ausbildung. Der VDR Verband Deutsches Reisemanagement e.v., der Dachverband der deutschen Geschäftsreiseindustrie, unterstützt den Weiterbildungsstudiengang exklusiv und wurde von Anfang an eng in die Konzeption eingebunden. Die Fachhochschule Worms unterstreicht mit diesem Angebot ihre Stellung als eine der führenden Hochschulen für die Tourismusausbildung in Deutschland. MBA in Business Travel Management Die Studenten absolvieren den MBA in Business Travel Management berufsbegleitend und somit aus einem bestehenden Arbeitsverhältnis heraus, um ihre Karrierechancen zu verbessern oder gefördert durch ihren Arbeitgeber als Personalentwicklungsmaßnahme. Mischung aus Präsenz- und Online-Studium Wegen der berufsbegleitenden Ausrichtung des Studienganges wird ein substantieller Anteil der Studieninhalte mit Hilfe von E-Learning-Modulen und Online-Klassen vermittelt. Während des Semesters sind nur insgesamt elf Präsenztage vorgesehen, an denen die Veranstaltungen direkt an der FH Worms stattfinden, unter anderem in der ersten Vorlesungswoche des Semesters. Die auf die Präsenztage folgenden Online-Klassen umfassen Vorlesungen und interaktive Übungen, die via Internet abgehalten werden, sind also keinesfalls zu verwechseln mit einem Fernstudium im herkömmlichen Sinn. Die erste Studentenkohorte, welche die FH Worms zu Beginn des Sommersemesters 2010 zum Studium zulassen konnte, besteht aus sieben Personen, 10

11 Schwerpunkt allesamt erfahrene Praktiker/-innen, die durch das Studium ihre Kompetenzen im Business Travel Management wissenschaftlich vertiefen möchten. Zulassung auch ohne ersten Hochschulabschluss möglich Eine weitere Besonderheit sind die Zulassungsvoraussetzungen für diesen Studiengang: Ein Master-Studium also auch ein MBA setzt in der Regel einen ersten Hochschulabschluss (Diplom oder Bachelor) voraus. Eine Sonderregelung des Landes Rheinland-Pfalz ermöglicht es jedoch, zu diesem Weiterbildungsstudium auch besonders geeignete Bewerber ohne ersten Hochschulabschluss zuzulassen. Mehr als die Hälfte der im ersten Studienjahr Zugelassenen hat diese Sonderregelung zur Studienaufnahme genutzt. Die FH Worms verfügt in Deutschland als einzige Hochschule für Touristik und Verkehrswesen über die Möglichkeit, Bewerber ohne ersten Hochschulabschluss zu einem Master- Studium zuzulassen. Business Travel-Themen als Studienschwerpunkt Die Studieninhalte sind vielfältig und auf die speziellen Anforderungen im Business Travel Management ausgerichtet (siehe Grafik). Neben betriebswirtschaftlichen Grundlagenfächern wie Marketing, Rechnungswesen oder Personalwirtschaft werden den Studierenden vor allem Fach- und Methodenkompetenzen für den Geschäftsreisesektor vermittelt: Beschaffungsprozesse und Geschäftsreisevertrieb, Pricing und Revenue Management, Verhandlungsführung mit Leistungsträgern aus Verkehr und Hotellerie sowie Kreditkarten- und Management-Informationssysteme. Auch angrenzende Bereiche werden ausführlich behandelt, so zum Beispiel das Fuhrparkmanagement, aber auch die professionelle Veranstaltungsorganisation, sprich das Eventmanagement. Der MBA in Business Travel Management wird jährlich mit Beginn des Sommersemesters angeboten. Die Bewerbungsfrist für den nächsten Jahrgang, beginnend im Frühjahr 2011, endet am 15. Oktober. Der Bewerbungsschluss für das Nachrückverfahren für noch freie Studienplätze und mit später eingehenden Bewerbungen endet am 30. November Weitere Informationen zur Bewerbung und zum Zulassungsverfahren gibt es unter touristik oder bei Herrn Prof. Dr. Andreas Wilbers, Am 17. November 2010 wird der Studiengang im Rahmen einer Online-Studienberatung von Uhr bis Uhr vorgestellt. Anmeldungen nimmt Frau Orth-Reich unter entgegen. Individuelle Studienberatungen können mit Prof. Wilbers vereinbart werden. Hochschulabschlüsse in Europa/Das Bologna-System Der MBA (Master of Business Administration) ist im Bologna-System der zweithöchste akademische Abschluss. Er baut auf einem ersten berufsqualifizierenden Hochschulabschluss (Bachelor oder Diplom) auf und berechtigt zur Promotion (Doktorgrad). Allgemein unterscheidet man nach dem Bologna-System grundständige Studiengänge (Bachelor), postgradual-konsekutive Studiengänge (Master) und postgradual-weiterbildende Studiengänge (Weiterbildungs- Master). Bachelor: Der Abschluss Bachelor (früher lat. Baccalaureus) ist der erste berufsqualifizierende Hochschulabschluss und bildet damit die erste Stufe des Bologna-Systems. Bachelor-Studiengänge haben in Deutschland eine Dauer von sechs bis acht Semestern. Master: Der Abschluss Master (früher lat. Magister) setzt in der Regel einen Bachelor-Abschluss voraus und bildet die zweite Stufe des Bologna-Systems. Master-Studiengänge haben in Deutschland eine Dauer von zumeist vier Semestern. MBA (Master of Business Administration): Der Abschluss MBA zählt zu den Master-Abschlüssen, ist jedoch für Weiterbildungsstudiengänge reserviert. Ein MBA ist grundsätzlich ein General-Management- Studium, denn er soll auch Bewerber ohne wirtschaftswissenschaftliche Vorbildung für Managementaufgaben qualifizieren. VERBUCHT UND ZUGENÄHT. Müssen Sie sich wirklich um alles selbst kümmern? Geben Sie doch lieber ein bisschen Arbeit ab. Das schont die Nerven und das Firmenkonto. Als ein führender Anbieter von Geschäftsreisen sorgen wir seit fast 140 Jahren dafür, dass unsere Kunden entspannt, sicher, pünktlich und kosteneffizient an ihr Ziel kommen. Die Größe Ihres Unternehmens oder Ihr Auftragsvolumen spielen dabei überhaupt keine Rolle. Buchen Sie lieber gleich mit CWT! Ihre nächste Geschäftsreise ist für uns immer die wichtigste von allen. Promotion: Die Promotion bildet die dritte und letzte Stufe des Bologna-Systems. Sie setzt ein abgeschlossenes Master-Studium voraus und endet mit dem Erwerb des Doktorgrades.

12 Management Hinter den Flugreisen sind in den meisten Unternehmen mittlerweile an der Tagesordnung. Oft sind sie die kürzeste und schnellste Verbindung zwischen A und B, unkompliziert und bequem für den Geschäftsreisenden zumindest dann, wenn alles reibungslos funktioniert. Doch was passiert eigentlich, wenn etwas schiefgeht? Wenn der Reisende beispielsweise den Geschäftstermin verpasst, weil der Flieger gar nicht oder nicht pünktlich abhebt? Wenn er am Zielort ankommt, das Gepäck aber nicht oder nur beschädigt? Wenn der Service nicht stimmt oder andere Probleme auftreten? Was im Hintergrund getan wird, um für reibungslose Abläufe zu sorgen, wird vorausgesetzt und bleibt oft unbeachtet. Dies gilt nicht nur für den Krisenfall im Besonderen, sondern auch für den Buchungs-, Reservierungs- und Zahlungsprozess im Allgemeinen, für sämtliche Belange rund um die Flugreise, für die Betreuung des Reisenden unterwegs. Besonders aber, wenn irgendetwas nicht so funktioniert, wie es sollte, wird die schnelle Problemlösung vorausgesetzt. Wer sind die Helfer, die sich darum kümmern, alles wieder ins Lot zu bringen? Die AIC Service & Call Center GmbH ist ein solcher Anbieter, der sich um die Belange der Fluggesellschaften, der Reisenden und auch um die der Travel Manager kümmert, die ja die Geschäftsreisen für die Unternehmensmitarbeiter organisieren und zunächst einmal die erste Anlaufstelle sind, wenn es um organisatorische Belange geht. AIC steht ihren Kunden bei Fragen und Problemen jeglicher Art zur Seite, managt da, wo es nötig ist, sorgt dafür, dass vor, während und nach der Reise alles zur vollen Zufriedenheit der Geschäftsreisenden abläuft. DienstReisen-Management hat mit Andreas Diederich, Geschäftsführer AIC, gesprochen, um einmal die Perspektive eines Full Service-Dienstleisters zu beleuchten, bei dem Kundenzufriedenheit, Qualitätsbewusstsein und Soforthilfe groß geschrieben werden. Das Unternehmen AIC 1. Wann wurde AIC gegründet? Das Unternehmen AIC wurde im Jahr 1994 von Andreas Diederich gegründet. Hauptsitz ist Köln-Deutz, weitere Filialen gibt es in Köln-Holweide und in Hannover. 2. Wie viele Mitarbeiter gibt es? Bei AIC arbeiten derzeit rund 230 Mitarbeiter, verteilt auf die drei Standorte. Rund 60 Prozent der Mitarbeiter arbeiten in Köln, der Rest in Hannover. 3. Wie viele Kunden hat das Unternehmen? Derzeit hat AIC sechs Großkunden und wird in Kürze ein renommiertes Unternehmen aus der Mietwagenbranche zu seinen Kunden zählen. 4. Warum gerade Köln als Unternehmensstandort? Die hohen Anforderungen an die Ausbildung und die sprachlichen Qualifikationen der Mitarbeiter war ein wesentliches Kriterium für Köln. Die Stadt ist ein internationaler Standort und bietet zum Beispiel aufgrund ihrer Nähe zur niederländischen Grenze ein hohes Potenzial an multikulturellen Arbeitskräften. Diese profitieren von einer idealen Anbindung an den Fernbahnhof Messe/Deutz und die Autobahn. 5. Gibt es für Reisende eine gebührenfreie Rufnummer, die sie bei Problemen unterwegs kontaktieren können? Jeder Auftraggeber entscheidet individuell, welche Rufnummern in Auftrag gegeben werden. 12

13 Management Andreas Diederich (Geschäftsführer AIC) im Gespräch mit Judith Kadach (DienstReisen-Management) über den Tagesablauf im Unternehmen (li.o.) Vor dem Schulungsraum: Das Team von AIC wird regelmäßig gebrieft und auf die verschiedenen Aufträge individuell vorbereitet (li.u.) Andreas Diederich, Geschäftsführer AIC: Mit unserem erprobten Team, belastbarer und leistungsstarker Technik sowie aufgrund jahrelanger Erfahrung meistern wir jede Krise (u.) DienstReisen-Management: Hat ein Call Center in Zeiten des Internets überhaupt noch Sinn? A. Diederich: Je internationaler ein Unternehmen ist, desto eher ist ein Call Center notwendig. Gerade Geschäftsreisende, die viel unterwegs sind, brauchen schnelle Antworten und Lösungen. Und das bieten wir. Unsere Stärken sind insbesondere ein hohes Qualitätsbewusstsein und die Sprachkompetenz unserer Mitarbeiter, die gerade in Ausnahmesituationen von unschätzbarem Wert ist. Alle Mitarbeiter bei AIC sprechen mindestens drei Sprachen und sind geschulte Reiseprofis, die an den Telefonen Gespräche in der Muttersprache des Anrufers aus ganz Europa entgegennehmen insbesondere in Italienisch, Russisch, Polnisch und Niederländisch. Bei vielen Call Center-Anbietern werden Anrufer meist nur auf Deutsch und Englisch beraten, wir hingegen decken insgesamt 16 Sprachen ab. DienstReisen-Management: Wie wichtig ist eine VIP-Hotline für Unternehmen? DienstReisen-Management: Was ist der Hauptgeschäftsbereich der AIC Service & Call Center GmbH? A. Diederich: Die AIC Service & Call Center GmbH ist ein führender Call- und Service-Center-Betreiber mit Hauptsitz in Köln. Als Full Service-Dienstleister und Airline-Spezialist unterstützen wir Kunden von der Buchung bis hin zum Zahlungsvorgang vor, während und nach der Reise. Wir übernehmen Aufgaben rund um Flugbuchungen und beantworten Fragen zu Vielflieger- und Bonusprogrammen. Auch Beschwerden, Erstattungen und Schadensforderungen werden von unseren Mitarbeitern bearbeitet. Wir ersetzen so ganze Verwaltungsbereiche der Airlines. A. Diederich: Eine VIP-Hotline ist ein ideales Tool zur Kundenbindung und -pflege. Eine solche Notfallnummer sorgt gerade bei Vielfliegern, den Heavy- Usern der Unternehmen, für Zufriedenheit. Auch wenn der Bedarf an telefonischer Erreichbarkeit von Unternehmen im Internetzeitalter abzunehmen scheint gerade bei geregelten Prozessen wie Buchungen und Informationsbeschaffung ändert sich das schnell, wenn Geschäftsreisende unterwegs nur eingeschränkten Internetzugang haben oder unter großem Zeitdruck stehen. Und das ist keine Seltenheit, sondern eher ganz normal. Professionelle und flexible Hilfe am Telefon ist dann unerlässlich, wenn es beispielsweise um die Anmeldung von Übergepäck geht, Sitzplätze gebucht, Flüge annulliert oder rasch umgebucht werden müssen. Auch bei unvorhersehbaren Vorfällen wie Streiks oder technischen Problemen von Websites kann schnelle Hilfe, wie wir sie Unternehmen und ihren Reisenden bieten, sehr hilfreich sein. Damit sparen Unternehmen kostbare Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter. Diese können wiederum ihre Reise entspannter fortführen und motiviert ihre Geschäftstermine wahrnehmen. DienstReisen-Management: Welche Zielgruppe sprechen Sie an? A. Diederich: Durch unsere jahrelange Erfahrung als Repräsentant für Fluggesellschaften haben wir tiefe Einblicke in die Notwendigkeiten und Bedürfnisse von Fluggesellschaften und natürlich deren Kunden bekommen. Wir kennen beide Seiten und verstehen das Zusammenspiel zwischen ihnen. Unsere Kunden nutzen AIC als den Spezialisten für Menschen unterwegs. Dank jahrelanger Erfahrung mit Millionen Kontakten wissen unsere Mitarbeiter genau, worauf es ankommt, um schnell und präzise reagieren zu können. In jeder gewünschten Sprache und zudem mit bester Erreichbarkeit rund um die Uhr, wenn es die Kunden so wünschen und unsere Unterstützung benötigen. Außer an Fluggesellschaften wenden wir uns mit unseren Call- und Service-Center-Leistungen auch an alle Arten von Touristikunternehmen: Flughäfen, Schifffahrts-, Mietwagen- und Fuhrparkgesellschaften, Reiseveranstalter und Fremdenverkehrsämter, Hotelketten und -portale sowie Internet-Buchungsportale und Anbieter von Kundenbindungsprogrammen somit praktisch an alle. DienstReisen-Management: Wie unterstützt Ihr Unternehmen Geschäftsreisende in Krisenzeiten? A. Diederich: Nehmen wir die Aschewolke-Krise vom vergangenen April als Beispiel. Wir haben diese große Herausforderung mit einem erprobten Team, belastbarer und leistungsstarker Technik sowie aufgrund unserer langjährigen Erfahrung gut gemeistert. Das kam den Airlines als Auftraggeber und natürlich auch den Geschäfts- und auch Privatreisenden zugute. An einzelnen Tagen haben wir zehnmal so viele Anrufe und s besorgter Passagiere erhalten wie an normalen Tagen. Unser ganzes Team war im Einsatz, ohne auf die Uhr zu schauen, und die gesamte Technik lief auf Hochtouren. An den anrufstärksten Tagen während des Flugverbots hat unsere Telefonanlage bis zu Anrufe verarbeitet. Die Annahmequote, die neben dem Anrufaufkommen für ein Call Center entscheidend ist, lag während der Krisen-Tage bei durchschnittlich 40 Prozent. Auch wenn im Normalfall die Quoten bei rund 95 Prozent liegen, ist das, gemessen an der schwierigen Situation, eine beachtliche Leistung. Nicht lange suchen einfach buchen: OBT Online Business Travel. OBT das Mobilitätsportal für Geschäftsreisende. Ob Bahnfahrt, Flug, Hotel oder Mietwagen: Buchen Sie Ihre Geschäftsreisen einfach und bequem aus einer Hand über ein Portal zu besonders attraktiven Konditionen. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Geld. 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14 Management Interview mit Hans Schaden, Hoteldirektor des Tagungshotels Maritim Bonn Vorreiter 14 DienstReisen-Management: Das Maritim Bonn ist als erstes Tagungshotel Deutschlands im Juli 2010 mit dem Green Globe ausgezeichnet worden. Wie kam es dazu? H. Schaden: Angefangen hat alles mit Sustainable Bonn, einer Initiative der Stadt Bonn, der wir uns 2007 angeschlossen haben und von der nun die Anregung dazu kam, eine Zertifizierung anzustreben. Auch Kunden wie die UNO und das Bundesumweltministerium haben uns darauf Maritim Bonn Zimmer: 410 Kategorien: Klassik Zimmer (Einzelund Zweibettzimmer), Komfort Zimmer (Einzel-, Zweibett- und Doppelzimmer), Superior Zimmer (Einzel-, Zweibett- und Doppelzimmer), Junior Suite, Lady Suite Highlights: Rooftop-Driving-Range mit Putting Green und Indoor Anlage, Moderner Wellnessbereich (Hallenbad, Sauna, Dampfbad, Solarium, Fitnessmöglichkeiten, Wellness-Studio), Tagungsmöglichkeiten für bis zu 2800 Personen in 16 verschiedenen Tagungs- und Konferenzräumen, Businesscenter, hauseigenes Tagungsteam, das Veranstaltungen von der Planung bis zur Durchführung betreut und organisiert. aufmerksam gemacht, dass es heutzutage immer wichtiger wird, im Bereich Nachhaltigkeit tätig zu sein und entsprechende Zertifikate nachweisen zu können. Aufgrund dieser Anregungen haben wir im Hotel eine Arbeitsgruppe gegründet, bestehend aus Abteilungsleitern und Mitarbeitern aus allen Bereichen. Unser technischer Leiter Gerd Frings ist die treibende Kraft, bringt den Mitarbeitern alles Wesentliche nahe, holt sich Ideen und berichtet mindestens einmal im Monat im Abteilungsleiterkreis. Es werden gemeinsam Vorschläge erarbeitet, wie man das Projekt Nachhaltigkeit im Haus noch weiter nach vorne bringen kann. Nachdem wir die Zertifizierung angestrebt hatten, kam eine dreiköpfige Kommission in unser Haus, hat mit unserem Team vor Ort gesprochen und erste Kriterien geprüft. Bereits am ersten Tag der Zertifizierung konnten wir 20 Prozent der geforderten Kriterien erfüllen, da wir über Sustainable Bonn bereits mit dem Thema beschäftigt waren und aktiv Umweltmanagement betrieben haben. Die Kriterien zu erfüllen und nachzuweisen ist ein sehr aufwändiger Prozess. So muss auch dokumentiert werden, inwieweit bestimmte Kriterien eingehalten werden durch Rechnungen und Bilder beispielsweise. Wir haben kontinuierlich weiter am Projekt gearbeitet, denn unser Ziel war es, bis zur nächsten UNO-Tagung 51 Prozent der geforderten Kriterien nachweisen zu können; dies ist die Mindestanforderung für die Zertifizierung. Tatsächlich haben wir aber sogar die 70 Prozent-Marke erreicht. Was nicht bedeutet, dass wir uns auf diesem Erfolg nun ausruhen wir werden weiter permanent an allem arbeiten, zumal die Zertifizierung nur ein Jahr lang gültig ist. DienstReisen-Management: Auf wessen Initiative geht es zurück, dass Nachhaltigkeit und Umweltschutz in Ihrem Haus so groß geschrieben werden? Haben Sie sich selbst dieses Ziel gesetzt oder war es eine Vorgabe der Zentrale, die letztlich auch zur Auszeichnung geführt hat? H. Schaden: Diese Initiative ging von unserem Haus selbst aus. Wir sind das Pilotprojekt, das mit dem Green Globe mit EVVC-Zusatz ausgezeichnet wurde. Weitere Maritim-Hotels werden folgen. Nach Erhalt des Preises gab es viele Reaktionen von Kollegen, die uns gefragt haben, was zu tun ist, um eine solche Auszeichnung zu erhalten. Wir sind das Referenzhotel für unsere Kollegen, bieten ihnen an, das von uns erarbeitete System zu übernehmen so haben wir beispielsweise für jedes Kriterium in unserem EDV-System einen Ordner angelegt und dort sämtliche relevanten Informationen hinterlegt. Die Kollegen können mithilfe dieses Systems etwas leichter arbeiten, da sie nur das bereits angelegte Gerüst übernehmen und mit Inhalt füllen müssen. DienstReisen-Management: Welche der Kriterien, die das Hotel für den Erhalt des Preises erfüllen musste, sind in Ihren Augen besonders wichtig? H. Schaden: Wesentlich ist sicherlich die Mülltrennung. In unserem Haus werden 17 verschiedene Müllsorten getrennt und weiterverarbeitet.

15 Management Christian Althaus (Direktor Verkauf & Marketing, Maritim Bonn) und Hans Schaden (Hoteldirektor Maritim Bonn) im Gespräch mit Judith Kadach (DienstReisen-Management) über den kürzlich erhaltenen Green Globe und das Umweltmanagement im Haus (v.re.) (o.li.) Einsparpotenzial Energiesparlampe: schonend für Umwelt und Kosten (o.re.) Natürliche Wärmedämmung: Die begrünte Dachanlage des Hotels als eine der vielen Maßnahmen, die dem Umweltschutz zugute kommen (li.) Altfett wird zu Biodiesel, Porzellan geht in den Straßenbau. Energiesparen ist wichtig: Unsere Leuchtmittel werden komplett ausgetauscht gegen solche, die einen geringen Energieverbrauch haben, zusätzlich sparen Bewegungsmelder Strom. Sensoren an den Handwaschbecken sparen Wasser und sollen langfristig im kompletten Hotel eingesetzt werden. Unsere komplette Dachanlage ist begrünt, was den Vorteil hat, dass es eine natürliche Art der Wärmedämmung darstellt. Das Oberflächenwasser, das sich dort sammelt, wird in einen Bach abgeleitet und nicht ins Kanalsystem auch dies ist eine Maßnahme, die der Umwelt zugute kommt. Mithilfe all dieser Mittel lassen sich Kosten einsparen, die dann wiederum in unser Projekt investiert werden können: Sei es für Kaffee aus fairem Handel oder für biozertifizierte Lebensmittel, um nur zwei Beispiele zu nennen. Außerdem versuchen wir, von den Kriterien für die Zertifizierung einmal abgesehen, die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Gerade bei UNO-Tagungen wird Wert darauf gelegt, dass kein Flugobst verwendet wird oder keine vom Aussterben bedrohten Fischarten serviert werden. Grünen Strom liefern wir auch bei Tagungen, wenn dies gefragt ist. Insgesamt lässt sich sagen, dass es oft Kleinigkeiten sind, die man umsetzen kann, diese aber in der Summe viel bewirken. Wesentlich ist auch, dass die Mitarbeiter laufend und aktuell informiert werden und an einem Strang ziehen würden die Mitarbeiter das ganze Projekt nicht als sinnvoll ansehen, die Bedeutung von nachhaltigem Wirtschaften nicht verinnerlichen und nicht mithelfen, könnten wir weder das Projekt umsetzen noch etwas bewirken. DienstReisen-Management: Wie reagieren Unternehmen und Dienstreisende auf den Green Globe? Wird dieser Preis auf dem Markt entsprechend registriert? H. Schaden: Schon vor der Auszeichnung mit dem Green Globe haben vor allem britische und US-amerikanische Unternehmen sehr darauf geachtet, ob wir nachhaltig arbeiten. Es gibt Unternehmen, die uns schon vor einigen Jahren mehrseitige Protokolle abarbeiten lassen haben, die dann darüber entschieden haben, ob wir für Dienstreisen überhaupt gebucht werden. Ganz allgemein lässt sich sagen: Es stößt auf positive Resonanz, dass unser Haus in Sachen Umweltschutz so aktiv ist. Gerade Unternehmen, die selbst im Bereich Nachhaltigkeit tätig sind, müssen nachweisen, dass sie in Hotels absteigen, die ein Nachhaltigkeitszertifikat haben was uns natürlich zugute kommt. Zertifikate wie der Green Globe werden zunehmend wichtiger, Firmen werden mehr und mehr auf solche Auszeichnungen achten, genau wie sie selbst in Sachen Nachhaltigkeit immer aktiver werden. Die Auszeichnung ist allerdings noch so neu, dass wir eine Weile abwarten müssen, um endgültig Angaben darüber machen zu können, wie sie angenommen wird und inwieweit sie sich auf zukünftige Buchungen auswirkt. DienstReisen-Management: Wird Ihrer Erfahrung nach erwartet, dass Hotels umweltfreundlich sind und dass dies bereits im Preis inbegriffen ist oder sind Unternehmen bereit, einen Aufpreis für ein solches Haus zu bezahlen? H. Schaden: Die UNO und das Umweltministerium sind definitiv bereit, dafür einen Aufpreis zu bezahlen. Grüner Strom ist etwas teurer als normaler Strom, dem Veranstalter ist es das jedoch Wert, für diese Mehrkosten aufzukommen. Die erhöhten Ausgaben werden gerne bezahlt, um anschließend sagen zu können, dass eine Veranstaltung abgehalten wurde, bei der Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein im Vordergrund stehen. Kunden, denen die Bedeutung von Nachhaltigkeit bewusst und wichtig ist, bezahlen gerne etwas mehr. Andere, in deren Köpfen dies noch nicht so sehr verankert ist, setzen bestimmte Dinge oft voraus, ohne dafür etwas bezahlen zu wollen. In Zukunft wird es mit Sicherheit stärker erwartet und wird auch selbstverständlicher werden, dass bestimmte Dinge einfach vorhanden sind. Spätestens in einigen Jahren wird es so sein, dass Hotels bestimmte Voraussetzungen in Sachen Umweltmanagement erfüllen werden, ohne dass dies zu Mehrkosten führt. Green Globe Die Green Globe Certification ist eine 1993 gegründete, in 187 Staaten anerkannte und in 50 Ländern tätige Zertifizierungseinrichtung für Nachhaltigkeit in Unternehmen. Bisher wurden über Unternehmen zertifiziert, über Unternehmen nehmen am Green Globe-Programm teil. 248 auf wissenschaftlicher Forschung basierende Kriterien gibt es insgesamt, mindestens 51 Prozent der Kriterien müssen erfüllt werden, um eine Auszeichnung zu erhalten. Die Kriterien umfassen soziale, ökologische und ökonomische Aspekte des Nachhaltigkeitsprinzips. Am Green Globe orientierte Kategorien, nach denen im Haus Umweltmanagement betrieben wird, sind unter anderem: Abfall, Anlage, Bildung, Einkauf, Emission, Energie, Erhaltung, Gefahr, Gemeinde, Kommunikation, Kultur, Reinigung, Richtlinien, Verringerung, Wasser. Die Kostenersparnis ist ein Nebeneffekt, den nachhaltiges Wirtschaften mit sich bringt. Beispiele: Durch den Austausch der Minibarkühlschränke im Maritim Bonn lassen sich Euro im Jahr sparen. Ca Euro können im Haus jährlich durch den Einsatz von Energiesparlampen eingespart werden (seit den 90er Jahren werden sie eingesetzt). Fasst man alle Posten zusammen, ist mithilfe des aktiven Umweltmanagements im Haus eine jährliche Kostenersparnis im fünfstelligen Bereich möglich. 15

16 Management DienstReise Ob für den Dauer-Dienstreisenden oder auch für die Mitarbeiter, die nur gelegentlich unterwegs sind: Die Dienstreise-Richtlinie ist immer ein wichtiger Motivationsfaktor, auch und gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Ja, die Wirtschaftskrise im letzten Jahr war teilweise brutal, doch 2010 geht es wieder deutlich aufwärts. Vor allem die exportorientierten Branchen boomen, China sei Dank. Dennoch sparen die Unternehmen teilweise, wo sie nur können. Es sollte jedoch auch Grenzen geben, gerade was die Leistungsträger betrifft, deren Job es ist, quer durch Deutschland, Europa oder die Welt zu reisen, um Aufträge zu beschaffen, Verträge abzuschließen oder Projekte zu überwachen. Natürlich gibt es auch wenig sinnvolle, dafür aber teure Benefits für die Dienstreisenden. Business Class-Tickets innerhalb Deutschlands oder auf Kurzflügen in Europa beispielsweise. Das muss nicht sein, wenn die Flexibilität des Tickets nicht gebraucht wird. Zudem gibt es flexible Eco-Tickets. Das bisschen hochwertigeres Essen im Flieger oder die kostenfreien Magazine sind für den Vielflieger dank seiner Senatorkarte ohnehin in der Lounge am Flughafen zu bekommen bleiben nur die doppelten Meilen für den Mitarbeiter als echter Mehrwert, was jedoch sicher verschmerzbar ist. Auf der Mittel- oder gar Langstrecke sieht die Welt schon wieder anders aus: Niemand kann von einem Mitarbeiter erwarten, nach sechs Stunden eingequetscht in der Economy oder gar in einem Billigflieger mit noch engerem Sitzabstand dynamisch und ausgeruht zu Verhandlungen zu erscheinen. Wer solche Änderungen in der Travel Policy plant, sollte zuvor vielleicht so ein Tagesprogramm einmal selbst erleben, um zu sehen, welche Auswirkungen das auf Körper und Geist haben kann. Gleiches gilt für die Bahnreisen: In der ersten Klasse kann man einfach entspannter arbeiten. Wer also nicht nur reisen muss, sondern unterwegs Dokumente durchsehen oder mit dem Notebook arbeiten will, sollte dies auch in der dafür geeigneten Umgebung machen dürfen. Man stellt ja schließlich auch die Bürotische nicht kostengünstig in den Laufbereich mitten in einem Einkaufszentrum. Auch bei der Wahl des Hotels gilt es, nicht nur auf die primären Kosten zu schauen: Ein Hotel ganz in der Nähe des Termins sorgt für eine stressfreie und pünktliche Anreise des Mitarbeiters was sicher dem Termin selbst zugute kommt. Und schließlich gilt es auch, die Kosten für die Fahrt gegebenenfalls quer durch die Stadt in Geld und Zeit mit zu berücksichtigen. Sicher, bei vielen Unternehmen gilt noch: Reisezeit ist keine Arbeitszeit. Aber auch hier sind die Mitarbeiter sicher nur begrenzt leidensfähig. Wenn die Reisen aus Kostengründen so schlecht um Termine herum geplant werden, dass viel mehr Reisezeit als Arbeitszeit anfällt (durch beispielsweise günstige Flüge viel zu früh oder zu spät oder Hotels weit weg vom Termin), wirkt sich das sehr schnell negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Und wenn der Arbeitnehmer schon in der Ferne übernachten muss, sollte es nach einem anstrengenden Tag vielleicht auch ein Hotel mit Wellness-Angeboten sein. Das kostet nicht so viel mehr. 16

17 Motivation für den Mitarbeiter bedeutet natürlich nicht, alles durchgehen zu lassen. Viele Travel Manager sind treffenderweise der Meinung, dass sie ihren Job nur dann richtig machen, wenn sie unbeliebt sind. Das stimmt bis zu einem gewissen Grad. Natürlich testet der Mitarbeiter aus, wie weit er gehen kann und selbstverständlich muss ihm dann jemand der Travel Manager auf die Finger hauen. Wenn sich der Travel Manager aber mit den Dienstreisenden identifizieren kann und Lösungen findet, die dem Mitarbeiter und dem Unternehmen nutzen, wird die ihm mitunter entgegenschlagende Ablehnung vielleicht in zumindest gesunden Respekt wechseln. Wie aber kann der Travel Manager nun einerseits die oft bestehenden Vorgaben der Geschäftsleitung nach Einsparungen in diesem großen Etatposten erfüllen, ohne andererseits die Mitarbeiter nachhaltig zu demotivieren? Dazu müssen zunächst einmal die gesamten Reiseprozesse analysiert werden und ein Überblick über die Gesamtkosten wird benötigt, auch unter Einbeziehung beispielsweise der Benefits der individuellen Bonussysteme, die der Mitarbeiter sich während seiner Reisen erworben hat. Diese sollten unbedingt beim Travel Management hinterlegt werden. Denn viele Hotels beispielsweise bieten ihren vielreisenden Gästen attraktive Vorteile an: Das reicht von kostenlosem Frühstück über kostenfreies Parken oder Internet bis hin zu kostenloser Übernachtung am Wochenende oder Übernachtung des Ehepartners. Geschickt kombiniert kann hier alleine beim Hotel ganz ohne Einbußen für den Mitarbeiter einiges gespart werden denn bei Hotels gibt es diese Benefits für den Status, hier werden keine Punkte oder Meilen verbraucht. Überhaupt, die angesammelten Guthaben der Bonussysteme: Wem gehören sie? Und: Wer kontrolliert das? Hier muss eine deutliche Vorgabe seitens der Geschäftsleitung kommen, diese muss der Travel Manager nötigenfalls auch aktiv einfordern. Denn die vielreisenden Mitarbeiter verdienen sich nebenbei dutzende Gratis-Flüge und Gratis-Übernachtungen, Upgrades in höhere Klassen die dann wiederum teilweise verbraucht werden können (wie bei Flügen) oder einfach generell zur Verfügung stehen (meist bei Hotels). Grundsätzlich gilt: Erworbene Bonusmeilen und werthaltige Punkte bei Hotels oder Mietwagenfirmen gehören dem Unternehmen. Es steht dem Unternehmen jedoch frei, dem Mitarbeiter diese Boni ganz oder teilweise zu überlassen. Es sollte jedoch nicht nur der Dumme diesen Mehrwert für das Unternehmen einsetzen, während andere Mitarbeiter fröhlich damit Privatreisen durchführen und das den Kollegen brühwarm erzählen. Ist einmal ein Überblick über alle Reisekosten gemacht und sind auch die Zeitaufwendungen der Mitarbeiter berücksichtigt, können sicher auch Einsparungen durch bessere Planung erzielt werden. Beispielsweise könnte auch Arbeitszeit während der Reise angerechnet werden: Der Mitarbeiter erledigt definierte Aufgaben unterwegs auf seinem Computer, das Unternehmen verbucht die entsprechende Reisezeit als Arbeitszeit. Das wäre eine klassische Win-Win-Situation. Ein regelmäßiger Blick über den Tellerrand lohnt sich hier für den Travel Manager sicherlich vielleicht sollte ein beispielsweise jährliches kurzes Coaching mit einem externen Berater eingeführt werden, damit der Travel Manager nicht jedes einzelne Rad neu erfinden muss.

18 Management leicht gemacht? unter Kurzumfrage unter Travel Managern: Kriterien bei der Hotelwahl Ein Aufgabenbereich eines jeden Travel Managers: Die Hotelbuchung. Was zunächst so simpel klingt, will aber wohlüberlegt sein, spielen doch verschiedene Punkte eine Rolle, wenn es darum geht, wo die Mitarbeiter eines Unternehmens untergebracht werden sollen. Welche Kriterien das genau sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich oft sogar auch von Buchung zu Buchung. DienstReisen-Management hat Travel Manager dazu befragt, worauf es ihnen bei der Hotelwahl ankommt und nach welchen Aspekten sie entscheiden, wenn es darum geht, wo gebucht wird und wo nicht. Das erste offensichtliche Kriterium, das ausschlaggebend dafür ist, ob ein Hotel überhaupt infrage kommt, ist der Preis. Natürlich wird darauf geachtet, möglichst günstig zu buchen. Am falschen Ende darf aber nicht gespart werden, erläutert eine Travel Managerin aus Hamburg. Wichtig ist das Preis- Leistungs-Verhältnis, das ausgewogen sein muss. Ein teures Hotel ist nicht automatisch besser als ein günstigeres, nur weil es mehr kostet, schließt sich ein Münchner Kollege an. Ferner wird die Buchung danach entschieden, ob der Ort, an dem der Geschäftstermin stattfindet, in der Nähe ist und ob Flughafen oder Bahnhof gut erreichbar sind. Auch die Erfahrungen der Mitarbeiter und deren Buchungspräferenzen werden mit einbezogen: Das Hotel muss von den Mitarbeitern angenommen werden. Kein Travel Manager kann die Reisenden in einem Haus unterbringen, in dem gewisse Grundvoraussetzungen nicht gegeben sind oder die Mitarbeiter sich unwohl fühlen und dann erwarten, dass sie am nächsten Tag motiviert und ausgeruht ins Meeting starten, wenn sie nachts kein Auge zugetan haben oder morgens eine lange oder anstrengende Anreise zum Tagungsort auf sich nehmen mussten. Man sollte immer einen Schritt voraus denken, erläutert ein Travel Manager aus, der für ein Berliner Unternehmen arbeitet. Ein Mindestkomfort für die Geschäftsreisenden muss gegeben sein, die Ausstattung des Hotels soll angemessen sein, gewisse Zusatzleistungen (wie kostenfrei erhältliche Zeitungen beispielsweise) sind gerne gesehen, wie eine Travel Managerin aus Bonn erklärt: Diese Zusatzleistungen spielen zwar keine Hauptrolle, tragen aber auch dazu bei, dass die Mitarbeiter sich wohl- und auch anerkannt fühlen. Stellt sich nun die Frage, ob Rahmenvertrag oder Spotkauf. Die Mehrheit der befragten Travel Manager wählt bei der Hotelbuchung den Spotkauf. Es kann für ein Unternehmen aber auch sinnvoll sein, Rahmenverträge mit Hotels abzuschließen oder beide Möglichkeiten wechselseitig zu nutzen. Hier muss anderem abhängig vom Volumen des Unternehmens entschieden werden, was sich lohnt. Auch spielt eine Rolle, um welchen Zielort es sich jeweils handelt. Werden in einigen Städten gezielt und häufig bestimmte Hotels angesteuert, lohnen sich Rahmenverträge durchaus nur eben nicht in jeder Stadt. Zur Überlegung, was von den Kosten her günstiger ist für das Unternehmen, sagt ein Kölner Travel Manager: Wer Rahmenverträge abschließt, dem kann nichts passieren, wenn die Preise ansteigen; der Vertrag fängt das auf. Im Umkehrschluss kann es jedoch auch passieren, dass günstigere Raten auf dem Tagesmarkt zu haben sind, die dann nicht gekauft werden können, wenn das Unternehmen mit einem Vertrag gebunden ist. Bei der Frage, worauf bei Rahmenverträgen geachtet wird, damit diese überhaupt zustande kommen, sind die Antworten vielfältig. Viel Wert wird auf die Ausstattung des Hotels und auf die Zimmerqualität gelegt. Eine große Rolle spielt auch, ob das jeweilige Hotel in den gängigen Buchungsportalen präsent ist. Für den Fall, dass eine Dienstreise gecancelt werden muss, sollte die somit verbundene Stornierung möglichst problemfrei und ohne großen Kostenaufwand über die Bühne gehen. Die Lage des Hotels, Parkmöglichkeiten, Zusatzleistungen, die geboten werden, die Frage, ob es eine Last Room Availability gibt, ob Internet und Frühstück im Vertrag enthalten sind, sind weitere Punkte, auf die geachtet wird. Kann vor Ort mit personenbezogener Kreditkarte bezahlt werden, sind die Sicherheitsaspekte ausreichend, ist die Zuordnung der Buchung zu den jeweiligen Firmen korrekt, sind die Laufzeiten angemessen? Wesentlich ist, dass es eine partnerschaftliche Vertragsbeziehung zwischen Hotel und Unternehmen gibt. Es soll schließlich im Endeffekt eine Win-Win-Situation sein, finden unter anderem Travel Manager aus München, Freiburg und Bremen. Rahmenverträge sollten nur dann abgeschlossen werden, wenn es wirklich sinnvoll für das Unternehmen ist. Das bedeutet, dass deutlich zu erkennen sein muss, dass wirklich viel Geschäft über das Haus abgewickelt wird. Außerdem muss ein echter Mehrwert gegenüber dem Hotelprovider gegeben sein, damit sich ein solcher Vertrag auszahlt, erklärt eine Travel Managerin aus Frankfurt. Hier gilt: Regelmäßig stichprobenartig die Vertragsraten mit den regulären Firmenraten im Hotelportal abgleichen lohnt sich, erläutert sie weiter. Was die Bonusprogramme betrifft, die von den verschiedenen Hotelmarken angeboten werden, so sind sich die befragten Travel Manager überwiegend darin einig, dass diese Programme eine untergeordnete Rolle bei der Hotelwahl spielen. Dass oft einige Posten wie kostenfreies Frühstück oder kostenfreie Parkmöglichkeiten beinhaltet sind, wird jedoch als Pluspunkt angesehen, mit dem sich Kosten sparen lassen. Ein solches Programm ist kein explizites Entscheidungskriterium, ist jedoch hilfreich für die Kommunikation an Reisende, findet ein Würzburger Travel Manager. 18

19 Schwerpunkt nach oben Airlines: Konkurrenz, Allianzen und Vergünstigungen Der Blick Für Vielflieger gehören sie längst zum Standard, vom Markt sind sie nicht mehr wegzudenken, keine größere Airline kann es sich mittlerweile mehr leisten, ihren Kunden keines zu offerieren: Vielfliegerprogramme. Wer geschäftlich oft unterwegs ist, möchte auf die Annehmlichkeiten, die die verschiedenen Programme den Mitgliedern anbieten, nur ungern verzichten. Am Flughafen die Lounges der verschiedenen Airlines nutzen zu können, Priorität auf der Warteliste zu erhalten, beim Check- In bevorzugt behandelt zu werden und auch im Flieger gewisse Privilegien zu genießen, ist mittlerweile für den Vielfliegenden selbstverständlich geworden. Aber auch für die Unternehmen, deren Mitarbeiter oft fliegen, zahlt sich die Nutzung der Vielfliegerprogramme durch die Geschäftsreisenden aus: Sie sparen bares Geld, können sie doch beispielsweise von Freiflügen und vielen anderen Prämien profitieren sofern sie ihre Mitarbeiter die gesammelten Punkte beziehungsweise Meilen nicht privat nutzen lassen. Die einzelnen Vielfliegerprogramme sind so vielfältig wie die unterschiedlichen Fluggesellschaften selbst, die es auf dem Markt gibt. Die Konkurrenz unter den einzelnen Airlines und Programmen ist groß, das ist die eine Seite. Jedoch werden gleichzeitig Allianzen zwischen den Fluggesellschaften immer beliebter. So gibt es beispielsweise die Star Alliance und Oneworld, um nur zwei der größten zu nennen Allianzen, deren Mitgliederanzahl stetig wächst. Geschäftsreisende profitieren so von immer besser ausgebauten Streckennetzen, von mehr und mehr Möglichkeiten, Punkte und Meilen zu sammeln und auch einzulösen je größer die Anzahl der beteiligten Airlines, desto vielfältigere Optionen für den Geschäftsreisenden. DienstReisen-Management hat einige der größten Vielfliegerprogramme abgebildet, um eine kurze und präzise Übersicht über die verschiedenen Airlines, deren konkretes Angebot und die Vorteile für die Mitglieder der Programme geben zu können. Da es bei den Oneworld-Airlines viele Mitglieder und kein einheitliches Vielfliegerprogramm gibt, stellt DienstReisen-Management exemplarisch für sämtliche Oneworld-Partner einige Fluggesellschaften und deren jeweiliges Bonusprogramm vor. Als Beispiel für ein Vielfliegerprogramm der Star Allianz soll mit Miles & More gezeigt werden, was Europas führendes Vielfliegerprogramm seinen Kunden bietet. Exemplarisch für das Angebot vom SkyTeam soll Air France dienen.

20 Schwerpunkt Die Letzten wer Wie Fluggesellschaften aus Verlierern der Krise zu Gewinnern des Aufschwungs wurden Auch an der Geschäftsreisebranche ist die Wirtschafts- und Finanzkrise nicht spurlos vorbei gegangen. Der Einbruch des Geschäftsreisevolumens und der Ausgaben für berufsbedingte Mobilität im Jahr 2009 ließ sich bereits 2008 erahnen. Die Zahlen der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010 zeigen schwarz auf weiß: Sowohl die Anzahl der Geschäftsreisen als auch die Gesamtausgaben sind von 2008 auf 2009 im Gleichschritt geschrumpft. Gespart wurde vornehmlich durch die einfachste Methode: Die Verringerung des Reisevolumens. Neben der Suche nach Alternativen wie Video-, Web- und Telefonkonferenzen und Einschränkungen im Veranstaltungs bereich stand die Verschärfung der Reiserichtlinie auf der To-Do-Liste der sparenden Geschäftsreiseplaner. Fester Bestandteil der Reiserichtlinie der Verfassung des Travel Managements ist die Vorschrift, wenn möglich auf niedrigere Flugklassen und Hotel kategorien auszuweichen. Gravierende Änderungen in den Travel Policies wurden spätestens im Zuge der Wirtschaftskrise zur Chefsache. Die Geschäftsreiseanalyse vermeldet hier einen Anstieg des Einflusses um zehn Prozentpunkte im Vergleich zur Situation vor sieben Jahren. Wichtig ist dabei, dass die Maßnahmen nachvollziehbar von oben nach unten kommuni ziert werden dann zeigen die Arbeitnehmer eher Verständnis, so VDR-Vizepräsident Ralph Rettig, Senior Manager Corporate Travel Management bei der ZF Group. Nicht aus den Augen verlieren sollte jeder Geschäftsreiseverantwortliche im Unternehmen jedoch die Schattenseiten zu eifrigen Sparwillens hohe Umbuchungsgebühren bei Günstig-Tickets, kräftige Zusatzentgelte für Übergepäck und letztlich Mitarbeiter, die unkonzentriert in Verhandlungen gehen, weil sie sich zuvor zehn Stunden lang in enge Sitze quetschen mussten. 20

Auftraggeber: Wdf Wirtschaftsforum der Führungskräfte. Methode: Web-gestützte Befragung (WAPI) Inhalte: Manager und Mobilität

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