Lohn- und Gehaltszahlung

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1 HELP.PYINT Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Empfehlung Hinweis Syntax Tip April

4 SAP AG Inhalt... 5 per Scheck... 8 Testüberweisung Vorprogramm Datenträgeraustausch Datenträger erstellen Datenträgerverwaltung Scheckdruck Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken Barzahlung Externe Überweisungen (Infotyp 0011) April 2001

5 SAP AG Einsatzmöglichkeiten Mit dem Prozeß der können Sie neben den Zahlungen an Ihre Mitarbeiter auch Zahlungen an Dritte abwickeln. Dabei werden unterschiedliche Zahlungsträger unterstützt, beispielsweise Disketten in länderabhängigen Diskettenformaten, Schecks und weitere landesspezifische Datenträger. In den USA werden die Zahlungen an Dritte zum großen Teil über die Funktion Third Party Remittance durchgeführt und nicht durch den hier beschriebenen Zahlungsprozeß. Voraussetzungen In den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter sind im wesentlichen folgende zahlungsrelevante Daten enthalten: Infotyp Daten zur Person (0002) Infotyp Anschrift (0006) Infotyp Bankverbindung (0009), in dem Sie die Haupt- und gegebenenfalls Nebenbankverbindungen Ihrer Mitarbeiter angeben. Der Begriff Bankverbindung ist dabei im weiteren Sinne zu verstehen: Sie können in diesem Infotypen beispielsweise auch angeben, daß die Zahlung per Scheck erfolgen soll. Infotyp Externe Überweisungen (0011), den Sie in bestimmten Fällen nutzen können, um Zahlungen an Dritte zu entrichten eventuelle länderabhängige Infotypen, die zahlungsrelevante Informationen enthalten Die Infotypen Bankverbindung und Externe Überweisungen werden bereits im Abrechnungslauf interpretiert, die Infotypen Daten zur Person und Anschrift im hier beschriebenen Vorprogramm Datenträgeraustausch. Die Informationen aus den Stammdaten müssen in der Personalabrechnung korrekt verarbeitet worden sein: Die zu zahlenden Posten sind in der Tabelle Bankbewegungen (BT) abgestellt worden, deren Einträge im Verlauf des Zahlungsprozesses gelesen werden. In den USA ermöglicht Ihnen eine Testüberweisung [Seite 10], die Bankverbindungen Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Falls Sie Ihre Mitarbeiter per Scheck bezahlen, lesen Sie den Ablauf der Lohn- und Gehaltszahlung per Scheck [Seite 8]. Diese Funktion steht in den USA, in Kanada, Indonesien und Malaysia zur Verfügung. April

6 SAP AG Ablauf Formulare Zahlungsträgerprogramm Abrechnungs- ergebnisse Vorprogramm DTA Datenträgerverwaltung Regulierungs- daten Zahlungsbegleitliste Der Prozeß pro Abrechnungsperiode besteht aus folgenden Arbeitsschritten: 1. Vorprogramm Datenträgeraustausch Aus den Einträgen der Tabelle Bankbewegungen wird ein Datenbestand erzeugt, der die Regulierungsdaten enthält und als Input für das anschließende Zahlungsträgerprogramm dient. Sie können unterschiedliche Lohnarten wie z.b. Gehälter, Direktversicherungen oder vermögenswirksame Leistungen in verschiedenen Zahlungsläufen überweisen. Das Protokoll eines Testlaufs, den Sie vor einem Produktivlauf anstoßen können, gibt Ihnen eine Übersicht über den selektierten Datenbestand. Nach einem Produktivlauf haben Sie die Option, die überwiesenen Sätze mit Datum und Uhrzeit der Verarbeitung in der Tabelle Bankbewegungen zu markieren. Die Wiederholung eines Produktivlaufs ist nur unter Angabe diese Zeitstempels möglich. SAP empfiehlt aus Sicherheitsgründen diese Markierungsoption zu nutzen. Im Falle eines Qualifizierten Abschlags [Extern] müssen die überwiesenen Sätze gekennzeichnet werden. Als Ergebnis des Vorprogramms steht der überweisungsrelevante Datenbestand - die Regulierungsdaten - in Tabellen, die als Input für den anschließenden Zahlungsträgerlauf dienen. Der Zahlungsträgerlauf bringt die Daten auf den betreffenden Zahlungsträger. 2. Datenträger erstellen Der selektierte Datenbestand wird in das länderabhängige Datenträgeraustauschformat gebracht und in eine Datei ausgegeben. Sie können für die Verarbeitung einen bestimmten Überweisungslauf auswählen und detaillierte Angaben zur Verarbeitung machen. Außerdem erhalten Sie eine Zahlungsbegleitliste mit einer detaillierten Aufstellung der einzelnen Posten. 6 April 2001

7 SAP AG Die Datenträgerverwaltung [Seite 13] unterstützt Sie bei der weiteren Bearbeitung der Datenträger. Bei der erfolgt keine automatische Buchung im System. Deshalb müssen Sie eine oder mehrere manuelle Buchungen der Art "abzuführende Löhne- und Gehälter" an "Bankverrechnungskonto" durchführen. Da diese Buchung aus Datenschutzgründen summarisch und nicht pro Personalnummer durchgeführt werden sollen, handelt es sich in der Regel um eine Buchung mit nur wenigen Zeilen. Die Anzahl der Buchungszeilen hängt von der Anzahl der beteiligten Buchungskreise und Hausbanken ab. Sie können die Buchung anhand der Zahlungsbegleitliste vornehmen. April

8 Zahlen Sie gegen diesen Scheck Betrag in Buchstaben an oder Überbringer WährungBetrag Ort Datum Unterschrift Der vorgedruckte Schecktext darf nicht geändert oder gestrichen werden. Scheck-Nr. X Konto-Nr. X Betrag X Bankleitzahl X Text Bitte dieses Feld nicht beschriften und nicht bestempeln SAP AG per Scheck per Scheck Ablauf Testüberweisung Scheck- register Deutsche Bank prüft - vierhundert - Welthungerhilfe e.v. Oggersheim Zahlungsträgerprogramm Abrechnungs- ergebnisse Vorprogramm DTA Datenträgerverwaltung Regulierungs- daten Scheckdruck DM - 400,- Entgeltformular Entgeltformular für Scheck Zahlungsbegleitliste Der Prozeß pro Abrechnungsperiode besteht aus folgenden Arbeitsschritten: 1. Vorprogramm Datenträgeraustausch Aus den Einträgen der Tabelle Bankbewegungen der Abrechnungsergebnisse wird ein Datenbestand erzeugt, der die Regulierungsdaten enthält und als Input für das anschließende Zahlungsträgerprogramm dient. Sie können unterschiedliche Zahlungen in verschiedenen Zahlungsläufen überweisen. Im Falle eines Qualifizierten Abschlags [Extern] müssen die überwiesenen Sätze gekennzeichnet werden. Das Protokoll eines Testlaufs, den Sie vor einem Produktivlauf anstoßen können, gibt Ihnen eine Übersicht über den selektierten Datenbestand. Bei einem Produktivlauf haben Sie die Möglichkeit, die überwiesenen Sätze mit Datum und Uhrzeit der Verarbeitung in der Tabelle Bankbewegungen zu markieren. Die Wiederholung eines Produktivlaufs ist dann nur unter Angabe diese Zeitstempels möglich. SAP empfiehlt aus Sicherheitsgründen, diese Markierungsoption zu nutzen. Falls Sie für Ihre Mitarbeiter den Zahlweg Scheck verwenden, wird der Entgeltnachweis des Mitarbeiters auf den Scheck gedruckt: Das Entgeltformular wird automatisch generiert und vom Scheckdruckprogramm, das Sie in einem späteren Schritt aufrufen können, gelesen. Das Entgeltformular erscheint dann auf dem Scheck, den Sie am Ende des Ablaufs ausgeben. 8 April 2001

9 SAP AG per Scheck Falls Sie den Zahlweg Überweisung verwenden, wird das Entgeltformular während des Vorprogramms Datenträgeraustausch gedruckt. Das gilt auch, falls ein Mitarbeiter keine Zahlungen erhält. Als Ergebnis des Vorprogramms steht der überweisungsrelevante Datenbestand - die Regulierungsdaten - in Tabellen, aus denen sie das Zahlungsträgerprogramm anschließend liest. Das Zahlungsträgerprogramm bringt die Daten auf den betreffenden Zahlungsträger. 2. Datenträger erstellen Der selektierte Datenbestand wird in das länderabhängige Datenträgeraustauschformat gebracht und in ein File ausgegeben. Sie können für die Verarbeitung einen bestimmten Zahlungslauflauf auswählen und detaillierte Angaben zur Verarbeitung machen. Außerdem erhalten Sie eine Zahlungsbegleitliste mit einer detaillierten Aufstellung der einzelnen Posten. Die Datenträgerverwaltung [Seite 13] unterstützt Sie bei der weiteren Bearbeitung der Datenträger. 3. Scheckdruck Auf den Scheck für den Mitarbeiter wird automatisch der Entgeltnachweis des Mitarbeiters gedruckt. Zu jedem Scheck wird ein Eintrag in der Scheckverwaltung [Extern] geschrieben. Auch das Scheckdruckprogramm liefert Ihnen eine Zahlungsbegleitliste mit der Aufstellung der einzelnen Posten. Bei der erfolgt keine automatische Buchung im System. Deshalb müssen Sie eine oder mehrere manuelle Buchungen der Art "abzuführende Löhne- und Gehälter" an "Bankverrechnungskonto" durchführen. Da diese Buchung aus Datenschutzgründen summarisch und nicht pro Personalnummer durchgeführt werden soll, handelt es sich in der Regel um eine Buchung mit nur wenigen Zeilen. Die Anzahl der Buchungszeilen hängt von der Anzahl der beteiligten Buchungskreise und Hausbanken ab. Sie können die Buchung anhand der Zahlungsbegleitliste vornehmen. April

10 SAP AG Testüberweisung Testüberweisung Diese Funktion steht nur für die USA zur Verfügung. Verwendung Die Testüberweisung bereitet den Banktransfer vor. Die Bankverbindungen Ihrer Mitarbeiter werden vor der eigentlichen Überweisung überprüft, indem Sie eine Testüberweisung mit dem Betrag Null veranlassen. Voraussetzungen Die Infotypen Bankverbindung (0009) und gegebenenfalls Externe Überweisungen (0011) müssen gepflegt sein, da aus ihnen für die Testüberweisung die neuen Bankverbindungen ermittelt werden. Die neuen Bankverbindungen werden über Kurzzeitbelege der Infotypen Bankverbindung und Externe Überweisungen ermittelt. Diese Kurzzeitbelege müssen vor Systemstart eingerichtet sein. Funktionsumfang Die Testüberweisung besteht aus mehreren Schritten: die neuen Bankverbindungen werden selektiert aus den selektierten Daten wird eine Testüberweisungsdatei erstellt, die in den Zahlungsposten den Betrag null enthält die Testüberweisungsdatei wird der Bank überstellt Nachdem die Bank die Daten überprüft und eventuelle Fehler gekennzeichnet hat, können fehlerhafte Bankverbindungen in den Stammdaten korrigiert werden. Falls eine Testüberweisung gelaufen ist prüft das Vorprogramm Datenträgeraustausch, ob eine Testüberweisungsdatei erstellt wurde und die Bank die Testüberweisung als fehlerhaft zurückgemeldet hat. Die Testüberweisung muß fehlerfrei sein und eine gewisse Zeitspanne - je nach Bank bis zu 10 Tage - zurückliegen. Nur dann erzeugt das Vorprogramm Datenträgeraustausch eine Überweisung mit dieser Bankverbindung, sonst wird ein Scheck ausgegeben. Aktivitäten Wählen Sie Abrechnung Überweisung Testüberweisung und geben Sie die erforderlichen Angaben ein. Um die erforderlichen Voreinstellungen vorzunehmen, wählen Sie im Customizing der Personalabrechnung Abrechnung USA Prenotification. 10 April 2001

11 SAP AG Vorprogramm Datenträgeraustausch Vorprogramm Datenträgeraustausch Definition Mit dieser Funktion stellen Sie die zahlungsrelevanten Daten Ihrer Mitarbeiter für die Lohn- und Gehaltszahlung zusammen. Verwendung Das Vorprogramm Datenträgeraustausch stellt aus dem Abrechnungsergebnis die für die Lohnund Gehaltszahlung relevanten Daten - die Regulierungsdaten - zusammen. Die Selektion beim Starten des Programms ermöglicht Ihnen, unterschiedliche Zahlungen in getrennte Läufe zu separieren. Die Regulierungsdaten dienen als Ausgangsbasis für das nachfolgende Zahlungsträgerprogramm. Integration Das Vorprogramm Datenträgeraustausch bildet einen Teil des Prozesses der Lohn- und Gehaltszahlung. Die Funktionen Datenträger erstellen, Datenträgerverwaltung und Scheckdruck schließen sich an. Voraussetzungen Die zahlungsrelevanten Infotypen, insbesondere die Infotypen Bankverbindung (0009) und gegebenenfalls Externe Überweisungen (0011) müssen gepflegt sein. Außerdem muß eine korrekte Abrechnung gelaufen sein. In den USA muß im Falle einer Überweisung eine Testüberweisung [Seite 10] gelaufen sein. Falls die Testüberweisung fehlerhaft war oder weniger als 10 Tage seit der Testüberweisung vergangen sind, wird automatisch ein Scheckdruck angestoßen. Aktivitäten Wählen Sie Abrechnung Überweisung Vorprogramm Datenträgeraustausch, und geben Sie die erforderlichen Angaben ein. April

12 SAP AG Datenträger erstellen Datenträger erstellen Verwendung Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Datei, die die Daten für den Datenträgeraustausch im jeweils länderabhängig vorgeschriebenen Format enthält. Integration In der Datenträgerverwaltung [Seite 13] finden Sie die Funktionen, die für die weitere Bearbeitung der Datenträger nötig sind. Voraussetzungen Das Vorprogramm Datenträgeraustausch muß gelaufen sein, so daß die Regulierungsdaten als Input für das hier beschriebene Zahlungsträgerprogramm zur Verfügung stehen. Funktionsumfang Sie können die Datei als Temse-File innerhalb des R/3-Systems speichern, so daß sie vor Zugriffen besser geschützt ist, und dann über die Datenträgerverwaltung z.b. auf Diskette herunterladen. Es ist auch möglich, die Datei im Filesystem zu speichern, was wegen der fehlenden Datensicherheit allerdings nur dann sinnvoll ist, wenn die Datei von dort über ein externes Programm an die Banken weitergeleitet wird. Neben den Zahlungsträgern können Sie auch den zugehörigen Datenträger-Begleitzettel und die Zahlungsbegleitlisten drucken. Außerdem können Sie Avise drucken, was jedoch im Rahmen der in der Regel nicht von Bedeutung ist. Aktivitäten Wählen Sie Abrechnung Überweisung Erstellen Datenträgeraustausch, und geben Sie die erforderlichen Angaben ein. 12 April 2001

13 SAP AG Datenträgerverwaltung Datenträgerverwaltung Verwendung Die Datenträgerverwaltung (DTA-Verwaltung) unterstützt Sie bei der Verwaltung der Datenträger, die Sie im Finanzwesen bzw. im Personalwesen erstellen. Sie erreichen die DTA-Verwaltung im Debitoren- bzw. Kreditorenmenü des Finanzwesens über Periodische Arbeiten Zahlen Umfeld Zahlungsträger DTA-Verwaltung. Sie erreichen die DTA-Verwaltung in den Ländermenüs der Personalabrechnung über Abrechnung Überweisung DTA Verwaltung. Im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung werden alle erstellten Datenträger zur angegebenen Selektion angezeigt. Pro Datenträger sind weitere Informationen aufrufbar. Markieren Sie dazu den gewünschten Datenträger. Funktionsumfang Die DTA-Verwaltung bietet Ihnen im einzelnen folgende Funktionen: Datenträger-Attribute anzeigen Wählen Sie dazu Zusätze Datenträger-Attrib.. Sie sehen zu dem ausgewählten Datenträger die folgenden Informationen: Zahllaufidentifikation ausführende Hausbank oder Clearingstelle Datum und Uhrzeit der Erstellung des Datenträgers Ersteller regulierter Betrag in Währung weitere technische Daten Löschen eines einzelnen oder mehrerer Datenträger Die zugehörigen Verwaltungsdaten werden dabei ebenfalls aus dem System entfernt. Markieren Sie den/die gewünschten Datenträger und wählen Sie dann die Funktion Bearbeiten Datenträger löschen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie diese bestätigen, werden die ausgewählten Datenträger gelöscht. Wenn Sie Datenträger aus mehreren Buchungskreisen löschen möchten, verwenden Sie dazu die Reorganisations-Funktion des Zahlprogramms. Siehe auch: DTA-Verwaltungsdaten buchungkreisübergreifend löschen [Extern]. Download einer oder mehrer Dateien aus dem SAP-System oder dem Filesystem auf Festplatte oder Diskette Siehe auch: Download der DTA-Datei auf Diskette [Extern]. April

14 SAP AG Datenträgerverwaltung Ausgabe des Inhalts eines Datenträgers auf den Bildschirm bzw. Druck des Inhalts Wählen Sie dazu im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung die Funktion Bearbeiten DTA-Inhalt anzeigen. Die folgenden Funktionen stehen für Zahlungen aus der Personalwirtschaft (HR) nicht zur Verfügung. Belege anzeigen Wählen Sie dazu Zusätze Datenträger-Attrib., und dann Umfeld Belege anzeigen. Mit der Funktion Auswählen verzweigen Sie in den ausgewählten Zahlungsbeleg. Anzeige der Übernahmedaten nach Erhalt und Erfassen des Kontoauszugs Wählen Sie dazu im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung die Funktion Zusätze Bankverkehrs-Attribute. Bei automatischer Verarbeitung von elektronischen Kontoauszügen werden die Felder der Gruppe Kontoauszug gefüllt. Drucken der Begleitliste zum ausgewählten Datenträger Wählen Sie dazu im Übersichtsbild der DTA-Verwaltung die Funktion Umfeld Begleitliste. Erstellen eines Avises Wenn Sie nicht die maschinelle Übernahme elektronischer Kontoauszüge nutzen, sondern die Kontoauszugsdaten manuell eingeben, haben Sie mit der DTA-Verwaltung die Möglichkeit, diese Arbeit durch Avise zu vereinfachen. Sie können mit der Funktion Umfeld Belege-Avis erzeugen zu einem ausgewählten Datenträger ein Avis erzeugen. Diese Avisnummer können Sie später beim Ausgleichsvorgang auf dem Bankverrechnungskonto angeben. Es werden Ihnen beim Ausgleichen dann nur die offenen Posten vorgeschlagen, die zu den im Avis angegebenen Zahlungen gehören. Weitere Informationen über die spezielle Verwendung dieser Funktion in Großbritannien, nämlich zum Erzeugen einer Telepay-Datei, finden Sie in der Dokumentation des Reports RFFODTA1. 14 April 2001

15 SAP AG Scheckdruck Scheckdruck Verwendung Mit dieser Funktion drucken Sie Schecks. Integration Für jeden Scheck wird in der Scheckverwaltung [Extern] ein Eintrag im Scheckregister geschrieben. Voraussetzungen Das Vorprogramm Datenträgeraustausch muß gelaufen sein, so daß einerseits die Regulierungsdaten zur Verfügung stehen, andererseits das Entgeltformular generiert worden ist und vom Scheckdruckprogramm gelesen werden kann. Funktionsumfang Auf den Anhang des Schecks wird automatisch der Entgeltnachweis des Mitarbeiters gedruckt. Außerdem wird eine Zahlungsbegleitliste ausgegeben, die die einzelnen Posten aufführt und als Grundlage für die manuelle Buchung verwendet werden kann. Aktivitäten Wählen Sie Abrechnung Überweisung Scheckdruck, und geben Sie die erforderlichen Angaben ein. April

16 SAP AG Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen Einsatzmöglichkeiten Die Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen ist nur in Argentinien, Australien, Brasilien, China, Indien, Indonesien, Japan, Malaysia, Mexiko, Phillipinen, Singapur, Thailand und Venezuela verfügbar. Mit dieser Funktion können Sie Barzahlungen an Ihre Mitarbeiter und an andere leisten. Der Report H99CMLI0 liest und verarbeitet die Einträge der Tabelle Bankbewegungen. Folgende Listen werden erstellt: eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung benötigen eine Auszahlungsliste eine Unterschriftenliste, auf der die Mitarbeiter den Erhalt des Betrages per Unterschrift quittieren können Auf der Münzliste sind die Beträge stets in der Währung ausgewiesen, die in der Tabelle Bankbewegungen im Abrechnungsergebnis für die Auszahlung angegeben ist. Außerdem werden mit dem Report RFFOD V Mitteilungen an die Zahlungsempfänger erstellt. Voraussetzungen Im Customizing des Rechnungswesens müssen folgende Einstellungen gemacht worden sein: Es ist ein Zahlweg Barzahlung angelegt worden. Der Zahlweg E wird für die meisten der betroffenen Länder im Standard bereits so ausgeliefert. Dem Zahlweg Barzahlung wurde als Druckprogramm der Report RFFOD V (Zahlungsträger international Mitteilung) zugeordnet. Eine Dummy-Hausbank und ein Dummy-Hausbankkonto Kasse wurden angelegt. Dieses Hausbankkonto wird aus technischen Gründen benötigt. Es repräsentiert die Kasse. Hinter diesem Hausbankkonto steht kein tatsächlich existierendes Bankkonto. In den meisten Ländern, in denen die hier beschriebene Barzahlungsfunktion verfügbar ist, enthält das Standardcustomizing des Rechnungswesens bereits die Hausbank CASH und das Hausbankkonto CASH. Die Dummy-Hausbank Kasse wurde auch in den Bankenstammdaten (Tabelle BNKA) angelegt. Da es sich um Stammdaten handelt, ist hierfür kein Eintrag in der Standardauslieferung enthalten. Im Customizing der Personalabrechnung unter Absenderbanken festlegen (Merkmal DTAKT) wurde hinterlegt, daß die Zahlungen, die den Zahlweg Barzahlung tragen, vom Dummy- Hausbankkonto Kasse gezahlt werden sollen. Wenn Sie eine Barzahlung an einen Mitarbeiter leisten, müssen Sie im Infotyp Bankverbindung (0009) den Zahlweg Barzahlung angeben. In der Standardauslieferung des Rechnungswesens ist in den meisten Ländern, die die Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen nutzen, der Zahlweg E vorgesehen. Wenn Sie den Zahlweg Barzahlung eingeben, wird der Betrag, der an den Mitarbeiter gezahlt werden soll, in der Lohnart /559 Überweisung (bzw. bei mehreren Zahlungsläufen in der Lohnart /558 Restzahlung) abgespeichert. Zusätzlich erzeugt das System 16 April 2001

17 SAP AG Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen für diese Lohnart einen Eintrag in der Tabelle Bankbewegungen (BT) im Abrechnungsergebnis. Dieser Eintrag enthält den Auszahlungsbetrag und den Zahlweg Barzahlung. In einigen Fällen können Sie Barzahlungen an andere leisten (in einigen Ländern z.b. Pfändungen). Sie geben dann in dem Infotypen, in dem Sie auch die Information über den Zahlungsempfänger hinterlegen, den Zahlweg Barzahlung an. Voraussetzung für Zahlungen an andere ist, daß beim Abrechnungslauf in der Tabelle Bankbewegungen folgende Angaben gespeichert werden: Lohnart, die den Auszahlungsbetrag enthält Zahlweg Barzahlung Informationen über den Zahlungsempfänger Auszahlungsbetrag Ablauf 1. Sie starten das Vorprogramm DTA. Der Parameter Überweisungen kennzeichnen sollte bei einem produktiven Lauf des Vorprogramms DTA markiert werden, damit Einträge nicht ein zweites Mal verarbeitet werden. Falls Sie mehrere Zahlungsläufe pro Abrechnungsperiode (qualifizierter Abschlag) durchführen, müssen Sie den Parameter Überweisungen kennzeichnen unbedingt markieren. Das Vorprogramm DTA liest die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen (BT), erzeugt daraus die Regulierungsdaten (d.h. die zu zahlenden Posten) und speichert sie in der Datenbank. Dabei werden auch die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen (BT) verarbeitet, die den Zahlweg Barzahlung tragen. Das Vorprogramm DTA interpretiert das Merkmal DTAKT (Absenderbanken festlegen). Ist dieses wie unter Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen [Seite 16] beschrieben angelegt, verwendet das Vorprogramm DTA für die Barzahlungen das Dummy- Hausbankkonto Kasse. 2. Sie starten den Report RFFOD V (Zahlungsträger international Mitteilung). Der Report RFFOD V - liest die Regulierungsdaten, die das Vorprogramm DTA erzeugt hat, aus der Datenbank - druckt die zugehörigen Mitteilungen für die Zahlungsempfänger. Mit diesen Mitteilungen können Sie die Zahlungsempfänger darüber informieren, welchen Betrag sie bar an der Kasse ausgezahlt bekommen. 3. Sie starten den Report H99CMLI0 (Münzliste für Barauszahlung über Zahlweg). Im Gruppenrahmen Weitere Angaben schränken Sie den Programmlauf auf Barzahlung ein. Wenn der Report H99CMLI0 nicht alle Lohnarten berücksichtigen soll, geben Sie im Feld Lohnart die Lohnarten an, für die die Listen erstellt werden sollen. April

18 SAP AG Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen Da das Vorprogramm DTA und die Münzliste unabhängig voneinander gestartet werden, müssen Sie darauf achten, daß die Selektionsoptionen beim Starten des Reports H99CMLI0 so gesetzt werden, daß genau die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen aus den Abrechnungsergebnissen verarbeitet werden, für die auch Mitteilungen erstellt wurden. Der Report erstellt folgende Listen: - eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung benötigen - eine Auszahlungsliste, die den Auszahlungsbetrag enthält - eine Unterschriftenliste, auf der auf der der Empfänger der Barzahlung den Erhalt des Betrages quittieren kann 18 April 2001

19 SAP AG Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken 1. Starten Sie das Vorprogramm DTA. 2. Markieren Sie den Parameter Überweisungen kennzeichnen. Dieser Parameter sollte bei einem produktiven Lauf des Vorprogramms DTA markiert werden, damit das Vorprogramm DTA die verarbeiteten Einträge in der Tabelle der Bankbewegungen im Abrechnungsergebnis mit dem Datum und der Uhrzeit des Programmlaufs kennzeichnet. Falls Sie wegen Abschlagszahlungen mehrere Zahlungsläufe pro Abrechnungsperiode haben, müssen Sie den Parameter Überweisungen kennzeichnen markieren. Dies verhindert, daß Sie versehentlich durch einen erneuten Programmlauf die Einträge ein zweites Mal verarbeiten. 3. Wählen Sie Ausführen. Das Vorprogramm DTA liest die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen (BT), erzeugt daraus die Regulierungsdaten (d.h. die zu zahlenden Posten) und speichert sie in der Datenbank. Dabei werden auch die Einträge aus der Tabelle BT verarbeitet, die den Zahlweg Barzahlung tragen. Das Vorprogramm DTA interpretiert das Merkmal DTAKT (Absenderbanken festlegen). Ist dieses wie unter Barzahlung mit Erstellung von Mitteilungen [Seite 16] beschrieben angelegt, verwendet das Vorprogramm DTA für die Barzahlungen das Dummy- Hausbankkonto Kasse. 4. Starten Sie den Report RFFOD V (Zahlungsträger international Mitteilung). Der Report RFFOD V liest die Regulierungsdaten, die das Vorprogramm DTA erzeugt hat, aus der Datenbank erstellt die zugehörigen Zahlungsträger druckt Mitteilungen für die Zahlungsempfänger. Mit diesen Mitteilungen können Sie die Zahlungsempfänger darüber informieren, welchen Betrag sie bar an der Kasse ausgezahlt bekommen. 5. Starten Sie den Report H99CMLI0. Da das Vorprogramm DTA und der Report H99CMLI0 unabhängig voneinander gestartet werden, müssen Sie darauf achten, daß die Selektionsoptionen beim Starten des Reports H99CMLI0 so gesetzt werden, daß nur die Einträge aus der Tabelle Bankbewegungen aus den Abrechnungsergebissen verarbeitet werden, für die auch Mitteilungen erstellt wurden. 6. Geben Sie im Gruppenrahmen Weitere Angaben den Zahlweg Barzahlung ein. 7. Wenn der Report H99CMLI0 nicht alle Lohnarten berücksichtigen soll, geben Sie im Feld Lohnart die Lohnarten an, für die die Listen erstellt werden sollen. 8. Wählen Sie Ausführen. April

20 SAP AG Barzahlung durchführen und Mitteilungen drucken Der Report erstellt folgende Listen: eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung benötigen eine Auszahlungsliste eine Unterschriftenliste, auf der die Mitarbeiter den Erhalt des Betrages per Unterschrift quittieren können 20 April 2001

21 SAP AG Barzahlung Barzahlung Einsatzmöglichkeiten Der Report RPCMLI00 bzw. RPCMLI09 (Münzliste) unterstützt Sie bei Barzahlungen an Ihre Mitarbeiter. Die Funktion ist in Argentinien, Brasilien, Mexiko und Venezuela nicht verfügbar. Die Münzliste ist ein reines Listprogramm, das keinerlei Daten in Ihrem System fortschreibt. Die Barzahlungen werden in Ihren Abrechnungsergebnissen nicht als gezahlt oder verarbeitet markiert. Wenn Sie den Report erneut mit den gleichen Angaben starten, werden die gleichen Einträge aus der Tabelle Zahlungsinformation noch einmal gelesen und verarbeitet. Die Beträge werden auf der Münzliste stets in der Abrechnungswährung ausgewiesen. Voraussetzungen Sie haben im Infotyp Bankverbindung (0009) den Zahlweg BLANK eingegeben. Dies bewirkt, daß der Betrag, der dem Mitarbeiter gezahlt werden soll, im Abrechnungsergebnis in der Lohnart /557 Barzahlung gespeichert wird. In der Tabelle Bankbewegungen (BT) wird kein Eintrag zur Lohnart /557 gemacht. Ablauf Sie starten den Report RPCMLI00 bzw. RPCMLI09. Folgende Listen werden erstellt: eine Münzliste mit der Anzahl der Geldstücke und -scheine, die Sie für die Barzahlung benötigen eine Auszahlungsliste, die den Auszahlungsbetrag enthält eine Unterschriftenliste, auf der der Empfänger der Barzahlung den Erhalt des Betrages quittieren kann April

22 SAP AG Externe Überweisungen (Infotyp 0011) Externe Überweisungen (Infotyp 0011) Im Infotyp Externe Überweisung (0011) können Sie die für externe Überweisungen notwendigen Informationen hinterlegen. Externe Überweisungen sind zum Beispiel Überweisungen von Versicherungsbeiträgen an eine Versicherung des Mitarbeiters und Mietabzüge an den Vermieter des Mitarbeiters. In der Standardauslieferung steht Ihnen unter anderem die folgende Lohnart zur Verfügung: Subtyp M770: Abzug Miete Zahlungsangaben Im Feld Lohnart geben Sie an, welche Lohnart der externen Überweisung zugrunde liegen soll. Abhängig von der Lohnart bearbeiten Sie entweder das Feld Betrag oder die Felder Anzahl und Einheit. Das System überprüft die eingegebene Kombination. Die Währung wird abhängig vom Buchungskreis vorgeschlagen und kann von Ihnen überschrieben werden. Die Zahlungszeitpunkte können Sie entweder in den Feldern Erste Auszahlperiode und Abstand in Perioden zur nächsten und allen weiteren Perioden oder in den Feldern Erstes Auszahldatum und Abstand/Einheit zum nächsten und allen weiteren Tagen festlegen. Geben Sie hierbei die Zahlungsperiode ohne Abrechnungsjahr an. Die weiteren Zahlungsperioden werden durch Addieren des Abstands ermittelt. Empfänger Für die Eingabe der Empfängerdaten haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie geben im Feld Empfängerschlüssel den Schlüssel eines in Ihrem System vorgesehenen Empfängers an. Das System ermittelt daraus Name, Anschrift und Bankverbindung des Empfängers sowie den Zahlweg. Sie machen im Feld Empfängerschlüssel keine Angaben und geben den Namen, die Anschrift und die Bankverbindung des Empfängers sowie den Zahlweg manuell ein. Wenn Sie einen Empfängerschlüssel eingeben, machen Sie keine weiteren Eingaben zum Empfänger und zum Zahlweg. In das Feld Verwendungszweck können Sie einen frei wählbaren Text eingeben. Im Feld Priorität können Sie die Priorität einer externen Überweisung hinterlegen. Dieses Feld wird in der Standardauslieferung nicht verwendet. 22 April 2001