Delphi-Roundtable Digitale Personalakte 2020

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1 Delphi-Roundtable Digitale Personalakte 2020 Name: Oliver Kurtz Funktion/Bereich: Sales- und Marketingmanager Organisation: IT2 Solutions AG Liebe Leserinnen und liebe Leser, das Thema "Digitale Personalakte" gewinnt zunehmend an Bedeutung und ist in der heutigen Zeit Grundlage für ein modernes Personal-Management. Dennoch setzen viele kleine und mittelständische Unternehmen immer noch auf klassische Personalakten in Papierform und beginnen erst langsam mit der Modernisierung ihres Personal-Managements. Um das Thema zu fördern, organisieren wir zum Start unserer Initiative mit führenden Akteuren der Branche einen Delphi-Roundtable zur Digitalen Personalakte Hier reflektieren Branchen-Experten u. a. über den Status quo und die Chancen und Herausforderungen der Digitalen Personalakte. Es freut uns sehr, dass wir dieses Interview mit Herrn Oliver Kurtz, Sales- und Marketingmanager der IT2 Solutions AG, auf der Competence Site führen können. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Kurtz, Frage 1: Status quo Digitale Personalakte? Wenn man die aktuellen Veröffentlichungen zur Digitalen Personalakte liest, erhält man den Eindruck, dass die Digitale Personalakte schon relativ breit etabliert ist. Zugleich scheint sie aber im Mittelstand noch nicht angekommen. Wie weit hat die Digitale Personalakte Ihrer Meinung nach den Markt erschlossen? Wo sind noch weiße Flächen (Branchen?), die es zu erschließen gilt, wo ist die Digitale Personalakte relativ erfolgreich etabliert? Das Medium elektronische Personalakte ist ja kein neues Produkt. Es wird schon seit vielen Jahren von hunderten von Unternehmen erfolgreich eingesetzt. Gerade Großunternehmen und Konzerne haben schnell ihren Vorteil für die Optimierung der Unternehmensprozesse erkannt und die Senkung der Kosten erkannt. Die anfänglichen Unsicherheiten zum Thema Rechtssicherheit und Aufbewahrungsfristen sind mittlerweile durch Gerichtsurteile geklärt und einer Vernichtung der Originalbelege steht nichts mehr im Wege. Daher ist die Marktdurchdringung in diesem Unternehmensbereich schon recht groß. Der Mittelstand reagiert bislang weiterhin recht zurückhaltend mit der Einführung einer elektronischen Personalakte. Sei es aus Kostengründen, aus Ermangelung der nötigen Personalressourcen für die Durchführung eines solchen Projektes aber auch einer weiter bestehenden Unsicherheit bei der bestehenden Rechtslage. Für Unternehmen die von ihrer Unternehmensstruktur schwerpunktmäßig stärker DV getrieben sind, ist der Schritt zu einer eakte schneller vollzogen, als bei Unternehmen deren Schwerpunkt im klassischen Produktionsbereich liegt und moderne Personalarbeit noch nicht einen so hohen Stellenwert hat. Seite 2

3 Frage 2: Chancen und Herausforderungen Digitale Personalakte? Oft scheitert die Einführung neuer Technologien nicht an den Technologien selbst, sondern an ihrem Umfeld wie z. B. den relevanten Prozessen. Eine Digitale Personalakte setzt z. B. die Digitalisierung von Prozessen voraus. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Herausforderungen und Handlungsfelder für eine erfolgreiche Einführung der Digitalen Personalakte? Was sind generell die Chancen, die die Digitale Personalakte bietet? Die Einführung einer elektronischen Personalakte an sich ist bei den meisten Unternehmen das geringere Problem. Ein Unternehmen, das sich mit dem Thema Digitalisierung der Personalakten befasst, sollte dabei noch zwei Schritte zurück machen und die Herausforderung annehmen, die gesamten Arbeitsprozesse zu beleuchten, gewachsene Strukturen aufzubrechen und zu überdenken. Denn wer seine Arbeitsprozesse genau kennt, kann diese optimieren und eine gemeinsame Marschrichtung für die bevorstehende Aufgabe festlegen und auch die richtige Software-Lösung für seinen Bedarf ermitteln. Häufig erkennt man erst bei den Vorbesprechungen zum Projekt, die weiteren Möglichkeiten die neben der eigentlichen Personalakte noch bestehen können. Hierzu zählen z.b. die Abrechnungsakte, die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Pflege der Personaldaten im ESS-Service, die Einbeziehung der Führungskräfte mit der Pflege der Mitarbeitergespräche etc. Dieser Prozess ist sehr wichtig und maßgeblich für den Erfolg eines eakten- Projektes verantwortlich. Seite 3

4 Frage 3: Anbieter Digitale Personalakte, eigene Differenzierung Der Markt für die Digitale Personalakte wird von unterschiedlichen Anbietern unterstützt, von Anbietern von HR-Software über Spezialisten für Digitale Personalakten bis hin zu generellen Anbietern für Digitale Akten / ECM-Systemen. Wer sind Ihrer Meinung nach die besten Partner für die Realisierung einer Digitalen Personalakte oder muss hier situativ differenziert werden? Inwieweit differenzieren Sie sich am Markt? Der Markt für elektronische Personalakten ist groß und die Anbieter dieser Lösungen gehen von verschiedenen Blickwinkeln an die Umsetzung mit Ihren Produkten heran. Es gibt Insellösungen, die mit Schnittstellen an die verschiedensten Abrechnungssysteme angeschlossen werden oder es gibt gar keine Verbindung. Hierbei ist immer ein größerer Wartungsaufwand für Schnittstellen oder eine doppelte Pflege der Daten erforderlich. Eine weitere Lösung ist der integrative Ansatz, wo die eakte direkt im HCM System integriert ist. Dies gibt die Sicherheit, dass auch nach Releasewechseln die Verbindung zwischen Personalsystem und Personalakte weiterhin besteht. Auch ist es bei dieser Variante nicht erforderlich, sich in mehreren Systemen anmelden zu müssen. Ein Arbeiten im Abrechnungssystem und parallel in der eakte ist ohne Medienbruch gegeben. Daher ist es wichtig vorab seine Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem zu kennen. Ist die Lösung allein für die Personalabteilung geplant oder soll die Lösung auch als Vertragsarchiv oder Kundenarchiv genutzt werden. Bei einer unternehmensweiten Lösung kann eine Insellösung durchaus Vorteile bringen, da unterschiedlichste Anforderungen in einem Produkt vereint werden müssen. Bei einer Lösung, die speziell für die Personalabteilung zugeschnitten ist, ist eine integrierte Lösung der pragmatischere Ansatz. Hierbei vereinen sich Spezial Knowhow für die Personalarbeit, integriertes Arbeiten in eakte und Personalsystem und ein Kostenvorteil durch geringeren Hardware und Softwareaufwand. Seite 4

5 Frage 4: Eigene Case Studies Digitale Personalakte? Am besten lassen sich Konzepte an erfolgreichen Beispielen verdeutlichen. Können Sie aus Ihrem eigenen Erfahrungsbereich besonders erfolgreiche Beispiele der Realisierung einer Digitalen Personalakte skizzieren. Was war der Auslöser für das Projekt? Welche Ergebnisse wurden mit der Einführung der Digitalen Personalakte realisiert, welcher Aufwand (Zeit, Kosten) war notwendig (idealerweise Investments, Amortisationsdauer, ROI)? Solche Erfahrungsberichte liefern wir auf Anfrage durch Endkunden. Seite 5

6 Frage 5: Zielfestlegung und weitere unterstützte Prozesse Um den Erfolg der Digitalen Personalakte im Markt zu fördern, planen wir im Rahmen unserer Initiativen auch dieses Thema aktiv in den Markt zu tragen. Was sollte eine Initiative Ihrer Meinung nach leisten, die die Branche voranbringen will (Fachinformationen, Best-Practices, Online-Roundtables, Messen, regionale Events,...)? Welche Kompetenzen können Sie einbringen, um z. B. andere Unternehmen bei ihrem Wandlungsprozess zu unterstützen? Der "Kanal" an sich, ob nun Online-Roundtables, Messen oder regionale Events ist nicht ausschlaggebend. Vielmehr muss dem Endkunden der Nutzen einer elektronischen Akte aufgezeigt werden. Je spezieller hier auf die Anforderungen des Anfragenden eingegangen werden kann, desto besser. Meist greift hier keine klassische Kosten/Nutzen Argumentation. Nicht monetäre Bestandteile wie Sicherheit, Zugriffskontrolle- und Distribution, multiple- und Standortunabhängige Zugriffsarten sind die großen Vorteile der meisten Aktenlösungen. Darüber werden im Rahmen von eakte Projekten auch oft erweiterte Themen, wie Verbarcodung und Massenversannung von Dokumenten oder auch Dokumentenerzeugungslösungen mit eingeführt. Eine Initiative, die den Bedarf nach "Funktionalität" im Umgang mit Dokumenten bei den Ansprechpartnern der Personalabteilungen weckt, wird sicherlich erfolgreich sein. Vielen Dank für das Interview! Seite 6