Einfach mehr Freizeit.

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1 Einfach mehr Freizeit.

2 ZUM TITELBILD Einfach mehr Freizeit. Mit der Botschaft «Einfach mehr Freizeit» ist es uns gelungen, in einem mehrheitlich anonym kommunizierenden Markt auf unsere Software aufmerksam zu machen. Sie drückt aus, was wir mit PROFFIX erreichen wollen: Nämlich, die Inhaber und Verantwortlichen kleinerer Schweizer Unternehmen, die meist mit Herz und Seele ihre Geschäfte führen, in der Administration wirkungsvoll zu entlasten. Damit ihnen Zeit bleibt für sich selbst, für ihre Erholung und natürlich für ihre Ideen. Dass dieses Versprechen mehr als ein Lippenbekenntnis ist, beweisen uns unsere weit über 1000 Kunden, welche die Professionalität unserer Lösung und die kundennahe Betreuung schätzen. Kunden und Vertriebspartner sind es denn auch, mit denen wir die wunderschönen Aufnahmen in dieser Broschüre auf unserem Hausberg dem Pizol realisieren durften. Herausgeber PROFFIX Software AG, Wangs Konzept und Text vademecom ag, Zürich Gestaltungskonzept corinta bürgi-cito artdirection, Kilchberg Fotografie Thomas Schuppisser, Zürich Druck Binkert Druck AG, Laufenburg 2 PROFFIX

3 INHALT VORWORT 10 Jahre PROFFIX. DIE SOFTWARE 4 DIE MODULE 6 DIE OPTIONEN 9 PROFFIX EIN ERSTER EINBLICK 10 Software für Schweizer KMU von einem Schweizer KMU. PROFFIX Software AG ist ein kleineres Schweizer Softwareunternehmen mit Sitz im sanktgallischen Wangs. Als wir vor zehn Jahren starteten, haben wir mit PROFFIX eine KMU-Software auf den Markt gebracht, die sich vom Design und von der Technologie her grundlegend von herkömmlichen Produkten unterschied und die den zehntausenden Schweizer Unternehmen mit bis zu 25 Computerarbeitsplätzen eine echte Alternative zu teuren und überdimensionierten Business-Lösungen bot. Unternehmen, die heute PROFFIX wählen, erhalten eine kaufmännische Gesamtlösung, die für sie gedacht und durchdacht ist und genau die Funktionen umfasst, die wirklich gebraucht werden. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Alle unsere Kunden helfen mit ihren Anregungen mit, das Produkt ständig weiter zuentwickeln. Dazu kommen gesetzliche und technische Änderungen, die wir in PROFFIX schnell und pragmatisch umsetzen. Wenn wir heute auf unsere Kundenliste blicken, sind wir auch ein bisschen stolz, in wie vielen kreativen und engagierten Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen PROFFIX das Fundament für eine solide Geschäftsadministration bildet. Zusammen mit unseren 60 Vertriebspartnern sind wir der ideale Softwarepartner für kleinere, engagierte KMU mit hohen Ansprüchen an Effizienz, Transparenz und Einfachheit. Peter Herger, Geschäftsführer «MIT PROFFIX HABEN WIR UNSERE ADMINISTRATION DEUTLICH VEREINFACHT.» Remo Rey, Tourismusdirektor von Winterthur, der sechstgrössten Schweizer Stadt DAS UNTERNEHMEN 3

4 DIE SOFTWARE Daten nur einmal erfassen und durchgängig verwalten. Es ist so einfach, besser organisiert zu sein. Funktionskreislauf PROFFIX wurde als eine der ersten Lösungen komplett auf der Microsoft Plattform.NET entwickelt. Diese bildet die Grundlage für eine moderne, modular aufgebaute Software, die sich einfach bedienen und anpassen lässt und mit der sich sämtliche Prozesse über eine zentrale Datenbankstruktur steuern lassen. PROFFIX überzeugt als echte Schweizer KMU-Software. Sie wurde von erfahrenen Finanz- und IT-Spezialisten für die Ansprüche der vielen Kleinunternehmen in der Schweiz entwickelt. Diesen eine moderne und zukunftsweisende Lösung für die Geschäftsadministration zu bieten, ist unser Anspruch. Ein professionelles Adressmanagement, eine einfache und effiziente Auftragsbearbeitung sowie eine moderne Finanzbuchhaltung bilden die Basis dafür. Die Vorteile von PROFFIX «WIR WAREN BEGEISTERT, WIE SCHNELL WIR OHNE TEUREN SCHULUNGSAUFWAND MIT PROFFIX ARBEITEN KONNTEN.» Marc Brechtbühl, Geschäftsführer Kaufleuten, Zürich 4 PROFFIX In der Schweiz für Schweizer KMU entwickelt Moderne Lösung auf Microsoft Plattform.NET entwickelt Vollständige Integration von Microsoft Outlook, Word und Excel Modular und skalierbar, wobei jedes Modul identisch aufgebaut ist und sich vollständig in die Lösung einfügt Einfach verständlich und schnell in der Praxis einsetzbar Mandantenfähig ohne zusätzliche Kosten Modernste E-Banking-Lösung mit Schnittstellen zu den meisten Schweizer Retail-Banken Voll integrierte Mehrwertsteuer swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung Offene Datenstruktur ermöglicht einen effizienten Datenaustausch Attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis

5 Übersichtliche Adressen und Aufträge Die Adressverwaltung ist das Herz von PROFFIX. Hier werden sämtliche Informationen zu den Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen Kontakten zentral erfasst und stehen anschliessend für Abfragen jederzeit zur Verfügung. Die Adressverwaltung bietet Ihnen aber auch die Grundlage für eine aktive Kundenbetreuung. In der Auftragsbearbeitung von PROFFIX werden über dieselbe Maske von der Offerte bis zur Rechnung alle Daten eingegeben. Dadurch sind die Aufträge jedes Kunden schnell zu überblicken und wichtige Informationen sofort abrufbar. So lässt sich beispielsweise auf einen Blick erkennen, welche Produkte der Kunde zu welchen Konditionen einsetzt, welche Bestellungen noch offen und welche Lieferungen bereits fakturiert sind. Die Auftragsbearbeitung greift direkt auf den Artikelstamm und die Lagerverwaltung zu, wodurch Preise und verfügbare Mengen abgefragt werden können, ohne dass das Programm gewechselt werden muss. Jederzeit aktuelle Zahlen Sämtliche buchhalterisch relevanten Informationen aus der Auftrags-, Debitoren- und Kreditorenverwaltung sowie aus der Artikel- und Lagerverwaltung werden automatisch in die Finanzbuchhaltung von PROFFIX übernommen. Hier lassen sich Ein- und Ausgänge einfach verbuchen, Informationen zu offenen Posten und Umsätzen abrufen und die Mehrwertsteuerabrechnung erstellen. Dank der Integration des Mahnwesens in die Debitorenbuchhaltung können Sie dieses leicht professionell steuern und Liquiditätsengpässe vermeiden. PROFFIX erlaubt Ihnen aber auch, Fremdwährungen zu führen und Budgets zu erstellen, in denen Ist, Plan und Vorjahr einander direkt gegenübergestellt werden können. Bereit für den modernen Geschäftsalltag PROFFIX bietet eine Reihe weiterer Module und Werkzeuge, mit welchen sich der moderne Geschäftsalltag noch effizienter gestalten lässt. Das CRM (Customer Relationship Management) von PROFFIX ermöglicht ein professionelles Kundenund Beziehungsmanagement und bietet unter anderem eine Anruferkennung. Es bildet zudem die Schnittstelle zu Microsoft Outlook, wo s, Aufgaben und Termine direkt mit einer Adresse verknüpft werden. PROFFIX bietet aber auch einen voll integrierten Webshop. Bereits erfasste Artikel werden direkt in den Webshop übernommen. Erfolgt eine Bestellung, erstellt PROFFIX automatisch die Adresse sowie die Auftragsbestätigung und übermittelt diese elektronisch an den Kunden. Die E-Banking-Option erlaubt Ihnen die direkte Kommunikation mit der Hausbank, wobei Vergütungsaufträge und die ESR-Dateien der Zahlungseingänge direkt in PROFFIX übermittelt werden, ohne dass die Datei lokal abgespeichert werden muss. Bankbewegungen lassen sich als Journal einlesen und anschliessend sofort in der Finanzbuchhaltung verbuchen. Einfach immer aktuell sein. PROFFIX lässt sich praktisch von alleine à jour halten. Mit dem Abschluss einer Update-Pauschale erhalten Sie regelmässig und automatisch alle wichtigen Aktualisierungen. DIE SOFTWARE 5

6 DIE MODULE Passend zum Unternehmen. Es ist einfacher als man denkt und besser als je zuvor. PROFFIX ist modular aufgebaut. Das bedeutet: Sie bestimmen den Umfang Ihrer Lösung und können diese jederzeit ausbauen. Denn jedes PROFFIX Modul ergänzt nahtlos die bereits eingesetzten Programme. Adressverwaltung Hier werden sämtliche Informationen zu den Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern zentral verwaltet, und jeder Arbeitsschritt in PROFFIX lässt sich von hier aus steuern. Falls Sie beim Kauf von PROFFIX bereits mit einem Adressverwaltungsprogramm arbeiten, können Sie die Daten einfach mit PROFFIX synchronisieren. 6 PROFFIX Auftragsbearbeitung In der Auftragsbearbeitung von PROFFIX erfassen Sie von der Offerte bis zur Rechnung alle Daten über dieselbe Maske. Dadurch sind die Aufträge jedes Kunden sofort zu überblicken und wichtige Informationen jederzeit abrufbar. Zudem können Preise und verfügbare Mengen aus der Lager- und Artikelstammverwaltung abgefragt werden, ohne dass Sie das Programm wechseln müssen. Artikel- und Lagerverwaltung Die Artikelund Lagerverwaltung von PROFFIX erlaubt Ihnen eine moderne Lagerbewirtschaftung. Sie haben jederzeit die Übersicht über Ihre Warenbestände und Preise und können Stücklisten, Chargen, Produkt-Bundles und Serienartikel (Optionen) mehrsprachig verwalten. Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung ist das Kernstück von PROFFIX. Sämtliche buchhalterisch relevanten Daten und Informationen aus der Auftrags-, Debitoren- und Kreditorenverwaltung sowie aus der Artikel- und Lagerverwaltung werden automatisch in die Finanzbuchhaltung von PROFFIX übernommen. Hier lassen sich Transaktionen einfach verbuchen, Umsätze abrufen und die Mehrwertsteuerabrechnung im Nu erstellen. Debitorenbuchhaltung Sie unterstützt Unternehmen, ihre Debitoren effizient zu verwalten und ein professionelles Mahnwesen zu führen. Auf Tastendruck können die entsprechenden Mahnschreiben gedruckt und per oder Post versandt werden. Die Debitoren-Belege und Zahlungen werden direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht und zahlreiche Listen liefern wichtige Informationen zu Kunden und deren Zahlungsmoral und Umsätzen. Kreditorenbuchhaltung Sie ermöglicht eine einfache Erfassung der Lieferantenrechnungen und hilft Ihnen, die fälligen Rechnungen unter Berücksichtigung von Skonti und anderen Abzügen fristgerecht zu begleichen. Die Übermittlung an die Bank oder an PostFinance erfolgt im Einsatz mit der PROFFIX E-Banking-Lösung direkt aus PROFFIX oder per Datei. Die Debitoren- und Kreditorenmodule von PROFFIX sind identisch aufgebaut wie die Finanzbuchhaltung und bieten dieselben Buchungsmasken. Customer Relationship Management (CRM) PROFFIX CRM ist eine praktische Lösung für ein aktives Kunden- Beziehungsmanagement. Es lassen sich Termine und Aufgaben verwalten, schnell und einfach Serienbriefe und elektronische Newsletter erstellen und an den bestehenden Adressstamm oder eine beliebige Selektion daraus versenden. Sämtliche Termine und Aufgaben können mit Microsoft Outlook synchronisiert werden.

7 Leistungsverwaltung Dienstleistungs- und Gewerbeunternehmen bietet sich mit der PROFFIX Leistungsverwaltung ein effizientes Modul, um die für einen Auftrag erbrachten Dienstleistungsstunden, die Spesen und das verbrauchte Material zu erfassen und direkt zu verrechnen. Dabei werden auch die Arbeitsund Überzeiten sowie die Ferientage jedes Mitarbeiters festgehalten. Kundeninstallationsverwaltung Dieses Modul unterstützt Unternehmen, installierte Geräte und Produkte bei ihren Kunden zu verwalten. Sie wissen jederzeit Bescheid, welche Produkte seit wann an welchen Standorten eingesetzt werden und können Fragen zu Garantieansprüchen, Einsatzdauer usw. schnell und kompetent beantworten. Serviceauftragsverwaltung Die Daten aus der Installationsverwaltung werden direkt in die Serviceauftragsverwaltung übernommen, wo die Serviceeinsätze koordiniert, erfasst und die ausgeführten Arbeiten beschrieben werden. Ist der Einsatz abgeschlossen, erfolgt automatisch ein Eintrag in die Leistungsverwaltung von PROFFIX. Einkaufsverwaltung Die Einkaufsverwaltung von PROFFIX erlaubt Ihnen, Bestellungen und Wareneingänge unkompliziert zu verwalten und den Einkauf wirtschaftlich zu steuern. Auf Tastendruck erfahren Sie, welche Bestellungen offen sind und welche Lieferungen Ihnen noch nicht fakturiert wurden. Webshop Der Webshop ist vollständig in PROFFIX eingebettet. Sämtliche Daten zu den Produkten werden nur einmal erfasst und zentral verwaltet und können via Mausklick freigegeben werden. Dabei sind sämtliche Vorgaben für den Betrieb des Online- Shops standardmässig integriert und können in PROFFIX offline parametrisiert werden. Lohnbuchhaltung Die Lohnbuchhaltung von PROFFIX ist swissdeczertifiziert und kann nahtlos in die Finanzbuchhaltung von PROFFIX integriert, aber auch eigenständig eingesetzt werden. In diesem Modul lassen sich die Löhne einfach verwalten, die Lohnläufe weitgehend automatisieren und Lohnausweise sowie die Abrechnungen mit den Sozialpartnern schnell und vorschriftsgemäss erstellen. DIE MODULE 7

8 8 PROFFIX «WAS FRÜHER VIEL ZEIT KOSTETE, ERLEDIGT SICH MIT PROFFIX FAST VON SELBST.» Hermann Wallmer, Bijewa AG, Handel und Druck von hochwertigen Geschenkverpackungen

9 DIE OPTIONEN Nützliche Ergänzungen für höchste Effizienz. PROFFIX ist einfach zu ergänzen, wann immer es sich lohnt. PROFFIX ist so klar und verständlich aufgebaut, dass sich die Lösung ohne teuren Programmieraufwand sinnvoll ergänzen lässt. E-Banking PROFFIX bietet eine äusserst moderne und sichere E-Banking-Lösung, die praktisch mit allen bekannten Retail-Banken und Finanzinstituten eingesetzt werden kann. Zahlungsaufträge werden automatisch in PROFFIX vorbereitet und übermittelt, ESR-Dateien direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen und dort ohne Umwege verbucht. Preisverwaltung Mit diesem Modul bringen Sie Transparenz in Ihre Preisgestaltung. Es erlaubt Ihnen, auf einfache Art und Weise Preislisten und Staffelpreise pro Adresse, Artikel, Positionsart, Artikelklasse und -gruppe zu definieren. Zudem können künftige Preise vorerfasst werden, was die Preiskalkulation zusätzlich vereinfacht. Provisionsverwaltung Hier lassen sich die Provisionsvergütungen für Mitarbeiter, Partner und Kunden zentral verwalten. Sie können die Bedingungen für eine Vergütung festhalten, flexible Formeln für die Berechnung definieren, Rückstellungen für Provisionen automatisch verbuchen sowie die Abrechnungen auf Knopfdruck für jeden Empfänger erstellen. Benutzerverwaltung Die Benutzerverwaltung erlaubt es, die Zugriffsberechtigungen in PROFFIX vielschichtig und klar zu regeln. Per Mausklick legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Daten ansehen und/oder verändern darf. Die Rechte lassen sich einzeln oder als Gruppe, für ein ganzes Programm oder auch nur auf einzelne Anwendungen definieren. Import- und Exportmodul Damit Sie Ihre Daten mit Kunden, Lieferanten und Filialen elektronisch austauschen sowie aus Fremdprogrammen übernehmen können, haben wir ein Modul sowohl für den Datenimport als auch für den -export entwickelt. Dadurch entfallen teure Programmieraufwendungen, und Import- und Exportdefinitionen können per Mausklick festgelegt werden. Elektronische Dokumente PROFFIX integriert die EDI-Schnittstelle und erlaubt so den vollelektronischen Austausch von Dokumenten mit Drittsystemen von Lieferanten und Partnern. Treuhand-Modul Mit der Finanzbuchhaltung und dem Treuhandmodul, das den elektronischen Datenaustausch zwischen Treuhänder und seinen Mandanten regelt, bietet PROFFIX modernen Treuhandbüros eine fortschrittliche und standardisierte Finanzsoftware. Der Treuhänder führt mit PROFFIX beliebig viele Mandanten und kann zur gleichen Zeit in der Finanzbuchhaltung arbeiten wie seine jeweiligen Kunden in der lokal installierten Buchhaltung. DIE OPTIONEN 9

10 PROFFIX Einheitliche Masken durch alle Programme. So übersichtlich und transparent kann auch Ihre Administration sein. PROFFIX ist auf der modernen Microsoft Plattform.NET entwickelt und von Grund auf so konzipiert, dass sich die Software für alle Branchen eignet, einfach erweitern und problemlos in eine bestehende Unternehmensumgebung integrieren lässt. Immer wieder sind Kunden von PROFFIX begeistert, wie schnell die Lösung in der Praxis eingesetzt und den individuellen Bedürfnissen angepasst werden kann. Dabei schätzen sie insbesondere die an Microsoft Windows angelehnte Oberfläche und die logische Navigation, wodurch die Programme ohne teure Schulungen bedient werden können. DIE MEISTVERWENDETEN MODULE «DIE ERFASSUNG UNSERER PRODUKTIONS- AUFTRÄGE IN PROFFIX SPART UNS ENORM ZEIT IN DER AUFTRAGSBEARBEITUNG.» Edwin Keller jun., Edwin Keller AG, Handel und Produktion von industriellen Produkten 10 PROFFIX In der Adressverwaltung von PROFFIX werden nicht nur sämtliche Kontakte erfasst, sondern es wird beispielsweise auch die gesamte Korrespondenz eines Kunden zentral abgelegt ob Rechnungen, s oder andere Korrespondenz.

11 Ebenso einfach wie schnell umgesetzt der PROFFIX Webshop Der Verkauf über Internet wird als Absatzkanal immer wichtiger. Mit dem PROFFIX Webshop kann das Vorhaben eines eigenen Internet- Shops schnell umgesetzt werden. Für ein aktives Kundenmanagement PROFFIX CRM Dies ist ein weiteres Modul, das moderne KMU bei einer professionellen Geschäftsführung sinnvoll unterstützt. Die Lösung erlaubt eine saubere Erfassung aller Kundeninformationen und bietet die Möglichkeit, Werbebriefe und E-Newsletter effizient zu erstellen. Adressen verwalten Aufträge durchgängig abwickeln Finanzen stets im Griff. Über dieselbe Eingabemaske werden die Aufträge Position für Position erfasst und die entsprechenden Dokumente mithilfe von Textbausteinen und Vorlagen schnell und einfach erstellt PROFFIX bringt Effizienz und Übersicht in Ihr Auftragswesen. Neben einer modernen Lagerbewirtschaftung mit der Möglichkeit, Stücklisten, Chargen, Produkt-Bundles usw. zu erstellen, liefert dieses Modul jederzeit übersichtliche Informationen über Warenbestände und gibt Auskunft über gut und schlecht laufende Produkte. Die PROFFIX Finanzbuchhaltung bietet eine Vielzahl von Auswertungen. EIN ERSTER EINBLICK IN DIE SOFTWARE 11

12 PROFFIX Software AG Bahnhofstrasse 17a 7323 Wangs Tel Fax Unser Engagement bei den Kloten Flyers unterstreicht unsere Freude, immer wieder auch unkonventionelle Wege zu gehen. Und so erleben wir mit unseren Kunden und Partnern immer wieder tolle Spiele in der Klotener Kolping-Arena und geniessen mit ihnen ein paar Stunden Freizeit.