In der Redaktionssprechstunde mittwochs von 14 bis 17 Uhr drehen sich viele Gespräche um die Auskunftspflichten des Vorstands.

Transkript

1 Eskann der Frömmste nicht in Frieden leben liebe Vorstandskollegin, lieber Vorstandskollege, dieeortsetzung des obigen Sprichworts lautet normalerweise: "... wenn es dem bösen Nachbarn nicht gefällt!" Aus den Anrufen in der Redaktionssprechstunde weiß ich allerdings, dass so mancher Vereinsvorsitzende das Sprichwort anders komplettiert und sagt: "...wenn es einem bösen Mitglied nicht gefällt!" Tatsächlich ist es so, dass einzelne Mitglieder einen ganzen Verein in Aufruhr versetzen können. Manchmal behaupten sie dann, dass der Vorstand rechtlich alles falsch macht. In anderen Fällen fordern solche Mitglieder immer wieder Unterla- gen ein und beharren auf vermeintlichen Einsichtsrechten. Mitgliederrechte: So lösen Sie die häufigsten Probleme souverän Wc/ In der Redaktionssprechstunde mittwochs von 14 bis 17 Uhr drehen sich viele Gespräche um die Auskunftspflichten des Vorstands. "Darf ein Mitglied diese Auskunft verlangen?", wird dann gefragt. Oder ein Vorstand will wissen: "Müssen wir im Rechenschaftsbericht alles erwähnen, was vorgefallen ist?" Oft fragen Vorsitzende auch: "Haben Mitglieder das Recht auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung?" Alle drei Fra" Wenn Ihr Verein Minijobber beschäftigt, also 450-Euro- Kräfte, führt er als Arbeitgeber hierfür in der Regel 30 Prozent an pauschalen Abgaben an die Minijob-Zentrale ab. Für den Minijobber dagegen fallen keine Abgaben mehr an. So sieht es die bisherige Regelung vor. Nach einem neuen Urteil aber ist das nun für einen Teil der Minijobberanders. Mit besten Grüßen In seinem am 4. April 2014 veröffentlichten Urteil hat das Landessozialgericht Mainz entschieden: Wer sich freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert hat, muss aus den Einnahmen aus dem Minijob Beiträge an die Pflegeversicherung zahlen (Az. L 2 P 29/12). Denn grundsätzlich, so das Günter Stein Chefredakteur Günter Stein ist seit mehr als 75 Jahren Vereinsrechtsexperte in Deutschland und langjähriges Vorstandsmitglied in mehreren Verbänden und Vereinen. Die folgenden beiden Rechte besitzt jedes Mitglied eines Vereins: ~ das Recht auf Teilnahme an der Mitgliederversarnmlung, weiter auf Seite 2 --> Minijobberim Verein: Freiw_illig Versicherte zahlen drauf Doch wie verhält es sich eigentlich mit den Einsichtsrechten? Wie umfassend müssen Sie als Vorstand Rechenschaft geben? Diese beiden Fragen sind wahre Dauerbrenner in der Redaktionssprechstunde, weshalb ich sie in dieser Ausgabe aufgreife. Bevor bei Ihnen im Verein in puncto Mitgliederrechte also etwas anbrennt, lautet meine Empfehlung: Lesen Sie gleich den Beitrag auf Seite 1 und 2! /J-GdL gen drehen sich um Rechte der Mitglieder, die Sie als Vorstand tunliehst im Auge haben müssen. Doch nicht alles, was ein Mitglied will, kann es auch verlangen. _~~4i!f'!hl7}/?~-:~:;r~}' :t".' -~~:lf-~f; "'~ Gericht, sind bei freiwillig versicherten selbstständigen Personen alle Einnahmen beitragspflichtig. Da der Verein als Arbeitgeber für den Minijobber mit seinem Pauschalbetrag nicht in die Pflegeversicherung einzahlt, bleibt die Beitragspflicht bei dem freiwillig versicherten Selbstständigen und nebenberuflichen Minijobber bestehen. In Vereinen oft betroffen sind hier übungs leiter und Trainer, die neben der übungsleiterpauschale noch Einkommen aus einem Minijob beziehen. Weisen Sie diese auf dieses neue Urteil hin, damit der Verein später nicht mit dem Thema "Nachzahlung" konfrontiert wird. _ ~-..h"en Ihr HaftungsrisIko I--~ Sie moc Ii minimieren? ~~~Weitere-Themen dieser~ ';Ausgabe: ~",,,,,:?:jj~::"r~i4:~~ I ' _ ~ 111 ~ w"", a. Aktuelles Ausgabenpasswort: _ U Pauschale S. "-5 --,..-' Mit dieser Vereinbarung beschäftigen Sie ehrenamtliche Helfer im Verein rechtssicher Hier ist der goldene Weg dorthin! Höhe der Mitgliedsbeiträge: Durchschnittsberechnung kann Gemeinnützigkeit retten Mit diesen Regelungen vermeiden über das Ende der Mitgliedschaft, 3 6 Sie jeden Streit, 7

2 Handbuch für den VereinsVorsitzenden -> Fortsetzung von Seite 1 ~ das Recht, per Minderheitenbegehren eine außerordentliche Mitgliederversamml ung einzuberufen. Besonders der zweite Punkt führt im Vereins alltag immer wieder zu Fragen, denn oft fordern Mitglieder den Vorstand auf, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. Nicht immer sieht der betroffene Vorstand dann die Notwendigkeit, dieser Aufforderung Folge zu leisten. Aber: Laut Gesetz ( 37 BGB) reicht es, wenn zehn Prozent der Mitglieder ein solches Begehren starten. Sind diese zehn Prozent erreicht, sind Sie als Vorstand verpflichtet, dem Begehren nachzugeben. Es ist möglich, die Grenze von zehn Prozent per Satzungsregelung nach oben zu schrauben. Es muss aber in jedem Fall auch dann.noch die Bedingung "Minderheitenbegehren" erfüllt sein. Das heißt: Bei 49 Prozent ist Schluss. Diese Informationsrechte Ihre Mitglieder haben Als Vorstandsvorsitzender werden Sie das kennen: Plötzlich wendet sich ein Mitglied schriftlich oder mündlich an Sie und wünscht Auskunft über Angelegenheiten des Vereins oder sogar Einsicht in Vereins unterlagen. Damit Sie richtig auf solche Anfragen reagieren, müssen Sie wissen, dass es Unterschiede bei den Auskunftspflichten des Vorstands gibt, je nachdem, wann eine Auskunft verlangt wird: a) in der Mitgliederversammlung oder b) außerhalb der Mitgliederversammlung. Bitten Mitglieder in der Mitgliederversammlung um Informationen, gelten für den Vorstand folgende drei Auskunftspflichten: 1. Benachrichtigungspflicht, das heißt die Pflicht zur selbstständigen Information durch den Vorstand. 2. Auskunftspflicht. das heißt eine umfassende Pflicht zur Beantwortung von Fragen der Mitglieder. 3. Rechenschaftspflicht. das heißt die Pflicht zur Abgabe von Geschäftsund Rechenschaftsberichten. Vorsicht, Falle! Vor allem in alten Satzungen findet sich manchmal eine Regelung, wonach beispielsweise mindestens 20 Prozent der stimmberechtigten Mitglieder die Einberufung fordern müssen. Aber: Diese Formulierung ist unwirksam! An ihre Stelle tritt automatisch die gesetzliche Regelung. Denn nicht allein die ~ s~erechtigten Mitglieder zähl!.n,. sondern alle Mitglieder! -Was nun den Antrag auf eine außerordentliche Mitgliederversammlung angeht, so sind dabei folgende Punkte I" zu beachten: 1 ~ Der Antrag muss schriftlich gestellt werden. ~ Er muss die Gründe enthalten, weshalb die Minderheit eine (außerordentliche) Mitgliederversammlung beantragt. ~ Aus dem Antrag muss sich eindeutig ergeben, welche Beschlüsse gefasst werden sollen. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, sind Sie verpflichtet, die Versammlung einzuberufen. 2' Mai/Juni 2014 Achtung: Außerhalb der Mitgliederversammlung sieht die Sache dagegen anders aus. Hier besteht nur eine Auskunftspflicht bei berechtigtem Interesse des Mitglieds, also zum Beispiel dann, wenn es persönlich betroffen ist oder ein Minderheitenbegehren nach 37 BGB initiiert werden soll. Das gilt für die Rechenschaftspflicht Vereinssatzungen enthalten häufig eine Regelung, dass Rechenschaftsberichte jedes Geschäftsjahr abzugeben sind. In diesem Fall besteht also die Rechenschaftspflicht jedes Geschäftsjahr. Aus diesem Grund dürfen Sie übrigens auch die turnus mäßig anstehenden Mitgliederversammlungen nicht einfach ausfallen lassen. Diese Rechenschaftspflicht besteht auch dann, wenn es eine entsprechende Klausel in Ihrer Vereinssatzung nicht gibt, in Ihrem Verein aber seit Langem jährliche Rechenschaftsberichte abgegeben werden. In diesem Fall ergibt sich die entsprechende Pflicht "aus Übung". Zwei Fälle, in denen Sie die Auskunft verweigern dürfen Es gibt Ausnahmen von der recht weit gefassten Auskunftspflicht des Vorstands. Diese gelten sowohl in der als auch außerhalb der Mitgliederversammlung. Es sind insbesondere zwei Fälle, in denen Sie als Vorstand keine Auskunft erteilen müssen: 1. Wenn dem Verein Schaden droht dadurch ein -+ Beispiel: Als Vereinsvorsitzender eines Sportvereins verhandeln Sie zurzeit mit einem ortsansässigen Unternehmen über einen Sponsorenvertrag. Ein vorzeitiges Bekanntwerden dieser Tatsache könnte zu einem Scheitern der Verhandlungen führen. In einem solchen Fall können Sie die Auskunft auf Fragen zu möglichen Sponsorenverträgen verweigern. 2. Wenn in Persönlichkeitsrechte von Vorstandsmitgliedern oder Mitarbeitern eingegriffen wird -+ Beispiel: Ein Mitglied fordert Einsicht in die Personalakten eines Mitarbeiters des Vereins. Da diese Unterlagen in der Regel persönliche Daten (Familienstand, Anzahl der Kinder, aber auch Informationen über das Vorliegen einer Schwangerschaft oder einer Schwerbehinderung etc.) enthalten, dürfen Sie als Vereinsvorsitzender hier keine Einsicht gewähren. Fazit: In Bezug auf die Rechte der Mitglieder gilt also: ~ Das Minderheitenrecht auf Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung kann nicht ausgeschlossen werden, wohl aber können Sie die "Minderheit" mit 49 Prozent der Stimmen aller Mitglieder sehr hoch ansetzen. ~ Ihre Auskunfts- und Rechenschaftspflichten gegenüber den Mitgliedern sind umfassend. In der Mitgliederversammlung können Sie diese nur in Ausnahmefällen (Gefahr für den Verein, Verletzung von Persönlichkeitsrechten) einschränken. Aktuelles Ausgabenpasswort: Pauschale+

3 Handbuch für den VereinsVorsitzenden Mit dieser Vereinbarung beschäftigen Sie ehrenamtliche Helfer im Verein rechtssicher Frühlingsfest, Sommerfest, Herbstturnier, Tag der offenen Tür... Es gibt viele Anlässe, bei denen Sie als Vorstand auf helfende Hände angewiesen sind. Dank der Ehrenamtspauschale ist es auch leichter geworden, Helfer unter den Mitgliedern zu finden. Nichtsdestotrotz sollten Sie sich als Vorstand absichern. ~f-)~ Empfehlenswert ist es, mit den Mitgliedern eine schriftliche Vereinbarung über die jeweilige Tätigkeit zu treffen. Das gibt Ihnen zum einen die Sicherheit, dass der Helfer auch wirklich weiß, was er wann tun soll. Zum andep..jren können Sie anhand dieser VereinldrJ:>arung auch noch Jahre später nachweisen, dass der Helfer zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke eingesetzt wurde und nicht etwa im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Das ist von großer Wichtigkeit, wenn Sie Ihren Helfern eine Zuwendung in Form der Ehrenamtspau~Je zukommen lassen. Schließlich kann diese immer nur für Tätigkeiten im als gemeinnützig anerkannten Bereich des Vereins gezahlt werden., t..1r. ojit Der Vorteil der Ehrenamtspauschale Die in 3 Nr. 26a Einkommensteuerge- setz (EStG) geregelte Ehrenamtspauschale ist sehr einfach einzusetzen. Sofern nur Helfer und nicht etwa der Vorstand diese erhalten sollen, brauchen Sie nicht einmal eine ausdrückliche Satzungsregelung hierfür. Ihre Satzung darf eine solche Zahlung nur nicht ausdrücklich ausschließen, zum Beispiel durch eine Regelung wie: "Mitglieder dürfen für ehrenamtliche Tätigkeiten die Ehrenamtspauschale nicht erhalten. Ihnen steht lediglich Aufwendungsersatz für Aufwendungen in nachgewiesener Höhe zu." Eine solche Regelung ist mir in der Praxis allerdings bislang noch nicht untergekommen. Zahlung muss angemessen sein Bei der Ehrenamtspauschale gilt der Grundsatz: Sie kann nur dann fließen, wenn der Empfänger eine Gegenleis- tung erbracht hat. Zudem muss die Zahlung der Höhe nach üblich sein. ~ Beispiel: Mitglied Anja Werner hat 2013 zweimal die Trikots der Jugendmannschaft gewaschen. Obwohl sie dafür insgesamt nur vier Stunden gebraucht hat, hat der Vorstand beschlossen, ihr die volle Ehrenamtspauschale in Höhe von 720 Euro zukommen zu lassen. Achtung: In diesem Fall handelt es sich um eine unerlaubte Zuwendung an ein Mitglied, die den Verein sogar die Gemeinnützigkeit kosten kann! Denn eine Entlohnung von 720 Euro für vier.. Stunden Arbeitsaufwand bedeutet einen Stundenlohn von stattlichen 180 Euro und das ist für Waschleistungen nun wirklich absolut unüblich! So sieht eine rechtssichere Vereinbarung aus Doch wie sieht eine rechtssichere Vereinbarung mit einem ehrenamtlichen Helfer aus? Orientieren können Sie sich hierbei an dem folgenden Muster, das für Sie im Abonnentenbereich unter auch zum kostenlosen und bequemen Download zur Verfügung steht..- Vereinbarung über eine ehrenamtliche Tätigkeit zwischen... (Name, Anschrift), im Folgenden..ehrenamtlicher Mitarbeiter" genannt, und dem durch den Vorstand vertretenen... e. V. (Vereinsname, Anschrift), im Folgenden "der Verein" genannt. Zwischen ehrenamtlichem Mitarbeiter und Verein wird Folgendes vereinbart: 1 Beginn und Art der Tätigkeit Der ehrenamtliche Mitarbeiter engagiert sich ab dem 1.Juni ehrenamtlich für den Verein. Er übernimmt folgende Aufgaben:... Durch die Übernahme der Tätigkeit wird kein Arbeitsverhältnis mit dem Verein begründet. 2 Einsatzzeit Der ehrenamtliche Mitarbeiter ist in der zeitlichen Gestaltung seiner ehrenamtlichen sätzlich frei. Tätigkeit grund- Bei regelmäßiger Tätigkeit können Sie ggf. ergänzen: Der zweite Vorsitzende erstellt im Einvernehmen mit dem ehrenamtlichen Mitarbeiter einen monatlichen Dienstplan. Der ehrenamtliche Mitarbeiter verpflichtet sich, bei kurzfristiger Verhinderung selbst für Ersatz zu sorgen. Der Vorstand stellt ihr hierzu eine Telefonliste von Ansprechpartnern zur Verfügung. Erkrankt der ehrenamtliche Mitarbeiter, verpflichtet er sich, den Verein umgehend hierüber zu informieren und die wahrscheinliche Dauer der Erkrankung mitzuteilen. 3 ArbeitsweiseNerschwiegenheit Der ehrenamtliche Mitarbeiter verpflichtet sich, die von ihm übernommenen Aufgaben zuverlässig und verantwortungsvoll auszuüben und Stillschweigen über den Verein, seine Mitglieder und sonstige Vorgänge, die ihm im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt werden, zu wahren. 4 Versicherungsschutz Der Verein stellt sicher, dass der ehrenamtliche Mitarbeiter während seiner Tätigkeit für den Verein haftpflicht- und unfallversichert ist. 5 Beendigung der Zusammenarbeit Die Vereinbarung kann in beiderseitigem Einvernehmen jederzeit beendet werden. Eine einseitige Beendigung aus wichtigem Grund ist für beide Seiten jederzeit ohne Einhaltung einer Frist möglich. Liegt kein wichtiger Grund für die Beendigung der Zusammenarbeit vor, wird eine Frist von vier Wochen vereinbart. 6 Aufwandsentschädigung Der Verein ersetzt dem ehrenamtlichen Mitarbeiter diejenigen Ausgaben, die er zum Zweck der Ausführung seiner Aufgaben getätigt hat und nach den Umständen erforderlich waren. Oder: Der ehrenamtliche Mitarbeiter erhält für seine Tätigkeit eine pauschale Aufwandsentschädigung im Rahmen der Ehrenamtspauschale nach 3 Nr. 26 A Einkommensteuergesetz in Höhe von derzeit maximal 720 Euro/Jahr. Ort! Datum, Unterschrift vertretungsberechtigter Aktuelles Ausgabenpasswort: Pauschale Vorstand Ort! Datum, Unterschrift Helfer Mai/Juni

4 Handbuch für den VereinsVorsitzenden O}jß-/ (.'Sie möchten Ihr Haftungsrisiko minimieren? Hier ist der goldene Weg dorthin! Als Vorstand sind Sie der Vertreter des Vereins, denn Sie vertreten ihn ja nach außen und nach innen und sowohl außergerichtlich wie gerichtlich. Sie schließen Verträge, sie treffen Vereinbarungen, Sie stellen Zuwendungsbestätigungen aus, und, und, und. Daraus ergeben sich zahlreiche Haftungsmöglichkeiten. Grundsätzlich - und das ist das Erfreuliche - haftet für Ihre Taten immer erst der Verein, wenn Sie in seinem Namen handeln. So regelt es 31 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Doch wenn Sie grob fahrlässig, also wider besseres Wissen, gehandelt haben oder sogar vorsätzlich, um dem Verein also bewusst einen Schaden zuzufügen, kann und wird sich der Verein an Ihnen, also an Ihrem Privatvermögen, schadlos halten. Und auch Dritte können das tun. Dazu gehört zum Beispiel der Fiskus. Wenn Sie als Vorstand die steuerlichen Pflichten nicht ernst genommen haben, sind dann plötzlich Nachzahlungen zu leisten, die der Verein nicht tragen kann. Als Vorstand können Sie also für viele Fehler persönlich haftbar gemacht werden. Doch Sie können Ihre Haftungsrisiken auch rechtssicher minimieren. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, wie es geht und worauf es ankommt. Haftung im Außenverhältnis Haftung im Innenverhältnis In vier Bereichen dürfen Sie als Vorstand im Außenverhältnis keine Fehler machen. Esgeht um Als Vorstand haben Sie die Aufgabe, Ihre Arbeit gewissenhaft zu erfüllen. Sollten Sie nicht so gearbeitet haben, kann der Verein auf Sie zurückgreifen, wenn er gegenüber einem Dritten haftet. Er hat dann Ihnen gegenüber einen Ausgleichsanspruch, wenn Ihnen das Verschulden zur Last gelegt werden kann und Sie grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich vereinsschädigend gehandelt haben. die Haftung im rechtsgeschäftlichen Bereich, die deliktische Haftung, die steuerrechtliehe Haftung und die sozialversicherungsrechtliche Haftung. Haftung im. Dafür stehen Sie im Zweifelsfalle gerade. rechtsgeschäftlichen Bereich Immer wieder stellen Vereinssatzungen Vorstandsmitglieder vor Probleme, etwa weil sie nur eine gemeinschaftliche Vertretung vorsehen. Auch finanziell dürfen Sie als Vorstand oft nur bis zu einem festgelegten Betrag selbstständig handeln. Überprüfen Sie diesatzung: Je mehr Handlungsspielraum Ihnen zusteht, desto wirksamer können Sie handeln.... deliktischen Bereich Auch fürs Nichtstun können Sie bestraft werden. Wenn Ihnen beispielsweise die Mängel an den sanitären Anlagen bekannt sind und sich ein Mitglied beim Duschen verletzt, können Sie haftbar gemacht werden, weil Sie als Vorstand keine Reparatur veranlasst haben... steuerrechtlichen Bereich Wenn Sie die Steuererklärung nicht selbst machen, können Sie die Schuld nicht von sich weisen. Esreicht aus, wenn Sie eine Pflichtverletzung vorausgesehen oder in Kauf genommen haben.. sozialversicherungsrechtlichen Bereich Achtung: Als Verantwortlicher können Sie sogar strafrechtlich belangt werden, wenn Beiträge nicht abgeführt wurden. Der Strafrahmen reicht nach 266a Strafgesetzbuch (StGB)von einer Geldstrafe bis zu einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren.... Insolvenzfall Wenn Sie zu spät handeln, sind Sie persönlich den Gläubigern für den daraus entstandenen Schaden verantwortlich. 4' Mai/Juni 2014 Wenn der Vorstand im Namen des Vereins Geschäfte abschließt, für die er gar nicht bevollmächtigt ist, kann er auch persönlich haftbar gemacht werden. Dann haftet nämlich nicht der Verein, sondern der Vorstand persönlich als vollmachtloser Vertreter. Die deliktische Haftung greift, wenn Sie durch eine Handlung oder eine Unterlassung ein Rechtsgut (z. B. Gesundheit oder Eigentum) schuldhaft verletzen. Das kann den ganzen Verein, aber auch Sie als Vorstand persönlich treffen. Als Vorstandsmitglied sind Sie dazu verpflichtet, für Ihren Verein die steuerlichen Rechte und Pflichten wahrzunehmen. Dazu gehören die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht, die Steuererklärungspflicht, die Pflicht zur Zahlung der Steuern und die Pflicht zur rechtzeitigen Einbehaltung der Lohn- und Kirchensteuer. Wenn Ihr Verein Arbeitnehmer beschäftigt, müssen Sie Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und abführen. Sollte Ihr Verein zahlungsunfähig oder überschuldet sein, müssen Sie einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens stellen. Aktuelles Ausgabenpasswort: Pauschale'

5 Handbuch für den Verejns~orsitl-end Wann Ihre Haftung beginnt und wann sie endet Sobald Sie Ihr Amt angetreten haben, beginnt Ihre Haftungspflicht. Sie beginnt also mit dem Satz: "Ich nehme die Wahl an!" Anschließend müssen Sie ggf. auch für Verfehlungen der Vorgänger einstehen. Hat der alte Vorstand beispielsweise bei der Steuererklärung gravierende Fehler gemacht, müssen Sie diese unverzüglich neu einreichen. Altlasten sollten Sie deshalb zügig und konsequent abarbeiten. Das gilt auch, wenn Sie Unregelmäßigkeiten des alten Vorstandes entdecken. Es mag unangenehm sein, doch wenn Sie diese Fälle nicht verfolgen, sind am Ende Sie der Dumme. Das müssen Sie immer im Hinterkopf behalten. Die Haftung endet mit dem Amtsende. Dies gilt allerdings nicht für Steuerschulden, die während Ihrer Amtszeit entstanden sind. Sollten Sie ein Vorstandsamt nur kommissarisch übernommen haben, sind Sie ebenfalls in die Haftung eingebunden (Urteil des BFH vom , Az. VII R 80/97). schützt! Und: Vergessen Sie nicht, den Verband zu kontaktieren, dem Ihr Verein angeschlossen ist. Verbände haben mit vielen Versicherern Rahmenverträge abgeschlossen, die für Sie niedri( gere Beiträge bedeuten. 2) Bilden Sie sich fort Unwissenheit schützt vor Haftung nicht. Viele Organisationen bieten ständig Weiterbildungen und spezielle Seminare für Führungskräfte von Vereinen an. Informieren Sie sich beispielsweise bei Dachverbänden oder den Landessportbünden/ -verbänden über entsprechende Angebote. lt ww.deutsches-ehrenamt.com Wenn Sie im Vorstand die Aufgaben auf verschiedene Schultern verteilt ben (was ich grundsätzlich sollten natürlich sprechende ha- empfehle), nicht nur Sie auf ent- Veranstaltungen qehen. D-&-O-Versicherung bzw. Vermö- gensschaden-haftpflichtversicherung tür Vorstände übernimmt die So schadet es zum Beispiel nicht, Diese Versicherung wenn der Kassenwart sich dem Thema Höhe des verursachten.vereinsbesteiierunq" die Rechtsanwalts- sich der Geschäftsführer widmet oder mit dem The- beschäftigt, während Schadens und und Gerichtskos- ten zur außergerichtlichen und ge- rkhtlichen Abwehr von Vermögens- Sie als Chef des Vereins sich mit dem schäden, die im Außen- oder Innen- Thema "Haftung" verhältnis und "Vereinsrecht" auseinandersetzen. Geben Sie deshalb am l5esten'auch die aktuellen Ausga.:~"+ben dieses Newsletters in den Vertei- ler. So kann sich jedes Vorstandsmitglied die Informationen 1) Schließen Sie die richtige Versicherung ab 11 Gegen Haftungsrisiken können Sie sich ~ versichern. Viele Versicherer wissen um die Probleme der Vereinsvorstände und bieten zahlreiche Schutzmöglichkeiten an. So gibt es zum Beispiel eine Spezialrechtsschutzversicherung für Vorstände. Sie lohnt sich auch bei Vereinen, die hauptberufliche Vorstandsmitglieder haben. Viele weitere Versicherungen kommen in Betracht, so zum Beispiel eine VermögensschadenHaftpflichtversicherung oder eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung. Lesen Sie dazu auch den Kasten rechts. Viele Versicherer bieten Versicherungspakete an, die speziell auf die Bedürfnisse von Vereinen abgestimmt sind (siehe die Web-Adressen im Kasten rechts). Vergleichen Sie die Preise, denn die Unterschiede sind oft enorm. Auf jeden Fall empfehle ich Ihnen den Abschluss einer Ver~ö~nsschadenf!af!pflj.chtversicherung. Denn so ist. Ihr Privatvermögen bestmöglich ge- Diese Versicherungen sollten Sie anfragen Diese Versicherungsleistungen empfehlen sich für Sie: ma "Sponsoring" So minimieren Sie Ihr Haftungsrisiko: 4 Top-Tipps Wenn Sie Ihr Haftungsrisik-o minimieren möchten, sollten Sie die folgenden vier Tipps beherzigen. renter werden solche Analysen, wenn Sie sie quartalsweise vornehmen. die es unmittell5ar heraussuchen, betreffen, und sich so ohne großen Zeitaufwandauf Laufenden dem halten. werden, gegen Sie geltend Deekunqssurrirnen. Versichert ist hier insbesondere verursachte richtskosten versichert tet beispielsweise nützigen - AI<tllellesAusgabenpasswort: Pauschale kostengünstig Die D-&-O-Versicherung Verein im Bereich Sozialar- beit mit einer Bilanzsumme 1,S-Millionen köpfigen kos- für einen gemeinvon Euro und einem sieben- Vorstand bei einer Deckungs- summe von Euro rund Euro im Jahr. Vermögensschaden-Rechtsschutz_versicherung Diese Versicherung 'Rechtsanwalts- übernimmt die und Gerichtskosten zur außergerichtlichen 4) Arbeiten Sie technisch auf der Höhe der Zeit Achten Sie darauf, dass Sie mit zeitgemäßer Hard- und Software arbeiten. Ihr Rechnungswesen muss so funktionieren, dass Abläufe zeitnah erfasst werden. Stellen Sie immer wieder Vergleiche an und stellen Sie zum Beispiel das aktuelle Budget dem des Vorjahrs gegenüber. Noch besser und transpa- und Ge- werden, so ist das über eine VermögensschadenHaftpflichtversicherung u~ der Vermögensschaden selbst! Sollen nur die Anwalts- möglich. 3) Organisieren Sie die Führungsstruktur neu und bilden Sie Ressorts Zu einer.iiaftungssicheren" Organisation gehört auch eine klare Führungsstruktur. Hier gilt: Von der Wirtschaft können auch die kleinsten Vereine lernen. Stellen Sie daher ein spezielles Organigramm für die Vereinsführung -;~f. Sostn<IäIe Köm:J;etrnzen Bereiche eindeutig transparent zugewiesen. gemacht im Rahmen der vereinbarten und gerichtli- chen Abwehr von Vermögensschäden, die im Außen- oder Innenverhältnis gegen Sie geltend gemacht werden. Die Kosten dafür betragen je nach Umfang ca. 300 Euro pro Jahr. Nicht versichert ist hier der eigentliche mögensschaden Ver- als solcher (dies ist nur über die D-&-O-Versicherung fn~glich). Mai/Juni 2014 '5-'

6 Höhe der liedsbeiträge: Durchs nittsberechnung kann Gemeinnützigkeit re en Damit Ihr Verein als gemeinnützig anerkannt wird, dürfen seine Mitgliedsbeiträge eine bestimmte Höhe nicht überschreiten. Doch es gibt ein Schlupfloch, das Sie als Schatzmeister im Fall der Fälle nutzen können. Die erlaubten Höchstbeiträge 2014: Festgelegt sind die Höchstbeiträge im "Abgabenordnung-Anwendungserlass" der Finanzverwaltung. Sie sehen derzeit wie folgt aus: ~ Mitgliedsbeiträge und Umlagen pro Jahr: ~ Aufnahmegebühren für neue Mitglieder: l.023 Euro l.534 Euro Doch angenommen, Ihr Verein erhebt auf Beschluss der Mitgliederversammlung zukünftig folgende Beiträge: Jahresbeitrag: 960 Euro Mitgliederumlage in 2014: 150 Euro Zusätzliche Investitionszulage für Neumitglieder: Euro Dann wird Ihrem Verein die Gemeinnützigkeit entzogen, da seine Beiträge darüberliegen. ~ Beispiel: Jugendliche Mitglieder zahlen nur die Hälfte dieser Beiträge (480 Euro bzw. 75 Euro), Erwachsene dagegen die vollen Beiträge. Im Verein gibt es 60 jugendliche Mitglieder und 78 erwachsene Mitglieder. Damit erhebt der Verein folgende Beiträge: x 150 Euro = Umlage Aber: Wenn er die Aufnahmegebühr auf l.534 Euro senkt, kann die Gemeinnützigkeit möglicherweise gerettet werden. Denn bei der Frage nach Jahresbeitrag und Mitgliederumlage wird auf die Gesamtzahl der Mitglieder abgestellt. Es wird also eine Durchschnittsbetrachtung angestellt. Euro Die Gesamteinnahmen des Vereins betragen Euro. Geteilt durch die Zahl der Mitglieder sind es 868,70 Euro. Die Folge: Der Durchschnittsbeitrag liegt deutlich unter dem erlaubten Höchstbetrag. Die Gemeinnützigkeit bleibt erhalten - vorausgesetzt, der Verein korrigiert noch die zu hohe Aufnahmegebühr auf den erlaubten Satz. Bonuskarten für Vereinsmitglieder: Nutzen Sie dieses ideale Bindungsinstrument Bonuskarten erfreuen sich auch in Vereinen immer größerer Beliebtheit. Doch nicht nur für Ihre Mitglieder lohnen sich diese Karten, die bei Vereinsaktivitäten oder beim Einkauf in örtlichen Geschäften für Preisnachlässe sorgen. Auch für Ihren Verein bringen Bonuskarten so manchen Vorteil mit sich. Der besondere Vorteil: Mithilfe solcher Bonuskarten kann Ihr Verein seinen Mitgliedern etwas Gutes tun, ohne dass das einen großen Mehraufwand für Sie als Vorstand bedeutet. ~ Beispiel: Ihr Verein veranstaltet ein Turnier oder eine Aufführung, bei der den Gästen auch Speisen und Getränke serviert werden. Diejenigen Gäste - Ihre Mitglieder nämlich -, die die Bonuskarte des Vereins vorzeigen, erhalten die Waren zu einem günstigeren Preis als Nichtmitglieder. 6' Mai/Juni 2Ö14 Denkbar ist auch, dass Sie mit örtlichen Geschäften vereinbaren, dass die Mitglieder Ihres Vereins bei Einkäufen dort gegen Vorlage der Bonuskarte einen Rabatt erhalten. Vergessen Sie in diesem Fall nicht, mit dem Geschäft zu vereinbaren, dass der Verein halbjährlich eine Umsatzbeteiligung auf alle von Mitgliedern getätigten Umsätze erhält. Lassen Sie Ihren Schatzmeister oder ein anderes Vorstandsmitglied doch einmal prüfen, ob es in Ihrem Einzugsgebiet eine Werbegemeinschaft der ortsansässigen Einzelhändler gibt. Sprechen Sie diese direkt an. So können Sie unter Umständen eine hohe Reichweite Ihrer Bonuskarte erreichen und sie damit für die Vereinsmitglieder noch attraktiver machen - und damit letztendlich auch für den Verein. Wichtig: Weisen Sie die Mitglieder darauf hin, dass die Bonuskarte bei Beendigung der Mitgliedschaft unaufgefordert zurückzugeben ist. Sicherheitshalber sollten Sie die Karte auch jährlich erneuern, sodass ausgeschiedene Mitglieder nach dem Jahreswechsel keine unberechtigten Vorteile mehr erzielen können. Damit machen Sie die Karte zu einem echten Bindungsinstrument. Impressum ISBN: ; ISSN: Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Str. 2-4, Bonn Telefon: (0228) , Fax: (0228) ; Internet: kundendienst@vnr.de Vorstand: Helmut Graf, Guido Ems; Herstellung: Sebastian Gerber, Bonn; Herstellungsleitung: Monika Graf, Bonn; Chefredakteur: Günter Stein, Moosach Berater: RAJörg Hallmann, Krefeld; Lektorat/Korrektorat: Birgit Volk, Bonn; Layout: SchneiderText, Bonn; Druck: ADN Offsetdruck, Battenberg (Eder) Alle Angaben im Handbuch für den VereinsVorsitzenden wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden.' 2014 by Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Bonn, Warschau, Bukarest, Moskau, London, Manchester, Madrid, Johannesburg, Paris- Redaktionssprechstunde: mittwochs Uhr, Telefon (0228) , Fax (0228) , info@vereinswelt.de, Aktuelles Ausgabenpasswort: Pauschale'

7 IJvUv/ Handbuchfü[ J den Verejns it diesen Regelungen vermeiden Sie jeden Streit über das Ende der Mitgliedschaft Ein Verein aus dem nordrhein-westfälischen Hameln liegt derzeit im Clinch mit einem Mitglied, das im April ausgetreten ist und nun die anteiligen Beiträge für 2014 zurückerstattet haben möchte. Der Vorstand dagegen argumentiert: "Nein, es gibt keine Satzungsgrundlage hierfür. Also ist der Mitgliedsbeitrag auch für das ganze Jahre fällig und wird nicht zurückerstattet!" Fälle wie dieser sind keine Seltenheit und zeigen, wie wichtig es ist, dass Sie in Ihrer Satzung klare Grundlagen für das Ende der Vereinsmitgliedschaft verankern. Dies gilt umso mehr, als es keine gesetzlichen Vorschriften darüber gibt, wie sich der Erwerb der Mitgliedschaft oder der Austritt aus dem Verein vollziehen. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreibt in 58 für eingetragene Vereine lediglich vor, dass die Satzung diesbezüglich klare Regelungen enthalten muss. Ansonsten ist im BGB nur noch geregelt, ~ dass Mitglieder zum Austritt aus dem Verein berechtigt sind und ~ dass Ihre Satzung bestimmen kann, dass der Austritt nur am Ende eines Geschäfts- oder Kalenderjahres oder nach Ablauf einer Kündigungsfrist von maximal zwei Jahren möglich ist ( 39 BGB). Wichtig sind also klare Regelungen in Ihrer Satzung zum Vereins austritt, wobei Ihnen der Gesetzgeber hierbei einen weiten Spielraum lässt. Wichtig ist nur, dass Sie den Mitgliedern den Austritt nicht über Gebühr erschweren. Dies wäre etwa der Fall, wenn Sie eine Kündigungsfrist von mehr als zwei Jahren vorsehen oder in Ihrer Satzung regeln würden, dass der Austritt nur nach einer stichhaltigen Begründung erfolgen kann. Folgende "Erschwernisse" sind aber erlaubt: ~ Die Austrittserklärung kann nur schriftlich erfolgen. ~ Der Austritt ist nur unter Einhaltung einer Kündigungsfrist möglich. ~ Der Austritt ist nur zum Ende eines Kalenderjahrs möglich. Möglich ist auch eine Kombination, etwa das Recht zur Kündigung in Schriftform unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahrs. So könnten Sie den Austritt beispielsweise in Ihrer Satzung regeln: Der Austritt aus dem Verein ist nur zum Ende eines Kalenderjahres unter Einhaltung einer Frist von zwei Kalenderjahren zulässig. Die Austrittserklärung muss schriftlich erfolgen. Bei dieser Regelung muss die Austrittserklärung dem Verein dann auf jeden Fall bis zum 31. Dezember 2014 zugehen, wenn sie zum 31. Dezember 2016 wirksam werden soll. Achtung: "Schriftlich" heißt nach aktueller Rechtsprechung: Die Kündigung der Mitgliedschaft ist nicht nur per Brief, sondern auch per Telefax oder möglich! Im Vereinsalltag haben sich folgende Regelungen bewährt: ;3J. März, 30. Juni, 30. September" ~ a' o er " 31. Dezember eines Jahres Rückerstattung von bereits bezahlten Mitgliedsbeiträgen? Wenn die Kündigung immer nur zum Ende des Jahres möglich ist, kann es keinen Streit geben, denn die Sache ist klar: Die Mitgliedschaft läuft bis zum Jahresende, also muss das Mitglied den Beitrag auch für das ganze Jahr bezahlen. Ist eine frühere Kündigung möglich, werden Sie als Vorstand nicht darum herumkommen, den Beitrag für den Zeitraum des laufenden Jahres zurückzuerstatten, für den keine Mitgliedschaft mehr besteht. ~ Beispiel: Ein Mitglied hat fristgerecht zum 30. Juni 2014 gekündigt. Ab 1. Juli ist es kein Mitglied mehr. Im März 2014 wurden allerdings bereits die Jahresbeiträge in Höhe von 100 Euro pro Mitglied und Jahr einbehalten. Da die Mitgliedschaft nur für ein halbes Jahr besteht, müssen Sie dem ausgeschiedenen Mitglied 50 Euro erstatten. Schlagen Sie dem Mitglied vor, dass Sie ihm nicht den jeweiligen Betrag zurückerstatten, sondern dass Sie ihm stattdessen eine Spendenbescheinigung ausstellen. Dann profitieren beide Seiten: das Mitglied, weil es die 50 Euro steuermindernd geltend machen kann, und der Verein, weil das Geld in der Kasse bleibt. Da es sich bei diesen 50 Euro auch nicht mehr um Mitgliedsbeiträge handelt, für die vor allem Freizeitvereine keine Spendenbescheinigungen ausstellen dürfen, stellt sich auch bei diesen Vereinen das Problem mit der Spendenbescheinigung nicht. Es handelt sich um eine Barspende, für die gemeinnützige Vereine immer eine Spendenbescheinigung ausstellen können und dürfen.

8 Handbuc er ist für die Kündigung von Vereinsmitarbeitern zuständig - Vorstand oder itgliederversammlung? Frage: Wir beschäftigen im Verein eine Teilzeitkraft auf 20-Stunden-Basis. Ihre Stelle wurde seinerzeit auf Vorschlag des Vorstands durch die Mitgliederversammlung geschaffen. Gleichzeitig hatten wir die jetzige Arbeitnehmerin vorgeschlagen und die Mitgliederversammlung hatte der Einstellung zugestimmt. Aus verschiedenen Gründen wollen wir der Mitarbeiterin nun kündigen. Wir sind aber unsicher, ob wir als Vorstand hierzu berechtigt sind, weil es ja die Mitgliederversammlung war, die der Einstellung zugestimmt hatte. Müssen wir für die Kündigung nun wieder die Mitgliederversammlung befragen? Antwort: Mit dieser Frage hat sich tatsächlich schon einmal ein Gericht befasst, und zwar das Landesarbeitsgericht Köln (Urteil vom , Az. 7 Sa 543/08). Im entschiedenen Fall hatte sich eine Arbeitnehmerin unter anderem mit der Begründung gegen ihre Kündigung gewehrt, dass der Vorstand hierzu nicht das Recht habe. Schließlich habe der Vorstand seinerzeit eigens die Mitgliederversammlung entscheiden lassen, ob ihre Stelle neu geschaffen wird und dass diese mit ihr besetzt wird. Das aber sah das Gericht grundsätzlich anders: Nach 26 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) wird ein Verein gerichtlich und außergerichtlich durch seinen Vorstand vertreten. Sie als Vorstand haben hierbei die Stellung eines gesetzlichen Vertreters des Vereins. Beschäftigt Ihr Verein nun Arbeitnehmer, fällt die Ausübung der Arbeitgeberstellung in Ihre Kompetenz als gesetzlicher Vertreter, so das Gericht. Dementsprechend ist es auch grundsätzlich Sache des Vorstands, über die Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern zu beschließen. Eine Ausnahme gilt nur Wann ist die Mitglieder- A~.t..Cl«, versammlung beschlussfähig? Frage: Wir hatten jetzt schon mehrfach Diskussionen darüber, ob und wann unsere Mitgliederversammlung beschlussfähig ist. Der Grund liegt im eher geringen Mitgliederinteresse an dieser Veranstaltung: Manchmal sitzen wir nur mit 15 Leuten da, obwohl unser Verein über 150 Mitglieder hat. Wie ist die Rechtslage zur Beschlussfähigkeit? Antwort: Es gibt einen Satz in der Redaktionssprechstunde, den ich oft höre. Er lautet: "Wenn die Versammlung nicht beschlussfähig ist, wird diese abgebrochen und eine halbe Stunde später wieder neu eröffnet. Diese Sitzung ist dann beschlussfähig!" Dieses Gerücht hält sich hartnäckig was es nicht richtiger macht, es sei denn, Ihre Satzung sieht dies ausdrücklich vor, was in der Praxis wohl nur äußerst selten der Fall sein dürfte. Richtig ist dagegen: Jede ordnungsgemäß ein- berufene Mitgliederversammlung ist grundsätzlich beschlussfähig. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die vorschreibt, dass eine bestimmte Zahl von Mitgliedern teilnehmen muss, damit eine Versammlung beschlussfähig ist. Das heißt: Selbst wenn nur ein Mitglied anwesend ist, kann die Versammlung beschlussfähig sein. Da dies aber nur in den seltensten Fällen sinnvoll ist, ist es richtig, in der Satzung eine Regelung zu verankern, die eine bestimmte Anzahl von anwesenden Mitgliedern vorschreibt oder einen bestimmten Prozentsatz vorsieht. Eine typische Satzungsformulierung hierfür lautet: Die Mitgliederversammlungist oeschlusstähig;wenn mindest~nseln Dsttteläerstimmberechtigten Mitglieder anwesendist! dann, wenn Ihre Satzung hierzu ausdrücklich etwas anderes regelt! Achtung: Firmen und Vereine, die weniger als zehn Mitarbeiter beschäftigen, gelten im arbeitsrechtlichen Sinne als Kleinunternehmer. Hier ist die Kündigung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin relativ leicht möglich. Sie brauchen keine sogenannte.sozialauswahl" vorzunehmen. Im Fall einer Kündigung brauchen Sie also nicht unter den Mitarbeitern denjenigen herauszusuchen, der am wenigsten schutzwürdig ist, weil er zum Beispiel anders als andere Beschäftigte keine Kinder hat. Allerdings darfihre Entscheidung auch nicht willkürlich sein. Sie brauchen also eine stichhaltige Begründung für die Kündigung, wie zum Beispiel Wegfall von Fördermitteln, zurückgehende Mitgliederzahl, Wegfall von Aufgaben usw. Da in Ihrem Fall nur rund zehn Prozent der Mitglieder erscheinen (15 von 150), könnten Sie auch folgende Satzungs regelung in Betracht ziehen: Pi~Mitgliecdlif\!eJs(1mml(jng i;t beschlussfähiglwennmindestens 10 Prozent stimmberechtigte Mitglieder an wesend sind. Achtung: Erlaubt Ihre Satzung, dass Stimmvollmachten erteilt werden können, müssen Sie dies natürlich in Ihrer Satzung berücksichtigen und eine entsprechende Regelung treffen. Die Formulierung könnte dann wie folgt lauten: Die Mltgliederver~arnmlung if~f:?~c schlussfähfg,wenn mindestenseirl Jjattel (alternativ z. B. zehn P~ozent) der stimmberechtigten ivlii:ihjederanwesendgderdurch ordni.mgsgemäßerteilc testimmrechts",~limachten",ertreten ist.. r~.