Maria Akhavan / Angelika Rodatus / Annette Rompel (Hrsg.) Handbuch Sekretariat und Offi ce-management

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1 Maria Akhavan / Angelika Rodatus / Annette Rompel (Hrsg.) Handbuch Sekretariat und Offi ce-management

2 Maria Akhavan / Angelika Rodatus Annette Rompel (Hrsg.) Handbuch Sekretariat und Office-Management Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management 4., überarbeitete und erweiterte Auflage

3 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. 4., überarbeitete und erweiterte Auflage 2012 Alle Rechte vorbehalten Gabler Verlag Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2012 Lektorat: Annette Rompel Gabler Verlag ist eine Marke von Springer Fachmedien. Springer Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Gr enzen des Urheberr echtsgesetzes ist ohne Zustimmung des V erlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesonder e für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als fr ei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Druck und buchbinderische Verarbeitung: AZ Druck und Datentechnik, Berlin Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany ISBN

4 Vorwort zur 4. Auflage 5 Vorwort zur 4. Auflage Sie halten ihrem Chef den Rücken frei, sie bereiten Entscheidungen vor, sie priorisieren und managen Termine, Kontakte und Informationen für den Vorgesetzten; sie sind Anlaufstelle für Kunden und Geschäftspartner, und Informationsschnittstelle innerhalb eines Unternehmens Der Wirkungsbereich von Management-Assistentinnen ist alles andere als einseitig. Assistenzkräfte haben heute mehr denn je eine verantwortungsvolle Position, ihre Aufgaben sind wertschöpfend und essentiell für den Management-Support. Office-Professionals sind Partner des Managements, die von ihren direkten Vorgesetzten in den Führungsprozess mit einbezogen werden. Sie sind Bestandteil des gesamten Kommunikationsprozesses der Unternehmensführung. Deshalb benötigen sie heutzutage ein hohes Verständnis für und Kenntnis von innerorganisatorischen Zusammenhängen und Fakten. Zwar entscheidet das Management nach wie vor, was gemacht wird, aber wie etwas gemacht wird, darauf haben Office-Managerinnen allergrößten Einfluss. Viele Chefs sehen ihre engste Mitarbeiterin als berufliche Partnerin, die Entscheidungen widerspiegelt, Menschen und ihre Motive einschätzt und Unternehmensabläufe im Kopf hat. Sie muss mitdenken, die Organisation und den Markt kennen und entscheidungsklug handeln. Auf diese Weise werden Assistenzkräfte zum Berater ihres Vorgesetzten, die ihre Aufgaben auf gleichem Niveau erfüllen wie das Management selbst. Das ist der Anspruch, den die moderne Arbeitswelt an sie stellt. Innerhalb weniger Jahre erscheint nun die 4. Auflage des Handbuch Sekretariat und Office- Management in aktualisierter Form. Die hohe Nachfrage beweist: Das Werk ist mittlerweile zum Standard in deutschen Büros und Sekretariaten geworden. 31 Autoren, alles namhafte Expertinnen und Experten auf ihrem Fachgebiet, beschreiben ihre Erfahrungen und geben praxisnahe Lösungsansätze, mit denen Office-Managerinnen ihren Arbeitsalltag effizienter bestreiten können. Alle Beiträge wurden für diese Auflage sofern aktualisierungsbedürftig überarbeitet. Der zunehmenden Mobilität und Flexibilität in den Büros tragen wir mit einem ganz neuen Kapitel zum Thema Virtuelle Chefentlastung Rechnung. An Bedeutung zugenommen hat auch der Bereich der Entscheidungsvorbereitung für den Chef. Als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen muss die Assistentin wissen, welche Entscheidungen notwendig sind, um dem Chef zeitnah die wirklich relevanten Informationen vorzulegen. Um die Vorgesetzten in der Führungsarbeit zu unterstützen, benötigen Assistentinnen eine fundierte Wissensgrundlage in der Mitarbeiterführung und im Bereich Arbeitsrecht. Assis-

5 6 Vorwort zur 4. Auflage tenzkräfte müssen mit ihren Chefs außerdem genau besprechen, wie welcher Mitarbeiter angepackt werden sollte. Gemeinsame Überlegungen können den Vorgesetzten in diesem Aufgabenbereich enorm entlasten. Denn letztendlich führt jeder Chef seine Mitarbeiter in hohem Maß auch über das Sekretariat. Und weil wir immer mehr und immer präzisere Arbeit in immer kürzerer Zeit leisten, müssen wir unseren gegebenen Zeitrahmen möglichst effektiv ausnutzen. Die Lösung ist ein professionelles Zeitmanagement, das vor allem im Sekretariat vonnöten ist, wo täglich ein hoher Anteil unplanbarer Aspekte den Arbeitsablauf bestimmt. Der Inhalt dieses Buches zeigt: Die Herausforderungen im Büro von heute sind nach wie vor spannend und bieten immer neue Entwicklungsmöglichkeiten für Office-Professionals. Engagierte und begeisterte Assistenzkräfte finden im Handbuch Sekretariat und Office- Management das notwendige Rüstzeug, um mit den sich verändernden Stellenanforderungen mitzuwachsen und um unermüdlich dazuzulernen. Viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünschen Ihnen Maria Akhavan, Angelika Rodatus und Annette Rompel Wiesbaden und München, Oktober 2011

6 Inhaltsverzeichnis 7 Inhaltsverzeichnis Vorwort zur 4. Auflage... 5 Teil I Büroorganisation Beschaffungsmanagement Alexandra Kreuzpointner-Illg / Ralf Reißer Informations- und Ablagemanagement Martina Müll-Schnurr Intranet Office-Handbuch...49 Irmtraud Schmitt Weiterführende Quellen Teil II Korrespondenz Die neue Geschäftskorrespondenz professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich Jutta Sauer -Management Margret Degener Protokollführung Christa Waltenberger Weiterführende Quellen

7 8 Inhaltsverzeichnis Teil III Chefentlastung Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook Elke Vender Virtuelle Chefentlalstung Birgit Müller Teamarbeit Sibylle May Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend Anita Hermann-Ruess Travel-Management Andrea Zimmermann Event-Management Melanie von Graeve Entscheidungsvorbereitung für den Chef Susanne Westphal Weiterführende Quellen Teil IV Kommunikation Konfliktmanagement Carolin Fey Meetings professionell moderieren Denise Maurer Gesprächsführung Birgit Preuß-Scheuerle Interkulturelle Kompetenz Lilli Wilken Weiterführende Quellen...335

8 Inhaltsverzeichnis 9 Teil V Assistenz im Management Projektmanagement Margit Gätjens-Reuter Führungswissen im Sekretariat Matthias Siebert Rechtswissen im Sekretariat Dr. Stephanie Kaufmann-Jirsa Managementwissen im Sekretariat Petra Lumblatt Weiterführende Quellen Teil VI Selbstmanagement Modernes Zeitmanagement Brigitte Jahn Kreativitätstechniken Thorsten Schildt Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen Oliver Geisselhart Stil & Etikette im Büro Gabriele Krischel Selbstmotivation Judith Breskot Selbstmarketing für Assistentinnen Isabel Nitzsche Weiterführende Quellen

9 10 Inhaltsverzeichnis Teil VII Beyond Work Finanzielle Vorsorge für Frauen Constanze Hintze Mehr Energie im Büroalltag gesundheitliche Vorsorge für Assistentinnen Slatco Sterzenbach Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen Sonja Althoff Weiterführende Quellen Die Herausgeberinnen Die Autorinnen und Autoren Stichwortverzeichnis...585