Jörg Klausch, Hendrik Kellermeyer und perbit: Kompetenzführer für individuelle HR-Systeme, elektronische Personalakte und Mobile HR

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1 Jörg Klausch, Hendrik Kellermeyer und perbit: Kompetenzführer für individuelle HR-Systeme, elektronische Personalakte und Mobile HR Name: Jörg Klausch Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: perbit Software GmbH Name: Hendrik Kellermeyer Funktion/Bereich: Geschäftsführer Organisation: perbit Software GmbH Liebe Leserinnen und Leser, im Rahmen unserer Competence Site möchten wir Ihnen kompetenzführende Organisationen und Experten aus Forschung und Praxis vorstellen, die dabei zugleich ihr Kompetenzgebiet beleuchten. Die perbit Software GmbH hat sich als Marktführer für die Entwicklung von HR- Software im Mittelstand etabliert, die Individualität und Standard miteinander verbindet. Dabei überzeugt das perbit-team durch seine auf den Kunden zugeschnittene Entwicklung, welche sowohl die Planung und Nutzung als auch die Betreuung mit einschließt. Herr Klausch und Herr Kellermeyer, beide seit Anfang des Jahres 2012 Geschäftsführer der perbit Software GmbH, berichten in diesem Interview über das Unternehmen, über ihre jeweiligen Bereiche sowie über die Zukunftsaussichten von perbit. Dabei gehen sie auch auf die spannende Frage ein, wie eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge gelingt. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr Competence Site-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Klausch, sehr geehrter Herr Kellermeyer, Frage 1: Kurzvorstellung perbit, Jörg Klausch und Hendrik Kellermeyer Die perbit Software GmbH gehört zu den bekanntesten Unternehmen der HR- Branche. Trotzdem kurz vorweg: Können Sie das Unternehmen und Ihren jeweiligen Geschäftsbereich vorstellen? Gibt es einen speziellen Branchenfokus? Wie sind Sie zum Unternehmen gekommen und welche Kompetenzen konnten Sie bisher auf Ihrem Entwicklungspfad auf- und ausbauen? Jörg Klausch: Die perbit Software GmbH ist der Spezialist für Human-Resources- Management-Systeme im Mittelstand. Die technologische Kernkompetenz von perbit besteht darin, Individualität und Standard miteinander zu verbinden. Das Unternehmen wurde 1983 gegründet und zum Vorreiter für die Personalarbeit auf dem PC. Diese technologische Ausrichtung sowie die bereits in den ersten Gesprächen mit dem Firmengründer Wolfgang Witte wahrgenommene besondere familiäre Arbeitsatmosphäre weckten in den 1990er-Jahren mein Interesse, die Human-Resources-Management- Systeme bei perbit weiterzuentwickeln. Anfangs waren die Inhalte von Human-Resources-Management-Systemen mit wenigen Bildschirmmasken noch vergleichsweise überschaubar und konnten von den technisch interessierten Vertriebsberatern direkt für die Kunden individualisiert werden. Mit den steigenden Kundenanforderungen habe ich bei perbit diese Aufgabe übernommen und eine eigenständige Consulting-Abteilung aufgebaut. Mittlerweile haben wir in mehr als Projekten erfolgreich die Kunden beraten und unser Human-Resources-Management-System eingeführt. Dabei hat es mir besondere Freude bereitet, Consultants während der Einarbeitung bei perbit zu begleiten und den Ausbau der Abteilung voranzutreiben. Aus dem Blickwinkel Produktmanagement konnte ich die Weiterentwicklung unserer Software und insbesondere zwei neue Softwaregenerationen aktiv gestalten. Als Geschäftsführer bin ich heute für die Unternehmensbereiche Entwicklung, Produktmanagement, Qualitätsmanagement und Consulting verantwortlich. Seite 2

3 Hendrik Kellermeyer: In der Endphase meines Studiums, das war vor 20 Jahren, nahm ich Kontakt zu perbit auf. Hier untersuchte man die Möglichkeit, die Papierakte zu archivieren. Ich habe dieses Thema dann im Rahmen meiner Diplomarbeit bearbeitet. Im Vergleich zu heute war es damals überwiegend ein technisches Thema, denn erst durch die optischen Speichermedien wagte man es, so große Datenvolumen revisionssicher zu archivieren. Anschließend hat man mich als Vertriebsberater und Consulter eingestellt. Drei Jahre später wurde ich zum Vertriebsleiter ernannt. Die Beratung wurde von meinem Kollegen Jörg Klausch übernommen und geleitet. Mit der Berufung in die Geschäftsleitung und der Ernennung zum Geschäftsführer sind zusätzlich die Unternehmensbereiche IT, Support und Verwaltung in meinen Verantwortungsbereich gefallen. Der komplette Umbau der Geschäftsleitung wird aber erst Ende 2013 abgeschlossen sein. Wenn ich die 20 Jahre mit perbit Revue passieren lasse, dann hat sich unser Ziel wenig geändert: Wir haben immer schon Lösungen für die anspruchsvolle Personalarbeit angeboten. Die Ausrichtung unserer Produktlinie zielte von jeher auf die Individualisierbarkeit unserer Lösungen. Hinzugekommen ist ein Paradigmenwechsel in der Personalarbeit: Führungskräfte übernehmen inzwischen selbst viele personalwirtschaftliche Aufgaben und müssen damit ganz anders unterstützt werden. Die Systeme müssen selbsterklärend sein. Sie dürfen auch nicht überfrachtet werden, damit ein Gelegenheitsanwender schnell die relevanten Informationen findet. Mit perbit.insight haben wir dieses individuelle Gesicht bei gleichzeitiger Usability bekommen. Eine integrierte Prozessengine, die die Personalabläufe steuert und überwacht, hilft unseren Kunden, sich auf die heutigen Kernthemen der Personalarbeit zu konzentrieren, die zum Beispiel mit dem Fachkräftemangel auf sie zugekommen sind. Durch die hohe Flexibilität unserer Softwarelösungen fokussieren wir uns nicht auf bestimmte Branchen. Wenn man kundenspezifische Lösungen später innerhalb einer Branche vergleicht, findet man natürlich Gemeinsamkeiten dennoch gestalten fast alle Kunden ihre Personalarbeit sehr individuell aus. Seite 3

4 Frage 2: Elektronische Personalakte Die digitale oder elektronische Personalakte scheint etabliert, wenn man die vielen Veröffentlichungen zum Thema, auch auf der Competence Site, betrachtet. Wie bewerten Sie die Etablierung der elektronischen Personalakte? Welchen Nutzen und welche Leistungsvorteile bringt diese Art der Personalverwaltung konkret? Welche Schwierigkeiten ergeben sich bei der Einführung und wie lösen Sie diese in Zusammenarbeit mit Ihren Anwendern? Was zeichnet im Speziellen die elektronische Personalakte von perbit aus? Hendrik Kellermeyer: Wir erleben die Nachfrage bei der elektronischen Personalakte über die Jahre hinweg als Wellenbewegung. Viele Lösungsangebote sind rein technischer Art. Sie vernachlässigen den Arbeitsalltag und die vorhandenen Lösungen in der Personalarbeit. Damit wird eine Markteuphorie häufig wieder durch Negativbeispiele zerstört. Ein weiteres Problem ist, dass die archivierte Akte auf einmal ein komplettes Personalmanagement-System ersetzen soll. Das ist aus unserer Sicht undenkbar, denn Qualität und Quantität der extrahierten Daten reichen bei Weitem nicht aus, um professionelle Personalarbeit zu unterstützen. Wir bei perbit gehen den umgekehrten Weg: Wir integrieren in unsere HR-Software, die alle personalrelevanten Themen abbilden kann, ein Archivierungsprogramm. Dieses muss jetzt nur noch die gescannten Personalakten verwalten und anzeigen. Funktionen wie Auswertungen oder Benutzerrechte übernimmt das Personalmangement-System. Unsere Lösung zeichnet sich durch die nahtlose Integration von HR-System mit der Archivierung aus. Die Anwender, und das sind längst nicht nur Personaler, sondern immer mehr auch Führungskräfte, erwarten eine Oberfläche für alle Personalangelegenheiten. Das können wir durch moderne Web-Systeme bieten. Den größten Respekt haben die Kunden vor der Startphase der Archivierung: Wie kommen die Papierbelege in das Archiv? Wer bereitet die Papierakte auf? Wer scannt? Wie lange dauert die Übergangsphase? Hier helfen wir mit unserer Erfahrung und mit Partnern, die diese aufwändigen Anfangsarbeiten je nach Bedarf in ihrer Gesamtheit oder in Teilbereichen übernehmen. Seite 4

5 Frage 3: HR-Software für mobile Endgeräte Als einer Ihrer Schwerpunkte gilt neben dem Business Process Management derzeit die Entwicklung von HR-Software für mobile Endgeräte. Welche Vorteile ergeben sich für die Anwender durch die neue Mobilität? Welche Herausforderungen erleben Sie bei der Entwicklung von mobil nutzbaren im Vergleich zu klassischen Anwendungen? Wie gehen Sie mit der Datensicherheit um? Jörg Klausch: Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets führen zu einer vollkommen orts- und zeitunabhängigen Verfügbarkeit der Systeme. Sie eignen sich nicht nur zum Abrufen von Mails, sondern beispielsweise auch, um beim Warten auf dem Flughafen oder Bahnhof als Führungskraft schnell den Urlaubsantrag eines Mitarbeiters zu genehmigen oder im Mitarbeitergespräch barrierefrei gemeinsam auf die Ergebnisse der letzten Beurteilung zu schauen. Im Mai/Juni 2012 haben wir wissenschaftlich begleitet durch Prof. Dr. Wolfgang Jäger von der Hochschule RheinMain eine Befragung zum Thema Mobile HR durchgeführt. Die über 400 Teilnehmer sahen als Vorteile mobiler HR-Anwendungen insbesondere Zeitersparnis, Verbesserung des Workflows, Effizienzsteigerung und Aktualität der Daten. Die Ergebnisse der Studie stellen Prof. Dr. Jäger und ich ausführlich am 26. September 2012 auf der Zukunft Personal in Köln vor. Gegenüber der klassischen Nutzung von HR-Software im Büro ist ein schnellerer Wechsel und eine größere Vielfalt bei mobilen Endgeräten erkennbar. Immer mehr Mitarbeiter haben den Wunsch, ihre eigenen Endgeräte im Unternehmen zu verwenden. Damit haben nicht nur die Unternehmen die Aufgabe, ihre IT-Richtlinien und die Administration der Netzwerke auf den Einsatz mobiler Endgeräte auszurichten. Auch die Softwarehersteller sind gefordert. So müssen bespielsweise bei der Benutzerführung und Oberflächengestaltung die Besonderheiten des jeweiligen Endgerätes beachtet werden. Tablets und Smartphones werden für ganz unterschiedliche Aufgabenstellungen verwendet und benötigen entsprechend unterschiedlich geplante Use Cases. Der Datensicherheit kommt beim Einsatz mobiler Endgeräte die gleiche hohe Bedeutung zu wie beim klassischen Büroeinsatz von HR-Software. Durch die verstärkte Nutzung privater Endgeräte ergibt sich darüber hinaus die Notwendigkeit, keine Personaldaten auf mobilen Endgeräten zu speichern. Seite 5

6 Frage 4: Unternehmensnachfolge, Ausblick für 2012 Ihre Berufung in die Geschäftsführung ist langfristig auch ein Schritt in Richtung Unternehmensnachfolge. Wie erleben Sie bisher den Wandel zur erweiterten Unternehmensführung und zur langfristigen Stabsübergabe? Was sind Ihre eigenen Pläne für 2012 als Geschäftsführer und als Privatperson? Wie wirkt sich Ihre neue Tätigkeit als Geschäftsführer auf Ihre Work-Life-Balance aus? Welche Aussichten sehen Sie für die perbit Software GmbH und für HR-Software bis 2020? Jörg Klausch: Die vorausschauende Planung der Unternehmensnachfolge durch die beiden Firmengründer Richard Manuel und Wolfgang Witte hat meinen Kollegen Hendrik Kellermeyer und mich sehr gut auf die Verantwortung und die konkrete Ausgestaltung der Tätigkeit als Geschäftsführer vorbereitet. Mit stetigen Innovationen unseres Human-Resources-Management-Systems perbit.insight wollen wir in den nächsten Jahren weiter konsequent die Kundenorientierung und Qualitätsführerschaft verfolgen. Insbesondere beim Roll Out der HR-Systeme an Mitarbeiter und Führungskräfte gilt es, die Personalabteilungen mit umfangreichen Dienstleistungen zu unterstützen. Durch den demografischen Wandel sowie durch Veränderungen im Kommunikationsund Informationsverhalten (Stichworte: soziale Netzwerke, mobile HR) werden bis zum Jahr 2020 die Benutzerfreundlichkeit und die Individualisierbarkeit von HR- Software nochmals an Bedeutung gewinnen. Hier hat perbit bereits wichtige Weichen gestellt. Wir werden auch zukünftig konsequent unser Best-of-Breed-Konzept und die Individualisierung der HR-Systeme vorantreiben. Work-Life-Balance ist gerade für einen Anbieter von Personalmanagement-Software eine grundlegende Aufgabe. Die Ernsthaftigkeit dieser Aussage wird bei perbit durch das seit vielen Jahren bestehende Zertifikat zum Audit berufundfamilie der gemeinnützigen Hertie-Stiftung sowie durch die Auszeichnung mit dem Great Place to Work -Siegel beim Wettbewerb Deutschlands Beste Arbeitgeber 2012" sichtbar. Die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben wird durch die Geschäftsführung nicht nur maßgeblich geprägt, sondern schließt sie bei perbit auch mit ein. So bin ich beispielsweise im letzten Herbst erfolgreich meinen ersten Marathon gelaufen. Seite 6

7 Hendrik Kellermeyer: Der Wandel meiner Arbeit in den letzten Monaten ist schon sehr groß. Insbesondere nimmt das Thema Personal für mich jetzt breiteren Raum ein. Wir haben hier aber ein Super-Team in der Unternehmensleitung mit Wolfgang Witte als geschäftsführendem Gesellschafter und mit meinem Kollegen Jörg Klausch, sodass die Neuausrichtung der eigenen Arbeit fließend vollzogen werden kann. Zudem gibt es einen langjährig besetzten und bestens eingespielten Führungskreis, der es möglich macht, sich auf seine neuen Aufgabenfelder zu konzentrieren. Unsere gemeinsame Aufgabe wird es in den nächsten Jahren sein, perbit als Premiumanbieter weiter zu etablieren. Hierzu müssen wir unsere Mitarbeiter und den Einsatz unserer Systeme bei unseren Kunden entwickeln. Das wird in der sich stetig wandelnden IT-Landschaft eine anspruchsvolle Aufgabe bleiben. Die Stabsübergabe läuft bis Ende 2013 fließend weiter der Markt bleibt auch nicht stehen. Wir werden uns alle ständig bewegen müssen, um den neuen Aufgabenstellungen gerecht zu werden. Dafür benötigt man ein privates Umfeld, welches Verständnis für die Arbeit und den Zeiteinsatz mitbringt und Erholung zulässt. Dieses habe ich im August 2012 mit einem Ja-Wort gefestigt und damit neben der beruflichen auch meine private Planung dauerhaft festgelegt. Vielen Dank für das Interview! Seite 7