Die Mandanten-Information

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1 Die Mandanten - Information Egger Str Deggendorf Tel: Fax: erika.kraus@kraus-stb.de Die Mandanten-Information Steueridentifikationsnummer Einführung einer einheitlichen lebenslänglichen Steuernummer neue Kontrollmöglichkeiten für die Finanzbehörden Editorial Die allgemeine Steueridentifikationsnummer für jeden Steuerbürger wurde bereits mit dem Steueränderungsgesetz 2003 eingeführt. Diese Tatsache wurde damals nur Wenigen richtig bewusst, was vor allem daran gelegen haben dürfte, dass es lange hin schien, bis zu ihrer Einführung. Nunmehr sind die eingeräumten vier Jahre bereits verstrichen und eigentlich hätte ab Juli 2007 mit der Verteilung der Identifikationsnummern begonnen werden sollen. Im dritten Quartal 2007 aber laufen die aufwändigen Vorbereitungen für die Ausgabe der Steueridentifikationsnummern immer noch auf Hochtouren. Neuer Zeitfahrplan : Nach optimistischen Schätzungen werden die Behörden ab dem Frühjahr 2008, wegen der enormen technischen Schwierigkeiten, unter Umständen aber auch erst ab 2009, beginnen, die Steueridentifikationsnummern zu verteilen. Trotz vieler immer noch bestehender vor allem datenschutzrechtlicher Bedenken wird an der neuen einheitlichen Nummer kein Weg vorbeiführen. Durch das Jahressteuergesetz 2008 nämlich wird bis 2011 die elektronische Lohnsteuerkarte eingeführt werden, für die auch die Steueridentifikationsnummer notwendig sein wird und die bisherige e-tin (electronic Taxpayer Identification Number = elektronische Steuerzahler- Identifikationsnummer) ersetzen. Nürnberg, im Dezember 2007 Die Redaktion Der Inhalt im Überblick 1. Vereinfachung durch Steueridentifikationsnummer? 2. Vergabe der Steuer-Idnr. 3. Der numerische Aufbau der Steuer-Idnr. 4. Die Bedeutung der Steuer-Idnr. 5. Die Datenlöschung

2 1. Vereinfachung durch Steueridentifikationsnummer? Die Mandanten - Information Das bundeseinheitliche Identifikationsmerkmal für Besteuerungsverfahren (kurz: die Steuer- ID) soll so die offizielle Stellungnahme seitens des Bundesfinanzministeriums als Teil der so genannten e-government-strategie der Bundesregierung, es Bürgern und Unternehmen erleichtern, ihre steuerlichen Angelegenheiten zu erledigen. Damit dürfte gemeint sein, dass es in Zukunft problemlos und eindeutig dem jeweiligen Steuerpflichtigen zuordenbar möglich sein soll, Steuererklärungen, -anmeldungen und voranmeldungen, vor allem auch im lohnsteuerlichen Bereich, elektronisch abzugeben. Rechtsgrundlage für die neue einheitliche Steueridentifikationsnummer sind die Paragrafen 139a bis 139d Abgabenordnung (AO). Sie regeln die Vergabe des Identifikationsmerkmals für jeden registrierten Bürgern. Für das Besteuerungsverfahren sind folgende Identifikationsmerkmale vorgesehen: Für natürliche Personen eine steuerliche Identifikationsnummer nach 139b AO (Idnr.), Für wirtschaftlich tätige natürliche Personen, juristische Personen und Personenvereinigungen die steuerliche Wirtschafts-Identifikationsnummer nach 139c AO (W-Idnr.). Mit dem Jahressteuergesetz 2008 wird es ab 2011 die elektronische Lohnsteuerkarte geben. Auf dieser elektronischen Lohnsteuerkarte ( 39e EStG-neu) werden dann natürlich auch, wie teilweise bisher schon auf der Pappvariante die für die Lohnsteuerberechnung steuerrelevanten Daten, wie etwa Familienstand und gewählte Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeiten und Freibeträge gespeichert. Bei verheirateten wird auch die Identifikationsnummer des Ehegatten gespeichert und bei Elternteilen die des Kindes oder der Kinder sowie die Identifikationsnummer des anderen Elternteils, sofern diese bekannt ist. Datenschützer sehen ein enormes Gefährdungspotenzial in der Speicherung dieser Daten in Verknüpfung mit der persönlichen Steueridentifikationsnummer. Daten über die Entgeltsituation des Ehegatten werden weder auf der altbekannten papierenen, noch auf der neuen elektronischen Lohnsteuerkarte gespeichert werden. Eigentlich hätten ab 2009 mit einer Regelung im EStG unterjährige Steuermehr- oder minderbelastung durch die Steuerklassenwahl von nicht getrennt lebendend Ehegatten (hauptsächlich wegen der Möglichkeit III/V zu wählen) vermieden werden sollen. Vor allem Frauen sollten in der Steuerklasse V unterjährig nicht zu viel Lohnsteuer bezahlen müssen. Diese Regelung stieß unter anderem auch auf erhebliche datenschutzrechtliche Bedenken. Ob diese den Ausschlag gaben, oder ob andere Gründe dafür maßgeblich waren, dass die Neuregelung der Besteuerung von Ehegatten aus dem Jahressteuergesetz 2008 gekippt wurde, ist nicht nachzuvollziehen. Es verbleibt daher vorerst zumindest bei der Möglichkeit für Ehegatten, die Steuerklassen nach eigenem Gutdünken zu wählen. Es dürfte als offenes Geheimnis anzusehen sein, dass auch die Verwaltung sowie die Außenprüfer und nicht zuletzt auch die Steuerfahndung von den elektronischen Verfahren profitieren und mit den Steuernummern eine bessere Kontrollen haben werden. Innerhalb und auch außerhalb Europas sind einheitliche Steuer-Identifikationsmerkmale jetzt schon weit verbreitet. Deutschland ist hier kein Spitzenreiter oder gar Trendsetter. Die Idnr. entspricht auch den Empfehlungen der OECD zur Taxpayer Identification Number (TIN).

3 2. Vergabe der Steuer-Idnr. Die Mandanten - Information Basis für die Idnr. sind die Daten der Meldebehörden, bei denen alle Einwohner Deutschlands zunächst gleichgültig, ob in irgendeiner Weise steuerpflichtig oder nicht registriert sind. Die Meldebehörden haben bereits damit begonnen, die Daten, die für die Vergabe der Steuer- Idnr. erforderlich sind, an das zuständige Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu übermitteln. Jeder Einwohner darf nur eine einzige Steuer-Idnr. erhalten. Das heißt: Die bisher dezentral geführten Datenbestände der circa 82 Millionen in Deutschland gemeldeten Personen aus rund Meldestellen müssen zusammengeführt werden. Eigentlich sollten damit die noch von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich angelegten Steuernummern ersetzt werden. Es scheint sich aber abzuzeichnen, dass die Steuernummern beim persönlichen Finanzamt für eine Übergangszeit beibehalten werden. Das BZSt muss sämtliche Daten aller Einwohner Deutschlands abgleichen und gegebenenfalls den Datensatz etwa um doppelte Meldungen oder Karteileichen bereinigen. Es ist nachvollziehbar, dass diese Konsolidierung sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn nicht nur grobe Fehler vermieden werden sollen. Wenn Sie (noch) keine Mitteilung über eine Steuer-Idnr. erhalten haben, ist für Sie selbstverständlich der Kontakt mit Ihrem Finanzamt, falls dieser direkt und nicht über den Steuerberater geführt werden soll, weiterhin und wahrscheinlich auch in Zukunft mit Ihren bisherigen Steuernummern möglich. Auch in den neuen Vordrucken ist ein Eingabefeld für die bisherigen Steuernummern vorgesehen. Für Lohnsteuerpflichtige gibt es auch 2008 noch die papierenen Lohnsteuerkarten von der Gemeinde, auf denen die zu Entgeltabrechnung notwendigen Steuerdaten eingetragen sind. Der Arbeitgeber muss sich bei der Lohnsteuerberechnung wie gewohnt auch 2008 an diese Daten halten und muss falls ihm keine Lohnsteuerkarte vorgelegt wird nach Steuerklasse VI abrechnen. Zunächst soll allen natürlichen Personen ihre Steuer-Idnr. zugeteilt werden. Das heißt, dass vorrangig Arbeitnehmer durchnummeriert werden. Dies ist aus der Zielsetzung der Identifikationsnummern-Vergabe, nämlich Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens und bessere Kontrolle der Besteuerungsvorgänge, auch verständlich. Denn die Lohnsteuer derzeit noch über von den Wohnsitzgemeinden ausgestellte, papierene Lohnsteuerkarten abgewickelt ist mit Sicherheit eines der dankbarsten Felder für die elektronische Abwicklung. Auch Einzelkaufleute, Gesellschafter von Personengesellschaften und Freiberufler erhalten zunächst ihre persönliche Steuer-Idnr. Erst danach erhalten diese Gruppen dann als zweite Nummer die Wirtschafts-Idnr. So soll gewährleistet werden, dass betrieblicher und privater Bereich auch steuerlich sauber getrennt sind. Für diejenigen Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind oder freiwillig zur Umsatzsteuer optiert haben, sollten eigentlich die W-Idnr. auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-Idnr.) ersetzen. Da die W-Idnr. aber (noch) keine Länderkennung hat und ein einseitig deutsches Ausscheren aus den USt-Idnr.-Kennungen die internationale EDV überfordern dürfte, sind sich die Praktiker in der Steuerverwaltung darüber einig, dass die USt-Idnrn. zu-

4 Die Mandanten - Information mindest für einen Übergangszeitraum von fünf Jahren, wahrscheinlich aber sogar länger, erhalten bleiben werden. So lange beide Nummern parallel existieren, wird wohl ein Unternehmer nicht die neue W-Idnr., sondern wie bisher auch die USt-Idnr. in den Rechnungen, in denen Umsatzsteuer ausgewiesen wird und die den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen sollen, angegeben müssen. Wer eine Idnr. erhält, sollte umgehend seinem Steuerberater und falls er Arbeitnehmer ist, spätestens ab 2011 auch seinem Arbeitgeber mitteilen. Der Arbeitgeber benötigt die Idnr. seiner Mitarbeiter zusätzlich zu seiner eigenen, um sich ab 2011 zur Abrechnung mittels der e- lektronischen Lohnsteuerkarte legitimieren zu können. Ansonsten sollte niemand großzügig mit der Bekanntgabe seiner Idnr. sein. Die Gefahr, dass sie missbräuchlich verwendet erden könnte, ist derzeit noch zu groß. Da die Steuer-Idnr. zumindest nach derzeitiger Diskussion der Praktiker in der Verwaltung wegen der enormen technischen Umstellungsschwierigkeiten zumindest für einen geschätzten Übergangszeitraum von etwa fünf Jahren eine zusätzliche Nummer werden wird, kann sie auch nicht unmittelbar alle Steuerpflichtigen seinem Finanzamt gegenüber durch seine persönliche Steueridentifikationsnummer erfolgen. 3. Der numerische Aufbau der Steuer-Idnr. Die Steuer-Idnr. besteht aus elf Ziffern. Diese Ziffern sind willkürlich. Sie können also nicht aus anderen Daten gebildet oder abgeleitet werden. Die Steuer-Idnr. ist also beispielsweise weder aus Geburtsdatum noch Geburt-, Wohn- oder Arbeitsort (Postleitzahl) herleitbar. Die elfte Ziffer ist eine Prüfziffer. Die Steuer-Idnr. wird in dreistelligen Kolonnen dargestellt. Die Dreiergruppen werden von hinten gebildet, so dass vorne lediglich zwei Ziffern stehen. Die Schreibweise verzichtet auf Trennstriche Beispiele für eine Steuer-Idnr. wären: oder Die Bedeutung der Steuer-Idnr. Sobald alle registrierten Einwohner Deutschlands ihre Steuer-Idnr. erhalten haben, wird auch jedem Neugeborenen seine Steuer-Idnr. zugeteilt, da jede natürliche Person, die im Inland ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat, nach dem Einkommensteuergesetz bereits ab der Geburt einkommensteuerpflichtig ist. Neugeborene schulden in der Regel zwar keine Einkommensteuer, doch kann es Fälle geben, in denen beispielsweise vermögende Eltern oder Großeltern einem neu geborenen Baby so viel Ertrag bringendes Vermögen schenken oder vererben, dass dieses wegen der Kapitalerträge einkommensteuerpflichtig wird. Dies wird als Argument dafür angeführt, weshalb bereits neugeborene eine Steuer-Idnr. benötigen. Die Idnr. bleibt lebenslang und sogar darüber hinaus unverändert. Es wird in Zukunft also gleichgültig sein, ob jemand beispielsweise umzieht oder seinen Arbeitgeber wechselt. Auch wenn ein Unternehmer seinen Sitz verlegt, bleibt die W-Idnr. unverändert. Damit ist auch klar, weshalb es so wichtig (und Zeit raubend) ist, jedem Einwohner und jedem Unternehmen Deutschlands eine klar zuordenbare und unverwechselbare steuerliche Identität zu geben.

5 5. Gespeicherte Daten Die Mandanten - Information Beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) werden gespeichert Daten, die für die Identifikation eines Steuerbürgers erforderlich sind, und die zuständige Finanzbehörde Welche Daten zur Identifikation eines Steuerbürgers notwendig sind, regelt 139b Abs. 3 AO abschließend. Das heißt: Außer dem Familiennamen, früheren Namen, Vornamen, Künstlernamen, Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Geschlecht, gegenwärtige oder letzte bekannte Anschrift, zuständigen Finanzbehörden und dem Sterbetag, darf derzeit noch nichts gespeichert werden. Wenn was wahrscheinlich sein wird die bisherigen Steuernummern bei den Finanzämtern und auch die USt-Idnr. zumindest für einige Übergangsjahre erhalten bleiben, sind auch dies Daten, die zur Identifikation des Steuerbürgers notwendig sind. Sie könnten also in Zukunft auch gespeichert werden. Dazu müsste dann wohl das Gesetz geändert werden. Beim BZSt dürfen unter der Steuer-Idnr. keine Daten, beispielweise über Einkünfte, wie etwa Lohn und Gehalt, Rente, Miet- und Zinseinkünfte oder säumiges Zahlen respektive Steuerschulden gespeichert werden. Auch wenn beim BZSt außer den zur Identifikation eines Steuerbürgers notwendigen Daten und dem zuständigen Finanzamt keine Daten gespeichert werden, bedeutet das natürlich nicht, dass das zuständige Finanzamt keine weiteren Daten über den Steuerbürger speichert. Es hängt also von der Qualität des Datenschutzes ab, inwieweit an dezentralen Orten gespeicherte Daten auch widerrechtlich zusammengeführt werden könnten oder nicht. Die Daten, die beim BZSt gespeichert sind, dürfen außer für steuerliche zu keinen anderen Zwecken benutzt werden ( 139b Abs. 4 und 5 AO). Wer die Identifikationsmerkmale zweckwidrig verwendet, begeht eine Ordnungswidrigkeit ( 383a AO) und muss mit einer Geldbuße bis zu EUR rechnen. 6. Die Datenlöschung Alle Daten, die unter der Steuer-Idnr. gespeichert werden, müssen dann gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, das heißt, wenn die Finanzbehörden ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen konnten. Da dieser Zeitrahmen durchaus interpretationsfähig sein könnte, wurde eine Höchstgrenze festgelegt: spätestens 20 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Steuerpflichtige verstorben ist, müssen die Daten gelöscht werden. Der Grund für die recht lange erscheinende Löschungsfrist ist folgender: Bei den Daten, die beim BZSt gesammelt werden, handelt es sich um so genannte Stammdaten. Diese sind nicht nur für einen Besteuerungszeitraum oder Besteuerungszeitpunkt von Bedeutung. Ein Steuer-

6 Die Mandanten - Information bürger muss so lange eindeutig identifiziert werden können, wie die Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis noch theoretisch bestehen könnten ( 47 AO). Dieser Grund stützt die späte Löschung der Daten. So können auch noch Jahre nach dem Tod eines Steuerpflichtigen Daten nachgehalten werden, die notwendig sind, um das Besteuerungsverfahren gegenüber den Erben oder Gesamtrechtsnachfolgern fortsetzen und abschließen zu können. Es könnte darüber gestritten werden, ob diese späte Löschung unbedingt einen 20-Jahre-Zeitraum umfassen muss. Die grundsätzlichen Probleme der Datensicherheit respektive des potenziellen Datenmissbrauchs wären aber auch bei einer Löschfrist von 15, 18 oder 25 Jahren die gleichen.