Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
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- Horst Gerd Baumhauer
- vor 8 Jahren
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1 Zeiterfassung und Zutrittskontrolle timecard Die flexible und professionelle Lösung für mittelständische Unternehmen Höhere Produktivität Optimaler Personaleinsatz Transparente Zutrittskontrolle
2 Seite Inhalt 3 Das Komplettsystem 4-7 Die Zeiterfassung 8-11 Die Erweiterungsmodule 12 Das Multiterminal Die Zutrittskontrolle 17 Software testen Erweiterungen und Zubehör 2
3 Das Komplettsystem für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle timecard die elektronische Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist konsequent auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Betriebe ausgerichtet und stets flexibel erweiterbar. Mit dem ausgeklügelten System bauen Sie eine leistungsfähige Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ohne aufwändige Verkabelung auf. Alle Systemkomponenten sind optimal aufeinander abgestimmt und basieren auf neuester Hard- und Software. Die Ingenieure von REINER SCT legen bei der Entwicklung von timecard besonderen Wert auf einfache Bedienung, umfangreiche Funktionen und ein hochwertiges Design. So wurde das timecard Multiterminal durch den reddot design award ausgezeichnet. Egal ob Sie 5, 50, 500 oder weit mehr Mitarbeiter verwalten, Sie erhalten ein hochmodernes Komplett-System, das sich vor erheblich teureren Konzern-Lösungen nicht verstecken muss. timecard ist unter anderem seit vielen Jahren im Einsatz bei Arztpraxen, Baufirmen, Behörden, im Einzelhandel, in der Gastronomie, bei Handwerks- und Industriebetrieben, Speditionen und Steuerberaterkanzleien. 3
4 Zeiterfassung im Unternehmen macht Sinn! Gesteigerte Produktivität, da Sie Arbeitszeiten flexibler gestalten können und so die Anzahl der Überstunden, Fehl- und Leerlaufzeiten reduzieren. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit, denn flexiblere Arbeitszeitmodelle machen Beruf und Familie besser vereinbar. Erhöhtes Vertrauen durch Transparenz in der Zeiterfassung. Erhöhte Zeit- und Kosteneffizienz durch automatisierte Profile und einfache Datenübergabe an die Lohnbuchhaltung Umfassende Transparenz für Ihre Entscheidungen durch jederzeit aktuelle Buchungsdaten. Besseres Controlling durch grafische und tabellarische Mitarbeiterübersichten von Stundensätzen, Arbeitszeitprofilen, Urlaub und Abwesenheiten. Eine Projektauswertung ermöglicht eine Übersicht über Projektzeiten und Tätigkeiten und erlaubt dadurch aussagekräftige Analysen. Die Anwesenheitsanzeige erlaubt einen sofortigen Überblick wer gerade im Hause ist. 4
5 Komplettpaket timecard premium plus Zeiterfassung Professionelle Zeiterfassung zum fairen Preis ideal für mittelständische Betriebe Plug & Play Ausgezeichnetes Design Zutrittskontrolle vorbereitet Netzwerkanschluss integriert RFID-Karte oder RFID-Transponder Beleuchtete Tastatur und Display Mit timecard premium plus gehen Sie keine Kompromisse bei der Zeitverwaltung ein: Top-Design und professionelle Hardund Software. Mit dem Multiterminal RFID (DES) buchen Sie bequem mittels RFID-Karte oder Transponder. Das System ist beliebig erweiterbar und passt sich stets individuell Ihren Bedürfnissen an. Da die verschlüsselten Ausweise bereits für die timecard Zutrittskontrolle vorbereitet sind, kann das Komplettpaket auch im Nachhinein um die Zutrittskontrolle erweitert werden. Die Datenübertragung von Terminal zur Software erfolgt über einen LAN-Anschluss. 5
6 Ein Blick auf die Software In der Hauptansicht haben Sie alle Daten unter Ihrer Kontrolle. 6
7 Die Zeiterfassungs-Software Zeiterfassung Bei REINER SCT steht die Aktualität und Leistungsfähigkeit des Zeiterfassungssystems im Vordergrund. Speziell die timecard Software wird in Abstimmung mit unseren Kunden regelmäßig weiterentwickelt und stets an die wachsenden Anforderungen an mittelständische Unternehmen angepasst. So erhalten Sie ein professionelles Werkzeug zur Kontrolle von Arbeitszeiten, Personaleinsatz und Projektkosten, mit dem Sie lange Jahre sehr zufrieden arbeiten werden. Übersichtliche Darstellung, klare Strukturen Für Einsteiger und Profis Einfach und intuitiv bedienbar Umfangreiche Funktionen Client-/Serverarchitektur modular erweiterbar Funktionsumfang der Zeiterfassungs-Software (Grundausstattung) Istzeit/Sollzeit/Gleitzeit Kommen/Gehen Automatik Monatsübersicht (Drucken/Exportieren) Gleitzeitzuschlag Saldo/Übertrag editierbar Automatischer Pausenabzug, variable Pausen Pausenschwellwert einstellbar Tagespause nach Mindestanwesenheit Verwaltung von beliebig vielen Mitarbeitern Vorgabe der Kernzeit Buchung bewertet/erlaubt Rundungsmöglichkeit auf 5, 10 oder 15 Minuten Monatssoll/Tagessoll Überstundenlimit Variabler Tagesbeginn Mandantenfähigkeit Passwortschutz An-/Abwesenheitsanzeige Mitarbeiterübersicht (Stunden/Resturlaub) Projektverwaltung, Projektauswertung, Projektimport Tätigkeitsverwaltung Zeitraumkalender (Urlaub/Krankheit/Feiertage) Jahresübersicht Mitarbeiterübersicht (Gleitzeit, Urlaub etc. über alle Mitarbeiter) Frei definierbare Abwesenheitsgründe Import/Export Mitarbeiter, Buchungen, Monatsdaten Umfangreiche Benutzergruppenverwaltung Vordefinierter Feiertagskalender für D/A/CH Automatische Datensicherung Terminalserver-Unterstützung 7
8 Modulübersicht Ergänzen Sie die professionellen Funktionen der timecard Zeiterfassungssoftware durch folgende Erweiterungsmodule: Add-On Paket Zusatz-Software bestehend aus PC-Buchungsterminal, Auswertungsmodulen und Schnittstellen für Datenexport. Funktionsumfang: PC-Buchungsterminal (Projekt- und Zeitbuchungen am Arbeitsplatz), Statistiken, Diagramme, Profi-Auswertungsmöglichkeiten, Reportgenerator, Schnittstelle Lohn und Gehalt (u.a. Datev, Lexware, Sage, Addison) Urlaubs-, Schicht- und Abwesenheitsmodul Das Urlaubs-, Schicht- und Abwesenheitsmodul erweitert timecard um eine effiziente Abwesenheits- und Schichtplanung. So können z.b. der Urlaub und alle Abwesenheiten mittels medienbruchfreiem Workflow vom Arbeitnehmer beantragt, vom Vorgesetzten oder dessen Vertreter genehmigt und die Kollegen per informiert werden. Connector NEU Das neue Erweiterungsmodul timecard Connector ist eine Schnittstelle zur automatisierten Buchungsdatenabholung aus Fremdsystemen wie zum Beispiel YellowFox. Filialverwaltung NEU Mit der timecard Filialverwaltung werden alle mit timecard ausgestatteten Filialen und deren Mitarbeiter zentral administriert. Die Buchungsdaten werden automatisch in die Zentrale übertragen und ausgewertet sowie an die Lohnbuchhaltung übergeben. Zutrittskontroll-Softwaremodul Professionelle Zutrittskontroll-Software inklusive Lizenz für 25 Personen, Protokollierung aller Zutritte und Alarme, Einrichtungsassistent, Schlüsselsperrung, umfangreiche Gruppen- und Zutrittsprofilbildung, Türstatusanzeige, keine Begrenzung der Anzahl der Türen. 8
9 Das Add-On Paket Zeiterfassung Das Add-On Paket ist ein Zusatzmodul, das timecard um hilfreiche Funktionen erweitert. PC-Buchungsterminal Das PC-Buchungsterminal ist die ideale Lösung für die schnelle Zeiterfassung und Projektverwaltung direkt am PC. Die Applikation ermöglicht es jedem Mitarbeiter seine Zeiten selbst zu buchen und zu verwalten. Im Homeoffice, auf der Baustelle, im Außendienst oder bei Ausfall der Serververbindung kann im Offlinebetrieb gebucht werden. Sobald eine Onlineverbindung besteht, werden die Buchungsdaten mit dem zentralen timecard Server synchronisiert. Neben den Buchungen Kommen, Gehen, Projektbeginn und Projektende kann jeder Mitarbeiter auch die Abwesenheitsgründe oder Tätigkeiten direkt bei der Buchung mit angeben. Das Add-On Paket beinhaltet eine Lizenz für 25 PC-Buchungsterminals, die Anzahl ist jederzeit erweiterbar. Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung Dieses Modul übergibt die Buchungsdaten an Drittprogramme wie zum Beispiel für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für die führenden Anbieter wie Datev, Lexware, Sage und Addison können die Daten direkt exportiert werden. Für alle anderen Programme steht eine CSV-Schnittstelle zur Verfügung. Datenauswertung Wichtige statistische Daten der Mitarbeiter können per Klick in Diagramm- oder Tabellenform dargestellt und verglichen werden. Dies sind An- und Abwesenheiten, Arbeitszeitprofile, Stundensätze, Zielerreichung, Urlaube, Zeitraumkalender und Jahresübersicht. Reportgenerator Mit dem Reportgenerator können alle Daten, die in der Datenbank gespeichert sind oder aktuell im Programm berechnet werden, in Microsoft Excel oder in einer CSV-Datei ausgegeben werden. Mit Hilfe von Reportprofilen können standardisierte oder eigene Datenauswertungen über beliebige Personen, Projekte und Zeiträume erstellt werden. Mit dem Reportgenerator können auch generische Schnittstellen zur Datenweiterverarbeitung bedient werden. Zweites Gleitzeitkonto Auf diesem Konto können alle Überstunden gesammelt werden, die durch das Überstundenlimit begrenzt wurden. Das Überstundenlimit kann pro Mitarbeiter individuell definiert werden. 9
10 Urlaubs-, Schicht- und Abwesenheitsplanung Das USA-Modul erweitert timecard um eine effiziente Abwesenheits- und Schichtplanung. Abwesenheitsanträge Urlaub, Dienstreisen und andere Abwesenheiten können direkt aus dem PC-Buchungsterminal von dem Arbeitnehmer beantragt, vom Vorgesetzten oder dessen Vertreter genehmigt und die Kollegen per informiert werden. Abwesenheitsplanung Die Abwesenheitsplanung bietet dem Vorgesetzen eine objektive Übersicht und Verwaltung von Anträgen, Abwesenheiten und möglichen Terminüberschneidungen. Sie ist die Schaltzentrale der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung für alle Entscheider. Schichtplanung Schichten können direkt in timecard geplant und graphisch dargestellt werden. Schichterkennungsregeln erlauben anhand der ersten Stempelung des Tages die automatische Zuordnung zur korrekten Schicht. 10
11 timecard Filialverwaltung Zeiterfassung Mit der timecard Filialverwaltung werden alle mit timecard ausgestatteten Niederlassungen und deren Mitarbeiter zentral administriert. Die Buchungsdaten werden automatisch in die Zentrale übertragen und ausgewertet sowie an die Lohnbuchhaltung übergeben. Die lokalen Niederlassungen verwenden ihre eigenen Multiterminals und sind von anderen Filialen isoliert. Die Filialen benötigen keine dauerhafte Internetverbindung. Lediglich zum Abgleich müssen diese mit dem zentralen Server verbunden sein. Der Datenabgleich kann zeitgesteuert einmal täglich oder auf Abruf erfolgen. Die Kommunikation ist auf geringen Datenverkehr ausgelegt, dadurch können auch Filialen mit einer schwachen Netzwerkanbindung an die zentrale Zeiterfassung angeschlossen werden. timecard Zentralserver Filiale 1 Clients timecard Lokalserver Zentrale timecard Lokalserver Internet Filiale 2 Clients Multiterminals Clients timecard Lokalserver Multiterminals Multiterminals timecard Connector Das neue Erweiterungsmodul timecard Connector ist eine Schnittstelle zur automatisierten Buchungsdatenabholung aus Fremdsystemen wie zum Beispiel YellowFox Zeitbuchungen. Mit den modernen Fahrzeugortungssystemen von YellowFox können Arbeitszeiten auch im Fahrzeug erfasst werden. Der timecard Connector überträgt diese Zeitbuchungen völlig automatisiert zum timecard Server. Verbinden Sie so die mobile Zeiterfassung mit den professionellen Funktionen von timecard. Mehr Informationen über Fahrzeugortungssysteme von YellowFox, finden Sie auf 11
12 Multiterminal RFID DES An dem designprämierten Zeiterfassungsterminal Multiterminal RFID DES buchen die Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Projekte. Diese Buchungen werden sofort an den timecard Server übertragen. Auf dem beleuchteten Display können die Mitarbeiter ihr tagesaktuelles Urlaubs- und Überstundenkonto einsehen. Falls die Netzwerkverbindung einmal unterbrochen sein sollte, kann trotzdem weiter gebucht werden. Sobald die Verbindung wieder hergestellt ist, werden die Daten mit dem Server abgeglichen. Es ist also keine aufwendige Nacharbeit nötig. Als Mitarbeiterausweise werden AES-verschlüsselte Mifare DESFire RFID-Karten oder Schlüsselanhänger verwendet. Im Gegensatz zu unverschlüsselten Ausweisen sind diese nicht von Dritten lesbar und nicht kopierbar. Die Kommunikation mit dem externen RFID-Leser und der timecard Software ist verschlüsselt. Dieses aufeinander abgestimmte System garantiert höchste Sicherheit für die Zeiterfassung und die Zutrittskontrolle. 12
13 timecard Zutrittskontrolle Zutrittskontrolle REINER SCT macht die professionelle Zutrittskontrolle auch für kleine und mittelständische Unternehmen bezahlbar. Umfangreiche und praxisnahe Funktionen sowie kryptografische Verschlüsselungsverfahren machen das System intuitiv bedienbar und sehr sicher. Alle Personen, die schon in der timecard Zeiterfassung angelegt sind, stehen sofort auch der Zutrittskontrolle zur Verfügung, da hierfür eine zentrale Datenbank genutzt wird. Somit ergänzen sich Zeiterfassung und Zutrittskontrolle nahtlos. Modular aufgebaut Flexible Integration Sichere RFID-Technologie Die elektronische Zutrittskontrolle ist dauerhaft günstiger und komfortabler als eine klassische Schlüssel-Lösung. Meist schon bei Verlust eines Schlüssels macht sich die timecard Zutrittskontrolle bezahlt. Bei einem herkömmlichen Schließsystem muss im Ernstfall das komplette Schließsystem ausgetauscht werden. In timecard reicht ein einfacher Klick und der elektronische Schlüssel ist sofort gesperrt. Zuverlässig Professionelle Funktionen Einfache Bedienung Funktionsumfang der Zutrittskontrolle im Detail Abgestimmtes Gesamtsystem Hochsichere Mifare DESFire Technologie Durchgehend verschlüsselte Kommunikation Lückenlose Dokumentation der Zutritte und Zutrittsversuche Alarmfunktion Eine zentrale Datenbank für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle Sehr flexible Zeit-, Ort- und Regelprofile, auch für komplexe Unternehmensstrukturen Einrichtungsassistent Ergonomische Benutzeroberfläche Übersichtliche Zutrittsanzeige auf Zeitstrahl Exzellentes Preis-/Leistungsverhältnis Dauerhaft günstiger als ein klassisches Schließsystem Kompatibel mit marktüblichen Türöffnern Multiterminal RFID DES innen RFID-Leser accessbox Server RFID-Leser DES außen elektrischer Türöffner Eingang Client 13
14 Vorteile der elektronischen Zutrittskontrolle Einfache und schnelle Anpassung an die Unternehmensanforderungen Beliebig viele Zutrittsprofile definierbar Permanente Übersicht über die Zutrittsberechtigungen aller Personen Türzustandsanzeige Sofortige Sperrung verlorener Schlüssel Unternehmenseinheitliche Schließprofile Umfangreiche Protokollierungsmöglichkeiten Keine vergessenen Türen mehr Effiziente Kopplung von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle Selbst für kleine Unternehmen rentabel Keine personalintensive Verriegelung am Wochenende oder nachts Ständig aktuelle Schließprofile durch Vernetzung, auch für weit entfernte Niederlassungen Ein Ausweis für Zutritt und Zeiterfassung Elektronische Schlüssel sind nicht kopierbar Alarmgenerierung bei Manipulation oder unberechtigten Zutrittsversuchen 14
15 Die Komponenten des timecard Zutrittskontrollsystems Zutrittskontrolle Multiterminal RFID DES Das Terminal wird im sicheren Innenbereich montiert und entscheidet entsprechend dem jeweiligen Zutrittsprofil über den Zutritt. Der eingebaute RFID-Leser übernimmt die Zeiterfassungsbuchungen. timecard accessbox Die accessbox eignet sich hervorragend zur Sicherung von Türen, bei denen kein Zeiterfassungsterminal benötigt wird. Durch die kompakte Bauform und die vielseitigen Anschlussarten kann sie einfach installiert werden. Externer RFID-Leser DES Der RFID-Leser der Zutrittskontrolle wird im unsicheren Bereich montiert und dient ausschließlich zur sicheren Kommunikation mit dem timecard Multiterminal RFID DES oder der timecard accessbox sowie der Statusanzeige der Zutrittsbuchungen. Lieferbar in anthrazit und weiß. Zutrittskontroll-Softwaremodul Die Schaltzentrale der Zutrittskontrolle dient zur Konfiguration und Visualisierung der Zutrittsprofile für Zeit, Ort und Personen. Zusätzlich werden Protokolle erstellt und Alarme verwaltet sowie die Kommunikation mit den Terminals verwaltet. 15
16 Zutrittskontrolle ohne Kompromisse Software Durch die elektronischen Schließprofile können für jede Tür und Person flexible Zutrittsberechtigungen eingerichtet werden. So können auch komplexe Unternehmensstrukturen in der ergonomisch gestalteten Benutzeroberfläche abgebildet werden. Auf Wunsch unterstützt Sie dabei ein Einrichtungsassistent Schritt für Schritt. Jeder Zutritt, Zutrittsversuch oder eine versuchte Manipulation werden lückenlos dokumentiert, gegebenenfalls wird sofort ein Alarm ausgelöst. Alle Türen können nachts oder am Wochenende elektrisch verriegelt werden, ohne dass ein zusätzlicher Rundgang erforderlich ist. Sicherheit geht vor Als elektronischer Schlüssel kommen ausschließlich Mifare DESFire RFID-Karten oder Transponder zum Einsatz. Diese Technologie garantiert, dass der private Schlüssel in der RFID- Karte bzw. in dem Transponder nicht kopiert oder ausgelesen werden kann. Jedes Unternehmen kann seinen eigenen administrativen Hauptschlüssel erzeugen, der zur Erstellung von Mitarbeiterausweisen und der Authentisierung zwischen den RFID-Karten oder Transpondern und dem Terminal dient. Zusätzlich ist die Kommunikation zwischen dem Terminal, Client-PC und dem Server SSL-verschlüsselt. Konfiguration Pro Türe wird ein externer RFID-Leser DES und ein Multiterminal RFID DES beziehungsweise eine accessbox benötigt. Die Anzahl der verwendeten Türen muss nicht zusätzlich lizenziert werden. Das timecard Zutrittskontroll-Softwaremodul muss nur einmal lizenziert werden. Jede im Zutrittssystem angelegte Person benötigt lediglich eine Zutrittskontroll- Lizenz. Unabhängig Die timecard Zutrittskontrolle ist unabhängig vom verwendeten elektrischen Türöffnersystem, das System kann nahezu alle marktüblichen Türöffner durch potentialfreie Relaiskontakte ansteuern. Zusätzlich kann mittels Türkontakt der jeweilige Türstatus im timecard-programm angezeigt werden. Alle elektrischen Verbindungen sind steckbar, so dass sich die Montage sehr einfach gestaltet. 16
17 Software testen Software testen Testen Sie 30 Tage lang kostenlos und völlig unverbindlich alle Funktionen der Software unter realen Bedingungen. Legen Sie Ihre eigenen Datensätze an oder nutzen Sie unsere Beispieldatenbank mit beliebig veränderbaren Muster-Datensätzen. oder oder Software sofort online testen Testen Sie die Software mit Ihrem Browser. Eine Softwareinstallation ist dazu nicht nötig: Demo-CD anfordern Gerne senden wir Ihnen kostenlos eine CD mit der Demo-Software zur Installation auf Ihrem PC zu. Software präsentieren lassen Lassen Sie sich die Software direkt von einem unserer Partner demonstrieren: 17
18 Erweiterungen timecard RFID Karten timecard Ausweise im praktischen Kreditkartenformat. Wahlweise mit oder ohne Mitarbeiter-Lizenzen. timecard RFID Transponder timecard Ausweise als stabile Schlüsselanhänger. Wahlweise mit oder ohne Mitarbeiter-Lizenzen. Lizenzerweiterungen ohne Hardware Erweitern Sie die Anzahl der Mitarbeiter, der Client-User, der PC-Buchungsterminal-User oder der Zutrittskontrolle. 18
19 Zubehör Hardware Zubehör Multiterminal RFID (DES) für RFID-Karte oder Transponder Ideal geeignet zur Erweiterung von timecard premium plus um z.b. weitere Eingänge mit einem Terminal auszustatten. Lieferumfang: Zeiterfassungsterminal, Netzteil, Befestigungsmaterial timecard accessbox Die timecard accessbox ist eine elektronische Türöffnersteuerung zur preiswerten Erweiterung der timecard Zutrittskontrolle. Die accessbox wird bei Türen eingesetzt, bei denen eine Zeiterfassungsfunktion nicht benötigt wird. Pro Tür wird zusätzlich ein externer RFID-Leser benötigt. Lieferumfang: accessbox, Netzteil, Netzwerkkabel, Kurzanleitung timecard externer RFID-Leser (DES) für Zutrittskontrolle Mit diesem externen RFID-Leser (DES) erweitern Sie das Multiterminal RFID (DES) hardwareseitig um die Zutrittskontrolle. Pro Türe wird ein Multiterminal RFID (DES) oder eine accessbox und ein externer Leser (DES) benötigt. Die Stromversorgung erfolgt über die Datenleitung. Lieferumfang: externer RFID-Leser (DES) für Unterputzmontage, UP-Dose, Frontabdeckung weiß oder anthrazit, Anschlussklemmen, Befestigungsmaterial timecard Chipkartenhalter Der Kartenhalter für die Wandmontage ist die ideale Aufbewahrungshilfe für maximal 10 Chipkarten (B x H x T: 100 x 300 x 12mm, weiß). Lieferumfang: Chipkartenhalter und Befestigungsmaterial Spritzschutzhülle für timecard Multiterminal RFID Zum Schutz des Multiterminals vor Nässe und Schmutz. Diese Hülle erhöht den Schutzgrad auf IP54. Kabeleinführung von unten oder hinten möglich. Lieferumfang: Spritzschutzhülle 19
20 Stand Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. REINER Kartengeräte GmbH & Co. KG Goethestr Furtwangen Germany Telefon: +49 (7723) Telefax: +49 (7723) Internet:
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