Leitfaden zur familienbedingten Auszeit

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1 Leitfaden zur familienbedingten Auszeit

2 Impressum Hrsg.: Stabsstelle Gleichstellung und soziale Vielfalt in Kooperation mit der Beauftragten für Chancengleichheit, Personaldezernat und Personalrat Universität Mannheim, 2013

3 Vorwort Die Gründe für eine familienbedingte Auszeit sind vielseitig: freudig, weil sich Nachwuchs eingestellt hat, belastend, da ein Familienmitglied das eigene Leben nicht mehr ohne Unterstützung gestalten kann oder ganz individuell, je nach Ausrichtung der eigenen Lebensperspektive. Beschäftigte und WissenschaftlerInnen nutzen diese Auszeiten vom beruflichen Alltag von wenigen Wochen bis hin zu mehreren Jahren. Der neu entwickelte Leitfaden zur familienbedingten Auszeit bietet für alle Phasen der Auszeit Unterstützung: AnsprechpartnerInnen innerhalb der Universität sind definiert, Checklisten und Gesprächsleitfäden differenziert nach dem Grund der Auszeit geben sowohl den Beschäftigten als auch den Personalverantwortlichen einen Überblick über die anzusprechenden Punkte, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden. Nicht nur die eigene familiäre Situation verändert sich in dieser Zeit, auch die Universität unterliegt einer stetigen Entwicklung, um als attraktiver Wissenschaftsstandort exzellente Lehr- und Studienbedingungen zu gewährleisten. Damit die Rückkehr an den alten oder neuen Arbeitsplatz gelingt, soll das Kontakthalteprogramm, verbunden mit Angeboten zu Schulungen und Coachings, allen Beteiligten die notwendige Sicherheit und Gelassenheit vermitteln. Denn: je länger Beschäftigte und WissenschaftlerInnen dem Universitätsalltag fern bleiben und nicht aktiv an Veränderungen teilnehmen, desto größer können Unsicherheiten sein, Anforderungen am eigenen Arbeitsplatz weiterhin gewachsen zu sein. Damit gut ausgebildete Kräfte nach einer familiären Auszeit der Universität nicht verloren gehen, besteht ein klares Votum für die Vertragsverlängerung nach Mutterschutz und Elternzeit, auf die der neue Leitfaden umfassend vorbereiten soll. Im Wettbewerb um gut ausgebildete und motivierte Mitarbeiter versprechen wir uns durch den Leitfaden eine vielseitige Unterstützung unserer Beschäftigten und hoffen auf rege Inanspruchnahme aus allen universitären Bereichen. Besonderer Dank gilt an dieser Stelle auch Fr. Horn, die in ihrer Funktion als Beauftragte für Chancengleichheit wesentlich an der Erstellung dieses Leitfadens mitgewirkt hat und wichtige Erfahrungen aus ihrer Beratungsarbeit mit BerufsrückkehrerInnen einbringen konnte. Prof. Dr. Eva Martha Eckkrammer Prorektorin für Infrastruktur, Chancengleichheit und Nachwuchs Dr. Susann-Annette Storm Kanzlerin 1

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5 Inhalt Vorwort 1 Inhalt 3 Das Auszeitprogramm auf einen Blick 5 Einführende Gedanken 6 step by step Phase 1 (Vorbereitungszeit) 7 Phase 1 die einzelnen steps im Überblick 8 Checkliste E 1 Elternzeit 9 Checkliste P 1 Pflege 11 Checkliste S 1 familienbedingter Sonderurlaub 13 step by step - Phase 2 (Kontakthaltezeit) 15 Phase 2 die einzelnen steps im Überblick 16 Checklisten E 2 / P 2 17 Checkliste S 2 19 step by step - Phase 3 ( welcome back ) 21 Phase 3 die einzelnen steps im Überblick 22 Checkliste E 3 / P 3 / S 3 23 Anlagen: 25 - Übersicht über die wichtigsten Termine und Fristen 26 - Begleitende Maßnahmen rund um die 27 familienbedingte Auszeit - Hinweise 28 - Kontaktdaten 29 3

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7 Das Auszeitprogramm auf einen Blick Auszeitgespräch zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten Antragstellung Vorbereitungsgespräch in der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice Rechtliche Informationen durch Personalabteilung Erstes Kontakthaltegespräch (mit der/dem Vorgesetzten) Erste Kontaktaufnahme seitens der Universität Einbindung in Abteilung Informelles Gespräch zw. Vorgesetzten und Beschäftigten Vor der Auszeit Kurze Auszeit comeback lange Auszeit COME- BACK come- back - Gespräch Einbindung in die neue Abteilung Qualifizierungsangebot der Stabsstelle welcome back Erste Kontaktaufnahme seitens der Universität Erstes Kontakthaltegespräch (durch die/den Paten) Allgemeine, regelmäßige Informationen (Pate und Stabsstelle) 5

8 Einführende Gedanken ein neues Leben kündigt sich an, Familienmitglieder bedürfen Betreuung und Begleitung in langwierigen Krankheitsphasen Sie benötigen Zeit, um Ihr Leben neu zu ordnen Mutterschutz und Elternzeit, Pflegeverordnung und die Möglichkeit einer Sonderbeurlaubung sehen in diesen Fällen gesetzliche Regelungen vor, die die Vereinbarkeit von Familie und Beruf unterstützen. Darüber hinaus hat die Universität Mannheim ein umfassendes Auszeitprogramm erarbeitet, das alle Beschäftigten darin unterstützt, auch in schwierigen persönlichen Lebensphasen den Spagat zwischen der Verantwortung für die Familie und der Verpflichtung gegenüber dem Arbeitgeber gut zu meistern. Familie ist ein soziales Netzwerk. Dazu gehören: die Kernfamilie (Kind, Eltern, Großeltern) Alleinerziehende nichteheliche Lebensgemeinschaften gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaften Patchwork- und Pflegefamilien (Definition Familie an der Universität Mannheim, audit familiengerechte hochschule, ) 6

9 step by step durch die familienbedingte Auszeit Phase I die Vorbereitungszeit Das Leben muss künftig mit anderen Menschen abgestimmt und neu organisiert werden. Die kommenden Tage und Monate erfordern eine Umstrukturierung - davon ist auch der Ablauf des beruflichen Alltags betroffen. Phase I der familienbedingten Auszeit dient daher vor allem der persönlichen Orientierung, der Planung und der gemeinsamen Überlegungen zur Vereinbarkeit der neuen Lebensumstände mit dem ausgeübten Beruf. 7

10 Phase 1 die einzelnen steps im Überblick 1. Informelles Gespräch zwischen Beschäftigter/ Beschäftigtem und Vorgesetztem/Vorgesetzter Bekanntgabe des Beurlaubungsgrundes seitens der/des Beschäftigten Empfehlung des Angebots eines Vorbereitungsgesprächs in der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice durch die/den Vorgesetzten Hinweis durch die/den Vorgesetzte/n auf das Auszeitgespräch Absprache, ob und wann der Beurlaubungsgrund allgemein bekannt gegeben werden darf (z.b. Dienstbesprechungen/ Personalplanungen) 2. Kontaktaufnahme mit der Personalabteilung Mitteilung des Beurlaubungsgrundes an die Personalabteilung Zusendung div. Unterlagen zu rechtlichen Fragen (Mutterschutz/ Elternzeit/ Elterngeld/ Pflegegesetz etc.) an die/den Beschäftigte/n durch die Personalabteilung Zusendung des Leitfadens zur familienbedingten Auszeit und Hinweis auf Terminvereinbarung zum Beratungsgespräch 3. Möglichkeit eines Vorbereitungsgespräches in der Beratungsstelle der Stabsstelle Gleichstellung oder bei der Beauftragten für Chancengleichheit Beratung zu Vereinbarkeit von Familie + Beruf Übergabe/Zusendung der fit-for-family -Box mit Informationsmaterial 8-12 Wochen vor Auszeit 4. Fristgerechte Antragstellung auf Beurlaubung Fristen siehe Anhang 5. Auszeitgespräch in der Abteilung (Checkliste E1 / P1 / S1) bei einer geplanten Auszeit, die länger als 12 Monate dauern soll, kann in diesem Gespräch seitens der/des Beschäftigten ein Pate/ eine Patin für das weitere Kontakthalteprogramm benannt werden 8

11 Checkliste E 1 Seite 1 (Elternzeit) Auszeitgespräch zwischen: Vorgesetztem/Vorgesetzter Name, Vorname / Teilbereich / Einrichtung Mitarbeiterin / Mitarbeiter Name, Vorname, derzeitige Universitätseinrichtung Geburtsdatum Private Anschrift (*) Private -Adresse / Tel. (*) (*) diese Angaben sind freiwillig Grund der Beurlaubung: voraussichtlicher Geburtstermin:.. voraussichtlicher Auszeitbeginn:.. Bestehen noch Urlaubsansprüche? Tage / Vorjahr / laufendes Jahr Geplante Inanspruchnahme: Angedachter Zeitpunkt des Wiedereinstiegs: o innerhalb von 2 Monaten o innerhalb von 1 Jahr o in 3 Jahren o anderer Zeitraum Bei einer Auszeit, die auf mehr als 12 Monate festgelegt wird bzw. sofern bereits feststeht, dass eine Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz unmöglich sein wird, kann der/die Beschäftigte/n eine Patin bzw. einen Paten als Kontakthalteperson benennen. Als Patin/Pate wird benannt: Die/der Beschäftigte möchte durch die/den Vorgesetzte/n bzw. die/den Pate/n auf folgendem Weg informiert werden: (* Bitte ggf. Kontaktdaten oben eintragen) o telefonisch (*) o (*) o schriftlich (*) 9

12 Checkliste E 1 Seite 2 (Elternzeit) Besteht Interesse an Teilzeitarbeit während der Elternzeit / Wenn ja, in welcher Form?: o dauerhaft, ab o Urlaubs- u. Krankheitsvertretung o projektbezogen o maximal Std/Woche andere Vorstellungen (z.b. nur an bestimmten Wochentagen)? Besteht grundsätzlich auch Interesse an einem anderen Arbeitsfeld während oder nach der Elternzeit? Wenn ja, an welchem? Warum an diesem? Das erste Kontakthaltegespräch ist geplant für:.. (im Zeitraum von 3 Monaten nach der Geburt) Um bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, bei personellen Umstrukturierungsmaßnahmen und bei Fortbildungsangeboten berücksichtigt werden zu können, erhalten - mein/e derzeitige/r Vorgesetzte/r (bei einer Auszeit bis zu 12 Monaten) - und die personalverwaltende Stelle aus meinem bisherigen Arbeitsbereich (d.h. Verwaltung/ Wissenschaftliche Einrichtungen/ Bibliothek/ Rechenzentrum) sowie die Personalabteilung je eine Kopie dieser Checkliste. Selbstverständlich werden deren Inhalte vertraulich behandelt! Der/Die Beschäftigte stimmt einer Weitergabe der Checkliste an die Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice zu ja nein.. Datum Unterschrift Beschäftigte/r Unterschrift Vorgesetzte/r 10

13 Checkliste P 1 Seite 1 (Pflegezeit) Auszeitgespräch zwischen: Vorgesetztem/Vorgesetzter Name, Vorname / Teilbereich / Einrichtung Mitarbeiterin / Mitarbeiter Name, Vorname, derzeitige Universitätseinrichtung Private Anschrift (*) Private -Adresse / Tel. (*) (*) diese Angaben sind freiwillig Grund der Beurlaubung: voraussichtlicher Auszeitbeginn:.. Bestehen noch Urlaubsansprüche? Tage / Vorjahr / laufendes Jahr Geplante Inanspruchnahme: Angedachter Zeitpunkt des Wiedereinstiegs: o innerhalb von 2 Monaten o innerhalb von 1 Jahr o anderer Zeitraum o derzeit nicht planbar Bei einer Auszeit, die auf mehr als 12 Monate festgelegt wird bzw. sofern bereits feststeht, dass eine Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz unmöglich sein wird, kann der/die Beschäftigte eine Patin bzw. einen Paten als Kontakthalteperson benennen. Als Patin/Pate wird benannt: Die/der Beschäftigte möchte durch die/den Vorgesetzte/n bzw. die/den Pate/n auf folgendem Weg informiert werden: (*)Bitte ggf. Kontaktdaten oben eintragen o telefonisch (*) o (*) o schriftlich (*) 11

14 Checkliste P 1 Seite 2 (Pflegezeit) Besteht Interesse an Teilzeitarbeit während der Pflegezeit? o ja o nein Wenn ja, in welcher Form?: o dauerhaft, ab o Urlaubs- u. Krankheitsvertretung o projektbezogen o maximal Std/Woche andere Vorstellungen? Besteht grundsätzlich auch Interesse an einem anderen Arbeitsfeld während oder nach der Pflegezeit? Wenn ja, an welchem? Warum an diesem? Das erste Kontakthaltegespräch ist geplant für:.. (innerhalb der ersten 4 Wochen nach Antritt der Auszeit) Um bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, bei personellen Umstrukturierungsmaßnahmen und bei Fortbildungsangeboten berücksichtigt werden zu können, erhalten - mein/e derzeitige/r Vorgesetzte/r (bei einer Auszeit bis zu 12 Monaten) - und die personalverwaltende Stelle aus meinem bisherigen Arbeitsbereich (d.h. Verwaltung/ Wissenschaftliche Einrichtungen/ Bibliothek/ Rechenzentrum) sowie die Personalabteilung je eine Kopie dieser Checkliste. Selbstverständlich werden deren Inhalte vertraulich behandelt! Der/Die Beschäftigte stimmt einer Weitergabe der Checkliste an die Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice zu ja nein.. Datum Unterschrift Beschäftigte/r Unterschrift Vorgesetzte/r 12

15 Checkliste S 1 Seite 1 (Sonderurlaub) Auszeitgespräch zwischen: Vorgesetztem/Vorgesetzter Name, Vorname / Teilbereich / Einrichtung Mitarbeiter / Mitarbeiterin Name, Vorname, bisherige Universitätseinrichtung Private Anschrift (*) Private -Adresse / Tel. (*) (*) diese Angaben sind freiwillig Grund der Beurlaubung: Dauer der familienbedingten Sonderbeurlaubung: Monate/Jahre Voraussichtlicher Auszeitbeginn:.. Bestehen noch Urlaubsansprüche? Tage / Vorjahr / laufendes Jahr Geplante Inanspruchnahme: Angedachter Zeitpunkt des Wiedereinstiegs: o innerhalb von 2 Monaten o innerhalb von 1 Jahr o innerhalb Bei einer Auszeit, die auf mehr als 12 Monate festgelegt wird bzw., sofern bereits feststeht, dass eine Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz unmöglich sein wird, kann der/die Beschäftigte eine Patin bzw. einen Paten als Kontakthalteperson benennen. Als Pate/Patin wird benannt: 13

16 Checkliste S 1 Seite 2 (Sonderurlaub) Die/der Beschäftigte möchte durch die/den Vorgesetzte/n bzw. die Patin/ den Paten auf folgendem Weg informiert werden: o telefonisch (*) o (*) o schriftlich (*) o die/der Beschäftigte meldet sich bei der/dem Vorgesetzten bzw. der Patin/dem Paten selbst (*) Bitte Kontaktdaten oben eintragen Besteht grundsätzlich Interesse an einem anderen Arbeitsfeld nach der Beurlaubung? Wenn ja, an welchem? Warum an diesem? Das erste Kontakthaltegespräch ist geplant für:.. Dieses Gespräch kann auch telefonisch erfolgen und muss nicht mittels einer Checkliste erfasst werden. Um bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, bei personellen Umstrukturierungsmaßnahmen und bei Fortbildungsangeboten berücksichtigt werden zu können, erhalten - mein/e derzeitige/r Vorgesetzte/r (bei einer Auszeit bis zu 12 Monaten) - und die personalverwaltende Stelle aus meinem bisherigen Arbeitsbereich (d.h. Verwaltung/ Wissenschaftliche Einrichtungen/ Bibliothek/ Rechenzentrum) sowie die Personalabteilung je eine Kopie dieser Checkliste. Selbstverständlich werden deren Inhalte vertraulich behandelt! Der/Die Beschäftigte stimmt einer Weitergabe der Checkliste an die Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice zu ja nein.. Datum Unterschrift Beschäftigte/r Unterschrift Vorgesetzte/r 14

17 step by step durch die familienbedingte Auszeit step by step durch die familienbedingte Auszeit Phase II die Kontakthaltezeit Für ein Unternehmen bzw. eine Dienststelle sind die Beschäftigten eine wichtige Ressource, deren Arbeitskraft und deren Kompetenzen man nur ungern in eine familienbedingte Auszeit entlassen möchte. Außerdem liegt in einer langen Auszeit die Möglichkeit, dass Wissen und Fertigkeiten verloren gehen. Für die Beschäftigten hingegen ist der Eintritt in die Familienzeit zunächst einfach. Mit der Dauer der Beurlaubung und zunehmender gedanklicher Distanz zum Arbeitsplatz wächst jedoch die Unsicherheit. Ist die Wiederaufnahme einer qualitativ vergleichbaren Arbeit überhaupt möglich und wenn ja, in welcher Form? Wie können die Kenntnisse auf den neuesten Stand gebracht werden? Phase II der familienbedingten Auszeit dient daher vor allem dem Kontakthalten von Beschäftigten und Vorgesetzten bzw. dem bisherigen Arbeitsbereich (Bibliothek/ Rechenzentrum/ Universitätsverwaltung bzw. wissenschaftlichen Einrichtungen) Besteht seitens der/des Beschäftigten Interesse, so kann er/sie auch in der familienbedingten Auszeit weiterhin informativ und praktisch am Ball bleiben. Die Zeit des Kontakthaltens gestaltet sich je nach Länge und Anlass der Auszeit unterschiedlich. Während bei einer kurzen Beurlaubung der bisherige Vorgesetzte weiterhin Ansprechpartner ist, können länger Beurlaubte eine Patin bzw. einen Paten benennen. Beiden gemeinsam ist die Aufgabe der Informationsweitergabe an die/den Beurlaubte/n. Auch seitens der Stabsstelle Gleichstellung wird die/der Beurlaubte aktiv in Veranstaltungsprogramme eingebunden. In einem ersten Kontakthaltegespräch treffen sich die/der Beurlaubte mit ihren jeweiligen AnsprechpartnerInnen, um die Inhalte des Auszeitgesprächs zu evaluieren, sowie die Art bzw. die Häufigkeit der Informationsweitergabe festzulegen. Die Gesprächsinhalte werden anhand einer Checkliste protokolliert. 15

18 Phase 2 die einzelnen steps im Überblick Elternzeit: 4-6 Wo nach Antritt Pflege/Sonderurlaub: 1 Wo. nach Antritt 1. bei Elternzeit: Glückwunschkarte / Präsent der Universität / Informationen der Stabsstelle Gleichstellung. Einladung zum nächsten Eltern-Kind- Treff bei Pflege: Angebot zu einem weiteren Gespräch in der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice bei familienbedingtem Sonderurlaub: Individuelle Vereinbarung zu einem Gesprächsrhythmus bei Antritt Auszeit bis 12 Monate: Auszeit bis 3 Jahre: Elternzeit: Innerhalb der ersten 3 Monate nach Antritt Pflege: Innerhalb der ersten 4 Wochen nach Antritt 2. Erstes Kontakthaltegespräch zw. der/dem Beschäftigten und der/dem bisherigen Vorgesetzten Evaluation Come-back-Termin (sofern die Auszeit verlängert wird, kann ein Pate/ eine Patin bestimmt werden) [s. r. ] Checkliste E 2 / P 2/ S 2 (u.a. Festlegung eines Informationsrhythmus und des Kontaktweges) Erstes Kontakthaltegespräch zw. der/dem Beschäftigten und der Patin bzw. dem Paten Checkliste E 2 / P 2/ S 2 (u.a.: Festlegung eines Informationsrhythmus und des Kontaktweges) Auszeit bis 12 Monate: Auszeit bis 3 Jahre: Ab 4 Wochen nach Antritt (fortlaufend) 3. Intensiver Kontakt seitens der/des bisherigen Vorgesetzten zu der/ dem Beurlaubten Angebot zur regelmäßigen Teilnahme an Teamsitzungen ggf. Zusendung von Newsletter u.ä. ggf. Einbeziehung in Urlaubsplanung und in Projektzeitschienen ggf. Weiterleitung abteilungsübergreifender Angebote für Urlaubsvertretungen / Projektmitarbeit Regelmäßiger Kontakt zwischen Pate/Patin und Beurlaubter/Beurlaubten Informationen allgemeiner Art (uniweit und bereichsintern) Informationen über Möglichkeiten für Urlaubsvertretungen/ Projektmitarbeit 16

19 Checkliste E 2 / P 2 Seite 1 (Eltern- bzw. Pflegezeit) Kontakthaltegespräch zwischen: Vorgesetzter/Vorgesetztem und/oder Pate/Patin Name, Vorname / Teilbereich / Einrichtung Mitarbeiter / Mitarbeiterin Name, Vorname, bisherige Universitätseinrichtung Geburtsdatum des Kindes (*) Private Anschrift (*) Private -Adresse / Tel. (*) (*) Diese Angaben sind freiwillig Grund der Beurlaubung: Zeitpunkt des Wiedereinstiegs: o innerhalb von 12 Monaten o innerhalb von 3 Jahren o innerhalb o derzeit nicht planbar Wurde die Auszeit auf 12 Monate festgelegt und wird/wurde diese verlängert, so kann die/der Beschäftigte einen Paten bzw. eine Patin als Kontakthalteperson benennen. Als Pate/Patin wird neu benannt: An den bisherigen Kontaktdaten hat sich etwas geändert oder die/ der Beschäftigte möchte künftig nur noch auf folgendem Weg informiert werden: (* bitte ggf. Kontaktdaten oben eintragen / ändern) o telefonisch (*) o (*) o schriftlich (*) Die/der Beschäftigte möchte auch in der Auszeit informiert werden über: o Neues in der Fachabteilung/dem Bereich o der Gesamtuniversität 17

20 Checkliste E 2 / P 2 Seite 2 (Eltern- bzw. Pflegezeit) Soweit ihr/ihm das möglich ist, möchte die/der Beschäftigte auch in der Auszeit teilnehmen an: o Teamsitzungen o Urlaubs- und Projektplanungen o Betriebsausflügen o Hat sich Ihr Interesse an Teilzeitarbeit innerhalb der Auszeit geändert / wenn ja, in welcher Form?: o nein o ja, eine Teilzeitarbeit ist derzeit wie folgt vorstellbar: o dauerhaft Stunden/Woche o als Urlaubs- u. Krankheitsvertretung o projektbezogen o kein Interesse an Teilzeit Weitere Kontakthalte- und Informationsgespräche sind in folgenden Zeitabständen geplant: o monatlich o vierteljährlich o nach Absprache Um bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, bei personellen Umstrukturierungsmaßnahmen und bei Fortbildungsangeboten berücksichtigt werden zu können, erhalten - mein/e derzeitige/r Vorgesetzte/r (bei einer Auszeit bis zu 12 Monaten) - und die personalverwaltende Stelle aus meinem bisherigen Arbeitsbereich (d.h. Verwaltung/ Wissenschaftliche Einrichtungen/ Bibliothek / Rechenzentrum) sowie die Personalabteilung je eine Kopie dieser Checkliste. Selbstverständlich werden deren Inhalte vertraulich behandelt! Der/Die Beschäftigte stimmt einer Weitergabe der Checkliste an die Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice zu ja nein.. Datum Unterschrift Beschäftigte/r Unterschrift Vorgesetzte/r und/oder Pate/Patin 18

21 Checkliste S 2 Seite 1 (Sonderurlaub) Kontakthaltegespräch zwischen: Vorgesetzter/Vorgesetztem und/oder Pate/Patin Name, Vorname / Teilbereich / Einrichtung Mitarbeiter / Mitarbeiterin Name, Vorname, bisherige Universitätseinrichtung Private Anschrift (*) Private -Adresse / Tel. (*) (*) Diese Angaben sind freiwillig Grund der Beurlaubung: Sofern die/der Beurlaubte während des Sonderurlaubs nicht erreichbar ist (z. B. wegen eines Auslandsaufenthaltes) können die Kontakthaltegespräche auch vereinfacht werden und per Telefon bzw. erfolgen. Auf das Ausfüllen des nachfolgenden Protokolls kann verzichtet werden wenn im direkten Anschluss eine kurze Zusammenfassung der Gesprächsinhalte schriftlich erstellt wird. Zeitpunkt des Wiedereinstiegs: o innerhalb von 12 Monaten o innerhalb von Monaten o derzeit nicht planbar Wurde die Auszeit auf 12 Monate festgelegt und wird/wurde diese verlängert, so kann die/der Beschäftigte einen Pate bzw. eine Patin als Kontakthalteperson benennen. Als Pate/Patin wird neu benannt: An den bisherigen Kontaktdaten hat sich etwas geändert oder die/ der Beschäftigte möchte künftig nur noch auf folgendem Weg informiert werden: (* bitte ggf. Kontaktdaten oben eintragen / ändern) o telefonisch (*) o (*) o schriftlich (*) o die/der Beschäftigte meldet sich bei der/dem Vorgesetzten bzw. der Patin/ dem Paten selbst 19

22 Checkliste S 2 Seite 2 (Sonderurlaub) Die/der Beschäftigte möchte auch in der Auszeit informiert werden über: o Neues in der Fachabteilung/dem Bereich o der Gesamtuniversität Weitere Kontakthalte- und Informationsgespräche sind in folgenden Zeitabständen geplant: o monatlich o vierteljährlich o nach Absprache Um bei Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, bei personellen Umstrukturierungsmaßnahmen und bei Fortbildungsangeboten berücksichtigt werden zu können, erhalten - mein/e derzeitige/r Vorgesetzte/r (bei einer Auszeit bis zu 12 Monaten) - und die personalverwaltende Stelle aus meinem bisherigen Arbeitsbereich (d.h. Verwaltung/ Wissenschaftliche Einrichtungen/ Bibliothek/ Rechenzentrum) sowie die Personalabteilung je eine Kopie dieser Checkliste. Selbstverständlich werden deren Inhalte vertraulich behandelt! Der/Die Beschäftigte stimmt einer Weitergabe der Checkliste an die Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice zu ja nein.. Datum Unterschrift Beschäftigte/r Unterschrift Vorgesetzte/r und/oder Pate/Patin 20

23 step by step durch die familienbedingte Auszeit Phase III welcome back Eine familienbedingte Auszeit ist immer ein großer Einschnitt sowohl für die persönliche Entwicklung, wie als auch für die zuvor geplante Karriere. So wichtig sie für die jeweiligen Familienangehörigen ist, so sehr bringt sie die work-lifebalance eines Menschen aus dem Gleichgewicht. Zu Beginn der Phase III des Auszeitprogramms müssen daher die Lebensumstände neu überdacht werden. ( Wie kann die künftige Arbeitszeit gestaltet werden, wo wird mein Platz innerhalb der Universität sein, habe ich Kompetenzen hinzugewonnen, die ich neu einbringen kann, fehlen mir Kenntnisse, die ich vor einem come-back auffrischen muss? ) Die Phase III dient daher vor allem der Bestandsaufnahme, einer Erarbeitung eines passenden Arbeitszeitmodells und dem Angebot notwendiger fachlicher Qualifizierungsmaßnahmen. Sie gliedert sich in 3 Schritte und beinhaltet bei länger Beurlaubten auch die Einbindung in eine neue Abteilung. Im Rahmen des welcome back -Programms erfolgt zunächst eine Einladung zu einem Gespräch bei der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice. Diese Beratung bereitet auf das come-back -Gespräch mit der/dem künftigen Vorgesetzten bzw. der Bereichsleitung vor und klärt offene Fragen z. B. im Zusammenhang mit der Kinderbetreuung. Zusätzlich erfolgt auf Wunsch des/der Beschäftigten die Einbindung in ein Qualifizierungsangebot der Stabsstelle bzw. der Universität bereits vor der Rückkehr an den Arbeitsplatz. 21

24 Phase 3 die einzelnen steps im Überblick 1. Einladung zu Veranstaltungen des welcome back - Programms der Stabsstelle 3 Monate vor Ende der Beurlaubung Vorbereitung auf das come-back -Gespräch Angebote aus dem Qualifizierungsprogramm der Stabsstelle (z.b. zum Thema Zeit-und Selbstmanagement) ggf. Unterstützung bei der Suche nach Lösungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf (z. B. Kinderbetreuung) ggf. Einbindung der Personalabteilung oder der Beauftragten für Chancengleichheit (Anträge auf Teilzeit/ Telearbeit bzw. Arbeitszeitmodelle) 2. come-back -Gespräch (Bereichsleitung oder künftige/r Vorgesetzte/r plus Personalabteilung) 3 Monate vor Ende der Beurlaubung Checkliste E 3 / P 3/ S 3 Überlegungen zu Arbeitsumfang Arbeitszeitmodell Aufgabengebiet notwendige Fortbildungen 3. Einbindung in die neue Abteilung sobald bekannt Kontinuierlich während der 3 Monate vor dem Beurlaubungsende Einladung zu Teamsitzungen Einladung zu formellen und informellen Veranstaltungen Einbeziehung bei Urlaubs- und Projektplanungen Angebot von fachspezifischen Fortbildungen 22

25 Come-back -Gespräch zwischen: Checkliste E 3 / P 3 / S 3 Seite 1 (Eltern-, Pflegezeit / Sonderbeurlaubung) Vorgesetzter/Vorgesetztem/Bereichsleitung Name, Vorname / Teilbereich / Einrichtung Mitarbeiter / Mitarbeiterin Name, Vorname, bisherige Universitätseinrichtung Geburtsdatum des Kindes (*) Private Anschrift (*) Private -Adresse / Tel. (*) (*) Diese Angaben sind freiwillig Voraussichtlicher Rückkehrtermin:.. Die/der Beschäftigte startet ihr/ sein come-back nach der familienbedingten Auszeit an folgendem Arbeitsplatz: o am alten Arbeitsplatz (hat sich etwas geändert, wenn ja was?) o an einem neuen Arbeitsplatz im gleichen Sachgebiet (Grund für die Änderung / neue AnsprechpartnerInnen / neue Aufgaben?) o an einem neuen Arbeitsplatz in einem neuen Sachgebiet (wer sind die KollegInnen, wie sind die Aufgaben verteilt, wer ist AnsprechpartnerIn?) 23

26 Checkliste E 3 / P 3 / S 3 Seite 2 (Eltern-, Pflegezeit, Sonderbeurlaubung) Die Rückkehr erfolgt vorerst (bis.. ) in Teilzeit. o unterhälftig, nämlich % o die Hälfte der regulären Arbeitszeit (= 50%) o andere Teilzeitregelung Im gemeinsamen Gespräch wurden unter Berücksichtigung der Vereinbarkeit von Familie und Beruf folgendes Arbeitszeitmodell erarbeitet: Zur Wahrnehmung der künftigen Aufgaben müssen folgende Weiterbildungen absolviert werden: Sofern es der/dem Beschäftigten möglich ist, können diese in der Endphase der familienbedingten Auszeit liegen o o o o ja ja, wenn es eine Kinderbetreuung gibt ja nur vormittags / nachmittags nein.. Datum Unterschrift Beschäftigte/r Unterschrift Vorgesetzte/r 24

27 ANLAGEN In der Folge finden Sie einige wichtige Daten, Fakten, Zeitschienen, Internetadressen etc. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice 25

28 Übersicht über die wichtigsten Termine und Fristen Mitteilung der Schwangerschaft Um die mit der Schwangerschaft verbundenen Pflichten, insbesondere die Schutzfristen nach dem MuSchG einhalten zu können, benötigt der Arbeitgeber schnellstmöglich eine Mitteilung über die Schwangerschaft, sobald diese der werdenden Mutter bekannt ist. Ebenfalls mitgeteilt werden sollte der mutmaßliche Tag der Entbindung, hierfür ist das Zeugnis eines Arztes oder einer Hebamme maßgebend. Beantragung von Elternzeit Die Inanspruchnahme von Elternzeit ist dem Arbeitgeber gegenüber spätestens sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit schriftlich mitzuteilen. In diesem Zusammenhang hat eine verbindliche Festlegung zu erfolgen, für welche Zeiträume innerhalb von zwei Jahren Elternzeit beansprucht werden soll. Eine Verteilung auf mehr als zwei Zeitabschnitte innerhalb der zwei Jahre ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich. Verlängerung der Elternzeit Um nach Ablauf von zwei Jahren eine bestehende Elternzeit zu verlängern, ist ein entsprechender Verlängerungsantrag ebenfalls wieder sieben Wochen vor Ablauf der bereits genehmigten Elternzeit dem Arbeitgeber vorzulegen. Sofern zunächst eine Festlegung für einen Zeitraum von weniger als zwei Jahren erfolgt ist, ist eine anschließende Verlängerung nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich. Beantragung von Pflegezeit Im Fall der Beanspruchung von Pflegezeit gelten unterschiedliche Fristen für Beamte und Angestellte. Gemäß 48 Arbeitszeit- und Urlaubsverordnung (AzUVO) haben Beamte die Pflegezeit spätestens zwei Wochen vor Antritt schriftlich zu beantragen. Für Angestellte gilt 3 PflegeZG entsprechend. Demnach ist die Pflegezeit spätestens 10 Tage vor Beginn schriftlich beim Arbeitgeber geltend zu machen. Für alle Beschäftigten gilt, dass bei Geltendmachung des Anspruchs erklärt werden muss, für welchen Zeitraum und in welchem Umfang die Freistellung erfolgen soll. 26

29 Die Umsetzung des Leitfadens zur familienbedingten Auszeit wird mit folgenden Maßnahmen unterstützt: Sensibilisierung und Schulung der Führungskräfte zu den Themen: - Checklisten - Kontakthalten bzw. Einbeziehen von MitarbeiterInnen in Auszeit - Arbeitszeitmodelle und Schaffung qualifizierter Teilzeitarbeitsplätze - Umstrukturierung von Arbeitsplätzen/ Neuaufteilung von Aufgaben Informationsveranstaltungen für Paten durch den Campus Familien- und Gleichstellungsservice Vielfältige Arbeitszeit- bzw. Arbeitsortmodelle nach (und auch) während der Auszeit welcome back -Programm des Campus Familien- und Gleichstellungsservice mit vielfältigen Qualifizierungsangeboten Einbindung von WissenschaftlerInnen in Nachwuchsfördermaßnahmen (z. B. Besuch von internationalen Tagungen, summerschools, Kooperationsaufenthalten im Ausland) sowie im Rahmen von Autonomiefonds Standardmäßige Anwendung des Flexibilitätsrahmens bei der Gestaltung der Arbeitszeit in der Lehre Angebot zum Nachgespräch in der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice zur Evaluation des Auszeitprogramms 27

30 Hinweise Außerdem erhalten Sie bei der Beratungsstelle Campus Familien- und Gleichstellungsservice und bei der Beauftragten für Chancengleichheit Informationen und Broschüren zu folgenden Themen: Kinderbetreuung Pflege Vereinbarkeit von Familie und Beruf allgemein Studieren mit Kind Eltern-Kind-Zimmer Ergänzung zur Dienstvereinbarung Telearbeit 28

31 Kontaktdaten Sie haben Fragen / Anregungen / ganz neue Ideen? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören: Stabsstelle Gleichstellung und soziale Vielfalt Campus Familien- und Gleichstellungsservice Tel beratung.stabsstelle@uni-mannheim.de Beauftragte für Chancengleichheit Tel Chancengleichheit@verwaltung.uni-mannheim.de Gleichstellungsbeauftragte Fr. Prof. Dr. Göttlich Tel goettlich@uni-mannheim.de Personalabteilung Tel dezv.sekretariat@uni-mannheim.de Personalrat Tel personalrat@uni-mannheim.de 29